Spend Analysis

Kesulitan terbesar yang dialami pelaku bisnis khususnya bagian procurement saat ini dalam rangka meningkatkan profit adalah bagaimana caranya bisa mengurangi biaya supply atau procurement tanpa mengurangi standart kualitas barang dan jasa yang diperoleh. Untuk meningkatkan efisiensi biaya supply atau procurement dengan melakukan pemotongan biaya yang tidak perlu, dibutuhkan procurement strategy yang ideal dengan menganalisa informasi kondisi procurement perusahaan selama ini melalui proses Spend Analysis.

Faktanya, sesuai dengan survey yang dilakukan oleh Deloitte efisiensi biaya merupakan strategy pertama yang dilakukan oleh semua organisasi pelaku bisnis yang ada saat ini untuk meningkatkan profit perusahaan. Spend analysis perlu dilakukan secara menyeluruh pada semua aspek procurement untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :


  • Apa yang dibeli
  • Siapa yang membeli
  • Apa tujuan dari pembelian
  • Berapa banyak biaya yang dihabiskan
  • Siapa pemasoknya
  • Apakah pemasok memenuhi kriteria standard

Begitu kita bisa tahu persis ke mana uang kita dibelanjakan, kita akan berada dalam posisi yang jauh lebih baik untuk membuat keputusan tentang bagaimana dan di mana uang itu harus dibelanjakan dan mengidentifikasi peluang untuk mengurangi biaya. Namun, masalah yang sering muncul dari inisiatif spend analysis adalah kualitas data yang tidak baik dan kurang lengkapnya komponen data yang bisa di proses. Di sinilah teknologi memiliki peran penting untuk dapat dioptimalisasikan.


Apabila kita memiliki dan memanfaatkan solusi e-procurement yang lengkap meliputi Supplier Management, Procurement Management, Kontrak management dan E-Catalog maka kita akan memiliki semua data yang relevan yang tersedia pada satu database yang siap dianalisa. Setelah kita memiliki sumber data yang cukup, ada beberapa langkah penting yang harus diambil untuk melakukan inisiatif Spend Analysis yang efektif yaitu :


Konsolidasi Data Pengeluaran


Semakin besar organisasi Anda, semakin banyak departemen yang akan Anda miliki. Ini berarti banyak anggaran yang terpisah, sistem akuntansi, dan proses internal. Sangat penting bahwa semua data dari area yang berbeda ini dikonsolidasikan ke dalam satu basis data pusat untuk dilakukan analisis pengeluaran.


Standarisasi dan Pembakuan Data


Setelah data terkonsolidasi dalam satu tempat, satu fakta yang tidak bisa kita hindari adalah bahwa data tersebut bersumber dari berbagai unit dan area yang berbeda dengan kemungkinan berbagai format yang berbeda pula. Untuk itu perlu dilakukan Standarisasi agar semua data itu menjadi baku sehingga akan mudah di analisa.


Mengelompokkan Data Pemasok atau supplier


Dengan banyaknya departemen berbeda di organisasi Anda sangat memungkinkan terbentuk data suplier yang tidak standart dan banyak duplikasi . Untuk analisis pengeluaran yang akurat, database pemasok harus dibersihkan dan di kelompokkan untuk melihatnya secara terpisah. Dengan memadukan data pemasok terhadap fullfillment yang terjadi akan diperoleh kelompok2 pemasok dengan kriteria tertentu.


Mengkategorikan Kelompok Beban Pengeluaran


Kelompok beban belanja pengeluaran biasanya dikelompokkan berdasarkan jenis atau kategori barang atau jasa yang dibayar. Misal kelompok alat produksi, kelompok perlengapan kantor, kelompok pembelanjaan Teknologi, Jasa Konstruksi, dll. Ada juga yang hanya mengelompokkan beban belanja terhadap jenis pembiayaan nya misal pembiayaan untuk kegiatan investasi atau operasional sehari hari.


Analisa Pola Pembelian


Analisa pola pembelian dapat dilakukan setelah didapatkan data yang sudah terkonsolidasi dan memenuhi kriteria standarisasi. Dari analisa pola pembelian ini didapatkan informasi penting yang terjadi dalam proses pembelian perusahaan. Hasil dari analisa pola pembelian harus mampu menjawab beberapa pertanyaan seperti :

Mungkinkah memperbaiki metode pembelian agar mendapatkan barang/jasa yang berkualitas dan harga bersaing?

  • Barang atau jasa apa yang transaksinya paling besar?
  • Barang atau jasa apa yang memiliki nilai tawar tinggi di market ?
  • Seberapa jauh ketergantungan kita terhadap supply atau barang tersebut ?
  • Seberapa sering pembelanjaan terhadap barang tersebut dilakukan ?

Bagaimana mengurangi jumlah pemasok yang berlebihan (Supplier Long Tail Consolidation)?

  • Berapa banyak pemasok yang hanya melakukan transaksi dengan perusahaan (misalkan) kurang dari US$ 1,000 per tahun?
  • Dengan pemasok mana saja perusahaan melakukan transaksi hanya satu kali dalam setahun?
  • Departemen mana yang paling banyak melakukan one-time purchase?

Mungkinkah untuk memperbaiki terms and conditions dari perjanjian dengan pemasok?

  • Pemasok mana yang nilai transaksinya paling besar?
  • Ada berapa pemasok utama untuk satu kategori pembelian?
  • Apakah semua departemen menggunakan rate yang sama dalam transaksi dengan pemasok yang sama?
  • Seberapa jauh ketergantugan pemasok terhadap perusahaan?

Dapat disimpulkan bahwa, hasil analisa pola belanja, dan mendapatkan data Spend Analysis yang tepat, tim dan procurement leader akan dapat menentukan strategi procurement dan pembuatan rencana belanja agar bisa lebih efektif dan efisien, sehingga karakteristik procurement yang ideal bisa kita dapatkan. Sehingga divisi Procurement akan menjadi divisi strategis di perusahaan anda

Baca Juga : Meningkatkan Profit Tanpa Meningkatkan Penjualan

Artikel ditulis oleh Ismed Iqbal – GM Operational PT Mitra Mandiri Informatika

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *