Aanwijzing merupakan istilah yang masih asing terdengar di masyarakat karena bahasanya sendiri bukan berasal dari bahasa Indonesia, melainkan dari bahasa Belanda.

Istilah Aanwijzing ini sering terdengar oleh mereka yang pekerjaannya berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa atau procurement, baik itu dalam bidang pemerintah maupun swasta.

Aanwijzing
Pembahasan Tentang Aanwijzing

Ternyata istilah Aanwijzing dalam dunia procurement adalah istilah yang wajib untuk diketahui. Apa sih artinya Aanwijzing? Kok tidak terdengar seperti bahasa Indonesia?

DEFINISI AANWIJZING & TUJUANNYA

Aanwijzing jika secara sederhana diartikan ke dalam bahasa Indonesia mempunyai arti indikasi, intruksi, rekomendasi, penugasan, persiapan dan sejenisnya.

Namun, dalam dunia pengadaan atau procurement, aanwijzing yaitu suatu kegiatan pertemuan antara pemilik tender dengan seluruh peserta tender yang lolos dalam seleksi Tender (baca apa itu tender).

Jadi Aanwijzing sendiri adalah satu sub-proses dalam proses procurement yang panjang (baca artikel tentang procurement adalah). Tujuannya adalah untuk membicarakan tentang pekerjaan atau proyek yang di lelangkan sebelumnya secara detail dan rinci. Ini dilakukan untuk memperjelas ruang lingkup paket pengadaan serta beberapa syarat dan ketentuan yang telah tercatat dalam dokumen pemilihan.

Tujuan adanya Aanwijzing itu apa sih?

Adapun syarat umum untuk mengikuti proses ini contohnya seperti; tingkatan tertentu perusahaan peserta (E.g. CV, PT, Etc.), dokumen-dokumen legal, harga penawaran dengan maksimal batas pagu, portfolio proyek, alat-alat atau perlengkapan, tenaga ahli, dan syarat lainnya.

Misalkan, pada persyaratan lelang ada syarat bahwa peserta lelang harus memiliki perusahaan berupa PT (Perseroan Terbatas). Maka pada saat Aanwijzing peserta yang lolos diharuskan membawa dokumen yang membuktikan, bahwa perusahaan yang terdaftar sudah dalam bentuk PT. Bisa dipastikan para peserta yang masih CV (Commanditaire Vennootschap) tidak dapat lolos.

Biasanya dokumen yang diminta harus asli dan tidak boleh dalam bentuk scan, fotocopy maupun soft copy. Ini untuk menghindari adanya manipulasi data. Jika peserta tidak dapat menunjukan bukti atau dokumen asli, maka secara otomatis akan digugurkan.

Ini akan membuat adanya kesamaan pemahaman antara peserta dengan penyelenggara atau Kelompok Kerja Pemilihan (Pokja), serta untuk diskusi bila ada masukan atau kemungkinan adanya koreksi dalam dokumen pemilihan tersebut.

Durasi atau waktu lamanya aanwijzing dapat disesuaikan sesuai dengan kompleksitas pekerjaannya. Akan ada diskusi atau tanya jawab antar penyelenggara dengan peserta, agar semua ruang lingkup pekerjaan / proyek yang Diadakan lebih jelas.

Waktu yang diberikan sangat fleksibel, hingga pertemuan dapat diakhiri jika seluruh penjelasan sudah jelas dan semua pertanyaan telah terjawab. Nantinya kumpulan tanya jawab, hasil diskusi, dan seluruh penjelasan akan di masukan kedalam BAPP (Berita Acara Pemberian Penjelasan).

HAL-HAL YANG DISEPAKATI PEMILIK & PESERTA TENDER DALAM AANWIJZING

Tentunya proses Aanwijzing diadakan agar kesepakatan atau consensus terjadi antara pemilik dan peserta tender. Beberapa hal yang harus disepakati antara penyelenggara dan peserta tender dalam Aanwijzing adalah:

Lingkup Pekerjaan Proyek Dijelaskan di Proses Aanwijzing

Peserta harus memahami lingkup pekerjaan yang diikuti dalam lelang. Hal ini bertujuan untuk mengukur apakah peserta mampu mengerjakan pekerjaan tersebut.

Metode Pemilihan Dalam Proses Aanwijzing

Penyelenggara menentukan metode untuk memilih peserta lelang yang akan lolos nantinya. Metode ini biasanya di diskusikan oleh seluruh anggota dari panitia hingga PPK (Pejabat Pembuta Keputusan).

Cara Penyampaian Dokumen Penawaran

Dokumen penawaran dalam e-procurement akan di upload peserta kedalam web yang telah ditentukan. Biasanya akan tertera tanggal dan jam akhir batas upload dokumen penawaran. Peserta yang upload melebihi batasan waktu tersebut secara otomatis akan gugur.

Kelengkapan Dokumen Terlampir Untuk Proses Aanwijzing

Semua dokumen yang menjadi syarat umum harus di upload. Ini menunjukan bukti bahwa benar perusahaan memenuhi syarat yang telah diajukan panitia sebelumnya.

Metode Evaluasi Aanwijzing

Penyelenggara kemudian akan mengevaluasi seluruh dokumen yang diserahkan oleh peserta. Perusahaan yang lolos, kemudian akan memasuki tahap selanjutnya.

Segala Perkara Yang Dapat Mengugurkan Peserta

Pihak penyelenggara akan mencari sedetail mungkin apakah ada kekurangan, yang sekiranya dapat menggugurkan peserta. Sebab dalam pengadaan pada umumnya hanya akan ada 1 pemenang.

Jenis Kontrak Yang Akan Disepakati

Kontrak memiliki 2 jenis, yaitu Stakes of Procurement Contracts dan Fixed Procurement Contracts. Stakes of Procurement Contracts adalah kontrak yang merinci syarat dan ketentuan untuk suatu proyek atau pengadaan tertentu.

Biaya dalam kontrak ini tidak akurat dan dapat mengakibatkan adanya biaya lain yang keluar. Sedangkan Fixed Price Contract adalah kontrak yang memiliki harga tetap, dimana peserta akan sepakat dalam menyediakan barang dan jasa sesuai dengan nilai kontrak yang telah ditetapkan sebelumnya. Biaya itu diluar dari biaya peralatan, materi, dan biaya tenaga kerja.

Besaran Nilai, Jangka Waktu, dan Jaminan Proyek

Penyelenggara harus menentukan masa berlaku kontrak yang sekiranya wajar dan dapat dipenuhi oleh peserta. Besaran nilai ditentukan oleh penawaran dari peserta atau kesepakatan antara peserta dan penyelenggara.

Peserta wajib mencari penjamin yang akan mengeluarkan uang jaminan. Biasanya dapat meminta tolong bank daerah setempat, dengan cara meminta dokumen yang bernama surat jaminan.

Syarat-syarat lainnya Dalam Proses Aanwijzing

Perhatikan pula apakah ada syarat-syarat lainnya, seperti adanya permintaan barang atau jasa dengan minimum kualitas tertentu. Hal ini untuk menghindari peserta dari pengguguran.

LOLOS TENDER TAPI TIDAK HADIR AANWIJZING

Jika peserta yang lolos tender dipanggil dalam pertemuan Aanwijzing tidak datang, maka peserta pada umumnya akan langsung gugur. Bahkan beberapa penyelenggara akan memberlakukan blacklist bagi peserta yang secara sengaja tidak menghadiri pertemuan.

Walaupun tentunya hal ini tergantung dari kebijakan penyelengara tender. Dimana apabila ternyata peserta sudah ijin untuk tidak hadir dan mengajukan reschedule, apalagi kalau penawaran dari peserta tersebut adalah penawaran yang terbaik diantara yang lain, bisa saja peserta tidak terdiskualifikasi.

KESIMPULAN ARTIKEL AANWIJZING

Aanwijzing adalah salah satu proses dalam begitu banyak proses procurement. Proses ini dilakukan untuk memperjelas proyek yang akan dijalani pada para peserta , serta memberikan kesempatan untuk penyelenggara untuk melakukan seleksi peserta.

procurement adalah e-procurement adalah

Procurement adalah proses yang umum terjadi pada sebuah perusahaan. Sedangkan e-Procurement adalah sistem yang membuat proses procurement lebih efisien. Perusahaan yang membutuhkan barang atau jasa dalam jumlah yang cukup banyak, biasanya akan menyelenggarakan atau membuat pengadaan. Artikel ini akan menjelaskan tentang apa itu procurement, e-procurement dan hubungan diantara keduanya.


KONTEN PADA ARTIKEL APA ITU PROCUREMENT & E-PROCUREMENT

  1. Pengertian Procurement
  2. Proses Pada Procurement
  3. Defisini E Procurement
  4. Komponen Yang Dibutuhkan Dalam Proses E-Procurement
  5. Prinsip-Prinsip Dalam Pelaksanaan E-Procurement
  6. Tujuan Menggunakan Sistem E-Procurement
  7. Manfaat E-Procurement
  8. Faktor Penting Dalam Transformasi Digital ke E-Procurement
  9. Kesimpulan Artikel Procurement & E-Procurement Adalah

Kegiatan bisnis ini akan melibatkan 2 pihak, yaitu pihak pembeli dan penjual. Ini adalah proses yang sebenarnya cukup sederhana, namun dalam prakteknya bisa sangat rumit. Sehingga dibuatlah sistem e-Procurement, yang membuat proses procurement lebih mudah dan efisien.


Procurement sudah berevolusi menjadi e-Procurement. Apa itu e-Procurement? Apa tujuan dari penyusunan e-Procurement? Dan apa saja manfaat e-Procurement baik bagi pihak pembeli maupun penjual?


Sebelum kita masuk kepada topik e-Procurement, disini kita akan sekaligus membahas secara singkat apa itu procurement. Karena proses procurement adalah awal mula kenapa sistem e-procurement bisa dibuat dan penting untuk Anda ketahui.


PROCUREMENT ADALAH

(back to top)


Apa itu procurement? Procurement adalah sebuah kegiatan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan untuk membeli barang, peralatan usaha, mesin-mesin produksi, atau bahkan bahan-bahan bangunan, equipment reparasi, dan jasa yang sedang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut.



Kenapa perusahaan melakukan proses procurement? Ini karena proses procurement adalah sebuah proses yang bertujuan untuk membantu sebuah perusahaan mendapatkan barang yang sesuai dengan kriteria kebutuhannya baik dalam hal kuantitas, kualitas, lokasi, waktu, dengan biaya yang paling murah.


Tujuannya tidak lain adalah untuk menekan biaya sekecil mungkin sehingga perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan sebesar mungkin. Sehingga procurement adalah sistem yang tepat untuk itu.


PROSES PADA PROCUREMENT

(back to top)


Pada umumnya proses procurement akan meliputi beberapa proses yang harus dilakukan. Tentunya proses ini terlihat lebih sederhana dalam tulisan dibandingkan dengan prakteknya. Beberapa proses umum tersebut adalah:


1. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan Dalam Proses Procurement Adalah Tahap Yang Wajib Dilakukan Sebelum Masuk Ke Tahap Lanjut. Memahami betul apa kebutuhan perusahaan ini adalah proses yang sangat krusial. Karena apabila terjadi pembelian yang tidak terlalu diperlukan, atau sampai ada kesalahan pembelian maka akan membuang-buang sumber daya perusahaan.


2. Otorisasi Pembelian Oleh Manajemen Dalam Proses Procurement Adalah Penting Agar Tidak Terjadi Konflik Internal. Perusahaan seharusnya tidak melakukan pembelian tanpa ada persetujuan dari manajamen. Karena hanya manajemen yang dapat melakukan persetujuan untuk pembelian barang. Walaupun hal ini menyangkut SOP perusahaan masing-masing (Baca apa itu SOP)

3. Persetujuan Pembelian Oleh Manajemen. Berupa Dokumen Tertulis Yang DitandatanganiUmumnya, Approval manajemen merupakan tanda bahwa proses procurement sebuah perusahaan dapat dimulai. Namun kembali lagi, walaupun ini penting, proses ini tergantung kepada SOP setiap perusahaan.


4. Pembukaan Tender Kepada Supplier & Vendor Untuk Mencari Kandidat Penjual Barang dan Jasa Terbaik. Tender adalah sebuah sistem lelang untuk para vendor & supplier untuk mengajukan harga, kualitas dan fitur terbaik. Dimana mereka berlomba-lomba untuk mendapatkan proyek ini. Untuk perusahaan yang membuka tender, tentunya ingin mendapatkan harga termurah dengan kualitas terbaik. Tender ini dibuka & diumumkan untuk menarik supplier & vendor terbaik.


5. Identifikasi dan Analisa Supplier & Vendor Untuk Memahami Betul Para Peserta Tender. Setelah supplier & vendor sudah terdaftar semua, maka analisa latar belakang setiap supplier & vendor dilakukan untuk memastikan bahwa track record setiap supplier & vendor yang ikut itu bersih dan tidak terlibat dengan hal-hal yang berbau kriminalitas, performa pekerjaan selalu baik, tepat waktu dan sebagainya.


6. Penerimaan Quotation / Penawaran Barang & Jasa. Dalam Procurement Adalah Esensi Dari Proses PengadaanSetelah analisa vendor & supplier selesai, maka mungkin ada beberapa vendor dan supplier yang tereliminasi karena tidak sesuai kriteria yang dibutuhkan perusahaan. Lalu proses selanjutnya adalah meminta penawaran kepada para vendor dan supplier yang lolos. Hal ini merupakan tolak ukur yang penting untuk perusahaan pembeli, karena dari sini dapat dilihat apakah penawaran yang didapatkan dari para peserta menguntungkan atau tidak.


7. Proses Negosiasi Term of Payment, Harga, Kualitas, Waktu, Etc. Ketika penawaran diterima, maka perusahaan sudah dapat melihat yang mana vendor dan supplier yang berpotensi menjadi pemenang proyek. Kepada calon-calon vendor tersebut, maka dilakukan negosiasi, agar perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan yang didapat.


8. Pemilihan Supplier / Vendor. Sesuai dengan kebutuhan perusahaan, maka supplier / vendor yang memberikan penawaran terbaik akan terpilih sebagai pemenang tender procurement ini.


9. Pembuatan Purchase Order (PO). Setelah supplier sudah terpilih, maka selanjutnya perusahaan yang melakukan proses procurement akan membuat purchase order kepada supplier sebagai tanda jadi pembelian. Dokumen ini pada umumnya ditandatangani oleh individual dari manajemen.


10. Penerimaan Delivery Order (DO) / Work Order (WO). Ketika PO sudah diterima oleh supplier, maka supplier akan mengirimkan delivery order / work order tergantung dari yang dibeli itu barang atau jasa. Dokumen ini kemudian akan dikirimkan kepada perusahaan pembeli untuk konfirmasi ulang dan ditandatangani.


11. Penerimaan & Pengecekan Kualitas Barang & Jasa. Setelah kedua belah pihak menyetujui, dokumen PO & DO sudah sama dan sesuai nominalnya, maka barang dikirim dan perusahan yang membeli akan menerima. Kualitas barang / jasa di cek kualitas dan kuantitasnya.


12. Dokumentasi Invoice. Invoice lalu diterima oleh perusahaan pembeli. Invoice ini di dokumentasikan dan sebagai bukti pembelian perusahaan. Hal yang harus diperhatikan disini adalah pajak pembelian, dan apabila ada pajak-pajak lain yang harus dibayarkan sesuai dengan term of payment.


13. Pengecekan Invoice, delivery / work order, & Purchase Order. Perusahaan harus melakukan pengecekan secara detail mengenai invoice, delivery order, dan purchase order. Agar tidak terjadi kesalahan nominal pembayaran.


14. Pembayaran ke Supplier Atau Vendor. .Setelah selesai pengecekan, maka pembayaran sesuai nominal yang sudah disetujui pada quotation dilakukan kepada vendor dan/atau supplier yang terkait.


Fokus pertimbangan dalam proyek procurement pada umumnya tertuju kepada 4 hal yang merupakan faktor utama bagi perusahaan yang membeli barang, yaitu; manfaat, waktu, resiko, & biaya. Ini adalah 4 faktor utama yang harus diperhatikan oleh para penyedia barang. Secara garis besar, perusahaan yang membeli barang selalu berusaha untuk mendapatkan barang atau jasa dengan harga termurah, waktu tercepat, resiko terkecil, dan manfaat atau fitur yang banyak dan efektif.


Sebaliknya, Perusahaan yang melakukan proses procurement adalah kesempatan untuk supplier / vendor menjual produk atau jasa mereka dengan harga setinggi mungkin dengan kualitas & kuantitas serendah mungkin, untuk memaksimalkan keuntungan dan memperkecil modal pengerjaan. Sehingga negosiasi pada proses procurement ini adalah sesuatu yang pasti akan terjadi antara penjual dan pembeli.


Nah, proses procurement adalah proses yang tidak mudah dan cukup rumit karena akan menyangkut banyak pihak, dibutuhkan analisa pasar yang baik, serta metode tender yang transparan dan dapat dipercaya. Kerumitan ini membuat procurement secara manual mulai ditinggalkan, dimana banyak perusahaan yang sudah beralih kepada sistem e-procurement.


E-PROCUREMENT ADALAH

(back to top)


Kalau bicara E-Procurement, biasanya kita langsung ingat kepada eproc milik pemerintah. Namun sebenernya, e-Procurement tidak selalu dilakukan oleh pemerintah atau perusahaan Negara. Sudah banyak perusahaan swasta yang juga menggunakan proses ini sebagai bagain dari pengadaan barang atau jasa mereka. Karena memang dianggap lebih efisien secara waktu dan effort.


E-Procurement adalah kegiatan pengadaan barang atau jasa secara elektronik yang difasilitasi oleh software (perangkat lunak) atau web dan koneksi internet, dengan memanfaatkan teknologi komunikasi dan informasi. Biasanya dimulai dari pelelangan umum, kemudian pra-kualifikasi dan terakhir sourcing secara elektronik dengan menggunakan modu berbasis website.



Sedangkan menurut ahli, yaitu Chaffey (2009) e-Procurement adalah sebuah integrasi secara elektronik pada pengelolaan semua kegiatan pengadaan, termasuk pembelian, permintaan, otorisasi pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan pemasok.


Australia dan Skotlandia merupakan 2 Negara pertama yang berhasil mengembangkan sistem e-Procurement ini. Melalui perkembangan dari 2 Negara tersebut, akhirnya Indonesia memutuskan untuk mengikuti sistem e-Procurement.


KOMPONEN YANG DIBUTUHKAN DALAM PROSES E-PROCUREMENT

(back to top)


Untuk memulai penggunaan e-Procurement, maka sebuah perusahaan akan membutuhkan dukungan dari beberapa komponen penting yang disebutkan dibawah:


1. Hardware Atau Perangkat Keras


Merupakan salah satu komponen wajib yang harus dimiliki perusahaan. Perangkat yang dipilih sebaiknya memiliki spesifikasi cukup baik dan mendukung perangkat lunak yang akan digunakan nantinya. Tujuannya agar perangkat lunak berjalan dengan lancar tanpa ada hambatan. Anda bisa menggunakan PC, komputer maupun laptop.


2. Software Atau Perangkat Lunak


Setelah tersedia perangkat keras, maka berikutnya membutuhkan perangkat lunak yang memadai. Perusahaan bisa memilih menggunakan sistem online atau offline, tergantung dari proses bisnis masing-masing.


3. Sumber Daya Manusia (SDM)


sumber daya manusia diperlukan untuk sistem e-procurement

Proses e-Procurement memerlukan SDM yang memadai, karena adanya aktivitas yang cukup banyak. Akan lebih baik apabila proses e-procurement mendapatkan support dari berbagai departemen dalam sebuah perusahaan.


4. Pengguna Program E-Procurement


Setidaknya ada lebih dari 2 user yang menjalankan e-Procurement. Karena kedua user ini bertanggung jawab akan seluruh proses pengadaan dari awal hingga akhir, dan memang pada prosesnya cenderung memiliki tingkat komplikasi yang tinggi.


5. Infrastruktur Perusahaan, Kebijakan, Proses Bisnis dan Tata Kelola


Walaupun terlihat sepele, namun 3 komponen itu diperlukan untuk e-Procurement, sebab nantinya akan mempengaruhi proses jalannya pengadaan barang atau jasa perusahaan. Misalkan jika proses bisnis perusahaan menerapkan pembayaran 1 bulan setelah invoice, maka harus di umukan di e-Procurement nantinya.


e-Procurement melalui cara pembeliannya di bagi menjadi 2 tipe, yaitu e-Tendering dan e-Purchasing. e-Tendering merupakan proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan secara elektronik dengan metode lelang. Pihak perusahaan akan mengumumkan adanya pengadaan yang akan dilakukan pada waktu tertentu.


Kemudian vendor-vendor yang tertarik akan secara bersamaan memberikan penawaran sesuai atau dibawah harga pagu. Pada tanggal pengumuman pemenang akan diberikan urutan daftar vendor, yang biasanya diurutkan dari harga terendah. Pemenang lelang adalah vendor dengan penawaran harga paling rendah dan memiliki berkas-berkas lengkap sesuai yang di syaratkan sebelumnya.



e-Purchasing sedikit lebih modern dari e-tendering, karena dinilai jauh lebih transparan. Sama-sama dalam rangka penyediaan barang dan jasa, namun e-purchasing dilakukan tanpa adanya penyediaan dan menyediakan katalog elektronik bagi vendor. e-Purchasing adalah tata cara pembelian barang atau jasa yang dilakukan melalui e-Katalog.


Katalog elektronik (e-Katalog) sendiri adalah sebuah sistem infromasi yang berisi informasi daftar, jenis, merk, spesifikasi teknis, harga satuan dan jumlah ketersediaan barang atau jasa dari pihak perusahaan atau yang membuat pengadaan.


Kelebihan e-Purchasing dibandingkan e-tendering adalah para pengguna barang atau jasa dapat memilih produk sesuai dengan yang mereka inginkan serta dinilai lebih terbuka untuk semua kalangan, sehingga mengurangi resiko adanya kecurangan yang akan ditimbulkan oleh pihak-pihak tertentu


PRINSIP-PRINSIP DALAM PELAKSANAAN E-PROCUREMENT

(back to top)


1. Pengiriman Barang Atau Pelaksanaan Jasa di / ke Tempat Yang Tepat


Prinsip ini memastikan bahwa barang atau jasa akan dikirimkan ke alamat yang benar, sesuai dengan sistem. Tidak hanya itu, akomodasi atau mobilisasi akan diatur secara otomatis dan menjadi efisien bagi semua Pihak.


2. Terkirim Tepat Waktu / Selesai Tepat Waktu


Melalui e-Procurement, barang atau jasa akan sampai tepat pada waktu yang telah ditentukan. Tentunya akan membantu perusahaan untuk menjalankan proses bisnisnya tepat waktu dan tidak akan ada pemberhentian produksi karena alasan kekurangan bahan.


3. Kualitas Sesuai Dengan Pesanan & Standar Perusahaan


Memastikan kualitas barang atau jasa yang sampai di perusahaan, sesuai dengan kualitas saat proses pemesanan. Ini juga akan membantu perusahaan menjaga kualitas hasil produk dan jasa mereka tetap sesuai dengan standar yang ada.


4. Kuantitas Tepat & Sesuai Dengan Pesanan


e-Procurement memastikan jumlah barang yang datang sama dengan jumlah barang saat pemesanan. Proses ini akan membantu kedua belah pihak, yaitu pembeli dan penjual supaya tidak ada yang dirugikan. Misalkan barang yang dikirim jumlahnya tidak sesuai, maka akan merugikan pihak pembeli, dan penilaian pihak pembeli kepada pihak penjual akan menurun.


Perusahaan juga tidak perlu mengecek jumlah barang yang datang, karena bisa dipastikan sama dengan e-Procurement, tentunya akan menghemat waktu bagian pembelian dan gudang.


5. Barang / Jasa Dari Supplier Yang Tepat & Asli


Memastikan barang atau jasa dalam pengadaan berasal dari vendor atau supplier yang benar, untuk menghindari pemalsuan merk. Jika menggunakan merk yang palsu, akan menurunkan kualitas produk perusahaan juga.


TUJUAN MENGGUNAKAN SISTEM E-PROCUREMENT

(back to top)


Tujuan dari e-Procurement adalah untuk mempercepat proses pengadaan & pembelian barang kepada vendor. Pada umumnya pembelian barang ini akan bersifat tender. Tujuan atau manfaat dari penggunaan e-procurement akan terlihat selama proses atau tahapan dalam pengadaan. Untuk memudahkan, berikut tahapan-tahapan e-Procurement beserta tujuannya masing-masing.


1. Identifikasi Kebutuhan


Tahapan pertama adalah mencari tahu kebutuhan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. User bertugas menginput ke dalam e-Procurement ke dalam satu database, sedangkan divisi pengadaan atau pembelian yang akan menyetorkan daftar tersebut. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai barang atau jasa yang akan di stock, serta memudahkan untuk menentukan anggaran.


2. Persetujuan Supplier & Buyer


Setelah mengetahui barang atau jasa yang dibutuhkan, tahapan selanjutnya adalah menentukan supplier atau vendor atau penjual. e-Procurement membantu mengirim langsung dokumen permintaan tersebut ke pihak yang ditunjuk untuk meminta persetujuan. Supplier yang telah menyetujui akan langsung memproses dan menyediakan barang atau jasa yang diminta secepat mungkin. Tujuan dari tahapan ini adalah mempersingkat waktu perusahaan untuk menghubungi supplier yang diinginkan. Tidak perlu lagi menggunakan media telepon atau email yang memakan waktu.


3. Pemesanan Barang / Jasa


Sistem dalam e-Procurement dapat secara otomatis memesan barang, sesuai dengan permintaan bagian pembelian. Beberapa akan memesan kepada supplier begitu mengetahui stock telah habis (jika pemesanan bersifat kontinyu). Tujuannya adalah mengemat waktu untuk menghitung stock secara manual dan menghemat waktu untuk menyusun pembelian yang biasanya dilakukan secara manual.


4. Penelusuran Atau Progress Tracking


User atau perusahaan dapat menelusuri sampai dimana proses pembelian. e-Procurement memberikan fasilitas pelacakan barang atau jasa yang dipesan secara real-time. Saat user mulai melacak, maka informasi yang di dapat adalah kondisi atau letak barang atau jasa tersebut pada waktu itu juga. Tujuannya adalah untuk memudahkan perusahaan mengkontrol pesanan, sehingga dapat memperkirakan kapan produk itu sampai.


5. Pembayaran Lebih Mudah & Proses Cepat


Tahap ini adalah tahapan akhir dari pengadaan ini. Biasanya sistem pembayaran tertera pada e-Procurement yang dikirim. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai maupun kredit (waktu kredit biasanya 1 bulan sejak diterbitkannya invoice). Keuntungan dari e-Procurement adalah langsung terhubung dengan laporan keuangan perusahaan, sehingga ketika terjadi pembayaran akan otomatis memperbaharui laporan keuangan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk semakin membuat laporan keuangan kredibel dan mewujudkan akuntabilitas.


6. Penyusunan Laporan Lebih Akurat & Cepat


Karena e-Procurement dilakukan secara digital atau elektronik, maka laporan-laporan yang diingikan dan dibutuhkan perusahaan akan lebih mudah disusun. Sebab data-data yang dibutuhkan akan terdokumentasi dengan baik, tanpa takut terjadi kehilangan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk memudahkan perusahaan menyusun laporan yang nantinya dibutuhkan sebagai dasar pengambilan keputusan. Laporan juga akan lebih tepat, karena dilakukan secara digital, maka angka yang di input akan sesuai dengan nominal aslinya. Mengurangi resiko human error.


7. Evaluasi Efisien & Mudah


Jangan lupa untuk mengadakan evaluasi setelah transaksi telah selesai. Evaluasi bertujuan untuk mencari apa yang kurang dan harus di benarkan dari transaksi sebelumnya. Adanya proses ini semakin menekan kemungkinan terjadi kesalahan dalam e-procurement berikutnya, serta mendengar keluhan dari beberapa pihak, sehingga nantinya procurement elektronik ini dapat menguntungkan bagi semua pihak. Dengan menggunakan e-procurement, analisa data dapat dilakukan lebih cepat & mudah.


Tujuan-tujuan dari setiap tahapan tersebut dapat disederhanakan menjadi satu tujuan, yaitu meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan produktivitas dalam menjalankan proses pengadaan. Jika dilakukan secara manual akan memakan waktu yang lebih lama, dan resiko adanya human error lebih besar. Dengan e-Procurement maka segala kesusahan yang ada pada procurement manual telah ditiadakan.


MANFAAT E-PROCUREMENT

(back to top)


e-Procurement merupakan penyempurnaan dari procurement konvensional. Banyak perusahaan yang beralih menggunakan procurement elektronik ini karena memiliki beberapa manfaat yang sangat membantu proses bisnis. Manfaat-manfaat tersebut antara lain:


1. Menekan Biaya Operasional Pengadaan


Sistem procurement elektronik membantu perusahaan menekan biaya yang tidak diperlukan. Jika menggunakan cara manual, maka dalam proses pengadaan akan dibutuhkan meeting. Kegiatan tersebut tentu menghabiskan biaya, di mulai dari biaya konsumsi untuk seluruh peserta, kertas-kertas, dan peralatan lainnya. Dengan e-Procurement biaya yang dikeluarkan hanya untuk pembelian perangkat lunak dan 1 user yang menjalankan.


2. Meningkatkan Produktivitas


e-Procurement memiliki proses yang singkat, dimulai dari tahap perencanaan hingga tahap pembayaran. Hal ini dapat membantu SDM untuk melakukan pekerjaan lain yang lebih produktif.


3. Transparansi Lebih Tinggi


Karena semuanya akan di rekap dalam sebuah sistem, maka seluruh kegiatan di dalam e-Procurement menjadi lebih transparan. Pihak yang ditunjuk dapat mengkases seluruh data yang ada. Jika ada pihak tertentu yang ingin melakukan kecurangan, misalkan mark up harga, maka akan langsung tertera pada sistem dan hal itu tidak dapat di manipulasi. Setiap proses yang terjadi akan otomatis di back up dan disimpan sebagai arsip.


Selain itu, data-data vendor atau supplier yang dituju juga telah terkunci pada perangkat lunak e-Procurement ini. Fungsinya adalah untuk menghindari kolusi dan menjaha pembayaran tepat waktu.


4. Memperkecil Human Error



Tampilan e-Procurement sangat sederhana, ditampilkan secara keselurahan dan memiliki tahapan-tahapan yang menuntun user secara otomatis. Keuntungan tersebut dapat menekan kesalahan yang umumnya terjadi, sebab memudahkan user untuk mengkoreksi sekali lagi sebelum dikirimkan. Adanya tahapan yang berjalan otomatis, juga menjadi penuntun bagi user untuk dapat mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya. Jadi tidak perlu khawatir ada tahapan yang terlewat.


Selain itu, sistem ini mempunyai fasilitas history, dimana bisa melihat rekapan transaksi sebelumnya. Fungsinya adalah untuk sebagai pembanding dengan pesanan atau pengadaan baru, sehingga menekan adanya kesalahan yang terjadi.


5. Efektif dan efisien


Jika dilakukan dengan cara lelang, maka sistem ini sangat efektif dan efisien karena tidak perlu lagi mencari-cari vendor atau bahkan menyerahkan setumpuk kertas penawaran. Sistem pun dapat secara otomatis memenangkan vendor dengan penawaran terendah. Ini akan memotong waktu untuk membaca satu persatu penawaran.


Jika dilakukan dengan cara langsung atau menunjuk langsung vendor, maka akan mempermudah user untuk mengirimkan pengadaan, mencari vendor, serta jangka waktu pengiriman dan pembayaran.


6. Meningkatkan Akuntabilitas Untuk Laporan Keuangan


e-Procurement dapat secara langsung disambungkan dengan laporan keuangan. Fasilitas history yang ada mempermudah akuntan untuk menyusun laporan keuangan yang kredibel. Data yang ada tentunya merupakan kegiatan yang sudah pasti terjadi dan telah terjadi dan mempengaruhi keuangan perusahaan. Itulah mengapa e-Procurement dapat meningkatkan akuntabilitas pada laporan keuangan.


7. Adil, Jujur & Transparan


Bagi pengadaan dengan sistem lelang, akan memberikan keadilan bagi peserta lelang untuk ikut dalam penawaran. Setiap perusahaan atau vendor yang memenuhi syarat bebas mengikuti lelang, tanpa perlu khawatir akan terjadi kecurangan.


PENTING! FAKTOR KUNCI TRANSFORMASI DIGITAL KE E-PROCUREMENT

(back to top)


Sebelum Anda mulai beralih kepada sistem e-Procurement yang notabene adalah sebuah sistem digital, penting sekali untuk Anda memperhatikan faktor-faktor kunci yang dapat mempengaruhi transformasi digital perusahaan Anda. Jangan sampai transformasi tersebut malah menghambat dan gagal di tengah jalan, karena justru akan mengakibatkan kerugian yang luar biasa. Berikut adalah faktor-faktor yang harus Anda pahami dalam transformasi digital:


People / Sumber Daya Manusia : Memperbaiki kualitas manusia yang ada di perusahaan, baik dari segi keahlian,  atau pun kesadaran mengenai proses pengadaan. Pengembangan skill dan kemampuan perorangan akan membantu dan menentukan sukses tidaknya transformasi digital. Sehingga wajib bagi Anda untuk melakukan edukasi kepada seluruh karyawan dan tim manajemen yang berkaitan.


Process & SOP (Standard Operating Procedure) : Perubahan SOP dibutuhkan demi mendukung proses transformasi ini. SOP yang ada perlu di-review dan perbaharui, sebelum melalukan implementasi aplikasi digital untuk proses pengadaan. Karena perubahaan SOP ini tidak mudah, maka diperlukan supervisi yang sangat ketat dan menyeluruh, untuk menghindari adanya kesalahan fatal dalam proses transformasi. (Baca apa itu SOP)


Organization Structure / Struktur Perusahaan : Ketika suatu perusahaan akan melakukan transformasi digital, secara keselurahan sturkur organisasi pun harus berubah (Mapping dan mereview model supply chain (SCM) yang sekarang, mendesain ulang dan membuat model baru).


Jika struktur organisasi belum mendukung untuk adanya sistem procurement / pengadaan yang baru, dimana secara permintaan-approval-proses pengadaan belum tersedia, maka ajukan pembuatan strukur dan model organisasi (SCM). Atau jika sudah ada, akan direview dan dibuat perubahan yang mendukung.


Technology : Aplikasi pengadaan yang sesuai, ataupun infrastruktur yang mumpuni untuk menjalankan aplikasi pengadaanm juga perlu diperhatikan dalam proses digital transformation. Menemukan aplikasi yang sesuai merupakan hal yg penting, tidak hanya asal pilih modul/aplikasi pengadaan .


Culture / Budaya Perusahaan : Bagaimana semua orang yang berpartisipasi di perusahaan sadar akan pentingnya melakukan proses procurement yang efektif dan efisien. Sehingga, semua perubahan yang telah dilakukan, baik perubahan teknologi, SOP ataupun struktur perusahaan , dapat dilakukan dengan baik.


