Phone:+(62-21) 8357385
Contract Management merupakan sebuah kontrak yang penting dimiliki oleh kedua belah pihak atau beberapa pihak saat akan melakukan kerjasama. Misalnya, ketika Anda akan bekerjasama dengan vendor atau perusahaan tertentu, maka wajib bagi para pihak untuk memiliki manajemen kontrak.
Tanpa adanya contract management, maka Anda tidak akan tahu kesepakatan apa yang mesti dipatuhi oleh kedua belah pihak. Oleh sebab itu, setiap kerjasama membutuhkan kontrak management yang dibuat secata baik, teliti dan transparan.
Bagi Anda yang belum tahu apa itu contract management, maka bisa simak ulasan lengkapnya di bawah ini.
Apa Itu Contract Management?
Tujuan Contract Management
- Untuk Menyelesaikan Pekerjaan Secara Efektif
- Memastikan Kesepakatan
- Menghindari Perselisihan
- Memastikan Kepatuhan Antar Pihak
- Melakukan Kinerja yang Adil dan Transparan
- Untuk Mengantisipasi Resiko
Tahapan Contract Management
- Pembuatan Kontrak
- Pelaksanaan Kontrak
Poin Penting Dalam Contract Management
Contract management atau manajemen kontrak merupakan proses pengelolaan segala aspek yang memiliki kaitan dengan kesepakatan antara kedua belah pihak yang melakukan kerjasama.
Dalam hal ini, akan ada negosiasi yang harus disepakati oleh kedua belah pihak. Tak hanya itu saja, dalam manajemen kontrak akan ada suatu proses pembuatan kontrak. Proses ini meliputi segala hal yang ada kaitannya dengan administrasi dari suatu kontrak yang sudah disepakati tersebut.
Tentunya, di dalam kontrak ini akan ada sebuah kewajiban yang sifatnya mengikat secara hukum serta harus dipatuhi bersama-sama. Apabila salah satu pihak lalai dalam melakukan kewajiban sesuai kontrak yang disepakati, maka mau tidak mau pihak tersebut harus menerima hukuman.
Jadi, para pihak yang sudah terikat dalam contract management harus saling mematuhi kesepakatan yang ada. Kalau tidak, maka siap-siap menerima hukum yang sudah dilampirkan dalam kontrak.
Adanya contract management tentunya memiliki beberapa tujuan, yaitu:
Contract management memiliki sifat yang mengikat antar pihak yang sudah melakukan kesepakatan. Tentunya, hal ini menjadi suatu cara terbaik supaya menyelesaikan pekerjaan secara efektif.
Setiap pihak dapat melihat detail pekerjaan yang akan dilakukan secara bersama-sama. Ketika mereka sudah sepakat, maka masing-masing pihak akan membereskan pekerjaan sesuai dengan yang tertera pada manajemen kontrak sendiri. Dengan begitu, pekerjaan pun akan terselesaikan dengan tepat waktu sesuai perjanjian yang sudah disepakati.
Tujuan adanya manajemen kontrak berikutnya adalah untuk memastikan bahwa kesepakatan yang telah dilakukan tidak akan dilanggar oleh kedua belah pihak di masa akan datang.
Apabila ada salah satu pihak yang melakukan pelanggaran, maka akan dikenakan sanksi berupa hukum yang sudah tertera dalam perjanjian itu sendiri. Oleh sebab itu, setiap pihak akan menuliskan beberapa kesepakatan yang akan dipatuhi dan tidak boleh ada yang melanggar kesepakatan tersebut.
Adanya contract management juga akan menghindari perselisihan antar kedua belah pihak yang telah terikat dalam kontrak tersebut. Seperti yang sudah Anda tahu, dalam manajemen kontrak ini tertulis kesepakatan serta hal-hal lain yang harus disepakati bersama.
Dengan begitu, setiap pihak harus mentaati semua isi surat kontrak yang sudah disepakati bersama. Kalau suatu hari terjadi perselisihan, maka akan dilihat kembali isi manajemen kontrak tersebut. Jika ternyata dinyatakan salah, maka pihak bersangkutan tidak bisa mengelak dan akan menerima hukuman sesuai ketentuan.
