Phone:+(62-21) 8357385
Dalam sebuah perusahaan, tentunya ada banyak bagian yang melakukan berbagai tugas dan tanggung jawab. Salah satu yang cukup penting adalah pengadaan barang dan jasa atau yang biasa disebut dengan procurement management. Seperti apa proses pengadaan barang dan jasa beserta prinsipnya? Ini penjelasannya.
Sesuai namanya, pengadaan barang dan jasa memang dilakukan oleh perusahaan guna membeli barang. Apa saja barang yang dibeli? Bisa saja peralatan usaha, bahan bangunan hingga mesin produksi. Tidak hanya berupa barang saja, pengadaan juga berupa jasa. Misalnya saja jasa perbaikan atau pembuatan sebuah fitur yang dibutuhkan perusahaan.
Tentu saja pengadaan barang dan jasa ini tidak bisa dilakukan secara asal-asalan. Sebagai perusahaan, Anda harus memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli sudah sesuai dengan standar. Jangan lupa untuk menyesuaikan dengan budget yang ditetapkan oleh perusahaan.
Proses pengadaan barang dan jasa atau procurement management dimulai dari tahap perencanaan, pemilihan vendor, melakukan negosiasi hingga membuat kontrak perjanjian. Pengadaan barang dan jasa juga harus memastikan bahwa vendor atau supplier memberikan barang dan jasa yang sesuai dengan kontrak atau kesepakatan.
Dalam sebuah proses pengadaan barang dan jasa tentunya perusahaan perlu menyadari pentingnya prinsip dari pengadaan barang dan jasa. Dengan demikian, pengadaan bisa berjalan dengan baik dan sesuai dengan ekspektasi dengan perusahaan. Berikut ini prinsip yang harus dipahami seputar procurement management.
Prinsip pertama yang harus diperhatikan adalah soal efisiensi. Tentunya saat melakukan pengadaan barang, perusahaan sebaiknya memakai dana yang seminimal mungkin supaya bisa menndapatkan harga yang murah namun tetap berkualitas. Efisiensi juga ternyata tidak hanya berhubungan dengan harga yang murah saja.
Efisiensi juga ada hubungannya dengan jangka panjang. Misalnya apakah produk tersebut benar bisa-bisa awet dipakai dalam jangka panjang. Anda juga perlu memperhatikan biaya operasional hingga biaya pemeliharaan yang perlu diperhatikan untuk kemudian hari. Hal-hal ini menjadi sangat penting untuk tercapainya nilai efisien.
Apa saja yang perlu dilakukan supaya pengadaan barang atau jasa bisa lebih efisien. Pertama, Anda harus melakukan metode pemilihan vendor atau supplier yang tepat. Kesalahan pemilihan bisa menyebabkan pemborosan baik dari segi waktu maupun biaya. Anda juga perlu melakukan survei yang jelas supaya bisa mendapatkan harga dan kualitas barang yang diinginkan.
Jangan lupa untuk terus melakukan evaluasi serta penilaian supaya bisa menemukan barang yang benar-benar sesuai dengan nilai yang ingin dicari. Dengan demikian proses pengadaaan barang atau jasa harus dilakukan dengan serius. Tak hanya memenuhi kebutuhan perusahaan saja, pengadaan juga memberikan pengaruh terhadap kebutuhan dari perusahaan itu sendiri.
Prinsip berikutnya yang wajib diperhatian adalah harus bisa mencapai tujuan perusahaan yaitu efektif. Agar bisa mencapai tujuan tersebut, apa kira-kira yang dibutuhkan oleh perusahaan? Pastinya yang utama adalah kualitas dari barang dan jasa yang akan dipakai. Ini merupakan prinsip dasar yang perlu diketahui oleh bagian procurement management.
Berikutnya jangan lupa untuk melakukan analisis mengenai pentingnya kebutuhan tersebut. Tiap divisi dalam sebuah perusahaan memang bisa memberikan permintaan barang. Namun, divisi procurement harus memastikan bahwa barang tersebut memang benar-benar dibutuhkan. Jika tidak, maka bisa dibilang akan kurang efektif.
Selain itu, procurement management harus bisa melakukan sinergi dengan seluruh barang atau jasa lainnya. Jangan lupa bahwa tujuan perusahaan mengenai efisiensi merupakan tujuan dari bidang procurement. Dengan demikian, kebijakan atau program efisiensi yang dilakukan perusahaan bisa berjalan dengan baik.
Pengadaan barang atau jasa harus memiliki syarat yang jelas dan transparan supaya persaingan bisa sehat. Dengan prinsip yang terbuka maka setiap supplier atau vendor memiliki kesempatan yang sama untuk memenangkan lelang. Hal ini juga mencegah terjadinya tindakan curang berupa suap misalnya.
Apa saja yang harus diperhatikan supaya proses pengadaaan barang dan jasa bisa dilakukan dengan terbuka dan persaingan sehat. Proses haruslah transparan dan bisa diakses oleh calon vendor maupun supplier. Procurement management harus menguatamakan sebuah persaingan yang sehat dalam setiap tahapan pemilihan dan pengadaan barang.
Agar semakin memahami apa yang dimaksud dengan pengadaan barang dan jasa, Anda juga perlu mengetahui seperti apa prosedur yang tepat. Dengan demikian, Anda bisa memahami bagaimana cara melakukan pengadaan yang tepat supaya bisa memberikan keuntungan bagi perusahaan.
Hal pertama adalah melakukan analisis terlebih dahulu terhadap kebutuhan perusahaan. Biasanya divisi akan mengajukan kebutuhan yang diinginkan kepada tim procurement. Dalam mengajukan pengadaaan barang dan jasa, setiap divisi harus memastikan semua barang memang benar-benar dibutuhkan. Jangan sampai hanya membuang uang semata.
Tidak semua permintaan yang dibuat oleh tiap divisi akan langsung disetujui oleh perusahaan. Perlu adanya persetujuan dari manajemen untuk bisa membeli barang. Sebelum diserahkan ke procurement management, alangkah baiknya terlebih dahulu disepakati oleh manajemen. Biasanya terdapat persetujuan berupa dokumen tertulis yang menjadi tanda bahwa proses procurement bisa dimulai.
Setelah mendapatkan pemesanan pengadaan barang dan jasa, procurement management akan mulai membuka tender terhadap supplier dan vendor. Dalam hal ini, tim pengadaan harus mencari vendor atau supplier yang memang sesuai dengan kebutuhan. Proses tender ini untu mendapatkan vendor atau supplier yang punya harga dan kualitas terbaik.
Setelah penawaran dari supplier atau vendor sudah diterima, tim procurement perlu melakukan analisa terhadap penawaran tersebut. Beberapa faktor yang dilihat misalnya dari segi kualitas, pengalaman yang dimiliki dengan vendor hingga kesesuaian dengan kebutuhan perusahaan. Jangan sampai hanya mengejar harga yang murah tanpa memperhatikan faktor- faktor ini.
Langah berikutnya biasanya sudah mengerucut ke beberapa vendor atau supplier yang sesuai. Tim pengadaan aan mengeliminasi vendor atau supplier yang sekiranya tidak sesuai dengan kriteria perusahaan. Kemudian perusahaan akan meminta vendor atau supplier untuk memberian penawaran.
Setelah penawaran diterima, Anda akan mengetahui bagaimana harga hingga watu pengerjaan yang akan diberikan oleh vendor atau supplier. Dari penawaran inilah, perusahaan sudah bisa melihat mana vendor atau supplier yang bisa memenangan proyek. Pastinya negosiasi perlu dilakukan supaya bisa mendapatkan keuntungan yang didapat. Procurement pun tinggal memilih mana vendor atau supplier yang sesuai dengan kebutuhan.
Setelah memutuskan satu vendor atau supplier, Anda perlu melakukan purchase order. Bila kerjsama dilakukan dalam jangka panjang, tim procurement bisa membuat kontrak tertentu yang sudah dibuat sesuai dengan negosiasi. Dokumen-dokumen inilah yang menjadi tanda jadi pembelian dari perusahaan terhadap vendor barang atau jasa.
Biasanya dokumen berupa kontrak harus ditanda tangani oleh kedua belah pihak. Hal ini dilakukan supaya kedua belah pihak melakukan semua yang tertuang di kontrak. Bila dalam bentuk purchase order, supplier akan mengirimkan delivery order atau work order. Dokumen ini juga biasanya akan ditandatangani oleh perusahaan sebagai bentuk konfirmasi.
Setelah dokumen sudah lengkap, supplier dan vendor harus mengerjakan apa yang sudah tertulis. Tim procurement akan melakukan kontrol supaya barang dan jasa benar-benar diterima oleh perusahaan dengan baik. Tak sampai situ saja, procurement management harus memastikan kualitasnya sesuai dengan apa yang disepakati bersama.
Langkah terakhir tentunya adalah pembayaran. Perusahaan akan menerima invoice dari vendor atau supplier. Setelah memang barang dan jasa diterima dengan baik, perusahaan akan membayar sesuai dengan yang tertera di invoice. Tidak lupa untuk selalu mendokumentasikan dan mengarsipkan setiap pembayaran, baik itu invoice, kwitansi, bukti pembayaran, surat PO, dan sebagainya. Karena banyak sekali hal-hal yang tidak diinginkan dapat terjadi ketika bukti-bukti pembayaran ini hilang dan tidak disimpan dengan baik.
Nah itulah tadi pembahasan singkat tentang proses pengadaan barang dan jasa. Dimana biasanya pengadaan ini juga sangat sering dihubungkan dengan procurement management. Kalau Anda tertarik untuk membaca lebih lanjut silakan di cek artikel tentang procurement management ini ya.
