Phone:+(62-21) 8357385
Apa itu vendor management? Semakin berkembang dan kompleks sebuah bisnis, perubahan tugas guna memenuhi kebutuhan perusahan diperlukan. Seperti mengubah status penyedia barang/jasa menjadi rekanan atau vendor, bukan sekadar sebagai pemasok.
Seperti diketahui, vendor dapat menyediakan hampir semua jenis barang/jasa untuk perusahaan. Rekanan ini dapat berupa produse, pemasok, kontraktor, kreatif, atau siapapun yang memenuhi kebutuhan yang tidak dapat disediakan perusahaan maupun karyawan.
Dalam hal ini, menjadikan penyedia barang/jasa menjadi partner, dibutuhkan sistem yang dapat mengelola vendor, perhitungan dan penanggulangan risiko, hingga manajemen relasi. Sebut saja Vendor Management System.
Kelancaran organisasi supply chain (rantai pasok) maupun nilai terkait lainnya dapat dikatakan bergantung pada vendor management system.
Jika diartikan, vendor management system sendiri adalah pengelolaan vendor atau rekanan yang merupakan bagian dari pengadaan barang dan jas (procurement).
Adapun proses pengelolaan vendor diawali dari permintaan pendaftaran oleh vendor, pemasukan dan pembaruan (input dan update) data-data rekanan, hingga proses verifikasi vendor yang dilakukan oleh panitia lelang.
Berbagai manfaat yang akan diperoleh ketika menggunakan vendor, seperti mempercepat proses, dokumentasi, dan persetujuan pengadaan barang. Kemudian menyatukan informasi, produk, dan layanan vendor, serta mempercepat proses evaluasi pengadaan barang dan jasa.
Singkatnya, keberadaan vendor management system diharapkan dapat membangun hubungan yang harmonis dengan rekanan. Dimana relasi ini dapat saling menguntungkan serta berjalan secara berkelanjutan, sehingga kedua belah pihak dapat terus tumbuh dan sukses bersama.
Sementara itu, jika dijabarkan, ada beberapa tujuan utama dari implementasi vendor management, yaitu sebagai berikut.
Adapun pengguna atau user Vendor Management System terbagi menjadi 2, di antaranya sebagai berikut.
Mengimplementasikan vendor management system dalam perusahaan cukup efektif. Terlebih lagi sistem ini juga memiliki banyak keuntungan, antara lain:
Meningkatkan keuntungan
Implementasi yang tepat akan membuat perusahaan mendapat keuntungan. Hal ini mengingat adanya daftar calon rekanan yang luas akan menghasilkan pilihan tepat, dan pada akhirnya biaya yang dikeluarkan pun lebih murah.
Meningkatkan kekuatan pembelian
Banyaknya pilihan supplier yang terdata dan terjaga akan memungkinkan perusahaan melakukan proses konsolidasi. Sehingga daya beli perusahaan akan meningkat, dengan menurunkan harga pembelian dan meningkatkan pasokan pengadaan barang/jasa yang telah diseleksi sebelumnya.
Meningkatkan kepatuhan
Menggunakan vendor management system akan membuat perusahaan lebih mudah mengatur kepatuan supplier yang ada ketika data-data telah terkumpul. Selanjutnya, komunikasi, dokumentasi, audir, serta proses due diligence juga dapat berjalan dengan tepat.
Manajemen performa lebih baik
Integrasi performa dari keseluruhan penyedia barang/jasa perusahan akan memudahkan untuk melihat bagian mana yang dapat berjalan dengan baik atau justru sebaliknya.
Selanjutnya, keputusan dapat dibuat secara tepat untuk mengatasi masalah tersebut, sehingga performa perusahaan berjalan dengan baik.
Meminimalisir biaya
Bukan hanya memungkinkan untuk mendapatkan harga terendah. Vendor management system juga mampu membuat perusahaan mengurangi biaya yang tidak perlu dikeluarkan. Kuncinya dengan meningkatkan transparansi dengan supplier dan menentukan nilai terbaik dari barang/jasa.
