Phone:+(62-21) 8357385
Di zaman digital saat ini, sebagian besar individu sudah mulai menggunakan internet dan teknologi digital untuk belanja barang atau jasa yang diinginkan. Ditawarkannya kemudahan dan dapat di akses dimana saja menjadikan nilai tambah yang bermanfaat untuk pelanggan & perusahaan. Salah satu proses yang telah mengalami perubahan adalah proses purchasing. Digitalisasi membawa proses purchasing berevolusi menjadi e-purchasing.
Walaupun istilah ini di Indonesia masih di bilang cukup baru dan identik dengan pembelian pengadaan barang atau jasa yang berkaitan dengan pemerintahan. Di luar Indonesia, e-purchasing tidak hanya digunakan dalam pemerintahan, tapi juga oleh masyarakat biasa. Untuk lebih mengenal pembelian secara elektronik ini, berikut pembahasan secara lengkap.
Sebelum mengenal apa itu e-purchasing, ada baiknya mengenal terlebih dahulu mengenai purchasing. Dalam bahasa Indonesia, purchasing memiliki arti pembelian yang dalam suatu organisasi berarti suatu proses pemesanan barang atau jasa untuk digunakan dalam melancarkan kegiatan operasional.
Biasanya purchasing memiliki SDM (Sumber Daya Manusia) tersendiri. Perannya adalah melakukan pembelian yang diminta oleh divisi lain dalam perusahaan. Tidak hanya itu, purchasing juga bertanggung jawab atas barang atau jasa yang dipesannya. Berikut beberapa tanggung jawab yang harus dikerjakan oleh purchasing:
Purchasing wajib menerima perminataan pembelian, selama memang untuk kepentingan operasional perusahaan. Namun, sebaiknya purchasing menganalisis kembali apakah barang atau jasa tersebut memang benar dibutuhkan, atau hanya digunakan untuk kepentingan pribadi.
Mencari dan menentukan supplier juga merupakan tugas dari purchasing. Mereka harus memiliki data-data supplier yang sesuai dengan kualitas perusahaan dan sesuai dengan harga di dalam anggaran. Pemilihan supplier bisa melalui proposal yang ditawarkan, iklan, atau atas saran orang lain.
Untuk pemesanan harus membuat formulir purchase order. Sebaiknya formulir tersebut harus dibuat beberapa rangkap, guna menjadi arsip bagi beberapa bagian. Nantinya ini akan menjadi bukti bahwa perusahaan pernah atau sedang melakukan pemesanan barang atau jasa tersebut.
Tidak hanya sampai disitu, tetapi selama masa pengiriman, bagian purchasing juga harus memantau lokasi barang atau jasa tersebut hingga sampai di gudang perusahaan. Apabila yang dibeli adalah jasa, maka tim purchasing harus memastikan bahwa pekerjaan selesai sesuai kontrak.
Setelah barang sampai, maka purchasing wajib memeriksa produk yang dipesan. Harus dipastikan apakah sesuai dengan pesanan (jumlah dan kualitas)? Apakah ada cacat produksi? Jika ada yang tidak memenuhi syarat sesuai dengan PO maka, purchasing bisa meretur demi menjaga kualitas.
Pembayaran bisa dilakukan dengan cicilan atau tunai, tergantung kesepakatan kedua belah pihak. Purchasing bertugas untuk melunasi pembelian tersebut hingga lunas, sehingga skill dalam komunikasi untuk staff purchasing itu penting.
Purchasing merupakan kegiatan pembelian yang dilakukan secara manual. Prosesnya bisa melalui email, telepon dan lainnya. Kelemahan dari sistem ini adalah bagian purchasing harus terus menerus melakukan kontak dengan supplier mulai dari pemesanan barang hingga barang sampai ditempat. Tentunya hal ini juga akan meningkatkan biaya dan tidak efektif. Apalagi jika pembelian yang terjadi bisa lebih dari satu transaksi.
Baca Juga: Apa itu Procurement? Definisi & Penjelasan Lengkap
Kelebihannya adalah dapat menjalin hubungan yang lebih akrab dengan supplier. Tetapi kelebihan ini terkadang menjadi boomerang. Sebab mungkin saja pihak supplier akan merasa terganggu, mengingat pemesanan tidak hanya oleh 1 atau 2 perusahaan saja.
Di Indonesia, e-Purchasing sudah diatur dalam Peraturan Presiden (PerPres) Nomor 54 Tahun 2010 tentang pengadaan barang atau jasa pemerintah. Disini dikatakan bahwa e-Purchasing adalah tata cara pembelian barang atau jasa melalui sistem katalog elektronik.
