Phone:+(62-21) 8357385
Dalam sebuah perusahaan tentunya membutuhkan tim yang tepat untuk menjalankan bisnis dengan baik. Salah satu bagian yang cukup memiliki peran penting adalah seorang profesional procurement. Lantas, apa saja yang harus menjadi tugas dan tanggung jawab bagian ini? Sebelum memahami tugas dan tanggung jawab, kenali dulu seperti apa bagian procurement.
Procurement merupakan sebuah proses yang bertujuan untuk membantu perusahaan agar bisa mendapatkan barang yang dibutuhkan perusahaan. Dengan bantuan tim procurement, diharapkan perusahaan bisa mendapatkan barang yang punya kualitas terbaik dan dengan harga yang paling rendah. Tentu saja tujuannya akan membantu perusahaan mendapatkan keuntungan yang maksimal.
Meski terkesan pekerjaan yang mudah, sistem procurement beserta timnya cukup membawa dampak yang berarti bagi perusahaan. Tim yang tergabung dalam procurement harus mampu melakukan analisis yang baik supaya bisa mendapatkan kebutuhan barang atau jasa yang sesuai. Tak hanya itu saja, pendataan yang rapi dan lengkap juga membantu perusahaan saat memilih supplier ke depannya.
Tugas Profesional Procurement
Setelah memahami seperti apa divisi procurement, sekarang Anda juga perlu mengetahui seperti apa tugas tim yang ada di dalamnya. Tentu saja hal ini sangat penting untuk membantu keberlangsungan penyediaan barang dan juga jasa.
1. Membuat Standar Perusahaan untuk Barang dan Jasa
Profesional procurement harus memahami bahwa penting bagi perusahaan untuk mendapatkan barang dan jasa yang baik. Kata baik dan berkualitas merupakan hal yang relatif. Maka dari itu, seorang tim procurement harus terlebih dahulu membuat standar yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan demikian, barang yang didapat memang bisa disaring yang sesuai dengan keinginan.
2. Merencanakan Penyediaan
Setelah sudah tahu standar seperti apa yang dibutuhkan oleh perusahaan, profesional procurement juga memiliki tugas untuk merencanakan sebuah penyediaan barang. Ini merupakan salah satu tugas utamanya. Perusahaan akan meminta barang atau jasa yang dibutuhkan lalu tim akan langsung merencanakan langkah selanjutnya hingga perusahaan mendapatkan barang atau jasa yang diinginkan.
3. Menyesuaian Detail Barang yang Dibutuhkan
Permintaan yang masuk harus diolah oleh profesional procurement. Tim akan menyesuaikan detail dan spesifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan. Dengan demikian, procurement bisa menghubungi supplier dan vendor yang memang sesuai dengan spesifikasi, termasuk soal urusan budget.
4. Mencari Vendor dan Supplier
Setelah melihat kualifikasi yang dibutuhkan, tim procurement langsung mencari dan menghubungi vendor atau supplier yang sesuai. Biasanya tim akan langsung membuat perjanjian berupa meeting atau bisa langsung mengirimkan surat penawaran sesuai dengan brief yang diberikan. Di sinilah kemampuan untuk merekap keinginan perusahaan dibutuhkan oleh tim procurement.
5. Menganalisa Surat Penawaran
Semua surat penawaran maupun proposal akan didata oleh tim procurement. Kemampuan analisis sangat dibutuhkan supaya bisa menemukan supplier maupun vendor mana yang sesuai dengan keinginan perusahaan. Hal ini menyesuaikan dari kriteria yang dibutuhkan maupun budget atau biaya pembelian.
6. Melakukan Negosiasi
Setelah memilih satu vendor atau supplier, tim procurement harus melakukan negosiasi. Tak hanya soal harganya saja tetapi juga harus mengetahui waktu pengiriman sampai pembayaran. Misalnya saja untuk pengiriman, tim procurement juga harus menentukan pengiriman melalui jalur darat, laut atau udara. Hal-hal ini bisa menyesuaikan dengan timeline waktu yang diberikan perusahaan.
7. Membuat Kontrak
Supplier atau vendor yang terpilih harus menandatangani kontrak dengan perusahaan. Procurement profesional harus membuat kontrak tersebut dan memastikan isinya sudah sesuai. Hal ini untuk menjaga kerjasama bagi para vendor supaya semua yang sudah disepakati benar-benar terjadi.
8. Menerima Tagihan Pembayaran
Tim procurement juga perlu memastikan bahwa tim keuangan perusahaan sudah membayar tagihan dari para supplier atau vendor. Tak hanya itu saja, tim juga memastikan bahwa barang sudah diterima dengan baik. Dengan demikian apa yang tertulis di kontrak benar-benar sudah sesuai dengan kejadiannya.
9. Melakukan Kontrol
Hal penting yang tak boleh terlewatkan adalah tugas kontrol. Sebagai tim pengadaan, tentunya procurement harus memastikan bahwa barang bisa dipakai dengan efisien dan efektif. Jika berhubungan dengan jasa, maka memang sudah sesuai dengan keinginan perusahaan. Tugas ini juga membantu procurement dalam mencari vendor dan supplier berikutnya.
Tanggung Jawab Profesional Procurement
Tugas dari seorang tim procurement memang memastikan bahwa pengadaan barang benar-benar efisien dan efektif sehingga bisa menghemat biaya. Namun, ada beberapa tanggung jawab yang harus diperhatikan untuk mencapai pengeluaran yang jauh lebih efisien dan efektif. Ini dia penjelasan selengkapnya.
1.Menjadi Inisiator dalam Hal Menghemat Biaya
Salah satu kunci penting dalam penghematan perusahaan adalah tim procurement. Maka dari itu, tim ini bertanggung jawab menjadi inisiator dalam hal pengeluaran perusahaan. Dalam melakukan perbandingan dan analisa, tim procurement harus melakukan analisis yang menyeluruh sehingga mendapatkan penghematan yang maksimal.
2. Melakukan Pemetaan Peluang dan Risiko
Tanggung jawab berikutnya adalah untuk mendeteksi dan mengidentifikasi adanya peluang dan risiko. Tak hanya melihat bahwa supplier tersebut sudah sesuai dengan budget. Hanya saja tim procurement harus memetakan kekurangan dan kelebihan serta peluang hingga risikonya. Dengan demikian keputusan dalam memilih supplier dan vendor akan semakin tepat sasaran.
3. Meningkatkan Nilai Perusahaan
Sebuah perusahaan yang sehat harus memiliki nilai yang baik di mata pihak ketiga. Procurement profesional memiliki tanggung jawab untuk meningkatkan komunikasi dengan supplier dan vendor. Tim harus bisa mengelola hubungan sesuai dengan norma dan aturan berlaku. Selain itu, manajemen risiko juga harus diperhatikan oleh tim ini.
Nilai perusahaan yang harus diperhatikan antara lain transparansi, akuntabilitas hingga komunikasi yang baik. Hal ini bisa mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan pada saat penunjukan supplier atau vendor. Sebut saja terjadi persaingan tidak sehat, munculnya perlakuan yang diskriminatif hingga tidak ada pengawasan yang berkelanjutan. Jika dibiarkan maka bisa memberikan nilai buruk bagi perusahaan dan bisa berisiko tersangkut masalah hukum.
4. Melakukan Identifikasi Peluang
Tim procurement memang hanya mencari supplier atau vendor sesuai dengan permintaan saja. Namun, tim juga punya tanggung jawab untuk menilai apakah kebutuhan yang diminta sudah benar-benar bisa mencapai efisiensi dan penghematan. Bisa jadi tim procurement bisa membantu perusahaan untuk melihat peluang penghematan yang lebih optimal.
5. Memperbaiki Sistem Procurement
Tak selamanya sistem yang dipakai untuk procurement memang benar-benar bisa efektif untuk melakukan penghematan. Maka, tim ini juga bertanggung jawab melakukan perbaikan sistem secara berkelanjutan. Procurement profesional harus melakukan evaluasi terhadap sistem yang berlaku. Maka dari itu, divisi ini harus memiliki tim yang punya integritas yang baik.
Dengan demikian bisa mengidentifikasi nilai, informasi serta data untuk mencapai efisiensi yang diinginkan perusahaan. Perbaikan juga tidak hanya dari sistem saja melainkan mengembangkan individu yang di dalamnya seperti pelatihan kerja.