Bagaimana para pemimpin dalam perusahaan dapat menuntun dan menginspirasi anggota organisasi untuk menjalankan proses dengan baik. Semua bergantung pada pribadi masing2, apakah siap menerima perubahan yang sedang / akan dilakukan.


KESIMPULAN ARTIKEL E PROCUREMENT ADALAH

(back to top)


Bila Anda sudah membaca artikel ini dengan seksama, maka Anda sudah pasti mengerti manfaat dari e-Procurement itu sendiri. Kenapa sistem procurement manual sudah ketinggalan zaman dan perusahaan-perusahaan beralih kepada sistem e-Procurement.


Tentunya alasannya berkutat pada optimasi efisiensi, efektifitas dan produktifitas perusahaan. Ketiga hal tersebut akan berkurang drastis apabila sistem procurement perusahaan masih manual. Sehingga e-Procurement adalah sebuah sistem yang dianggap sangat bermanfaat untuk perusahaan & bisnis.

sistem erp merupakan tool yang berguna untuk manajemen. Aplikasi ini akan membantu perusahaan untuk mengumpulkan data penting.
tugas sistem erp mencakup bebagai departmen

Saat ini sudah banyak perusahaan atau badan usaha yang memilih menggunakan sistem ERP atau software ERP (Enterprise Resource Planning) untuk menjalakan proses bisnisnya. Selain lebih mudah, aplikasi ERP menawarkan data yang terintegrasi antara satu dengan yang lainnya, sehingga user tidak perlu berkali – kali membuka halaman hanya untuk mengganti data. Kelebihan ini dapat menekan resiko human error pada proses bisnis serta membuat penggunaan SDM (Sumber Daya Manusia) lebih efisien.


Banyaknya kelebihan ERP, mengundang cukup banyak orang untuk memutuskan menggunakan sistem ini, dengan harapan lebih praktis dan menunjang produktivitas perusahaan. Namun dalam memilih sistem ERP yang sesuai dengan harapan dan proses operasional perusahaan terkadang tidak mudah.


Oleh karena itu, berikut pengertian, sejaran dan tips kami berikan untuk memilih sistem ERP yang tepat serta beberapa rekomendasi developer ERP yang patut untuk di pertimbangkan.


KONTEN PADA ARTIKEL REKOMENDASI SISTEM ERP

  1. Apa itu ERP? ERP Adalah…
  2. Manfaat ERP Untuk Perusahaan
  3. Merancang Strategi dengan Sistem ERP
  4. Sejarah singkat ERP
  5. Tren Perkembangan ERP
  6. Tips Memilih Software / Sistem / Aplikasi ERP
  7. Rekomendasi Software ERP

APA ITU APLIKASI ERP? ERP ADALAH…

(back to top)


ERP terdiri dari 3 elemen yaitu Enterprise, Resource dan Planning. Enterprise memiliki arti perusahaan yang sedang menjalankan bisnis,  Resource merupakan sumber daya manusia yang berada terlibat dalam proses bisnis perusahaan, dan Planning adalah perencanaan perusahaan untuk mencapai target yang diingikan.


Jadi bisa diartikan bahwa ERP adalah suatu sistem yang membantu perusahaan dalam meng efisien kan user dalam pekerjaan dan sebagai pendukung pembuat rencana atau keputusan perusahaan. Untuk lebih mengerti tentang ERP, silakan di cek artikel Apa Itu ERP? ERP Adalah Sistem Integrasi Data Dari Berbagai Departemen.


MANFAAT SOFTWARE ERP UNTUK PERUSAHAAN

(back to top)


Sistem ERP atau aplikasi ERP memang sangat bermanfaat untuk perusahaan. Inilah sebabnya kalau kita lihat di pasaran, ada banyak sekali sistem ERP dari lokal dan internasional. Nah, sebelum mempertimbangkan Sistem atau software ERP yang mau digunakan, sebaiknya Anda paham dulu manfaatnya untuk perusahaan. Berikut adalah listnya:


1. Aplikasi ERP Sebagai Alat Untuk Menganalisa dan Perhitungan


aplikasi erp digunakan untuk menganalisa data perusahaan

Tujuan awal ERP adalah sebagai alat untuk membantu manajemen mengambil keputusan baik untuk faktor internal maupun faktor eksternal perusahaan. Sistem ERP memberikan banyak laporan sebagai bahan yang menunjang pertimbangan pemikiran para manajemen.


2. Sistem ERP Untuk Membantu Perusahaan Untuk Bersaing Dengan Kompetitor


ERP diciptakan untuk memudahkan user, terutama agar dapat menghemat waktu dalam bekerja. Semakin cepat SDM dalam suatu perusahaan bekerja, semakin produktif pula kegiatan operasional di dalamnya. Tentunya hal ini mendukung kompetisi bisnis dengan bisnis saingan lain. Perusahaan bisa selangkah lebih cepat daripada kompetitornya. ERP juga membantu menentukan langkah berikutnya dalam bersaing dengan perusahaan lain.


3. Aplikasi ERP Untuk Menjaga Kelangsungan Operasional Perusahaan


Karena dinilai sangat praktis dan memiliki peran besar, maka ERP memiliki tujuan membantu kelancaran kegiatan operasional perusahaan. ERP menjanjikan data dan laporan yang menjadi dasar dalam perencaan proses bisnis selanjutnya.


4. Software ERP Untuk Mempertahankan Perusahaan Dari Serangan Gencar Kompetitor


Dapat digunakan sebagai pertahanan diri dari kompetitor, dengan cara menyediakan laporan keuangan yang kredibel, yang sesuai dengan waktu saat itu. Laporan ini bisa membantu memutuskan bagaimana untuk menghadapi serangan tersebut, dengan kondisi perusahaan sekarang.


5. Aplikasi ERP Untuk Membaca Peluang Dengan Data


Manajemen akan dapat membaca peluang yang terlihat di depan mata perusahaan, dan memanfaatkan peluang itu untuk kemajuan bisnis mereka. Diharapkan dengan sistem ERP banyak usaha bisnis yang terus meningkat dan peka terhadap peluang-peluang baru yang terbuka pada waktu itu.


MERANCANG STRATEGI DENGAN SOFTWARE ERP

(back to top)


Dalam sistem ERP memang menyediakan data dan laporan yang saling terhubung satu sama lain, sehingga bisa membantu untuk bahan analisa dari perencanaan yang diinginkan berikutnya. Ada 2 karakteristik utama yang di berikan, yaitu variasi dan fleksibilitas. Ada 3 strategi yang bisa di ambil untuk pengambilan keputusan, antara lain melalui:


1. Analisa Data Perusahaan Dengan Aplikasi ERP


Melalui analisa di sistem tersebut, seperti yang dijelaskan tujuan dari ERP, menyediakan laporan dan data – data analisis yang disarankan oleh perangkat lunak tersebut. Fungsinya tentu saja untuk menjadi alat dasar dalam mengahdapi proses bisnis, baik dari internal maupun eksternal perusahaan.


Software ERP bermanfaat untuk analisa perusahaan

2. Mengetahui Letak Geografis Konsumen, Klien, Vendor, Partner, & Pasar Dengan Menggunakan Sistem ERP

Strategi geografis ini membantu perusahaan untuk membahas faktor yang eksternal yang terjadi di lingkungan sekitar, dan disebabkan oleh keadaan Negara, tanpa dipengaruhi oleh kompetitor. Misalkan membahas faktor ekonomi, politik, teknologi dan lingkungan sekitar. Sebab, penjualan barang dan jasa ikut di pengaruhi faktor – faktor tersebut.


Tentunya ERP dapat dimanfaatkan sebagai alat pecatatan yang berbasis historikal. Dimana transaksi yang telah terjadi bisa selalu di dokumentasikan. Data yang diperoleh kemudian dapat menjadi acuan untuk mendapatkan data tentang letak strategis pasar, klien, vendor dan sebagainya.


3. Proyek Integrasi Departemen Perusahaan Menggunakan Software ERP

Strategi satu ini mempertimbangkan strategi operasi dan manajemen sebagai salah satu faktor yang sangat penting sebagai panduan perencanaan perusahaan. Integrasi akan bermanfaat untuk membaca situasi pada setiap departemen, dan efeknya terhadap perusahan dan/atau efeknya terhadap departemen lain.


Hal ini kemudian dinilai sangat penting untuk enterprise, atau perusahan-perusahaan yang berukuran besar. Karena pada perusahaan besar, umumnya memiliki tingkat kerumitan proses yang lebih tinggi daripada perusahaan yang kecil. ERP dapat membantu manajemen untuk memantau proses yang terjadi pada setiap departemen, dan mengambil keputusan untuk membuat proses-proses tersebut lebih efisien.


SEJARAH SINGKAT SOFTWARE ERP

(back to top)


Sebelum memilih Aplikasi ERP, ada baiknya dahulu mengetahu sejarah dari sistem ERP terbaru saat ini, sebagai salah satu bahan pertimbangan nanti, apakah ERP yang menjadi rekomendasi anda sudah tergolong baru atau masih menggunakan sistem lama.


Pada awalnya ERP memiliki nama MRP yang merupakan singkatan dari Material Requirement Planning. Konsep MRP adalah sebagai perencanaan kebutuhan material, tidak mencangkup hal lain. Evolusi selanjutnya MRP berubah nama menjadi Close Loop MRP. Sistem ini merupakan sederatan fungsi baru dan tidak hanya terbatas pada MRP, tetapi juga terdiri atas alat bantu dalam penyelesaian masalah yang menjadi prioritas. Close Loop MRP juga mulai dapat mengubah atau mengganti rencana jika memang diperlukan.


Sistem ERP untuk bersaing dengan kompetitor

Tahap pengembangan berikutnya diberi nama Manufakturing Resource Plannning (MRP II), yang merupakan pengembangan dari Close Loop MRP. Ada 3 elemen yang ditambahkan yaitu, perencaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari berbagai macam kebutuhan yang diperlukan. Pada tahap ini MRP II mulai merangkul hampir keseluruhan proses bisnis perusahaan.


Setelah MRP II maka istilah ERP atau Enterprise Resource Planning mulai muncul, sebagai bentuk evolusi dari MRP. ERP memiliki perluasan dalam proses bisnis, yaitu adanya integrasi dalam keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi atau perusahaan yang dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Data mulai terhubung antara modul satu dengan yang lainnya, sehingga tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk mengubah data masing-masing.


ERP yang mulai dipakai hingga saat ini adalah Extended Enterprise Resource Planning atau yang bisa disingkat dengan nama ERP II. Sistem ini muncul sejak tahun 2000 dan terus dipakai hingga saat ini. ERP II lebih kompleks dalam penggunaannya dibandingkan dengan ERP. Hal ini membantu user untuk cepat beradaptasi dengan software tersebut, maupun adaptasi dengan proses bisnis perusahaan.


Hingga saat ini, ERP terus mengalami perkembangan guna mempermudah user dalam bekerja dan meningkatkan produktivitas SDM. Ternyata ERP pun menularkan tren baru yang dipengaruhi sistem andalan perusahaan ini.


TREN PERKEMBANGAN SISTEM ERP

(back to top)


ERP akan selalu berkembang dengan jaman. Karena dunia bisnis selalu berkembang setiap tahun, dari yang manual sampai sekarang sudah masuk ke era digital. Begitu juga dengan ERP, pastinya sistem ERP harus terus mengikuti kebutuhan perusahaan dan perubahan-perubahan yang terjadi pada kebutuhan sebuah perusahaan.


1. Mobile ERP


Merupakan sistem ERP yang bisa di akses secara mobile. Jadi, user bisa mendapatkan informasi yang diinginkan secara real time dimanapun mereka berada dan kapanpun waktunya. Mengingat seseorang terkadang tidak terus menerus bisa berada di depan PC atau komputer. ERP bisa dikemas dalam bentuk aplikasi pada android ataupun IOS. Ini adalah salah satu inovasi sistem ERP yang sangat memudahkan dan efisien secara waktu.


2. Cloud ERP



Tren Cloud ERP saat ini sedang marak di gunakan pada perusahaan. Data yang dimasukkan dalam ERP dianggap sebagai tempat penyimpanan yang aman apabila terjadi sesuatu pada sistem ini nantinya, serta memudahkan user untuk melihat data kapanpun mereka mau.


Teknologi ini biasanya dapat digunakan dengan mudah, karena dijalankan dengan menggunakan web browser yang sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari, selama memiliki koneksi internet yang stabil. Biaya untuk cloud ERP juga cenderung lebih rendah dari tren lainnya, karena database cenderung diletakan pada cloud, bukan pada software ERP.


3. Social ERP

Tren ERP ini melihat perkembangan zaman saat ini, dimana banyak user yang menggunakan dan mengakses media sosial. Developer saat ini langsung berinisiatif untuk menambahkan paket media sosial dalam sistem ERP. Fungsinya tidak lain adalah untuk mengikuti perkembangan zaman dan menarik minat user.


4. Two Tier ERP


Merupakan sebuah strategi teknologi yang disusun untuk perusahaan besar nasional atau perusahaan multinasional yang sudah mencakup seluruh Indonesia, atau bahkan dunia. Biasanya di dalamnya memiliki istilah tier 1 dan tier 2. Tier 1 untuk menangani pekerjaan mengenai keuangan dan proses umum lainnya dalam suatu proses bisnis. Tier 2 merupakan ERP untuk divisi-divisi dalam perusahaan, anak perusahaan.


TIPS MEMILIH SISTEM ERP / SOFTWARE ERP / APLIKASI ERP

(back to top)


Perlu diketahui, dalam memilih sistem ERP tidak bisa sembarangan. Software ini dapat mempengaruhi kinerja proses bisnis perusahaan. Tentunya semua berharap bahwa ERP justru dapat meningkatkan produktivitas dan profit. Sistem yang tepat saja akan memakan cukup waktu bagi perusahaan untuk beradaptasi, bisa dibayangkan bagaimana jika memilih sistem yang salah atau abal – abal? Tips – tips dibawah ini dapat anda jadikan bahan pertimbangan untuk memilih sistem ERP yang sesuai


1. Pilih Developer Yang Berpengalaman Dengan Portfolio Yang Baik


Pilihlah developer yang sudah memiliki pengalaman atau protofolio. Memang developer seperti ini akan memberikan harga produk yang cukup tinggi, tapi itu sepadan untuk keuntungan yang ditawarkan. Anda bisa melihat melalui website developer tersebut atau melihat testimoni pelanggan. Cobalah untuk mencari review sistemnya melalui internet. Biasanya akan ada banyak user yang sudah menggunakan sebelumnya dan menyampaikan kesan dan kritik.

2. Tanyakan Soal Fitur-Fitur Yang Ada Pada Aplikasi ERP


Jangan sungkan untuk bertanya, khususnya untuk menyesuaikan dengan proses bisnis dalam perusahaan. Ingat, semakin sistem ERP itu sesuai dengan perusahaan, semakin sedikit waktu yang digunakan untuk proses trial and error. Tentunya hal ini dapat menghemat waktu user, dan dapat secepat mungkin diterapkan pada badan usaha.


Pastikan Anda mencoba dulu Sistem erp sebelum membeli

3. Request Demo Untuk Memastikan Kecocokan Dengan Kebutuhan Perusahaan


Mintalah free trial pada developer sebelum memutuskan untuk membeli, khususnya jika itu developer baru. Anda bisa mencoba sistem ERP mereka untuk dipilih mana yang paling cocok dengan kegiatan bisnis. Keuntungan lainnya yaitu, dapat melihat apakah sistem ERP yang ditawarakan dapat memberikan kemudahan dan kelebihan seperti yang ditawarkan.


4. Jangan Salah Pilih Sistem ERP, Cari Yang Sesuai Dengan Bidang

Pilihlah yang sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Misalkan yang dibutuhkan adalah ERP untuk piutang dagang, maka belilah ERP yang khusus untuk hutang piutang. Contoh lain, setelah melihat tulisan ini, ada tren yang dijelaskan sebelumnya menarik minat, entah itu cloud ERP atau two tier ERP. Anda bisa konsultasikan dahulu kebutuhan yang di perlukan kepada tim developer mereka.


5. Sistem ERP Dari Developer Dalam Negeri Atau Luar Negeri


Anda harus paham perbedaannya. Karena developer aplikasi ERP dari dalam negeri akan lebih paham tentang kebutuhan perusahaan dalam negeri. Misalkan soal perpajakan, atau peraturan dan regulasi negara. Sehingga Anda tidak perlu repot-repot melakukan kustomisasi dan adjustment yang akan memakan waktu, karena developer lokal sudah memasukkan pertimbangan tersebut kedalam aplikasi ERP mereka.


REKOMENDASI DEVELOPER APLIKASI & SISTEM ERP

(back to top)


Developer yang berpengalaman menjadi salah satu tips dalam memilih sistem ERP yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Saat ini banyak developer yang memproduksi sistem ERP, dikarenakan menawarkan kemudahan dalam proses mengelola data. Setelah mengetahui seluk beluk ERP, yaitu jenis dan sejarahnya, maka inilah beberapa rekomendasi developer lokal yang bisa Anda hubungi untuk sekedar bertanya maupun memutuskan membeli.


software erp ukirama

1. UKIRAMA ( www.ukirama.com )


Bertempat di Jakarta, Ukirama merupakan salah satu developer yang menawarkan ERP dengan tren Cloud ERP. Ukirama memiliki beberapa fitur yang sangat menarik dan bermanfaat. Misalnya, user tidak memerlukan instalasi yang tentunya menganggu jalannya proses bisnis nantinya. Cukup di akses dengan menggunakan PC atau laptop, serta tersedianya koneksi internet yang memadai.


