APAKAH ITU VENDOR MANAGEMENT?


Ketika sebuah bisnis mulau berkembang lebih besar dan menjadi lebih kompleks, perubahan tugas diperlukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, penyedia jasa / barang yang biasa anda andalkan untuk kebutuhan barang, jasa dan karyawan bukan lagi sebatas penyedia, tapi merupakan rekanan dalam target sukses jangka panjang perusahaan anda. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, menjadikan penyedia jasa/barang sebagai partner sukses anda, dibutuhkan system yang dapat mengelola performa vendor, perhitungan dan penanggulangan resiko, dan manajemen relasi, dibutuhkan sistem yang efektif, yaitu sistem Vendor Management.

Pengertian Vendor Management


flow vendor management
Promise Vendor Management Flow

Vendor Management merupakan hal yang penting dalam menjalankan organisasi supply chain yang mulus dan segala proses yang nambahan nilai terkait. Seorang petugas pengadaan harus mempertimbangkan kemampuan supplier, tingkat dan lama waktu pengiriman, dan standar praktis dalam memilih penyedia jasa/barang atau supplier. Vendor management merupakan proses bertahap dalam memulai dan membentuk hubungan oleh pemilik jasa atau barang yang dibutuhkan perusahaan (pembeli) dalam menjalan kebutuhan operasional sehari-hari, dan mencapai tujuan dari target yang sudah ditentukan sebelumnya.

Secara sederhana, vendor management sistem bertujuan untuk mendapatkan transparansi diseluruh aspek pengadaan perusahaan anda, baik mengenai data & informasi dan hubungan dengan penyedia barang/jasa, dimana secara tidak langsung, anda akan mendapatkan keuntungan bagi perusahaan ketika tujuan ini tercapai.


Ada beberapa tujuan utama pada saat anda ingin mengimplementasi vendor management diperusahaan anda, yaitu :

  1. Mengumpulkan, mengorganisir dan menyelaraskan data yang berhubungan dengan : Meningkatkan kepatuhan, hubungan supplier yang baik, peningkatan produktivitas.
  2. Pengimplementasian Spend Management pada seluruh supply chain untuk mendapatkan penghematan biaya
  3. Mengurangi resiko dan meningkatkan ketahanan penyedia jasa/barang terhadap masalah yang akan timbul
  4. Mengarahkan kegiatan pengadaan dari “penghematan” menjadi “penghasil keuntungan” bagi perusahaan.

Keuntungan Menggunakan Vendor Management

Lalu apa saja keuntungan yang anda akan dapatkan ketika anda mengimplementasi vendor management system untuk perusahaan anda? Antara lain :


  1. Memiliki pilihan yang baik : Dengan implementasi yang tepat, perusahaan akan mendapatkan keuntungan akan adanya daftar calon rekanan yang luas, menghasilkan pilihan yang tepat dan pada akhirnya biaya yang lebih murah.
  2. Meningkatkan kekuatan pembelian : Dengan banyaknya pilihan supplier yang terdata dan terjaga dengan baik, anda dapat melakukan proses konsolidasi, sehingga anda akan dapat meningkatkan daya beli dengan menurunkan harga pembelian dengan pengadaan jumlah besar dari penyedia jasa/barang yang telah terseleksi.
  3. Meningkatkan Kepatuhan : Sebuah perusahaan akan dengan mudah mengatur tingkat kepatuhan dari supllier yang ada ketika data-data telah terkumpul dan teratur dengan baik. Dimana komunikasi, dokumentasi, audit dan proses due diligence dapat berjalan dengan akurat.
  4. Manajemen Performa yang Baik : Dengan terintegrasinya performa keseluruhan penyedia barang/jasa perusahaan anda, anda dapat dengan mudah melihat apa yang berkerja dengan baik, dan apa yang tidak. Keputusan yang tepat berdasarkan data tersajikan akan menghasilkan performa yang baik bagi perusahaan anda.
  5. Mengurangi Biaya : Vendor management bukan hanya sebatas mendapatkan harga terendah. Kuncinya adalah ketika anda mengingkatkan transparansi supplier anda, dan menentukan nilai terbaik dari suatu produk/jasa, anda dapat melihat biaya-biaya tidak terduga dan yang tidak kasat mata, sehingga anda dapat mengendalikannya untuk melakukan penghematan.

Dengan mengimplementasikan vendor management system yang tepat, anda akan memperoleh keuntungan yang dapat mensukseskan strategi perusahaan anda.


Strategi Sukses Implementasi Vendor Management


sumber : https://www.dynascape.com/landscape-business-software-implementation/

Dalam pelaksaannya ada, beberapa tips dan strategi untuk mensukseskan proses implementasi vendor management di perusahaan anda

  • Transparansi Informasi

Dengan adanya keterbukaan informasi mengenai supplier dan pengeluaran perusahaan yang transparan, proses transformasi akan berjalan lebih lancar.

