Mencapai tahapan collaborative procurement merupakan salah satu kunci keberhasilan tim pengadaan perusahaan, untuk mencapai hal tersebut dibutuhkan berbagai macam hal seperti SOP yang tepat, pengelompokkan vendor yang sesuai, dan teknologi yang mumpuni agar hal tersebut dapat tercapai. Untuk mengetahui apakah perusahaan anda sudah mencapai collaborative procurement atau belum, mungkin anda bisa bertanya kepada diri anda sendiri terhadap beberapa pertanyaan berikut:

  • Apakah anda merasa vendor yang mengikuti vendor pengadaan anda hanya vendor yang itu itu saja?
  • Apakah merasa vendor yang mengikuti pengadaan di perusahaan anda tidak sesuai dengan katogorinya?
  • Apakah banyak PO yang belum dapat di-close karena pengiriman tidak sesuai?
  • Apakah anda merasa memiliki banyak vendor yang memiliki resiko tinggi, tapi anda tidak bisa menilai performa mereka dengan baik

Jika anda merasa memiliki masalah masalah tersebut, berarti anda belum mencapai collaborative procurement. Mari kita pelajari lebih lanjut bagaimana anda bisa mencapai level tersebut dan bagaimana tim Promise dan Promise Vendor Management dapat menbantu anda.


Bagaimana anda bisa mencapai collaborative procurement?


Pengelompokan vendor berdasar kebutuhan perusahaan

Sebagaimana telah kita bahas pada artikel sebelumnya – https://promise.co.id/strategic-sourcing-to-reach-best-procurement-strategy/ – dimana kita telah mebahas langkah-langkah apa saja yang dapat kita lakukan untuk mendapatkan vendor yang terkualifikasi dengan baik. Misalnya dengan assessment terhadap market, atau dengan menggunakan kraljic matrix, dimana anda bisa mengelompokkan supplier yang anda miliki menjadi 4 kelompok (rutin material, leverage material, bottleneck material, atau strategis material).

Dengan menggunakan vendor management dan strategic sourcing yang baik, maka procurement diharapkan mendapatkan kolaborasi yang baik dari proses PR hingga PO, atau bahkan sampai proses payment.

Dengan memiliki vendor management yang baik, hal tersebut merupakan awal proses yang dapat anda lakukan agar procurement collaboration dapat berjalan dengan baik, tentu nya dengan melakukan strategic sourcing.

Vendor Lifecycle Management

Life-cycle for collaborative procurement
Vendor Life-cycle Management

Vendor lifecycle management didefinisikan sebagai pendekatan awal hingga akhir dalam mengelola vendor secara transparan dan terstruktur. Mulai dari pendaftaran vendor, seleksi, sampai dengan vendor mendapatkan PO dan melakukan invoicing.

Data-data yang ada dari vendor tersebut harus dikelola dengan baik agar anda dapat memberikan penilaian terhadap performa vendor yang ada, sehingga anda dapat melakukan development / pengembangan kepada vendor yang ada di perusahaan anda, agar vendor juga akan mendapat value yang ada diperusahaan anda. Selain itu, dengan melakukan perkembangan bersama, anda akan mendapat vendor-vendor yang berkualitas.

Penilaian performa vendor sebagai bentuk vendor development

Dalam proses Vendor Management, ada baiknya vendor tersebut dinilai mulai dari performancenya, delivery nya, kapabilitas dalam memberikan solusi dll. Dimulai dari proses registrasi vendor, penilaian dapat dilakukan terhadap vendor, tidak hanya kelengkapan dokumen, bisa juga penilaian umum dan penilaian khusus. Apa itu penilaian umum? Yaitu penilaian terhadap keuangan vendor, personalia dimiliki vendor tersebut, fasilitas dan posisi kantor, dan kemampuan terhadap penyelesaian proyek yang vendor terima. Selain itu, anda bisa melakukan penilaian khusus, berdasarkan kategori vendor barang atau jasa.

Dengan adanya scoring atau penilaian dalam form registrasi vendor, anda akan menjadi lebih objektif di dalam melihat vendor yang akan mendaftar di perusahaan anda. Tentu dengan menggunakan tools yang baik.

Berikutnya pada proses Qualification, anda dapat melakukan compliance check, due diligence / wawancara yang parameternya dapat anda atur, sehingga memungkinkan anda mendapatkan nilai yang lebih objektif. Selain itu anda juga perlu mengembangkan vendor agar menjadi lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan kita, dan menjaga hubungan baik dengan vendor.

Ketika anda telah melakukan proses tersebut, anda dapat memberikan rangking terhadap vendor yang anda miliki. Penilaian tersebut dapat anda lakukan untuk menentukan vendor mana yang perlu anda kembangkan untuk menjadi lebih baik, dan vendor mana yang perlu anda jaga kualitasnya.


Bagaimana Teknologi dapat membantu anda?


New Promise Vendor Management


Promise Vendor Lifecycle Management

Agar Procurement mendapatkan value dari Vendor Management diperlukan perubahan yang signifikan, diantaranya perlu adanya system/technology yang membantu. New Promise Vendor Management, sangat memungkinkan untuk mengadopsi seluruh siklus yang berkaitan dengan vendor dan pembeli. Sehingga dapat membantu Tim Vendor Management untuk melakukan penilaian performance vendor. Segala bentuk akses dan informasi tersebut tersedia di dalam satu platform dan dashboard yang mudah digunakan oleh pengguna.

Selain itu, konsultan kami dapat memberikan solusi dan saran yang berguna dalam melakukan pengelompokan type vendor berdasarkan rencana kerja perusahaan, sehingga memudahkan anda menentukan posisi vendor pada kraljic matrix dan melakukan pengembangan vendor agar tercipta win-win solution antara ke dua belah pihak dan tercipta procurement collaboration.


Artikel ini merupakan rangkuman dari Promise Webinar : Vendor Management for Collaborative Procurement, Untuk lebih lengkapnya, anda dapat menyaksikan rekaman ulang webinar di channel youtube kami

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *