Phone:+(62-21) 8357385
Istilah procurement dan purchasing memang sudah tidak asing lagi bagi mereka yang bergelut di lingkup bisnis. Namun, beberapa dari mereka masih bingung perbedaan antara procurement dan purchasing. Memang kedua istilah tersebut sangat berkaitan dengan proses pengadaan barang dan jasa. Untuk lebih jelasnya, berikut penjelasan dari procurement dan purchasing.
Procurement merupakan proses secara keseluruhan dari kegiatan pengadaan atau pembeliaan barang atau jasa dalam jumlah tertentu, atau bisa dibilang Procurement adalah proses pengadaan barang & jasa itu sendiri. Barang dan jasa yang ditawarkan memiliki berbagai macam jenis, mulai dari mesin-mesin, peralatan, kontruksi, jasa cleaning service, dan lain sebagainya.
Baca Juga: Procurement Adalah, E-Procurement Adalah - Penjelasan Lengkap
Procurement sendiri dimulai dari perencanaan strategis, pengadaan tender, pemilihan vendor, negosiasi pembayaran, pembuatan kontrak perjanjian kerjasama, penilaian barang atau jasa yang akan terpilih, pembelian barang atau jasa, penerimaan barang atau jasa, proses pembayaran kepada vendor, dan penilaian kinerja vendor. Untuk lebih mengenal tentang procurement silakan dibaca artikel procurement adalah?
Proses ini dimulai dari pemerintah dan berlanjut ke pihak swasta, walaupun tidak jarang juga dari perusahaan swasta ke perusahaan swasta lainnya. Procurement dinilai mempermudah untuk mengadakan barang atau jasa dalam jumlah besar. Sebab segala sesuatu dipantau dan dipastikan memiliki kualitas yang sama dengan yang diharapkan.
Purchasing merupakan proses dari pembelian barang atau jasa, sehingga bisa dibilang Purchasing adalah bagian dari Procurement. Paham kan sekarang? Bahwa purchasing ini hanya salah satu bagian dari beberapa banyak proses Procurement atau pengadaan barang.
Baca Juga: Purchasing Adalah - Penjelasan Purchasing & E-Purchasing
Nah dibawah ini kami coba sebutkan beberapa proses purchasing dalam sebuah kegiatan procurement pada sebuah perusahaan. Kegiatan-kegiatan tersebut adalah sebagai berikut:
Proses purchasing dimulai dari aktivitas pemilihan vendor. Awalnya akan terdapat beberapa list vendor yang terpilih. Dari situ, bagian purchasing akan menentukan vendor mana yang akan dipilih untuk menjadi rekan.
Biasanya akan ada beberapa pertimbangan dalam memilih vendor. Informasi-informasi mengenai vendor pada umumnya didapat dari berbagai sumber, seperti direktori perdagangan, iklan, email rekomendasi diri dari vendor tersebut, pameran-pameran, dan saran dari beberapa pihak terkait.
Harga bukan satu-satunya penentu dalam mengambil keputusan. Sebab harga masih bisa dinegosiasi. Informasi yang paling dibutuhkan adalah apakah vendor tersebut memiliki kemampuan untuk menyediakan barang atau jasa dengan jumlah dan kualitas yang diinginkan. Jika memang semua vendor masuk dalam kriteria, barulah harga menjadi penentu terakhir untuk memilih mana vendor yang akan digunakan.
Langkah selanjutnya setelah memilih vendor yang sesuai dengan kriteria adalah menyusun PO (Purchase Order). Dokumen purchase order nantinya harus dikirim kepada vendor, baik itu melalui email maupun dikirim langsung, sebagai bukti adanya pemesanan barang atau jasa. Di dalamnya akan memuat jenis, jumlah pemesanan dan harga produk yang telah disetujui sebelumnya.
Setelah DO atau WO diterima, maka bagian purchasing juga harus rutin melakukan pengecekan sampai dimana barang atau jasa yang telah dipesan sebelumnya. Tujuannya agar kegiatan atau proses bisnis selanjutnya dapat ditetapkan dan menghindari proses bisnis tersebut berhenti. Dengan begitu akan terhindar dari risiko kerugian.
Barang yang telah sampai harus diperiksa, apakah pesanan sesuai degan ketentuan dalam purchase order, yaitu jumlah, jenis dan kualitas. Jika tidak sesuai, maka bagian purchasing berhak mengajukan pengembalian.
Sebelum melakukan pembayaran, bagian Purchasing wajib untuk melakukan pengecekan ulang terhadap kecocokan nilai, pajak, kuantitas dalam setiap dokumen transaksi yaitu; Invoice, delivery order / work order, dan PO. Ini dilaksanakan untuk menghindari perbedaan-perbedaan nilai, yang sangat mungkin ada pada setiap dokumen. Apabila sampai salah, maka tidak sebentar effort yang harus dikeluarkan untuk membuat dokumen-dokumen baru.
Purchasing juga wajib untuk mengurus pembayaran barang atau jasa yang dipesan sebelumnya. Pembayaran harus tepat waktu dan sesuai dengan kesepakatan. Entah itu secara tunai atau melalui cicilan.
Dalam purchasing dibutuhkan seseorang yang pandai dalam bernegosiasi harga. Tujuannya agar sesuai dengan budget atau anggaran yang telah disetujui sebelumnya.
Jika dilihat dari prosesnya seperti tidak ada perbedaan antara procurement dan purchasing. Namun seperti yang dijelaskan sebelumnya, procurement merupakan seluruh proses dari pengadaan barang dan jasa. Sedangkan purchasing merupakan bagian dari procurement. Jadi purchasing ada di dalam procurement. Kedua istilah tersebut merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
Tugas purchasing hanya melingkupi pada proses pembelian. Setelah terjadi pembelian maka selesailah tugas purchasing. Sedangkan procurement masih berlanjut hingga aktivitas pengadaan barang atau jasa benar-benar selesai. Jika terjadi sesuatu pada saat proses pembelian, maka bagian purchasing yang wajib bertanggung jawab.
Apakah Anda sudah paham perbedaan antara procurement & purchasing? Hal ini penting karena Karyawan bagian purchasing harus mengetahui scope pekerjaannya di dalam departemen procurement. Walaupun sekilas sama, ternyata proses purchasing itu sendiri adalah bagian atau sub-proses dari proses procurement secara keseluruhan. Dimana purchasing hanya mencakup beberapa kegiatan di dalam proses procurement. Semoga bermanfaat, salam!