Dapat dengan mudah mengakses data dimanapun dan kapanpun, selama memiliki koneksi internet. Tidak harus berada di suatu tempat dan fleksibel digunakan. Sistem ERP Ukirama dapat digunakan oleh semua perangkat, baik itu PC, laptop, maupun HP (Android dan IOS).


sistem erp sivensys

2. SIVENSYS (www.sivensys.com)


Dirancang untuk perusahaan distribusi, manufaktur, ritel dan jasa lainnya. Sivensys menawarkan keunggulannya, yaitu integrasi data dengan cepat dan mengotomatisasi proses bisnis yang dapat disesuaikan dengan karateristik perusahaan.


Sivensys dikembangkan sejak tahun 2006 dan mulai dipasarkan sejak tahun 2009. Legalitasnya telah diterima sejak tahun 2014. Dengan memiliki legalitas sendiri, maka dipastikan biaya ERP akan jauh lebih murah, karena tidak bergantung pada developer luar negeri.


software aplikasi jurnal

3. JURNAL by Mekari (www.jurnal.id)


Jurnal juga merupakan developer ERP yang cukup terkenal di Indonesia. Jurnal dapat me nghubungkan langsung dengan bank, sehingga mempermudah konsoliasi antara perusahaan dengan bank. Karena ada backup data otomatis, Jurnal dapat mengurangi resiko hilangnya data. Data merupakan bagian penting dalam jalannya operasional perusahaan. Jurnal menawarkan kemudahan dalam pengamanan data, tanpa perlu melakukan dengan cara manual.


Jurnal meyakinkan kemanan sistem mereka disetarakan dengan bank. Tujuannya untuk menghindari pihak tidak bertanggungjawab yang mencoba meretas. Dapat mengakses ERP dan melihat data tanpa terbatas oleh ruang dan waktu. Jurnal merupakan sistem ERP yang real time. Hal ini memudahkan pengguna untuk memantau kegiatan sehari-hari perusahaan.


Itulah 3 developer ERP yang patut untuk di coba dan dihubungi apabila Anda sedang mencari sistem ERP buatan lokal. Masih banyak developer lainnya, Anda bisa bertanya pada korelasi atau kerabat yang menggunakan ERP sebagai bahan acuan atau juga dapat mengakses internet dan mencari developer kenamaan di mesin pencarian. Sistem ERP ada untuk memudahkan proses bisnis perusahaan, sehingga harus memilih developer yang tepat. Salam!

Procurement Transformation

Pada tanggal 29 Agutus 2019, Mitra Mandiri Informatika & Promise –  mengadakan Executive Breakfast Meeting dengan tema Procurement Transformation, yang diadakan di hotel JS Luwansa, Jakarta.

Executive Breakfast Meeting kali ini mengangkat tema pentingnya transformasi pengadaan pada setiap perusahaan, baik dari sisi strategis, yakni merubah procurement proses anda dari model tactical buying, menjadi strategic buying, dan dari sisi transformasi digital, yakni dengan menggunakan modul-modul Promise, proses transformasi pengadaan di perusahaan akan berjalan dengan baik dan efisien.

Bapak Rahmat Noviandi, memberikan paparan mengenai Strategic Procurement

Dengan pembicara utama, yaitu Bapak Rahmat Noviandi, ST, MBA, CSCP, CPPM, selaku pakar di bidang pengadaan, logistic dan SCM, berbagi pengalaman mengenai pentingnya Procurement Transformation di perusahaan untuk mendapatkan hasil maksimal. Promise dapat memberikan layanan konsultasi kepada perusahaan-perusahaan yang membutuhkan jasa konsultasi yang dapat membantu proses transformasi strategis dari sisi People, Proses dan struktur organisasi.

Para tamu Executive dari berbagai perusahaan

Acara ini dihadiri oleh para executive dari berbagai macam bidang usaha, seperti dari bidang energi, transportasi, perbankan, dan kominukasi. Lebih dari 15 perusahaan datang untuk menghadiri acara Promise Executive Breakfast Meeting, antara lain PT Bluebird Group, PT Telkom, PT Hasnur Group, PT Aetra dan yang lainnya.

Presentasi modul-modul Promise

Executive perusahaan-perusahaan disajikan mengenai modul-modul Promise, yang akan mendukung transformasi digital perusahaan mereka. Dimulai dari modul E-Catalogue, yang dapat membantu perusahan dalam mengkatagorisasi dan mendata produk-produk yang dijual oleh vendor yang terdaftar di perusahaan mereka. Adapun Modul Vendor Management yang akan memudahkan pendataan vendor yang terdaftar diperusahaan, sehingga memudahkan pengisian internal e-Catalogue agar proses pengadaan menjadi lebih efisien.

Kemudian modul Contract Management yang dapat memudahkan proses kontrak yang telah disetujui, dimulai dari proses pembuatan kontrak hingga kontrak telah selesai dilaksanakan. Semua ini dapat dipermudah pelaksanaannya dengan menggunakan modul Procurement Management. Selain itu, para executive juga dipaparkan betapa pentingnya memantau jumlah pengeluaran perusahaan yang dapat dipermudah dengan menggunakan modul Enterprise Spending Management.

Dengan dilaksanakannya acara ini , perusahaan mendapatkan informasi mengenai pentingnya Procurement Transformation didalam proses bisnis perusahaan anda, dan Promise sebagai aplikasi pengadaan di Indonesia, dapat menunjang proses pengadaan di perusahaan anda, baik dari sisi konsultasi proses pengadaan dan juga dari aplikasi digital pengadaan perusahaan anda.

apa itu erp? erp adalah alat yang dapat membantu perusahaan memadukan data

Pasti Anda bertanya-tanya, Apa itu ERP? ERP Adalah Enterprise Resource Planning, yang merupakan sebuah alat bantu manajemen yang terpadu, dimana sistem ini sudah merambah sejak beberapa tahun lalu di dunia bisnis Indonesia. Kemudahan yang ditawarkan membuat pelaku usaha lebih memilih menggunakan ERP daripada cara manual dalam mengumpulkan data-data dari berbagai departemen bisnis mereka.


Bagi Anda yang mungkin mulai mempertimbangkan penggunaan ERP, atau bahkan tidak tau apa itu ERP, ada baiknya mengenal terlebih dahulu pengertian dan manfaat ERP. Sehingga bisa menjadi acuan untuk memutuskan apakah akan tetap menggunakan software ini atau tidak. Silakan langsung menuju ke topik yang Anda mau dengan mengklik judul dibawah!

KONTEN PADA ARTIKEL APA ITU ERP

  1. Apa itu ERP Sebenarnya?
  2. Pengertian ERP Menurut Para Ahli
  3. Karakteristik Sistem ERP
  4. Manfaat & Keuntungan Menggunakan ERP
  5. Kelemahan Sistem ERP
  6. Kesimpulan Artikel ERP

APA ITU ERP SEBENARNYA? ERP ADALAH…

(back to top)


ERP adalah suatu konsep untuk membuat perencanaan dan pengelolaan sumber daya perusahaan, yang masing-masing meliputi dana, mesin, sumber daya manusia (SDM), waktu, material dan kapasitas. Yang mana hal-hal tersebut tentunya bersangkutan dengan berbagai departemen di dalam perusahaan.


Melalui definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa ERP digunakan sebagai alat untuk menghubungkan atau mengintegrasi suatu proses produksi barang atau jasa dalam perusahaan, termasuk di dalamnya mengintegrasi data-data yang bersangkutan dalam proses operasional suatu bisnis.


Secara sederhana, ERP adalah konsep untuk menolong perusahaan dalam merencanakan dan mengelola sumber daya, yang berupa suatu aplikasi  program terintegrasi dan multi modul. ERP sengaja dirancang untuk melayani dan mendukung beberapa fungsi perusahaan.


Tujuannya adalah untuk dapat memudahkan pekerjaan dan menjadikannya lebih efisien dan efektif, baik bagi pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan. Akibatnya adalah dapat memberikan nilai tambah bagi semua pihak yang terkait dengan perusahaan.


Sistem ini juga didukung dengan teknologi informasi yang dapat menghasilakan informasi untuk menunjang perusahaan agar menjadi lebih kompetitif.


erp adalah alat atau aplikasi yang dapat membantu manajemen dalam mengumpulkan data dari berbagai departemen dalam organisasi
ERP adalah alat bantu manajemen yang mengintegrasikan berbagai proses dari beberapa departemen menjadi satu kesatuan yang terpadu.

Jika ingin sistem ERP berjalan dengan baik, perusahaan harus menyiapkan hardware, bisa berupa komputer atau PC atau laptop yang memiliki kualitas yang baik, untuk digunakan sebagai pusat data terpadu, atau misalnya menggunakan server yang bisa diakses secara online. Tidak hanya perangkat keras, pemilihan perangkat lunak atau aplikasi ERP pun harus dipilih yang berkualitas.


Adapun alasanya adalah agar pengelolaan data informasi dapat dilakukan dengan mudah dan tetap terhubung dengan bagian-bagian yang di rencanakan sebelumnya. Mari kita pahami apa itu ERP secara lebih dalam!


PENGERTIAN ERP ADALAH – APA ITU ERP MENURUT AHLI

(back to top)


Terdapat beberapa definisi ERP itu sendiri, berdasarkan research & Pengalaman yang telah dilakukan oleh para ahli. Sehingga ada baiknya Anda bisa paham beberapa perspektif tersebut. Diantaranya adalah:


ERP adalah software lintas fungsi terpadu yang merekayasa ulang proses manufaktur, distribusi, keuangan, Sumber Daya Manusia (SDM), dan proses bisnis laiinya dari suatu perusahaan untuk memperbaiki efisiensi, kelincahan, dan profitabilitasnya – O’Brien


ERP adalah suatu sistem berbasis komputer yang di desain untuk memproses berbagai transaksi perusahaan dan memfasilitasi perencanaan yang terintegrasi secara real time, produksi, dan respon konsumen – Daniel E. O’Leary


ERP adalah sebuah sisetem yang membantu untuk mengatur proses bisnis seperti marketing, produksi, pembelian, dan accounting dalam suatu kesatuan yang terintegrasi – Ellen Monk


ERP adalah multi-modul, solusi aplikasi pengemasan bisnis yang memungkinkan organisasi untuk mengintegrasikan proses bisnis dan kinerja perusahaan, pendistribusian data umum, pengelolaan sumber daya serta menyediakan akses informasi secara aktual – Hau dan Kuzic


ERP merupakan sebuah sistem yang terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen – Davenport, 1998


Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat di konfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam, dan melintas area fungsional dalam sebuah organisasi – Kumar dan Van Hillsgerberg, 2000


Sistem ERP merupakan sebuah sistem dengan satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuan antar muka di seluruh Enterprise – Tadjer, 1998


KARAKTERISTIK SISTEM ERP ADALAH

(back to top)


Sistem dalam ERP tentunya memiliki karakteristik khas, yang menggambarkan software itu sendiri. Karakteristik tersebut adalah:


  1. Sebuah software yang sengaja di design di server tradisional dan web. Server tradisional yaitu berbentuk aplikasi yang bisa diletakan pada desktop komputer, dan bisa digunakan secara offline. Server berbasis web biasanya harus di akses secara online, sehingga membutuhkan koneksi internet yang baik.
  2. Mengintegrasikan proses bisnis yang bersangkutan dalam perusahaan.  Menghubungkan 1 data dengan data lain, yang berarti mengubah 1 data sama dengan mengubah data lain yang berkaitan dengan data tersebut.

ERP yang terintegrasi akan membantu perusahaan dalam mendapatkan actionable data untuk pembuatan keputusan
Sistem ERP dapat memadukan data dari beberapa departemen dari sebuah organisasi.

  • Memproses seluruh transaksi perusahaan sesuai dengan yang telah ditetapkan sebelumnya. Jika sistem ERP yang digunakan adalah akuntansi, maka seluruh transaksi berupa keuangan moneter akan di proses oleh software.
  • Menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data. Menjamin kemanan data, sehingga semua data perusahaan dapat tersimpan dengan baik. Data yang dapat ditampung cukup banyak dan tidak akan mempengaruhi proses penggunaan ERP.
  • Memberikan ijin bagi user untuk mengakses data secara real time. User yang mengakses adalah yang memiliki hak atau ijin. Tidak semua user bisa dengan leluasa masuk dalam ERP.

MANFAAT & KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN SISTEM ERP

(back to top)


Dengan terus berkembangnya software atau aplikasi ERP, tentu membuktikan bahwa semakin banyak minat masyarakat dalam menggunakan ERP. Di zaman yang serba digital ini, tentu selain memudahkan penggunanya, ERP juga memiliki keunggulan lain, yang patut menjadi bahan pertimbangan bagi Anda dalam meutuskan untuk menggunakannya atau tidak. Berikut ini adalah beberapa manfaat dan keuntungan jika menggunakan ERP dalam bisnis Anda:


1. Integrasi Bisnis dan Akurasi Data Yang Lebih Baik.


ERP adalah suatu sistem yang di dalamnya terdapat modul dan sub modul yang bisa menjadi wakil suatu komponen bisnis. ERP dapat mengintegrasikan data dari modul ke sub modul, sehingga user dapat menghemat waktu dan menurunkan resiko human error.


Misalkan ada data yang baru di masukan atau baru di ubah pada 1 modul, maka sub modul lain yang saling berkaitan akan secara otomatis ikut berubah pada saat itu juga. Dengan sistem ini, input data cukup dilakukan 1 kali. Kepraktisan ini tentu membantu perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, karena tidak perlu menggunakan SDM yang terlalu banyak.


Halangan dalam operasional perusahaan dengan pihak di luar Negara, seperti perbedaan mata uang, bahasa maupun budaya, dapat ditengahi oleh sistem ERP. Kondisi ini dapat memudahkan proses transaksi dan meningkatkan pertumbuhan omset perusahaan, serta membuka peluang untuk menjangkau pasar baru.


2. Membantu Menyusun Rencana dan Manajemen Sistem Informasi.


Biasanya dalam software ERP memiliki alat-alat pendukung untuk dapat mengambil keputusan yang terbaik. Anda dapat menggunakan fasilitas alat simulasi, guna membantu mendapatkan keputusan yang terbaik bagi perusahaan selanjutnya dengan cepat dan tepat.


Selain simulasi, ERP menyediakan laporan-laporan pendukung bagi manajemen terkait, sebagai dasar untuk pengambilan keputusan dan penyusunan rencana di periode berikutnya.


ERP dapat mengolah data dari berbagai bidang di dalam suatu perusahaan. ERP adalah alat bantu yang sangat efisien
ERP dapat membantu perusahaan mendapatkan data dari berbagai sumber yang kemudian diolah menjadi data yang bermanfaat untuk perusahaan

Tingkat ke akuratan simulasi ERP dapat  dipertimbangkan, dan laporan yang dihasilkan adalah sesuai dengan periode berjalan perusahaan tersebut. Melalui ini, maka manajemen tidak hanya dapat mengetahui keadaan perusahaan, tetapi juga mampu merencanakan sesuatu untuk perusahaan lebih baik lagi.


3. Meningkatkan Efisisensi dan Produktivitas.


Dikarenakan sangat mudah, maka dapat membantu untuk meningkatkan produktivitas operasional perusahaan. Semua transaksi, dari pembelian, penjualan, pengiriman, pemasok, , manajemen kas, realisasi penjualan, hutang dan piutang akan berjalan lebih cepat dan sederhana.


Hanya dengan mengubah pada 1 data, maka segala yang berkaitan dengan data tersebut akan ikut berubah. User jadi dapat mengerjakan hal lain.


Sistem ERP juga membantu untuk membetulkan sistem komputer yang tidak perlu dan terpisah sebelumnya. Itulah mengapa ERP dapat membuat pekerjaan jadi lebih produktif dan efisien.


4. Membentuk Standarisasi Prosedur


Secara tidak langsung, ERP otomatis membuat SOP dalam perusahaan. Standar ERP merupakan standar internasional yang diadopsi oleh perusahaan nasional. Hal ini membantu perusahaan, untuk tidak bergantung pada 1 pekerja tersbut. Jadi apabila pekerja tersebut mengundurkan diri, perusahaan tidak perlu khawatir pekerja baru tidak bekerja sesuai SOP yang telah diterapkan sebelumnya. Bahkan mungkin akan menunjukan seperti tidak berganti pekerja.


KELEMAHAN SISTEM ERP ADALAH

(back to top)


Sebuah sistem tentu juga memiliki kelemahan. Rasanya tidak adil, jika hanya memaparkan keuntungan dan kelebihan sistem ERP, tanpa mengikut sertakan kekurangannya. Untuk sebagai bahan pertimbangan calon pengguna ERP, berikut beberapa kelemahan atau kekurangan sistem ERP adalah sebagai berikut:


1. ERP Adalah Sistem Yang Membutuhkan Sejumlah Modal


Karena ERP berupa perangkat lunak, tentu Anda tidak bisa mendapatkannya dengan gratis atau harga yang murah. Harga dari sistem ini cukup mahal, mengingat proses pembuatannya juga rumit dan tidak mudah. Anda akan diberikan software dan license ketika memutuskan untuk membeli ERP ini.


Untuk pembelian ada beberapa ERP yang menerapkan beli putus (mengeluarkan uang 1 kali untuk pemakaian seumur hidup) dan ada pula yang menerapkan sistem langganan (harus diperpanjang dalam jangka waktu tertentu dan kembali membayarkan sejumlah uang).  


Biasanya sisterm ERP yang menggunakan perpanjangan akan diikuti dengan update an terbaru, sehingga harus melakukan rekayasa ulang. Perubahan pada umumnya tidak banyak, dan seharusnya semakin memudahkan user dalam mengoperasikannya.


2. Membutuhkan Adaptasi Dengan Alur Kerja Atau Proses Bisnis Perusahaan


ERP merupakan benda mati yang tentu tidak bisa serta merta mengikuti alur kerja perusahaan. Sistem ERP yang banyak dijual di pasaran adalah perangkat lunak yang sudah jadi dan digunakan oleh beberapa perusahaan sekaligus. Tentu akan membutuhkan uang lebih jika ingin membuat ERP yang sesuai dengan alur kerja bisnis Anda.


Maka dari itu, dari pihak user lah yang harus membuat ERP beradaptasi dengan alur kerja atau proses bisnis perusahaan. Bahkan mungkin perusahaan yang harus menyesuaikan dengan sistem ini demi kelancaran kegiatan operasionalnya.


3. ERP Adalah Sistem Yang Cukup Kompleks



Kebutuhan setiap orang yang berhubungan dengan sistem ERP berbeda-beda. Terkadang sistem ini dapat terlalu kompleks jika di bandingkan dengan kebutuhan pihak-pihak yang membutuhkan.


4. Terbatasnya Kemampuan Kustomisasi Pada Software


Seperti yang dijelaskan sebelumnya, bahwa sistem ERP memiliki kelemahan dalam beradaptasi dengan perusahaan atau pengguna. Salah satu alasannya karena terbatasnya kustom pada ERP.


User tidak bisa mengubah atau mengkostum modul-modul di dalamnya sesuka hati. Bahkan mungkin fasilitas kustom yang disediakan masih tidak sesuai dengan yang diinginkan. Untuk mengatasi hal ini, Anda bisa mengkonsultasikan terlebih dahulu dengan beberapa developer yang anda pilih.


5. Database Perusahaan Dalam Satu Tempat


Telah dijelaskan diatas, bahwa salah satu keuntungan sistem ERP adalah penyimpanan pada 1 tempat database, sehingga aman dan saling terintegrasi satu dengan yang lainnya. Kelebihan itu memang benar adanya, namun kelebihan tersebut dapat menjadi kelemahan sekaligus.


Jika suatu saat sistem ERP Anda di bobol atau istilahnya di hack, maka data di dalamnya akan hilang tanpa tersisa. Carilah sistem ERP yang memiliki bcak up data, untuk berjaga-jaga.


6. Adaptasi Sistem ERP Umumnya Memakan Waktu


Jika perusahaan memutuskan untuk mengikuti sistem ERP (bukan sistem yang beradaptasi dengan perusahaan) maka akan membutuhkan waktu untuk rekayasa serta trial and error. Proses ini tentu akan memakan waktu yang cukup banyak, dan dapat menyebabkan menurunya produktivitas perusahaan. Waktu yang biasanya dapat digunakan untuk membuat laporan lainnya jadi tersita karena harus merekayasa ulang sistem ERP.


Kelemahan ini dapat diatasi dengan memilih sistem ERP yang tepat untuk bisnis saat ini dan perangkat keras yang mumpuni, guna mempercepat proses rekayasa. Untuk dapat mengetahui mana sistem ERP yang mudah digunakan, ada baiknya melihat ulasan software tersebut.


Dari informasi diatas, saat ini Anda dapat menentukan apakah akan menggunakan dan menerapkan sistem ERP pada proses bisnis saat ini. Kelemahan-kelemahan yang telah disebutkan sebenarnya dapat diatasi dan dihindari. Sistem ERP hadir untuk memberikan kemudahan bagi para pebisnis dalam mengkontrol proses bisnis mereka, sehingga lebih produktif. Anda bisa bertanya kepada user sistem ERP mengenai pengalaman dalam menggunakannya.


Pilihlah developer yang terpercaya, dan jangan tertipu dengan harga yang murah. Bukan berarti murah selalu jelek, namun pada umumnya sistem ERP di jual dengan harga yang cukup mahal. Selain itu, pertimbangkan developer yang cepat dalam merespon keluhan atau pertanyaan pelanggan.


KESIMPULAN ARTIKEL APA ITU ERP

(back to top)

Nah sehingga kesimpulannya adalah, bahwa ERP adalah sebuah sistem yang diperuntukkan kepada perusahaan dengan tingkat kompleksitas yang cukup tinggi. Dimana terdapat banyak departmen pada perusahaan tersebut, dan data antara satu departemen dan departemen yang lain akan berhubungan dan diperlukan.


Pada umumnya ERP software sudah dibuat dengan template yang sama untuk banyak perusahaan. Sehingga kustomisasi sistem ERP itu sangat dibutuhkan, terutama apabila perusahaan Anda memiliki proses yang tidak biasa dilaksanakan pada perusahaan lain.


Adanya ERP ini juga akan membuat proses dalam operasional perusahaan lebih efisien waktu. Kecuali mungkin memang Anda adalah sebuah startup yang masih kecil, mungkin perusahaan Anda akan memerlukan sistem ERP tersendiri. Baca juga tentang beberapa sistem ERP terbaik ya. Salam!

e-katalog artikel

Pernah mendengar istilah e-katalog atau e-catalogue? Istilah yang sudah cukup terkenal ini sudah mulai di praktekan para pengusaha dan para marketer, untuk berlomba memasarkan produk atau jasa mereka secara digital.


Di era milenial ini, kebutuhan masyarakat sudah banyak disediakan melalui jejaring sosial. Konsumen pun lebih memilih produk atau jasa yang lebih mudah diakses atau dibeli tanpa harus keluar dari rumah atau tempat kerja. Jadi mereka dapat berbelanja dimanapun dan kapanpun.


KONTEN PADA ARTIKEL TENTANG E-CATALOGUE / E-KATALOG INI

  1. Sejarah Singkat E-Katalog / E-Catalogue
  2. Definisi E-Katalog / E-Catalogue
  3. Jenis-Jenis E-Katalog
  4. Manfaat E-Katalog Bagi Konsumen
  5. Manfaat E-Katalog Bagi Perusahaan
  6. Konsep E-Katalog
  7. Contoh E-Katalog
  8. Kesimpulan Tentang E-Katalog

APA ITU KATALOG / CATALOGUE – SEBELUM ADANYA E-KATALOG & E-CATALOGUE

(back to top)


Sebelum adanya e-katalog, semua badan usaha berlomba merancang katalog manual yang menarik untuk memasarkan produk atau jasanya. Katalog di cetak dengan berbagai ukuran dan bentuk. Ada yang di cetak seperti lembaran biasa atau di cetak seperti majalah. Namun sayangnya, penggunaan katalog / catalogue terkadang tidak tepat sasaran.


e-katalog atau e-catalog supermarket
Katalog produk Alfamidi

Katalog (catalogue) adalah list barang atau jasa yang pada umumnya diperjual belikan oleh sebuah perusahaan kepada para pembeli, end user atau perusahaan lain. Dimana katalog ini bisa berbentuk bermacam-macam, mulai dari kartu, lembaran, buku, atau bahkan secara digital yang disebut e-katalog / e-catalogue.


Katalog pada mulanya diciptakan sebagai alat promosi, untuk menyebarkan kepada masyarakat luas, bahwa toko atau perusahaan tersebut menjual barang atau jasa jenis ini dan itu. Kemudian berlanjut sebagai alat untuk menyampaikan ke masyarakat, bahwa mereka sedang mengadakan promo atau diskon.


Katalog manual bisa sampai di tangan konsumen dengan 2 cara, yaitu di letakan begitu saja di etalase toko dan di bagi-bagikan di jalan. Sistem seperti ini kadang membuat pembagian katalog tidak tepat sasaran. Sehingga penggunaan katalog manual seperti ini mulai ditinggalkan.


e-katalog modern market retail. E-catalogue jenis ini biasanya mempromosikan diskon produk
Katalog supermarket pada umumnya terlihat seperti ini

Karena bisa tidak tepat sasaran, biaya yang dikeluarkan untuk membuat katalog tidak berbanding lurus dengan feedback yang di dapat oleh perusahaan. Biaya yang di keluarkan pun menjadi sia-sia. Ditambah lagi harus terus menerus mencetak kembali, karena katalog manual memiliki tanggal expired.


Atas dasar pemikiran itu, saat ini para web developer dan pengusaha memutuskan untuk membuat e-catalogue. Tentunya katalog elektronik ini dapat menekan biaya overhead, karena tidak harus melakukan printing, sehingga bisa menambah sedikit profit. Semakin hari semakin banyak perusahaan-perusahaan menggunakan e-katalog untuk memasarkan produk mereka, karena dinilai lebih efektif.


DEFINISI E-KATALOG / E-CATALOGUE

(back to top)


Sebelum mengenal e-catalogue, ada baiknya mengenal definisi dari katalog itu sendiri. Katalog adalah sebuah list atau daftar berisi produk atau jasa yang dijual dan memberikan informasi mengenai harga dan promo pada masa tertentu. Contoh katalog manual ini dapat banyak dijumpai di beberapa supermarket maupun minimarket.


Sedangkan e-catalogue atau e-katalog elektronik adalah sebuah sistem informasi dari sebuah katalog yang berisi mengenai daftar produk atau jasa, jenis, merk, spesifikasi teknis, harga dan jumlah barang atau jasa yang tersedia, yang dapat di akses secara digital. E-catalogue tidak memiliki tanggal expired, karena bisa di revisi kapan saja, sehingga tidak perlu terus menerus mencetak ulang seperti pada katalog manual.


JENIS-JENIS E-KATALOG / E-CATALOGUE

(back to top)


E-Catalogue memiliki jenis-jenis tersendiri menurut isi di dalamnya dan siapa yang menerbitkan. Nah sebagai sumber inspirasi dan pembelajaran, ada baiknya Anda lihat beberapa contoh e-katalog yang sekarang fungsional. Berikut adalah beberapa jenis e-katalog yang bisa diakses:


1. E-Catalogue Nasional

Katalog elektronik nasional merupakan katalog yang disusun dan dikelola oleh Lembaga Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah. Biasanya e-katalog ini berisi tentang pengadaan barang-barang bantuan untuk fasilitas Negara. Misalkan jasa operator, jasa dalam pekerjaan konstruksi, buku-buku sekolah, seragam sekolah, dan lain sebagainya. e-catalogue nasional berlaku untuk seluruh kepentingan negara Indonesia secara umum.


2. E-Catalogue Sektoral

e-katalog sektoral adalah katalog yang disusun oleh kementrian. Ruang lingkupnya lebih kecil dari e-catalogue nasional. Contoh produk atau jasa yang disediakan adalah alat nelayan, alat pertanian, alat perkebunan, dan lain sebagainya.


3. E-Katalog Daerah


Untuk e-catalog daerah, merupakan katalog yang menyediakan barang atau jasa untuk menjangkau lingkup yang lebih kecil lagi. Tim yang menyusun adalah pemerintah daerah setempat, yang langsung di bentuk oleh kepala daerah. Kriteria dari barang atau jasa yang tertuang dalam e-katalog daerah adalah yang dapat di standard-kan dan memiliki sifat berulang.


4. E-Catalogue Swasta



Berbeda dari ketiga jenis diatas, untuk e-katalog swasta dapat di kategorikan lagi menjadi 2 kelompok utama sesuai dengan target perusahaan, yaitu e-katalog untuk konsumen dan untuk bisnis. Keduanya memiliki pengertian yang sama, yaitu merupakan list barang atau jasa yang dibuat oleh perusahaan atau badan usaha swasta secara digital, dan berisi informasi barang atau jasa yang mereka jual.


Contoh dari e-catalogue konsumen atau kebutuhan sehari-hari adalah:

https://id.oriflame.com/products/digital-catalogue-current?pageNumber=1&catalogue=2019007

http://www.carrefour.co.id/id/catalog/index.php


Sedangkan contoh e-katalog untuk  pelaku bisnis B2B adalah:

https://www.houseofhwang.com/post/item/11/KATALOG-BENANG

http://wirapax.com/katalog/


MANFAAT E-KATALOG BAGI KONSUMEN

(back to top)


e-katalog bukan hanya sebagai ajang untuk pamer kemajuan perusahaan atau sebagai bentuk kemajuan zaman. Beberapa pihak memilih untuk membuat e-katalog karene memiliki banyak manfaat baik bagi perusahaan maupun bagi konsumen atau masyarakat, jika dibandingkan dengan katalog biasa yang dicetak diatas kertas. Beberapa manfaat dari e-katalog dilihat dari sudut pandang konsumen atau masyarakat adalah sebagai berikut:


1. Mudah di Akses Berbagai Pihak


Adanya e-katalog membantu konsumen untuk mengehemat waktu dalam menentukan dimana mereka memutuskan untuk membeli barang tersebut dan barang apa yang akan dibeli. Hanya dengan 1 perangkat, mereka dapat melihat beberapa e-katalog sekaligus dari beberapa toko atau supplier.


Kebiasaan konsumen yang sering membandingkan harga, akan lebih mudah dengan menggunakan katalog elektronik ini. Tidak perlu repot-repot pindah atau bertanya dari satu tempat ke tempat yang lain, yang tentunya selain membuang waktu juga membuang tenaga dan menambah biaya lain, seperti bahan bakar atau biaya telepon.


2. Selalu Update Dengan Efisien


Jika diperhatikan, katalog yang masih menggunakan kertas akan selalu ada masa nya sendiri. Dalam arti, foto produk, harga dan promo dalam katalog tersebut hanya berlaku pada waktu tertentu. Setelah melewati masa itu, maka katalog manual itu tidak akan berguna lagi.


E-catalogue atau e-katalog akan lebih mudah diupdate dibandingkan katalog yang di print
E-katalog dapat diupdate dengan lebih mudah dibandingan printed catalogue

Tetapi dengan menggunakan e-katalog, konsumen atau masyarakat akan terus update terhadap perkembangan barang atau jasa yang ingin mereka lihat. Tidak ada lagi katalog yang tidak berlaku atau expired, karena e-catalogue terus akan di update setiap ada perubahan. Setiap konsumen mengakses, maka saat itu juga adalah update terbaru dari toko atau supplier yang di lihat.


3. E-Catalogue Membuat Informasi Barang dan Jasa Lebih Transparan & Mudah Didapat


Beberapa kasus pernah terjadi di proses jual beli, bahwa harga yang ada pada katalog tidak sama dengan yang ada pada kasir. Setelah diprotes, akan selalu ada alasan untuk membela diri, salah satunya dengan alasan “ada kesalahan pada katalog”.


Seperti yang dijelaskan sebelumnya, e-katalog akan selalu menjadi update-an terbaru. Oleh karena itu, informasi barang dan jasa yang ada di dalamnya selalu transparan.


Pihak lain tidak bisa lagi menyela atau bahkan mengambil keuntungan, dengan menjual barang atau jasa tersebut lebih mahal untuk alasan pribadi. Informasi yang terdapat pada e-katalog berarti telah disetujui oleh pihak perusahaan yang berwenang dan dianggap sah.


Jika pada kenyataannya, ada beberapa oknum yang tidak memberikan barang atau jasa sesuai dengan informasi yang dimuat pada e-katalog, maka konsumen memiliki hak untuk protes atau bahkan sampai membawa ke jalur hukum.


e-katalog atau e-catalogue akan bermanfaat untuk efisiensi pengadaan barang & jasa. Ini contoh e-catalogue mobil
E-katalog mobil

Sumber: https://www.hondacengkareng.com/harga-suku-cadang-resmi-motor-honda/


Degan kondisi yang transparan ini, konsumen juga tidak perlu repot untuk memilih supplier (jika kondisinya untuk dijual kembali), karena biasanya di dalam e-catalogue akan terpampang harga khusus untuk pembelian dalam jumlah grosir. Jadi konsumen bisa mengetahui potongan harga bila membeli dalam jumlah tertentu, tanpa perlu bingung dan bertanya melalui telepon lagi.


4. E-Catalogue Lebih Efektif Untuk Meningkatkan Performa Pengadaan Barang


Melalui e-katalog khususnya untuk pengadaan barang dan jasa, konsumen akan lebih mudah melakukan kesepakatan harga, termin waktu pembayaran atau kesepakatan lainnya. Selain itu, e-catalogue lebih efektif karena menghemat waktu, sebab membantu mempercepat proses pengadaan sehingga produktivitas juga bisa meningkat. Konsumen bisa dengan cepat mengolah kembari barang tersebut untuk kemudian dijual kembali.


MANFAAT PENGGUNAAN E-KATALOG BAGI PERUSAHAAN

(back to top)


Tidak hanya bagi konsumen, tetapi e-katalog juga membawa keuntungan bagi perusahaan yang menerapkannya. Jika tidak, tentu mereka tidak akan menyediakan fasilitas e-catalogue bagi konsumennya. Biaya untuk membuat e-catalogue tidak sedikit, maka dari itu tentu katalog berbasis elektronik ini memberikan beberapa keuntungan sebagai berikut:


1. Menjangkau Lebih Banyak Pasar

Karena memberikan kemudahan, tentu konsumen pun akan bertambah. Hal ini dapat meningkatkan omset perusahaan. Seperti yang telah diketahui, zaman sekarang konsumen lebih memilih sesuatu yang mudah di akses dan menghemat waktu.


Setiap konsumen mempunyai kesibukan masing-masing. Dengan adanya e-katalog akan membantu konsumen untuk mempersingkat waktu dalam memilih pengadaan barang dan jasa. Perusahaan anda akan selangkah lebih maju dari perusahaan lain dan dapat menjangkau lebih banyak lagi pangsa pasar jika memiliki fasilitas e-katalog.


2. Lebih Tepat Sasaran


Perusahaan tidak perlu lagi repot untuk membagikan katalog kepada masyarakat. e-catalogue cukup di pasang pada jejaring sosial, dan tentunya siapapun yang mengaksesnya nanti adalah mereka yang memang sedang membutuhkan barang atau jasa yang dijual. Jika konsumen jadi memesan sekalipun, maka perusahaan akan memiliki database mereka dan dapat di follow up kembali di kemudian hari.


3. Mengurangi Resiko Penyalahgunaan Harga


Banyaknya departemen dan pegawai dalam suatu perusahaan, dapat memungkinkan terjadinya penggelapan dana. Salah satunya dengan sengaja menambahkan harga barang atau jasa pada pengadaan untuk keuntungan pribadi. Tentunya ini merugikan perusahaan, karena pihak customer akan merasa kecewa atau bahkan merasa harga barang atau jasa yang ditawarkan terlalu mahal.


e-katalog yang transaparan dan terhubung langsung dengan customer dapat menekan resiko tersebut di dalam perusahaan. Sebab e-katalog secara tidak langsung berfungsi sebagai dokumen sah yang memuat informasi barang atau jasa yang ditawarkan. Tidak akan ada 1 pihak yang bisa memanipulasi harga yang akan merugikan perusahaan.


4. Lebih Efisien Waktu & Efektif Dalam Proses Penjualan


E-katalog juga memudahkan kerja perusahaan. Beberapa e-katalog menyediakan fasilitas pemesanan, sehingga perusahaan tidak perlu repot-repot untuk melayani konsumen. Semua barang atau jasa yang dipesan akan terlampir dengan jelas.


Tidak perlu lagi bagian penjualan menerima telepon berkali-kali. e-catalogue juga memiliki arsipan, barang atau jasa yang dipesan oleh setiap konsumen jelas dan bila terjadi kesalahan, pihak perusahaan bisa menunjukan bukti pemesanan tersebut.


5. Mendukung Go Green Karena Tanpa Kertas

Karena e-catalogue merupakan list digital, maka perusahaan akan menghemat pengeluaran untuk kertas. Terkadang sekalipun membagikan katalog manual, masyarakat seringkali membuang nya jika merasa tidak tertarik.


Jika menggunakan e-katalog, perusahaan ikut andil dalam program pemerintah yaitu go-green. Seperti yang diketahui, bahwa kertas dibuat dari batang pohon, dan banyak nya pohon yang ditebang akan meningkatkan global warming.


KONSEP E-KATALOG / E-CATALOGUE

(back to top)


Pada persaingan globalisasi saat ini, pemasaran dengan menggunakan e-catalogue merupakan suatu terobosan baru, untuk mencuri perhatian pasar. Untuk membuat katalog elektronik ini, perusahaan dapat menyewa web developer atau meng hire orang IT khusus untuk mengatur e-katalog. Carilah orang yang benar-benar bisa dipertanggungjawabkan.


Untuk mempermudah perusahaan, sebaiknya konsep e-catalogue dibuat dengan sistem seperti marketplace.


List semua nama dan foto produk atau jasa yang dijual, lengkap beserta harga jual eceran, harga jual grosir, minum pembelian, informasi produk atau jasa, informasi tenggat waktu pembayaran. Sertakan promo yang sedang berlaku saat ini. Buatlah tampilan yang menarik dan mudah digunakan.


e-katalog atau e-catalogue itu adalah listing barang yang memudahkan untuk calon pembeli
Contoh membuat e-catalog pada website Venngage

Sumber: https://venngage.com/features/brochure-maker


Konsep di atas sudah termasuk dalam e-katalog. Namun untuk lebih efektif lagi, tidak ada salahnya perusahaan menambahkan fitur pembelian dan pengiriman, sehingga manfaat dari e-catalogue lebih terasa. Sambungkan katalog ini dengan departemen atau divisi penjualan, sehingga mereka dapat mengarsipkan barang yang akan keluar. Selalu update setiap ada perubahan informasi, baik itu promo maupun harga, agar tidak terjadi kesalahpahaman dengan pembeli.


Konsep dalam e-katalog adalah memudahkan pembeli untuk meng akses perusahaan, tanpa harus beranjak dari tempat mereka. Sedangkan bagi perusahaan, konsep e-catalogue adalah untuk menjangkau lebih banyak lagi konsumen. Dengan kemudahan yang ditawarkan, e-katalog dapat menguntungkan kedua belah pihak.


CONTOH KATALOG / CATALOGUE

(back to top)


Disini akan kita berikan beberapa contoh katalog yang bisa digunakan untuk bisnis Anda. Perlu diingat ini adalah katalog yang bisa Anda print dan juga bisa menjadi e-katalog untuk di download di website Anda. Contoh katalog / catalogue ini diberikan dalam bentuk Adobe Photosop / Microsoft Word / Adobe InDesign, dan Anda bisa login dulu via Google sebelum download. Berikut adalah contoh katalog-nya:


Contoh Katalog Produk Klik Disini

Contoh Katalog Produk

Contoh Katalog Jasa Klik Disini

Contoh Katalog Jasa

Contoh Katalog Restoran Klik Disini

Contoh Katalog Restoran

Contoh Katalog Fesyen Klik Disini

Contoh Katalog Fesyen

Atau kalau Anda mau membuat katalog Anda sendiri, dengan mudah Anda bisa lakukan dengan browser Anda. Cukup pergi ke www.flipsnack.com dan Anda bisa mulai membuat catalog Anda dari baru, atau dari template yang dimiliki oleh flipsnack.


KESIMPULAN ARTIKEL APA ITU KATALOG & E-KATALOG

(back to top)


Jadi kesimpulannya, menggunakan e-katalog itu akan lebih menguntungkan bagi perusahaan dan konsumen. Selain mempermudah pencarian informasi produk bagi konsumen, perusahaan juga tidak perlu buang-buang waktu untuk menjawab pertanyaan tentang informasi dasar yang ditanyakan konsumen, seperti harga, bentuk, dimensi, dan sebagainya.


Perusahaan juga tidak perlu buang-buang waktu untuk printing katalog baru ketika barang sudah habis, atau mau mengadakan potongan harga. Efisiensi budget perusahaan akan lebih efektif, dan lebih efisien.


Akan lebih baik lagi apabila e-catalogue perusahaan memberikan fitur untuk membeli langsung atau pre-oder secara online. Sehingga para pengguna dan calon pembeli bisa langsung melakukan pembayaran secara online. Hal ini selain dapat mempermudah proses transaksi, dapat menekan.


Bagaimana? Apakah Anda mau menngaplikasikan e-katalog di perusahaan Anda? Banyak sekali manfaat yang bisa Anda dapatkan lho! Kalau Anda kebetulan perlu tau juga tentang apa itu SOP, silakan dicek artikelnya ya. Salam!

Contoh Sop

Setiap badan usaha wajib untuk memiliki SOP. Baik itu perusahaan jasa, perusahaan manufaktur, perusahaan profit maupun perusahaan non-profit. SOP bagaikan penunjang dan dasar jalannya kegiatan operasional. Cek penjelasan paling lengkap tentang apa itu SOP disini ya. Anda juga bisa langsung ke bagian artikel contoh sop yang Anda mau dengan mengklik link dibawah:


KONTEN ARTIKEL CONTOH SOP INI


  1. Ketahui Dulu Manfaat SOP Sebelum Mulai
  2. Hal Yang Harus Diperhatikan Sebelum Membuat SOP
  3. Prosedur Dari Awal Sampai Akhir Membuat SOP
  4. Contoh SOP Sederhana Bisnis Umum
  5. Contoh SOP Sederhana Untuk Pendaftaran Pembeli Pada Platform Pengadaan Barang & Jasa
  6. Contoh SOP Lainnya Untuk Dijadikan Contoh SOP Perusahaan Anda
  7. Template Standard Operating Procedure (SOP)

KETAHUI DULU MANFAAT SOP SEBELUM MELIHAT CONTOH SOP

(back to top)


Di artikel ini kita akan membahas langkah-langkah untuk membuat SOP dari awal sampai ke contoh SOP itu sendiri yang bisa Anda lihat dan ikuti. Adapun SOP memberikan manfaat baik bagi badan usaha dan para pekerja di dalamnya, sebagai berikut:


1. Bagi perusahaan


SOP menjadi “merk” bagi perusahaan, yang akan membawa citra bagi konsumen. Sekalipun konsumen tidak mengetahui dengan jelas SOP yang disusun oleh pihak manajerial, namun hasil dari prosedur tersebut bisa dilihat dan dirasakan. Perusahaan yang berhasil menjalankan SOP-nya akan membuat nilai kepercayaan konsumen meningkat.


Alhasil apabila ada cabang baru dan produk atau jasa baru, konsumen tidak akan ragu mengunjungi dan mencoba dengan pemikiran perusahaan pasti memiliki SOP sehingga pelayanan di cabang, maupun produk atau jasa baru mereka akan memiliki kualitas yang sama dengan sebelumnya.


Selain itu, manfaat SOP bagi perusahaan selanjutnya adalah untuk membantu kelancaran kegiatan operasional. Ini memacu para pekerja untuk bekerja sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya dan menjadi kualitas kerja tersendiri. Perusahaan tidak perlu khawatir jika ada pekerja yang baru masuk, karena mereka akan menyesuaikan dengan kualitas kerja perusahaan.


2. Bagi pekerja


Manfaat SOP kerja bagi para pekerja adalah membantu untuk mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab mereka dalam bekerja, sehingga menghindari terjadinya tumpang tindih pekerjaan.


Pekerja akan fokus pada 1 tugas dan dapat menyelesaikan tugasnya dengan baik. SOP juga memberikan manfaat bagi para pekerja baru, yaitu untuk modal beradaptasi dengan cara kerja perusahaan. Sehingga mereka tidak bingung apa yang harus dilakukan dan bagaimana harus menyelesaikan tugas mereka sesuai dengan standard perusahaan.


Manfaat SOP sangat dapat dirasakan oleh perusahaan dan pekerja di dalamnya. Oleh karena itu, tidak ada salahnya untuk suatu badan usaha menyusun SOP sebelum perusahaan didirikan.


Sebaiknya dalam menyusun SOP setiap kepala departemen dilibatkan, untuk dapat mendengarkan apa yang menjadi halangan bagi mereka dalam menjalankan SOP nantinya. Pihak direktur dan HRD wajib ikut andil untuk menyusun SOP. Lakukan komunikasi 2 arah untuk mendapatakan win-win solution.


HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN SEBELUM MULAI MEMBUAT SOP

(back to top)


Sebelum membuat SOP, ada baiknya mengetahui prinsip dari SOP. Agar nantinya SOP yang dibuat tidak melenceng dari kegunaannya, apalagi sampai tidak dilaksanakan oleh pihak-piihak yang terkait. Berikut adalah beberapa prinsip yang harus Anda ikuti:


1. Konsisten Mengeksekusi Kegiatan Sesuai SOP


Tentukan terlebih dahulu apa tujuan atau goals perusahaan saat ini. Sebab pembuatan SOP harus konsisten dengan tujuan perusahaan. Jangan melenceng dari tujuan, karena hal tersebut justru akan membuat kacau kinerja operasional nantinya. Selain itu, para pelaksana harus konsisten untuk melakukan SOP ini setiap saat, oleh setiap pekerja dan dilakukan kapan saja.


2. Komitmen Dalam Mengikuti Peraturan Pada SOP


Setiap elemen dalam perusahaan harus memiliki komitmen bersama untuk menjalankan SOP yang akan disusun nantinya. SOP sendiri juga harus berkomitmen dengan standar yang akan disusun, jangan nantinya setelah di dokumentasikan bisa di ganti tanpa sebab yang jelas.


3. Revisi SOP Secara Kontinu & Berkala


Terkadang apa yang telah direncanakan tidak selalu sesuai dengan ekspetasi saat dijalankan. Begitupula dengan SOP. Dalam penyusunan bisa jadi sudah terjadi diskusi dan telah disepakati dengan berbagai pihak yang berwenang.


Namun jika dalam pelaksanaannya ternyata ada yang menghambat kinerja departemen lain atau menghambat hasil produksi perusahaan, maka SOP dapat di revisi dan disesuaikan kembali dengan tujuan perusahan sebelumnya.


4. Mengikat Seluruh Anggota Organisasi


SOP memiliki prinsip mengikat. Maka dari itu saat menyusun SOP harus melibatkan banyak pihak untuk mendengarkan pendapat mereka, apakah dari antara kepala departemen ada yang merasa keberatan atau tidak.


Sifat mengikat ini di aplikasikan ke semua pihak dalam perusahaan tanpa terkecuali. Selama para pekerja masih ada dalam badan usaha tersebut, selama itu pula SOP mengikat mereka. Setelah menyusun SOP, ada baiknya untuk semua pihak membuat surat persetujuan mengikuti SOP sebagai tanda bukti hukum.


5. Setiap Manajerial & Eksekutor dilibatkan


Prinsip membuat SOP yang baik adalah memiliki komunikasi 2 arah, yaitu melibatkan setiap manajerial dan para pelaku SOP. Sebab bisa saja setiap dari mereka memiliki ide yang brilian untuk menyusun SOP. Keuntungan lainnya adalah, pihak manajerial akan merasa dilibatkan dan dibutuhkan oleh perusahaan, sehingga akan meningkatkan keloyalitasan dalam bekerja.


6. Setelah Disusun, Dokumentasikan Dengan Baik Beserta Perubahan-Perubahan Yang Terjadi


Setelah disusun, SOP harus di dokumentasikan dengan baik. Sebisa mungkin letakan di tempat dimana setiap pekerja dalam perusahaan dapat melihat. Jadi tidak ada alasan bagi mereka untuk tidak bekerja sesuai dengan SOP dengan dalih “tidak tahu”. SOP bisa dipasang di masing-masing ruangan setiap departemen.


Simpan dengan baik di beberapa perangkat, untuk menjaga apabila suatu saat ada revisi atau SOP hilang. Berikan SOP pada setiap pekerja yang baru masuk, dengan tujuan agar mereka mengerti prosedur kerja dalam perusahaan. Pekerja diwajibkan untuk tanda tangan persetujuan mengikuti SOP.


Begitu juga dengan perubahan pada SOP. Seringkali perubahan dilakukan pada SOP, namun ternyata langkah SOP sebelumnya lebih efektif dan efisien. Ini wajar saja terjadi, maka ada baiknya jika perubahan itu terdokumentasikan. Sehingga apabila SOP mau dikembalikan seperti semula, dengan mudah bisa dilakukan.


7. Sesuaikan Dengan Undang-Undang Yang Berlaku di Perusahaan & Negara

Selain prinsip-prinsip diatas, dalam menyusun SOP harus memperhatikan juga undang-undang perusahaan & ketenagakerjaan republik Indonesia. Jangan karena merasa memiliki perusahaan dan terlalu fokus pada tujuan perusahaan, pihak yang bertanggung jawab dalam pembuatan SOP jadi lalai.


Gunakan undang-undang tesebut sebagai dasar membuat SOP. Jika ada prosedur yang melanggar undang-undang, maka akan membuka celah bagi para pekerja untuk menuntuk perusahaan di lingkungan hukum.


Akibatnya tentu akan memberikan dampak negatif bagi nama perusahaan dan biasanya perusahaan akan membayar sejumlah denda, sebagai hukuman dari pelanggaran undang-undang ketenagakerjaan. Jika anda sudah memahami dasarnya, berikut prosedur yang harus dilakukan untuk menyusun SOP.


PROSEDUR AWAL SAMPAI AKHIR MEMBUAT SOP

(back to top)


Disini ada baiknya Anda mengikuti prosedur yang tertulis dibawah. Karena prosedur ini merupakan cara yang paling efisien dan efektif dalam pembentukan sebuah SOP baru, terutama untuk menghindari konflik pelaksanaan SOP baru tersebut.


1. Membentuk Tim Pencanangan SOP


Tidak bisa mengandalkan diri sendiri untuk membuat SOP dalam suatu perusahaan. Logikanya adalah perusahaan dijalankan tidak hanya oleh 1 orang, melainkan melibatkan beberapa orang atau beberapa departemen. Libatkan juga mereka untuk menyusun SOP supaya hasil yang di dapat tidak merugikan pihak tertentu dan dapat membuat para pekerja bekerja dengan efektif.


Hendaknya dalam 1 tim berisi pemilik perusahaan (tidak harus), wakil direktur, kepala setiap departemen (departemen pemasaran, departemen produksi, departemen logistik, departemen pembelian, dan departemen lainnya yang ada di dalam perusahaan), dan HRD (karena mengurus para pekerja).


Jika masih kesulitan, perusahaan dapat memanfaatkan jasa departemen HRD. Selain menyusun SOP, nantinya tim ini yang akan meneruskan SOP kepada anggota departemen mereka.

2. Menentukan Proses Operasional Perusahaan


Setelah tim dibentuk, seluruh anggota tim harus mengerti proses operasional perusahaan. Itulah sebabnya disarankan setiap kepala departemen untuk ikut, salah satunya agar proses kegiatan operasional perusahaan setiap departemen dapat diketahui dengan jelas.


Tim akan mengetahui kira-kira dokumen apa saja yang diperlukan, apa yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk atau jasa yang diinginkan. Hal ini penting karena untuk dapat menyusun SOP yang efektif dan efisien bagi perusahaan.


3. Membuat Flow Chart Untuk Proses Operasional


Setelah mengetahui proses operasional perusahaan, buatlah flow chart agar mengetahui secara rinci proses-proses yang harus di lakukan setiap departemen. Berikan nama PIC untuk setiap aktivitas dalam flow chart, jadi nantinya SOP akan menunjukan siapa yang bertanggung jawab atas kegiatan tersebut.


Flow chart berfungsi untuk menuntun para pekerja bekerja hingga barang atau jasa berhasil dijual. Selain itu, flow chart juga membantu untuk mengetahui apa yang harus dilakukan jika terjadi retur atau komplain dari konsumen.


Jika flow chart sudah selesai disusun, sebaiknya di review ulang bersama, agar mengetahui apakah flow chart sudah sesuai atau masih perlu diperbaiki. Jika dirasa sudah tepat dan sesuai, maka tim bisa menyusun SOP.


4. Simulasikan SOP Untuk Testing


Tim penyusun SOP wajib melakukan simulasi pada perushaan. Tujuannya untuk trial and error. Tim bisa mengetahui apakah SOP yang telah disusun sudah sesuai atau masih butuh perbaikan. Perhatikan apakah ada pihak tertentu di dalam perusahaan yang mengalami kendala atau menghambat kegiatan operasional.


5. Evaluasi dan Perbaikan SOP


Jika ditemukan kendala pada SOP ketika simulasi, maka tim wajib melakukan diskusi ulang dan mengevaluasi poin yang menjadi hambatan. Berdiskusilah apa yang kiranya membuat para eksekutor terhambat. Tim harus mencari solusi yang terbaik untuk semua pihak dan memperbaiki SOP. Setelah semua selesai, lakukan simulasi kembali hingga menemukan SOP yang mendukung kegiatan operasional perusahaan.


6. Pengesahan SOP Oleh Manajemen Perusahaan


Setelah SOP benar-benar sesuai dan dirasa tidak perlu lagi di evaluasi, maka tim harus meminta persetujuan kepada pihak berwenang. Pihak ini bisa jadi adalah direktur atau orang yang ditunjuk direktur untuk mengatur SOP.


Jika sudah diterima dan disetujui, SOP harus ditanda tangani oleh 3 pihak, yaitu pihak yang membuat, pihak yang mengkoreksi dan pimpinan tertinggi perusahaan. Tanda tangan sebagai bukti bahwa SOP benar-benar sah dan sudah siap dijalankan oleh perushaan.


7. Sosialisasi & Pengumuman SOP Baru Perusahaan


SOP yang telah mendapatkan tanda tangan dari pihak-pihak berwenang, sudah siap untuk disosialisasikan kepada semua pihak internal perusahaan. Baik dari bagian yang paling bawah hingga paling atas. Sebaiknya setiap kepala departemen mengadakan rapat untuk menyampaikan kepada anggotanya, dan mulai saat itu SOP sudah harus dijalankan.


CONTOH SOP SEDERHANA BISNIS UMUM – BISNIS BEST MASSAGE

(back to top)


Setelah mengetahui semua itu, barulah menyusun SOP sesuai dengan bidang perusahaan yang dijalankan saat ini. Disini anda akan di berikan contoh SOP pada perusahaan jasa.


Yang menjadi contoh pertama adalah contoh SOP bisnis BEST MASSAGE. Pada skenario ini, BEST MASSAGE adalah sebuah layanan jasa massage yang siap mendatangi tempat klien dimana saja dan kapan saja. BEST MASSAGE memiliki terapis yang profesional dan berpengalaman, sehingga menjamin kenyamanan klien selama proses terapi dan memijat klien.


SOP Karyawan Terapis BEST MASSAGE:


  1. Terapis wajib memberikan kabar kepada klien jam perkiraan datang di tempat klien.
  2. Terapis wajib memiliki kelengkapan peralatan massage sesuai dengan request klien.
  3. Peralatan “traditional massage” yaitu: minyak, 2 buah kain, timer, dan alat kerok
  4. Peralatan “light massage”, “head message” dan “refleksi” yaitu: minyak, 2 buah kain, dan timer
  5. Peralatan “scrub massage” yaitu: minyak, 2 buah kain, timer, dan krim scrub
  6. Terapis wajib menandatangani perjanjian kerja profesional.
  7. Terapis wajib mengucapkan salam kepada klien dengan senyum ketika klien datang.
  8. Selalu ucapkan “terima kasih, selamat beristirahat atau berkativitas kembali” setelah selesai.
  9. Info pada klien bahwa mereka dapat mengatur tekanan pijatan selama proses massage.

Jenis Service dan Price List Bisnis BEST MASSAGE:


Ada banyak jenis terapi dan pijat di dalam BEST MASSAGE. Diantaranya adalah:


Traditional Massage

Memadukan massage dengan kerokan. Cocok untuk klien yang sedang masuk angin atau sakit pada badan.

  • 90 menit (Rp. 120,000)
  • 120 Menit (Rp. 150,000)

Refleksi dan Head Massage

Memfokuskan pemijatan pada bagian telapak kaki. Berfungsi untuk mencegah dan mengobati berbagai macam penyakit.

  • 30 menit (Rp. 45,000)
  • 60 menit (RP. 80,000)

Scrub Massage

Kombinasi dari light massage dengan scrub. Melancarkan peredaran darah dan membersihkan pori-pori dari kotoran debu dan polusi. Kulit akan lebih sehat dan cerah.

  • 90 menit (Rp. 130,000)
  • 120 menit (Rp. 165,000)

Light Massage

Meliputi back massage dan full body massage, menghilangkan lelah akibat aktivitas sehari-hari, serta melancarkan peredaran darah.

  • 60 menit (Rp. 75,000)
  • 90 menit (Rp. 125,000)
  • 120 menit (Rp. 145,000)

Prosedur Pekerjaan Karyawan Terapis


  1. Klien akan memesan lewat aplikasi BEST MASSAGE.
  2. Diluar jam kerja (jam 06.00 – 22.00), surat pernyataan keamanan wajib ditandatangan klien.
  3. Seluruh terapis yang berada di sekitar lokasi klien akan mendapatkan notifikasi pemesanan.
  4. Terapis yang merespon terlebih dahulu, maka klien menjadi hak terapis tersebut.
  5. Terapis menghubungi klien, boleh melalui telepon atau chat, untuk berkomunikasi.
  6. Saat bertemu dengan klien, terapis harus mengucapkan salam sesuai prosedur
  7. Jika terapis merasa dilecehkan oleh klien, segera tekan tombol bantuan pada aplikasi
  8. Terapis wajib memberikan pelayanan sesuai dengan jenis massage yang diminta
  9. Saat massage telah selesai, pastikan semua peralatan dibawa kembali
  10. Selalu gunakan seragam BEST MASSAGE selama jam kerja (09.30 – 18.00 WIB)

Itu tadi adalah SOP sederhana untuk bisnis BEST Massage. SOP tidak harus dibuat mirip seperti contoh diatas, namun disesuaikan dengan jenis perusahaan dan kegiatan operasional di dalamnya. Selalu adakan trial dan error hingga menemukan SOP yang paling tepat untuk perusahaan Pengadaan Barang & Jasa,


CONTOH SOP SEDERHANA UNTUK PENDAFTARAN PEMBELI PADA PLATFORM PENGADAAN BARANG & JASA – BISNIS PT. BIRO PENGADAAN JAYA

(back to top)


Pada contoh SOP kali ini, kami menggunakan sebuah perusahaan fiktif yang bergerak pada bidang pengadaan barang & jasa online, yaitu PT. BIRO PENGADAAN JAYA (BPJ). Perusahaan ini adalah perusahaan pengadaan barang untuk perusahaan lain yang membuka tender di platform online marketplace pengadaan barang & jasa. Contoh SOP dibawah adalah contoh SOP untuk perusahaan baru yang ingin membuka tender secara online. Mari disimak.


Definisi Pihak-Pihak Yang Terkait Pada SOP PT. BIRO PENGADAAN JAYA (BPJ)


  1. PT. BIRO PENGADAAN JAYA (BPJ) untuk selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama.
  2. Paraperusahaan yang akan melakukan proses registrasi dan menjadi buyer atau pembeli pada platform milik Pihak Pertama, yang selanjutnya akan disebut sebagai Pihak Kedua.
  3. Perusahaan-perusahaan yang terdaftar sebagai vendor, supplier, distributor, pada platform milik Pihak Pertama, yang selanjutnya akan disebut sebagai Pihak Ketiga. Semua Pihak Ketiga pada platform BPJ adalah vendor yang telah memiliki portfolio penyediaan barang & jasa dengan track record sempurna.

SOP Pendaftaran Buyer di Platform BPJ Untuk Korporat


  1. Pihak Kedua membuka www.ptbpj.com dan mulai registrasi perusahaan.
  2. Klik tombol daftar perusahaan pada beranda website BPJ, Pihak Kedua untuk memasukkan email perusahaan & buat password baru.
  3. Pihak Kedua dimohon untuk menyiapkan dokumen-dokumen legal yang diperlukan oleh BPJ, meliputi: NPWP perusahaan, SKDP, TDP, SIUP & SPPKP.
  4. Pihak Kedua wajib upload soft copy dokumen-dokumen tersebut pada dashboard perusahaan Anda di www.ptbpj.com/perusahaanterdaftar/username-perusahaan-anda
  5. Pihak Kedua wajib melengkapi data perusahaan meliputi pada dashboard website BPJ, meliputi: alamat lengkap operasional kantor, nomor telepon kantor, contact person perusahaan Anda, email contact person, & nomor handphone contact person.
  6. Pihak Pertama akan melakukan validasi perusahaan, dengan melakukan diskusi singkat mengenai kebutuhan pengadaan barang & jasa untuk perusahaan Pihak Kedua dengan contact person / penanggung jawab yang telah Anda input pada dashboard website BPJ. Proses ini kurang lebih akan memakan waktu 1-2 hari kerja.
  7. Setelah Pihak Pertama selesai proses validasi, Pihak Kedua sudah bisa membuka halaman “daftar barang & jasa” yang ada pada dashboard perusahaan Anda di website BPJ. Perusahaan Anda bisa mulai membuka tender di depan ribuan vendor Pihak Ketiga diseluruh Indonesia.

SOP Procurement Sebagai Buyer di Platform BPJ Untuk Korporat


  1. Pihak Kedua dapat mengklik tombol “open tender” pada dashboard perusahaan untuk melakukan proses segera membuka penawaran harga untuk barang dan jasa tertentu. Apabila memilih open tender, silakan lanjutkan langsung ke nomor 6.
  2. Pihak Kedua dapat mengklik tombol “browse vendors” untuk melihat ratusan ribu barang dan jasa yang disediakan oleh Pihak Ketiga di dalam platform, tanpa harus membuka penawaran harga.
  3. Setelah mengklik “browse vendors”, Pihak Kedua akan melihat list kategori barang & jasa yang tersedia pada platform BPJ. Pihak kedua dapat memilih salah satu kategori yang relevan dengan kebutuhan, untuk melihat list barang & jasa yang tersedia pada kategori tersebut. List barang & jasa dapat difilter sesuai dengan harga, kecocokan, rating terbaik, & lokasi Pihak Ketiga.
  4. Apabila barang / jasa yang cocok sudah ditemukan, selanjutnya Pihak Kedua dapat mengkontak Pihak Ketiga melalui direct message untuk menjelaskan keperluan & melakukan negosiasi.
  5. Setelah negosiasi selesai, Pihak Kedua dapat membeli barang secara langsung melalui katalog default / custom yang dimiliki oleh Pihak Ketiga. Pembayaran dapat dilakukan secara online dengan aman, terdapat pencatatan dan tracking pembayaran pada platform BPJ. Dana dapat ditransfer melalui bank lokal kepada akun bank Pihak Pertama selaku penengah transaksi. Silakan lanjut ke nomor 10.
  6. Untuk menggunakan sistem open tender, Pihak Kedua diwajibkan untuk membuat penjelasan pada kolom essay sebanyak maksimal 5.000 kata, dapat disertai dengan dokumen-dokumen pendukung yang membantu Pihak Ketiga untuk mengerti kebutuhan Pihak Kedua.
  7. Pihak Kedua akan menerima penawaran barang & jasa oleh puluhan sampai ratusan Pihak Ketiga, dimana Pihak Kedua dapat memilih sesuai kriteria performa perusahaan, lokasi perusahaan, barang & jasa yang sesuai dengan kebutuhan.
  8. Apabila barang / jasa yang cocok sudah ditemukan, selanjutnya Pihak Kedua dapat mengkontak Pihak Ketiga melalui direct message untuk menjelaskan keperluan & melakukan negosiasi.
  9. Setelah negosiasi selesai, Pihak Kedua dapat membeli barang secara langsung melalui katalog default / custom yang dimiliki oleh Pihak Ketiga. Pembayaran dapat dilakukan secara online dengan aman, terdapat pencatatan dan tracking pembayaran pada platform BPJ. Dana dapat ditransfer melalui bank lokal kepada akun bank Pihak Pertama selaku penengah transaksi.
  10. Setelah Pihak Ketiga menyelesaikan pengadaan barang & jasa yang sesuai dengan permintaan Pihak Kedua, Pihak Kedua diwajibkan untuk melakukan konfirmasi secara online dengan Pihak Pertama dengan menekan tombol “selesaikan pengadaan barang & jasa“di bagian kanan dashboard, sesuai nomor invoice tertera. (Batas waktu Konfirmasi adalah 3 hari kerja setelah Pihak Ketiga mengklaim bahwa pengadaan barang & jasa telah selesai. Diluar dari periode tersebut, Pihak Pertama akan melakukan pengusutan kepada kedua belah Pihak.)
  11. Adanya kesalahan / fraud / force majeur pada pengadaan barang & jasa, akan berdampak kepada tertahannya dana yang disimpan oleh Pihak Pertama. Dana tidak akan dikirim atau dikembalikan kepada kedua belah Pihak, sampai proses mediasi selesai.
  12. Pihak Pertama akan meneruskan dana kepada Pihak Ketiga, dengan memotong pembayaran sebanyak 10% dari jumlah yang dibayarkan oleh Pihak Kedua (Diluar PPN) sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada platform pengadaan BPJ setelah kedua belah Pihak mengkonfirmasi bahwa proses pengadaan telah selesai.

SOP diatas merupakan SOP singkat untuk para perusahaan yang ingin membeli barang / jasa pada platform milik PT. BPJ. Sekiranya bisa dijadikan contoh apabila perusahaan Anda adalah perusahaan yang bergerak pada bidang pengadaan.


CONTOH SOP LAINNYA UNTUK DIJADIKAN REFERENSI PERUSAHAAN ANDA

(back to top)


Disini juga kami sediakan beberapa contoh SOP dari perusahaan yang tidak fiktif, alias perusahaan yang benar-benar nyata. Dimana Anda dapat membuka & menggunakan contoh SOP pada link yang telah tersedia, untuk dijadikan contoh SOP perusahaan Anda.


  1. https://www.iso.org/files/live/sites/isoorg/files/about%20ISO/working_with_iso/docs/Procurement_Procedures.pdf
  2. http://buk.ub.ac.id/wp-content/uploads/2015/07/16.-SOP-Pengadaan-Barang-dan-Jasa.pdf
  3. https://www.themimu.info/sites/themimu.info/files/assessment_file_attachments/160121_sop_procurement_3mdg_v2.pdf
  4. http://www.oas.org/juridico/PDFs/mesicic5_blz_resp_annex31.pdf
  5. http://www.hepco.co.jp/english/procurement/chart.html
  6. https://www.icc-cpi.int/NR/rdonlyres/47013F54-B8D0-4FAB-B5A2-245126860A88/281225/Procurement_SOP_ENG.pdf

TEMPLATE STANDARD OPERATING PROCEDURE

(back to top)

Nah, kalau sudah melihat contoh-contohnya, sekarang Anda bisa langsung membuat SOP Anda sendiri. Disini juga tersedia beberapa template SOP yang bisa Anda gunakan untuk membuat SOP dari awal. Semoga bermanfaat ya, salam!


  1. https://images.template.net/wp-content/uploads/2017/01/05105116/Standard-Operating-Procedure-Template-For-Accounting.zip
  2. https://images.template.net/wp-content/uploads/2017/01/05105007/Sample-Standard-Operating-Procedure-Template.zip
  3. https://images.template.net/wp-content/uploads/2017/01/05104747/Basic-Standard-Operating-Procedure-Template.zip
  4. https://images.template.net/wp-content/uploads/2017/01/05104544/Administrative-Standard-Operating-Procedure-Template.zip
  5. https://images.template.net/wp-content/uploads/2017/01/05105212/Financial-Standard-Operating-Procedure-Template.zip

Apa itu SOP / SOP Adalah

Setiap badan usaha apapun jenisnya, pasti memiliki SOP (Standard Operating Procedure) yang membantu mengatur kelancaran kegiatan operasional. Istilah ini juga tidak asing bagi setiap pekerja maupun wirausahawan. Tapi tahukah Anda apa itu SOP? Dan apa manfaat dari SOP? Padahal SOP adalah satu alat yang penting untuk diketahui dan digunakan oleh sebuah perusahaan.

Pengertian SOP (Standard operating Procedure)

Ada beberapa pengertian SOP berdasarkan para nara sumber yang ahli. Pengertian SOP menurut parah ahli  tersebut adalah sebagai berikut:

SOP adalah suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekejaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja bagi instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan – Tjipto Atmoko (2011)


SOP itu adalah Panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar – Sailendra (2015)


SOP merupakan dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan – Insasi 2010


Dari pengertian para ahli diatas, maka dapat disimpulakan bahwa pengertian SOP adalah suatu peraturan yang dibuat secara tertulis dalam suatu badan usaha, yang berisi peraturan dan pedoman kerja bagi setiap pekerja di dalam badan usaha tersebut, dan dijadikan sebagai standar pada kegiatan operasionalnya.

DAMPAK POSITIF SOP TERHADAP PERUSAHAAN

Jika dalam badan usaha telah memiliki SOP, maka para pekerja diwajibkan bekerja sesuai dengan peraturan yang telah disusun. SOP dijadikan sebagai minimum standart yang mempengaruhi hasil produk atau jasa. Semakin besar suatu perusahaan, maka semakin ketat juga SOP. Tidak hanya untuk melancarkan kegiatan operasional, tetapi juga mempengaruhi kepercayaan pelanggan untuk menggunakan produk atau jasa.

Misalkan perusahaan A yang berpusat di Jakarta, memiliki beberapa cabang di kota lain. Jika konsumen sudah melihat bahwa SOP perusahaan A sudah baik, maka konsumen tidak akan ragu untuk mengunjungi cabang perusahaan A yang berada di kota lain. Dengan ekspektasi bahwa sekalipun hanya sebuah kantor cabang, namun mereka memiliki SOP yang sama dengan pusat. Maka hasil yang konsumen rasakan pada cabang akan sama dengan yang dirasakan pada pusat.

Itulah mengapa SOP adalah hal sangat penting diterapkan pada perusahaan, salah satunya adalah untuk mendapat kepercayaan konsumen ketika akan membuka cabang baru atau memproduksi barang baru. Di posisi ini, maka nama perusahaan akan memiliki nilai tersendiri bagi konsumen.

Atas dasar tersebut SOP pun memiliki tujuan positif, yaitu untuk menjaga kestabilan operasional perusahaan, serta untuk menjaga kualitas dari produk dan jasa yang dihasilkan. SOP juga memiliki tujuan sebagai dasar mengatur cara kerja seluruh individu dalam bekerja dan sekaligus membangun kualitas.

MANFAAT SOP PADA PERUSAHAAN & ORGANISASI

SOP kerja sendiri diwajibkan di setiap perusahaan karena memiliki beberapa manfaat bagi perusahaan dan para pekerja di dalamnya, yaitu:

1. Meningkatkan & Menjaga Nama Baik Perusahaan

Jika SOP dijalankan sesuai dengan yang tertulis, tentu kinerja perusahaan akan dinilai baik dimata konsumen, sehingga konsumen tidak segan untuk mencoba dan menggunakan hasil produk atau jasa perusahaan tersebut. Bahkan akan berdampak juga pada ketertarikan masyarakat untuk bekerja pada perusahaan. Jika usaha Anda merupakan PT terbuka, tentunya akan menaikkan harga saham, dan semakin banyak investor yang akan berinvestasi.

Selain itu, jika telah mendapatkan nilai positif dari konsumen, maka juga akan memudahkan menjalin kerjasama, karena adanya kepercayaan akan adanya keuntungan yang diperoleh. Perusahaan juga akan lebih mudah mengajukan kredit di bank, karena dinilai pasti mampu untuk membayar bunga serta pelunasan sesuai dengan tanggal jatuh tempo.

2. Memberikan Pedoman Dalam Bekerja dan Meningkatkan Akuntabilitas.

Akuntabilitas merupakan pertanggungjawaban, yaitu merupakan komponen yang menjadi penggerak jalannya perusahaan, sesuai tugas dan wewenangnya. SOP kerja membantu para pekerja di dalamnya untuk bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing, sehingga mereka dapat bekerja dengan efektif dan efisien, serta tidak mengerjakan tugas yang ada diluar tanggung jawab mereka (tumpang tinding tugas).

Dengan adanya SOP kerja, maka pekerja juga memahami apa yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan selama masa jam kerja. Tentunya hal ini akan membuat mereka menjadi lebih disiplin dalam bekerja dan membentuk standarisasi tersendiri dalam proses produksi dan barang atau jasa yang dihasilkan.

SOP juga membantu pekerja baru untuk beradapatasi dengan standar kinerja perusahaan. Senior tidak perlu terlalu susah dalam mengajari junior mereka. Ini akan mengehamat waktu pekerja senior, dan dapat mengerjakan kembali apa yang menjadi tanggung jawabnya.

3. Mempermudah Pengawasan Tim.

Kepala divisi atau manajer akan mudah dalam mengkontrol produk atau jasa yang dihasilkan. Jika ditemukan ada yang janggal atau kesalahan dalam proses pengerjaan, maka pihak yang bersangkutan akan mudah mencari tim mana yang seharusnya bertanggung jawab.

Tim juga akan lebih mudah diawasi kinerjanya, karena mereka memiliki SOP kerja masing-masing. Manajer akan mengetahui mana tim yang kerjanya masih kurang sesuai dengan standart perusahaan dan secepat mungkin di benarkan. Selain itu manajer akan terbantu saat akan menelusuri saat ada kesalahan prosedur dalam pelayanan maupun dalam rantai produksi.

4. Memberikan Ciri Khas Pada Perusahaan.

Setiap produk dan jasa yang dihasilkan suatu perusahaan harus memiliki ciri khas khusus yang akan diingat oleh konsumen. Ciri khas ini juga diatur dalam SOP, supaya siapapun yang bekerja nantinya, tetap akan menghasilkan produk atau jasa yang sama dengan sebelumnya, mengingat SDM (Sumber Daya Manusia) tidak akan bekerja terus selamanya di dalam perusahaan.

Jika tidak ada SOP yang mengatur, maka dikhawatirkan bila terjadi pergantian pekerja akan mempengaruhi hasil produksi dan tentu akan mengecewakan konsumen.

Contohnya sebagai berikut, pelayanan Pertamina mengatur SOP 3S, yaitu salam, senyum, sapa untuk membuat pelanggan merasa nyaman. Tentunya sebagian besar masyarakat mengetahui prosedur tersebut akan diterapkan kepada mereka saat mengunjungi pertamina dan telah menjadi sebuah ciri khas.

Jika diperhatikan, siapapun penjaganya saat itu, walaupun sama atau berbeda, sekalipun pekerja lama atau baru akan selalu melakukan 3S. Pelanggan tidak akan merasa dibedakan saat berkunjung di pertamina. Itu karena adanya SOP yang menjadi ciri khas dari Pertamina.

Manfaat dari adanya ciri khas ini akan membuat nyaman konsumen, dan akan memudahkan perusahaan nantinya jika ingin membuka cabang. Konsumen akan mempunyai pemikiran bahwa kualitas dan pelayanan yang didapatkan akan sama dengan sebelumnya. Mereka tidak akan ragu untuk mengeluarkan uang bagi perusahaan. Ini juga meningkatkan profesionalitas para pekerja.

5. Memberikan Dasar Hukum Yang Jelas.

Standard Operating Procedure, secara tidak langsung juga merupakan perjanjian tertulis antara perusahaan dengan pekerja dan antara perusahaan dengan konsumen maupun pihak eksternal lainnya.

Jika nanti ada pekerja yang bekerja tidak sesuai dengan SOP (dengan catatan, mereka sudah mengetahui SOP perusahaan dan menyatakan setuju mengikuti SOP) perusahaan berhak untuk menegur atau memberikan SP (Surat Peringatan), bahkan menuntut secara hukum (tergantung pelanggaran yang dilakukan).

Sedangkan pihak eksternal juga dapat menegur atau mengkritik bila merasa pelayanan atau produk dan jasa yang digunakan tidak sesuai prosedur perusahaan. Misalkan, beberapa waktu yang lalu terdapat kasus seorang konsumen menuntut salah satu perusahaan coklat, karena coklat yang ia dapatkan isinya tidak sesuai yang tertera pada kemasan.

Maka dari itu, SOP membantu perusahaan untuk membuat dasar hukum, sehingga standar para pekerja akan sesuai dengan standar yang diinginkan perusahaan.

KESALAHAN & HAMBATAN DALAM MEMBUAT SOP

Pasti akan ada masalah yang terjadi ketika membuat SOP untuk sebuah perusahaan atau organisasi. Tapi disini kami akan coba memberikan beberapa hal yang bisa Anda hindari dalam pembuatan SOP, untuk meminimalisir terjadinya masalah dalam eksekusi SOP tersebut. Berikut adalah hal yang harus diperhatikan:

1. SOP Tidak Memiliki Reward and Punishment

Reward merupakan penghargaan atau hadiah yang diberikan kepada seseorang, karena berhasil menjalankan tugasnya atau karena berhasil mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan punishment adalah hukuman yang diberikan kepada seseorang, karena tidak menjalankan perintah yang diberikan atau karena tidak berhasil mencapai tujuan yang disepakati bersama.

Tanpa adanya reward and punishment, mereka akan jenuh dan malas untuk bekerja sesuai SOP. Karena adanya pikiran, bahwa bekerja sesuai SOP atau tidak sekalipun sama sekali tidak memberikan efek apapun pada diri mereka.

Untuk mengatasi hal tersebut, tidak ada salahnya untuk menerapkan sistem reward and punishment. Hal ini dapat memicu pekerja untuk menjalankan SOP perusahaan. Misalkan, jika dalam jangka waktu tertentu (biasanya perbulan) pekerja bekerja sesuai dengan SOP yang ditetapkan, perusahaan bisa memberikan reward berupa uang.

Misalnya, tertulis di SOP bahwa pekerja wajib bekerja 6 hari seminggu dari jam 8 hingga 5 sore. Bagi setiap pekerja yang tidak pernah bolos atau izin, bisa diberikan bonus sebesar 100,000 rupiah. Sedangkan bagi mereka yang membolos atau tidak masuk tanpa pemberitahuan bisa diberikan punishment berupa teguran.

Reward tidak selalu dalam berbentuk uang di setiap bulannya. Beberapa perusahaan memberikan reward dengan memajang foto mereka di tempat kerja sebagai karyawan atau karyawati terbaik bulan ini.

Tentunya hal ini akan memberikan kebanggaan tersendiri bagi mereka. Berikan ketentuan jika berhasil menjadi karyawan atau karyawati terbaik dalam waktu tertentu akan diberikan kenaikan gaji atau jabatan. Keuntungan nya adalah dapat memicu pekerja lain untuk merebut tempat terbaik tersebut, sehingga akan berlomba untuk bekerja sesuai SOP dan sebaik yang mereka bisa lakukan.

2. Adanya Masalah Teknis Pada SOP Yang Menghambat Proses Eksekusi

Dalam pembuatan Standard Operating Procedure, khususnya bagi SOP baru biasanya memiliki trial and error. Pemikiran saat penyusunan dengan praktek terkadang tidak sama dengan ekspetasi. Inilah salah satu yang menghambat jalannya pelaksanaan SOP.

Bisa saja saat menjalankannya ternyata banyak kesulitan atau bisa juga ternyata peraturan tersebut mendatangkan suatu masalah (E.g. jadi tidak efisien, lebih rumit, lebih lama, Etc.) yang membuat para pekerja trauma dan memutuskan tidak menjalankan SOP tersebut lagi.

Misalkan, ada prosedur baru yang mengatur jam istirahat hanya 30 menit dalam sehari. Pada prakteknya ternyata 30 menit tidak cukup untuk mereka makan, karena jarak tempat makan ke kantor yang cukup jauh dan masih menunggu antri.

Tentunya para pekerja tidak akan merasa sanggup, dan memilih untuk mengabaikan peraturan tersebut. Jika dalam jumlah ini terjadi dalam jumlah besar, maka bisa dipastikan SOP perusahaan yang mengalami kesalahan teknis.

Cara untuk mengatasinya adalah mengganti peraturan lama dengan peraturan baru. Selain itu, saat penyusunan perlu didiskusikan baik-baik, apakah peraturan ini akan menyusahkan pekerja lainnya atau tidak. Trial and error merupakan kegiatan biasa dalam perusahaan. Jadi sebaiknya saat terjadi error sesegera mungkin disusun ulang, dengan mendengarkan saran dari para pelaku SOP tersebut.

3. Hambatan Adaptasi & Ketidaksepakatan Dalam Organisasi

Ada beberapa organisasi atau pekerja dalam perusahaan yang menolak menjalankan SOP karena berbagai alasan tertentu. Bukan karena tidak bisa beradaptasi dengan kebijakan baru, tetapi sebagai bentuk pernyataan tidak setuju dengan kebijakan tersebut.

Cara mengatasinya adalah dengan cara mengajak kelompok yang menolak untuk berdiskusi bersama. Bertanya apa yang membuat mereka tidak mau menjalankan kebijakan yang baru disusun dan apa ada dampak yang merugikan. Dengarkan masukan mereka, dan mintalah saran yang menurut mereka baik. Jika memang ternyata prosedur tersebut merugikan salah satu pihak, penting untuk segera dikaji dan disusun ulang.

4. Pengawasan Yang Kurang Terhadap Pelaku SOP

Sekalipun sudah ada SOP, namun perlu diingat bahwa yang menjalankan SOP adalah manusia. Beberapa terkadang sengaja tidak menjalankan SOP karena merasa tidak terlihat oleh manajemen atau kepala divisi. Hal-hal ini tentu akan merugikan perusahaan.

Bisa saja diawal hanya 1 atau 2 pekerja yang sengaja melanggar SOP, namun karena tidak ada pengawasan maka pekerja yang lain akan ikut melanggar. Setiap kepala divisi atau manajemen harus mengawasi pekerja mereka dengan ketat untuk menghindari pelanggaran ini.

Limpahkan setiap kesalahan atau pelanggaran kepada kepala divisi mereka masing-masing. Ini akan memicu bagian yang berwenang untuk mengawasi lebih ketat lagi.

5. Penyampaian SOP Yang Tidak Jelas dan Satu Arah

Pekerja biasanya tidak bisa menjalankan SOP karena merasa prosedur tersebut kurang jelas. Mereka mau menjalankan pun bingung apa yang harus diperbuat. Misalkan SOP perusahaan hanya bertuliskan bahwa pada hari jumat boleh menggunakan baju bebas. Tapi tidak disebutkan bagaimana kriteria baju bebas yang dimaksud oleh perusahaan. Tentu ini, akan menghambat jalannya SOP.

Cara mengatasinya adalah lakukan komunikasi 2 arah. Jika karyawan dan karyawati terlalu banyak, maka sampaikan SOP dengan jelas pada kepala divisi mereka. Lakukan meeting dan diskusi, inilah yang menjadi inti dari apa itu sop dan manfaatnya.

Dengan harapan selesai berdiskusi akan ada kesepakatan dari para pekerja untuk sanggup, mampu dan mengerti menjalankan SOP yang sudah ditentukan. Tidak ada salahnya meletakan SOP di tempat tertentu yang sekiranya bisa diakses oleh pekerja lainnya.

Bagaimana? Apakah Anda telah lebih memahami tentang SOP / Standard Operating Procedure? Pada intinya, SOP adalah sebuah pakem yang penting untuk dimiliki setiap perusahaan. Sehingga alangkah baiknya apabila perusahaan Anda memiliki SOP yang jelas, sehingga organisasi yang Anda miliki tidak melakukan aktifitas dengan peraturan yang tidak jelas.

KESIMPULAN TENTANG APA ITU SOP

Rasanya sekarang Anda sudah cukup paham apa itu sop, dan fungsinya di dalam sebuah perusahaan. Poin yang paling penting, sebelum membuat SOP Anda sebaiknya mengajak diskusi seluruh anggota organisasi yang akan melaksanakan aktifitas sesuai dengan SOP tersebut. Karena pada umumnya, merekalah yang memiliki pengetahuan tentang lapangan secara lebih detil.

Sehingga pengetahuan tersebut bisa digunakan untuk membuat SOP yang lebih tepat, efektif, praktis, dan efisien secara waktu pembuatan. Apalagi karena para eksekutor turut serta dalam pembuatan SOP, hambatan dalam melaksanakan kegiatan sesuai SOP akan lebih kecil. Sehingga SOP tersebut akan lebih efektif dan bermanfaat untuk dijalankan.

Sekian definisi dan bahasan yang Anda mesti ketahui mengenai SOP / Standard Operating Procedure. Untuk lebih memahami SOP, silakan Anda cek lebih lanjut mengenai artikel Contoh SOP yang telah kami buat. Sehingga proses pembuatan SOP di perusahaan Anda lebih terarah, dan lebih efisien. Salam!

PT Kereta Api Indonesia (PT KAI) is company that holds a railroad operating system in Indonesia as a whole and was established since 1945.

In 2019, PT KAI decided to cooperate with Promise, for upgrading the electronic procurement system application or often called  e-procurement system to become the latest Procurement Management module, and implementing other Promise modules, as well as implementing electronic catalogues or Promise e-catalogue, so that the procurement process that occurs within PT KAI can take place transparently, effectively, efficiently and good governance, so that efficient organizations can be achieved in implementing strategic procurement, both strategic and operational expenditures which are the vision and mission of PT KeretaApi Indonesia (Persero).

In the process of implementing Promise, as a solution for the procurement of goods and services, PT Kereta Api Indonesia (Persero), on June 24-28 2019, PT Mitra Mandiri Informatika (PT MMI) held a Promise workshop with the theme Business E-Tender Application Process for PT KeretaApi Indonesia (Persero) with the aim of harmonizing the business process in Promise modules that will be implemented for PT KAI. The module is Procurement Management, Vendor Management, and Contract Management and Promise E-Catalogue.

In the workshop, which was attended by 3 people from the VP and Manager from PT KAI and also the BPS Team from Promise, a workshop that was held for 5 days in Bandung ran smoothly and thoroughly.

The workshop began with a discussion of the Promise as a whole, starting from the basic usage, to the existing business processes, which was then followed by discussion of business processes from the Vendor Management, Procurement Management, Contract Management modules and closed with Promise E-Catalogue, which was discussed on the day -the next day. Changes and alignments made in each module are discussed in detail so that business processes will be implemented by the Promise team according to the needs of PT KAI. For example, in Vendor Management module, adjusting to the 4 types that can register to become a vendor at PT KAI, which corresponds to the needs of the company or aligning the Procurement Management module in the evaluation method process so that it becomes the 3 choices evaluation method process.

With the implementation of the Promise business process workshop at PT KAI, the process of implementing the Promise E-Procurement system, in the future is expected to run smoothly and in accordance with the needs of PT KAI, which aims to harmonize and facilitate all procurement processes within PT KAI transparently, effective and efficient, and make PT KAI an efficient organization in implementing strategic procurement.