Phone:+(62-21) 8357385
Invoice merupakan dokumen yang sering digunakan dalam transaksi jual beli, khususnya bagi badan usaha yang terdaftar oleh pajak. Istilah awamnya adalah nota, biasanya badan usaha yang belum terdaftar pajak dan masih konvensional, menggunakan nota sebagai ganti invoice. Lantas apa perbedaaan invoice dan nota? Berikut penjelasannya!
Invoice atau faktur merupakan sebuah dokumen wajib yang dimiliki oleh setiap badan usaha kena pajak, dan digunakan sebagai bukti dari transaksi pembelian yang berisi item dan jumlah pembayaran yang harus dibayar.
Baik perusahaan kecil maupun besar wajib memiliki dokumen ini. Selain sebagai bukti penagihan, invoice juga digunakan sebagai bukti bahwa badan usaha tersebut telah memenuhi kewajibannya sebagai wajib pajak.
Dalam sebuah invoice, terdapat beberapa informasi yang harus tercantum dan tidak boleh ditinggalkan. Demi menjaga akurasi pencatatan transaksi. Informasi yang sebaiknya dimuat dalam selembar invoice adalah:
Invoice harus dibuat beberapa rangkap atau terintegrasi, tujuannya sebagai arsipan beberapa pihak tertentu, yang digunakan untuk kepentingan tertentu juga. Misalkan, bagi pembeli arsip invoice digunakan sebagai bukti kas keluar dan bukti adanya transaksi pembelian.
Bagi penjual arsip invoice digunakan sebagai bukti kas masuk, penagihan dan bukti pembayaran pajak. Dari pihak penjual maupun pembeli mempunyai bagain atau divisi tersendiri yang memang memiliki kepentingan arsipan faktur tersebut.
Invoice ternyata memiliki 3 jenis, bergantung pada fungsinya. Berikut adalah jenis dari invoice:
Invoice adalah faktur yang paling umum digunakan saat melakukan transaksi. Isi dari invoice ini merupakan keterangan dari badan usaha pihak penjual dan pembeli, item produk, dan total harga yang harus dibayarkan oleh perusahaan pembeli.
Invoice proforma atau proforma invoice adalah invoice yang memiliki sifat sementara. Dokumen ini diberikan kepada pihak pembeli sebelum pihak penjual mengirimkan semua barang pesanan. Biasanya barang akan dikirimkan secara berkala. Jika seluruh barang telah diterima oleh pihak pembeli, maka pihak penjual akan memberikan invoice biasa. Tujuannya sebagai dokumen penagihan dan bukti bahwa barang telah diterima pembeli secara keseluruhan.
Invoice Konsuler digunakan khusus untuk perdagangan internasional atau antar negara. Sehingga invoice ini adalah invoice yang tidak bisa sembarangan dicetak, harus memiliki cap khusus sebagai tanda pengesahan dan persetujuan dari keduataan besar Negara atau perwakilan Negara yang dituju.
Setelah mengetahui apa itu invoice, maka sebenarnya sudah terlihat jelas perbedaannya dengan nota. Berikut perbedaan mendasar antara kedua dokumen tersebut.
Sebenarnya, sekalipun belum terdaftar sebagai pengusaha kena pajak, pemakaian invoice lebih disarankan daripada nota. Data pada invoice akan tersimpan otomatis serta memudahkan pekerjaan bagian penjualan atau keuangan.
Integrasi pada sistem juga akan membantu mengurangi penggunaan kertas, karena data akan masuk ke bagian atau divisi yang ditunjuk. Pada umumnya, memang dokumentasi digital pada sistem invoicing diperlukan perusahaan.
Pembuatan invoice tidak akan berguna apabila pelanggan tidak membayar tagihan tepat waktu. Sebab pembayaran dari pelanggan sangat berkaitan erat dengan jalannya operasional perusahaan.
Jika pembayaran tidak lancar, maka usaha bisnis anda akan terancam “gulung tikar”. Lalu bagaimana cara agar pelanggan dapat membayar tepat waktu sesuai dengan kesepakatan yang telah ditentukan sebelumnya? Berikut 6 tips yang harus dicoba untuk membantu kelancaran pembayaran:
Sistem ini cukup efektif untuk digunakan. Pada saat transaksi tulislah dalam faktur atau bisa disampaikan secara langsung, bahwa perusahaan akan memberikan reward bila pelanggan membayar tagihan tepat waktu atau lebih cepat dari waktu yang disepakati. Reward bisa berupa potongan harga, voucher pembelian berikutnya, poin undian atau apapun itu.
