Phone:+(62-21) 8357385
Dalam sebuah bisnis pastinya memiliki berbagai macam bagian yang punya fungsi masing-masing. Misalnya saja bagian finance yang berfungsi sebagai kontrol keuangan perusahaan atau bisnis. Ada sebuah bagian yang penting dalam sebuah bisnis yaitu procurement management.
Bagian ini mengambil peran penting dalam sebuah proses pengadaan. Maka dari itu, Anda perlu memahami manfaat serta betapa pentingnya bagian ini dalam proses bisnis. Selain itu, pahami juga definisi hingga cara kerjanya secara singkat.
Sebelum memahami manfaat dari sistem procurement management, Anda perlu mengetahui dulu definisi dari prinsip dari bagian ini. Procurement sendiri merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan oleh perusahan untuk membeli barang. Jenis barang apa saja yang dibeli? Jenisnya bermacam-macam.
Misalnya saja mesin produksi, bahan bangunan, peralatan usaha hingga jasa yang memang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan bisnisnya. Mungkin sering muncul pertanyaan bahwa mengapa perusahaan membutuhkan bagian ini? Tentu saja tujuannya untuk membantu perusahaan agar mendapatkan barang yang diinginkan.
Ketika membutuhkan sebuah barang, tentu perusahaan ingin mendapatkan kebutuhannya dengan baik. Kebutuhan yang baik ini baik dari segi kualitas, lokasi, waktu pengerjaan dan yang terutama adalah soal harga.
Pastinya bagian ini juga berfungsi agar biaya yang dikeluarkan perusahaan sekecil mungkin. Namun dengan mendapatkan barang yang tetap berkualitas. Dengan demikian perusahaan bisa mendapatkan untung yang lebih besar. Maka dari itu, penting bagi perusahaan menerapkan sistem procurement management.
Tak hanya untuk mendapatkan harga yang lebih murah, sistem ini akan memberikan manfaat bagi perusahaan. Maka tak heran jika hampir semua perusahaan besar memiliki sistem ini untuk membantu proses pengadaan. Berikut ini penjelasan selengkapnya dari manfaat sistem procurement management.
Sistem pengadaan harus dibuat ringkas dan jelas. Maka dari itu, dibutuhkan tim yang memiliki tugas untuk memastikan semua kebutuhan perusahaan bisa terpenuhi. Bila tidak diatur, maka akan kesulitan bagi perusahaan mendata mana barang yang sudah dibeli ataupun belum.
Bila tidak diatur dalam sebuah sistem maka proses pengadaan juga tidak bisa dibuat dengan ringkas. Dengan sistem manajemen yang jelas, maka pengadaan barang juga bisa dilakukan dengan mudah. Misalnya jadi lebih jelas mengenai timeline dari sebuah pengadaan barang. Perusahaan bisa melihat dengan jelas kapan akan dilakukan tender dan kapan barang sudah bisa dipakai.
Bahkan di zaman yang punya perkembangan teknologi cukup pesat, sistem procurement dilakukan secara elektronik atau biasa disebut dengan e-procurement. Dengan sistem ini perusahaan jauh lebih bisa menekan biaya operasional. Perusahaan tak perlu lagi menghabiskan biaya untuk konsumsi rapat hingga pembelian kertas.
Perusahaan hanya tinggal menunjuk satu orang sebagai penanggung jawab untuk setiap barang dan membekalinya dengan perangkat digital. Cara-cara inilah yang menjadi cara perusahaan supaya bisa menekan biaya operasional.
Semua pengadaan barang pastinya akan direkap di dalam sebuah sistem. Dengan demikian, kegiatan pengadaan akan jauh lebih transparan. Semua bagian bisa mengecek harga yang ditawarkan oleh pihak luar atau vendor. Kecurangan seperti melakukan mark up harga tidak akan terjadi karena bisa dicek melalui sistem.
Proses ini juga membantu pengawasan terhadap procurement management. Apalagi semua proses penunjukkan hingga pengadaan akan direkam oleh sistem dan dijadikan arsip. Data supplier maupun vendor juga bisa direkap dan bisa diakses dengan mudah. Langkah ini bisa menjadi cara untuk mencegah korupsi, kolusi dan nepotisme. Perusahaan juga bisa menjaga supaya semua pembayaran dilakukan tepat waktu.
