Phone:+(62-21) 8357385
Disini kita akan membahas tugas purchasing. Kalau Anda berada disini, Anda mungkin masih bingung apa aja sih tanggung jawab seseorang yang bekerja dalam bidang atau departemen purchasing? Apa saja tugas purchasing? Mungkin Anda juga masih bingung perbedaan antara purchasing & procurement?
Anda sudah datang ke artikel yang tepat. Disini kita akan membahas dengan lengkap, tugas dan tanggung jawab yang dipikul oleh para profesional yang bekerja pada departemen purchasing. Mulai dari tanggung jawabnya apa saja, tugasnya, skill yang perlu diketahui, dan sebagainya. Mari kita mulai.
Definisi purchasing pada sebuah perusahaan atau pada dunia retail disebut sebagai buyer, adalah sebuah posisi dalam perusahaan yang bertugas untuk membeli barang / jasa dari pihak ketiga. Sebenarnya cukup mudah kan?
Tapi ternyata tidak semudah itu. Karena ketika ada kata “membeli” berarti perusahaan harus mengeluarkan uang. Dan pada esensinya disini berarti ada pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan dokumentasi & validasi, yang menjadi tugas-tugas turunan yang harus dikerjakan oleh bagian purchasing.
Berbeda dengan pembelian biasa oleh konsumen, staff purchasing bekerja untuk membeli sesuatu yang dibutuhkan oleh departemen-departemen yang ada pada sebuah perusahaan. Tentunya Anda juga mengerti, bahwa dalam sebuah perusahaan pastinya ada banyak departemen.
Baca juga: Perbedaan Procurement & Purchasing
Baca Juga: Penjelasan Lengkap Tentang Purchasing
Misalnya; departemen penjualan & pemasaran, pengembangan bisnis, penelitian & pengembangan, teknisi pemasangan, servis purna jual, keuangan, desain & media, dan tentunya departemen purchasing sendiri. Dimana setiap departemen pasti membutuhkan produk yang berbeda-beda, dan juga jasa yang berbeda-beda. Sudah pasti tugas bagian purchasing itu banyak dan tidak mudah. Lalu apa saja tanggung jawabnya?
Nah sekarang kita bicara tanggung jawab bagian purchasing. Apa aja sih tanggung jawab para profesional yang bekerja di bidang purchasing? Berikut adalah beberapa tanggung jawab yang akan diemban ketika Anda bekerja menjadi purchasing staff:
1. Memastikan kebutuhan perusahaan yang harus dibeli. Seperti yang telah diutarakan sebelumnya, ada banyak departemen dalam satu perusahaan yang tentunya punya kebutuhan yang berbeda-beda. Merupakan tanggung jawab departemen purchasing untuk selalu menanyakan kepada setiap departemen kebutuhan mereka apa saja. Kebutuhan ini juga dapat dibagi menjadi kebutuhan bulanan, dan kebutuhan sesekali. Sehingga untuk kebutuhan bulanan, staff purchasing dapat membuat plan untuk perusahaan.
2. Memastikan setiap pembelian sudah di-setujui oleh manajemen eksekutif. Walaupun tim purchasing bertanggung jawab untuk melakukan pembelian, namun tentunya bagian purchasing tidak bisa langsung beli begitu ada permintaan. Merupakan tanggung jawab bagian purchasing untuk meminta approval dari manajemen & finance untuk setiap pembelian.
3. Memastikan bahwa barang tiba dengan kondisi baik dan tiba tepat waktu. Barang yang dibeli tentunya harus datang dengan kondisi yang baik, selalu terpantau, dan bisa datang tepat waktu. Hal ini perlu dipastikan karena umumnya ada barang-barang yang diperlukan secara urgent, sehingga keterlambatan atau kerusakan dapat mempengaruhi performa perusahaan.
4. Menjaga hubungan baik dengan vendor. Vendor adalah partner yang sangat berharga untuk departemen purchasing. Karena vendorlah yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Terutama dengan hubungan yang baik, perusahaan bisa mendapatkan keuntungan harga yang lebih murah, atau term of payment yang lebih panjang. Ini adalah tugas purchasing yang sangat penting.
5. Mediasi pembayaran & memastikan pembayaran tepat waktu. Ini cukup rumit karena melibatkan banyak vendor dengan tanggal pembayaran yang berbeda-beda sesuai dengan term of payment dari setiap vendor. Ada yang 30 hari setelah barang diantar, ada yang langsung bayar, ada yang 60 hari setelah pengiriman, dan sebagainya. Pembayaran juga dilakukan oleh departemen keuangan, sehingga staff purchasing perlu mediasi & komunikasi dengan baik.
6. Dokumentasi Invoice, Faktur, Purchase Order / Work Order. Walaupun terlihat mudah, namun tugas purchasing ini akan sangat rumit dan membutuhkan ketelitian yang sangat baik. Dokumentasi sangat penting untuk dilakukan karena akan berhubungan dengan kepentingan departemen keuangan. Ini adalah tanggung jawab yang sangat penting.
