Phone:+(62-21) 8357385
Pasti Anda bertanya-tanya, Apa itu ERP? ERP Adalah Enterprise Resource Planning, yang merupakan sebuah alat bantu manajemen yang terpadu, dimana sistem ini sudah merambah sejak beberapa tahun lalu di dunia bisnis Indonesia. Kemudahan yang ditawarkan membuat pelaku usaha lebih memilih menggunakan ERP daripada cara manual dalam mengumpulkan data-data dari berbagai departemen bisnis mereka.
Bagi Anda yang mungkin mulai mempertimbangkan penggunaan ERP, atau bahkan tidak tau apa itu ERP, ada baiknya mengenal terlebih dahulu pengertian dan manfaat ERP. Sehingga bisa menjadi acuan untuk memutuskan apakah akan tetap menggunakan software ini atau tidak. Silakan langsung menuju ke topik yang Anda mau dengan mengklik judul dibawah!
ERP adalah suatu konsep untuk membuat perencanaan dan pengelolaan sumber daya perusahaan, yang masing-masing meliputi dana, mesin, sumber daya manusia (SDM), waktu, material dan kapasitas. Yang mana hal-hal tersebut tentunya bersangkutan dengan berbagai departemen di dalam perusahaan.
Melalui definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa ERP digunakan sebagai alat untuk menghubungkan atau mengintegrasi suatu proses produksi barang atau jasa dalam perusahaan, termasuk di dalamnya mengintegrasi data-data yang bersangkutan dalam proses operasional suatu bisnis.
Secara sederhana, ERP adalah konsep untuk menolong perusahaan dalam merencanakan dan mengelola sumber daya, yang berupa suatu aplikasi program terintegrasi dan multi modul. ERP sengaja dirancang untuk melayani dan mendukung beberapa fungsi perusahaan.
Tujuannya adalah untuk dapat memudahkan pekerjaan dan menjadikannya lebih efisien dan efektif, baik bagi pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan. Akibatnya adalah dapat memberikan nilai tambah bagi semua pihak yang terkait dengan perusahaan.
Sistem ini juga didukung dengan teknologi informasi yang dapat menghasilakan informasi untuk menunjang perusahaan agar menjadi lebih kompetitif.
ERP adalah alat bantu manajemen yang mengintegrasikan berbagai proses dari beberapa departemen menjadi satu kesatuan yang terpadu.
Jika ingin sistem ERP berjalan dengan baik, perusahaan harus menyiapkan hardware, bisa berupa komputer atau PC atau laptop yang memiliki kualitas yang baik, untuk digunakan sebagai pusat data terpadu, atau misalnya menggunakan server yang bisa diakses secara online. Tidak hanya perangkat keras, pemilihan perangkat lunak atau aplikasi ERP pun harus dipilih yang berkualitas.
Adapun alasanya adalah agar pengelolaan data informasi dapat dilakukan dengan mudah dan tetap terhubung dengan bagian-bagian yang di rencanakan sebelumnya. Mari kita pahami apa itu ERP secara lebih dalam!
Terdapat beberapa definisi ERP itu sendiri, berdasarkan research & Pengalaman yang telah dilakukan oleh para ahli. Sehingga ada baiknya Anda bisa paham beberapa perspektif tersebut. Diantaranya adalah:
ERP adalah software lintas fungsi terpadu yang merekayasa ulang proses manufaktur, distribusi, keuangan, Sumber Daya Manusia (SDM), dan proses bisnis laiinya dari suatu perusahaan untuk memperbaiki efisiensi, kelincahan, dan profitabilitasnya - O’Brien
ERP adalah suatu sistem berbasis komputer yang di desain untuk memproses berbagai transaksi perusahaan dan memfasilitasi perencanaan yang terintegrasi secara real time, produksi, dan respon konsumen - Daniel E. O’Leary
ERP adalah sebuah sisetem yang membantu untuk mengatur proses bisnis seperti marketing, produksi, pembelian, dan accounting dalam suatu kesatuan yang terintegrasi - Ellen Monk
ERP adalah multi-modul, solusi aplikasi pengemasan bisnis yang memungkinkan organisasi untuk mengintegrasikan proses bisnis dan kinerja perusahaan, pendistribusian data umum, pengelolaan sumber daya serta menyediakan akses informasi secara aktual - Hau dan Kuzic
ERP merupakan sebuah sistem yang terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen - Davenport, 1998
Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat di konfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam, dan melintas area fungsional dalam sebuah organisasi - Kumar dan Van Hillsgerberg, 2000
Sistem ERP merupakan sebuah sistem dengan satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuan antar muka di seluruh Enterprise - Tadjer, 1998
Sistem dalam ERP tentunya memiliki karakteristik khas, yang menggambarkan software itu sendiri. Karakteristik tersebut adalah:
Sistem ERP dapat memadukan data dari beberapa departemen dari sebuah organisasi.
Dengan terus berkembangnya software atau aplikasi ERP, tentu membuktikan bahwa semakin banyak minat masyarakat dalam menggunakan ERP. Di zaman yang serba digital ini, tentu selain memudahkan penggunanya, ERP juga memiliki keunggulan lain, yang patut menjadi bahan pertimbangan bagi Anda dalam meutuskan untuk menggunakannya atau tidak. Berikut ini adalah beberapa manfaat dan keuntungan jika menggunakan ERP dalam bisnis Anda:
ERP adalah suatu sistem yang di dalamnya terdapat modul dan sub modul yang bisa menjadi wakil suatu komponen bisnis. ERP dapat mengintegrasikan data dari modul ke sub modul, sehingga user dapat menghemat waktu dan menurunkan resiko human error.
Misalkan ada data yang baru di masukan atau baru di ubah pada 1 modul, maka sub modul lain yang saling berkaitan akan secara otomatis ikut berubah pada saat itu juga. Dengan sistem ini, input data cukup dilakukan 1 kali. Kepraktisan ini tentu membantu perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, karena tidak perlu menggunakan SDM yang terlalu banyak.
Halangan dalam operasional perusahaan dengan pihak di luar Negara, seperti perbedaan mata uang, bahasa maupun budaya, dapat ditengahi oleh sistem ERP. Kondisi ini dapat memudahkan proses transaksi dan meningkatkan pertumbuhan omset perusahaan, serta membuka peluang untuk menjangkau pasar baru.
Biasanya dalam software ERP memiliki alat-alat pendukung untuk dapat mengambil keputusan yang terbaik. Anda dapat menggunakan fasilitas alat simulasi, guna membantu mendapatkan keputusan yang terbaik bagi perusahaan selanjutnya dengan cepat dan tepat.
Selain simulasi, ERP menyediakan laporan-laporan pendukung bagi manajemen terkait, sebagai dasar untuk pengambilan keputusan dan penyusunan rencana di periode berikutnya.
ERP dapat membantu perusahaan mendapatkan data dari berbagai sumber yang kemudian diolah menjadi data yang bermanfaat untuk perusahaan
Tingkat ke akuratan simulasi ERP dapat dipertimbangkan, dan laporan yang dihasilkan adalah sesuai dengan periode berjalan perusahaan tersebut. Melalui ini, maka manajemen tidak hanya dapat mengetahui keadaan perusahaan, tetapi juga mampu merencanakan sesuatu untuk perusahaan lebih baik lagi.
Dikarenakan sangat mudah, maka dapat membantu untuk meningkatkan produktivitas operasional perusahaan. Semua transaksi, dari pembelian, penjualan, pengiriman, pemasok, , manajemen kas, realisasi penjualan, hutang dan piutang akan berjalan lebih cepat dan sederhana.
Hanya dengan mengubah pada 1 data, maka segala yang berkaitan dengan data tersebut akan ikut berubah. User jadi dapat mengerjakan hal lain.
Sistem ERP juga membantu untuk membetulkan sistem komputer yang tidak perlu dan terpisah sebelumnya. Itulah mengapa ERP dapat membuat pekerjaan jadi lebih produktif dan efisien.
Secara tidak langsung, ERP otomatis membuat SOP dalam perusahaan. Standar ERP merupakan standar internasional yang diadopsi oleh perusahaan nasional. Hal ini membantu perusahaan, untuk tidak bergantung pada 1 pekerja tersbut. Jadi apabila pekerja tersebut mengundurkan diri, perusahaan tidak perlu khawatir pekerja baru tidak bekerja sesuai SOP yang telah diterapkan sebelumnya. Bahkan mungkin akan menunjukan seperti tidak berganti pekerja.
Sebuah sistem tentu juga memiliki kelemahan. Rasanya tidak adil, jika hanya memaparkan keuntungan dan kelebihan sistem ERP, tanpa mengikut sertakan kekurangannya. Untuk sebagai bahan pertimbangan calon pengguna ERP, berikut beberapa kelemahan atau kekurangan sistem ERP adalah sebagai berikut:
Karena ERP berupa perangkat lunak, tentu Anda tidak bisa mendapatkannya dengan gratis atau harga yang murah. Harga dari sistem ini cukup mahal, mengingat proses pembuatannya juga rumit dan tidak mudah. Anda akan diberikan software dan license ketika memutuskan untuk membeli ERP ini.
Untuk pembelian ada beberapa ERP yang menerapkan beli putus (mengeluarkan uang 1 kali untuk pemakaian seumur hidup) dan ada pula yang menerapkan sistem langganan (harus diperpanjang dalam jangka waktu tertentu dan kembali membayarkan sejumlah uang).
