Phone:+(62-21) 8357385
Apa itu SOP? Standar Operasional Perusahaan atau yang sering disebut dengan SOP merupakan prosedur wajib untuk setiap badan usaha maupun hanya sekedar organisasi. Tujuan dari adanya prosedur ini adalah untuk membantu jalannya kegiatan operasional perusahaan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan bersama. Sop adalah prosedur tertulis yang menjelaskan bagaimana sebuah organisasi beroperasi, dan berinteraksi dengan pihak luar, serta mengatur interaksi antara departemen di dalamnya.
SOP sendiri tidak hanya mengatur standar seluruh perusahaan, namun standar operasional per divisi juga perlu disusun. Untuk menyusun prosedur standar memang tidak bisa sembarangan atau asal sesuai dengan keiinginan diri sendiri. Ada beberapa tahapan yang perlu dilakukan untuk dapat menghasilkan SOP yang benar-benar matang, sehingga dapat membantu meningkatkan profesionalitas perusahaan.
Untuk membuat SOP yang sesuai dan turut membangun perusahaan tidak bisa hanya satu kali percobaan. Trial & error sangatlah penting hingga mendapatkan prosedur standaryang diharapkan. Sebelum melakukan pengetesan tersebut, ada baiknya jika mengikuti tahapan berikut:
Perhatikan apakah perusahaan memiliki divisi yang berbeda atau menjadi satu kesatuan (tidak ada pemisahan divisi). Jika ada divisi, maka persiapkan setiap managernya untuk turut membantu dalam menyusun SOP. Sebab yang paling mengetahui kegiatan operasional masing-masing divisi tersebut adalah menagernya.
Kumpulkan anggota perusahaan, mulai dari manager per divisi (wajib), pemimpin atau CEO (tidak wajib), HRD (wajib), wakil direktur (wajib), dan orang dengan jabatan lainnya yang kiranya dibutuhkan dalam membuat prosedur standar.
HRD di wajibkan ikut karena dianggap paling mengerti tentang SDM (Sumber Daya Manusia) perusahaan. Sedangkan wakil direktur guna mewakilkan direktur untuk menyetujui atau tidak prosedur standar yang diajukan.
Menentukan bersama tujuan perusahaan atau visi dan misi, kemudian mengaplikasikannya dalam SOP yang akan disusun. SOP harus mendukung terwujudnya tujuan perusahaan melalui SDM dan proses operasional sehari-hari yang diatur lewat SOP.
Key Performance Index adalah suatu nilai kuantitatif yang digunakan untuk mengukur efektivitas dari sebuah kegiatan bisnis untuk mencapai objektif strategis perusahaan. Sehingga, diaplikasikannya sebuah prosedur standar dalam sebuah perusahaan, sudah jelas bertujuan untuk membantu anggota perusahaan untuk mencapai objektif tersebut.
Contoh KPI misalnya: jumlah pelanggan perbulan, jumlah produksi perbulan, jumlah pengunjung situs perbulan. Sedangkan dalam konteks KPI untuk prosedur standar, tujuannya adalah untuk melihat apakah SOP ini akan bisa meningkatkan produktivitas dari sebuah organisasi. Contoh KPI; peningkatan aftersales service perbulan (berapa servis yang bisa diselesaikan dalam sebulan), atau misalnya peningkatan transfer data antar departemen (berapa jumlah peningkatan data antar departemen) dan sebagainya.
Perlu diingat bahwa, penyusunan prosedur standar selain sesuai dengan tujuan perusahaan, harus sesuai dengan pertauran undang-undang ketenagakerjaan. Jika tidak, maka karyawan berhak menuntut perusahaan. Setelah melalui 3 tahapan diatas, maka perlu adanya trial & error hingga mendapatkan prosedur standar yang sesuai.
Setidaknya diperlukan waktu 1 kuartal (3 bulan) untuk dapat menilai hasil kerja SOP. Sebab laporan keuangan juga digunakan sebagai landasan penilaian. Setelah masa 1 kuartal, tim perencanaan SOP wajib melakukan evaluasi kinerja melalui beberapa tahapan berikut:
1. Diskusi performa 1 kuartal. Pada akhir periode kumpulkan tim penyusun prosedur standar untuk dimintai penilaian terhadap penerapan prosedur standar selama 1 kuartal. Apakah ada yang harus diperbaiki? Apakah sudah tepat sasaran? Atau mungkin ada saran dari bawahan mereka? Semua harus dipertimbangkan, sebab perusahaan bisa berjalan karena adanya kerjasama dari semua pihak.
2. Buatlah jurnal / log perubahan & rencana perubahan SOP ke tahap berikutnya. Agar diketahui dan dapat di monitor kenapa setiap konten prosedur diubah, dan dapat dipantau yang mana proses yang dapat digunakan dan yang mana yang tidak.
3. Bandingkan antara kompetensi yang dimiliki karyawan dengan standar yang berlaku di perusahaan. Sehingga standar tersebut dapat dilaksanakan tanpa hambatan yang dikarenakan kekurangan kompetensi. Adakah kompetensi yang harus diperoleh oleh para pelaksana prosedur standaruntuk memperbaiki kinerja pelaksanaan? Kalau ada maka proses tersebut harus diperbaiki atau harus ada peningkatan kompetensi pegawai.
4. Jalankan kembali SOP yang telah dievaluasi dan direvisi selama 1 kuartal berikutnya. Kemudian kembali evaluasi pada akhir periode. Ulangi langkah yang sama, agar perencanaan dan pelaksanaan SOP baru ini dapat berhasil dieksekusi oleh para pelaksana.
Jalankan terus pengetesan efektivitas ini. Hingga benar-benar menemukan prosedur yang dapat memebantu anggota organisasi untuk mencapai visi dan misi perusahaan. Jangan ragu untuk trial & error, sebab kesalahan dapat ditemukan saat penerapan berlangsung.
Selalu minta saran pada setiap anggota dalam perusahaan, khususnya manager per divisi, sebab mereka yang paling mengerti tentang anggota divisi tersebut. Jika dilakukan dengan benar dan sesuai tahapan diatas, maka pasti akan tercipta prosedur yang efektif dan meningkatkan kinerja perusahaan. Semoga bermanfaat!
