Phone:+(62-21) 8357385
Ada banyak cara untuk melakukan efektifitas workflow dalam sebuah tim. Salah satunya adalah manajemen pengadaan. Manajemen pengadaan memungkinkan Perusahaan untuk bertindak secara strategis untuk mendapatkan suatu barang atau jasa yang diperlukan.
Hal ini kita harus memikirkan di mana, kapan, dan bagaimana Perusahaan bisa mendapatkan barang atau jasa yang di butuhkan secara efektif?
Artikel PROMISE akan memberikan penjelasan lebih banyak seputar Manajemen Pengadaan. Yuk, Simak artikelnya berikut ini!
Manajemen pengadaan merupakan sebuah kegiatan yang bisa dilakukan oleh perusahaan untuk melakukan pembelian barang atau jasa, Misalnya perusahan memerlukan kebutuhan seperti mesin, bahan-bahan mentah, peralatan usaha hingga jasa yang memang diperlukan Perusahaan untuk menjalankan bisnisnya dengan optimal.
Mungkin banyak dari anda, kenapa Perusahaan membutuhkan Manajemen Pengadaan?
Pastinya Perusahaan membutuhkan Manajemen Pengadaan untuk mendapatkan barang atau jasa yang sangat diperlukan untuk menjalankan bisnisnya secara efisien. Tetapi dalam pemilihan barang atau jasa, Perusahaan anda pasti menginginkan barang atau jasa dengan kualitas yang baik dan tinggi selain itu, Lokasi, waktu, tempat dan harga pun menjadi pertimbangan Perusahaan.
Kami menawarkan sistem manajemen pengadaaan andalan kami yaitu PROMISE. Solusi E-procurement all in one untuk Perusahaan anda. Dalam sistem kami, anda bisa melakukan optimalisasi proses pengadaan, mengendalikan anggaran Perusahaan, dan melakukan kolaborasi dengan pemasok terbaik.
Memastikan implementasi manajemen pengadaan pada Perusahaan berjalan dengan efektif dan efisien, yang pastinya akan memberikan manfaat bagi tim dan Perusahaan anda. Berikut manfaat yang bisa didapatkan :
Manajemen pengadaan perlu dibuat secara singkat dan jelas. Maka dari itu, diperlukan tim yang memiliki tugas memastikan bahwa seluruh kebutuhan Perusahaan dapat terpenuhi.
Akan tetapi, pada zaman yang serba canggih menggunakan teknologi. Sistem manajemen pengadaan sudah dilakukan secara elektronik atau biasa disebut E-Procurement. Dengan sistem tersebut, Perusahaan bisa menekan lebih banyak biaya operasional. Sehingga Perusahaan pun bisa tidak perlu menghabiskan biaya untuk melakukan rapat hingga pembelian kertas, karena seluruh proses manajemen pengadaan dilakukan secara digital.
Transparansi sangat penting bagi Perusahaan untuk melacak proses manajemen pengadaan. Dalam sistem manajemen pengadaan akan di lacak dan dipantau oleh sistem, sehingga proses awal hingga akhir akan terlihat dan lebih transparan. Seluruh bagian proses manajemen pengadaan dapat dipantau sehingga dapat mengurangi risiko fraud dalam Perusahaan.
Seluruh sistem yang dibuat akan memudahkan semua proses penunjukkan sampai pengadaan. Contohnya, jika dilakukan menggunakan sistem tender, perusahan bisa mengecek serta membandingkan penawaran dengan mudah.
Hal ini akan jauh lebih efisien dibandingkan dengan tidak memakai sistem karena tim perlu mengecek satu persatu yang akan memakan waktu lebih lama.
Melalui bantuan sistem manajemen pengadaan, seluruh proses pengadaan barang dapat dilakukan dengan cepat, semua tahapan mulai dari perencanaan sampai pemabayaran dapat dilakukan dengaan cepat. Sehingga, tim pengadaan tidak membutuhkan waktu lama untuk mengerjakan satu pengadaan barang.
Manajemen pengadaan barang merupakan aspek yang krusial dalam bisnis Perusahaan. Pengelolaan yang baik bisa memangkas biaya operasional Perusahaan, meningkatkan efisiensi operasional, dan memperkuat hubungan dengan pemasok.
Sebaliknya, dengan sistem manajemen pengadaan yang buruk dapat menyebabkan masalah, mulai dari biaya yang membengkak, hingga gangguan dalam produksi. Sehingga, penting sekalo bagi Perusahaan untuk menerapkan sistem pengadaan yang efektif.
Beberapa tips yang bisa Perusahaan anda terapkan agar sistem pengadaan barang atau jasa di Perusahaan anda menjadi lebih efektif
Langkah pertama dalam manajemen pengadaan barang yang efektif yaitu menentukan kebutuhan dengan jelas. Dengan mengidentifikasi jenis barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang diperlukan, serta waktu yang diperlukan.
Tugas dalam procurement ialah membeli barang atau jasa yang diperlukan oleh Perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi tim melakukan crosscheck mengenai barang atau jasa yang diperlukan agar budget Perusahaan tidak bengkak.
Menjaga kerja sama yang baik dengan Vendor/supplier merupakan investasi jangka Panjang untuk Perusahaan yang akan memberikan banyak manfaat kedepannya. Dengan membangun hubungan yang baik, anda tidak hanyak memastikan kelancaran operasional Perusahaan, akan tetapi juga membuka peluang untuk pertumbuhan dan pengembangan bisnis yang lebih baik.
Walaupun anda sudah menjalin Kerjasama yang baik dengan vendor, namun ada hal penting yang tidak boleh dilewatkan yaitu Quality Control.
Quality Control perlu dilakukan secara berkala untuk mengurangi adanya kurang barang/produk, barang yang tidak memenuhi standar atau cacat, atau barang yang tertukar.
Jika melihat kecacatan pada produk atau barang yang dipesan ternyata tidak memenuhi standar Perusahaan anda, tim pengadaan bisa mencari vendor lain yang menyediakan produk dengan kualitas lebih baik.
Selain melakukan Quality Control, penting untuk Perusahaan melakukan monitoring dan evaluasi kinerja mereka. Hal ini meliputi pemantauan ketepatan waktu, kualitas barang, dan Tingkat layanan yang diberikan.
Tips efektif dalam sistem manajemen pengadaan adalah mengadakan pelatihan untuk tim manajemen pengadaan. Tim manajemen pengadaan memiliki peran penting dalam mengelola Keputusan serta pengecekan produk yang sedang berjalan.
