Phone:+(62-21) 8357385
Dunia bisnis semakin lama semakin kompleks. Apa dampaknya bagi perusahaan? Dengan adanya persaingan bisnis yang semakin kompleks maka perusahaan harus semakin mengoptimalkan semua bidang dalam tatanan manajemen. Semua harus melakukan manajemen yang baik, tak terkecuali vendor management system.
Sistem yang masuk ke dalam bagian procurement ini memiliki fungsi untuk mengelola vendor dengan baik dan benar. Ada banyak alasan di balik betapa pentingnya mengoptimalkan manajemen vendor sehingga menciptakan solusi yang baik untuk perusahaan dan juga baik untuk vendor sendiri.
Tujuan Vendor Managemet System
Saat ini sudah banyak perusahaan yang menyadari betapa pentingnya mengelola vendor. Tentu ada beberapa alasan mengapa perusahaan membutuhkan manajemen vendor. Pertama tentunya untuk menjalin hubungan dengan vendor. Jika hubungan terjalin dengan baik maka akan terbangun sebuah mitra strategis. Dengan demikian, bisnis kedua belah pihak akan semakin maju dan tumbuh secara bersama-sama.
Saat perusahaan sedang membutuhkan vendor tertentu maka dengan mudah akan mendapatkan kualitas produk maupun jasa yang baik. Jika ada proses negosiasi mengenai harga misalnya, tujuannya bukan hanya untuk mendapatkan harga yang murah. Tetapi lebih kepada nilai dari kerjasama dengan vendor tersebut.
Sebuah perusahaan perlu memikirkan vendor management system supaya kinerja vendor bisa selaras dengan tujuan dan standar perusahaan. Misalnya saja bisa memastikan bahwa pasokan bisa datang tepat waktu hingga kualitasnya juga terjamin. Hubungan dengan vendor penting untuk dilakukan guna memastikan jalannya vendor bisa sesuai dengan strategi perusahaan.
Alasan Vendor Perlu Dikelola dengan Baik
Setelah mengetahui seperti apa fungsi dan tujuan vendor management system, tentunya Anda perlu memahami alasan-alasan penting di balik pengelolaan vendor. Tentu saja ini akan memberikan memberikan berbagai manfaat besar untuk berlangsungnya sebuah bisnis.
1. Bisa Mendapatkan Vendor yang Paling Baik
Sebenarnya perusahaan harus memahami betapa pentingnya menjalin hubungan dengan vendor serta hubungannya mengenai keberlangsungan perusahaan. Memang perusahaan harus melakukan usaha lebih dengan terus menjaga hubungan dengan vendor. Hanya saja perusahaan kelak akan mendapatkan sederet keuntungan.
Beberapa keuntungan yang didapatkan adalah mendapatkan vendor dan juga pilihan vendor yang terbaik. Dengan menjalin hubungan yang baik maka perusahaan bisa mendapatkan calon mitra yang cukup luas. Perusahaan juga bisa menghasilkan beberapa pilihan yang tepat sehingga bisa menemukan vendor yang sejalan dengan kemampuan perusahaan.
Lantas, apa yang akan didapatkan dari semua usaha ini? Tak hanya mendapatkan vendor terbaik, usaha ini juga berhubungan dengan pengeluaran. Perusahaan akan jauh lebih mudah melakukan efisiensi anggaran. Pastinya perusahaan dengan mudah mendapatkan vendor yang sesuai budget dan kualitas.
2. Meningkatkan Administrasi Supplier
Ada hal penting yang kerap dilupakan banyak orang pada saat menjalankan bisnis. Hal tersebut adalah administrasi atau data-data. Saat berhubungan dengan pihak ketiga tentu perusahaan kerap kali repot untuk mengumpulkan data-data yang dibutuhkan. Misalnya ketika berurusan dengan pembayaran dan pajak.
Jika memakai vendor management system, perusahaan dengan mudah mengumpulkan data dan bisa diarsipkan dengan baik. Hal ini juga bisa meningkatkan kepatuhan dari supplier. Tak ada lagi kesulitan mencari data supplier. Jika ingin melakukan audit tentunya akan jauh lebih mudah.
3. Menekan Biaya Operasional
Sesuai yang sudah dipaparkan di atas, vendor harus dikelola supaa bisa membantu perusahan menjadi lebih efisien. Vendor management tidak hanya bertujuan supaya perusahaan bisa mendapatkan harga yang paling rendah dari supplier. Perusahaan juga dengan mudah melihat supplier menjadi lebih transparan.
