Phone:+(62-21) 8357385
E-budgeting bisa ada karena di zaman sekarang ini segala sesuatu mulai menggunakan sistem informasi dan teknologi digital. Baik itu untuk kepentingan pribadi maupun kepentingan kelompok. Pemanfaatan teknologi ini sedikit banyak membantu mempersingkat sistem kerja. Jika biasanya untuk mengerjakan sesuatu butuh waktu yang lama, kertas yang banyak, dokumen yang bertumpuk dan pengecekan ulang, maka sistem informasi hadir untuk menghilangkan semua cara kerja manual tersebut. Bahkan untuk keperluan budgeting, sudah ada teknologi digitalnya sendiri!
Saat ini para web developer dan mobile development mulai menarik dunia finance untuk mulai menggunakan teknologi dalam mengerjakan pekerjaan mereka, salah satu nya adalah e-budgeting. Jika sebelumnya perusahaan membuat budget dengan cara manual, yang cukup membuang waktu dan lebih rumit, maka sekarang sudah ada aplikasi bernama e-budgeting. Untuk siap membangun sistem dalam perusahaan dan bisnis anda, mari kenali lebih dalam mengenai e-budgeting.
Merupakan singkatan dari elektronik budgeting atau dalam bahasa indonesia seringkali disebut dengan anggaran elektronik atau anggaran yang disusun secara digital, baik itu melalui web maupun melalui aplikasi. e-budgeting merupakan program dari pemerintah khususnya bagian e-goverment untk mendukung tranparasi dan akuntabilitas dalam budgeting.
e-budgeting bisa juga di artikan sebagai sistem keuangan yang berupa seluruh dokumentasi keuangan perusahaan atau bisnis yang ditampilkan secara online dan bisa di akses oleh siapa saja yang memiliki kebutuhan atau kaitan di dalamnya. Anggaran elektronik ini disusun dalam aplikasi komputer berbasis web, dan dirancang sebagai fasilitas proses penyusunan anggaran belanja.
Untuk ruang lingkup pemerintahan, laporan di dalam e-budgeting bisa di akses oleh semua kalangan, sekalipun tidak memiliki kepentingan. Sebab bagi pemerintahan e-budegting dibuat sebagai bentuk transparansi kepada publik, untuk meyakinkan masyarakat bahwa mereka telah bekerja secara profesional dan sesuai dengan etika.
Dalam penyusunannya, e-budgeting di bagi menjadi 2 jangka waktu, yaitu budget strategis dan budget taktis. Budget strategis adalah anggaran yang disusun dan mempunyai jangka waktu lebih dari 1 tahun (melebihi periode akuntansi). Sedangkan budget taktis adalah anggaran yang disusun dan berlaku untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang (dalam periode akuntansi). Selain itu, perusahaan tetap harus membentuk tim, usahakan di dalamnya terdapat 1 orang yang mengerti IT atau jika e-budgeting berbentuk software, harus ada orang yang telah ditetapkan sebelumnya untuk menjalankan e-budgeting tersebut.
Selain untuk mengikuti perkembangan zaman, tujuan adanya pembuatan e-budgeting adalah agar:
Dibantu oleh sistem infromasi yang canggih, e-budgeting memiliki dasar analisa biaya yang akurat dan akuntabel. Di analisa melalui laporan keuangan lain yang mendukung, e-budgeting membantu suatu bisnis untuk menyusun anggaran yang sekiranya sesuai dengan aktivitas perusahaan. Nilai yang ditunjukan menjadi lebih akurat.
Dengan adanya aplikasi yang semakin canggih, proses penyusunan anggaran akan menjadi lebih mudah dan cepat. Tidak lagi memerlukan meeting terus menerus dan menghitung perkiraan biaya yang akan dikeluarkan. Tim budgeting hanya cukup untuk memasukan data-data yang diperlukan dan menganalisa bersama. Jika biasanya membutuhkan banyak kertas dan perlengakpan lainnya, sistem e-budgeting menekan semua itu. Hanya butuh 1 aplikasi untuk menyusun anggaran.
E-budgeting dapat di akses oleh siapa saja. Jika dalam sistem pemerintahan, maka e-budgeting bisa di akses oleh semua masyarakat Indonesia. Jika dalam bisnis swasta, maka e-bugeting bisa di akses oleh seluruh pihak internal perusahaan atau pihak yang terkait dengan jalannya operasi bisnis tersebut.
Kebebasan meng-akses, membuat anggaran berbentuk elektronik ini menjadi transparan. Bila ada yang sedikit saja melenceng, akan segera diketahui pihak-pihak terkait. e-budgeting menjadi lebih terlindungi, dan proses operasional perusahaan dapat dijalankan sesuai dengan anggaran yang telah disusun.
RKA yang merupakan singkatan dari Rencana Kerja dan Anggaran adalah dokumen perencanaan dan penganggaran yang di dalamnya berisi tentang rencana pendapatan, rencana belanja program, dan kegiatan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) dan K/L (Kementiran atau Lembaga Negara), serta berisi rencana pembiayaan termasuk di dalamnya prakiraan maju untuk tahun berikutnya.
Untuk anggaran elektronik sendiri karena berisi perkiraan biaya yang akan dikeluarkan, jadi membantu tim di dalam pemerintahan untuk menyusun RKA. Bahkan e-budgeting dapat mengkoreksi RKA bila biaya yang di alokasikan kurang, lebih atau tidak sesuai dengan anggaran yang telah disusun sebelumnya. RKA memang dianjurkan mengikuti anggaran, dan tujuan ini khusus untuk kalangan pemerintahan.