Melalui kontrak manajemen, kedua belah pihak akan diuji kepatuhannya sampai kontrak tersebut berakhir. Setiap pihak memiliki tanggung jawab dan perjanjian yang tidak boleh dilanggar maupun diabaikan.
Setiap hal yang tertuang dalam contract management pasti sudah melewati tahapan yang disepakati bersama. Dengan kata lain, kesepakatan yang tertulis dalam manajemen kontrak sudah disetujui oleh setiap pihak yang bersangkutan. Jadi, dapat dipastikan bahwa isi dari surat kontrak sudah pasti adil.
Tak hanya itu, segala upaya yang mesti dicapai untuk mewujudkan kesepakatan pun harus ditampilkan secara transparan. Oleh sebab itu, manajemen kontrak dapat dinilai sebagai salah satu upaya yang bisa menunjukkan kinerja secara adil dan transparan.
Perjanjian yang melibatkan beberapa pihak tentu memiliki resiko yang tidak kecil. Umumnya, resiko yang seringkali ditimbulkan adalah pelanggaran terhadap kesepakatan yang sudah diputuskan bersama-sama.
Tak hanya itu, bisa saja terjadi hal yang sifatnya tidak transparan, sehingga mengakibatkan salah satu pihak mengalami kerugian.
Nah, dengan adanya contract management, maka segala resiko yang ada dapat diantisipasi secara baik. Sebab, ini merupakan tujuan dari surat kontrak untuk melindungi kedua belah pihak dari segala resiko yang ada.
Dalam manajemen kontrak, terdapat dua tahapan penting yang mesti Anda tahu, yaitu:
Pada tahap ini, kedua belah pihak akan membuat identifikasi terkait kebutuhan, pembuatan lingkup kerja, evaluasi risiko, rencana pengelolaan kontrak, serta pemilihan dan penunjukan kontraktor maupun pihak lain sebagai eksekutor proyeknya.
Tahap kedua dalam contract management adalah pelaksanaan kontrak, dimana kedua belah pihak akan melakukan pengelolaan dokumen, eksekusi pengadaan barang maupun jasa, monitoring kerja, penanganan perselisihan, audit hasil kontrak serta penyelesaian kontrak.
Kedua tahapan itu harus dilakukan oleh kedua belah pihak atau lebih yang telah terikat dalam kesepakatan serta perjanjian dalam kontrak. Jika terdapat pihak yang melakukan pelanggaran, maka akan menerima hukum sesuai yang tercantum dalam kontrak.
Sebuah kontrak yang terjalin antara kedua belah pihak tidak boleh luput dari beberapa poin penting ini, yaitu:
- Pihak-pihak yang terlihat dalam manajemen kontrak
- Jangka waktu yang disepakati bersama
- Lingkup kerja yang terdiri dari tujuan, peralatan, penanggung jawab kontrak, lokasi, kriteria pencapaian serta proses monitoring
- Tata cara pembayaran
- Proses penyelesain konflik yang terjadi
- Proses perubahan kontrak
- Proses penghentian kontrak
- Kondisi darurat.
Supaya poin-poin penting itu bisa dilakukan dengan baik, maka harus disertakan hukum yang dapat mengikat serta melindungi perjanjian kedua belah pihak.
Itulah informasi mengenai contract management yang harus Anda ketahui dengan baik. Membuat sebuah manajemen kontrak diperlukan ketelitian serta paham terkait hukum yang akan diberikan jika salah satu pihak melakukan pelanggaran. Oleh sebab itu, pastikan Anda membuat manajemen kontrak dengan tepat, sesuai tahapan-tahapan yang telah dijelaskan diatas.
Apabila Anda kesulitan dalam membuat contract management, maka tidak perlu khawatir. Sebab, Anda dapat menghubungi Promise untuk membantu mempermudah pembuatan manajemen kontrak secara maksimal.
Promise sendiri merupakan solusi e-procurement terpadu yang lengkap untuk mengotomatiskan seluruh proses pengadaan, mulai dari pembuatan pesanan pembelian sampai alat pembuat keputusan, serta pelaporan yang dapat memberikan kontrol manajemen lebih besar. Jadi, jika Anda tertarik untuk membuat contract management yang maksimal dan dapat melindungi kesepakatan bersama antar kedua belah pihak, maka bisa hubungi Promise dengan cara klik di sini sekarang juga, ya!
