Phone:+(62-21) 8357385
Di zaman teknologi saat ini, kita ingin divisi pengadaan kita ber-transformasi menjadi Pengadaan Strategis. Sebelum kita membahas apa itu strategic procurement dan bagaimana anda dapat merubah divisi anda menjadi bagian yang strategis dari perusahaan, kita mulai dulu apa yang dimaksud dengan strategis.
Startegis dalam menurut para ahli artinya memiliki dampak yang besar atau pengaruh yang menguntungkan terhadap tujuan tertentu dalam jangka panjang. (Milkovich : 1994)
http://www.definisimenurutparaahli.com/pengertian-strategis/
Istilah strategis sering digunakan oleh masyarakat untuk menyatakan bahwa suatu keputusan yang diambil merupakan keputusan yang baik, dan menguntungkan untuk jangka panjang. Contohnya untuk sebuah restoran, ketika restoran tersebut dibangun di seputar pusat keramaian, seperti perkantoran, sekolah atau pasar, hal tersebut membuat lokasi pembangunan yang dipilih menjadi strategis bagi usahanya, lokasi yang strategis merupakan kunci agar restoran tersebut ramai pengunjung dan terus berkembang.
Lalu, apakah hubungannya dengan divisi pengadaan/procurement di perusahaan anda? Dalam proses pengadaan, startegis dapat diartikan sebagai langkah-langkah apa yang anda putuskan untuk memberikan dampak yang besar dan jangka panjang dari keputusan pengadaan barang / jasa yang anda lakukan di perusahaan anda. Dibutuhkan keputusan dan tindakan yang tepat dari divisi pengadaan untuk mendapatkan hasil jangka panjang yang menguntungkan bagi perusahaan.
Bagaimana cara anda sebagai divisi procurement dapat menyelaraskan rencana strategi pengadaan anda dengan strategi perusahaan secara keseluruhan? Dengan melakukan aktivitas pengadaan yang tepat dan memiliki strategi jangka panjang, misalnya memiliki vendor yang tepat dan mampu memberikan supply bahan dengan jangka waktu yang singkat, anda akan meningkatkan market share dan profit bagi perusahaan anda melalui cost saving yang anda lalukan melalui keputusan pengadaan yang tepat.
Contohnya, pada industri manufacturing, divisi pengadaan/procurement mempunyai peran besar dari seluruh proses produksi perusahaan, yang dapat mencapai 70%-80% terhadap Cost of goods sold (COGS). Jika anda sebagai seorang yang bertanggung jawab pada proses pengadaan, dapat menghemat 1%-2% dari COGS, dampak yang diberikan terhadap margin penjualan dapat meningkat sebanyak 10%-20%. Anda sebagai divisi procurement akan dipandang sebagai divisi yang strategis oleh perusahaan.
Contohnya, Cost Saving ini dapat dilakukan dengan cara melakukan strategic sourcing, memiliki vendor yang tepat dengan menekan life cycle dari produk anda dengan menentukan seberapa cepat proses pengadaan material dari produk anda dapat dipasok oleh vendor pilihan anda. Hal hal ini akan secara tidak langsung meningkatkan revenue generation perusahaan anda.
Lalu, bagaimana anda dapat menjadikan divisi pengadaan anda menjadi divisi yang strategis di perusahaan anda?
Anda perlu mendapatkan sponsor / dukungan dari perusahaan anda agar divisi anda dapat dijadikan bagian dari strategi bisnis perusahaan. Mendapatkan sponsor dapat dibagi menjadi 2 cara, yang pertama, sponsor yang diberikan secara direktif oleh keputusan management agar divisi anda menjadi bagian strategis perusahaan. Ketika sponsor yang bersifat direktif ini diberikan, anda hanya perlu menjalankan kegiatan yang ditugaskan, dan menjaga performa divisi anda agar anda tetap menjadi bagian strategis perusahaan. Dengan tetap memberikan gagasan strategis dan inovatif dalam memberikan saran-saran pengadaan.
Tipe ke dua adalah sponsor yang anda ajukan dari divisi anda kepada management agar divisi anda diberikan peran dan tanggung jawab strategis oleh perusahaan. Masih banyak management/c-level executive yang menganggap divisi pengadaan di perusahaannya hanya sebagai level admin yang hanya mencatat berbagai kegiatan pengadaan di perusahaannya.
Yakni dengan menunjukkan data kegiatan pengadaan yang telah kita lakukan sebelumnya, dan rencana pengadaan yang kita selaraskan dengan tujuan perusahaan. Data yang diberikan perlu menunjukkan bahwa kegiatan pengandaan yang telah dilakukan telah menghasilkan cost saving bagi perusahaan melalui kegiatan dan keputusan-keputusan pengadaan yang strategis bagi perusahaan. Selain itu, anda juga dapat secara proaktif memberikan saran-sarang mengenai sourcing yang berbeda atau pun memberikan pilihan yang dapat memberikan penghematan dan percepatan pada produksi perusahaan anda.
Dalam proses pengumpulan data, system Procure to Pay (P2P) diperlukan untuk mencatat kegiatan pengadaan anda, dan agar dapat meningkatkan efektifitas pengadaan diperusahaan anda. Berikan report-report cost saving yang dapat anda ekstrak dari system anda. Memiliki system P2P yang tepat akan memberikan dampak pada proses pengdaan anda menjadi lebih efektif dan efisien, yang pada akhirnya akan meningkatkan cost saving jika anda dapat memanfaatkan tools tersebut dengan tepat.
Namun, jika perusahaan anda belum memiliki system P2P yang dapat digunakan, anda juga dapat menggunakan sebuah laporan spreadsheet untuk memberikan data-data pengadaan anda secara manual, yang pada akhirnya, para eksekutif perusahaan anda akan memberikan peran strategis yang dapat membantu memajukan perusahaan secara signifikan jika anda dapat memberikan data yang menjelaskan performa anda dengan baik dan memberikan manfaat lebih bagi perusahaan.
Pada akhirnya, memiliki system P2P memang bukan kunci dari suksesnya seorang procurement, tetapi kemanuan untuk memberikan saran-saran strategis, laporan-laporan data yang menunjang kinerja perusahaan, dan menjalankan tugas purchasing dengan baik sehingga memberikan manfaat bagi perusahaan dalam jangka panjang. Dengan demikian perusahaan akan melihat anda dan divisi pengadaan sebagai bagian strategis dari perusahaan.
Sebelumnya, apakah anda sudah mengetahui tugas-tugas anda sebagai seorang staff purchasing? Jika belum, mungkin anda dapat mempelajari apa saja tugas-tugas staff purchasing di artikel kami yang sebelumnya.
Apa saja tugas staff Purchasing