Karena di dalam e-budgeting terdapat laporan keuangan dan perkiraan anggaran, maka hal tersebut akan membantu tim terkait untuk membuat laporan yang dibutuhkan, cukup dengan 1 kali akses. Tim tidak perlu harus ke bagian ini dan itu untuk dapat menyusun laporan yang ingin dibuatnya. Semua informasi keuangan perusahaan ada dalam 1 aplikasi. e-budgeting bisa sebagai dasar membuat laporan laba rugi perusahaan, laporan neraca, laporan kinerja perusahaan, dan laporan lain yang menunjang proses operasional perusahaan.
Dapat di integrasikan dengan sistem informasi keuangan lain yang ada di dalam perusahaan. Sehingga lebih mudah untuk menggabungkan data yang di perlukan, dan bila terjadi penyesuaian atau perubahan, maka data lain yang berkaitan dengan e-budgeting juga akan otomatis ikut berubah. Jadi tim yang bersangkutan tidak perlu repot membuka kembali laporan lainnya dan melakukan revisi masing-masing
Sebuah sistem informasi sejatinya diciptakan untuk mempermudah manusia dalam bekerja. Begitu pula dengan e-budgeting. Awal diciptakan e-budgeting mempunyai tujuan-tujuan seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Berikut adalah beberapa kelebihan dari E-budgeting:
Melalui e-budgeting yang lebih transparan, maka akuntabilitas juga akan ikut meningkat. Setiap departemen perusahaan akan merasa pekerjaan mereka dapat di pantau semua orang. Dalam budgeting manual, hanya pemimpin departemen yang memperhatikan. Namun dalam e-budgeting, seluruh pihak internal perusahaan dapat melihat penganggaran setiap departemen. Ini memacu akuntabilitas setiap individu yang ikut bekerja.
Tujuan e-budgeting adalah supaya laporan menjadi transparan, sehingga bisa di lihat oleh semua orang yang berwenang (dalam pemerintah dapat dilihat oleh semua masyarakat). Hal ini menekan tindakan oknum-oknum tertentu yang ingin melakukan tindakan korupsi dengan cara mengubah atau memanipulasi data keuangan yang sudah terisi. Pihak lain pun tidak tahu jika data keuangan sudah dirubah, karena bisa saja pihak 1 mengajak bekerjasama pihak ke 2 agar data terlihat sebenar-benarnya.
e-budegting memberi rasa takut tersendiri bagi pihak-pihak yang ingin melakukan korupsi. Karena dana di dalamnya telah dilihat oleh semua orang, jika ada perubahan atau pengeluaran yang tidak masuk akal, tentu akan mudah diketahui. Memang budgeting biasa bisa menekan tindakan korupsi juga, dengan catatan bila hanya dilakukan oleh 1 pihak. Tetapi e-budgeting dapat menekan angka korupsi sekalipun yang mengubah data lebih dari 1 pihak sekalipun.
Data dalam e-budgeting akan tersimpan sekaligus dengan data pendukung lainnya. Oleh karena itu, ini membantu proses dokumentasi data menjadi lebih efektif. Hanya perlu “klik” dan anda dapat melihat laporan-laporan yang diperlukan.
Tidak perlu lagi menghabiskan tempat di kantor untuk mendokumentasikan laporan anggaran dan pendukungnya tersebut. Cukup dengan aplikasi e-budegting, maka data akan otomatis terdokumentasikan. Kapan saja dibutuhkan juga akan mudah untuk di cari tanpa harus membuka kertas-kertas atau map lama di kantor.
Jika menggunakan anggaran manual proses evaluasi harus menunggu kumpulan laporan keuangan lain dan tim untuk laporan kinerja selama 1 periode, maka jika menggunakan e-budgeting tidak perlu menunggu terlalu lama untuk evaluasi. Kinerja setiap departemen akan langsung terlihat melalui aplikasi tersebut. Tentunya selain mempersingkat waktu, proses evaluasi juga lebih akurat dan efisien.
Kelemahan dari semua sistem adalah adanya resiko untuk di retas atau istilahnya di “hack”. Untuk mengatasinya, perusahaan perlu memiliki orang IT atau web developer yang berpengalaman untuk terus menjaga kemanan dari web atau aplikasi tersebut. Disarankan untuk terus memperketat sistem keamanan. Bagi perusahaan swasta tentu sangat rawan jika laporan-laporan perusahaan di retas, karena akan membocorkan informasi yang tidak berhak diketahui oleh pihak eksternal.
Sedangkan bagi pihak pemerintah akan merugikan bila peretas menghapus laporan-laporan yang telah disusun sebeulumnya. Maka akan mempengaruhi kelancaran dana anggaran pemerintah yang sudah dialokasikan. Bagian IT harus secara berkala mencari kelemahan dari sistem keamanan untuk melakukan perbaikan.
Bahaya kedua yang mengancam adalah penyebaran virus dalam sistem informasi. Virus bisa di dapat karena pemakaian internet, browsing atau mengunduh data yang sudah terkontaminasi virus sebelumnya. Efek dari virus adalah dapat merusak sistem, menghapus data dan menghilangkan seluruh laporan yang ada di dalam e-budgeting. Virus dapat diatasi dengan mnggunakan anti-virus yang baik dan memiliki back-up data atau data cadangan, sebagai antisipasi bila data di dalam aplikasi hilang.
