Phone:+(62-21) 8357385
Apa itu SOP? Setiap badan usaha apapun jenisnya, pasti memiliki SOP (Standard Operating Procedure) yang membantu mengatur kelancaran kegiatan operasional. Istilah ini juga tidak asing bagi setiap pekerja maupun wirausahawan. SOP adalah sistem pengaturan atau prosedur yang penting dalam sebuah organisasi terstruktur.
Mari kita bahas tentang SOP
Tapi tahukah Anda apa itu SOP? Dan apa manfaat dari SOP? Padahal SOP adalah satu alat yang penting untuk diketahui dan digunakan oleh sebuah perusahaan. Dibawah adalah list konten pada artikel ini, Anda bisa langsung klik menuju bahasan yang menarik untuk Anda.
Apa itu SOP? Ada beberapa pengertian SOP berdasarkan para nara sumber yang ahli. Pengertian SOP menurut parah ahli tersebut adalah sebagai berikut:
SOP adalah suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekejaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja bagi instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan - Tjipto Atmoko (2011)
SOP itu adalah Panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar - Sailendra (2015)
SOP merupakan dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan – Insasi 2010
Dari pengertian para ahli diatas, maka dapat disimpulakan bahwa pengertian SOP adalah suatu peraturan yang dibuat secara tertulis dalam suatu badan usaha, yang berisi peraturan dan pedoman kerja bagi setiap pekerja di dalam badan usaha tersebut, dan dijadikan sebagai standar pada kegiatan operasionalnya.
Jika dalam badan usaha telah memiliki SOP, maka para pekerja diwajibkan bekerja sesuai dengan peraturan yang telah disusun. SOP dijadikan sebagai minimum standart yang mempengaruhi hasil produk atau jasa. Semakin besar suatu perusahaan, maka semakin ketat juga SOP. Tidak hanya untuk melancarkan kegiatan operasional, tetapi juga mempengaruhi kepercayaan pelanggan untuk menggunakan produk atau jasa.
Misalkan perusahaan A yang berpusat di Jakarta, memiliki beberapa cabang di kota lain. Jika konsumen sudah melihat bahwa SOP perusahaan A sudah baik, maka konsumen tidak akan ragu untuk mengunjungi cabang perusahaan A yang berada di kota lain. Dengan ekspektasi bahwa sekalipun hanya sebuah kantor cabang, namun mereka memiliki SOP yang sama dengan pusat. Maka hasil yang konsumen rasakan pada cabang akan sama dengan yang dirasakan pada pusat.
Itulah mengapa SOP adalah hal sangat penting diterapkan pada perusahaan, salah satunya adalah untuk mendapat kepercayaan konsumen ketika akan membuka cabang baru atau memproduksi barang baru. Di posisi ini, maka nama perusahaan akan memiliki nilai tersendiri bagi konsumen.
Atas dasar tersebut SOP pun memiliki tujuan positif, yaitu untuk menjaga kestabilan operasional perusahaan, serta untuk menjaga kualitas dari produk dan jasa yang dihasilkan. SOP juga memiliki tujuan sebagai dasar mengatur cara kerja seluruh individu dalam bekerja dan sekaligus membangun kualitas.
SOP kerja sendiri diwajibkan di setiap perusahaan karena memiliki beberapa manfaat bagi perusahaan dan para pekerja di dalamnya, yaitu:
Jika SOP dijalankan sesuai dengan yang tertulis, tentu kinerja perusahaan akan dinilai baik dimata konsumen, sehingga konsumen tidak segan untuk mencoba dan menggunakan hasil produk atau jasa perusahaan tersebut. Bahkan akan berdampak juga pada ketertarikan masyarakat untuk bekerja pada perusahaan. Jika usaha Anda merupakan PT terbuka, tentunya akan menaikkan harga saham, dan semakin banyak investor yang akan berinvestasi.
Selain itu, jika telah mendapatkan nilai positif dari konsumen, maka juga akan memudahkan menjalin kerjasama, karena adanya kepercayaan akan adanya keuntungan yang diperoleh. Perusahaan juga akan lebih mudah mengajukan kredit di bank, karena dinilai pasti mampu untuk membayar bunga serta pelunasan sesuai dengan tanggal jatuh tempo.
Akuntabilitas merupakan pertanggungjawaban, yaitu merupakan komponen yang menjadi penggerak jalannya perusahaan, sesuai tugas dan wewenangnya. SOP kerja membantu para pekerja di dalamnya untuk bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing, sehingga mereka dapat bekerja dengan efektif dan efisien, serta tidak mengerjakan tugas yang ada diluar tanggung jawab mereka (tumpang tinding tugas).
Dengan adanya SOP kerja, maka pekerja juga memahami apa yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan selama masa jam kerja. Tentunya hal ini akan membuat mereka menjadi lebih disiplin dalam bekerja dan membentuk standarisasi tersendiri dalam proses produksi dan barang atau jasa yang dihasilkan.
SOP juga membantu pekerja baru untuk beradapatasi dengan standar kinerja perusahaan. Senior tidak perlu terlalu susah dalam mengajari junior mereka. Ini akan mengehamat waktu pekerja senior, dan dapat mengerjakan kembali apa yang menjadi tanggung jawabnya.
Kepala divisi atau manajer akan mudah dalam mengkontrol produk atau jasa yang dihasilkan. Jika ditemukan ada yang janggal atau kesalahan dalam proses pengerjaan, maka pihak yang bersangkutan akan mudah mencari tim mana yang seharusnya bertanggung jawab.
Tim juga akan lebih mudah diawasi kinerjanya, karena mereka memiliki SOP kerja masing-masing. Manajer akan mengetahui mana tim yang kerjanya masih kurang sesuai dengan standart perusahaan dan secepat mungkin di benarkan. Selain itu manajer akan terbantu saat akan menelusuri saat ada kesalahan prosedur dalam pelayanan maupun dalam rantai produksi.
Setiap produk dan jasa yang dihasilkan suatu perusahaan harus memiliki ciri khas khusus yang akan diingat oleh konsumen. Ciri khas ini juga diatur dalam SOP, supaya siapapun yang bekerja nantinya, tetap akan menghasilkan produk atau jasa yang sama dengan sebelumnya, mengingat SDM (Sumber Daya Manusia) tidak akan bekerja terus selamanya di dalam perusahaan.
Jika tidak ada SOP yang mengatur, maka dikhawatirkan bila terjadi pergantian pekerja akan mempengaruhi hasil produksi dan tentu akan mengecewakan konsumen.
Contohnya sebagai berikut, pelayanan Pertamina mengatur SOP 3S, yaitu salam, senyum, sapa untuk membuat pelanggan merasa nyaman. Tentunya sebagian besar masyarakat mengetahui prosedur tersebut akan diterapkan kepada mereka saat mengunjungi pertamina dan telah menjadi sebuah ciri khas.
Jika diperhatikan, siapapun penjaganya saat itu, walaupun sama atau berbeda, sekalipun pekerja lama atau baru akan selalu melakukan 3S. Pelanggan tidak akan merasa dibedakan saat berkunjung di pertamina. Itu karena adanya SOP yang menjadi ciri khas dari Pertamina.
Manfaat dari adanya ciri khas ini akan membuat nyaman konsumen, dan akan memudahkan perusahaan nantinya jika ingin membuka cabang. Konsumen akan mempunyai pemikiran bahwa kualitas dan pelayanan yang didapatkan akan sama dengan sebelumnya. Mereka tidak akan ragu untuk mengeluarkan uang bagi perusahaan. Ini juga meningkatkan profesionalitas para pekerja. Bagaimana? Pentingkan mengetahui apa itu SOP?
Standard Operating Procedure, secara tidak langsung juga merupakan perjanjian tertulis antara perusahaan dengan pekerja dan antara perusahaan dengan konsumen maupun pihak eksternal lainnya.
Jika nanti ada pekerja yang bekerja tidak sesuai dengan SOP (dengan catatan, mereka sudah mengetahui SOP perusahaan dan menyatakan setuju mengikuti SOP) perusahaan berhak untuk menegur atau memberikan SP (Surat Peringatan), bahkan menuntut secara hukum (tergantung pelanggaran yang dilakukan).
Sedangkan pihak eksternal juga dapat menegur atau mengkritik bila merasa pelayanan atau produk dan jasa yang digunakan tidak sesuai prosedur perusahaan. Misalkan, beberapa waktu yang lalu terdapat kasus seorang konsumen menuntut salah satu perusahaan coklat, karena coklat yang ia dapatkan isinya tidak sesuai yang tertera pada kemasan.
