Phone:+(62-21) 8357385
Aanwijzing merupakan istilah yang masih asing terdengar di masyarakat karena bahasanya sendiri bukan berasal dari bahasa Indonesia, melainkan dari bahasa Belanda.
Istilah Aanwijzing ini sering terdengar oleh mereka yang pekerjaannya berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa atau procurement, baik itu dalam bidang pemerintah maupun swasta.
Pembahasan Tentang Aanwijzing
Ternyata istilah Aanwijzing dalam dunia procurement adalah istilah yang wajib untuk diketahui. Apa sih artinya Aanwijzing? Kok tidak terdengar seperti bahasa Indonesia?
Aanwijzing jika secara sederhana diartikan ke dalam bahasa Indonesia mempunyai arti indikasi, intruksi, rekomendasi, penugasan, persiapan dan sejenisnya.
Namun, dalam dunia pengadaan atau procurement, aanwijzing yaitu suatu kegiatan pertemuan antara pemilik tender dengan seluruh peserta tender yang lolos dalam seleksi Tender (baca apa itu tender).
Jadi Aanwijzing sendiri adalah satu sub-proses dalam proses procurement yang panjang (baca artikel tentang procurement adalah). Tujuannya adalah untuk membicarakan tentang pekerjaan atau proyek yang di lelangkan sebelumnya secara detail dan rinci. Ini dilakukan untuk memperjelas ruang lingkup paket pengadaan serta beberapa syarat dan ketentuan yang telah tercatat dalam dokumen pemilihan.
Tujuan adanya Aanwijzing itu apa sih?
Adapun syarat umum untuk mengikuti proses ini contohnya seperti; tingkatan tertentu perusahaan peserta (E.g. CV, PT, Etc.), dokumen-dokumen legal, harga penawaran dengan maksimal batas pagu, portfolio proyek, alat-alat atau perlengkapan, tenaga ahli, dan syarat lainnya.
Misalkan, pada persyaratan lelang ada syarat bahwa peserta lelang harus memiliki perusahaan berupa PT (Perseroan Terbatas). Maka pada saat Aanwijzing peserta yang lolos diharuskan membawa dokumen yang membuktikan, bahwa perusahaan yang terdaftar sudah dalam bentuk PT. Bisa dipastikan para peserta yang masih CV (Commanditaire Vennootschap) tidak dapat lolos.
Biasanya dokumen yang diminta harus asli dan tidak boleh dalam bentuk scan, fotocopy maupun soft copy. Ini untuk menghindari adanya manipulasi data. Jika peserta tidak dapat menunjukan bukti atau dokumen asli, maka secara otomatis akan digugurkan.
Ini akan membuat adanya kesamaan pemahaman antara peserta dengan penyelenggara atau Kelompok Kerja Pemilihan (Pokja), serta untuk diskusi bila ada masukan atau kemungkinan adanya koreksi dalam dokumen pemilihan tersebut.
Durasi atau waktu lamanya aanwijzing dapat disesuaikan sesuai dengan kompleksitas pekerjaannya. Akan ada diskusi atau tanya jawab antar penyelenggara dengan peserta, agar semua ruang lingkup pekerjaan / proyek yang Diadakan lebih jelas.
Waktu yang diberikan sangat fleksibel, hingga pertemuan dapat diakhiri jika seluruh penjelasan sudah jelas dan semua pertanyaan telah terjawab. Nantinya kumpulan tanya jawab, hasil diskusi, dan seluruh penjelasan akan di masukan kedalam BAPP (Berita Acara Pemberian Penjelasan).
Tentunya proses Aanwijzing diadakan agar kesepakatan atau consensus terjadi antara pemilik dan peserta tender. Beberapa hal yang harus disepakati antara penyelenggara dan peserta tender dalam Aanwijzing adalah:
Peserta harus memahami lingkup pekerjaan yang diikuti dalam lelang. Hal ini bertujuan untuk mengukur apakah peserta mampu mengerjakan pekerjaan tersebut.
Penyelenggara menentukan metode untuk memilih peserta lelang yang akan lolos nantinya. Metode ini biasanya di diskusikan oleh seluruh anggota dari panitia hingga PPK (Pejabat Pembuta Keputusan).
Dokumen penawaran dalam e-procurement akan di upload peserta kedalam web yang telah ditentukan. Biasanya akan tertera tanggal dan jam akhir batas upload dokumen penawaran. Peserta yang upload melebihi batasan waktu tersebut secara otomatis akan gugur.
Semua dokumen yang menjadi syarat umum harus di upload. Ini menunjukan bukti bahwa benar perusahaan memenuhi syarat yang telah diajukan panitia sebelumnya.
Penyelenggara kemudian akan mengevaluasi seluruh dokumen yang diserahkan oleh peserta. Perusahaan yang lolos, kemudian akan memasuki tahap selanjutnya.
Pihak penyelenggara akan mencari sedetail mungkin apakah ada kekurangan, yang sekiranya dapat menggugurkan peserta. Sebab dalam pengadaan pada umumnya hanya akan ada 1 pemenang.
Kontrak memiliki 2 jenis, yaitu Stakes of Procurement Contracts dan Fixed Procurement Contracts. Stakes of Procurement Contracts adalah kontrak yang merinci syarat dan ketentuan untuk suatu proyek atau pengadaan tertentu.
Biaya dalam kontrak ini tidak akurat dan dapat mengakibatkan adanya biaya lain yang keluar. Sedangkan Fixed Price Contract adalah kontrak yang memiliki harga tetap, dimana peserta akan sepakat dalam menyediakan barang dan jasa sesuai dengan nilai kontrak yang telah ditetapkan sebelumnya. Biaya itu diluar dari biaya peralatan, materi, dan biaya tenaga kerja.
Penyelenggara harus menentukan masa berlaku kontrak yang sekiranya wajar dan dapat dipenuhi oleh peserta. Besaran nilai ditentukan oleh penawaran dari peserta atau kesepakatan antara peserta dan penyelenggara.
Peserta wajib mencari penjamin yang akan mengeluarkan uang jaminan. Biasanya dapat meminta tolong bank daerah setempat, dengan cara meminta dokumen yang bernama surat jaminan.
Perhatikan pula apakah ada syarat-syarat lainnya, seperti adanya permintaan barang atau jasa dengan minimum kualitas tertentu. Hal ini untuk menghindari peserta dari pengguguran.
Jika peserta yang lolos tender dipanggil dalam pertemuan Aanwijzing tidak datang, maka peserta pada umumnya akan langsung gugur. Bahkan beberapa penyelenggara akan memberlakukan blacklist bagi peserta yang secara sengaja tidak menghadiri pertemuan.
Walaupun tentunya hal ini tergantung dari kebijakan penyelengara tender. Dimana apabila ternyata peserta sudah ijin untuk tidak hadir dan mengajukan reschedule, apalagi kalau penawaran dari peserta tersebut adalah penawaran yang terbaik diantara yang lain, bisa saja peserta tidak terdiskualifikasi.
Aanwijzing adalah salah satu proses dalam begitu banyak proses procurement. Proses ini dilakukan untuk memperjelas proyek yang akan dijalani pada para peserta , serta memberikan kesempatan untuk penyelenggara untuk melakukan seleksi peserta.
