Mencapai tahapan collaborative procurement merupakan salah satu kunci keberhasilan tim pengadaan perusahaan, untuk mencapai hal tersebut dibutuhkan berbagai macam hal seperti SOP yang tepat, pengelompokkan vendor yang sesuai, dan teknologi yang mumpuni agar hal tersebut dapat tercapai. Untuk mengetahui apakah perusahaan anda sudah mencapai collaborative procurement atau belum, mungkin anda bisa bertanya kepada diri anda sendiri terhadap beberapa pertanyaan berikut:

  • Apakah anda merasa vendor yang mengikuti vendor pengadaan anda hanya vendor yang itu itu saja?
  • Apakah merasa vendor yang mengikuti pengadaan di perusahaan anda tidak sesuai dengan katogorinya?
  • Apakah banyak PO yang belum dapat di-close karena pengiriman tidak sesuai?
  • Apakah anda merasa memiliki banyak vendor yang memiliki resiko tinggi, tapi anda tidak bisa menilai performa mereka dengan baik

Jika anda merasa memiliki masalah masalah tersebut, berarti anda belum mencapai collaborative procurement. Mari kita pelajari lebih lanjut bagaimana anda bisa mencapai level tersebut dan bagaimana tim Promise dan Promise Vendor Management dapat menbantu anda.


Bagaimana anda bisa mencapai collaborative procurement?


Pengelompokan vendor berdasar kebutuhan perusahaan

Sebagaimana telah kita bahas pada artikel sebelumnya – https://promise.co.id/strategic-sourcing-to-reach-best-procurement-strategy/ – dimana kita telah mebahas langkah-langkah apa saja yang dapat kita lakukan untuk mendapatkan vendor yang terkualifikasi dengan baik. Misalnya dengan assessment terhadap market, atau dengan menggunakan kraljic matrix, dimana anda bisa mengelompokkan supplier yang anda miliki menjadi 4 kelompok (rutin material, leverage material, bottleneck material, atau strategis material).

Dengan menggunakan vendor management dan strategic sourcing yang baik, maka procurement diharapkan mendapatkan kolaborasi yang baik dari proses PR hingga PO, atau bahkan sampai proses payment.

Dengan memiliki vendor management yang baik, hal tersebut merupakan awal proses yang dapat anda lakukan agar procurement collaboration dapat berjalan dengan baik, tentu nya dengan melakukan strategic sourcing.

Vendor Lifecycle Management

Life-cycle for collaborative procurement
Vendor Life-cycle Management

Vendor lifecycle management didefinisikan sebagai pendekatan awal hingga akhir dalam mengelola vendor secara transparan dan terstruktur. Mulai dari pendaftaran vendor, seleksi, sampai dengan vendor mendapatkan PO dan melakukan invoicing.

Data-data yang ada dari vendor tersebut harus dikelola dengan baik agar anda dapat memberikan penilaian terhadap performa vendor yang ada, sehingga anda dapat melakukan development / pengembangan kepada vendor yang ada di perusahaan anda, agar vendor juga akan mendapat value yang ada diperusahaan anda. Selain itu, dengan melakukan perkembangan bersama, anda akan mendapat vendor-vendor yang berkualitas.

Penilaian performa vendor sebagai bentuk vendor development

Dalam proses Vendor Management, ada baiknya vendor tersebut dinilai mulai dari performancenya, delivery nya, kapabilitas dalam memberikan solusi dll. Dimulai dari proses registrasi vendor, penilaian dapat dilakukan terhadap vendor, tidak hanya kelengkapan dokumen, bisa juga penilaian umum dan penilaian khusus. Apa itu penilaian umum? Yaitu penilaian terhadap keuangan vendor, personalia dimiliki vendor tersebut, fasilitas dan posisi kantor, dan kemampuan terhadap penyelesaian proyek yang vendor terima. Selain itu, anda bisa melakukan penilaian khusus, berdasarkan kategori vendor barang atau jasa.

Dengan adanya scoring atau penilaian dalam form registrasi vendor, anda akan menjadi lebih objektif di dalam melihat vendor yang akan mendaftar di perusahaan anda. Tentu dengan menggunakan tools yang baik.

Berikutnya pada proses Qualification, anda dapat melakukan compliance check, due diligence / wawancara yang parameternya dapat anda atur, sehingga memungkinkan anda mendapatkan nilai yang lebih objektif. Selain itu anda juga perlu mengembangkan vendor agar menjadi lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan kita, dan menjaga hubungan baik dengan vendor.

Ketika anda telah melakukan proses tersebut, anda dapat memberikan rangking terhadap vendor yang anda miliki. Penilaian tersebut dapat anda lakukan untuk menentukan vendor mana yang perlu anda kembangkan untuk menjadi lebih baik, dan vendor mana yang perlu anda jaga kualitasnya.


Bagaimana Teknologi dapat membantu anda?


New Promise Vendor Management


Promise Vendor Lifecycle Management

Agar Procurement mendapatkan value dari Vendor Management diperlukan perubahan yang signifikan, diantaranya perlu adanya system/technology yang membantu. New Promise Vendor Management, sangat memungkinkan untuk mengadopsi seluruh siklus yang berkaitan dengan vendor dan pembeli. Sehingga dapat membantu Tim Vendor Management untuk melakukan penilaian performance vendor. Segala bentuk akses dan informasi tersebut tersedia di dalam satu platform dan dashboard yang mudah digunakan oleh pengguna.

Selain itu, konsultan kami dapat memberikan solusi dan saran yang berguna dalam melakukan pengelompokan type vendor berdasarkan rencana kerja perusahaan, sehingga memudahkan anda menentukan posisi vendor pada kraljic matrix dan melakukan pengembangan vendor agar tercipta win-win solution antara ke dua belah pihak dan tercipta procurement collaboration.


Artikel ini merupakan rangkuman dari Promise Webinar : Vendor Management for Collaborative Procurement, Untuk lebih lengkapnya, anda dapat menyaksikan rekaman ulang webinar di channel youtube kami

MMI meeting

Procurement Transformation

Pada tanggal 29 Agutus 2019, Mitra Mandiri Informatika & Promise –  mengadakan Executive Breakfast Meeting dengan tema Procurement Transformation, yang diadakan di hotel JS Luwansa, Jakarta.

Executive Breakfast Meeting kali ini mengangkat tema pentingnya transformasi pengadaan pada setiap perusahaan, baik dari sisi strategis, yakni merubah procurement proses anda dari model tactical buying, menjadi strategic buying, dan dari sisi transformasi digital, yakni dengan menggunakan modul-modul Promise, proses transformasi pengadaan di perusahaan akan berjalan dengan baik dan efisien.

Bapak Rahmat Noviandi, memberikan paparan mengenai Strategic Procurement

Dengan pembicara utama, yaitu Bapak Rahmat Noviandi, ST, MBA, CSCP, CPPM, selaku pakar di bidang pengadaan, logistic dan SCM, berbagi pengalaman mengenai pentingnya Procurement Transformation di perusahaan untuk mendapatkan hasil maksimal. Promise dapat memberikan layanan konsultasi kepada perusahaan-perusahaan yang membutuhkan jasa konsultasi yang dapat membantu proses transformasi strategis dari sisi People, Proses dan struktur organisasi.

Para tamu Executive dari berbagai perusahaan

Acara ini dihadiri oleh para executive dari berbagai macam bidang usaha, seperti dari bidang energi, transportasi, perbankan, dan kominukasi. Lebih dari 15 perusahaan datang untuk menghadiri acara Promise Executive Breakfast Meeting, antara lain PT Bluebird Group, PT Telkom, PT Hasnur Group, PT Aetra dan yang lainnya.

Presentasi modul-modul Promise

Executive perusahaan-perusahaan disajikan mengenai modul-modul Promise, yang akan mendukung transformasi digital perusahaan mereka. Dimulai dari modul E-Catalogue, yang dapat membantu perusahan dalam mengkatagorisasi dan mendata produk-produk yang dijual oleh vendor yang terdaftar di perusahaan mereka. Adapun Modul Vendor Management yang akan memudahkan pendataan vendor yang terdaftar diperusahaan, sehingga memudahkan pengisian internal e-Catalogue agar proses pengadaan menjadi lebih efisien.

Kemudian modul Contract Management yang dapat memudahkan proses kontrak yang telah disetujui, dimulai dari proses pembuatan kontrak hingga kontrak telah selesai dilaksanakan. Semua ini dapat dipermudah pelaksanaannya dengan menggunakan modul Procurement Management. Selain itu, para executive juga dipaparkan betapa pentingnya memantau jumlah pengeluaran perusahaan yang dapat dipermudah dengan menggunakan modul Enterprise Spending Management.

Dengan dilaksanakannya acara ini , perusahaan mendapatkan informasi mengenai pentingnya Procurement Transformation didalam proses bisnis perusahaan anda, dan Promise sebagai aplikasi pengadaan di Indonesia, dapat menunjang proses pengadaan di perusahaan anda, baik dari sisi konsultasi proses pengadaan dan juga dari aplikasi digital pengadaan perusahaan anda.

meeting promise

PT Kereta Api Indonesia (PT KAI) merupakan perusahaan kereta api yang berdiri semenjak tahun 1945 dan menjadi perusahaan yang memegang sistem operasi kereta api di Indonesia secara menyeluruh.

Pada tahun 2019 PT KAI memutuskan untuk bekerja sama dengan Promise, dengan tujuan untuk meng-upgrade aplikasi sistem pengadaan elektronik atau yang sering disebut dengan e-procurement system, menjadi modul Procurement Management terbaru, dan mengimplementasikan modul Promise lainnya, serta mengimplementasikan katalog elektronik atau Promise e-catalogue, agar proses pengadaan yang terjadi di dalam PT KAI dapat berlangsung dengan transparan, efektif, efisien dan good governance, sehingga dapat tercapai organisasi yang efisien dalam menerapkan strategic procurement, baik pembelanjaan strategis ataupun operasional yang merupakan visi dan misi dari PT Kereta Api Indonesia (Persero)

Dalam rangkaian proses implementasi Promise, sebagai solusi pengadaan barang dan jasa, PT Kereta Api Indonesia (Persero), pada tanggal 24-28 Juni 2019, PT Mitra Mandiri Informatika (PT MMI)  mengadakan workshop Promise dengan tema Bisnis Proses Aplikasi E-Tender PT Kereta Api Indonesia (Persero) dengan tujuan  menyelaraskan bisnis proses pada modul-modul Promise yang akan diimplementasi untuk PT KAI. Modul tersebut Procurement Management, Vendor Management, dan Contract Management. Dan Promise E-Catalogue.

Dalam workshop yang dihadiri oleh 3 orang jajaran VP dan Manager dari PT KAI dan juga Tim BPS dari Promise, workshop yang dilakukan selama 5 hari di kota Bandung berjalan dengan lancar dan seksama.

Workshop dimulai dengan pembahasan Promise secara keseluruhan, mulai dari dasar penggunaan , hingga bisnis proses yang sudah ada., yang kemudian dilanjutkan dengan pembahasan bisnis proses dari modul Vendor Management, Procurement Management, Contract Management dan ditutup dengan Promise E-Catalogue, yang dibahas pada hari-hari berikutnya. Perubahan dan penyelarasan yang dilkaukan disetiap modul dibahas secara mendetail agar bisnis proses yang akan diimplementasikan oleh tim Promise sesuai dengan kebutuhan dari PT KAI. Contohnya pada modul Vendor Management, penyesuaian dengan 4 tipe yang dapat mendaftar untuk menjadi vendor di PT KAI, yang sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan ataupun penyelarasan terhadap modul Procurement Management pada proses metode evaluasi agar menjadi 3 pilihan proses metode evaluasi.

Dengan dilaksanakannya workshop bisnis proses Promise pada PT KAI, rangkaian proses implementasi Promise E-Procurement system, kedepannya diharapkan berjalan dengan lancar dan sesuai dengen kebutuhan PT KAI, yang memiliki tujuan untuk menyelaraskan dan mempermudah seluruh proses pengadaan yang berada di dalam PT KAI secara transparan, efektif dan efisien, dan menjadikan PT KAI organisasi yang efisien dalam menerapkan strategic procurement.