Manajemen pengadaan merupakan elemen untuk keberhasilan sebuah organisasi, mencakup berbagai proses dan strategi yang bisa digunakan untuk mendapatkan barang dan jasa sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis. Sehingga, menjadi lebih efektif dalam pelaksanaannya. Manajemen pengadaan memainkan peran krusial dalam memasikan bahwa organisasi bisa mendapatkan sesuai kebutuhan, kapan dibutuhkan, sesuai nilai fungsinya.
Pengadaan menjadi peran penting bagi setiap organisasi untuk meraih keberhasilan dalam lingkungan yang positif. Peran pengadaan dalam organisasi yaitu
Menemukan dan memilih pemasok terbaik
Menegoisasikan kontrak
Mengelola hubungan dengan pemasok
Memastikan selalu control kualitas
Memastikan pengiriman barang dan jasa tepat waktu.
Digitalisasi dan otomatisasi
digitalisasi dan otomatisasi telah merubah cara melakukan pengadaan barang dan jasa. Dengan memanfaatkan teknologi digital, proses yang sebelumnya manual dan memakan waktu, kini menjadi lebih efisien, transparan dan tepat.
Adapaun pengaruh digitalisasi pengadaan sebagai berikut :
Efisiensi : otomatisasi tugas seperti pengisian data, pelacakan dokumen, dan mempersingkat waktu proses pengadaan.
Transparansi : catatan digital yang tersimpan dengan aman, semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan bisa mengakses informasi tersebut secara real-time. Hal ini mengurangi risiko dan meningkatkan akuntabilitas.
Penghematan biaya : dalam bentuk digitalisasi pengadaan, akan mengurangi biaya operasional penggunaan kertas, mengurangi kesalahan manusia dan mempercepat siklus dalam proses pengadaan.
Analisis data yang lebih baik : data yang dikumpulkan secara digital untuk mengidentifikasi tren sehingga akan mengoptimalkan Keputusan.
Contoh perangkat lunak yang digunakan untuk otomatisasi
Sistem pengadaan elektronik ( e-procurement ) : platform ini mengintegrasikan seluruh proses pengadaan, mulai dari perencanaan hingga pembayaran, dalam sistem yang terpusat. PROMISE merupakan Solusi e-procurement all in one untuk Perusahaan anda. Sistem kami anda bisa mengoptimalkan proses pengadaan, mengendalikan anggaran dan melakukan kolaborasi dengan pemasok terbaik.
Supplier Relationship Management (SRM) : membantu mengelola hubungan dengan vendor, melacak kinerja mereka serta mengoptimalkan proses negoisasi.
Artificial Intelligence (AI) :Artificial Intelligence bisa digunakan untuk menganalisis big data, memprediksi permintaan dan mengomptimalkan proses dan pengambilan Keputusan pengadaan.
Penggunaan Artificial Intelligence untuk Pengadaan
Kecerdasan buatan atau AI telah merubah cara mengelola data dan membuat Keputusan dalam hal pengadaan :
Melakukan Analisis data besar dengan cepat : AI mampu melakukan proses analisis volume data yang besar dalam waktu yang singkat, mengidentifikasi pola, tren dan anomaly yang ada.
Membuat Prediksi Kebutuhan Organisasi Dengan Akurat : dengan menggunakan algoritma machine learning, AI bisa memprediksi kebutuhan masa depan organisasi, fluktuasi harga, dan kinerja pemasok dengan Tingkat akurasi yang lebih tinggi.
Mengoptimalkan Proses Pengadaan : AI bisa melakukan otomatisasi tugas seperti pengumpulan data, analisis dokumen, dan perbandingan penawaran, sehingga dalam tim pengadaan bisa lebih fokus pada tugas-tugas yang lainnya.
Pengambilan Keputusan Yang Lebih Baik : penggunaan Artificial Intelligence dalam pengadaan bisa memberikan rekomendasi Tindakan berdasarkan data dan analisis, membantu pengambilan Keputusan dalam memilih pemasok terbaik, menentukan harga yang optimal dan mengelola risiko.