Sejak tahun 2010 memang pemerintah mulai menggunakan e-Purchasing karena mulai mengakomodasi e-Marketing dalam sistem pengadaan. PerPres Nomor 54 Tahun 2010 sempat direvisi dengan PerPres 70 Tahun 2012 pada pasal 110, yang berisi:
Ayat (1) e-Purchasing dilaksanakan memiliki tujuan untuk terciptanya suatu proses pemilihan barang/jasa secara langsing melalui katalog elektronik atau e-Catalouge. Hal ini memungkinkan semua ULS atau pejabat pengadaan dapat memilih barang/jasa sesuai yang mereka ingingkan serta menciptakan efisiensi biaya dan waktu pada proses pemilihan barang/jasa dari sisi penyedia dan pengguna.
Ayat (2a) Barang atau jasa yang dapat di inout dalam katalog merupakan barang/jasa yang sudah ada atau tersedia dan sudah terjadi kompetisi di pasar, contohnya adalah kendaraan (motor, mobil, truck, bus, dan lain sebagainya), alat berat (excavator), peralatan IT, alat kesehatan, obat-obatan, sewa penginapan atau hotel atau ruang rapat atau balai, tiket akomodasi (pesawat maupun kereta) dan pengadaan benih.
Ayat (3) Menurut Kontrak Payung (Framework Contract), LKPP menayangkan daftar barang/jasa serta spesifikasi dan harga pada katalog elektronik (e-Catalouge). Untuk melihat contoh katalog elektronik ini dapat mengakes www.e-katalog.lkpp.go.id
Sedangkan dalam arti swasta (tidak menyangkut pemerintahan) adalah otomatisasi dan perluasan suatu proses pembelian dan penjualan secara online, dimulai dari proses penciptaan katalog atau daftar permintaan hingga sistem pembayaran.
Pihak-pihak yang terlibat dalam proses ini adalah bagian kantor atau group anggota, pasar elektronik atau marketplace, serta web dari penjual. Secara sederhana e-Purchasing menunjukan proses dalam memperoleh barang atau jasa yang dapat di lakukan secara elektronik.
Sebenarnya definisi dari e-Purchasing antara pemerintah dan swasta tidak begitu jauh, pada intinya sama-sama menunjukan proses jual beri barang atau jasa secara otomatis. Namun, pembelian secara elektronik pada pemerintah sangat ketat dan diatur dalam undang-undang, serta terkait dengan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan Negara.
Misalkan pengadaan kursi dan meja untuk sekolah negeri XX atau pengadaan sewa alat berat untuk proyek pembangunan jembatan. Sedangkan pada swasta bisa bermacam-macam dan biasanya untuk kepentingan pribadi. Misalkan pengadaan komputer pada PT. XXX (milik swasta) atau pengadaan mobil pada bank swasta.
Saat ini memang e-purchasing banyak dipilih orang, karena kemudahan dan keamanan dalam bertransaksi dengan pihak luar. Pengguna pertama di Indonesia adalah bagian pemerintahan, yang kemudian mulai diikuti pihak swasta. Beberapa kelebihan ini lah yang menyebabkan individu bergerser memulai menggunakan e-Purchasing.
Memberikan kemudahan bagi pengguna, terutama bagi pihak pembeli, karena tertulis dengan lengkap tata cara melakukan pembelian atau masuk dalam pengadaan barang dan jasa. Sehingga nantinya tidak perlu bingung.
Memberikan kepastian dalam spesifikasi teknis dan memberikan acuan harga yang kurang lebih sama. Tidak perlu repot lagi membuat spesifikasi, karena semuanya sudah tertera dalam e-Katalog.
Menghemat atau menekan biaya untuk dokumen fisik. Jika biasanya menggunakan banyak kertas, maka melalui e-Purchasing semuanya ada dalam perangkat lunak dalam bentuk data yang di arsipkan. User masih bisa membuat laporan dari fasilitas history yang disediakan.
Karena keseluruhan diatur oleh sistem, maka tidak ada proses sanggahan. Pemenang atau vendor akan secara otomatis ditentukan dan di umumkan sesuai dengan kualifikasi. Dengan ini maka masalah hukum lainnya dapat dihindari. Sebab ketika seseorang memutuskan ikut pengadaan, secara tidak langsung menyetujui peraturan yang tertera disana.
Memudahkan untuk pengawasan atau monitoring. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, e-Purchasing memiliki fasilitas history. Melalui fasilitas ini manajemen akan memiliki laporan dan membuat analisa sebagai bahan mengumpulkan data.
Online Shopping Concept
Membentuk pasar semakin jelas dan terukur. Sebab e-Purchasing merupakan tata cara pembelian atau penjualan yang sudah di atur sebelumnya. Secara tidak langsung seperti menciptakan SOP sendiri. Selain itu, mudah dalam menentukan segmen pasar, karena barang dan jasa yang di cari sudah dijelaskan sebelumnya.
Mempercepat datang nya barang atau jasa. Baik pemerintah maupun untuk swasta. Sebab pemberi barang dan jasa memiliki tenggat waktu yang telah ditentukan, hingga barang atau jasa tersebut sampai di alamat pembeli. Tentunya akan membantu pihak pembeli untuk melanjutkan proyek atau bisnisnya, tanpa takut adanya perhentian proyek atau produksi.
Penyerapan anggaran lebih cepat karena dilakukan secara elektronik. Begitu terjai proses pemesanan dan e-Purchasing berjalan, maka anggaran harus segera dikeluarkan untuk pembayaran barang atau jasa. Ini akan membantu anggaran berjalan sesuai rencana.
Sebab jika dilakukan secara manual, maka bisa saja proses pemesanan hingga pembayaran memakan waktu diluar periode anggaran. Pada kasus tertentu ada anggaran yang dihanguskan atau dikembalikan jika pada akhir periode masih tersisa. Tentunya e-Purchasing membantu agar anggaran yang di alokasikan sebelumnya dapat dipakai sesuai dengan kebutuhan pada periode saat ini.
Mengehemat waktu. Proses sangat cepat dan dapat ditinggal begitu penentuan vendor terjadi. SDM bisa melakukan hal lain yang lebih produktif. Tentunya kelebihan ini juga bisa mendorong peningkatan proses bisnis perusahaan.
Jika menggunakan sistem lelang, maka tidak ada perbedaan bagi perusahaan baru atau lama dan perusahaan kecil atau besar. Semua bebas mengikuti lelang, selama syarat yang diajukan dipenuhi. Ini akan membuka peluang pasar bagi perusahaan baru dan menjadikan pasar persaingan sehat.
Dapat memaksimalkan penggunaan SDM, karena hanya perlu paling tidak 1 user untuk menjalankan sistem ini. Jadi 1 user ini hanya akan fokus bekerja untuk sistem pengadaan ini dari awal hingga akhir.
Setiap sistem memang diciptakan untuk mempemudah pekerjaan tangan manusia. Dari yang sebelumnya dilakukan secara manual dan memakan waktu, menjadi serba otomatis dan bisa dilakukan bahkan hanya dengan duduk. Tetapi yang namanya sistem tidak selalu mendatangkan kelebihan 100%. Bagaimanapun sistem adalah buatan manusia yang masih memiliki kelemahan sebagai berikut:
E-Purchasing memang memiliki kelebihan menjangkau pedangan kecil agar bisa bersaing dengan pedagang besar. Namun karena digagas secara elektronik, masih banyak pedagang kecil yang tidak tahu cara menggunakannya. Hal ini mungkin dapat diatasi dengan di adakan program pengenalan internet serta pengenalan pengadaan, e-Katalog hingga e-Purchasing.
Perkembangan e-purchasing juga terbatas untuk daerah-daerah tertentu. Karena menggunakan jaringan internet, maka beberapa daerah yang masih tidak memiliki jaringan internet tidak dapat mengikuti proses ini. Untuk masalah ini mungkin tidak dapat diatasi langsung.
Sistem memiliki resiko besar oleh serangan hacker. Beberapa hacker memiliki tujuan meretas sistem e-Purchasing untuk hanya sekedar iseng atau demi mendapatkan data yang diinginkan. Data memang sangat penting bagi pihak yang berkaitan dengan e-Purchasing, karena menyangkut rahasia perusahaan.
Untuk menghindari kekurangan ini maka sistem keamanan harus ditingkatkan secara berkala. Sewalah atau pekerjakan individu yang berkaitan dengan IT, untuk ditugaskan mencari kelemahan dari sistem tersebut dan memperbaikinya.
Kita sudah mengerti bahwa purchasing adalah kegiatan pengadaan barang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Kita mengerti bahwa e-purchasing adalah kegiatan purchasing yang telah didigitalisasi. Bahasan tentang kelebihan serta kekurangan dari e-Purchasing berdasarkan pandangan pemerintah dan swasta juga telah dibahas.
Di antara kelemahan nya, masih banyak yang memanfaatkan sistem pembelian elektronik ini untuk kepentingan pekerajan masing-masing. Berbagai macam kelebihannya masih bisa digunakan untuk menutupi kelemahan, apalagi dari kelemahan-kelemahan tersebut ternyata bisa diatasi secara perlahan.
Di era globalisasi ini, sejatinya penting menggunakan e-Purchasing. Banyak masyarakat yang saat ini pekerjaannya dilakukan dengan cara mobile, alias tidak berdiam diri di 1 tempat atau kantor. e-Purchasing memberikan kemudahan baik bagi pihak pembeli mau penjual untuk terus menerus memonitoring.
Bagi penjual ia dapat melihat pengadaan baru atau penawaran, serta dapat mengkontrol dimana barang atau jasa tersebut saat ini. Sedangkan bagi pihak yang mengadaan pengadaan atau pembeli, dapat melihat daftar harga vendor-vendor yang menawarkan barang atau jasa yang dicari, tanpa perlu repot-repot mendatangi satu persatu. Pihak pembeli juga dapat menentukan ingin produknya sampai pada tanggal berapa, serta membantu untuk meilihat data vendor secara lengkap. Tentunya ini membantu untuk menghindari mendapatkan merk palsu atau penipuan lainnya. Semoga artikel ini bermanfaat ya! Salam!
