Phone:+(62-21) 8357385
Rfx adalah salah satu aktifitas yang sering dijumpai pada saat proses pengadaan barang dan jasa tak terkecuali di perusahaan-perusahaan di Indonesia. Namun, sepertinya masih banyak yang belum paham mengenai bagaimana cara melakukan Rfx yang benar dan hanya sebatas melakukan apa yang sudah biasa dilakukan oleh senior atau berdasarkan arahan yang telah diberikan.
Pada kesempatan kali ini, kita akan mencoba sedikit menggali mengenai apa itu Rfx dan bagaimana cara melakukannya dengan benar.
Rfx itu sendiri merupakan aktifitas procurement pada saat melakukan sourcing yang cukup penting untuk memastikan bahwa barang dan supplier yang akan kita cari memang tepat untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Rfx terbagi menjadi tiga proses yaitu RFI (Request for Information), RFP (Request for Proposal) dan RFQ (Request For Quotation), meskipun pada beberapa kasus ada juga yang menambahkan RFB (Request for bidding).
Request For Information (RFI)
RFI adalah sebuah proses untuk melakukan pencarian informasi terhadap barang/jasa yang dibutuhkan. Biasanya RFI dilakukan Ketika kita sebagai user belum memahami betul terhadap apa yang sebenarnya kita butuhkan atau apabila barang/jasa tersebut adalah sesuatu yang baru bagi kita. Sebagai ilustrasi, anggap kita akan bepergian dari Jakarta ke Surabaya dan kita tidak tahu bagaimana cara untuk mencapai ke sana, akhirnya kita mencari informasi keberbagai jasa transportasi dan didapatlah bahwa untuk mencapai Surabaya, kita bisa menggunakan bis, kereta atau pesawat. Dari case tersebut, bisa diambil intisari bahwa kita mempunyai permasalahan yaitu akan bepergian ke Surabaya, namun kita tidak tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai Surabaya, kemudian muncullah beberapa solusi yang berbeda-beda namun tujuannya sama dapat mengatasi permasalahan tersebut. Artinya, pada RFI ini, kita pada dasarnya mencari informasi mengenai solusi-solusi yang dapat mengatasi permasalahan yang perusahaan kita miliki.
Request for Proposal (RFP)
Setelah kita mendapat semua solusi yang ditawarkan terhadap permasalahan yang kita dapat dari beberapa penawaran vendor, kita memutuskan akan menggunakan solusi yang mana yang sekiranya akan lebih cocok untuk mengatasi permasalahan tersebut, namun kita belum terlalu paham mengenai detail teknis dari solusi tersebut, maka kita dapat mengeluarkan RFP. Dari contoh case di atas, misalkan kita akan menggunakan solusi pesawat untuk mencapai Surabaya, dan ditemukan bahwa terdapat banyak maskapai yang memiliki tujuan ke Surabaya, akhirnya untuk menentukan maskapai yang akan kita gunakan, kita secara specifik meminta informasi mengenai fitur-fitur apa saja yang diberikan oleh masing-masing maskapai. Dari sini dapat disimpulkan bahwa focus pada RFP sudah jelas bahwa kita akan mencari solusi A namun kita perlu tahu lebih specific terhadap vendor-vendor yang memiliki solusi yang sama sehingga dapat menentukan pertimbangan vendor-vendor yang capable dan terbaik untuk menentukan solusi tersebut.
Request for Quotation (RFQ)
Dari RFP, kita sudah menentukan parameter-parameter apa saja yang sudah menjadi pertimbangan untuk menentukan vendor yang terbaik. Dari vendor-vendor tersebut, maka kita akan mengirimkan permintaan penawaran harga atau RFQ terhadap vendor-vendor yang sudah kita pilih pada saat proses RFP sehingga kita dapat mendapatkan informasi specifi terhadap harga penawaran terhadap solusi yang akan kita minta.
Pada dasarnya, pada saat RFI memungkinkan untuk melakukan permintaan informasi harga namun biasanya dari vendor akan mengirimkan informasi berupa pricelist karena vendor pun masih belum terlalu tahu mengenai apa yang sebenarnya kita butuhkan.
| Tujuan | Output | |
| RFI | Mencari informasi mengenai solusi yang dapat diimplementasikan terhadap permasalahan yang dihadapai oleh user. | Informasi berupa solusi (kemungkinan beragam) yang dapat diimplementasikan terhadap issue yang dihadapi. |
| RFP | Mencari detail teknis mengenai spesifikasi solusi yang diberikan dari mulai cara pengerjaan, bahan baku, dll | Penentuan parameter yang akan dijadikan pertimbangan pada proses RFQ |
| RFQ | Meminta penawaran harga specific | Mendapatkan penawaran untuk solusi yang dibutuhkan |
Flow RFx tidak harus semua dilakukan, beberapa kasus yang biasa dilakukan:
Semoga artikel ini dapat membantu anda memahami bagaimana proses pengumpulan informasi mengenai kebutuhan barang ataupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan anda, sehingga anda dapat mempraktikkan dengan benar dalam proses pengadaan yang akan anda lakukan dikedepan harinya.
konsultasiPromise sebagai penyedia aplikasi pengadaan terintegrasi, yang memiliki modul lengkap yang dapat memenuhi kebutuhan pengadaan anda, dapat membantu anda dengan memberikan konsultasi mengenai pembuatan SOP Pengadaan, tatacara pengadaan yang tepat untuk perusahaan anda, dan proses pengadaan yang efisien, agar anda mendapatkan proses pengadaan yang efektif dan eifisien. Hubungi kami untuk mengetahui bagaimana anda bisa mendapatkan layanan
