10 Agt 2020

Digital Signature for Better Procurement Process

Kenapa Dibutuhkan Digital Signature

Untuk mendukung bisnis 4.0, teknologi digital dapat membantu anda untuk menjalankan proses dan mencapai target dari strategi bisnis perusahaan anda. Dengan menggunakan teknologi, seluruh proses pengadaan, dimulai dari pengumuman pengadaan hingga proses kontrak dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Namun, di dalam proses tersebut, proses approval atau persetujuan yang sah dan legal di mata hukum perlu diperhatikan dan diterapkan dengan baik agar seluruh proses bisnis di perusahaan anda dapat berjalan dengan baik. Untuk itu dengan adanya sistem Tanda Tangan Elektronik atau Digital Signature, proses Approval / Persetujuan dapat dilakukan secara streamline dengan aman dan tercatat secara baik pada sistem anda.

 

Untuk itu, mari kita pelajari apa itu DigitalSignature atau Tanda Tangan Elektronik, dan apa saja manfaat dan tujuan dari implementasi proses tersebut, dan bagaimana payung hukum di Indonesia yang sudah mendukung proses Tanda Tangan Elektronik.

Pengertian Digital Signature

Mengapa kita perlu melakukan proses digital signature untuk dokumen transaksi yang kita terbitkan? Agar kita dapat merasa aman dikarenakan adanya tanda tangan digital sehingga tidak ada lagi gugatan dari dokumen proses transaksi yang kita inginkan

Lalu, apa saja pengertian dari ditigal signature?

Sertifikat Elektronik adalah sertifikat yang bersifat elektronik yang memuat Tanda Tangan Elektronik dan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam Transaksi Elektronik yang dikeluarkan oleh penyelenggara sertifikasi elektronik.

Sehingga, subjek subjek yang bertransaksi, penjual, pembeli dan badan hukum, akan memiliki tanda tangan digital untuk memastikan dokumen transaksi terebut sah dan aman secara hukum.

Pengertian lain dari Digital Signature yaitu Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Dasar Hukum Digital Signature

Untuk menggunakan digital signature di perusahaan anda, dan memastikan legalitas dan sah-nya dokumen anda, ada beberapa undang-undang yang dapat mendukung penggunaan proses digital signature untuk anda aplikasikan, yaitu

Undang Undang no. 11 Thn 2008 pasal 5 & 6, tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE)

Undang Undang no. 11 Thn 2008 pasal 11 ayat 1 & pasal 12, tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE), yang berisikan tentang

Identitas

1. Data Pembuatan Tanda tangan elektronik terkait hanya kepada penanda tangan
2. Data Pembuatan Tanda tangan elektronik pada proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa penanda tangan.

Integritas

• Segala perubahan terhadap tanda tangan elektronik yang terjadi setelah waktu penanda tanganan elektronik dapat diketahui
• Segala perubahan terhadap Informasi  elektronik yang terkait dengan tanda tangan elektronik tersebut setelah waktu penanda tanganan dapat diketahui

Nirsangkal

• Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa penandatangannya dan
• Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penandatangan telah memberikan persetujuan terhadap informasi elektronik terkait

Berdasarkan undang-undan tersebut, transaksi elektronik sudah memiliki payung hukum dan diperbolehkan bagi perusahaan untuk melakukan transaksi asalkan syarat-syarat diatas dapat dipenuhi pada proses pelaksaan tanda tangan digital di perusahaan anda.

Selain berdasarakan landasan hukum tersebut, tanda tangan digital juga memilik syarat lain agar dapat diakui ke absahannya. Pembuatan Tanda tangan digital harus memiliki sertifikasi resmi dari badan hukum agar memiliki kekuatan hukum yang jelas. Tanda tangan tersertifikasi harus dibuat dengan menggunakan jasa penyelenggara sertifikasi elektronik dan dapat dibuktikan dengan sertifikat elektronik.

Jika anda menggunakan tanda tangan digital tidak tersertifikasi, contohnya tanda tangan basah yang dipindai dan diberikan kode oleh aplikasi, tanda tangan tersebut memiliki kekuatan hukum yang relative lebih lemah karena masih dapat ditampik oleh yang bersangkutan atau relatif lebih mudah diubah oleh pihak lain. Terdapat rentang kekuatan nilai pembuktian dari TTE spt Tanda tangan manual yg dipindai, sampai dengan TTE yg diterbitkan penyelenggara SE tersertifikasi. Jika terjadi penyalahgunaan pada TTE, beban pembuktian ada di Penyelenggara SE.

Digital Signature / TTE dan Stamp Sertifikasi PSE

Lalu, setelah memahami apa itu tanda tangan digital dan bagaimana payung hukumnya di Indonesia, apa saja tujuan dan manfaat menggunakan Tanda Tangan Elektronik pada proses pengadaan ataupun transaksi di perusahaan kita?

Tujuan dan Manfaat Digital Signature

1. Sah di mata Hukum
   Tanda tangan digital memiliki kekuatan dan akibat hukum yang sah selayaknya tanda tangan manual. Legalitas tanda tangan digital di Indonesia sudah memiliki payung hukum melalui Undang-Undang Republik Indonesia No 11 Tahun 2008 Pasal 11 Ayat 1 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, serta Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2012 Pasal 52 Ayat 1 dan 2 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik
2. Hemat Waktu/ contactless & Biaya
   Proses cepat dan besifat paperless & ramah lingkungan
3. Lebih Aman
   Meniadakan risiko pemalsuan dokumen dan pemalsuan tanda tangan, meminimalisir risiko dokumen rusak atau hilang, dijamin kerahasaiaannya
4. Mengembangkan Cakupan Bisnis di Tingkat Global
   Kehadiran tanda tangan digital menciptakan bisnis bergaya modern. Berbagai negara maju seperti Amerika Serikat, Australia, hingga negara-negara anggota Uni Eropa mengakui tanda tangan digital pada dokumen-dokumen bisnis yang mengikat secara hukum. Kondisi ini membuka peluang bagi Anda melebarkan sayap bisnis perusahaan hingga ke kancah internasional.

Bagaimana Promise dapat Membantu Anda?

Proses Digital Signature pada Promise Procurement System

Promise sebagai aplikasi total procurement solution dapat memenuhi kebutuhan anda di seluruh proses pengadaan, yang dapat terpantau secara transparan dan berjalan dengan efektif dan efisien. Di mulai dari proses pendafataran vendor hingga proses pembuatan kontrak dan pembayaran.

Pada proses tersebut terdapat dokumen-dokumen legal yang perlu dicetak dan tercatat dengan baik. Terutama, dokumen-dokumen legal yang membutuhkan tanda tangan / stempel perusahaan sebagai bukti keabsahan dokumen. Promise dapat membantu anda mencapai hal tersebut dikarenakan Promise sudah memiliki sistem untuk menggunakan Tanda Tangan Elektronik / Digital Stamp / Signature dimana user dapat membubuhkan TTE dengan cepat dan dokumen dapat dicetak dengan aman.

Semua dokumen yang telah dibubuhi TTE akan terekam dengan baik pada database, sehingga mudah untuk diterlusuri kembali jika diperlukan. Promise juga dapat diintergrasikan dengan badan PSE (Penyelenggara Sertifikat Elektronik) untuk mendapatkan TTE yang sudah bersertifikasi, sehingga dokumen-dokumen anda akan memiliki level legalitas yang lebih kuat. Selain itu, Promise juga menyediakan jasa konsultasi bagi perusahaan anda, untuk men-define proses-proses mana saja yang memerlukan Tanda Tangan Elektronik

Baca juga : https://promise.co.id/vendor-management-pengertian/

Rekaman Webinar dapat anda lihat di

https://www.youtube.com/watch?v=mLg0FVhiMms

 

Kembali ke Daftar