  • Kolaborasi Vendor

Menurut survei GLOBAL CPO survey, 23% dari para pengusaha terfokus kepada mengkolaborasikan kegiatan pengadaan perusahaan dengan penyedia jasa/barang. Kolaborasi yang sukses bukan saja akan menghasilkan hubungan yang baik antara pembeli dan penjual, tetapi menberikan hasil yang keuntungan yang nyata (nilai dan penghematan) untuk kedua belah pihak.

  • Membangun Kerjasama Jangka Panjang

Prinsip dalam vendor management adalah memiliki tujuan untuk membangun hubungan jangka Panjang antara penjual dan pembeli

  • Segmentasi Vendor

Memiliki pembagian yang tepat untuk daftar supplier yang dimiliki akan mempengaruhi suksesnya implementasi vendor management pada perusahaan. Contohnya dengan menggunakan Deloitte Priority Model, perusahaan dapat mengklasifikasikan menggunakan matriks Kraljic untuk memetakan vendor menjadi 4 kelompok dengan dimensi kunci : resiko & keuntungan

  • Management Resiko

Manajemen Resiko vendor merupakan proses identifikasi, penilaian dan, pencegahan resiko pada supply chain perusahaan. Seorang pengadaan yang baik memiliki standar praktik untuk memantau supplier yang ada dan memiliki rencana rencana kemungkinan terburuk dari setiap kondisi (strategi, implemtasi, dan performa.


Tahapan Vendor Management


Lalu ketika anda sudah memiliki strategi yang dapat mensukseskan proses implementasi vendor management system perusahaan anda, apasaja tahapan yang biasa dilakukan untuk melakukan proses pendataan dan keseluruhan proses vendor management?

1 . Kualifikasi Vendor

Langkah pertama adalah menentukan apakah vendor memiliki kemampuan dan kapabilitas untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Terdiri dari 2 tipe proses kualifikasi, yaitu Pre-Kualifikasi (ketika vendor akan mendaftar) dan re-kualifikasi (penilaian saat vendor aktif dan terdaftar)

2.  Vendor Onboarding

Vendor yang telah disetujui kemudian akan terdaftarkan di database perusahaan anda. Proses ini mencakup proses mengumpulkan dan menyimpan data yang relevan dalam satu database terpusat.

3. Pemesanan dan Pengiriman

Biasanya proses pemesanan akan dimulai dengan menggunakan kontrak ataupun purchase order , yang biasa nya terspesifikasi didalam TOR/SOW anda dengan vendor yang terpilih.

4. Pembayaran Vendor

Ketika Jasa/Barang telah diterima, pembeli harus menyocokkan invoice dengan purchase order yang ada. Dengan menggukanan proses three way matching, pembeli akan dapat memeriksa dengan mudah dan memproses pembayaran terhadap vendor.

5. Vendor Offboarding

Ketika kontrak selesai, ataupun hubungan jangka panjang dengan vendor telah selesai, sangat penting bagi perusahaan untuk menghapus data dari sistem anda untuk mencegah kelalauan dan kehilangan biaya serta waktu.


Membangun Relasi Vendor


sumber : https://www.hrpayrollsystems.net/tips-for-managing-hr-vendors/

Setelah anda menajalan proses implementasi dan vendor management, perlu diingat juga bawah ada aspek “manusia” di dalam semua proses tersebut. Pada akhirnya, vendor akan direpresentasikan oleh seseorang dan sebagaimana kita ketahui, hubungan yang baik dengan supplier merupakan hal yang berharga bagi perusahaan.

Menciptakan hubungan yang baik dan bermakna kepada penyedia jasa/barang, terutama partner yang kritikal terhadap perusahaan kita, merupakan salah satu daftar kegiatan prioritas sebuah organisasi perusahaan. Hubungan yang bermakna dan berkelanjutan akan memberikan dampak signifikan pada performa transaksi dan meminimalisirkan resiko supplier, selain dimana akan memberikan keuntungan jangka panjang bagi perusahaan.


Kesimpulannya


Memiliki vendor management system yang sesuai serta memiliki strategi implementasi yang tepat akan memberikan keuntungan bagi perusahaan dan rekanan anda. Serta transformasi divisi pengadaan menjadi lebih strategis.

Promise miliki fitur fitur yang lengkap untuk memenuhi kebutuhan vendor management anda serta memiliki tenaga ahli konsultan yang dapat membantu ada menciptakan dan menjalakan strategi yang seusai dengan perusahaan anda.

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *