e-katalog artikel

Pernah mendengar istilah e-katalog? Istilah yang sudah cukup terkenal ini sudah mulai di praktekan para pengusaha dan para marketer, untuk berlomba memasarkan produk atau jasa mereka secara digital.


Di era milenial ini, kebutuhan masyarakat sudah banyak disediakan melalui jejaring sosial. Konsumen pun lebih memilih produk atau jasa yang lebih mudah diakses atau dibeli tanpa harus keluar dari rumah atau tempat kerja. Jadi mereka dapat berbelanja dimanapun dan kapanpun.

KONTEN PADA ARTIKEL TENTANG E-KATALOG INI

  1. Sejarah Singkat E-Katalog
  2. Definisi E-Katalog
  3. Jenis-Jenis E-Katalog
  4. Manfaat E-Katalog Bagi Konsumen
  5. Manfaat E-Katalog Bagi Perusahaan
  6. Konsep E-Katalog
  7. Kesimpulan Tentang E-Katalog

Sejarah Singkat E-Katalog

(back to top)


Sebelum adanya e-katalog, semua badan usaha berlomba merancang katalog manual yang menarik untuk memasarkan produk atau jasanya. Katalog di cetak dengan berbagai ukuran dan bentuk. Ada yang di cetak seperti lembaran biasa atau di cetak seperti majalah. Namun sayangnya, penggunaan katalog terkadang tidak tepat sasaran.


e-katalog supermarket
Katalog produk Alfamidi

Katalog pada mulanya diciptakan sebagai alat promosi, untuk menyebarkan kepada masyarakat luas, bahwa toko atau perusahaan tersebut menjual barang atau jasa jenis ini dan itu. Kemudian berlanjut sebagai alat untuk menyampaikan ke masyarakat, bahwa mereka sedang mengadakan promo atau diskon.


Katalog manual bisa sampai di tangan konsumen dengan 2 cara, yaitu di letakan begitu saja di etalase toko dan di bagi-bagikan di jalan. Sistem seperti ini kadang membuat pembagian katalog tidak tepat sasaran.


e-katalog modern market retail
Katalog supermarket pada umumnya terlihat seperti ini

Sehingga biaya yang dikeluarkan untuk membuat katalog tidak berbanding lurus dengan feedback yang di dapat oleh perusahaan. Biaya yang di keluarkan pun menjadi sia-sia. Ditambah lagi harus terus menerus mencetak kembali, karena katalog manual memiliki tanggal expired.


Atas dasar pemikiran itu, saat ini para web developer dan pengusaha memutuskan untuk membuat e-katalog. Tentunya katalog elektronik ini dapat menekan biaya overhead, karena tidak harus melakukan printing, sehingga bisa menambah sedikit profit. Semakin hari semakin banyak perusahaan-perusahaan menggunakan e-katalog untuk memasarkan produk mereka, karena dinilai lebih efektif.


Definisi e-Katalog

(back to top)


Sebelum mengenal e-katalog, ada baiknya mengenal definisi dari katalog itu sendiri. Katalog adalah sebuah list atau daftar berisi produk atau jasa yang dijual dan memberikan informasi mengenai harga dan promo pada masa tertentu. Contoh katalog manual ini dapat banyak dijumpai di beberapa supermarket maupun minimarket.


Sedangkan e-katalog atau katalog elektronik adalah sebuah sistem informasi dari sebuah katalog yang berisi mengenai daftar produk atau jasa, jenis, merk, spesifikasi teknis, harga dan jumlah barang atau jasa yang tersedia, yang dapat di akses secara digital. e-katalog tidak memiliki tanggal expired, karena bisa di revisi kapan saja, sehingga tidak perlu terus menerus mencetak ulang seperti pada katalog manual.


Jenis-Jenis E-Katalog

(back to top)


E-Katalog memiliki jenis-jenis tersendiri menurut isi di dalamnya dan siapa yang menerbitkan. Jenis-jenis tersebut antara lain:


1. E-Katalog Nasional

Katalog elektronik nasional merupakan katalog yang disusun dan dikelola oleh Lembaga Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah. Biasanya e-katalog ini berisi tentang pengadaan barang-barang bantuan untuk fasilitas Negara. Misalkan jasa operator, jasa dalam pekerjaan konstruksi, buku-buku sekolah, seragam sekolah, dan lain sebagainya. e-katalog nasional berlaku untuk seluruh kepentingan negara Indonesia secara umum.


Katalog LKPP Pemerintah

2. E-Katalog Sektoral

e-katalog sektoral adalah katalog yang disusun oleh kementrian. Ruang lingkupnya lebih kecil dari e-katalog nasional. Contoh produk atau jasa yang disediakan adalah alat nelayan, alat pertanian, alat perkebunan, dan lain sebagainya.


3. E-Katalog Daerah


Untuk e-katalog daerah, merupakan katalog yang menyediakan barang atau jasa untuk menjangkau lingkup yang lebih kecil lagi. Tim yang menyusun adalah pemerintah daerah setempat, yang langsung di bentuk oleh kepala daerah. Kriteria dari barang atau jasa yang tertuang dalam e-katalog daerah adalah yang dapat di standard-kan dan memiliki sifat berulang.


4. E-Katalog Swasta


E-katalog tupperware
E-Katalog Tupperware, bagus ya?

Sumber: https://tupperware.ipapercms.dk/Tupperware/Indonesia/2019/katalog/


Berbeda dari ketiga jenis diatas, untuk e-katalog swasta dapat di kategorikan lagi menjadi 2 kelompok utama sesuai dengan target perusahaan, yaitu e-katalog untuk konsumen dan untuk bisnis. Keduanya memiliki pengertian yang sama, yaitu merupakan list barang atau jasa yang dibuat oleh perusahaan atau badan usaha swasta secara digital, dan berisi informasi barang atau jasa yang mereka jual.


Pada bidang swasta e-katalog bisa digunakan untuk pengadaan barang atau jasa maupun penjualan secara eceran. Contoh e-katalog swasta dapat ditemukan di internet, media social atau official account perusahaan tersebut.


Sifat barang atau jasa yang ditawarkan adalah berulang dan digunakan dalam keseharian kehidupan konsumen, serta perusahaan merupakan badan usaha yang tidak ada campur tangan pemerintah di dalamnya. e-katalog ini bisa digunakan untuk penjualan langsung ke konsumen akhir atau untuk penjualan supplier.


Contoh dari e-katalog konsumen atau kebutuhan sehari-hari adalah:


Sedangkan contoh e-katalog untuk  pelaku bisnis b2b adalah:


Manfaat Penggunaan E-Katalog Bagi Konsumen

(back to top)


e-katalog bukan hanya sebagai ajang untuk pamer kemajuan perusahaan atau sebagai bentuk kemajuan zaman. Beberapa pihak memilih untuk membuat e-katalog karene memiliki banyak manfaat baik bagi perusahaan maupun bagi konsumen atau masyarakat, jika dibandingkan dengan katalog biasa yang dicetak diatas kertas. Beberapa manfaat dari e-katalog dilihat dari sudut pandang konsumen atau masyarakat adalah sebagai berikut:


1. Mudah di Akses Berbagai Pihak


Adanya e-katalog membantu konsumen untuk mengehemat waktu dalam menentukan dimana mereka memutuskan untuk membeli barang tersebut dan barang apa yang akan dibeli. Hanya dengan 1 perangkat, mereka dapat melihat beberapa e-katalog sekaligus dari beberapa toko atau supplier.


Kebiasaan konsumen yang sering membandingkan harga, akan lebih mudah dengan menggunakan katalog elektronik ini. Tidak perlu repot-repot pindah atau bertanya dari satu tempat ke tempat yang lain, yang tentunya selain membuang waktu juga membuang tenaga dan menambah biaya lain, seperti bahan bakar atau biaya telepon.


2. Selalu Update Dengan Efisien


Jika diperhatikan, katalog yang masih menggunakan kertas akan selalu ada masa nya sendiri. Dalam arti, foto produk, harga dan promo dalam katalog tersebut hanya berlaku pada waktu tertentu. Setelah melewati masa itu, maka katalog manual itu tidak akan berguna lagi.


E-katalog dapat diupdate dengan lebih mudah dibandingan printed catalogue

Tetapi dengan menggunakan e-katalog, konsumen atau masyarakat akan terus update terhadap perkembangan barang atau jasa yang ingin mereka lihat. Tidak ada lagi katalog yang tidak berlaku atau expired, karena e-katalog terus akan di update setiap ada perubahan. Setiap konsumen mengakses, maka saat itu juga adalah update terbaru dari toko atau supplier yang di lihat.


3. Informasi Barang dan Jasa Lebih Transparan & Mudah Didapat


Beberapa kasus pernah terjadi di proses jual beli, bahwa harga yang ada pada katalog tidak sama dengan yang ada pada kasir. Setelah diprotes, akan selalu ada alasan untuk membela diri, salah satunya dengan alasan “ada kesalahan pada katalog”.


Seperti yang dijelaskan sebelumnya, e-katalog akan selalu menjadi update-an terbaru. Oleh karena itu, informasi barang dan jasa yang ada di dalamnya selalu transparan.


Pihak lain tidak bisa lagi menyela atau bahkan mengambil keuntungan, dengan menjual barang atau jasa tersebut lebih mahal untuk alasan pribadi. Informasi yang terdapat pada e-katalog berarti telah disetujui oleh pihak perusahaan yang berwenang dan dianggap sah.


Jika pada kenyataannya, ada beberapa oknum yang tidak memberikan barang atau jasa sesuai dengan informasi yang dimuat pada e-katalog, maka konsumen memiliki hak untuk protes atau bahkan sampai membawa ke jalur hukum.


E-katalog mobil

Sumber: https://www.hondacengkareng.com/harga-suku-cadang-resmi-motor-honda/


Degan kondisi yang transparan ini, konsumen juga tidak perlu repot untuk memilih supplier (jika kondisinya untuk dijual kembali), karena biasanya di dalam e-katalog akan terpampang harga khusus untuk pembelian dalam jumlah grosir. Jadi konsumen bisa mengetahui potongan harga bila membeli dalam jumlah tertentu, tanpa perlu bingung dan bertanya melalui telepon lagi.


4. Lebih Efektif Untuk Meningkatkan Performa Pengadaan Barang


Melalui e-katalog khususnya untuk pengadaan barang dan jasa, konsumen akan lebih mudah melakukan kesepakatan harga, termin waktu pembayaran atau kesepakatan lainnya. Selain itu, e-katalog lebih efektif karena menghemat waktu, sebab membantu mempercepat proses pengadaan sehingga produktivitas juga bisa meningkat. Konsumen bisa dengan cepat mengolah kembari barang tersebut untuk kemudian dijual kembali.


Manfaat Penggunaan E-Katalog Bagi Perusahaan

(back to top)


Tidak hanya bagi konsumen, tetapi e-katalog juga membawa keuntungan bagi perusahaan yang menerapkannya. Jika tidak, tentu mereka tidak akan menyediakan fasilitas e-katalog bagi konsumennya. Biaya untuk membuat e-katalog tidak sedikit, maka dari itu tentu katalog berbasis elektronik ini memberikan beberapa keuntungan sebagai berikut:


1. Menjangkau Lebih Banyak Pasar

Karena memberikan kemudahan, tentu konsumen pun akan bertambah. Hal ini dapat meningkatkan omset perusahaan. Seperti yang telah diketahui, zaman sekarang konsumen lebih memilih sesuatu yang mudah di akses dan menghemat waktu.


Setiap konsumen mempunyai kesibukan masing-masing. Dengan adanya e-katalog akan membantu konsumen untuk mempersingkat waktu dalam memilih pengadaan barang dan jasa. Perusahaan anda akan selangkah lebih maju dari perusahaan lain dan dapat menjangkau lebih banyak lagi pangsa pasar jika memiliki fasilitas e-katalog.


2. Lebih Tepat Sasaran


Perusahaan tidak perlu lagi repot untuk membagikan katalog kepada masyarakat. e-katalog cukup di pasang pada jejaring sosial, dan tentunya siapapun yang mengaksesnya nanti adalah mereka yang memang sedang membutuhkan barang atau jasa yang dijual. Jika konsumen jadi memesan sekalipun, maka perusahaan akan memiliki database mereka dan dapat di follow up kembali di kemudian hari.


3. Mengurangi Resiko Penyalahgunaan Harga


Banyaknya departemen dan pegawai dalam suatu perusahaan, dapat memungkinkan terjadinya penggelapan dana. Salah satunya dengan sengaja menambahkan harga barang atau jasa pada pengadaan untuk keuntungan pribadi. Tentunya ini merugikan perusahaan, karena pihak customer akan merasa kecewa atau bahkan merasa harga barang atau jasa yang ditawarkan terlalu mahal.


e-katalog yang transaparan dan terhubung langsung dengan customer dapat menekan resiko tersebut di dalam perusahaan. Sebab e-katalog secara tidak langsung berfungsi sebagai dokumen sah yang memuat informasi barang atau jasa yang ditawarkan. Tidak akan ada 1 pihak yang bisa memanipulasi harga yang akan merugikan perusahaan.


4. Lebih Efisien Waktu & Efektif Dalam Proses Penjualan


E-katalog juga memudahkan kerja perusahaan. Beberapa e-katalog menyediakan fasilitas pemesanan, sehingga perusahaan tidak perlu repot-repot untuk melayani konsumen. Semua barang atau jasa yang dipesan akan terlampir dengan jelas.


Tidak perlu lagi bagian penjualan menerima telepon berkali-kali. e-katalog juga memiliki arsipan, barang atau jasa yang dipesan oleh setiap konsumen jelas dan bila terjadi kesalahan, pihak perusahaan bisa menunjukan bukti pemesanan tersebut.


5. Mendukung Go Green Karena Tanpa Kertas

Karena e-katalog merupakan list digital, maka perusahaan akan menghemat pengeluaran untuk kertas. Terkadang sekalipun membagikan katalog manual, masyarakat seringkali membuang nya jika merasa tidak tertarik.


Jika menggunakan e-katalog, perusahaan ikut andil dalam program pemerintah yaitu go-green. Seperti yang diketahui, bahwa kertas dibuat dari batang pohon, dan banyak nya pohon yang ditebang akan meningkatkan global warming.


Konsep E-Katalog

(back to top)


Pada persaingan globalisasi saat ini, pemasaran dengan menggunakan e-katalog merupakan suatu terobosan baru, untuk mencuri perhatian pasar. Untuk membuat katalog elektronik ini, perusahaan dapat menyewa web developer atau meng hire orang IT khusus untuk mengatur e-katalog. Carilah orang yang benar-benar bisa dipertanggungjawabkan.


Untuk mempermudah perusahaan, sebaiknya konsep e-katalog dibuat dengan sistem seperti marketplace.


List semua nama dan foto produk atau jasa yang dijual, lengkap beserta harga jual eceran, harga jual grosir, minum pembelian, informasi produk atau jasa, informasi tenggat waktu pembayaran. Sertakan promo yang sedang berlaku saat ini. Buatlah tampilan yang menarik dan mudah digunakan.


Contoh membuat e-catalog pada website Venngage

Sumber: https://venngage.com/features/brochure-maker


Konsep di atas sudah termasuk dalam e-katalog. Namun untuk lebih efektif lagi, tidak ada salahnya perusahaan menambahkan fitur pembelian dan pengiriman, sehingga manfaat dari e-katalog lebih terasa. Sambungkan katalog ini dengan departemen atau divisi penjualan, sehingga mereka dapat mengarsipkan barang yang akan keluar. Selalu update setiap ada perubahan informasi, baik itu promo maupun harga, agar tidak terjadi kesalahpahaman dengan pembeli.


Konsep dalam e-katalog adalah memudahkan pembeli untuk meng akses perusahaan, tanpa harus beranjak dari tempat mereka. Sedangkan bagi perusahaan, konsep e-katalog adalah untuk menjangkau lebih banyak lagi konsumen. Dengan kemudahan yang ditawarkan, e-katalog dapat menguntungkan kedua belah pihak.


Kesimpulan Pembahasan Tentang E-Katalog

(back to top)


Jadi kesimpulannya, menggunakan e-katalog itu akan lebih menguntungkan bagi perusahaan dan konsumen. Selain mempermudah pencarian informasi produk bagi konsumen, perusahaan juga tidak perlu buang-buang waktu untuk menjawab pertanyaan tentang informasi dasar yang ditanyakan konsumen, seperti harga, bentuk, dimensi, dan sebagainya.


Perusahaan juga tidak perlu buang-buang waktu untuk printing katalog baru ketika barang sudah habis, atau mau mengadakan potongan harga. Efisiensi budget perusahaan akan lebih efektif, dan lebih efisien.


Akan lebih baik lagi apabila e-katalog perusahaan memberikan fitur untuk membeli langsung atau pre-oder secara online. Sehingga para pengguna dan calon pembeli bisa langsung melakukan pembayaran secara online. Hal ini selain dapat mempermudah proses transaksi, dapat menekan.


Bagaimana? Apakah Anda mau menngaplikasikan e-katalog di perusahaan Anda? Banyak sekali manfaat yang bisa Anda dapatkan lho! Kalau Anda kebetulan perlu tau juga tentang apa itu SOP, silakan dicek artikelnya ya. Salam!

Contoh Sop

Setiap badan usaha wajib untuk memiliki SOP. Baik itu perusahaan jasa, perusahaan manufaktur, perusahaan profit maupun perusahaan non-profit. SOP bagaikan penunjang dan dasar jalannya kegiatan operasional. Cek penjelasan paling lengkap tentang apa itu SOP disini ya. Anda juga bisa langsung ke bagian artikel contoh sop yang Anda mau dengan mengklik link dibawah:


KONTEN ARTIKEL CONTOH SOP INI


  1. Ketahui Dulu Manfaat SOP Sebelum Mulai
  2. Hal Yang Harus Diperhatikan Sebelum Membuat SOP
  3. Prosedur Dari Awal Sampai Akhir Membuat SOP
  4. Contoh SOP Sederhana Bisnis Umum
  5. Contoh SOP Sederhana Untuk Pendaftaran Pembeli Pada Platform Pengadaan Barang & Jasa
  6. Contoh SOP Lainnya Untuk Dijadikan Contoh SOP Perusahaan Anda
  7. Template Standard Operating Procedure (SOP)

KETAHUI DULU MANFAAT SOP SEBELUM MELIHAT CONTOH SOP

(back to top)


Di artikel ini kita akan membahas langkah-langkah untuk membuat SOP dari awal sampai ke contoh SOP itu sendiri yang bisa Anda lihat dan ikuti. Adapun SOP memberikan manfaat baik bagi badan usaha dan para pekerja di dalamnya, sebagai berikut:


1. Bagi perusahaan


SOP menjadi “merk” bagi perusahaan, yang akan membawa citra bagi konsumen. Sekalipun konsumen tidak mengetahui dengan jelas SOP yang disusun oleh pihak manajerial, namun hasil dari prosedur tersebut bisa dilihat dan dirasakan. Perusahaan yang berhasil menjalankan SOP-nya akan membuat nilai kepercayaan konsumen meningkat.


Alhasil apabila ada cabang baru dan produk atau jasa baru, konsumen tidak akan ragu mengunjungi dan mencoba dengan pemikiran perusahaan pasti memiliki SOP sehingga pelayanan di cabang, maupun produk atau jasa baru mereka akan memiliki kualitas yang sama dengan sebelumnya.


Selain itu, manfaat SOP bagi perusahaan selanjutnya adalah untuk membantu kelancaran kegiatan operasional. Ini memacu para pekerja untuk bekerja sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya dan menjadi kualitas kerja tersendiri. Perusahaan tidak perlu khawatir jika ada pekerja yang baru masuk, karena mereka akan menyesuaikan dengan kualitas kerja perusahaan.


2. Bagi pekerja


Manfaat SOP kerja bagi para pekerja adalah membantu untuk mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab mereka dalam bekerja, sehingga menghindari terjadinya tumpang tindih pekerjaan.


Pekerja akan fokus pada 1 tugas dan dapat menyelesaikan tugasnya dengan baik. SOP juga memberikan manfaat bagi para pekerja baru, yaitu untuk modal beradaptasi dengan cara kerja perusahaan. Sehingga mereka tidak bingung apa yang harus dilakukan dan bagaimana harus menyelesaikan tugas mereka sesuai dengan standard perusahaan.


Manfaat SOP sangat dapat dirasakan oleh perusahaan dan pekerja di dalamnya. Oleh karena itu, tidak ada salahnya untuk suatu badan usaha menyusun SOP sebelum perusahaan didirikan.


Sebaiknya dalam menyusun SOP setiap kepala departemen dilibatkan, untuk dapat mendengarkan apa yang menjadi halangan bagi mereka dalam menjalankan SOP nantinya. Pihak direktur dan HRD wajib ikut andil untuk menyusun SOP. Lakukan komunikasi 2 arah untuk mendapatakan win-win solution.


HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN SEBELUM MULAI MEMBUAT SOP

(back to top)


Sebelum membuat SOP, ada baiknya mengetahui prinsip dari SOP. Agar nantinya SOP yang dibuat tidak melenceng dari kegunaannya, apalagi sampai tidak dilaksanakan oleh pihak-piihak yang terkait. Berikut adalah beberapa prinsip yang harus Anda ikuti:


1. Konsisten Mengeksekusi Kegiatan Sesuai SOP


Tentukan terlebih dahulu apa tujuan atau goals perusahaan saat ini. Sebab pembuatan SOP harus konsisten dengan tujuan perusahaan. Jangan melenceng dari tujuan, karena hal tersebut justru akan membuat kacau kinerja operasional nantinya. Selain itu, para pelaksana harus konsisten untuk melakukan SOP ini setiap saat, oleh setiap pekerja dan dilakukan kapan saja.


2. Komitmen Dalam Mengikuti Peraturan Pada SOP


Setiap elemen dalam perusahaan harus memiliki komitmen bersama untuk menjalankan SOP yang akan disusun nantinya. SOP sendiri juga harus berkomitmen dengan standar yang akan disusun, jangan nantinya setelah di dokumentasikan bisa di ganti tanpa sebab yang jelas.


3. Revisi SOP Secara Kontinu & Berkala


Terkadang apa yang telah direncanakan tidak selalu sesuai dengan ekspetasi saat dijalankan. Begitupula dengan SOP. Dalam penyusunan bisa jadi sudah terjadi diskusi dan telah disepakati dengan berbagai pihak yang berwenang.


Namun jika dalam pelaksanaannya ternyata ada yang menghambat kinerja departemen lain atau menghambat hasil produksi perusahaan, maka SOP dapat di revisi dan disesuaikan kembali dengan tujuan perusahan sebelumnya.


4. Mengikat Seluruh Anggota Organisasi


SOP memiliki prinsip mengikat. Maka dari itu saat menyusun SOP harus melibatkan banyak pihak untuk mendengarkan pendapat mereka, apakah dari antara kepala departemen ada yang merasa keberatan atau tidak.


Sifat mengikat ini di aplikasikan ke semua pihak dalam perusahaan tanpa terkecuali. Selama para pekerja masih ada dalam badan usaha tersebut, selama itu pula SOP mengikat mereka. Setelah menyusun SOP, ada baiknya untuk semua pihak membuat surat persetujuan mengikuti SOP sebagai tanda bukti hukum.


5. Setiap Manajerial & Eksekutor dilibatkan


Prinsip membuat SOP yang baik adalah memiliki komunikasi 2 arah, yaitu melibatkan setiap manajerial dan para pelaku SOP. Sebab bisa saja setiap dari mereka memiliki ide yang brilian untuk menyusun SOP. Keuntungan lainnya adalah, pihak manajerial akan merasa dilibatkan dan dibutuhkan oleh perusahaan, sehingga akan meningkatkan keloyalitasan dalam bekerja.


6. Setelah Disusun, Dokumentasikan Dengan Baik Beserta Perubahan-Perubahan Yang Terjadi


Setelah disusun, SOP harus di dokumentasikan dengan baik. Sebisa mungkin letakan di tempat dimana setiap pekerja dalam perusahaan dapat melihat. Jadi tidak ada alasan bagi mereka untuk tidak bekerja sesuai dengan SOP dengan dalih “tidak tahu”. SOP bisa dipasang di masing-masing ruangan setiap departemen.


Simpan dengan baik di beberapa perangkat, untuk menjaga apabila suatu saat ada revisi atau SOP hilang. Berikan SOP pada setiap pekerja yang baru masuk, dengan tujuan agar mereka mengerti prosedur kerja dalam perusahaan. Pekerja diwajibkan untuk tanda tangan persetujuan mengikuti SOP.


