Phone:+(62-21) 8357385
Dalam kegiatan bisnis sehari - hari, baik pelaku bisnis maupun perusahaan sering dihadapkan dalam suatu situasi di mana mereka harus dapat memastikan pekerjaan yg akan mereka lakukan maupun vendor yg akan mereka ajak kerjasama terlaksana dengan baik. Untuk memastikan hal tersebut, tentunya kita tahu bahwa penggunaan kontrak kerjasama merupakan hal yang mutlak dipersiapkan dan dilakukan sebelum pekerjaan sesungguhnya dimulai.
Namun, kerap kali kita mendengar bahwa ada beberapa perusahaan yang mengalami kerugian atau proyek tidak berjalan sebagaimana mestinya, bukan karena ketidakmampuan, namun karena kontrak kerjsama yang seharusnya menjadi acuan dari kedua belah pihak yang bekerjasama tidak dipersiapkan dengan baik. Singkat kata, karena persiapan yang kurang matang sehingga menyebabkan proyek tidak berjalan sebagaimana mestinya atau diluar dari waktu yang telah disepakati
Terkadang beberapa kontrak kerjasama tidak dibuat secara mendetail atau kedua belah pihak belum terlalu memahami hak dan kewajiban yg tertuang dalam kontrak serta batasan-batasan yang ada (scope of work). Padahal, esensi dari kejelasan sebuah kontrak kerjasama beserta kelengkapannya adalah sebuah tolok ukur awal untuk pelaksanaan pekerjaan karena tentunya semua akan berawal dan mengacu pada dokumen tersebut.
Oleh karenanya, untuk menghindari hal tersebut, hendaklah ada beberapa hal yang harus kita perhatikan serta mulai terapkan terkait pembuatan kontrak kerjasama, diantaranya adalah :
Setiap tahun perusahaan akan selalu memiliki anggaran untuk proyek-proyek tertentu dari setiap divisi, seperti contohnya anggaran pengadaan keperluan ATK (Alat Tulis Kantor), event (acara bulanan dan acara tahunan internal maupun permintaan klien), dan jasa yang dibutuhkan dalam mengupayakan kelancaran bisnis suatu perusahaan. Setiap perusahaan dengan good corporate governance tentunya memahami bahwa setiap anggaran harus disajikan secara mendetail seberapa penting dan nilainya terhadap keberlangsungan perusahaan.
Dalam pengumpulan list vendor yang terkait, tim procurement perusahaan dituntut harus mendetail dalam melakukan survey terkait info-info yang dibutuhkan seperti bentuk usaha, susunan anggota internal vendor, dan juga klien yang pernah bekerja sama dengan pihak tersebut. Tidak luput juga terkadang diperlukan untuk melakukan survey secara quantitative maupun qualitative agar perusahaan mendapatkan vendor dengan performa yang bagus dan sesuai kebutuhan. Dengan survey tersebut kita bisa mendapatkan list vendor dengan berbagai macam ulasan dari berbagai pihak. Pastikan juga lisensi dari vendor tersebut dijamin perlindungannya oleh negara serta hal-hal yang bersifat administratif lainnya berasal dari sumber yang memiliki kejelasan. (source: https://cipta-kreasi.com/2020/waspada-jangan-tanda-tangan-kontrak-kerja-dengan-kontraktor-sebelum-tahu-5-hal-ini/ )
Dengarkan secara seksama dari pihak vendor, hal-hal apa saja yang mereka butuhkan untuk pengerjaan proyek, tingkat kesanggupan vendor dalam pengerjaan serta infrastruktur atau armada yang mereka miliki. Dalam hal hak sebagai vendor, perusahaan sebagai pemberi pekerjaan juga membutuhkan kemapuan negosiasi utuk memperkuat kontrak kerja yang dapat dirasakan proporsional oleh kedua belah pihak.
Periode pengerjaan proyek tersebut juga harus dijelaskan secara detail dari awal hingga akhir pengerjaan termasuk dengan langkah-langkah serta milestone hal ini dibutuhkan agar pekerjaan bisa termonitor dengan baik yang pada akhirnya akan membuahkan hasil yang berkualitas dan tepat waktu.
Tidak luput juga syarat-syarat dan ketentuan harus dapat dipahami dan disepakati Bersama oleh kedua belah pihak. Baik dari sisi perusahan, vendor, maupun pihak eksternal lainnya seperti contohnya regulasi pemerintah, badan pengawas dan lain-lain yang memiliki pengaruh terhadap keberlangsungan pekerjaan yang tercantum di dalam kontrak
Hal lain yang tidak kalah pentingnya yaitu menentukan periode pembayaran yang harus diselesaikan. Keterbukaan terhadap keterangan angsuran pembayaran, tata cara pembayaran, serta langkah yang harus diambil apabila terjadi hambatan dalam pelunasan, penting untuk tercantum dalam kontrak kerjasama agar kedua belah pihak dapat memahami dan menjalankan prosedur yang ada.
Tips-tips di atas merupakan beberapa cara yang diterapkan dalam melengkapi pembuatan kontrak secara general dan lengkap. Produk kami Promise Contract Management juga bisa membantu ada dalam melengkapi kebutuhan kontrak secara efisien dan meminimalisir kesalahan dalam pembuatan, hubungi kami untuk informasi lebih lanjut