Misalnya perusahaan jadi bisa menilai kualitas produk serta membandingkannya dengan harganya. Perusahaan juga dengan mudah bisa melihat biaya yang mungkin tidak diketahui oleh perusahaan dan bisa dihitung sebagai biaya tak terduga. Hal ini juga dapat menurunkan pengeluaran perusahaan. Dengan demikian, perusahaan juga bisa melakukan penghematan.
4. Bisa Meningkatkan Daya Beli
Pendataan vendor ataupun supplier adalah hal terpenting. Pastinya ini berhubungan dengan pendataan dan administrasi supplier. Semua data akan lebih terjaga dengan baik. Hal ini akan membantu kamu melakukan proses konsolidasi dengan baik. Hal ini dapat meningkakan daya beli dengan cara menurunkan harga beli.
Harganya yang murah akan membuat pengadaan akan jauh lebih besar. Perusahaan tidak perlu takut untuk mengadakan pengadaan karena penyedia jasa atau barang sudah diseleksi. Perusahaan tak perlu takut dengan kualitas barang yang buruk karena sudah melewati quality control.
5. Performa yang Jauh Lebih Baik
Dengan vendor management system, perusahaan akan dengan lebih mudah mana vendor yang bekerja dengan baik dan tidak. Apalagi sistem ini sudah terintegrasi dengan peforma secara keseluruhan. Anda dengan mudah mengambil keputusan berdasarkan data dari sistem. Dengan demikian performa perusahaan akan jauh lebih baik.
Mengenal Tahapan Vendor Management
Setelah memahami betapa pentingnya vendor management system, maka Anda juga perlu mengetahui seperti apa tahapan manajemen vendor. Tentu saja prosesnya dimulai dari pemilihan sampai dengan evaluasi vendor. Dari tahapan inilah Anda bisa memahami betapa pentingnya pengelolaan vendor.
1. Kualifikasi Vendor
Langkah pertama untuk manajemen vendor adalah melakukan proses kualifikasi. Hal ini untuk memastikan bahwa vendor sudah memenuhi kebutuhan perusahaan. Terdapat dua kualifikasi yang dilakukan oleh perusahaan. Pertama adalah kualifikasi ketika vendor akan mendaftar. Kedua adalah vendor yang mulai aktif atau sudah terdaftar.
2. Onboarding
Dalam proses ini, vendor yang sudah disetujui akan terdaftar sebagai mitra yang bekerja sama dengan perusahaan. Dalam proses ini terdiri atas pengumpulan data serta penyimanan data yang relevan. Semua data ini akan terkumpul dalam satu database yang terpusat.
3. Proses Pemesanan
Setelah vendor sudah secara resmi terdaftar sebagai mitra, barulah perusahaan bisa memesan ke supplier. Proses pemesanan umumnya memakai kontrak maupun purchase order. Biasanya proses pemesanan sudah ditentukan prosedurnya dengan jelas. Proses pemesanan kemudian dilanjutkan proses pengiriman barang.
4. Pembayaran
Proses berikutnya akan masuk ke dalam pembayaran. Setelah barang maupun jasa sudah diterima maka perusahaan akan mencocokkan invoice dengan form purchase yang sudah ada. Sistem manageme juga memungkinkan perusahaan untuk melakukan proses pembayaran dengan mudah. Proses pengecekan juga dilakukan dengan lebih mudah.
5. Offboarding
Jika kontrak sudah selesai atau kerja sama antara kedua belah pihak juga sudah selesai, perusahaan akan memulai untuk menghapus data dari sistem. Namun, alangkah baiknya jika perusahaan menciptakan hubungan yang baik dengan supplier dan vendor. Dengan demikian tidak mudah terjadinya putus hubungan dalam kerja sama.
Vendor management system sudah terbukti akan memberikan dampak signifikan terhadap performa perusahaan. Mulai dari menghemat pengeluaraan perusahaan hingga bisa mendapatkan barang yang berkualitas dan sesuai dengan nilai perusahaan. Apalagi perusahaan juga dengan mudah mengawasi semua tahapan manajemen vendor. Transparansi juga memainkan peran penting dalam produksi perusahaan.