Biasanya sisterm ERP yang menggunakan perpanjangan akan diikuti dengan update an terbaru, sehingga harus melakukan rekayasa ulang. Perubahan pada umumnya tidak banyak, dan seharusnya semakin memudahkan user dalam mengoperasikannya.
ERP merupakan benda mati yang tentu tidak bisa serta merta mengikuti alur kerja perusahaan. Sistem ERP yang banyak dijual di pasaran adalah perangkat lunak yang sudah jadi dan digunakan oleh beberapa perusahaan sekaligus. Tentu akan membutuhkan uang lebih jika ingin membuat ERP yang sesuai dengan alur kerja bisnis Anda.
Maka dari itu, dari pihak user lah yang harus membuat ERP beradaptasi dengan alur kerja atau proses bisnis perusahaan. Bahkan mungkin perusahaan yang harus menyesuaikan dengan sistem ini demi kelancaran kegiatan operasionalnya.
Kebutuhan setiap orang yang berhubungan dengan sistem ERP berbeda-beda. Terkadang sistem ini dapat terlalu kompleks jika di bandingkan dengan kebutuhan pihak-pihak yang membutuhkan.
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, bahwa sistem ERP memiliki kelemahan dalam beradaptasi dengan perusahaan atau pengguna. Salah satu alasannya karena terbatasnya kustom pada ERP.
User tidak bisa mengubah atau mengkostum modul-modul di dalamnya sesuka hati. Bahkan mungkin fasilitas kustom yang disediakan masih tidak sesuai dengan yang diinginkan. Untuk mengatasi hal ini, Anda bisa mengkonsultasikan terlebih dahulu dengan beberapa developer yang anda pilih.
Telah dijelaskan diatas, bahwa salah satu keuntungan sistem ERP adalah penyimpanan pada 1 tempat database, sehingga aman dan saling terintegrasi satu dengan yang lainnya. Kelebihan itu memang benar adanya, namun kelebihan tersebut dapat menjadi kelemahan sekaligus.
Jika suatu saat sistem ERP Anda di bobol atau istilahnya di hack, maka data di dalamnya akan hilang tanpa tersisa. Carilah sistem ERP yang memiliki bcak up data, untuk berjaga-jaga.
Jika perusahaan memutuskan untuk mengikuti sistem ERP (bukan sistem yang beradaptasi dengan perusahaan) maka akan membutuhkan waktu untuk rekayasa serta trial and error. Proses ini tentu akan memakan waktu yang cukup banyak, dan dapat menyebabkan menurunya produktivitas perusahaan. Waktu yang biasanya dapat digunakan untuk membuat laporan lainnya jadi tersita karena harus merekayasa ulang sistem ERP.
Kelemahan ini dapat diatasi dengan memilih sistem ERP yang tepat untuk bisnis saat ini dan perangkat keras yang mumpuni, guna mempercepat proses rekayasa. Untuk dapat mengetahui mana sistem ERP yang mudah digunakan, ada baiknya melihat ulasan software tersebut.
Dari informasi diatas, saat ini Anda dapat menentukan apakah akan menggunakan dan menerapkan sistem ERP pada proses bisnis saat ini. Kelemahan-kelemahan yang telah disebutkan sebenarnya dapat diatasi dan dihindari. Sistem ERP hadir untuk memberikan kemudahan bagi para pebisnis dalam mengkontrol proses bisnis mereka, sehingga lebih produktif. Anda bisa bertanya kepada user sistem ERP mengenai pengalaman dalam menggunakannya.
Pilihlah developer yang terpercaya, dan jangan tertipu dengan harga yang murah. Bukan berarti murah selalu jelek, namun pada umumnya sistem ERP di jual dengan harga yang cukup mahal. Selain itu, pertimbangkan developer yang cepat dalam merespon keluhan atau pertanyaan pelanggan.
Nah sehingga kesimpulannya adalah, bahwa ERP adalah sebuah sistem yang diperuntukkan kepada perusahaan dengan tingkat kompleksitas yang cukup tinggi. Dimana terdapat banyak departmen pada perusahaan tersebut, dan data antara satu departemen dan departemen yang lain akan berhubungan dan diperlukan.
Pada umumnya ERP software sudah dibuat dengan template yang sama untuk banyak perusahaan. Sehingga kustomisasi sistem ERP itu sangat dibutuhkan, terutama apabila perusahaan Anda memiliki proses yang tidak biasa dilaksanakan pada perusahaan lain.
Adanya ERP ini juga akan membuat proses dalam operasional perusahaan lebih efisien waktu. Kecuali mungkin memang Anda adalah sebuah startup yang masih kecil, mungkin perusahaan Anda akan memerlukan sistem ERP tersendiri. Baca juga tentang beberapa sistem ERP terbaik ya. Salam!