Contoh penggunaan Artificial Intelligence dalam prediksi kebutuhan dan pengelolaan risiko
Prediksi permintaan : AI bisa melakukan analisis pasar untuk memprediksi permintaan suatu produk atau layanan di masa yang akan datang. Hal ini membuat organisasi untuk miliki perencanaan pengadaan dengan baik dan menghindari kekurangan atau kelebihan stock produk.
Analisis sentiment pasar : AI dapat analisis dari feedback pelanggan, review produk serta berita untuk identifikasi pasar. Informasi ini dapat digunakan untuk antisipasi perubahan permintaan dari organisasi.
Deteksi penipuan : penggunaan AI mendeteksi pola yang mencurigakan dalam transaksi, seperti penipuan tagihan, atau korupsi dalam pengadaan. Algoritma Machine Learning dapat dilatih untuk identifikasi transaksi yang aneh atau tidak biasa.
Manajemen risiko : AI membantu tim pengadaan untuk identifikasi dan mengelola risiko dalam rantai pasok, seperti perubahan peraturan, atau bencana alam. Dengan analisis data dari berbagai sumber, AI bisa memberikan peringatan lebih awal tentang potensi risiko dan membantu Perusahaan mengembangkan rencana mitigasi.
Sustainability dan pengadaan berkelanjutan
Digitalisasi manajemen pengadaan, harus mempertimbangkan dampak lingkungan dan social seluruh siklus dalam produk. Mengapa sustainability penting dalam pengadaan barang dan jasa?
Reputasi Perusahaan : pelanggan akan lebih sadar akan lingkungan dan lebih memilih produk dari Perusahaan yang bertanggung jawab.
Regulasi pemerintah : banyak regulasi pemerintah mengeluarkan peraturan wajib untuk Perusahaan menerapkan praktik bisnis yang sustainability.
Penghematan biaya : dalam jangka Panjang, praktik sustainability bisa memangkas biaya melalui efisiensi energi, pengurangan limbah, dan peningkatan daya tahan rantai pasok.
Contoh praktik dalam pengadaan sustainability yaitu :
Memberdayakan produk local untuk meningkatkan ekonomi
Mengurangi limbah produk
Mengurangi untuk mengganti produk lebih cering
Mendorong dan meningkatkan praktik pertanian organic
Pengadaan berbasis data
Pengadaan berbasis data merupakan pendekatan dalam pengadaan barang dan jasa yang mengandalkan data untuk membuat Keputusan yang lebih informatif, efisien dan efektif. Dengan menggunakan data yang baik, Perusahaan bisa mengoptimalkan proses pengadaan, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas produk atau layanan yang di hasilkan.
Adapun metode dalam pengumpulan dan analisis data yang efisien yaitu :
ERP ( Enterprise Resource Planning ) : sistem yang mengintegrasikan data Perusahaan anda, termasuk dengan data keuangan, produksi, persediaan dan data lainnya yang diperlukan untuk analisis pengadaan.
Analisis prediktif : menggunakan algoritma Machine Learning, Perusahaan bisa memprediksi tren kedepan dan membuat Keputusan yang lebih baik.
IoT ( Internet of Things ) : data yang sudah dikumpulkan dari sensor IoT bisa memberikan Insight mengenai produk dan kinerja peralatan, sehingga membantu Perusahaan mengoptimalkan pengadaan.
Keterlibatan Pemasok Yang Lebih Besar
Dalam proses pengadaan, sebuah pendekatan yang bertujuan untuk membangun hubungan kemitraan yang lebih kuat dengan pemasok. Seakan-akan melihat pemasok itu sebagai pihak yang hanya sekedar menyediakan barang atau jasa, Perusahaan mulai melibatkan pemasok dalam berbagai aspek bisnis, seperti pengembangan produk, inovasi dan peningkatan efisiensi.
Apasih manfaat keterlibatan pemasok yang lebih besar ?