Sebaliknya terapkan sistem punishment bila pelanggan tidak membayar tagihan tepat pada waktunya. Punishment berguna memberikan efek jera, sehingga nantinya pelanggan akan belajar untuk membayar faktur pada waktu yang telah ditentukan sebelumnya. Punishment bisa berupa denda tambahan biaya atau bunga, atau pembekuan pemesanan barang selanjutnya.
Terkadang salah satu alasan pelanggan telat membayar adalah tidak adanya metode pembayaran yang sesuai dengan apa yang mereka punya. Contoh, pelanggan tipe orang yang suka membayar dengan transfer, tetapi perusahaan ternyata hanya menerima cash. Atau misalkan pelanggan hanya memiliki bank account A, tetapi perusahaan hanya memiliki bank account B, dan alasan lainnya.
Maka perusahaan harus menyiapkan berbagai metode pembayaran agar mudah dijangkau oleh pelanggan. Jenis metode pembayaran antara lain: uang cash, kartu kredit, cek, bilyet giro, m-banking atau sms banking, dan kartu debet. Usahakan bank yang digunakan minimal 2, yaitu terdiri dari bank swasta dan bank negara.
Invoice yang dikirimkan kepada pelanggan harus jelas, baik itu barang yang dipesan maupun tenggat waktu yang sudah disepakati. Bisa jadi keterlambatan membayar karena detail invoice perusahaan membingungkan pelanggan. Invoice harus detail, simpel dan mudah di baca. Anda bisa memberikan format bold pada tanggal jatuh tempo, sebagai pertanda kolom yang harus diperhatikan lebih. Format yang telah dijelaskan sebelumnya diatas sudah cukup detail. Anda bisa menggunakannya sebagai acuan invoice perusahaan.
Untuk memberikan waktu bagi pelanggan mengatur pembayaran, maka kirim invoice selambat-lambatnya 1 minggu sebelum jatuh tempo. Perhatikan juga waktu pengiriman, bila memakan waktu lebih dari 1 hari, pastikan invoice sampai di pelanggan tepat 1 minggu sebelum waktu pembayaran. Selain itu, cara ini juga sebagai “alarm” pelanggan untuk segera melunasi hutang dagang mereka.
Percayalah bahwa attitude juga memiliki peran penting dalam usaha bisnis apapun. Bersikaplah ramah kepada pelanggan, ucapkan terima kasih saat selesai transaksi dan saat pembayaran telah dilunasi. Berikan kabar jika perusahaan telah mengirimkan invoice kepada pelanggan, ini salah satu sikap ramah juga. Selain mengingatkan pemabayaran secara tidak langsung, pelanggan akan merasa diperhatikan khusus. Kenyamanan yang mereka dapat akan membangun rasa segan apabila akan membayar lewat dari jatuh tempo.
Khusus bagian tanggal jatuh tempo, jika ada syarat tertentu tulislah dengan jelas. Biasanya ada invoice yang hanya menuliskan >NET 25, 2%. Artinya diatas pembayaran diatas 25 hari sejak tanggal tertera ada denda sebesar 2%. Tidak semua pelanggan mengerti hal tersebut. Sebaiknya tulis dengan jelas “Pembayaran maksimum 25 hari sejak tanggal terbit faktur, pada hari ke 26 akan ada denda sebesar 2%”.
Dalam setiap transaksi, mintalah down payment atau uang muka kepada pelanggan. Tentukan berapa persen uang muka yang harus dibayarkan dari total jumlah barang yang dipesan. Tidak perlu ragu meminta uang muka, karena itu adalah hal yang lumrah.
Uang muka membantu perputaran barang yang dijual. Untuk pembayaran berikutnya, bisa menggunakan sistem cicilan. Misalkan pembayaran uang muka 30% dari jumlah, pembayaran ke 2 sebesar 30% di minggu ke 2, dan sisanya 40% di minggu ke 4. Sistem ini juga membantu pelanggan agar tidak merasa mengeluarkan uang sekaligus dalam jumlah besar.
Invoice adalah surat panggilan untuk membayar hutang dagang atau tagihan atas pembelian barang dan jasa. Semakin lancar pembayaran, akan semakin mudah untuk menjalin kerjasama, bahkan mungkin pelanggan akan mendapatkan prioritas di perusahaan.
Tidak hanya berusaha agar pelanggan membayar invoice secepat mungkin, namun ada baiknya membiasakan perusahaan anda sendiri juga membayar invoice tepat pada waktunya. Jangan lupa untuk selalu mengarsipkan data invoice tidak hanya pada perangkat, namun juga pada google drive atau dropbox sebagai backup data. Sudah mengerti ya soal invoice? Tapi apakah Anda sudah tau apa itu quotation? Jangan lupa dibaca ya, salam!