Berbeda dengan tanggung jawab, tugas yang dibicarakan disini adalah lebih kepada proses-proses yang akan menjadi tugas staff purchasing. Berikut adalah list tugas purchasing yang harus Anda tahu:
1. Menyusun list pembelian barang / jasa yang dibutuhkan seluruh anggota perusahaan.
2. Mengkategorikan list pembelian antara; pembelian barang bulanan & sekali beli.
3. Menyusun list vendor penyedia barang / jasa.
4. Meminta approval pembelian kepada manajemen / bagian keuangan untuk anggaran.
5. Menghubungi supplier & vendor untuk mendapatkan quotation / penawaran harga.
6. Menganalisa penawaran (harga, fitur, servis, Etc.) yang paling menguntungkan bisnis.
7. Melakukan negosiasi harga, fitur, servis, waktu, yang diperoleh dari supplier.
5. Membuat dokumen pemesanan / purchase order (PO).
6. Mengirim PO kepada supplier & vendor barang / jasa.
7. Melacak & memastikan pengiriman atau eksekusi pengerjaan servis berjalan baik.
8. Pengecekan kualitas barang / jasa sesuai dengan kontrak penjualan.
9. Dokumentasi dokumen-dokumen penjualan.
10. Mediasi dengan bagian logistik untuk pencatatan barang masuk.
11. Mediasi dengan bagian keuangan untuk pembayaran barang / jasa.
12. Melakukan review performa proses pembelian.
Dari proses dan tanggung jawab yang telah disebutkan diatas, kita bisa simpulkan bahwa staff purchasing harus memiliki beberapa skill yang akan menopang performa dalam kegiatan purchasing sehari-hari. Lalu aja saja skill staff purchasing yang penting untuk dimiliki? Berikut adalah listnya:
1. Komunikasi yang baik. Berdasarkan proses yang telah disebutkan, staff purchasing harus berkomunikasi dengan departemen-departemen lain dalam perusahaan seperti bagian keuangan & logistik. Tidak hanya itu, bagian purchasing juga harus mengetahui kebutuhan semua departemen, serta menjaga hubungan baik dengan vendor & supplier. Jadi keahlian dalam berkomunikasi sangat penting untuk staff purchasing.
2. Negosiasi dengan vendor & supplier. Ketika menerima penawaran dari vendor & supplier, tentunya perusahaan akan harus mengeluarkan dana untuk membayar produk / jasa yang diperlukan. Staff purchasing yang mumpuni akan mampu memperkecil dana yang harus dikeluarkan oleh perusahaan, karena ini akan menguntungkan perusahaan kan? Ini sangat dicari oleh perusahaan!!!
3. Memiliki network vendor, supplier, service company & freelancer. Sebagai perusahaan, kebutuhan setiap divisi di dalamnya itu benar-benar bisa sangat variatif. Dimana bisa saja Anda diminta untuk mencari jasa fotografer, atau jasa catering makanan, event organizer, bahkan sampai penulis lepas! Ada baiknya Anda memiliki koneksi atau jaringan dengan individual atau perusahaan penyedia barang dan jasa tersebut. Ketika diminta, anda sudah siap!
4. Pencatatan & Dokumentasi Terorganisir. Karena banyaknya proses pengadaan barang & jasa yang akan dilakukan oleh staff purchasing, maka pencatatan dan dokumentasi sangat penting untuk dilakukan. Masalahnya, tidak semua orang bisa melakukan dokumentasi yang baik dan terorganisir. Seringkali justru dokumentasi ini malah berantakan dan tidak rapi. Ini akan menyulitkan berbagai pihak seperti bagian keuangan dan akuntansi di masa depan bila tidak dilakukan dengan baik.
5. Keahlian dalam Microsoft Office & komputer. Memang sangat sederhana, tapi ini sangat penting karena akan ada banyak sekali pencatatan, pembuatan PO, tracking pengiriman, dokumentasi pembelian, dan sebagianya. Hal ini akan sangat membantu finance dan manajemen untuk merekap pengeluaran perusahaan kedepannya.
6. Paham perpajakan. Ketika membeli barang, tentunya akan ada pajak yang harus dibayarkan. Pajak yang dibayarkan kepada CV & PT bisa saja berbeda, dan pajak yang dikenakan kepada jasa dan barang juga bisa berbeda. Sehingga pengetahuan tentang perpajakan akan membantu staff purchasing untuk mengerti berapa harga yang harus dibayar, kemana, dan kapan harus dibayar. Ini keahlian yang sangat dicari terutama ketika kita bicara skill dari staff purchasing lho!
Nah, itu dia penjelasan tentang tugas purchasing, tanggung jawab staff purchasing, dan skill yang dibutuhkan oleh profesional bagian purchasing. Kalau Anda adalah calon staff purchasing atau sudah bekerja di bidang tersebut, semoga artikel ini bisa membantu Anda ya. Salam!
