Phone:+(62-21) 8357385
Email:[email protected]
Awal tahun selalu menjadi momen krusial bagi tim procurement. Anggaran baru disahkan, target bisnis ditetapkan, dan kebutuhan pengadaan mulai bermunculan. Sayangnya, di banyak organisasi, awal tahun justru menjadi pengulangan dari masalah lama: proses lambat, vendor bermasalah, data tidak sinkron, hingga risiko kepatuhan yang kembali muncul.
Pertanyaannya sederhana: apakah procurement Anda ingin terus mengulang pola yang sama, atau mulai memperbaikinya sejak awal tahun?
Artikel ini membahas akar masalah procurement yang sering terjadi di awal tahun dan bagaimana organisasi bisa memutus siklus tersebut.
Meski teknologi dan regulasi terus berkembang, tantangan procurement cenderung berulang dari tahun ke tahun. Beberapa masalah yang paling sering terjadi antara lain:
Perencanaan pengadaan yang lemah
Banyak pengadaan dilakukan secara reaktif, bukan berbasis perencanaan matang. Akibatnya, proses menjadi terburu-buru, spesifikasi tidak optimal, dan risiko revisi kontrak meningkat.
Data vendor tidak terkelola dengan baik
Vendor yang sama bermasalah kembali terlibat karena tidak adanya rekam jejak performa yang terdokumentasi dengan rapi. Evaluasi vendor sering bersifat subjektif dan tersebar di berbagai file atau email.
Proses manual dan terfragmentasi
Penggunaan spreadsheet, email, dan dokumen terpisah membuat proses procurement sulit dipantau. Approval memakan waktu lama, potensi human error tinggi, dan transparansi menjadi rendah.
Risiko kepatuhan dan audit
Kurangnya jejak digital (audit trail) menyulitkan tim saat proses audit. Ini bisa berdampak serius, terutama di industri yang memiliki regulasi ketat.
Jika masalah-masalah ini terus dibiarkan, procurement bukan hanya menjadi tidak efisien, tetapi juga menghambat pencapaian target bisnis perusahaan.
Mengulang masalah procurement bukan karena tim tidak kompeten, melainkan karena sistem dan pendekatan yang digunakan sudah tidak relevan dengan kebutuhan saat ini.
Fokus hanya pada harga, bukan proses
Procurement sering dinilai sukses hanya dari sisi penghematan biaya. Padahal, efisiensi proses, kualitas vendor, dan kepatuhan sama pentingnya dalam jangka panjang.
Tidak ada single source of truth
Data procurement tersebar di banyak sistem dan dokumen. Tanpa satu platform terpusat, sulit untuk melakukan analisis, evaluasi, dan pengambilan keputusan berbasis data.
Kurangnya pemanfaatan teknologi procurement
Banyak organisasi masih menganggap digitalisasi procurement sebagai proyek besar dan mahal. Akibatnya, perbaikan hanya dilakukan di permukaan, bukan di akar masalah.
Budaya kerja yang sudah “terbiasa”
Kalimat seperti “dari dulu juga begini” sering menjadi penghambat perubahan. Padahal, tantangan bisnis saat ini menuntut procurement yang lebih agile dan transparan.
Tanpa perubahan pendekatan, awal tahun hanya akan menjadi titik awal pengulangan masalah yang sama.
Awal tahun adalah waktu terbaik untuk melakukan perbaikan fundamental pada proses procurement. Beberapa langkah strategis yang bisa dilakukan antara lain:
Bangun perencanaan procurement berbasis data
Gunakan data historis untuk memetakan kebutuhan, vendor, dan potensi risiko. Dengan perencanaan yang jelas, proses pengadaan menjadi lebih terukur dan minim kejutan.
Kelola vendor secara terstruktur
Vendor management yang baik memungkinkan perusahaan:
Menyimpan data vendor secara terpusat
Melihat performa dan histori kerja sama
Melakukan evaluasi vendor secara objektif
Hal ini membantu mencegah masalah yang sama terulang dengan vendor yang sama.
Digitalisasi proses end-to-end
Platform e-procurement memungkinkan seluruh proses — dari perencanaan, pemilihan vendor, approval, hingga kontrak — berjalan dalam satu sistem. Hasilnya:
Proses lebih cepat dan transparan
Jejak audit otomatis
Risiko kesalahan manual berkurang
Jadikan procurement sebagai strategic partner
Dengan proses yang rapi dan data yang akurat, tim procurement dapat berkontribusi lebih strategis dalam mendukung pertumbuhan bisnis, bukan sekadar fungsi administratif.
Solusi e-procurement seperti PROMISE dirancang untuk membantu organisasi mengelola vendor dan proses pengadaan secara terintegrasi, transparan, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis modern.
Procurement awal tahun seharusnya menjadi momentum perbaikan, bukan pengulangan masalah lama. Dengan evaluasi yang jujur dan pemanfaatan teknologi yang tepat, perusahaan dapat membangun proses pengadaan yang lebih efisien, akuntabel, dan berkelanjutan.
Tahun baru, proses baru. Saatnya procurement berhenti mengulang masalah yang sama.