Inovasi : melibatkan pemasok untuk proses pengembangan produk, Perusahaan bisa memanfaatkan keahlian dan pengetahuan teknis pemasok untuk menciptakan produk atau layanan yang lebih inovatif dan berkualitas.
Peningkatan kualitas : kolaborasi yang kuat, Perusahaan bisa memastikan bahwa produk atau jasa yang diterima memenuhi atau melewati standar yang ditetapkan.
Pengurangan biaya : keterlibatan pemasok dalam proses pengadaan bisa mengidentifikasi peluang untuk mengurangi biaya, seperti optimisasi rantai pasok atau pengembangan Solusi yang lebih efisien.
Fleksibilitas : Kemitraan yang kuat dengan pemasok, memungkinkan Perusahaan untuk lebih fleksibel dalam menghadapi perubahan permintaan pasar atau tantangan bisnis.
Kepatuhan dan Manajemen Risiko
Kepatuhan dan manajemen risiko menjadi aspek krusial dalam pengadaan yang tidak boleh dihindari. Dalam era modernisasi saat ini dan regulasi yang semakin ketat, Perusahaan di hadapkan pada tantangan untuk memastikan bahwa semua aktivitas pengadaan dilakukan sesuai dengan hukum dan peraturan yang ada, serta meminimalkan risiko.
Adapun strategi untuk mengelola risiko dalam Supply chain yaitu :
Pemetaan Risiko : melakukan identifikasi risiko yang potensial dalam rantai pasok, seperti hukum, operasional, reputasi dan keuangan.
Evaluasi Risiko : menentukan Tingkat risiko dan kemungkinan yang akan terjadi seperti apa.
Mitigasi Risiko : mengembangkan strategi untuk mengurangi dampak setiap risiko. Misalnya melakukan diversifikasi pemasok, menggunakan sistem manajamen yang ketat atau membeli asuransi.
Monitoring dan evaluasi : Perusahaan harus selalu melakukan pemantauan secara berkala terhadap risiko dan evaluasi strategi mitigasi yang diterapkan.
Kolaborasi dengan pemasok : anda bisa melibatkan pemasok untuk mengelola risiko. Seperti meminta untuk memberikan sertifikasi yang relevan, atau mengikuti audit yang dilakukan oleh Perusahaan anda.
Pengalaman pelanggan dan Pengadaan
Apakah pengalaman pelanggan menjadi salah satu Keputusan dalam pengadaan Perusahaan anda?
Tentunya iya, karena pengalaman pelanggan menjadi salah satu faktor penentu keberhasilan bisnis saat ini, setiap aspek bisnis termasuk dalam pengadaan.
Pengalaman pelanggan yang buruk bisa mengakibatkan pada Keputusan pengadaan seperti kehilangan pelanggan, merusak reputasi Perusahaan dan peningkatan biaya akibat produk atau barang yang kurang baik.
Sebaliknya dengan pengalaman pelanggan yang membuat terkesan lebih baik akan meningkatkan loyalitas pelanggan, meningkatkan pendapatan serta memperkuat merek Perusahaan.
Kesimpulan
Dalam manajemen pengadaan yang diperlukan saat ini, sangat dipengaruhi oleh digitlisasi, serta otomatisasi menggunakan teknologi dan sustainability. Sistem Manajemen Pengadaan yang dimiliki PROMISEbisa melibatkan pemasok sebagai mitra Perusahaan anda, yang bisa membantu dalam pengembangan produk dan efisiensi biaya. Serta kepatuhan terhadap regulasi serta pengelolaan risiko yang menjadi semakin penting.
Rekomendasi Sistem Manajemen Pengadaan terbaik di Indonesia
kami ingin memberikan Solusi kepada anda untuk Sistem manajemen pengadaan terbaik di Indonesia atau yang disebut dengan PROMISE, dengan hadirnya promise untuk Perusahaan anda, anda bisa menggunakan Promise secara elektronik untuk menghindari berbagai risiko yang ada. Sehinga Perusahaan anda bisa meningkatkan produktifitas dan efisiensi secara maksimal.