Maka dari itu, SOP membantu perusahaan untuk membuat dasar hukum, sehingga standar para pekerja akan sesuai dengan standar yang diinginkan perusahaan.
Pasti akan ada masalah yang terjadi ketika membuat SOP untuk sebuah perusahaan atau organisasi, sehingga penting bagi Anda memahami apa itu SOP sesungguhnya. Tapi disini kami akan coba memberikan beberapa hal yang bisa Anda hindari dalam pembuatan SOP, untuk meminimalisir terjadinya masalah dalam eksekusi SOP tersebut. Berikut adalah hal yang harus diperhatikan:
Reward merupakan penghargaan atau hadiah yang diberikan kepada seseorang, karena berhasil menjalankan tugasnya atau karena berhasil mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan punishment adalah hukuman yang diberikan kepada seseorang, karena tidak menjalankan perintah yang diberikan atau karena tidak berhasil mencapai tujuan yang disepakati bersama.
Tanpa adanya reward and punishment, mereka akan jenuh dan malas untuk bekerja sesuai SOP. Karena adanya pikiran, bahwa bekerja sesuai SOP atau tidak sekalipun sama sekali tidak memberikan efek apapun pada diri mereka.
Untuk mengatasi hal tersebut, tidak ada salahnya untuk menerapkan sistem reward and punishment. Hal ini dapat memicu pekerja untuk menjalankan SOP perusahaan. Misalkan, jika dalam jangka waktu tertentu (biasanya perbulan) pekerja bekerja sesuai dengan SOP yang ditetapkan, perusahaan bisa memberikan reward berupa uang.
Misalnya, tertulis di SOP bahwa pekerja wajib bekerja 6 hari seminggu dari jam 8 hingga 5 sore. Bagi setiap pekerja yang tidak pernah bolos atau izin, bisa diberikan bonus sebesar 100,000 rupiah. Sedangkan bagi mereka yang membolos atau tidak masuk tanpa pemberitahuan bisa diberikan punishment berupa teguran.
Reward tidak selalu dalam berbentuk uang di setiap bulannya. Beberapa perusahaan memberikan reward dengan memajang foto mereka di tempat kerja sebagai karyawan atau karyawati terbaik bulan ini.
Tentunya hal ini akan memberikan kebanggaan tersendiri bagi mereka. Berikan ketentuan jika berhasil menjadi karyawan atau karyawati terbaik dalam waktu tertentu akan diberikan kenaikan gaji atau jabatan. Keuntungan nya adalah dapat memicu pekerja lain untuk merebut tempat terbaik tersebut, sehingga akan berlomba untuk bekerja sesuai SOP dan sebaik yang mereka bisa lakukan.
Dalam pembuatan Standard Operating Procedure, khususnya bagi SOP baru biasanya memiliki trial and error. Pemikiran saat penyusunan dengan praktek terkadang tidak sama dengan ekspetasi. Inilah salah satu yang menghambat jalannya pelaksanaan SOP.
Bisa saja saat menjalankannya ternyata banyak kesulitan atau bisa juga ternyata peraturan tersebut mendatangkan suatu masalah (E.g. jadi tidak efisien, lebih rumit, lebih lama, Etc.) yang membuat para pekerja trauma dan memutuskan tidak menjalankan SOP tersebut lagi.
Misalkan, ada prosedur baru yang mengatur jam istirahat hanya 30 menit dalam sehari. Pada prakteknya ternyata 30 menit tidak cukup untuk mereka makan, karena jarak tempat makan ke kantor yang cukup jauh dan masih menunggu antri.
Tentunya para pekerja tidak akan merasa sanggup, dan memilih untuk mengabaikan peraturan tersebut. Jika dalam jumlah ini terjadi dalam jumlah besar, maka bisa dipastikan SOP perusahaan yang mengalami kesalahan teknis.
Cara untuk mengatasinya adalah mengganti peraturan lama dengan peraturan baru. Selain itu, saat penyusunan perlu didiskusikan baik-baik, apakah peraturan ini akan menyusahkan pekerja lainnya atau tidak. Trial and error merupakan kegiatan biasa dalam perusahaan. Jadi sebaiknya saat terjadi error sesegera mungkin disusun ulang, dengan mendengarkan saran dari para pelaku SOP tersebut.
Ada beberapa organisasi atau pekerja dalam perusahaan yang menolak menjalankan SOP karena berbagai alasan tertentu. Bukan karena tidak bisa beradaptasi dengan kebijakan baru, tetapi sebagai bentuk pernyataan tidak setuju dengan kebijakan tersebut.
Cara mengatasinya adalah dengan cara mengajak kelompok yang menolak untuk berdiskusi bersama. Bertanya apa yang membuat mereka tidak mau menjalankan kebijakan yang baru disusun dan apa ada dampak yang merugikan. Dengarkan masukan mereka, dan mintalah saran yang menurut mereka baik. Jika memang ternyata prosedur tersebut merugikan salah satu pihak, penting untuk segera dikaji dan disusun ulang.
Sekalipun sudah ada SOP, namun perlu diingat bahwa yang menjalankan SOP adalah manusia. Beberapa terkadang sengaja tidak menjalankan SOP karena merasa tidak terlihat oleh manajemen atau kepala divisi. Hal-hal ini tentu akan merugikan perusahaan.
Bisa saja diawal hanya 1 atau 2 pekerja yang sengaja melanggar SOP, namun karena tidak ada pengawasan maka pekerja yang lain akan ikut melanggar. Setiap kepala divisi atau manajemen harus mengawasi pekerja mereka dengan ketat untuk menghindari pelanggaran ini.
Limpahkan setiap kesalahan atau pelanggaran kepada kepala divisi mereka masing-masing. Ini akan memicu bagian yang berwenang untuk mengawasi lebih ketat lagi.
Pekerja biasanya tidak bisa menjalankan SOP karena merasa prosedur tersebut kurang jelas. Mereka mau menjalankan pun bingung apa yang harus diperbuat. Misalkan SOP perusahaan hanya bertuliskan bahwa pada hari jumat boleh menggunakan baju bebas. Tapi tidak disebutkan bagaimana kriteria baju bebas yang dimaksud oleh perusahaan. Tentu ini, akan menghambat jalannya SOP.
Cara mengatasinya adalah lakukan komunikasi 2 arah. Jika karyawan dan karyawati terlalu banyak, maka sampaikan SOP dengan jelas pada kepala divisi mereka. Lakukan meeting dan diskusi, inilah yang menjadi inti dari apa itu sop dan manfaatnya.
Dengan harapan selesai berdiskusi akan ada kesepakatan dari para pekerja untuk sanggup, mampu dan mengerti menjalankan SOP yang sudah ditentukan. Tidak ada salahnya meletakan SOP di tempat tertentu yang sekiranya bisa diakses oleh pekerja lainnya.
Bagaimana? Apakah Anda telah lebih memahami tentang SOP / Standard Operating Procedure? Pada intinya, SOP adalah sebuah pakem yang penting untuk dimiliki setiap perusahaan. Sehingga alangkah baiknya apabila perusahaan Anda memiliki SOP yang jelas, sehingga organisasi yang Anda miliki tidak melakukan aktifitas dengan peraturan yang tidak jelas.
Rasanya sekarang Anda sudah cukup paham apa itu sop, dan fungsinya di dalam sebuah perusahaan. Poin yang paling penting, sebelum membuat SOP Anda sebaiknya mengajak diskusi seluruh anggota organisasi yang akan melaksanakan aktifitas sesuai dengan SOP tersebut. Karena pada umumnya, merekalah yang memiliki pengetahuan tentang lapangan secara lebih detil.
Sehingga pengetahuan tersebut bisa digunakan untuk membuat SOP yang lebih tepat, efektif, praktis, dan efisien secara waktu pembuatan. Apalagi karena para eksekutor turut serta dalam pembuatan SOP, hambatan dalam melaksanakan kegiatan sesuai SOP akan lebih kecil. Sehingga SOP tersebut akan lebih efektif dan bermanfaat untuk dijalankan.
Sekian definisi dan bahasan yang Anda mesti ketahui mengenai apa itu SOP / Standard Operating Procedure. Untuk lebih memahami SOP, silakan Anda cek lebih lanjut mengenai artikel Contoh SOP yang telah kami buat. Sehingga proses pembuatan SOP di perusahaan Anda lebih terarah, dan lebih efisien. Salam!