Strategi Sukses Penerapan Vendor
Seperti halnya membangun sebuah bisnis yang memerlukan strategi demi mencapai kesuksesan. Dalam mengimplementasikan vendor management system supaya berhasil juga diperlukan hal serupa. Ada berbagai tips dan strategi guna membuat vendor management system terhindar dari kegagalan, di antaranya sebagai berikut.
Menghadirkan informasi yang transparan
Transparansi atau informasi yang terbuka, baik tentang supplier maupun pengeluaran perusahaan, maka proses transformasi pun akan berjalan lebih lancar.
Kolaborasi vendor
Survei Global Chief Procurement Officer (CPO) menyebut bahwa 23% dari pengusaha fokus pada kolaborasi kegiatan pengadaan perusahaan dengan penyedia barang/jasa.
Dalam hal ini, kerja sama yang baik bukan hanya akan berdampak baik pada hubungan pembeli dan penjual. Melainkan juga akan memberikan keuntungan (nilai dan penghematan) untuk kedua pihak.
Komitmen
Komitmen yang dibangun kedua belah pihak akan menentukan keberhasilan dari kerja sama. Terkait hal ini, perusahaan perlu mendapat komitmen dari vendor guna mendukung strategi perusahaan.
Begitu pula dengan vendor yang perlu mendapatkan hal serupa supaya dapat memasok barang/jasa dengan kualitas dan tingkat pelayanan yang diharapkan.
Mengundang vendor menjadi mitra strategis
Tips ini dapat diterapkan terutama bila vendor merupakan vendor kunci atau prioritas. Tidak ada salahnya untuk mengundang rekanan ini dalam strategic meeting untuk membahas barang yang dipasok oleh mereka.
Dengan strategi ini, vendor tenty aka memberikan ide maupun solusi yang akan menguntungkan perusahaan melalui keahlian mereka, sehingga produk yang dihasilkan dapat lebih berkualitas.
Jangka kerja jasa lebih panjang
Salah satu prinsip dari vendor management system adalah untuk memiliki tujuan demi membangun hubungan jangka panjang antar pembeli maupun penjut.
Tentu saja hal ini akan menguntungkan kedua pihak, karena artinya kepercayaan antar rekan bisnis telah terjalin dengan baik.
Lebih memahami bisnis vendor
Sama seperti perusahaan yang Anda kembangkan atau Anda bekerja, vendor juga memiliki bisnis yang diharapkan dapat memperoleh keuntungan.
Artinya, tidak seharusnya perusahaan terus menekan pengurangan biaya karena hal ini akan memengaruhi dari kualitas barang/jasa dari vendor. Atau lebih buruknya, vendor akan mundur dari status rekanan perusahaan.
Terkait hal ini, vendor management system, diperlukan untuk pengembangan kerja sama, dimana perusahaan ikut berkontribusi dalam meningkatkan pelayanan dari vendor dengan cara memahami bisnis yang dijalankan vendor.
Negosiasi Menguntungkan
Negosiasi yang dilakukan bukan hanya untuk menguntungkan perusahaan, namun juga vendor. Sejalan dengan hal ini, vendor yang baik akan mengedepankan negosiasi yang dapat menguntungkan kedua belah pihak demi mencapai tujuan bersama.
Itulah mengapa, persiapan yang dilakukan sebaik mungkin dan focus pada key issue perlu dilakukan supaya proses negosiasi dapat berjalan dengan efektif dan saling menguntungkan.
Manajemen risiko
Strategi ini merupakan proses identifikasi, penilaian, dan pencegahan adanya risiko pada suplly chain atau rantai pasok perusahaan.
Umumnya, pengadaan yang baik memiliki standar praktik untuk memantai supplier serta memiliki rencana yang nantinya dapat digunakan untuk mengatasi kemungkinan terburuk.
Segmentasi vendor
Pembagian daftar supplier yang tepat akan memengaruhi kesuksesan implementasi vendor management system perusahaan.
Sebagai contoh penggunaan Deloitte Priority Model yang merupakan Supplier Relationship Management (SRM). Dimana perusahaan dapat membuat klasifikasi menggunakan matriks Kraljic untuk memetakan vendor menjadi 4 kelompok dengan kunci “risiko dan keuntungan”.
Proses Vendor Management System
Vendor yang sesuai dengan kebutuhan dan kriteria perusahaan tentu akan tidak muncul begitu saja. Ada beberapa proses dan tahapan yang perlu dilakukan oleh vendor management untuk mendapatkannya, seperti ulasan berikut.
Menentukan kualifikasi vendor
Proses pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan vendor yang memiliki kemampuan dan mampu memenuhi kualifikasi perusahaan. Tahap ini sendiri dibagi menjadi dua, yaitu pre-kualifikasi yang terjadi ketika vendor melakukan pendaftaran. Selanjutnya proses re-kualifikasi, yaitu penilaian yang dilakukan ketika vendor sudah terdaftar dan aktif.
Orientasi vendor
Setelah menentukan vendor yang sesuai dengan kualifikasi, selanjutnya rekanan ini akan terdaftar di database perusahaan. Tahao ini mencakup pengumpulan serta penyimpanan data yang relevan dalam satu database terpusat.
Pemesanan dan Pengiriman
Umumnya, proses pemesanan barang/jasa akan diawali dengan adanya pembuatan kontrak atau pun purchase order yang telah terspesifikasi dalam Terms of Reference (TOR)/Scope of Work (SOW) perusahaan dengan vendor terpilih. Setelah proses ini dilakukan, selanjutnya proses pengiriman dilakukan.
Proses pembayaran vendor
Pasca barang/jasa diterima, dilakukan pemeriksaan, apakah invoice dengan purchase order yang ada cocok atau sebaliknya. Tahap three way matching yang dilakukan ini akan membuat perusahaan dapat memeriksa dan melakukan proses pembayaran terhadap vendor dengan mudah.
Vendor offboarding
Kontrak atau hubungan jangka panjang perusahaan dan vendor akan berakhir sesuai waktu yang ditentukan. Setelah sampai pada tahap ini, perusahaan wajib untuk segera menghapus data dari sistem guna mencegah kelalaian maupun kehilangan biaya dan waktu.
Pada akhirnya, setelah proses implementasi vendor management system berjalan, perlu disadari bahwa ada aspek ‘manusia’ yang terlibat dalam menjalankan semua tahap tersebut.
Vendor yang direpresentasikan sebagai seseorang, juga memiliki sifat-sifat seperti manusia pada umumnya. Membangun hubungan baik dengan mereka pun dapat dilakukan seperti halnya berinteraksi dengan orang-orang sekitar. Karena mereka dapat dikatakan merupakan asset berharga perusahaan.
Dengan terciptanya hubungan baik antara penyedia barang/jasa, terutama mereka yang kritis terhadap perusahaan merupakan salah satu kegiatan prioritas. Ketika relasi jangka panjang terjadi, hal ini pun akan memberikan dampak signifikan pada performa transaksi dan akan menguntungkan perusahaan.
Pada intinya, vendor management system merupakan pengelolaan vendor atau rekanan yang merupakan bagian dari pengadaan barang dan jas (procurement).
Dengan menerapkan vendor management yang sesuai serta memiliki strategi implementasi tepat akan memberikan keuntungan bagi perusahaan.
Singkatnya, manfaat seperti mempercepat proses, dokumentasi, dan persetujuan pengadaan barang; menyatukan informasi, produk, dan layanan vendor, serta mempercepat proses evaluasi pengadaan barang dan jasa akan didapat jika menerapkan sistem ini.
Untuk membuat penerapan vendor sukses, ada beberapa strategi yang perlu diperhatikan, mulai dari transparansi informasi, komitmen, kolaborasi vendor, melakukan kerja sama dengan jangka waktu panjang, memahami bisnis vendor, hingga melakukan manajemen risiko.
