procurement adalah e-procurement adalah

Procurement adalah proses yang umum terjadi pada sebuah perusahaan. Sedangkan e-Procurement adalah sistem yang membuat proses procurement lebih efisien. Perusahaan yang membutuhkan barang atau jasa dalam jumlah yang cukup banyak, biasanya akan menyelenggarakan atau membuat pengadaan. Artikel ini akan menjelaskan tentang apa itu procurement, e-procurement dan hubungan diantara keduanya.


KONTEN PADA ARTIKEL APA ITU PROCUREMENT & E-PROCUREMENT

  1. Pengertian Procurement
  2. Proses Pada Procurement
  3. Defisini E Procurement
  4. Komponen Yang Dibutuhkan Dalam Proses E-Procurement
  5. Prinsip-Prinsip Dalam Pelaksanaan E-Procurement
  6. Tujuan Menggunakan Sistem E-Procurement
  7. Manfaat E-Procurement
  8. Faktor Penting Dalam Transformasi Digital ke E-Procurement
  9. Kesimpulan Artikel Procurement & E-Procurement Adalah

Kegiatan bisnis ini akan melibatkan 2 pihak, yaitu pihak pembeli dan penjual. Ini adalah proses yang sebenarnya cukup sederhana, namun dalam prakteknya bisa sangat rumit. Sehingga dibuatlah sistem e-Procurement, yang membuat proses procurement lebih mudah dan efisien.


Procurement sudah berevolusi menjadi e-Procurement. Apa itu e-Procurement? Apa tujuan dari penyusunan e-Procurement? Dan apa saja manfaat e-Procurement baik bagi pihak pembeli maupun penjual?


Sebelum kita masuk kepada topik e-Procurement, disini kita akan sekaligus membahas secara singkat apa itu procurement. Karena proses procurement adalah awal mula kenapa sistem e-procurement bisa dibuat dan penting untuk Anda ketahui.


PROCUREMENT ADALAH

(back to top)


Apa itu procurement? Procurement adalah sebuah kegiatan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan untuk membeli barang, peralatan usaha, mesin-mesin produksi, atau bahkan bahan-bahan bangunan, equipment reparasi, dan jasa yang sedang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut.



Kenapa perusahaan melakukan proses procurement? Ini karena proses procurement adalah sebuah proses yang bertujuan untuk membantu sebuah perusahaan mendapatkan barang yang sesuai dengan kriteria kebutuhannya baik dalam hal kuantitas, kualitas, lokasi, waktu, dengan biaya yang paling murah.


Tujuannya tidak lain adalah untuk menekan biaya sekecil mungkin sehingga perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan sebesar mungkin. Sehingga procurement adalah sistem yang tepat untuk itu.


PROSES PADA PROCUREMENT

(back to top)


Pada umumnya proses procurement akan meliputi beberapa proses yang harus dilakukan. Tentunya proses ini terlihat lebih sederhana dalam tulisan dibandingkan dengan prakteknya. Beberapa proses umum tersebut adalah:


1. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan Dalam Proses Procurement Adalah Tahap Yang Wajib Dilakukan Sebelum Masuk Ke Tahap Lanjut. Memahami betul apa kebutuhan perusahaan ini adalah proses yang sangat krusial. Karena apabila terjadi pembelian yang tidak terlalu diperlukan, atau sampai ada kesalahan pembelian maka akan membuang-buang sumber daya perusahaan.


2. Otorisasi Pembelian Oleh Manajemen Dalam Proses Procurement Adalah Penting Agar Tidak Terjadi Konflik Internal. Perusahaan seharusnya tidak melakukan pembelian tanpa ada persetujuan dari manajamen. Karena hanya manajemen yang dapat melakukan persetujuan untuk pembelian barang. Walaupun hal ini menyangkut SOP perusahaan masing-masing (Baca apa itu SOP)

3. Persetujuan Pembelian Oleh Manajemen. Berupa Dokumen Tertulis Yang DitandatanganiUmumnya, Approval manajemen merupakan tanda bahwa proses procurement sebuah perusahaan dapat dimulai. Namun kembali lagi, walaupun ini penting, proses ini tergantung kepada SOP setiap perusahaan.


4. Pembukaan Tender Kepada Supplier & Vendor Untuk Mencari Kandidat Penjual Barang dan Jasa Terbaik. Tender adalah sebuah sistem lelang untuk para vendor & supplier untuk mengajukan harga, kualitas dan fitur terbaik. Dimana mereka berlomba-lomba untuk mendapatkan proyek ini. Untuk perusahaan yang membuka tender, tentunya ingin mendapatkan harga termurah dengan kualitas terbaik. Tender ini dibuka & diumumkan untuk menarik supplier & vendor terbaik.


5. Identifikasi dan Analisa Supplier & Vendor Untuk Memahami Betul Para Peserta Tender. Setelah supplier & vendor sudah terdaftar semua, maka analisa latar belakang setiap supplier & vendor dilakukan untuk memastikan bahwa track record setiap supplier & vendor yang ikut itu bersih dan tidak terlibat dengan hal-hal yang berbau kriminalitas, performa pekerjaan selalu baik, tepat waktu dan sebagainya.


6. Penerimaan Quotation / Penawaran Barang & Jasa. Dalam Procurement Adalah Esensi Dari Proses PengadaanSetelah analisa vendor & supplier selesai, maka mungkin ada beberapa vendor dan supplier yang tereliminasi karena tidak sesuai kriteria yang dibutuhkan perusahaan. Lalu proses selanjutnya adalah meminta penawaran kepada para vendor dan supplier yang lolos. Hal ini merupakan tolak ukur yang penting untuk perusahaan pembeli, karena dari sini dapat dilihat apakah penawaran yang didapatkan dari para peserta menguntungkan atau tidak.


7. Proses Negosiasi Term of Payment, Harga, Kualitas, Waktu, Etc. Ketika penawaran diterima, maka perusahaan sudah dapat melihat yang mana vendor dan supplier yang berpotensi menjadi pemenang proyek. Kepada calon-calon vendor tersebut, maka dilakukan negosiasi, agar perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan yang didapat.


8. Pemilihan Supplier / Vendor. Sesuai dengan kebutuhan perusahaan, maka supplier / vendor yang memberikan penawaran terbaik akan terpilih sebagai pemenang tender procurement ini.


9. Pembuatan Purchase Order (PO). Setelah supplier sudah terpilih, maka selanjutnya perusahaan yang melakukan proses procurement akan membuat purchase order kepada supplier sebagai tanda jadi pembelian. Dokumen ini pada umumnya ditandatangani oleh individual dari manajemen.


10. Penerimaan Delivery Order (DO) / Work Order (WO). Ketika PO sudah diterima oleh supplier, maka supplier akan mengirimkan delivery order / work order tergantung dari yang dibeli itu barang atau jasa. Dokumen ini kemudian akan dikirimkan kepada perusahaan pembeli untuk konfirmasi ulang dan ditandatangani.


11. Penerimaan & Pengecekan Kualitas Barang & Jasa. Setelah kedua belah pihak menyetujui, dokumen PO & DO sudah sama dan sesuai nominalnya, maka barang dikirim dan perusahan yang membeli akan menerima. Kualitas barang / jasa di cek kualitas dan kuantitasnya.


12. Dokumentasi Invoice. Invoice lalu diterima oleh perusahaan pembeli. Invoice ini di dokumentasikan dan sebagai bukti pembelian perusahaan. Hal yang harus diperhatikan disini adalah pajak pembelian, dan apabila ada pajak-pajak lain yang harus dibayarkan sesuai dengan term of payment.


13. Pengecekan Invoice, delivery / work order, & Purchase Order. Perusahaan harus melakukan pengecekan secara detail mengenai invoice, delivery order, dan purchase order. Agar tidak terjadi kesalahan nominal pembayaran.


14. Pembayaran ke Supplier Atau Vendor. .Setelah selesai pengecekan, maka pembayaran sesuai nominal yang sudah disetujui pada quotation dilakukan kepada vendor dan/atau supplier yang terkait.


Fokus pertimbangan dalam proyek procurement pada umumnya tertuju kepada 4 hal yang merupakan faktor utama bagi perusahaan yang membeli barang, yaitu; manfaat, waktu, resiko, & biaya. Ini adalah 4 faktor utama yang harus diperhatikan oleh para penyedia barang. Secara garis besar, perusahaan yang membeli barang selalu berusaha untuk mendapatkan barang atau jasa dengan harga termurah, waktu tercepat, resiko terkecil, dan manfaat atau fitur yang banyak dan efektif.


Sebaliknya, Perusahaan yang melakukan proses procurement adalah kesempatan untuk supplier / vendor menjual produk atau jasa mereka dengan harga setinggi mungkin dengan kualitas & kuantitas serendah mungkin, untuk memaksimalkan keuntungan dan memperkecil modal pengerjaan. Sehingga negosiasi pada proses procurement ini adalah sesuatu yang pasti akan terjadi antara penjual dan pembeli.


Nah, proses procurement adalah proses yang tidak mudah dan cukup rumit karena akan menyangkut banyak pihak, dibutuhkan analisa pasar yang baik, serta metode tender yang transparan dan dapat dipercaya. Kerumitan ini membuat procurement secara manual mulai ditinggalkan, dimana banyak perusahaan yang sudah beralih kepada sistem e-procurement.


E-PROCUREMENT ADALAH

(back to top)


Kalau bicara E-Procurement, biasanya kita langsung ingat kepada eproc milik pemerintah. Namun sebenernya, e-Procurement tidak selalu dilakukan oleh pemerintah atau perusahaan Negara. Sudah banyak perusahaan swasta yang juga menggunakan proses ini sebagai bagain dari pengadaan barang atau jasa mereka. Karena memang dianggap lebih efisien secara waktu dan effort.


E-Procurement adalah kegiatan pengadaan barang atau jasa secara elektronik yang difasilitasi oleh software (perangkat lunak) atau web dan koneksi internet, dengan memanfaatkan teknologi komunikasi dan informasi. Biasanya dimulai dari pelelangan umum, kemudian pra-kualifikasi dan terakhir sourcing secara elektronik dengan menggunakan modu berbasis website.



Sedangkan menurut ahli, yaitu Chaffey (2009) e-Procurement adalah sebuah integrasi secara elektronik pada pengelolaan semua kegiatan pengadaan, termasuk pembelian, permintaan, otorisasi pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan pemasok.


Australia dan Skotlandia merupakan 2 Negara pertama yang berhasil mengembangkan sistem e-Procurement ini. Melalui perkembangan dari 2 Negara tersebut, akhirnya Indonesia memutuskan untuk mengikuti sistem e-Procurement.


KOMPONEN YANG DIBUTUHKAN DALAM PROSES E-PROCUREMENT

(back to top)


Untuk memulai penggunaan e-Procurement, maka sebuah perusahaan akan membutuhkan dukungan dari beberapa komponen penting yang disebutkan dibawah:


1. Hardware Atau Perangkat Keras


Merupakan salah satu komponen wajib yang harus dimiliki perusahaan. Perangkat yang dipilih sebaiknya memiliki spesifikasi cukup baik dan mendukung perangkat lunak yang akan digunakan nantinya. Tujuannya agar perangkat lunak berjalan dengan lancar tanpa ada hambatan. Anda bisa menggunakan PC, komputer maupun laptop.


2. Software Atau Perangkat Lunak


Setelah tersedia perangkat keras, maka berikutnya membutuhkan perangkat lunak yang memadai. Perusahaan bisa memilih menggunakan sistem online atau offline, tergantung dari proses bisnis masing-masing.


3. Sumber Daya Manusia (SDM)


sumber daya manusia diperlukan untuk sistem e-procurement

Proses e-Procurement memerlukan SDM yang memadai, karena adanya aktivitas yang cukup banyak. Akan lebih baik apabila proses e-procurement mendapatkan support dari berbagai departemen dalam sebuah perusahaan.


4. Pengguna Program E-Procurement


Setidaknya ada lebih dari 2 user yang menjalankan e-Procurement. Karena kedua user ini bertanggung jawab akan seluruh proses pengadaan dari awal hingga akhir, dan memang pada prosesnya cenderung memiliki tingkat komplikasi yang tinggi.


5. Infrastruktur Perusahaan, Kebijakan, Proses Bisnis dan Tata Kelola


Walaupun terlihat sepele, namun 3 komponen itu diperlukan untuk e-Procurement, sebab nantinya akan mempengaruhi proses jalannya pengadaan barang atau jasa perusahaan. Misalkan jika proses bisnis perusahaan menerapkan pembayaran 1 bulan setelah invoice, maka harus di umukan di e-Procurement nantinya.


e-Procurement melalui cara pembeliannya di bagi menjadi 2 tipe, yaitu e-Tendering dan e-Purchasing. e-Tendering merupakan proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan secara elektronik dengan metode lelang. Pihak perusahaan akan mengumumkan adanya pengadaan yang akan dilakukan pada waktu tertentu.


Kemudian vendor-vendor yang tertarik akan secara bersamaan memberikan penawaran sesuai atau dibawah harga pagu. Pada tanggal pengumuman pemenang akan diberikan urutan daftar vendor, yang biasanya diurutkan dari harga terendah. Pemenang lelang adalah vendor dengan penawaran harga paling rendah dan memiliki berkas-berkas lengkap sesuai yang di syaratkan sebelumnya.



e-Purchasing sedikit lebih modern dari e-tendering, karena dinilai jauh lebih transparan. Sama-sama dalam rangka penyediaan barang dan jasa, namun e-purchasing dilakukan tanpa adanya penyediaan dan menyediakan katalog elektronik bagi vendor. e-Purchasing adalah tata cara pembelian barang atau jasa yang dilakukan melalui e-Katalog.


Katalog elektronik (e-Katalog) sendiri adalah sebuah sistem infromasi yang berisi informasi daftar, jenis, merk, spesifikasi teknis, harga satuan dan jumlah ketersediaan barang atau jasa dari pihak perusahaan atau yang membuat pengadaan.


Kelebihan e-Purchasing dibandingkan e-tendering adalah para pengguna barang atau jasa dapat memilih produk sesuai dengan yang mereka inginkan serta dinilai lebih terbuka untuk semua kalangan, sehingga mengurangi resiko adanya kecurangan yang akan ditimbulkan oleh pihak-pihak tertentu


PRINSIP-PRINSIP DALAM PELAKSANAAN E-PROCUREMENT

(back to top)


1. Pengiriman Barang Atau Pelaksanaan Jasa di / ke Tempat Yang Tepat


Prinsip ini memastikan bahwa barang atau jasa akan dikirimkan ke alamat yang benar, sesuai dengan sistem. Tidak hanya itu, akomodasi atau mobilisasi akan diatur secara otomatis dan menjadi efisien bagi semua Pihak.


2. Terkirim Tepat Waktu / Selesai Tepat Waktu


Melalui e-Procurement, barang atau jasa akan sampai tepat pada waktu yang telah ditentukan. Tentunya akan membantu perusahaan untuk menjalankan proses bisnisnya tepat waktu dan tidak akan ada pemberhentian produksi karena alasan kekurangan bahan.


3. Kualitas Sesuai Dengan Pesanan & Standar Perusahaan


Memastikan kualitas barang atau jasa yang sampai di perusahaan, sesuai dengan kualitas saat proses pemesanan. Ini juga akan membantu perusahaan menjaga kualitas hasil produk dan jasa mereka tetap sesuai dengan standar yang ada.


4. Kuantitas Tepat & Sesuai Dengan Pesanan


e-Procurement memastikan jumlah barang yang datang sama dengan jumlah barang saat pemesanan. Proses ini akan membantu kedua belah pihak, yaitu pembeli dan penjual supaya tidak ada yang dirugikan. Misalkan barang yang dikirim jumlahnya tidak sesuai, maka akan merugikan pihak pembeli, dan penilaian pihak pembeli kepada pihak penjual akan menurun.


Perusahaan juga tidak perlu mengecek jumlah barang yang datang, karena bisa dipastikan sama dengan e-Procurement, tentunya akan menghemat waktu bagian pembelian dan gudang.


5. Barang / Jasa Dari Supplier Yang Tepat & Asli


Memastikan barang atau jasa dalam pengadaan berasal dari vendor atau supplier yang benar, untuk menghindari pemalsuan merk. Jika menggunakan merk yang palsu, akan menurunkan kualitas produk perusahaan juga.


TUJUAN MENGGUNAKAN SISTEM E-PROCUREMENT

(back to top)


Tujuan dari e-Procurement adalah untuk mempercepat proses pengadaan & pembelian barang kepada vendor. Pada umumnya pembelian barang ini akan bersifat tender. Tujuan atau manfaat dari penggunaan e-procurement akan terlihat selama proses atau tahapan dalam pengadaan. Untuk memudahkan, berikut tahapan-tahapan e-Procurement beserta tujuannya masing-masing.


1. Identifikasi Kebutuhan


Tahapan pertama adalah mencari tahu kebutuhan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. User bertugas menginput ke dalam e-Procurement ke dalam satu database, sedangkan divisi pengadaan atau pembelian yang akan menyetorkan daftar tersebut. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai barang atau jasa yang akan di stock, serta memudahkan untuk menentukan anggaran.


2. Persetujuan Supplier & Buyer


Setelah mengetahui barang atau jasa yang dibutuhkan, tahapan selanjutnya adalah menentukan supplier atau vendor atau penjual. e-Procurement membantu mengirim langsung dokumen permintaan tersebut ke pihak yang ditunjuk untuk meminta persetujuan. Supplier yang telah menyetujui akan langsung memproses dan menyediakan barang atau jasa yang diminta secepat mungkin. Tujuan dari tahapan ini adalah mempersingkat waktu perusahaan untuk menghubungi supplier yang diinginkan. Tidak perlu lagi menggunakan media telepon atau email yang memakan waktu.


3. Pemesanan Barang / Jasa


Sistem dalam e-Procurement dapat secara otomatis memesan barang, sesuai dengan permintaan bagian pembelian. Beberapa akan memesan kepada supplier begitu mengetahui stock telah habis (jika pemesanan bersifat kontinyu). Tujuannya adalah mengemat waktu untuk menghitung stock secara manual dan menghemat waktu untuk menyusun pembelian yang biasanya dilakukan secara manual.


4. Penelusuran Atau Progress Tracking


User atau perusahaan dapat menelusuri sampai dimana proses pembelian. e-Procurement memberikan fasilitas pelacakan barang atau jasa yang dipesan secara real-time. Saat user mulai melacak, maka informasi yang di dapat adalah kondisi atau letak barang atau jasa tersebut pada waktu itu juga. Tujuannya adalah untuk memudahkan perusahaan mengkontrol pesanan, sehingga dapat memperkirakan kapan produk itu sampai.


5. Pembayaran Lebih Mudah & Proses Cepat


Tahap ini adalah tahapan akhir dari pengadaan ini. Biasanya sistem pembayaran tertera pada e-Procurement yang dikirim. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai maupun kredit (waktu kredit biasanya 1 bulan sejak diterbitkannya invoice). Keuntungan dari e-Procurement adalah langsung terhubung dengan laporan keuangan perusahaan, sehingga ketika terjadi pembayaran akan otomatis memperbaharui laporan keuangan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk semakin membuat laporan keuangan kredibel dan mewujudkan akuntabilitas.


6. Penyusunan Laporan Lebih Akurat & Cepat


Karena e-Procurement dilakukan secara digital atau elektronik, maka laporan-laporan yang diingikan dan dibutuhkan perusahaan akan lebih mudah disusun. Sebab data-data yang dibutuhkan akan terdokumentasi dengan baik, tanpa takut terjadi kehilangan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk memudahkan perusahaan menyusun laporan yang nantinya dibutuhkan sebagai dasar pengambilan keputusan. Laporan juga akan lebih tepat, karena dilakukan secara digital, maka angka yang di input akan sesuai dengan nominal aslinya. Mengurangi resiko human error.


7. Evaluasi Efisien & Mudah


Jangan lupa untuk mengadakan evaluasi setelah transaksi telah selesai. Evaluasi bertujuan untuk mencari apa yang kurang dan harus di benarkan dari transaksi sebelumnya. Adanya proses ini semakin menekan kemungkinan terjadi kesalahan dalam e-procurement berikutnya, serta mendengar keluhan dari beberapa pihak, sehingga nantinya procurement elektronik ini dapat menguntungkan bagi semua pihak. Dengan menggunakan e-procurement, analisa data dapat dilakukan lebih cepat & mudah.