Begitu juga dengan perubahan pada SOP. Seringkali perubahan dilakukan pada SOP, namun ternyata langkah SOP sebelumnya lebih efektif dan efisien. Ini wajar saja terjadi, maka ada baiknya jika perubahan itu terdokumentasikan. Sehingga apabila SOP mau dikembalikan seperti semula, dengan mudah bisa dilakukan.


7. Sesuaikan Dengan Undang-Undang Yang Berlaku di Perusahaan & Negara

Selain prinsip-prinsip diatas, dalam menyusun SOP harus memperhatikan juga undang-undang perusahaan & ketenagakerjaan republik Indonesia. Jangan karena merasa memiliki perusahaan dan terlalu fokus pada tujuan perusahaan, pihak yang bertanggung jawab dalam pembuatan SOP jadi lalai.


Gunakan undang-undang tesebut sebagai dasar membuat SOP. Jika ada prosedur yang melanggar undang-undang, maka akan membuka celah bagi para pekerja untuk menuntuk perusahaan di lingkungan hukum.


Akibatnya tentu akan memberikan dampak negatif bagi nama perusahaan dan biasanya perusahaan akan membayar sejumlah denda, sebagai hukuman dari pelanggaran undang-undang ketenagakerjaan. Jika anda sudah memahami dasarnya, berikut prosedur yang harus dilakukan untuk menyusun SOP.


PROSEDUR AWAL SAMPAI AKHIR MEMBUAT SOP

(back to top)


Disini ada baiknya Anda mengikuti prosedur yang tertulis dibawah. Karena prosedur ini merupakan cara yang paling efisien dan efektif dalam pembentukan sebuah SOP baru, terutama untuk menghindari konflik pelaksanaan SOP baru tersebut.


1. Membentuk Tim Pencanangan SOP


Tidak bisa mengandalkan diri sendiri untuk membuat SOP dalam suatu perusahaan. Logikanya adalah perusahaan dijalankan tidak hanya oleh 1 orang, melainkan melibatkan beberapa orang atau beberapa departemen. Libatkan juga mereka untuk menyusun SOP supaya hasil yang di dapat tidak merugikan pihak tertentu dan dapat membuat para pekerja bekerja dengan efektif.


Hendaknya dalam 1 tim berisi pemilik perusahaan (tidak harus), wakil direktur, kepala setiap departemen (departemen pemasaran, departemen produksi, departemen logistik, departemen pembelian, dan departemen lainnya yang ada di dalam perusahaan), dan HRD (karena mengurus para pekerja).


Jika masih kesulitan, perusahaan dapat memanfaatkan jasa departemen HRD. Selain menyusun SOP, nantinya tim ini yang akan meneruskan SOP kepada anggota departemen mereka.

2. Menentukan Proses Operasional Perusahaan


Setelah tim dibentuk, seluruh anggota tim harus mengerti proses operasional perusahaan. Itulah sebabnya disarankan setiap kepala departemen untuk ikut, salah satunya agar proses kegiatan operasional perusahaan setiap departemen dapat diketahui dengan jelas.


Tim akan mengetahui kira-kira dokumen apa saja yang diperlukan, apa yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk atau jasa yang diinginkan. Hal ini penting karena untuk dapat menyusun SOP yang efektif dan efisien bagi perusahaan.


3. Membuat Flow Chart Untuk Proses Operasional


Setelah mengetahui proses operasional perusahaan, buatlah flow chart agar mengetahui secara rinci proses-proses yang harus di lakukan setiap departemen. Berikan nama PIC untuk setiap aktivitas dalam flow chart, jadi nantinya SOP akan menunjukan siapa yang bertanggung jawab atas kegiatan tersebut.


Flow chart berfungsi untuk menuntun para pekerja bekerja hingga barang atau jasa berhasil dijual. Selain itu, flow chart juga membantu untuk mengetahui apa yang harus dilakukan jika terjadi retur atau komplain dari konsumen.


Jika flow chart sudah selesai disusun, sebaiknya di review ulang bersama, agar mengetahui apakah flow chart sudah sesuai atau masih perlu diperbaiki. Jika dirasa sudah tepat dan sesuai, maka tim bisa menyusun SOP.


4. Simulasikan SOP Untuk Testing


Tim penyusun SOP wajib melakukan simulasi pada perushaan. Tujuannya untuk trial and error. Tim bisa mengetahui apakah SOP yang telah disusun sudah sesuai atau masih butuh perbaikan. Perhatikan apakah ada pihak tertentu di dalam perusahaan yang mengalami kendala atau menghambat kegiatan operasional.


5. Evaluasi dan Perbaikan SOP


Jika ditemukan kendala pada SOP ketika simulasi, maka tim wajib melakukan diskusi ulang dan mengevaluasi poin yang menjadi hambatan. Berdiskusilah apa yang kiranya membuat para eksekutor terhambat. Tim harus mencari solusi yang terbaik untuk semua pihak dan memperbaiki SOP. Setelah semua selesai, lakukan simulasi kembali hingga menemukan SOP yang mendukung kegiatan operasional perusahaan.


6. Pengesahan SOP Oleh Manajemen Perusahaan


Setelah SOP benar-benar sesuai dan dirasa tidak perlu lagi di evaluasi, maka tim harus meminta persetujuan kepada pihak berwenang. Pihak ini bisa jadi adalah direktur atau orang yang ditunjuk direktur untuk mengatur SOP.


Jika sudah diterima dan disetujui, SOP harus ditanda tangani oleh 3 pihak, yaitu pihak yang membuat, pihak yang mengkoreksi dan pimpinan tertinggi perusahaan. Tanda tangan sebagai bukti bahwa SOP benar-benar sah dan sudah siap dijalankan oleh perushaan.


7. Sosialisasi & Pengumuman SOP Baru Perusahaan


SOP yang telah mendapatkan tanda tangan dari pihak-pihak berwenang, sudah siap untuk disosialisasikan kepada semua pihak internal perusahaan. Baik dari bagian yang paling bawah hingga paling atas. Sebaiknya setiap kepala departemen mengadakan rapat untuk menyampaikan kepada anggotanya, dan mulai saat itu SOP sudah harus dijalankan.


CONTOH SOP SEDERHANA BISNIS UMUM – BISNIS BEST MASSAGE

(back to top)


Setelah mengetahui semua itu, barulah menyusun SOP sesuai dengan bidang perusahaan yang dijalankan saat ini. Disini anda akan di berikan contoh SOP pada perusahaan jasa.


Yang menjadi contoh pertama adalah contoh SOP bisnis BEST MASSAGE. Pada skenario ini, BEST MASSAGE adalah sebuah layanan jasa massage yang siap mendatangi tempat klien dimana saja dan kapan saja. BEST MASSAGE memiliki terapis yang profesional dan berpengalaman, sehingga menjamin kenyamanan klien selama proses terapi dan memijat klien.


SOP Karyawan Terapis BEST MASSAGE:


  1. Terapis wajib memberikan kabar kepada klien jam perkiraan datang di tempat klien.
  2. Terapis wajib memiliki kelengkapan peralatan massage sesuai dengan request klien.
  3. Peralatan “traditional massage” yaitu: minyak, 2 buah kain, timer, dan alat kerok
  4. Peralatan “light massage”, “head message” dan “refleksi” yaitu: minyak, 2 buah kain, dan timer
  5. Peralatan “scrub massage” yaitu: minyak, 2 buah kain, timer, dan krim scrub
  6. Terapis wajib menandatangani perjanjian kerja profesional.
  7. Terapis wajib mengucapkan salam kepada klien dengan senyum ketika klien datang.
  8. Selalu ucapkan “terima kasih, selamat beristirahat atau berkativitas kembali” setelah selesai.
  9. Info pada klien bahwa mereka dapat mengatur tekanan pijatan selama proses massage.

Jenis Service dan Price List Bisnis BEST MASSAGE:


Ada banyak jenis terapi dan pijat di dalam BEST MASSAGE. Diantaranya adalah:


Traditional Massage

Memadukan massage dengan kerokan. Cocok untuk klien yang sedang masuk angin atau sakit pada badan.

  • 90 menit (Rp. 120,000)
  • 120 Menit (Rp. 150,000)

Refleksi dan Head Massage

Memfokuskan pemijatan pada bagian telapak kaki. Berfungsi untuk mencegah dan mengobati berbagai macam penyakit.

  • 30 menit (Rp. 45,000)
  • 60 menit (RP. 80,000)

Scrub Massage

Kombinasi dari light massage dengan scrub. Melancarkan peredaran darah dan membersihkan pori-pori dari kotoran debu dan polusi. Kulit akan lebih sehat dan cerah.

  • 90 menit (Rp. 130,000)
  • 120 menit (Rp. 165,000)

Light Massage

Meliputi back massage dan full body massage, menghilangkan lelah akibat aktivitas sehari-hari, serta melancarkan peredaran darah.

  • 60 menit (Rp. 75,000)
  • 90 menit (Rp. 125,000)
  • 120 menit (Rp. 145,000)

Prosedur Pekerjaan Karyawan Terapis


  1. Klien akan memesan lewat aplikasi BEST MASSAGE.
  2. Diluar jam kerja (jam 06.00 – 22.00), surat pernyataan keamanan wajib ditandatangan klien.
  3. Seluruh terapis yang berada di sekitar lokasi klien akan mendapatkan notifikasi pemesanan.
  4. Terapis yang merespon terlebih dahulu, maka klien menjadi hak terapis tersebut.
  5. Terapis menghubungi klien, boleh melalui telepon atau chat, untuk berkomunikasi.
  6. Saat bertemu dengan klien, terapis harus mengucapkan salam sesuai prosedur
  7. Jika terapis merasa dilecehkan oleh klien, segera tekan tombol bantuan pada aplikasi
  8. Terapis wajib memberikan pelayanan sesuai dengan jenis massage yang diminta
  9. Saat massage telah selesai, pastikan semua peralatan dibawa kembali
  10. Selalu gunakan seragam BEST MASSAGE selama jam kerja (09.30 – 18.00 WIB)

Itu tadi adalah SOP sederhana untuk bisnis BEST Massage. SOP tidak harus dibuat mirip seperti contoh diatas, namun disesuaikan dengan jenis perusahaan dan kegiatan operasional di dalamnya. Selalu adakan trial dan error hingga menemukan SOP yang paling tepat untuk perusahaan Pengadaan Barang & Jasa,


CONTOH SOP SEDERHANA UNTUK PENDAFTARAN PEMBELI PADA PLATFORM PENGADAAN BARANG & JASA – BISNIS PT. BIRO PENGADAAN JAYA

(back to top)


Pada contoh SOP kali ini, kami menggunakan sebuah perusahaan fiktif yang bergerak pada bidang pengadaan barang & jasa online, yaitu PT. BIRO PENGADAAN JAYA (BPJ). Perusahaan ini adalah perusahaan pengadaan barang untuk perusahaan lain yang membuka tender di platform online marketplace pengadaan barang & jasa. Contoh SOP dibawah adalah contoh SOP untuk perusahaan baru yang ingin membuka tender secara online. Mari disimak.


Definisi Pihak-Pihak Yang Terkait Pada SOP PT. BIRO PENGADAAN JAYA (BPJ)


  1. PT. BIRO PENGADAAN JAYA (BPJ) untuk selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama.
  2. Paraperusahaan yang akan melakukan proses registrasi dan menjadi buyer atau pembeli pada platform milik Pihak Pertama, yang selanjutnya akan disebut sebagai Pihak Kedua.
  3. Perusahaan-perusahaan yang terdaftar sebagai vendor, supplier, distributor, pada platform milik Pihak Pertama, yang selanjutnya akan disebut sebagai Pihak Ketiga. Semua Pihak Ketiga pada platform BPJ adalah vendor yang telah memiliki portfolio penyediaan barang & jasa dengan track record sempurna.

SOP Pendaftaran Buyer di Platform BPJ Untuk Korporat


  1. Pihak Kedua membuka www.ptbpj.com dan mulai registrasi perusahaan.
  2. Klik tombol daftar perusahaan pada beranda website BPJ, Pihak Kedua untuk memasukkan email perusahaan & buat password baru.
  3. Pihak Kedua dimohon untuk menyiapkan dokumen-dokumen legal yang diperlukan oleh BPJ, meliputi: NPWP perusahaan, SKDP, TDP, SIUP & SPPKP.
  4. Pihak Kedua wajib upload soft copy dokumen-dokumen tersebut pada dashboard perusahaan Anda di www.ptbpj.com/perusahaanterdaftar/username-perusahaan-anda
  5. Pihak Kedua wajib melengkapi data perusahaan meliputi pada dashboard website BPJ, meliputi: alamat lengkap operasional kantor, nomor telepon kantor, contact person perusahaan Anda, email contact person, & nomor handphone contact person.
  6. Pihak Pertama akan melakukan validasi perusahaan, dengan melakukan diskusi singkat mengenai kebutuhan pengadaan barang & jasa untuk perusahaan Pihak Kedua dengan contact person / penanggung jawab yang telah Anda input pada dashboard website BPJ. Proses ini kurang lebih akan memakan waktu 1-2 hari kerja.
  7. Setelah Pihak Pertama selesai proses validasi, Pihak Kedua sudah bisa membuka halaman “daftar barang & jasa” yang ada pada dashboard perusahaan Anda di website BPJ. Perusahaan Anda bisa mulai membuka tender di depan ribuan vendor Pihak Ketiga diseluruh Indonesia.

SOP Procurement Sebagai Buyer di Platform BPJ Untuk Korporat


  1. Pihak Kedua dapat mengklik tombol “open tender” pada dashboard perusahaan untuk melakukan proses segera membuka penawaran harga untuk barang dan jasa tertentu. Apabila memilih open tender, silakan lanjutkan langsung ke nomor 6.
  2. Pihak Kedua dapat mengklik tombol “browse vendors” untuk melihat ratusan ribu barang dan jasa yang disediakan oleh Pihak Ketiga di dalam platform, tanpa harus membuka penawaran harga.
  3. Setelah mengklik “browse vendors”, Pihak Kedua akan melihat list kategori barang & jasa yang tersedia pada platform BPJ. Pihak kedua dapat memilih salah satu kategori yang relevan dengan kebutuhan, untuk melihat list barang & jasa yang tersedia pada kategori tersebut. List barang & jasa dapat difilter sesuai dengan harga, kecocokan, rating terbaik, & lokasi Pihak Ketiga.
  4. Apabila barang / jasa yang cocok sudah ditemukan, selanjutnya Pihak Kedua dapat mengkontak Pihak Ketiga melalui direct message untuk menjelaskan keperluan & melakukan negosiasi.
  5. Setelah negosiasi selesai, Pihak Kedua dapat membeli barang secara langsung melalui katalog default / custom yang dimiliki oleh Pihak Ketiga. Pembayaran dapat dilakukan secara online dengan aman, terdapat pencatatan dan tracking pembayaran pada platform BPJ. Dana dapat ditransfer melalui bank lokal kepada akun bank Pihak Pertama selaku penengah transaksi. Silakan lanjut ke nomor 10.
  6. Untuk menggunakan sistem open tender, Pihak Kedua diwajibkan untuk membuat penjelasan pada kolom essay sebanyak maksimal 5.000 kata, dapat disertai dengan dokumen-dokumen pendukung yang membantu Pihak Ketiga untuk mengerti kebutuhan Pihak Kedua.
  7. Pihak Kedua akan menerima penawaran barang & jasa oleh puluhan sampai ratusan Pihak Ketiga, dimana Pihak Kedua dapat memilih sesuai kriteria performa perusahaan, lokasi perusahaan, barang & jasa yang sesuai dengan kebutuhan.
  8. Apabila barang / jasa yang cocok sudah ditemukan, selanjutnya Pihak Kedua dapat mengkontak Pihak Ketiga melalui direct message untuk menjelaskan keperluan & melakukan negosiasi.
  9. Setelah negosiasi selesai, Pihak Kedua dapat membeli barang secara langsung melalui katalog default / custom yang dimiliki oleh Pihak Ketiga. Pembayaran dapat dilakukan secara online dengan aman, terdapat pencatatan dan tracking pembayaran pada platform BPJ. Dana dapat ditransfer melalui bank lokal kepada akun bank Pihak Pertama selaku penengah transaksi.
  10. Setelah Pihak Ketiga menyelesaikan pengadaan barang & jasa yang sesuai dengan permintaan Pihak Kedua, Pihak Kedua diwajibkan untuk melakukan konfirmasi secara online dengan Pihak Pertama dengan menekan tombol “selesaikan pengadaan barang & jasa“di bagian kanan dashboard, sesuai nomor invoice tertera. (Batas waktu Konfirmasi adalah 3 hari kerja setelah Pihak Ketiga mengklaim bahwa pengadaan barang & jasa telah selesai. Diluar dari periode tersebut, Pihak Pertama akan melakukan pengusutan kepada kedua belah Pihak.)
  11. Adanya kesalahan / fraud / force majeur pada pengadaan barang & jasa, akan berdampak kepada tertahannya dana yang disimpan oleh Pihak Pertama. Dana tidak akan dikirim atau dikembalikan kepada kedua belah Pihak, sampai proses mediasi selesai.
  12. Pihak Pertama akan meneruskan dana kepada Pihak Ketiga, dengan memotong pembayaran sebanyak 10% dari jumlah yang dibayarkan oleh Pihak Kedua (Diluar PPN) sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada platform pengadaan BPJ setelah kedua belah Pihak mengkonfirmasi bahwa proses pengadaan telah selesai.

SOP diatas merupakan SOP singkat untuk para perusahaan yang ingin membeli barang / jasa pada platform milik PT. BPJ. Sekiranya bisa dijadikan contoh apabila perusahaan Anda adalah perusahaan yang bergerak pada bidang pengadaan.


CONTOH SOP LAINNYA UNTUK DIJADIKAN REFERENSI PERUSAHAAN ANDA

(back to top)


Disini juga kami sediakan beberapa contoh SOP dari perusahaan yang tidak fiktif, alias perusahaan yang benar-benar nyata. Dimana Anda dapat membuka & menggunakan contoh SOP pada link yang telah tersedia, untuk dijadikan contoh SOP perusahaan Anda.


  1. https://www.iso.org/files/live/sites/isoorg/files/about%20ISO/working_with_iso/docs/Procurement_Procedures.pdf
  2. http://buk.ub.ac.id/wp-content/uploads/2015/07/16.-SOP-Pengadaan-Barang-dan-Jasa.pdf
  3. https://www.themimu.info/sites/themimu.info/files/assessment_file_attachments/160121_sop_procurement_3mdg_v2.pdf
  4. http://www.oas.org/juridico/PDFs/mesicic5_blz_resp_annex31.pdf
  5. http://www.hepco.co.jp/english/procurement/chart.html
  6. https://www.icc-cpi.int/NR/rdonlyres/47013F54-B8D0-4FAB-B5A2-245126860A88/281225/Procurement_SOP_ENG.pdf

TEMPLATE STANDARD OPERATING PROCEDURE

(back to top)

Nah, kalau sudah melihat contoh-contohnya, sekarang Anda bisa langsung membuat SOP Anda sendiri. Disini juga tersedia beberapa template SOP yang bisa Anda gunakan untuk membuat SOP dari awal. Semoga bermanfaat ya, salam!


  1. https://images.template.net/wp-content/uploads/2017/01/05105116/Standard-Operating-Procedure-Template-For-Accounting.zip
  2. https://images.template.net/wp-content/uploads/2017/01/05105007/Sample-Standard-Operating-Procedure-Template.zip
  3. https://images.template.net/wp-content/uploads/2017/01/05104747/Basic-Standard-Operating-Procedure-Template.zip
  4. https://images.template.net/wp-content/uploads/2017/01/05104544/Administrative-Standard-Operating-Procedure-Template.zip
  5. https://images.template.net/wp-content/uploads/2017/01/05105212/Financial-Standard-Operating-Procedure-Template.zip

Apa itu SOP / SOP Adalah

Setiap badan usaha apapun jenisnya, pasti memiliki SOP (Standard Operating Procedure) yang membantu mengatur kelancaran kegiatan operasional. Istilah ini juga tidak asing bagi setiap pekerja maupun wirausahawan. Tapi tahukah Anda apa itu SOP? Dan apa manfaat dari SOP? Padahal SOP adalah satu alat yang penting untuk diketahui dan digunakan oleh sebuah perusahaan. Dibawah adalah list konten pada artikel ini, Anda bisa langsung klik menuju bahasan yang menarik untuk Anda.

KONTEN DALAM ARTIKEL APA ITU SOP

  1. Apa itu SOP? – Pengertian SOP (Standard Operating Procedure)
  2. Dampak Positif SOP Terhadap Perusahaan
  3. Manfaat SOP terhadap Perusahaan & Organisasi
  4. Kesalahan & Hambatan Dalam Membuat SOP
  5. Kesimpulan Tentang Apa itu SOP

APA ITU SOP? – Pengertian SOP (Standard operating Procedure)

(back to top)


Apa itu SOP? Ada beberapa pengertian SOP berdasarkan para nara sumber yang ahli. Pengertian SOP menurut parah ahli  tersebut adalah sebagai berikut:


SOP adalah suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekejaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja bagi instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan – Tjipto Atmoko (2011)


SOP itu adalah Panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar – Sailendra (2015)


SOP merupakan dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan – Insasi 2010


Dari pengertian para ahli diatas, maka dapat disimpulakan bahwa pengertian SOP adalah suatu peraturan yang dibuat secara tertulis dalam suatu badan usaha, yang berisi peraturan dan pedoman kerja bagi setiap pekerja di dalam badan usaha tersebut, dan dijadikan sebagai standar pada kegiatan operasionalnya.


DAMPAK POSITIF SOP TERHADAP PERUSAHAAN

(back to top)


Jika dalam badan usaha telah memiliki SOP, maka para pekerja diwajibkan bekerja sesuai dengan peraturan yang telah disusun. SOP dijadikan sebagai minimum standart yang mempengaruhi hasil produk atau jasa. Semakin besar suatu perusahaan, maka semakin ketat juga SOP. Tidak hanya untuk melancarkan kegiatan operasional, tetapi juga mempengaruhi kepercayaan pelanggan untuk menggunakan produk atau jasa.


Misalkan perusahaan A yang berpusat di Jakarta, memiliki beberapa cabang di kota lain. Jika konsumen sudah melihat bahwa SOP perusahaan A sudah baik, maka konsumen tidak akan ragu untuk mengunjungi cabang perusahaan A yang berada di kota lain. Dengan ekspektasi bahwa sekalipun hanya sebuah kantor cabang, namun mereka memiliki SOP yang sama dengan pusat. Maka hasil yang konsumen rasakan pada cabang akan sama dengan yang dirasakan pada pusat.


Itulah mengapa SOP adalah hal sangat penting diterapkan pada perusahaan, salah satunya adalah untuk mendapat kepercayaan konsumen ketika akan membuka cabang baru atau memproduksi barang baru. Di posisi ini, maka nama perusahaan akan memiliki nilai tersendiri bagi konsumen.


Atas dasar tersebut SOP pun memiliki tujuan positif, yaitu untuk menjaga kestabilan operasional perusahaan, serta untuk menjaga kualitas dari produk dan jasa yang dihasilkan. SOP juga memiliki tujuan sebagai dasar mengatur cara kerja seluruh individu dalam bekerja dan sekaligus membangun kualitas.


MANFAAT SOP PADA PERUSAHAAN & ORGANISASI

(back to top)

SOP kerja sendiri diwajibkan di setiap perusahaan karena memiliki beberapa manfaat bagi perusahaan dan para pekerja di dalamnya, yaitu:


1. Meningkatkan & Menjaga Nama Baik Perusahaan


Jika SOP dijalankan sesuai dengan yang tertulis, tentu kinerja perusahaan akan dinilai baik dimata konsumen, sehingga konsumen tidak segan untuk mencoba dan menggunakan hasil produk atau jasa perusahaan tersebut. Bahkan akan berdampak juga pada ketertarikan masyarakat untuk bekerja pada perusahaan. Jika usaha Anda merupakan PT terbuka, tentunya akan menaikkan harga saham, dan semakin banyak investor yang akan berinvestasi.


Selain itu, jika telah mendapatkan nilai positif dari konsumen, maka juga akan memudahkan menjalin kerjasama, karena adanya kepercayaan akan adanya keuntungan yang diperoleh. Perusahaan juga akan lebih mudah mengajukan kredit di bank, karena dinilai pasti mampu untuk membayar bunga serta pelunasan sesuai dengan tanggal jatuh tempo.


2. Memberikan Pedoman Dalam Bekerja dan Meningkatkan Akuntabilitas.


Akuntabilitas merupakan pertanggungjawaban, yaitu merupakan komponen yang menjadi penggerak jalannya perusahaan, sesuai tugas dan wewenangnya. SOP kerja membantu para pekerja di dalamnya untuk bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing, sehingga mereka dapat bekerja dengan efektif dan efisien, serta tidak mengerjakan tugas yang ada diluar tanggung jawab mereka (tumpang tinding tugas).


Dengan adanya SOP kerja, maka pekerja juga memahami apa yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan selama masa jam kerja. Tentunya hal ini akan membuat mereka menjadi lebih disiplin dalam bekerja dan membentuk standarisasi tersendiri dalam proses produksi dan barang atau jasa yang dihasilkan.


SOP juga membantu pekerja baru untuk beradapatasi dengan standar kinerja perusahaan. Senior tidak perlu terlalu susah dalam mengajari junior mereka. Ini akan mengehamat waktu pekerja senior, dan dapat mengerjakan kembali apa yang menjadi tanggung jawabnya.


3. Mempermudah Pengawasan Tim.


Kepala divisi atau manajer akan mudah dalam mengkontrol produk atau jasa yang dihasilkan. Jika ditemukan ada yang janggal atau kesalahan dalam proses pengerjaan, maka pihak yang bersangkutan akan mudah mencari tim mana yang seharusnya bertanggung jawab.


Tim juga akan lebih mudah diawasi kinerjanya, karena mereka memiliki SOP kerja masing-masing. Manajer akan mengetahui mana tim yang kerjanya masih kurang sesuai dengan standart perusahaan dan secepat mungkin di benarkan. Selain itu manajer akan terbantu saat akan menelusuri saat ada kesalahan prosedur dalam pelayanan maupun dalam rantai produksi.


4. Memberikan Ciri Khas Pada Perusahaan.


Setiap produk dan jasa yang dihasilkan suatu perusahaan harus memiliki ciri khas khusus yang akan diingat oleh konsumen. Ciri khas ini juga diatur dalam SOP, supaya siapapun yang bekerja nantinya, tetap akan menghasilkan produk atau jasa yang sama dengan sebelumnya, mengingat SDM (Sumber Daya Manusia) tidak akan bekerja terus selamanya di dalam perusahaan.


Jika tidak ada SOP yang mengatur, maka dikhawatirkan bila terjadi pergantian pekerja akan mempengaruhi hasil produksi dan tentu akan mengecewakan konsumen.


Contohnya sebagai berikut, pelayanan Pertamina mengatur SOP 3S, yaitu salam, senyum, sapa untuk membuat pelanggan merasa nyaman. Tentunya sebagian besar masyarakat mengetahui prosedur tersebut akan diterapkan kepada mereka saat mengunjungi pertamina dan telah menjadi sebuah ciri khas.


Jika diperhatikan, siapapun penjaganya saat itu, walaupun sama atau berbeda, sekalipun pekerja lama atau baru akan selalu melakukan 3S. Pelanggan tidak akan merasa dibedakan saat berkunjung di pertamina. Itu karena adanya SOP yang menjadi ciri khas dari Pertamina.


Manfaat dari adanya ciri khas ini akan membuat nyaman konsumen, dan akan memudahkan perusahaan nantinya jika ingin membuka cabang. Konsumen akan mempunyai pemikiran bahwa kualitas dan pelayanan yang didapatkan akan sama dengan sebelumnya. Mereka tidak akan ragu untuk mengeluarkan uang bagi perusahaan. Ini juga meningkatkan profesionalitas para pekerja. Bagaimana? Pentingkan mengetahui apa itu SOP?


5. Memberikan Dasar Hukum Yang Jelas.


Standard Operating Procedure, secara tidak langsung juga merupakan perjanjian tertulis antara perusahaan dengan pekerja dan antara perusahaan dengan konsumen maupun pihak eksternal lainnya.


Jika nanti ada pekerja yang bekerja tidak sesuai dengan SOP (dengan catatan, mereka sudah mengetahui SOP perusahaan dan menyatakan setuju mengikuti SOP) perusahaan berhak untuk menegur atau memberikan SP (Surat Peringatan), bahkan menuntut secara hukum (tergantung pelanggaran yang dilakukan).


Sedangkan pihak eksternal juga dapat menegur atau mengkritik bila merasa pelayanan atau produk dan jasa yang digunakan tidak sesuai prosedur perusahaan. Misalkan, beberapa waktu yang lalu terdapat kasus seorang konsumen menuntut salah satu perusahaan coklat, karena coklat yang ia dapatkan isinya tidak sesuai yang tertera pada kemasan.


Maka dari itu, SOP membantu perusahaan untuk membuat dasar hukum, sehingga standar para pekerja akan sesuai dengan standar yang diinginkan perusahaan.


KESALAHAN & HAMBATAN DALAM MEMBUAT SOP

(back to top)


Pasti akan ada masalah yang terjadi ketika membuat SOP untuk sebuah perusahaan atau organisasi, sehingga penting bagi Anda memahami apa itu SOP sesungguhnya. Tapi disini kami akan coba memberikan beberapa hal yang bisa Anda hindari dalam pembuatan SOP, untuk meminimalisir terjadinya masalah dalam eksekusi SOP tersebut. Berikut adalah hal yang harus diperhatikan:


1. SOP Tidak Memiliki Reward and Punishment


Reward merupakan penghargaan atau hadiah yang diberikan kepada seseorang, karena berhasil menjalankan tugasnya atau karena berhasil mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan punishment adalah hukuman yang diberikan kepada seseorang, karena tidak menjalankan perintah yang diberikan atau karena tidak berhasil mencapai tujuan yang disepakati bersama.


Tanpa adanya reward and punishment, mereka akan jenuh dan malas untuk bekerja sesuai SOP. Karena adanya pikiran, bahwa bekerja sesuai SOP atau tidak sekalipun sama sekali tidak memberikan efek apapun pada diri mereka.


Untuk mengatasi hal tersebut, tidak ada salahnya untuk menerapkan sistem reward and punishment. Hal ini dapat memicu pekerja untuk menjalankan SOP perusahaan. Misalkan, jika dalam jangka waktu tertentu (biasanya perbulan) pekerja bekerja sesuai dengan SOP yang ditetapkan, perusahaan bisa memberikan reward berupa uang.


Misalnya, tertulis di SOP bahwa pekerja wajib bekerja 6 hari seminggu dari jam 8 hingga 5 sore. Bagi setiap pekerja yang tidak pernah bolos atau izin, bisa diberikan bonus sebesar 100,000 rupiah. Sedangkan bagi mereka yang membolos atau tidak masuk tanpa pemberitahuan bisa diberikan punishment berupa teguran.


Reward tidak selalu dalam berbentuk uang di setiap bulannya. Beberapa perusahaan memberikan reward dengan memajang foto mereka di tempat kerja sebagai karyawan atau karyawati terbaik bulan ini.


Tentunya hal ini akan memberikan kebanggaan tersendiri bagi mereka. Berikan ketentuan jika berhasil menjadi karyawan atau karyawati terbaik dalam waktu tertentu akan diberikan kenaikan gaji atau jabatan. Keuntungan nya adalah dapat memicu pekerja lain untuk merebut tempat terbaik tersebut, sehingga akan berlomba untuk bekerja sesuai SOP dan sebaik yang mereka bisa lakukan.


2. Adanya Masalah Teknis Pada SOP Yang Menghambat Proses Eksekusi


Dalam pembuatan Standard Operating Procedure, khususnya bagi SOP baru biasanya memiliki trial and error. Pemikiran saat penyusunan dengan praktek terkadang tidak sama dengan ekspetasi. Inilah salah satu yang menghambat jalannya pelaksanaan SOP.


Bisa saja saat menjalankannya ternyata banyak kesulitan atau bisa juga ternyata peraturan tersebut mendatangkan suatu masalah (E.g. jadi tidak efisien, lebih rumit, lebih lama, Etc.) yang membuat para pekerja trauma dan memutuskan tidak menjalankan SOP tersebut lagi.


Misalkan, ada prosedur baru yang mengatur jam istirahat hanya 30 menit dalam sehari. Pada prakteknya ternyata 30 menit tidak cukup untuk mereka makan, karena jarak tempat makan ke kantor yang cukup jauh dan masih menunggu antri.


Tentunya para pekerja tidak akan merasa sanggup, dan memilih untuk mengabaikan peraturan tersebut. Jika dalam jumlah ini terjadi dalam jumlah besar, maka bisa dipastikan SOP perusahaan yang mengalami kesalahan teknis.


Cara untuk mengatasinya adalah mengganti peraturan lama dengan peraturan baru. Selain itu, saat penyusunan perlu didiskusikan baik-baik, apakah peraturan ini akan menyusahkan pekerja lainnya atau tidak. Trial and error merupakan kegiatan biasa dalam perusahaan. Jadi sebaiknya saat terjadi error sesegera mungkin disusun ulang, dengan mendengarkan saran dari para pelaku SOP tersebut.


3. Hambatan Adaptasi & Ketidaksepakatan Dalam Organisasi


Ada beberapa organisasi atau pekerja dalam perusahaan yang menolak menjalankan SOP karena berbagai alasan tertentu. Bukan karena tidak bisa beradaptasi dengan kebijakan baru, tetapi sebagai bentuk pernyataan tidak setuju dengan kebijakan tersebut.


Cara mengatasinya adalah dengan cara mengajak kelompok yang menolak untuk berdiskusi bersama. Bertanya apa yang membuat mereka tidak mau menjalankan kebijakan yang baru disusun dan apa ada dampak yang merugikan. Dengarkan masukan mereka, dan mintalah saran yang menurut mereka baik. Jika memang ternyata prosedur tersebut merugikan salah satu pihak, penting untuk segera dikaji dan disusun ulang.


4. Pengawasan Yang Kurang Terhadap Pelaku SOP


Sekalipun sudah ada SOP, namun perlu diingat bahwa yang menjalankan SOP adalah manusia. Beberapa terkadang sengaja tidak menjalankan SOP karena merasa tidak terlihat oleh manajemen atau kepala divisi. Hal-hal ini tentu akan merugikan perusahaan.


Bisa saja diawal hanya 1 atau 2 pekerja yang sengaja melanggar SOP, namun karena tidak ada pengawasan maka pekerja yang lain akan ikut melanggar. Setiap kepala divisi atau manajemen harus mengawasi pekerja mereka dengan ketat untuk menghindari pelanggaran ini.


Limpahkan setiap kesalahan atau pelanggaran kepada kepala divisi mereka masing-masing. Ini akan memicu bagian yang berwenang untuk mengawasi lebih ketat lagi.


5. Penyampaian SOP Yang Tidak Jelas dan Satu Arah

Pekerja biasanya tidak bisa menjalankan SOP karena merasa prosedur tersebut kurang jelas. Mereka mau menjalankan pun bingung apa yang harus diperbuat. Misalkan SOP perusahaan hanya bertuliskan bahwa pada hari jumat boleh menggunakan baju bebas. Tapi tidak disebutkan bagaimana kriteria baju bebas yang dimaksud oleh perusahaan. Tentu ini, akan menghambat jalannya SOP.


Cara mengatasinya adalah lakukan komunikasi 2 arah. Jika karyawan dan karyawati terlalu banyak, maka sampaikan SOP dengan jelas pada kepala divisi mereka. Lakukan meeting dan diskusi, inilah yang menjadi inti dari apa itu sop dan manfaatnya.


Dengan harapan selesai berdiskusi akan ada kesepakatan dari para pekerja untuk sanggup, mampu dan mengerti menjalankan SOP yang sudah ditentukan. Tidak ada salahnya meletakan SOP di tempat tertentu yang sekiranya bisa diakses oleh pekerja lainnya.


Bagaimana? Apakah Anda telah lebih memahami tentang SOP / Standard Operating Procedure? Pada intinya, SOP adalah sebuah pakem yang penting untuk dimiliki setiap perusahaan. Sehingga alangkah baiknya apabila perusahaan Anda memiliki SOP yang jelas, sehingga organisasi yang Anda miliki tidak melakukan aktifitas dengan peraturan yang tidak jelas.


KESIMPULAN TENTANG APA ITU SOP

(back to top)


Rasanya sekarang Anda sudah cukup paham apa itu sop, dan fungsinya di dalam sebuah perusahaan. Poin yang paling penting, sebelum membuat SOP Anda sebaiknya mengajak diskusi seluruh anggota organisasi yang akan melaksanakan aktifitas sesuai dengan SOP tersebut. Karena pada umumnya, merekalah yang memiliki pengetahuan tentang lapangan secara lebih detil.


Sehingga pengetahuan tersebut bisa digunakan untuk membuat SOP yang lebih tepat, efektif, praktis, dan efisien secara waktu pembuatan. Apalagi karena para eksekutor turut serta dalam pembuatan SOP, hambatan dalam melaksanakan kegiatan sesuai SOP akan lebih kecil. Sehingga SOP tersebut akan lebih efektif dan bermanfaat untuk dijalankan.


Sekian definisi dan bahasan yang Anda mesti ketahui mengenai apa itu SOP / Standard Operating Procedure. Untuk lebih memahami SOP, silakan Anda cek lebih lanjut mengenai artikel Contoh SOP yang telah kami buat. Sehingga proses pembuatan SOP di perusahaan Anda lebih terarah, dan lebih efisien. Salam!


PT Kereta Api Indonesia (PT KAI) merupakan perusahaan kereta api yang berdiri semenjak tahun 1945 dan menjadi perusahaan yang memegang sistem operasi kereta api di Indonesia secara menyeluruh.

Pada tahun 2019 PT KAI memutuskan untuk bekerja sama dengan Promise, dengan tujuan untuk meng-upgrade aplikasi sistem pengadaan elektronik atau yang sering disebut dengan e-procurement system, menjadi modul Procurement Management terbaru, dan mengimplementasikan modul Promise lainnya, serta mengimplementasikan katalog elektronik atau Promise e-catalogue, agar proses pengadaan yang terjadi di dalam PT KAI dapat berlangsung dengan transparan, efektif, efisien dan good governance, sehingga dapat tercapai organisasi yang efisien dalam menerapkan strategic procurement, baik pembelanjaan strategis ataupun operasional yang merupakan visi dan misi dari PT Kereta Api Indonesia (Persero)

Dalam rangkaian proses implementasi Promise, sebagai solusi pengadaan barang dan jasa, PT Kereta Api Indonesia (Persero), pada tanggal 24-28 Juni 2019, PT Mitra Mandiri Informatika (PT MMI)  mengadakan workshop Promise dengan tema Bisnis Proses Aplikasi E-Tender PT Kereta Api Indonesia (Persero) dengan tujuan  menyelaraskan bisnis proses pada modul-modul Promise yang akan diimplementasi untuk PT KAI. Modul tersebut Procurement Management, Vendor Management, dan Contract Management. Dan Promise E-Catalogue.

Dalam workshop yang dihadiri oleh 3 orang jajaran VP dan Manager dari PT KAI dan juga Tim BPS dari Promise, workshop yang dilakukan selama 5 hari di kota Bandung berjalan dengan lancar dan seksama.

Workshop dimulai dengan pembahasan Promise secara keseluruhan, mulai dari dasar penggunaan , hingga bisnis proses yang sudah ada., yang kemudian dilanjutkan dengan pembahasan bisnis proses dari modul Vendor Management, Procurement Management, Contract Management dan ditutup dengan Promise E-Catalogue, yang dibahas pada hari-hari berikutnya. Perubahan dan penyelarasan yang dilkaukan disetiap modul dibahas secara mendetail agar bisnis proses yang akan diimplementasikan oleh tim Promise sesuai dengan kebutuhan dari PT KAI. Contohnya pada modul Vendor Management, penyesuaian dengan 4 tipe yang dapat mendaftar untuk menjadi vendor di PT KAI, yang sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan ataupun penyelarasan terhadap modul Procurement Management pada proses metode evaluasi agar menjadi 3 pilihan proses metode evaluasi.

Dengan dilaksanakannya workshop bisnis proses Promise pada PT KAI, rangkaian proses implementasi Promise E-Procurement system, kedepannya diharapkan berjalan dengan lancar dan sesuai dengen kebutuhan PT KAI, yang memiliki tujuan untuk menyelaraskan dan mempermudah seluruh proses pengadaan yang berada di dalam PT KAI secara transparan, efektif dan efisien, dan menjadikan PT KAI organisasi yang efisien dalam menerapkan strategic procurement.