Phone:+(62-21) 8357385
“Creating Incredible Supplier Relationship” adalah tentang bagaimana cara untuk mendapatkan vendor yang Qualified,Profesional dan memiliki Integritas. Tim Vendor Management sebagai pintu gerbang dari keseluruhan proses pengadaan sangat berperan penting, agar tujuan akhir dari proses Procurement yang Efektif,Efisien dan Valuable dapat tercapai.
Dalam keseharian kita, secara tidak langsung kita telah melakukan pengelompokan pembelian untuk kebutuhan pokok. Sebagai contoh kita ingin membeli kebutuhan sehari hari yang umum di pasaran, kita akan menentukan tempat dimana kita akan membeli apakah di toko klontong, minimarket atau supermarket, dengan tujuan kita mendapatkan value terhadap harga, kualitas atau harga dan kualitas.
Bila kita putuskan untuk membeli di toko klontong, mungkin kita akan mendapatkan best price tapi kualitas yang mungkin tidak sesuai dengan apa yang kita bayangkan. Tapi bila kita putuskan untuk membelinya di minimarket manapun dengan kualitasnya sama, tapi ada perbedaan antara satu dan minimarket lainnya, tentunya dari sisi harga.
Tapi karena kita menitik beratkan pada kualitas barang dan harga tidak lagi menjadi faktor penentu, maka tentu nya kita akan tetap membeli. Ini sebagai contoh bahwa harga bukanlah sesuatu yang menjadi kunci mendapatkan vendor terbaik, bahwa pengelompokan pembelian dan sisi strategis dari barang tersebut yang sangat menentukan.
Bahasan kali ini kami akan memberikan gambaran bagaimana cara kita mengelompokan vendor-vendor tsb berdasarkan kebutuhan belanja perusahaan yang sudah direncanakan di awal tahun, yang kemudian di kelompokkan di kuadran2 tersendiri.
Tujuan utama memiliki Memiliki Credible Vendor adalah :
Interaksi antara supplier dan buyer harus terjalan baik untuk mendapat value terbaik, dengan menjaga relationship antara penjual dan pembeli. Dibutuhkan konsep supplier/vendor Relationship management yang baik untuk menjadikan interaksi antara pembeli dan penjual menjadi lebih interaktif. Komunikasi yang tercipta dapat meningkatkan kualitas pertukaran informasi antara kedua belah pihak.
Kemudian, selain memiliki relationship yang baik antara vendor dan supplier, perusahaan perlu mendefinisikan Supplier Strategy, dengan tujuan melakukan penyaringan vendor berdasarkan Rencana Belanja. Selama kita menjaga relationship yang baik, secara tidak langsung kita akan membuat komunitas vendor yang berdasarkan kebutuhan belanja perusahaan, semakin detail kita mengelompokkan, semakin cepat divisi procurement menjalankan tugasnya.
Setelah kita memiliki hubungan dan baik dan pengelompokkan vendor yang tepat, kita harus membuat rencana jangka Panjang dengan vendor yang strategic dengan hasil akhir yang beneficial bagi kedua belah piak (win-win) bukan hanya win-lose situation. Hal ini penting karena dengan menciptakan win-win situation, dengan cara memilih vendor yang tepat berdasarkan kebutuhan, apakah barang tersebut merupakan kebutuhan strategic atau kebutuhan regular.
Ketidak tepatan dalam menempatkan vendor di kebutuhan kita akan menyebabkan kondisi win-lose situation dimana akan muncul ketidak puasan dari vendor dalam melakukan transaksi dengan perusahan kita, begitupun dari sisi pembeli, perusahaan tidak mendapatkan pembelian barang yang terbaik. Setiap orang harus ditempakan pada posisi yang sesuai agar terjadi win-win situation.
Lalu, buyer dan supplier harus bekerjasama untuk menjamin kelancaran pemesanan barang dan ketersediaan barang dengan terpercaya, kredibel, memiliki kualitas yang baik, tepat waktu, harga terbaik dan professional. Kedua belah pihak harus memiliki komitmen akan kelancaran dan Kerjasama melalui komunikasi yang baik sehingga hasil yang didapatkan akan maksimal, goals perusahaan akan tercapai dengan baik.
Selain itu, kita harus ingat bahwa, “pembeli tidak selalu menjadi raja” dimana maksudnya pembeli memiliki resiko ketergantungan terhadap supplier/principle/pihak lain. Terkadang kita berifikir, customer adalah raja, tetapi misalkan kita berada dalam situasi dimana barang yang kita butuhkan merupakan kebutuhan utama, namun vendor yang menyediakan barang/jasa tersebut jumlahnya terbatas, hal ini bisa menyebabkan dominasi vendor dan terjadi pengaturan-pengaturan sepihak dari vendor yang bersangkutan, dibutuhkan strategi yang tepat untuk menangani kondisi tersebut.
Komunikasi dan interaksi dari awal pembentukan hubungan dengan vendor perlu dilakukan agar dapat menghindari hal hal tersebut dan tercipkan hubungan yang startegis dengan vendor.
Kemudian, dalam interaksi vendor-buyer, buyer harus mengetahui kemampuan maksimal supplier dalam menerima order dari perusahaan kita. Kita harus mengetahui hal tersebut dari awal, dengan memiliki database yang lengkap dari awal perencaan pembelian, kita dapat meminta data vendor akan kesanggupan / supply maksimal perusahaan, sebelum kita menjadikan vendor tersebut rekanan perusahaan kita.
Pola Membuat Relationship dengan Vendor
Supply Segmentation: Pengelompokan vendor sesuai dengan kebutuhan dan tingkat urgensi dari rencana pembelanjaan.
Kraljic Matrix for Supplier Segmentation
Executive Sponsor : Dukungan dari para executive perusahaan
Vendor Governance : Tatakelola Vendor
Supplier Engagement Process : Tatacara proses pendafataran vendor menjadi rekanan
Supplier Engagement Process
Metric : Pengukuran yang tepat untuk proses evaluasi Vendor Performance
People Skill: Kemampuan personal tiap-tiap karyawan dalam komukasi kepada vendor
Technology: Aplikasi dan teknologi yang dapat mendukung proses kerja anda
Memiliki teknologi yang tepat merukapan salah satu kunci keberhasilan sistem Vendor Management perusahaan anda, teknologi akan membantu anda dalam menciptakan hubungan antara buyer-vendor yang baik. Promise, Procurement Management Information System For Enterprose, yang memiliki modul yang lengkap untuk semua proses pengadaan, memiliki modul Vendor Management, yang dapat membantu anda di dalam proses pembuatan daftar rekanan yang tepat.
Promise Vendor Management memiliki fitur-fitur antara lain:
Dengan menggunakan Promise, proses pembuatan daftar rekanan yang baik dan berguna akan lebih mudah dan efisien.
Artikel ini merupakan rangkuman dari webinar Promise : Creating Incredible Supplier Relationship
