17 Agt 2020

Strategic Sourcing to reach Best Procurement Strategy

Seperti yang telah kita pahami sebelumnya, pengertian purchasing di dalam Bahasa Indonesia memiliki arti pembelian yang dalam suatu organisasi berarti suatu proses pemesanan barang atau jasa untuk digunakan oleh perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Divisi purchasing memiliki peran untuk melakukan pembelian yang diminta oleh divisi lain di dalam perusahaan.

 

Definisi purchasing

Lalu, pada proses pembeliannya dibutuhkan strategi yang tepat untuk mendapatkan hasil yang terbaik dalam memenuhi kebutuhan perusahaan. Dengan menggunakan strategic sourcing, seorang procurement akan mendapatkan hasil pengadaan yang tepat berdasarkan kategori vendor yang tepat serta jenis kebutuhan barang yang tepat.

Bagaimana seroang procurement dapat menciptakan strategic sourcing yang tepat? Mari kita bahas lebih lanjut

Strategic Sourcing

Tahapan Level Pengadaan

Pengertian singkat Strategic sourcing adalah dimana seorang procurement melakukan pengadaan dengan cara berkolaborasi dengan vendor rekanan, sehingga dapat diciptakan sistem pengadaan yang akurat dan sistematis sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Dalam pelaksanaannya, strategic sourcing  memiliki beberapa target agar semua dapat tercapai dengan baik, yaitu :

1. Memiliki perencanaan Procurement yang lebih baik.
2. Lead time proses procurement yang lebih cepat.
3. Mengurangi biaya dengan tetap menjaga kualitas & service.
4. Mendapatkan optimalisasi rantai supply internal & eksternal dengan mengelola inventarisasi berdasarkan komoditi.
5. Melibatkan supplier dalam perencanaan perusahaan agar selaras dengan  strategi bisnis dan operasionalnya.
6. Membangun posisi kompetitif melalui continuous improvement & add value dengan supplier.

Langkah Langkah Strategic Sourcing

Ada beberapa langkah yang harus dilakukan oleh divisi procurement untuk mencapai tingkat strategic sourcing, yaitu:

1. Category Profiling
2. Select Sourcing Strategy
3. Generate Supplier Portfolio
4. Select Implementation Path
5. Negotiate and Select Supplier
6. Integrate Supplier
7. Monitor Supplier Performance

Apa saja pengertian dan tujuan dari tahapan tahapan tersebut? Yuk, kita bahas lebih lanjut

Category Profiling

Tujuan: untuk memahami pengeluaran internal dari organisasi terhadap informasi produk dan pasar eksternal.

Dengan menggunakan metoda Spend Analysis, Market Analysis, dan Needs Analysis, anda dapat mengetahui tingkah laku belanja perusahaan melalui cara yang sistematis dari history pembelian perusahaan. Barang apa yang paling banyak dibeli, supplier mana yang paling valuable, kapan waktu paling banyak dilakukan pengadaan dan user mana yang paling sering melakukan pengadaan, serta menyocokkan dengan kebutuhan pengadaan anda. Dengan menganalisa data-data tersebut, anda dapat mengetahui profil pembelian perusahaan anda

Select Sourcing Strategy

Sourcing Strategy untuk setiap kategori atau sub kategori

Pengelompokan kebutuhan berdasarkan 4 jenis pengadaan dengan menggunakan Kraljic Matrix. Pengelompokkan tersebut dibagi menjadi :

• Routine Material : Barang-barang yang rutin dan sering dibeli oleh perusahaan dan memiliki supplier yang banyak (contoh : ATK): joint procurement, direct PO
• Leverage Material : contoh PC, Laptop. Kompetisi Supplier ada banyak, jenis barang banyak. Dapat dilakukan dengan bulk purchasing.
• Bottleneck Material : Contoh; Sparepart alat produksi. Barang tersebut sangat mempengaruhi proses produksi, namun barang tersebut banyak alternative di pasar, namun supplier yang ada cukup terbatas. Direct Appoinment / Penunjukkan Langsung
• Core Competency Material : Barang barang strategic yang sangat dibutuhkan perusahaan. Contoh, trafo pada perusahaan pembangkit listrik. Complexitas proses pembelian yang cukup tinggi.

Kraljic Matrix
https://en.wikipedia.org/wiki/Kraljic_matrix

Dengan melakukan pengelompokkan positioning, kita dapat mengetahui dan merencanakan tipe/model pengadaan yang perlu dilakukan agar proses pengadaan menjadi lebih efektif dan efisien.

Generate Supplier Portfolio

Memperluas base Supplier dan mengidentifikasi semua Supplier yang ada, Supplier potensial yang terbatas. Dengan mengumpulkan supplier yang qualified semakin mudah kita mengkategorisasi supplier yang cocok dengan metoda pengadaan yang akan kita lakukan berdasarkan segmentasi yang sudah kita tentukan sebelumnya dengan menggunakan Kraljic Matrix.

Select Implementation Path

Bagaimana proses pengadaan yang harus dilakukan untuk mendapatkan hasil yang terbaik berdasarkan pengelopokkan supplier yang telah dilakukan sebelumnya.

Implementation Path

Negotiate and Select Supplier

Bagaimana distribusi RPF/RFQ terbaik kepada supplier berdasarkan metoda terbaik. Selain itu kita harus membuat Owner Estimate (OE)/Harga Perkiraan Sementara (HPS) yang nantinya akan dijadikan bahan negosiasi kepada vendor yang akan kita tunjuk.

Integrate Supplier

Mengupdate proses & prosedur, perencanaan implementasi, kontrak & KPI kontrak.

Dalam implementasi pekerjaan yang dilakukan, bisa terjadi perkembangan dan perubahan di lapangan, sebagai procurement yang baik, kita harus dapat mengintegrasi supplier-supplier kita dengan memberikan win-win solution dengan melakukan pengembangan proses Bersama-sama.

Monitor Supplier Performance

Dengan membangun hubungan baik antara perusahaan dengan supplier, kita akan mendapatkan hasil terbaik pada proses pengadaan kita. Kita dapat melakukan performance evaluation dengan memberikan reward & punishment kepada vendor rekanan kita.

Bagaimana Promise Dapat Membantu Anda?

Tidak dapat dipungkiri teknologi sangat diperlukan di dalam melakukan proses strategic sourcing. Dengan menggunakan Promise, dimulai dari Promise Enterprise Spend Monitoring, user dapat memantau pengeluaran perusahaan dan mendapatkan history pengadaan yang nantinya dapat digunakan untuk melakukan perencaan perusahaan kedepannya.

Selain itu, modul vendor management dapat mensegmentasikan vendor yang anda miliki, serta menilai kinerja vendor rekanan kita. Kemudian dilengkapi dengan procurement management untuk memantau proses pengadaan dan kontrak management untuk menjaga kontrak antara perusahaan dengan vendor yang menjalankan perkerjaan.

Anda dapat mengunjungi halaman product di website kami untuk mengetahui lebih detail fungsi dan manfaat dari modul-modul Promise.

Kesimpulan

Jadi, itulah Langkah-langkah yang dapat kita lakukan untuk mencapai tingkat strategic sourcing di perusahaan anda, dan bagaimana Promise, sebagai aplikasi pengadaan terintegrasi dapat membantu anda melaksanakan rencana pengadaan anda.

Selain itu anda juga bisa mempelajari bagaimana cara membuat supplier relationship yang baik, https://promise.co.id/creating-incredible-supplier-relationship/ , yang berjalan dengan langkah-langkah pembuatan strategic sourcing.

Strategic Sourcing to reach Best Procurement Strategy merupakan rangkaian Promise Webinar, yang dapat anda saksikan rekaman ulangnya di youtube

Kembali ke Daftar