Phone:+(62-21) 8357385
Apakah manfaat dari Procurement Automation bagi divisi pengadaan? Sebagaimana kita tahu, divisi pengadaan/procurement memiliki peran yang cukup penting pada perusahaan anda dalam meningkatkan keuntungan dan mencapai target perusahaan.
Keputusan yang diambil oleh divisi pengadaan / procurement akan memberikan dampak yang signifikan bagi seluruh perusahaan seperti didalam meningkatkan cost saving ataupun keputusan-keputusan lainnya yang memberikan dampak yang besar bagi perusahaan.
Baca juga : Pentingnya Departemen Procurement Dalam Perusahaan
Sebelum itu, dapat kita ingat kembali esesensi filosofis dari proses pengadaan, yaitu “Procuring right thing at the right time at a right price from the right vendor.“
Dimana divisi procurement memiliki tugas untuk mencari vendor yang tepat, harga yang cocok, dan dilakukan disaat yang tepat. Oleh karena itu, proses pengadaan harus dapat dilakukan secara otomatis, agar semua dapat berjalan dengan sesuai. Disini dapat kita sebut dengan istilah procurement automation atau otomatisasi pengadaan.
Lalu, bagaimana divisi procurement dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi divisi pengadaan / procurement anda tanpa harus berinvestasi sangat besar ataupun merekrut pegawai baru dengan menerapkan procurement automation atau otomatisasi pengadaan?
Procurement automation atau otomatisasi pengadaan merupakan percepatan proses pengadaan yang berfokus meringankan beban tim pengadaan dari tugas yang memakan waktu dan berulang-ulang, dan memberikan kesempatan pada procurement personnel untuk focus tehadap kegiatan yang lebih kritikal bagi perusahaan seperti proses pengambilan keputusan pengadaan dan strategi pengadaan. Dengan melakukan perubahan terhadap proses procure-to-pay, hal tersebut dapat meningkatkan efektifas dan efisiensi pengadaan, serta memberikan nilai tambahan dan disaat yang bersamaan menurunkan faktor biaya.
Baca juga : Meningkatkan Profit Tanpa Meningkatkan Jualan
Bukan menjadi rahasia lagi bahwa keuntungan menjalankan procurement automation atau otomatisasi pengadaan yang utama adalah dokumentasi seluruh proses pengadaan yang tersimpan dan tersusun dengan baik. Sehingga tim pengadaan tidak lagi membuang waktu untuk menyusun dan menyimpan dokumentasi dari proses pengadaan.
Lalu proses apa saja yang diuntungkan dengan menerapakan proses otomatisasi pengadaan / procurement automation dan apa saja manfaatnya?
Sebagian besar perusahaan memiliki kendala yang serupa pada saat proses Purchase Requisition (PR), yaitu proses approval yang lama yang disebabkan salah satunya kompleksnya hirarki approval di perusahaan anda, atau tertahan oleh seseorang yang sedang tidak berada di kantor anda. Proses Procurement Automation akan membantu anda mempersingkat waktu approval PR anda dengan memotong tahap-tahap yang membebankan dan memastikan PR anda tidak tercecer dan terlupakan, sehinggia tim pengadaan dapat melakukan tugasnya dengan cepat.
Purchase Order (PO) yang berada di perusahaan juga dapat dipercepat menggunakan procurement Automation sehingga dapat meningkatkan efektitas siklus PO di perusahaan anda.
Proses persetujuan kontrak dapat dilakukan dengan lebih cepat ketika kontrak yang dibuat tersimpan dengan baik di dialam ‘gudang’ digital sehingga lebih mudah diakses oleh pihak-pihak yang membutuhkan dan pihak yang ingin memberikan persetujuan terhadap kontrak suatu pengadaan. Selain itu, akan mempermudah proses onboarding supplier/vendor baru untuk memeriksa semua Syarat & Ketentuan serta panduan yang konsisten diseluruh kontrak perjanjian.
Dengan menggunakan sistem invoice manual, sering kali tim pengadaan harus berurusan dengan PO yang tidak tersusun dengan baik, bukti penerimaan barang yang hilang, penginputan yang terlambat, pengeluaran dadakan ataupun ketidak-transparanan pada proses pengeluaran dan pembayaran. Hal ini biasanya menyebabkan masalah pada proses pembayaran yang terlambat atau pun masalah compliance. Permasalahan ini akan menyebabkan kesalahan-kesalahan yang merugikan bagi perusahaan, namun dapat dihindari dengan menerapkan procurement automation agar semua proses dapat berjalan dengan lancar.
Selain itu permasalahan keterlambatan juga akan memperburuk hubungan kita dengan vendor yang belum menerima pemabayaran dari perusahaan kita. Memiliki transparansi terhadap supplier/vendor rekanan merukapan kunci keberhasilannya vendor management perusahaan. Dengan menerapakan proses Otomatisasi Pengadaan, divisi pengadaan akan secara cepat menemukan dan menyelesaikan masalah yang ada untuk menciptakan hubungan vendor yang lebih baik.
Jadi, dengan menerapkan procurement automation di beberapa proses pengadaan di perusahaan anda, efektifitas dan efisiensi divisi pengadaan anda akan meningkat dan memberikan dampak yang signifikan bagi perusahaan anda. Dimulai dari meningkatkan cost saving, mempercepat proses pengadaan mengurangi kesalahan-kesalahan dalam proses pengadaan, hingga mendapatkan hubungan yang baik dengan supplier anda. Hal ini akan membantu anda untuk menjadi procurement yang strategis bagi perusahaan anda.
Hubungi kami untuk tahu bagaimana Promise dapat membantu anda dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengadaan anda.