Tujuan-tujuan dari setiap tahapan tersebut dapat disederhanakan menjadi satu tujuan, yaitu meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan produktivitas dalam menjalankan proses pengadaan. Jika dilakukan secara manual akan memakan waktu yang lebih lama, dan resiko adanya human error lebih besar. Dengan e-Procurement maka segala kesusahan yang ada pada procurement manual telah ditiadakan.


MANFAAT E-PROCUREMENT

(back to top)


e-Procurement merupakan penyempurnaan dari procurement konvensional. Banyak perusahaan yang beralih menggunakan procurement elektronik ini karena memiliki beberapa manfaat yang sangat membantu proses bisnis. Manfaat-manfaat tersebut antara lain:


1. Menekan Biaya Operasional Pengadaan


Sistem procurement elektronik membantu perusahaan menekan biaya yang tidak diperlukan. Jika menggunakan cara manual, maka dalam proses pengadaan akan dibutuhkan meeting. Kegiatan tersebut tentu menghabiskan biaya, di mulai dari biaya konsumsi untuk seluruh peserta, kertas-kertas, dan peralatan lainnya. Dengan e-Procurement biaya yang dikeluarkan hanya untuk pembelian perangkat lunak dan 1 user yang menjalankan.


2. Meningkatkan Produktivitas


e-Procurement memiliki proses yang singkat, dimulai dari tahap perencanaan hingga tahap pembayaran. Hal ini dapat membantu SDM untuk melakukan pekerjaan lain yang lebih produktif.


3. Transparansi Lebih Tinggi


Karena semuanya akan di rekap dalam sebuah sistem, maka seluruh kegiatan di dalam e-Procurement menjadi lebih transparan. Pihak yang ditunjuk dapat mengkases seluruh data yang ada. Jika ada pihak tertentu yang ingin melakukan kecurangan, misalkan mark up harga, maka akan langsung tertera pada sistem dan hal itu tidak dapat di manipulasi. Setiap proses yang terjadi akan otomatis di back up dan disimpan sebagai arsip.


Selain itu, data-data vendor atau supplier yang dituju juga telah terkunci pada perangkat lunak e-Procurement ini. Fungsinya adalah untuk menghindari kolusi dan menjaha pembayaran tepat waktu.


4. Memperkecil Human Error



Tampilan e-Procurement sangat sederhana, ditampilkan secara keselurahan dan memiliki tahapan-tahapan yang menuntun user secara otomatis. Keuntungan tersebut dapat menekan kesalahan yang umumnya terjadi, sebab memudahkan user untuk mengkoreksi sekali lagi sebelum dikirimkan. Adanya tahapan yang berjalan otomatis, juga menjadi penuntun bagi user untuk dapat mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya. Jadi tidak perlu khawatir ada tahapan yang terlewat.


Selain itu, sistem ini mempunyai fasilitas history, dimana bisa melihat rekapan transaksi sebelumnya. Fungsinya adalah untuk sebagai pembanding dengan pesanan atau pengadaan baru, sehingga menekan adanya kesalahan yang terjadi.


5. Efektif dan efisien


Jika dilakukan dengan cara lelang, maka sistem ini sangat efektif dan efisien karena tidak perlu lagi mencari-cari vendor atau bahkan menyerahkan setumpuk kertas penawaran. Sistem pun dapat secara otomatis memenangkan vendor dengan penawaran terendah. Ini akan memotong waktu untuk membaca satu persatu penawaran.


Jika dilakukan dengan cara langsung atau menunjuk langsung vendor, maka akan mempermudah user untuk mengirimkan pengadaan, mencari vendor, serta jangka waktu pengiriman dan pembayaran.


6. Meningkatkan Akuntabilitas Untuk Laporan Keuangan


e-Procurement dapat secara langsung disambungkan dengan laporan keuangan. Fasilitas history yang ada mempermudah akuntan untuk menyusun laporan keuangan yang kredibel. Data yang ada tentunya merupakan kegiatan yang sudah pasti terjadi dan telah terjadi dan mempengaruhi keuangan perusahaan. Itulah mengapa e-Procurement dapat meningkatkan akuntabilitas pada laporan keuangan.


