Phone:+(62-21) 8357385
Pemilihan vendor adalah sesuatu yang penting dalam proses bisnis. Ada banyak hal yang bisa mempengaruhi perusahaan ketikan berbicara soal vendor. Misalnya saja jika salah memilih vendor, perusahaan bisa saja punya keuntungan yang lebih sedikit dan kualitasnya tidak sesuai dengan apa yang diinginkan. Maka tak jarang orang memilih vendor management system.
Maka dari itu, pemilihan vendor harus dilakukan sedemikian rupa supaya perusahaan bisa mendapatkan vendor terbaik. Dengan demikian vendor tersebut bisa memberikan keuntungan bagi perusahaan. Apalagi jika perusahaan bisa mendapatkan vendor dengan kualitas terbaik dan harga yang rendah. Maka, penting untuk mengenal hal-hal seputar vendor dan cara memilihnya yang tepat!
Mengenal Pengertian Vendor
Vendor secara harfiah merupakan pemasok atau penjual. Namun dalam sebuah bisnis, vendor memiliki arti yang jauh lebih spesifik. Banyak yang menyebutnya sebagai pihak ketiga di dalam supply chain. Vendor dalam dunia bisnis merupakan pelaku usaha yang menjadi penghubung antara produk dari produsen hingga bisa sampai ke tangan konsumen.
Misalnya saja ada vendor yang merupakan pemasok material. Pihak ini merupakan pelaku bisnis yang membuat sebuah perjanjian kerja antara kontraktor dengan subkontraktor. Hal ini dilakukan supaya material bangunan seperti elektrikal, kayu, beton dan peralatan mekanikal lainnya bisa terpenuhi. Namun, vendor tidak hanya berhubungan dengan produk saja.
Ada kalanya perusahaan juga membutuhkan vendor dalam bentuk jasa. Dengan demikian, Anda bisa memilih beberapa perusahaan atau konsultan yang memang menjual jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Maka, vendor sendiri memang punya cakupan yang sangat luas dan memainkan peran penting bagi perusahaan.
Cara Pemilihan Vendor
Setelah memahami peran penting vendor, Anda juga perlu mengetahui cara memilih vendor yang tepat. Pemilihan vendor ini penting dilakukan suapaya Anda tidak memilih pemasok yang salah dan tidak sesuai dengan keinginan. Hal ini juga bisa membantu Anda dalam memastikan vendor management system berjalan dengan baik.
1. Tentukan Tujuan
Sebelum memilih vendor, ada baiknya Anda menentukan terlebih dahulu apa tujuan Anda ketika memakai vendor. Penting bagi Anda melihat terlebih dahulu kebutuhan sebelum akhirnya memutuskan untuk menggunakan vendor. Misalnya saja Anda sedang membutuhkan solusi yang erat kaitannya dengan hubungan ke pelanggan. Kerap kali website perusahaan mengalami gangguan sehingga banyak pelanggan yang komplain.
Cobalah untuk menulis hal-hal apa saja yang menjadi masalah dan kerap Anda temui. Dengan demikian, hal ini bisa menentukan sebenarnya kualitas vendor seperti apa yang Anda cari. Buatlah detail mengenai tujuan pemilihan vendor. Jika memang diperlukan, Anda perlu melakukan meeting dengan pihak tekait. Dengan demikian, perusahaan jadi lebih memahami vendor seperti apa yang dibutuhkan.
2. Kenali Kemampuan Teknis
Anda harus memastikan bahwa vendor memiliki kriteria yang cukup mengenai kemampuan teknis. Hal ini akan menggambarkan bagaimana vendor memang benar-benar menguasai barang yang dia jual. Tentunya semakin tinggi penguasaan khususnya teknik produk maka bisa dikatakan kualitasnya juga akan semakin baik.
Perusahaan juga perlu mengecek seperti apa jaminan mutu yang ditawarkan oleh vendor. Ada banyak keuntungan jika Anda memilih vendor yang sudah memiliki jaminan mutu. Sebut saja kualitas sudah pasti konsisten, pelanggan sudah dijamin puas dan pasokan barang juga pasti lebih tepat dan konsisten.
3. Lihat Lamanya Kerjasama
Setiap vendor pastinya punya value yang berbeda. Anda bisa melihat kualitas vendor yang dibutuhkan berdasarkan dengan komitmen dan durasi dari kerjasama tersebut. Misalnya Anda hanya membutuhkan vendor untuk memasang beberapa perabotan tambahan. Tentu Anda tak perlu melakukan proses identifikasi yang panjang.
Beda halnya jika Anda memang membutuhkan vendor yang akan mendesain keseluruhan ruangan. Maka dari itu, Anda bisa melihat apakah kebutuhan vendornya dalam jangka panjang atau jangka pendek saja. Cek juga seperti apa jenis vendor yang akan Anda pilih. Apakah memang yang terbiasa dengan kerja sama panjang atau memang terbiasa dengan kerja sama singkat.
4. Jangan Hanya Berpatokan Pada Harga
Salah satu kesalahan terbesar dari pemilihan vendor adalah hanya berpatokan pada harga saja. Anda jadi tidak mempedulikan kualitas layanan dan produk. Padahal jika dihitung biaya yang akan muncul karena buruknya kualitas bisa jauh lebih besar bila dibandingkan dengan penghematan.
Misalnya saat Anda ingin membeli mesin produksi. Meskipun harganya tinggi namun coba lihat penawaran dari vendor tersebut. Mungkin saja akan menawarkan garansi atau jasa perbaikan gratis. Tentu saja ini juga berpengaruh terhadap hasil produksi dari perusahaan. Hal ini juga bisa meningkatkan kualitas dari produk.
5.Cek Stabilitas Finansial
Stabilitas yang dimaksud berhubungan dengan keuangan vendor. Perusahaan yang punya perputaran kas dengan cepat juga memiliki produksi yang lebih cepat pula. Jangan sampai gara-gara masalah perputaran kas malah berdampak buruk pada pasokan untuk perusahaan Anda. Pastikan bahwa vendor mampu memenuhi kebutuhan dari perusahaan.
6. Menimbang Tingkat Risiko
Pengelolaan risiko menjadi hal yang perlu dipertimbangkan. Memang risiko terkadang tidak bisa dihindari. Namun ada baiknya kamu meminimalisir risiko supaya kerugian yang terjadi tidak lebih besar. Anda bisa memilih vendor yang memang memiliki manajemen risiko sehingga bisa menjamin keberlangsungan pasokan dari vendor tersebut.
7. Cek Track Record
Ada baiknya Anda tak perlu tergesa-gesa dalam memilih vendor yang terbaik. Anda sebaiknya juga lebih cermat dalam mencari informasi yang berhubungan vendor bisnis. Informasi tersebut mungkin bisa Anda dapatkan dari forum jual beli, marketplace hingga komunitas. Cara yang paling mudah untuk mengetahui kredibilitas adalah dengan melihat track record penjualan sebelumnya.
Anda bisa mengecek beberapa marketplace misalnya. Memang beberapa marketplace kerap kali tidak mencantumkan contact person. Anda hanya bisa menghubunginya melalui fitur live chat. Tak masalah untuk menghubungi vendor tersebut melalui fitur yang ada. Pastikan bahwa vendor bisa dihubungi. Ini juga bisa menjadi pertimbangan.
8. Pastikan Kemampuan Vendor
Sebelum memilih vendor, ada baiknya Anda memberikan informasi mengenai kebutuhan dari perusahaan. Banyak sekali terjadi seperti beberapa vendor mengatakan bahwa pihaknya sanggup menyelesaikan order yang dipesan. Hal tersebut justru malah kebalikannya. Pada akhirnya vendor justru tidak sanggup menyelesaikan pesanan yang diinginkan.
Perlu diingat bahwa Kemampuan setiap vendor tentu berbeda–beda. Bila dilihat dalam hal produksi dan distribusi misalnya, sudah memiliki perbedaan tersendiri. Dengan demikian, Anda harus lebih cermat memilih vendor yang mampu menyelesaikan pesanan dengan tepat waktu dan pastinya bisa bertanggung jawab.
9. Cek Kebijakan Soal Refund
Hal penting yang perlu diperhatikan adalah Anda perlu mempelajari bagaimana detail kebijakan pengembalian produk yang berlaku pada perusahaan tersebut. Seringkali terjadi proses pengembalian produk terjadi karena kesalahan dari vendor. Misalnya saja karena bahan atau barang yang dikirimkan tidak sesuai karena ada cacatnya.
Sebelum bertransaksi dan mencapai kesepakatan ada baiknya Anda wajib mengetahui kebijakan jika ada hal-hal yang tidak sesuai atau saat Anda ingin mengembalikan produk. Hal ini penting dilakukan guna mencegah kerugian besar terjadi di kemudian hari.
10. Pilih Vendor yang Mudah Dihubungi
Dalam vendor management system, semua hal harus diperhatikan dengan detail. Bahkan hal sepele seperti vendor harus mudah dihubungi. Anda bisa melakukan tes kecil mengenai hal ini. Cobalah untuk memesan barang dengan jumlah kecil. Cek seperti apa layanan yang diberikan dan secepat apa respon ketika dihubungi. Cari tahu juga bagaimana cara vendor menangani keluhan pelanggan. Hal ini untuk memastikan urusan Anda lancar kedepannya.
