Phone:+(62-21) 8357385
Setiap badan usaha wajib untuk memiliki SOP. Baik itu perusahaan jasa, perusahaan manufaktur, perusahaan profit maupun perusahaan non-profit. SOP bagaikan penunjang dan dasar jalannya kegiatan operasional. Cek penjelasan paling lengkap tentang apa itu SOP disini ya. Anda juga bisa langsung ke bagian artikel contoh sop yang Anda mau dengan mengklik link dibawah:
Di artikel ini kita akan membahas langkah-langkah untuk membuat SOP dari awal sampai ke contoh SOP itu sendiri yang bisa Anda lihat dan ikuti. Adapun SOP memberikan manfaat baik bagi badan usaha dan para pekerja di dalamnya, sebagai berikut:
SOP menjadi “merk” bagi perusahaan, yang akan membawa citra bagi konsumen. Sekalipun konsumen tidak mengetahui dengan jelas SOP yang disusun oleh pihak manajerial, namun hasil dari prosedur tersebut bisa dilihat dan dirasakan. Perusahaan yang berhasil menjalankan SOP-nya akan membuat nilai kepercayaan konsumen meningkat.
Alhasil apabila ada cabang baru dan produk atau jasa baru, konsumen tidak akan ragu mengunjungi dan mencoba dengan pemikiran perusahaan pasti memiliki SOP sehingga pelayanan di cabang, maupun produk atau jasa baru mereka akan memiliki kualitas yang sama dengan sebelumnya.
Selain itu, manfaat SOP bagi perusahaan selanjutnya adalah untuk membantu kelancaran kegiatan operasional. Ini memacu para pekerja untuk bekerja sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya dan menjadi kualitas kerja tersendiri. Perusahaan tidak perlu khawatir jika ada pekerja yang baru masuk, karena mereka akan menyesuaikan dengan kualitas kerja perusahaan.
Manfaat SOP kerja bagi para pekerja adalah membantu untuk mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab mereka dalam bekerja, sehingga menghindari terjadinya tumpang tindih pekerjaan.
Pekerja akan fokus pada 1 tugas dan dapat menyelesaikan tugasnya dengan baik. SOP juga memberikan manfaat bagi para pekerja baru, yaitu untuk modal beradaptasi dengan cara kerja perusahaan. Sehingga mereka tidak bingung apa yang harus dilakukan dan bagaimana harus menyelesaikan tugas mereka sesuai dengan standard perusahaan.
Manfaat SOP sangat dapat dirasakan oleh perusahaan dan pekerja di dalamnya. Oleh karena itu, tidak ada salahnya untuk suatu badan usaha menyusun SOP sebelum perusahaan didirikan.
Sebaiknya dalam menyusun SOP setiap kepala departemen dilibatkan, untuk dapat mendengarkan apa yang menjadi halangan bagi mereka dalam menjalankan SOP nantinya. Pihak direktur dan HRD wajib ikut andil untuk menyusun SOP. Lakukan komunikasi 2 arah untuk mendapatakan win-win solution.
Sebelum membuat SOP, ada baiknya mengetahui prinsip dari SOP. Agar nantinya SOP yang dibuat tidak melenceng dari kegunaannya, apalagi sampai tidak dilaksanakan oleh pihak-piihak yang terkait. Berikut adalah beberapa prinsip yang harus Anda ikuti:
Tentukan terlebih dahulu apa tujuan atau goals perusahaan saat ini. Sebab pembuatan SOP harus konsisten dengan tujuan perusahaan. Jangan melenceng dari tujuan, karena hal tersebut justru akan membuat kacau kinerja operasional nantinya. Selain itu, para pelaksana harus konsisten untuk melakukan SOP ini setiap saat, oleh setiap pekerja dan dilakukan kapan saja.
Setiap elemen dalam perusahaan harus memiliki komitmen bersama untuk menjalankan SOP yang akan disusun nantinya. SOP sendiri juga harus berkomitmen dengan standar yang akan disusun, jangan nantinya setelah di dokumentasikan bisa di ganti tanpa sebab yang jelas.
Terkadang apa yang telah direncanakan tidak selalu sesuai dengan ekspetasi saat dijalankan. Begitupula dengan SOP. Dalam penyusunan bisa jadi sudah terjadi diskusi dan telah disepakati dengan berbagai pihak yang berwenang.
Namun jika dalam pelaksanaannya ternyata ada yang menghambat kinerja departemen lain atau menghambat hasil produksi perusahaan, maka SOP dapat di revisi dan disesuaikan kembali dengan tujuan perusahan sebelumnya.
SOP memiliki prinsip mengikat. Maka dari itu saat menyusun SOP harus melibatkan banyak pihak untuk mendengarkan pendapat mereka, apakah dari antara kepala departemen ada yang merasa keberatan atau tidak.
Sifat mengikat ini di aplikasikan ke semua pihak dalam perusahaan tanpa terkecuali. Selama para pekerja masih ada dalam badan usaha tersebut, selama itu pula SOP mengikat mereka. Setelah menyusun SOP, ada baiknya untuk semua pihak membuat surat persetujuan mengikuti SOP sebagai tanda bukti hukum.
Prinsip membuat SOP yang baik adalah memiliki komunikasi 2 arah, yaitu melibatkan setiap manajerial dan para pelaku SOP. Sebab bisa saja setiap dari mereka memiliki ide yang brilian untuk menyusun SOP. Keuntungan lainnya adalah, pihak manajerial akan merasa dilibatkan dan dibutuhkan oleh perusahaan, sehingga akan meningkatkan keloyalitasan dalam bekerja.
Setelah disusun, SOP harus di dokumentasikan dengan baik. Sebisa mungkin letakan di tempat dimana setiap pekerja dalam perusahaan dapat melihat. Jadi tidak ada alasan bagi mereka untuk tidak bekerja sesuai dengan SOP dengan dalih “tidak tahu”. SOP bisa dipasang di masing-masing ruangan setiap departemen.
Simpan dengan baik di beberapa perangkat, untuk menjaga apabila suatu saat ada revisi atau SOP hilang. Berikan SOP pada setiap pekerja yang baru masuk, dengan tujuan agar mereka mengerti prosedur kerja dalam perusahaan. Pekerja diwajibkan untuk tanda tangan persetujuan mengikuti SOP.
Begitu juga dengan perubahan pada SOP. Seringkali perubahan dilakukan pada SOP, namun ternyata langkah SOP sebelumnya lebih efektif dan efisien. Ini wajar saja terjadi, maka ada baiknya jika perubahan itu terdokumentasikan. Sehingga apabila SOP mau dikembalikan seperti semula, dengan mudah bisa dilakukan.
Selain prinsip-prinsip diatas, dalam menyusun SOP harus memperhatikan juga undang-undang perusahaan & ketenagakerjaan republik Indonesia. Jangan karena merasa memiliki perusahaan dan terlalu fokus pada tujuan perusahaan, pihak yang bertanggung jawab dalam pembuatan SOP jadi lalai.
Gunakan undang-undang tesebut sebagai dasar membuat SOP. Jika ada prosedur yang melanggar undang-undang, maka akan membuka celah bagi para pekerja untuk menuntuk perusahaan di lingkungan hukum.
Akibatnya tentu akan memberikan dampak negatif bagi nama perusahaan dan biasanya perusahaan akan membayar sejumlah denda, sebagai hukuman dari pelanggaran undang-undang ketenagakerjaan. Jika anda sudah memahami dasarnya, berikut prosedur yang harus dilakukan untuk menyusun SOP.
Disini ada baiknya Anda mengikuti prosedur yang tertulis dibawah. Karena prosedur ini merupakan cara yang paling efisien dan efektif dalam pembentukan sebuah SOP baru, terutama untuk menghindari konflik pelaksanaan SOP baru tersebut.
Tidak bisa mengandalkan diri sendiri untuk membuat SOP dalam suatu perusahaan. Logikanya adalah perusahaan dijalankan tidak hanya oleh 1 orang, melainkan melibatkan beberapa orang atau beberapa departemen. Libatkan juga mereka untuk menyusun SOP supaya hasil yang di dapat tidak merugikan pihak tertentu dan dapat membuat para pekerja bekerja dengan efektif.
Hendaknya dalam 1 tim berisi pemilik perusahaan (tidak harus), wakil direktur, kepala setiap departemen (departemen pemasaran, departemen produksi, departemen logistik, departemen pembelian, dan departemen lainnya yang ada di dalam perusahaan), dan HRD (karena mengurus para pekerja).
Jika masih kesulitan, perusahaan dapat memanfaatkan jasa departemen HRD. Selain menyusun SOP, nantinya tim ini yang akan meneruskan SOP kepada anggota departemen mereka.
Setelah tim dibentuk, seluruh anggota tim harus mengerti proses operasional perusahaan. Itulah sebabnya disarankan setiap kepala departemen untuk ikut, salah satunya agar proses kegiatan operasional perusahaan setiap departemen dapat diketahui dengan jelas.
Tim akan mengetahui kira-kira dokumen apa saja yang diperlukan, apa yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk atau jasa yang diinginkan. Hal ini penting karena untuk dapat menyusun SOP yang efektif dan efisien bagi perusahaan.
Setelah mengetahui proses operasional perusahaan, buatlah flow chart agar mengetahui secara rinci proses-proses yang harus di lakukan setiap departemen. Berikan nama PIC untuk setiap aktivitas dalam flow chart, jadi nantinya SOP akan menunjukan siapa yang bertanggung jawab atas kegiatan tersebut.
Flow chart berfungsi untuk menuntun para pekerja bekerja hingga barang atau jasa berhasil dijual. Selain itu, flow chart juga membantu untuk mengetahui apa yang harus dilakukan jika terjadi retur atau komplain dari konsumen.
Jika flow chart sudah selesai disusun, sebaiknya di review ulang bersama, agar mengetahui apakah flow chart sudah sesuai atau masih perlu diperbaiki. Jika dirasa sudah tepat dan sesuai, maka tim bisa menyusun SOP.
Tim penyusun SOP wajib melakukan simulasi pada perushaan. Tujuannya untuk trial and error. Tim bisa mengetahui apakah SOP yang telah disusun sudah sesuai atau masih butuh perbaikan. Perhatikan apakah ada pihak tertentu di dalam perusahaan yang mengalami kendala atau menghambat kegiatan operasional.
Jika ditemukan kendala pada SOP ketika simulasi, maka tim wajib melakukan diskusi ulang dan mengevaluasi poin yang menjadi hambatan. Berdiskusilah apa yang kiranya membuat para eksekutor terhambat. Tim harus mencari solusi yang terbaik untuk semua pihak dan memperbaiki SOP. Setelah semua selesai, lakukan simulasi kembali hingga menemukan SOP yang mendukung kegiatan operasional perusahaan.
Setelah SOP benar-benar sesuai dan dirasa tidak perlu lagi di evaluasi, maka tim harus meminta persetujuan kepada pihak berwenang. Pihak ini bisa jadi adalah direktur atau orang yang ditunjuk direktur untuk mengatur SOP.
Jika sudah diterima dan disetujui, SOP harus ditanda tangani oleh 3 pihak, yaitu pihak yang membuat, pihak yang mengkoreksi dan pimpinan tertinggi perusahaan. Tanda tangan sebagai bukti bahwa SOP benar-benar sah dan sudah siap dijalankan oleh perushaan.
SOP yang telah mendapatkan tanda tangan dari pihak-pihak berwenang, sudah siap untuk disosialisasikan kepada semua pihak internal perusahaan. Baik dari bagian yang paling bawah hingga paling atas. Sebaiknya setiap kepala departemen mengadakan rapat untuk menyampaikan kepada anggotanya, dan mulai saat itu SOP sudah harus dijalankan.
Setelah mengetahui semua itu, barulah menyusun SOP sesuai dengan bidang perusahaan yang dijalankan saat ini. Disini anda akan di berikan contoh SOP pada perusahaan jasa.
Yang menjadi contoh pertama adalah contoh SOP bisnis BEST MASSAGE. Pada skenario ini, BEST MASSAGE adalah sebuah layanan jasa massage yang siap mendatangi tempat klien dimana saja dan kapan saja. BEST MASSAGE memiliki terapis yang profesional dan berpengalaman, sehingga menjamin kenyamanan klien selama proses terapi dan memijat klien.
Ada banyak jenis terapi dan pijat di dalam BEST MASSAGE. Diantaranya adalah:
Memadukan massage dengan kerokan. Cocok untuk klien yang sedang masuk angin atau sakit pada badan.
Memfokuskan pemijatan pada bagian telapak kaki. Berfungsi untuk mencegah dan mengobati berbagai macam penyakit.
Kombinasi dari light massage dengan scrub. Melancarkan peredaran darah dan membersihkan pori-pori dari kotoran debu dan polusi. Kulit akan lebih sehat dan cerah.
Meliputi back massage dan full body massage, menghilangkan lelah akibat aktivitas sehari-hari, serta melancarkan peredaran darah.
Itu tadi adalah SOP sederhana untuk bisnis BEST Massage. SOP tidak harus dibuat mirip seperti contoh diatas, namun disesuaikan dengan jenis perusahaan dan kegiatan operasional di dalamnya. Selalu adakan trial dan error hingga menemukan SOP yang paling tepat untuk perusahaan Pengadaan Barang & Jasa,
Pada contoh SOP kali ini, kami menggunakan sebuah perusahaan fiktif yang bergerak pada bidang pengadaan barang & jasa online, yaitu PT. BIRO PENGADAAN JAYA (BPJ). Perusahaan ini adalah perusahaan pengadaan barang untuk perusahaan lain yang membuka tender di platform online marketplace pengadaan barang & jasa. Contoh SOP dibawah adalah contoh SOP untuk perusahaan baru yang ingin membuka tender secara online. Mari disimak.
SOP diatas merupakan SOP singkat untuk para perusahaan yang ingin membeli barang / jasa pada platform milik PT. BPJ. Sekiranya bisa dijadikan contoh apabila perusahaan Anda adalah perusahaan yang bergerak pada bidang pengadaan.
Disini juga kami sediakan beberapa contoh SOP dari perusahaan yang tidak fiktif, alias perusahaan yang benar-benar nyata. Dimana Anda dapat membuka & menggunakan contoh SOP pada link yang telah tersedia, untuk dijadikan contoh SOP perusahaan Anda.
Nah, kalau sudah melihat contoh-contohnya, sekarang Anda bisa langsung membuat SOP Anda sendiri. Disini juga tersedia beberapa template SOP yang bisa Anda gunakan untuk membuat SOP dari awal. Semoga bermanfaat ya, salam!
