Phone:+(62-21) 8357385
Quotation merupakan sebuah istilah umum dalam penjualan dan pembelian, atau permintaan dan penawaran. Quotation sangat dekat dengan faktur maupun permintaan penjualan atau pembelian. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah penjelasan dasar dari quotation.
Saat terjadi penjualan barang dalam suatu perusahaan atau organisasi, akan tercetak dokumen faktur penjualan atau dokumen quotation. Faktur penjualan tidak sama dengan quotation. Lantas dokumen mana yang diperlukan untuk melakukan penjualan? Keduanya diperlukan, tergantung dari jenis transaksi.
Baca juga: Apa itu SOP? SOP Adalah Sistem Yang Mengatur Prosedur Operasional Perusahaan
Faktur penjualan adalah sebuah dokumen yang timbul akibat adanya penjualan dari perusahaan. Isinya mengenai jenis barang, harga, diskon, ppn, dan detail perusahaan lainnya. Tujuannya sebagai bentuk pengesahan atau persetujuan terjadinya transaksi penjualan, antara pihak pertama dan pihak kedua.
Sedangkan quotation adalah surat penawaran. Dokumen ini diberikan kepada pelanggan setelah terjadinya permintaan dari perusahaan Anda. Tujuan dari quotation adalah sebagai perjanjian kesepakatan harga, antara penjual dan pembeli. Biasanya harga yang ditawarkan memiliki perbedaan dengan harga di pasaran. Maka dari itu timbulah dokumen quotation ini.
Selain berisi kesepakatan harga, quotation juga berisi tentang kesepakatan pembayaran antara kedua belah pihak. Contoh kesepakatan pembayaran adalah seperti berikut:
Sistem pembayaran ini dilakukan secara tunai, tepat saat barang yang dipesan sampai ditujuan. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai atau melalui cek, yang kemudian dititipkan kepada pihak yang mengantar barang tersebut atau pihak terkait yang telah disepakati sebelumnya.
Metode ini menguntungkan kedua belah pihak. Penjual maupun pembeli akan merasa aman dalam bertransaksi. Pembeli tidak perlu takut barang tidak dikirim atau telat pengiriman, sedangkan penjual tidak perlu takut untuk tidak dibayar ketika barang telah dikirim ke alamat pembeli.
Sistem pembayaran cash before delivery adalah pembayaran yang dilakukan sebelum barang dikirim ke pelanggan. Jenis pembayaran ini juga cukup banyak dijalankan, setelah Cash on Delivery.
Metode ini bisa Anda temukan dengan mudah, seperti contohnya jual beli dalam online shop. Keuntungan dari cash before delivery akan menguntungkan pihak penjual, karena menekan resiko adanya penipuan maupun keterlambatan pembayaran, yang bisa berdampak pada kegiatan operasional perusahaan.
Metode term of payment merupakan cara pembayaran dengan menggunakan jangka waktu atau jatuh tempo. Biasanya akan tertulis TOP 30, TOP 45, dan lain sebagainya. Arti dari TOP 30 adalah pembeli diharapkan membayar paling telat 30 hari sesudah dari tanggal faktur.
Jika tidak memenuhi ketentuan, maka akan ada sanksi dari penjual kepada pembeli. Bisa berupa bunga denda atau bahkan di blacklist dari daftar pelanggan. Keuntungan metode ini bagi penjual adalah dapat meningkatkan jumlah pelanggan, mengingat pembayaran bisa ditunda. Kekurangannya adalah apabila pembeli telat atau tidak membayar, tentu akan merugikan penjual.
Sedangkan keuntungan metode ini bagi pembeli adalah adanya waktu untuk memutar uang, atau menjual barang tersebut terlebih dahulu. Sehingga uang yang nantinya akan dibayarkan kepada penjual merupakan hasil dari penjualan barang, bukan mengikis modal.
A man counts out $100 bills as he makes a bet on Super Bowl XLVIII at the Las Vegas Hotel & Casino Superbook in Las Vegas, Nevada January 23, 2014. The Seattle Seahawks will go to the gridiron for their Super Bowl showdown against the Denver Broncos on February 2. REUTERS/Las Vegas Sun/Steve Marcus (UNITED STATES - Tags: SOCIETY SPORT FOOTBALL) - GM1EA1O16R601
Kekurangannya adalah, jatuh tempo pembayaran dari tanggal di faktur, tidak dari tanggal barang sampai ditempat. Artinya bila menggunakan metode TOP 30 dan pengiriman membutuhkan waktu selama sekitar 2 minggu, maka jatuh tempo bagi pembeli adalah sekitar 16 hari lagi.
Tujuan dari adanya kesepakatan metode pembayaran adalah sebagai berikut:
Quotation biasanya juga terdapat penjelasan minimal jumlah order, untuk mendapatkan harga yang telah disepakati. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, harga yang diberikan dalam surat penawaran cenderung berbeda atau lebih rendah dari harga di pasar. Beberapa perusahaan akan menetapkan minimal order, untuk menutupi potongan harga tersebut.
Setelah mengetahui isi dari dokumen quotation, maka akan muncul pertanyaan, apa perbedaannya dengan faktur? Faktur terbit ketika terjadi penjualan, dimana jenis dan harga barang telah disepakati sebelumnya, sedangkan quotation biasanya terbit sebelum faktur penjualan.
Tujuannya sebagai bentuk kesepakatan jenis barang, harga, cara pembayaran dan minimal order yang nantinya akan diterbitkan di faktur penjualan. Quotation bukan merupakan bukti penjualan maupun pembayaran. Tetapi murni berupa surat penawaran. Itulah perbedaan antara faktur dan quotation.
Quotation memiliki peran yang berbeda-beda dalam setiap transaksi. Hal ini menimbulkan adanya 2 jenis surat penawaran, yaitu:
Vendor's quotation adalah surat penawaran atau daftar kesepakatan yang disusun perusahaan manufaktur (perusahaan yang menghasilkan produk, dari barang mentah, setengah jadi hingga barang jadi yang siap dijual) kepada vendor. Jadi saat perusahaan manufaktur ingin melakukan kesepakatan dengan vendor, perusahaan akan menerbitkan jenis vendor’s quotation ini untuk ditawarkan kepada vendor. Jenis ini memang lebih banyak digunakan pada perusahaan manufaktur.
Customer's quotation adalah surat penawaran atau daftar kesepakatan yang disusun dari perusahaan untuk pelanggan. Jadi saat perusahaan akan melakukan penawaran penjualan kepada pelanggan, maka perusahaan akan menerbitkkan customer’s quotation.
Jadi perbedaan quotation tersebut sebenarnya sangat mudah, hanya dilihat dari siapa pihak yang diberikan penawaran. Siapapun yang mengeluarkan penawaran bukan masalah, karena nantinya akan kembali lagi pada perusahaan. Sekalipun kemudian ada vendor yang menawarkan quotation kepada perusahaan, bagi perusahaan tetap dianggap vendor’s quotation. Bagi vendor sendiri, quotation tersebut termasuk dalam jenis customer’s quotation.
Sekalipun bertindak sebagai dokumen penawaran, namun dalam hal bisnis, surat quotation adalah dokumen yang memiliki format tersendiri. Dalam penyusunan penawaran harus memperhatikan beberapa hal. Selain sebagai formalitas, tujuan lainnya adalah untuk memperlihatkan profesionalitas, sehingga memudahkan perusahaan untuk menjalin kerjasama yang lebih lagi. Menurut bagiannya, surat penawaran dibagi menjadi 3 bagian, yaitu:
Di bagian awal ini sebaiknya diisi mengenai informasi mengenai perusahaan, semacam company profile dalam bentuk singkat. Anda bisa sekaligus mempromosikan perusahaan di bagian pembuka ini. Tujuannya adalah sebagai tanda pengenalan diri kepada pihak ke 2, serta untuk menarik minat pembaca untuk membaca penawaran lebih lanjut.
Profil perusahaan sebaiknya juga dilengkapi dengan surat-surat wajib, seperti:
Dokumen diatas dapat membantu Anda untuk menjelaskan kepada calon pelanggan, bahwa perusahaan telah diakui dan legal. Ini akan menurunkan tingkat keraguan terhadap perusahaan Anda.
Disarankan untuk memberikan kelebihan dan keunggulan yang dimiliki oleh perusahaan Anda. Misalkan barang yang diproduksi telah mendapatkan sertifikat dari SNI (Standar Nasional Indonesia) atau peralatan yang digunakan adalah series A sehingga dipastikan hasil produksinya lebih rapi, serta keunggulan lainnya. Dengan memberikan informasi mengenai keunggulan tersebut, Anda secara tidak langsung mengatakan bahwa perusahaan layak untuk diajak kerjasama.
Pada bagian ini, detail pada quotation mulai di jabarkan satu persatu. Mulai dari jenis barang dan harga barang yang ditawarkan, jumlah minimal order, dan metode pembayaran yang akan digunakan. Anda bisa menambahkan keterangan lain pada bagian bawah untuk lebih menarik minat calon pelanggan. Misalkan, “pembelian ke 2 akan diberikan diskon sebesar 2.5% dari total pembelian” atau “pembelian minimal Rp. 10,000,000 akan diberikan bonus emas 99.99% sebesar 1 gram”.
Bagian terakhir sebaiknya berisi tulisan yang menjukan harapan Anda yang sangat besar untuk menjalin kerjasama dengan calon pelanggan tersebut. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih atas kesedian waktunya untuk membaca surat quotation Anda.
Sebagai tambahan untuk menarik minat calon pelanggan, sertakan pula lampiran dokumentasi pekerjaan-pekerjaan yang pernah anda lakukan sebelumnya, khususnya yang sejenis dengan penawaran yang Anda tawarkan. Lampiran ini sebagai bukti bahwa perusahaan Anda memiliki pengalaman pada bidang tersebut.
Ada beberapa contoh template quotation yang Anda bisa download secara gratis. Berikut adalah link-nya:
Bagaimana? Anda sudah paham bahwa quotation adalah alat yang penting untuk menjalin kerjasama yang baik? Quotation digunakan agar di masa depan tidak ada kesalahpahaman antara kedua belah pihak. Dan sebaiknya Anda mulai menggunakannya apabila belum, salam!