Semua sistem yang dibuat akan memudahkan semua proses penunjukkan hingga pengadaan. Misalnya bila dilakukan dengan sistem tender, maka dengan mudah perusahaan mengecek dan membandingkan penawaran. Ini tentu akan jauh lebih efisien bila tidak memakai sistem karena harus mengecek kertas penawaran satu per satu.
Perusahan juga bisa melakukan filter. Misalnya mencari vendor atau supplier yang memberikan penawaran terendah atau yang sesuai budget. Dengan demikian, tim procurement tidak perlu lagi membaca semua penawaran yang memang tidak sesuai budget. Pada saat penunjukkan supplier juga lebih mudah.
Dengan sistem, tim akan bisa melihat detail dari penawaran vendor. Misalnya mulai dari jangka waktu pengiriman dan waktu pembayaran. Data-data ini pun bisa disimpan dalam sistem. Bila sewaktu saat dibutuhkan maka tak perlu lagi repot mencari data vendor maupun supplier.
Dengan bantuan procurement management, semua proses pengadaan barang bisa dilakukan dengan cepat dan mudah. Semua tahap mulai perencanaan hingga pembayaran bisa dilakukan dengan cepat. Dengan demikian tim procurement tak perlu lagi membutuhkan waktu lama saat mengerjakan satu pengadaan barang.
Proses yang lebih cepat juga membantu perusahaan lebih produktif. Hal ini juga bisa mempengaruhi dari biaya produksi yang dikeluarkan oleh perusahaan. Apalagi sistemnya juga mudah dipakai dan bisa menyimpan banyak arsip. Proses procurement bisa dilakukan tanpa perlu memulainya dari awal.
Kesalahan manusia sangat mungkin terjadi dalam semua proses di perusahaan. Dengan sistem procurement management, semua karyawan bisa melihat dengan jelas tahapan-tahapan yang harus dilewati untuk melakukan pengadaan barang. Dengan adanya panduan ini, tentunya tim yang bertanggung jawab tidak akan melewatkan tahapan tersebut.
Karyawan juga dengan mudah mengoreksi tahapan yang dilakukan. Pekerjaan juga bisa dilakukan lebih cepat dan tanpa perlu khawatir ada kesalahan manusia. Sistem juga memungkinkan tahapan transaksi sebelumnya dibuka kembali. Dengan demikian seseorang bisa melakukan perbandingan dengan pengadaan sebelumnya. Hal ini juga bisa mengurangi risiko kesalahan manusia.
Salah satu masalah yang kerap muncul karena pengadaan barang adalah kecurangan antar vendor atau supplier. Istilah ‘orang dalam’ kerap membuat sistem pengadaan barang jadi kurang sehat. Dengan adanya sistem yang jelas, maka semua peserta tender atau lelang bisa mendapatkan keadilan.
Semua vendor dan supplier yang memenuhi syarat pastinya bisa mengikuti tahapan pengadaan barang. Perusahaan juga jauh lebih diuntungkan karena bisa menemukan barang atau jasa yang mungkin memang lebih sesuai dan berkualitas.
Proses pengadaan barang akan erat kaitannya dengan laporan keuangan. Dengan sistem procurement management yang jelas, maka akuntan bisa dengan lebih mudah menyusun laporan keuangan yang lebih transparan dan juga lebih kredibel. Risiko terjadinya fraud akan lebih diminimalisir.
Apalagi data atau arsip dibuat dengan jelas dan rapi. Dengan demikian tim keuangan perusahaan akan dengan mudah melakukan pengecekan. Proses pembayaran juga hanya dilakukan pada segala sesuatu yang benar-benar terjadi. Tidak akan terjadi sebuah pembayaran terhadap pesanan barang fiktif.
Ternyata memang manfaat sistem procurement management sangat menguntungkan perusahaan. Tak hanya bisa mendapatkan barang atau jasa yang terbaik. Perusahaan juga bisa mencegah hal-hal yang merugikan terutama dari segi keuangan. Proses pengadaan barang juga terjadi lebih adil dan transparan.
