Phone:+(62-21) 8357385
Kesuksesan suatu bisnis tak akan lepas dari pihak yang bernama vendor. Tentunya, supaya dapat membangun hubungan dengan suatu vendor sebagai mitra bisnis yang strategis, Anda membutuhkan sistem yang bernama vendor management.
Vendor management akan membantu suatu perusahaan supaya dapat meningkatkan dan mengembangkan bisnisnya dengan baik. Sayangnya, beberapa orang masih belum tahu apa itu vendor management. Oleh sebab itu, disini akan dijelaskan secara lengkap seputar vendor management untuk Anda. Pastikan untuk membaca dari awal sampai akhir supaya dapat memahaminya dengan baik, ya.
Table of Content
Apa Itu Vendor Management?
Tujuan Vendor Management
Tahapan Vendor Management
Strategi Jitu Vendor Management
Keuntungan Vendor Management
Apa Itu Vendor Management?
Vendor management merupakan suatu pengelolaan vendor atau rekan kerja yang termasuk dalam bagian dari pengadaan barang serta jasa (procurement). Vendor management ini dapat memberikan dampak yang baik untuk kemajuan perusahaan.
Dalam suatu proses pengelolaan vendor, biasanya akan diawali dengan proses permintaan pendaftaran oleh vendor, pemasukan serta pembaharuan data-data vendor, hingga proses verifikasi yang dilakukan oleh panitia lelang.
Sederhananya, vendor management akan dibentuk untuk tujuan mendapatkan transparansi keseluruhan terkait aspek pengadaan perusahaan, baik itu pada bagian data dan informasi yang ada kaitannya dengan penyedia barang serta jasa. Menariknya, jika tujuan mereka tercapai, maka perusahaan pun akan mendapatkan keuntungan yang cukup besar nantinya.
Tujuan Vendor Management
Selain itu, ada beberapa tujuan utama dari vendor management yang harus Anda tahu, yaitu:
Tahapan Vendor Management
Setelah mengetahui beberapa tujuan utama dari vendor management, kini saatnya Anda mulai menyimak tahapan-tahapan vendor management system sendiri, yaitu:
Tahapan pertama adalah Anda bisa menentukan apakah vendor bisa memiliki kemampuan dalam memenuhi segala kebutuhan perusahaan. Dalam hal ini, ada 2 jenis kualifikasi yang akan dilakukan, yaitu saat vendor akan mendaftar dan ketika vendor mulai aktif atau sudah terdaftar.
Jika vendor telah mendapatkan persetujuan, maka vendor itu akan mulai terdaftar sebagai mitra kerjasama perusahaan. Proses ini terdiri dari menyimpan hingga mengumpulkan data yang relevan dalam satu pusat database.
Tahap selanjutnya adalah proses pemesanan serta pengiriman, dimana akan dimulai dengan menggunakan suatu kontrak atau purchase order. Biasanya, hal ini akan terspesifikasi dalam TOR/SOW Anda bersama vendor yang sudah terpilih.
Apabila barang atau jasa sudah diterima dengan baik, maka pembeli harus mencocokkan invoice dengan purchase order yang telah ada. Disini, akan dilakukan proses three way matching, dimana pembeli akan melakukan pemeriksaan dengan mudah serta proses pembayaran terhadap vendor pun dapat diselesaikan secara praktis.
Ketika kontrak sudah selesai atau kerjasama kedua belah pihak telah berakhir, maka penting sekali bagi perusahaan untuk menghapus semua data dari sistem supaya mencegah kehilangan biaya maupun data lainnya.
Tentunya, menciptakan hubungan baik dengan supplier merupakan kegiatan utama yang mesti dilakukan oleh sebuah perusahaan. Oleh sebab itu, vendor management penting sekali dilakukan supaya memberikan dampak signifikan bagi perusahaan itu sendiri. Bahkan, hal ini pun dapat memberikan keuntungan jangka panjang bagi perusahaan dengan vendor yang bersangkutan.
Strategi Jitu Vendor Management
Ada beberapa strategi jitu vendor management yang bisa Anda ketahui supaya proses implementasi vendor management dapat berjalan lancar dan sukses, yaitu:
Dengan adanya keterbukaan terhadap informasi mengenai supplier serta pengeluaran perusahaan yang transparan, maka proses transformasi pun dipastikan bisa berjalan dengan lancar.
Kolaborasi yang sukses dapat menghasilkan hubungan baik bagi perusahaan, baik itu kepada pembeli maupun penjual. Sebuah survei dari GLOBAL CPO Survey, terdapat 25% para pengusaha lebih fokus terhadap kolaborasi kegiatan pengadaan perusahaan dengan penyedia barang serta jasa. Kolaborasi yang sukses dapat memberikan hasil terbaik serta keuntungan nyata untuk kedua belah pihak.
Strategi vendor management berikutnya Anda harus mampu memiliki tujuan yang tepat supaya dapat membangun hubungan kerjasama jangka panjang antara penjual serta pembeli.
Perlu Anda tahu bahwa memiliki pembagian tepat untuk daftar supplier yang dimiliki akan mempengaruhi suksesnya implementasi dari vendor management yang sudah dibentuk bagi perusahaan.
Sebagai contoh, perusahaan dapat menggunakan matriks Kraljic supaya dapat membagi vendor menjadi 4 kelompok dengan mempertimbangkan segala risiko serta manfaatnya.
Management risiko vendor ini adalah suatu proses identifikasi, penilaian serta pencegahan resiko pada supply chain perusahaan. Seorang pengadaan terbaik tentu memiliki standar praktik untuk memantau supplier yang ada serta memiliki rencana-rencana berupa strategi, implementasi serta performa perusahaan.
Keuntungan Vendor Management
Setelah mengetahui penjelasan di atas, Anda pasti penasaran apa saja keuntungan yang akan didapatkan perusahaan saat membentuk vendor management, bukan?
Di bawah ini ada beberapa keuntungan dari vendor management, yaitu:
Perusahaan akan mendapatkan pilihan yang terbaik seperti calon mitra yang luas, mendapatkan pilihan yang tepat sesuai kemampuan perusahaan dan lainnya. Dengan begitu, perusahaan pun bisa mengefisiensikan pengeluaran dengan baik.
Perusahaan dapat meningkatkan daya beli dengan menurunkan harga pembelian dengan pengadaan yang lebih besar dari supplier terdaftar. Hal ini pun bisa menjadi salah satu alasan untuk menjaga hubungan baik dengan para supplier.
Keuntungan vendor management berikutnya perusahaan dapat lebih mudah mengatur supplier berdasarkan data yang telah dikumpulkan dengan baik. Oleh sebab itu, proses komunikasi, dokumentasi hingga audit pun dapat berjalan secara lancar.
Melalui performa keseluruhan data yang terintegrasi dengan baik, perusahaan pun bisa melihat kinerjanya sendiri, apakah sudah baik atau tidak. Hal ini pun dapat menjadi sumber pengambilan keputusan yang tepat bagi perusahaan.
Menggunakan vendor management tak hanya membuat perusahaan mendapatkan harga yang murah dari supplier. Tetapi, perusahaan bisa melihat transparansi dari supplier, menentukan nilai produk terbaik, serta melihat biaya tak terduga nantinya.
Itulah informasi mengenai vendor management yang mesti Anda ketahui dengan baik. Tentunya, hal ini sangat penting bagi perusahaan supaya dapat memperoleh keuntungan yang tepat serta kerjasama baik. Oleh sebab itu, bagi Anda yang tertarik untuk melakukan vendor management, maka bisa melalui Promise dengan cara klik disini sekarang!