7. Adil, Jujur & Transparan


Bagi pengadaan dengan sistem lelang, akan memberikan keadilan bagi peserta lelang untuk ikut dalam penawaran. Setiap perusahaan atau vendor yang memenuhi syarat bebas mengikuti lelang, tanpa perlu khawatir akan terjadi kecurangan.


PENTING! FAKTOR KUNCI TRANSFORMASI DIGITAL KE E-PROCUREMENT

(back to top)


Sebelum Anda mulai beralih kepada sistem e-Procurement yang notabene adalah sebuah sistem digital, penting sekali untuk Anda memperhatikan faktor-faktor kunci yang dapat mempengaruhi transformasi digital perusahaan Anda. Jangan sampai transformasi tersebut malah menghambat dan gagal di tengah jalan, karena justru akan mengakibatkan kerugian yang luar biasa. Berikut adalah faktor-faktor yang harus Anda pahami dalam transformasi digital:


People / Sumber Daya Manusia : Memperbaiki kualitas manusia yang ada di perusahaan, baik dari segi keahlian,  atau pun kesadaran mengenai proses pengadaan. Pengembangan skill dan kemampuan perorangan akan membantu dan menentukan sukses tidaknya transformasi digital. Sehingga wajib bagi Anda untuk melakukan edukasi kepada seluruh karyawan dan tim manajemen yang berkaitan.


Process & SOP (Standard Operating Procedure) : Perubahan SOP dibutuhkan demi mendukung proses transformasi ini. SOP yang ada perlu di-review dan perbaharui, sebelum melalukan implementasi aplikasi digital untuk proses pengadaan. Karena perubahaan SOP ini tidak mudah, maka diperlukan supervisi yang sangat ketat dan menyeluruh, untuk menghindari adanya kesalahan fatal dalam proses transformasi. (Baca apa itu SOP)


Organization Structure / Struktur Perusahaan : Ketika suatu perusahaan akan melakukan transformasi digital, secara keselurahan sturkur organisasi pun harus berubah (Mapping dan mereview model supply chain (SCM) yang sekarang, mendesain ulang dan membuat model baru).


Jika struktur organisasi belum mendukung untuk adanya sistem procurement / pengadaan yang baru, dimana secara permintaan-approval-proses pengadaan belum tersedia, maka ajukan pembuatan strukur dan model organisasi (SCM). Atau jika sudah ada, akan direview dan dibuat perubahan yang mendukung.


Technology : Aplikasi pengadaan yang sesuai, ataupun infrastruktur yang mumpuni untuk menjalankan aplikasi pengadaanm juga perlu diperhatikan dalam proses digital transformation. Menemukan aplikasi yang sesuai merupakan hal yg penting, tidak hanya asal pilih modul/aplikasi pengadaan .


Culture / Budaya Perusahaan : Bagaimana semua orang yang berpartisipasi di perusahaan sadar akan pentingnya melakukan proses procurement yang efektif dan efisien. Sehingga, semua perubahan yang telah dilakukan, baik perubahan teknologi, SOP ataupun struktur perusahaan , dapat dilakukan dengan baik.


Bagaimana para pemimpin dalam perusahaan dapat menuntun dan menginspirasi anggota organisasi untuk menjalankan proses dengan baik. Semua bergantung pada pribadi masing2, apakah siap menerima perubahan yang sedang / akan dilakukan.


KESIMPULAN ARTIKEL E PROCUREMENT ADALAH

(back to top)


Bila Anda sudah membaca artikel ini dengan seksama, maka Anda sudah pasti mengerti manfaat dari e-Procurement itu sendiri. Kenapa sistem procurement manual sudah ketinggalan zaman dan perusahaan-perusahaan beralih kepada sistem e-Procurement.


Tentunya alasannya berkutat pada optimasi efisiensi, efektifitas dan produktifitas perusahaan. Ketiga hal tersebut akan berkurang drastis apabila sistem procurement perusahaan masih manual. Sehingga e-Procurement adalah sebuah sistem yang dianggap sangat bermanfaat untuk perusahaan & bisnis.

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *