why procurement team is important

Procurement adalah satu proses pengadaan barang yang sangat vital untuk kelangsungan operasional perusahaan. Terutama karena procurement menyangkut kebutuhan berbagai departemen, mulai dari marketing, sales, IT, sampai logistik dan keuangan.


Jangan sampai procurement dikerjakan oleh departemen lain!

Banyak sekali keputusan dari sebuah perusahaan yang akan melibatkan proses procurement. Dimana proses procurement ini tentunya akan berdampak kepada biaya keseluruhan dalam melaksanakan dan mengaplikasikan keputusan manajemen tersebut.


PROSES PROCUREMENT


Proses procurement akan berdampak kepada biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan ketika membeli barang & jasa. Dalam hal ini biaya yang dimaksud, selain biaya moneter, juga behubungan dengan biaya dalam segi waktu & upaya. Bayangkan, tanpa adanya staff procurement maka staff dari departemen lain yang harus meluangkan waktu dan berupaya untuk proses procurement berikut:


1. Mengumpulkan data kebutuhan perusahaan.

2. Permohonan analisa dan persetujuan oleh manajemen.

3. Mengumpulkan data vendor & supplier yang menjual barang yang dibutuhkan.

4. Melakukan analisa kapabilitas vendor & supplier.

5. Permintaan quotation.

6. Negosiasi harga, servis dan fitur.

7. Pengiriman purchase order.

6. Pemesanan barang & jasa.

7. Pengecekan kualitas & kelayakan barang & jasa.

8. Mediasi pembayaran invoice dengan departemen finance.

9. Dokumentasi & pengecekan dokumen pembelian.


Banyak sekali kan prosesnya? Apabila diasumsikan barang / jasa yang sedang dibeli oleh perusahaan itu hanya satu, maka memang terlihat sedikit pekerjaannya. Namun faktanya, perusahaan biasanya memiliki kebutuhan yang cukup banyak perbulan. Ada yang case-by-case, ada juga yang merupakan kebutuhan yang kontinu.


procurement adalah proses yang sangat panjang dan berkelanjutan

Dari pembelian barang kebutuhan operasional bulanan, sampai kebutuhan barang & jasa yang dibutuhkan case-by-case oleh setiap departemen. Sehingga departemen procurement dianggap sebagai salah satu fungsi perusahaan yang strategis untuk meningkatkan produktifitas departemen lain dan terutama keuntungan perusahaan.


BAGAIMANA TIM PROCUREMENT BERJASA DALAM PERUSAHAAN?


Memaksimalkan Keuntungan – Dalam memaksimalkan keuntungan perusahaan, departemen procurement tentunya bisa sangat berjasa. Karena dalam proses procurement terdapat proses negosiasi harga. Dimana dengan memperkecil biaya yang dikeluarkan, untung / margin yang didapatkan disetiap penjualan bisa lebih tinggi.


procurement itu penting ngga sih?

Term of Payment Yang Fleksibel

Hubungan baik dengan vendor biasanya akan memberikan term of payment yang lebih baik. Tidak jarang perusahaan bisa membeli barang dan membayar setelah 60 hari, tidak harus bayar langsung. Dengan waktu 60 hari, perusahaan bisa menjual produk-produknya terlebih dahulu dan membayar supplier dengan keuntungan. Atau mungkin dalam waktu 60 hari, dana bisa digunakan untuk kebutuhan yang lain dulu, lebih fleksibel kan?


Pelayanan Spesial Dari Supplier & Vendor

Tidak jarang juga, karena hubungan dengan vendor & supplier yang sangat baik, perusahaan bisa mendapatkan harga yang lebih murah dari pasaran, mendapatkan tawaran yang sangat baik ketika membuka tender, mendapatkan pengiriman gratis, konsultasi gratis, dan sebagainya.


tim procurement bekerja

Meningkatkan Produktifitas & Efektifitas Departemen Lain

Karena tim procurement mengerjakan proses – proses pengadaan, departemen lain bisa fokuskan waktu dan usaha untuk tanggung jawabnya masing-masing. Setiap kebutuhan pembelian dan prosesnya yang panjang dapat diserahkan kepada tim procurement.

KESIMPULAN PENTINGNYA TIM PROCUREMENT

Bagaimana? Anda sudah pahamkan kenapa tim procurement itu penting untuk ada dalam sebuah perusahaan. Umumnya, sebelum benar-benar membuat tim procurement, sebuah perusahaan menggunakan general affair untuk melakukan pembelian barang. Ini juga bisa Anda lakukan apabila perusahaan Anda belum terlalu besar. Semoga bermanfaat ya, salam!

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *