why procurement team is important

Procurement adalah satu proses pengadaan barang yang sangat vital untuk kelangsungan operasional perusahaan. Terutama karena procurement menyangkut kebutuhan berbagai departemen, mulai dari marketing, sales, IT, sampai logistik dan keuangan.


Jangan sampai procurement dikerjakan oleh departemen lain!

Banyak sekali keputusan dari sebuah perusahaan yang akan melibatkan proses procurement. Dimana proses procurement ini tentunya akan berdampak kepada biaya keseluruhan dalam melaksanakan dan mengaplikasikan keputusan manajemen tersebut.


PROSES PROCUREMENT


Proses procurement akan berdampak kepada biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan ketika membeli barang & jasa. Dalam hal ini biaya yang dimaksud, selain biaya moneter, juga behubungan dengan biaya dalam segi waktu & upaya. Bayangkan, tanpa adanya staff procurement maka staff dari departemen lain yang harus meluangkan waktu dan berupaya untuk proses procurement berikut:


1. Mengumpulkan data kebutuhan perusahaan.

2. Permohonan analisa dan persetujuan oleh manajemen.

3. Mengumpulkan data vendor & supplier yang menjual barang yang dibutuhkan.

4. Melakukan analisa kapabilitas vendor & supplier.

5. Permintaan quotation.

6. Negosiasi harga, servis dan fitur.

7. Pengiriman purchase order.

6. Pemesanan barang & jasa.

7. Pengecekan kualitas & kelayakan barang & jasa.

8. Mediasi pembayaran invoice dengan departemen finance.

9. Dokumentasi & pengecekan dokumen pembelian.


Banyak sekali kan prosesnya? Apabila diasumsikan barang / jasa yang sedang dibeli oleh perusahaan itu hanya satu, maka memang terlihat sedikit pekerjaannya. Namun faktanya, perusahaan biasanya memiliki kebutuhan yang cukup banyak perbulan. Ada yang case-by-case, ada juga yang merupakan kebutuhan yang kontinu.


procurement adalah proses yang sangat panjang dan berkelanjutan

Dari pembelian barang kebutuhan operasional bulanan, sampai kebutuhan barang & jasa yang dibutuhkan case-by-case oleh setiap departemen. Sehingga departemen procurement dianggap sebagai salah satu fungsi perusahaan yang strategis untuk meningkatkan produktifitas departemen lain dan terutama keuntungan perusahaan.


BAGAIMANA TIM PROCUREMENT BERJASA DALAM PERUSAHAAN?


Memaksimalkan Keuntungan – Dalam memaksimalkan keuntungan perusahaan, departemen procurement tentunya bisa sangat berjasa. Karena dalam proses procurement terdapat proses negosiasi harga. Dimana dengan memperkecil biaya yang dikeluarkan, untung / margin yang didapatkan disetiap penjualan bisa lebih tinggi.


procurement itu penting ngga sih?

Term of Payment Yang Fleksibel

Hubungan baik dengan vendor biasanya akan memberikan term of payment yang lebih baik. Tidak jarang perusahaan bisa membeli barang dan membayar setelah 60 hari, tidak harus bayar langsung. Dengan waktu 60 hari, perusahaan bisa menjual produk-produknya terlebih dahulu dan membayar supplier dengan keuntungan. Atau mungkin dalam waktu 60 hari, dana bisa digunakan untuk kebutuhan yang lain dulu, lebih fleksibel kan?


Pelayanan Spesial Dari Supplier & Vendor

Tidak jarang juga, karena hubungan dengan vendor & supplier yang sangat baik, perusahaan bisa mendapatkan harga yang lebih murah dari pasaran, mendapatkan tawaran yang sangat baik ketika membuka tender, mendapatkan pengiriman gratis, konsultasi gratis, dan sebagainya.


tim procurement bekerja

Meningkatkan Produktifitas & Efektifitas Departemen Lain

Karena tim procurement mengerjakan proses – proses pengadaan, departemen lain bisa fokuskan waktu dan usaha untuk tanggung jawabnya masing-masing. Setiap kebutuhan pembelian dan prosesnya yang panjang dapat diserahkan kepada tim procurement.

KESIMPULAN PENTINGNYA TIM PROCUREMENT

Bagaimana? Anda sudah pahamkan kenapa tim procurement itu penting untuk ada dalam sebuah perusahaan. Umumnya, sebelum benar-benar membuat tim procurement, sebuah perusahaan menggunakan general affair untuk melakukan pembelian barang. Ini juga bisa Anda lakukan apabila perusahaan Anda belum terlalu besar. Semoga bermanfaat ya, salam!

pelatihan karyawan

Pelatihan Karyawan itu penting. Karena bagaimanapun, sebuah perusahaan tidak akan beroperasi dengan baik dalam meningkatkan pendapatan dan keuntungan tanpa kerja keras dan keahlian para karyawan yang bekerja di dalamnya.


Namun hal ini seringkali diacuhkan oleh manajemen perusahaan, yang cenderung merasa lumrah bahwa yang namanya karyawan itu harus bekerja keras untuk perusahaan. Sayangnya karyawan itu juga manusia dan memiliki kelebihan dan kelemahan yang variatif.


Sehingga tugas perusahaan adalah memahami kelemahan tersebut, menganalisa apakah kelemahan tersebut akan berpengaruh terhadap kinerja, dan membantu karyawan dan anggota organisasi-nya untuk berkembang lebih maju.


Manfaat Pelatihan Karyawan Untuk Perusahaan


1. Meningkatkan Keahlian Karyawan. Keahlian para karyawan berbeda-beda dalam suatu perusahaan adalah hal yang wajar. Tapi kalau sebuah perusahaan memiliki standar tersendiri untuk tingkat keahlian suatu bidang, maka ini tentunya akan sangat membantu. Sehinggga meningkatkan keahlian pekerja melalui pelatihan karyawan, sesuai dengan standar perusahaan itu sangat penting.


pelatihan karyawan memberikan ilmu yang berguna untuk operasional perusahaan

2. Meningkatkan Kinerja Karyawan. Salah satu topik yang bisa diangkat dalam pelatihan karyawan adalah peningkatan produktifitas dalam bekerja sehari-hari. Dengan kinerja pekerja yang meningkat, performa perusahaan juga akan meningkat secara kolektif.


3. Memperbarui Keahlian Karyawan Dengan Pengetahuan & Ilmu Terbaru. Pengetahuan dan keahlian seorang karyawan bisa saja menjadi tertinggal seiring dengan waktu. Terutama pada jaman digital, yang mana perkembangan teknik-teknik digital marketing misalnya, terus berkembang dan cara-cara lama sudah di perbaharui sehingga tidak lagi relevan. Sehingga pelatihan menjadi penting untuk dilakukan secara berkala.


4. Mempersiapkan Karyawan Untuk Naik Jabatan. Naik jabatan berarti akan naik tanggung jawab, sehingga bisa saja seorang karyawan staff biasa yang akan menjadi manajer misalnya, belum tau betul apa saja tanggung jawab seorang manajer dibandingan tanggung jawab posisi sebelumnya. Skill yang dibutuhkan juga bisa jadi berbeda, pelatihan karyawan sebelum promosi dapat membantu perusahaan untuk mempersiapkan calon.


pelatihan karyawan membantu proses promosi dan pelatihan skill untuk yang dipromosikan

5. Meningkatkan Efisiensi & Efektifitas Kerja. Tentunya dengan melatih karyawan dengan topik topik yang berhubungan dengan manajemen waktu, produktifitas, dan membekali mereka dengan tools atau aplikasi yang dapat membantu manajemen projek, efisiensi & efektifitas kerja anggota perusahaan dapat meningkat beberapa kali lipat dan dapat diukur.


Jenis-Jenis Pelatihan Karyawan


Nah kalau sudah paham manfaatnya, selanjutnya adalah jenis-jenis pelatihan yang mungkin bisa menjadi ide pelatihan selanjutnya untuk perusahaan Anda.


1. Pelatihan Materi Pengetahuan Bidang. Untuk menambah skill / keahlian baru pada sebuah bidang, tentunya terlebih dahulu harus dipelajari pengetahuan dasarnya. Hal ini dapat diajarkan kepada setiap karyawan, dimana materi yang diajarkan dapat disesuaikan dengan departemen masing-masing. Contohnya, karyawan di bidang sales marketing diajari untuk melakukan digital marketing juga via Google Search, sehingga bisa mendapatkan leads secara online juga.


salah satu pelatihan karyawan adalah materi pengetahuan sesuai bidang

2. Pelatihan Berbicara di Depan Umum. Ini yang secara general dapat diajarkan kepada semua anggota perusahaan. Namun yang paling penting pelatihan karyawan yang satu ini, diberikan kepada anggota perusahaan yang sudah ada di bagian manajemen atau akan promosi ke bagian tersebut. Karena sudah umum anggota manajemen harus berbicara di depan publik atau melakukan presentasi.


3. Pelatihan Pengetahuan Produk. Ini berlaku khususnya bagi bagian sales, yang harus menceritakan poin-poin plus tentang produk yang dijual. Sehingga ada baiknya pelatihan pengetahuan produk selalu dilakukan secara berkala selama 3 bulan sekali. Hasilnya adalah tim sales akan hafal di luar kepala apapun tentang produk yang mereka jual.


4. Pelatihan Kerjasama Tim. Tingkat kemampuan teamwork dan sosialisasi setiap orang berbeda-beda. Dimana pelatihan ini akan membantu anggota tim untuk lebih mengenal dirinya masing-masing dan bagaimana mereka bisa memperbaiki kelemahannya dalam bekerja sama dengan rekan kerjanya. Pelatihan Kerjasama karyawan juga bisa dalam bentuk outbond dan sebagainya.


kerja sama tim membuat pekerjaan dan tugas menjadi lebih efisien dalam pengerjaannya

5. Pelatihan Pelaksanaan SOP. Karena SOP memang membutuhkan kedisiplinan, maka agar karyawan selalu beroperasi sesuai dengan SOP yang telah ada, memang harus dilakukan pelatihan secara berkala. Terutama apabila SOP yang dibuat selalu diperbaharui. Cek artikel tentang SOP Adalah?


Nah itulah tadi beberapa hal tentang jenis-jenis pelatihan karyawan & manfaatnya. Apabila ada pertanyaan, Anda bisa langsung tulis komentar Anda dibawah ya. Semoga artikel ini bermanfaat dan jangan lupa di share! Salam!

tugas purchasing

Disini kita akan membahas tugas purchasing. Kalau Anda berada disini, Anda mungkin masih bingung apa aja sih tanggung jawab seseorang yang bekerja dalam bidang atau departemen purchasing? Apa saja tugas purchasing? Mungkin Anda juga masih bingung perbedaan antara purchasing & procurement?


Anda sudah datang ke artikel yang tepat. Disini kita akan membahas dengan lengkap, tugas dan tanggung jawab yang dipikul oleh para profesional yang bekerja pada departemen purchasing. Mulai dari tanggung jawabnya apa saja, tugasnya, skill yang perlu diketahui, dan sebagainya. Mari kita mulai.


APA ITU PURCHASING? SEBELUM BICARA TUGAS PURCHASING


Definisi purchasing pada sebuah perusahaan atau pada dunia retail disebut sebagai buyer, adalah sebuah posisi dalam perusahaan yang bertugas untuk membeli barang / jasa dari pihak ketiga. Sebenarnya cukup mudah kan?


Tapi ternyata tidak semudah itu. Karena ketika ada kata “membeli” berarti perusahaan harus mengeluarkan uang. Dan pada esensinya disini berarti ada pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan dokumentasi & validasi, yang menjadi tugas-tugas turunan yang harus dikerjakan oleh bagian purchasing.


Berbeda dengan pembelian biasa oleh konsumen, staff purchasing bekerja untuk membeli sesuatu yang dibutuhkan oleh departemen-departemen yang ada pada sebuah perusahaan. Tentunya Anda juga mengerti, bahwa dalam sebuah perusahaan pastinya ada banyak departemen.


Baca juga: Perbedaan Procurement & Purchasing

Baca Juga: Penjelasan Lengkap Tentang Purchasing


Misalnya; departemen penjualan & pemasaran, pengembangan bisnis, penelitian & pengembangan, teknisi pemasangan, servis purna jual, keuangan, desain & media, dan tentunya departemen purchasing sendiri. Dimana setiap departemen pasti membutuhkan produk yang berbeda-beda, dan juga jasa yang berbeda-beda. Sudah pasti tugas bagian purchasing itu banyak dan tidak mudah. Lalu apa saja tanggung jawabnya?


TANGGUNG JAWAB BAGIAN PURCHASING


Nah sekarang kita bicara tanggung jawab bagian purchasing. Apa aja sih tanggung jawab para profesional yang bekerja di bidang purchasing? Berikut adalah beberapa tanggung jawab yang akan diemban ketika Anda bekerja menjadi purchasing staff:


1. Memastikan kebutuhan perusahaan yang harus dibeli. Seperti yang telah diutarakan sebelumnya, ada banyak departemen dalam satu perusahaan yang tentunya punya kebutuhan yang berbeda-beda. Merupakan tanggung jawab departemen purchasing untuk selalu menanyakan kepada setiap departemen kebutuhan mereka apa saja. Kebutuhan ini juga dapat dibagi menjadi kebutuhan bulanan, dan kebutuhan sesekali. Sehingga untuk kebutuhan bulanan, staff purchasing dapat membuat plan untuk perusahaan.


2. Memastikan setiap pembelian sudah di-setujui oleh manajemen eksekutif. Walaupun tim purchasing bertanggung jawab untuk melakukan pembelian, namun tentunya bagian purchasing tidak bisa langsung beli begitu ada permintaan. Merupakan tanggung jawab bagian purchasing untuk meminta approval dari manajemen & finance untuk setiap pembelian.


3. Memastikan bahwa barang tiba dengan kondisi baik dan tiba tepat waktu. Barang yang dibeli tentunya harus datang dengan kondisi yang baik, selalu terpantau, dan bisa datang tepat waktu. Hal ini perlu dipastikan karena umumnya ada barang-barang yang diperlukan secara urgent, sehingga keterlambatan atau kerusakan dapat mempengaruhi performa perusahaan.


4. Menjaga hubungan baik dengan vendor. Vendor adalah partner yang sangat berharga untuk departemen purchasing. Karena vendorlah yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Terutama dengan hubungan yang baik, perusahaan bisa mendapatkan keuntungan harga yang lebih murah, atau term of payment yang lebih panjang. Ini adalah tugas purchasing yang sangat penting.


5. Mediasi pembayaran & memastikan pembayaran tepat waktu. Ini cukup rumit karena melibatkan banyak vendor dengan tanggal pembayaran yang berbeda-beda sesuai dengan term of payment dari setiap vendor. Ada yang 30 hari setelah barang diantar, ada yang langsung bayar, ada yang 60 hari setelah pengiriman, dan sebagainya. Pembayaran juga dilakukan oleh departemen keuangan, sehingga staff purchasing perlu mediasi & komunikasi dengan baik.


6. Dokumentasi Invoice, Faktur, Purchase Order / Work Order. Walaupun terlihat mudah, namun tugas purchasing ini akan sangat rumit dan membutuhkan ketelitian yang sangat baik. Dokumentasi sangat penting untuk dilakukan karena akan berhubungan dengan kepentingan departemen keuangan. Ini adalah tanggung jawab yang sangat penting.


TUGAS PURCHASING APA SAJA?

Berbeda dengan tanggung jawab, tugas yang dibicarakan disini adalah lebih kepada proses-proses yang akan menjadi tugas staff purchasing. Berikut adalah list tugas purchasing yang harus Anda tahu:


1. Menyusun list pembelian barang / jasa yang dibutuhkan seluruh anggota perusahaan.

2. Mengkategorikan list pembelian antara; pembelian barang bulanan & sekali beli.

3. Menyusun list vendor penyedia barang / jasa.

4. Meminta approval pembelian kepada manajemen / bagian keuangan untuk anggaran.

5. Menghubungi supplier & vendor untuk mendapatkan quotation / penawaran harga.

6. Menganalisa penawaran (harga, fitur, servis, Etc.) yang paling menguntungkan bisnis.

7. Melakukan negosiasi harga, fitur, servis, waktu, yang diperoleh dari supplier.

5. Membuat dokumen pemesanan / purchase order (PO).

6. Mengirim PO kepada supplier & vendor barang / jasa.

7. Melacak & memastikan pengiriman atau eksekusi pengerjaan servis berjalan baik.

8. Pengecekan kualitas barang / jasa sesuai dengan kontrak penjualan.

9. Dokumentasi dokumen-dokumen penjualan.

10. Mediasi dengan bagian logistik untuk pencatatan barang masuk.

11. Mediasi dengan bagian keuangan untuk pembayaran barang / jasa.

12. Melakukan review performa proses pembelian.


SKILL ATAU KEAHLIAN PENTING UNTUK STAFF PURCHASING


Dari proses dan tanggung jawab yang telah disebutkan diatas, kita bisa simpulkan bahwa staff purchasing harus memiliki beberapa skill yang akan menopang performa dalam kegiatan purchasing sehari-hari. Lalu aja saja skill staff purchasing yang penting untuk dimiliki? Berikut adalah listnya:


1. Komunikasi yang baik. Berdasarkan proses yang telah disebutkan, staff purchasing harus berkomunikasi dengan departemen-departemen lain dalam perusahaan seperti bagian keuangan & logistik. Tidak hanya itu, bagian purchasing juga harus mengetahui kebutuhan semua departemen, serta menjaga hubungan baik dengan vendor & supplier. Jadi keahlian dalam berkomunikasi sangat penting untuk staff purchasing.


2. Negosiasi dengan vendor & supplier. Ketika menerima penawaran dari vendor & supplier, tentunya perusahaan akan harus mengeluarkan dana untuk membayar produk / jasa yang diperlukan. Staff purchasing yang mumpuni akan mampu memperkecil dana yang harus dikeluarkan oleh perusahaan, karena


3. Pencatatan & Dokumentasi Terorganisir. Karena banyaknya proses pengadaan barang & jasa yang akan dilakukan oleh staff purchasing, maka pencatatan dan dokumentasi sangat penting untuk dilakukan. Masalahnya, tidak semua orang bisa melakukan dokumentasi yang baik dan terorganisir. Seringkali justru dokumentasi ini malah berantakan dan tidak rapi. Ini akan menyulitkan berbagai pihak seperti bagian keuangan dan akuntansi di masa depan bila tidak dilakukan dengan baik.


4. Keahlian dalam Microsoft Office & komputer. Memang sangat sederhana, tapi ini sangat penting karena akan ada banyak sekali pencatatan, pembuatan PO, tracking pengiriman, dokumentasi pembelian, dan sebagianya.


5. Paham perpajakan. Ketika membeli barang, tentunya akan ada pajak yang harus diabayarkan. Pajak yang dibayarkan kepada CV & PT bisa saja berbeda, dan pajak yang dikenakan kepada jasa dan barang juga bisa berbeda. Sehingga pengetahuan tentang perpajakan akan membantu staff purchasing untuk mengerti berapa harga yang harus dibayar, kemana, dan kapan harus dibayar.


Nah, itu dia penjelasan tentang tugas purchasing, tanggung jawab staff purchasing, dan skill yang dibutuhkan oleh profesional bagian purchasing. Kalau Anda adalah calon staff purchasing atau sudah bekerja di bidang tersebut, semoga artikel ini bisa membantu Anda ya. Salam!

beda procurement purchasing

Istilah procurement dan purchasing memang sudah tidak asing lagi bagi mereka yang bergelut di lingkup bisnis. Namun, beberapa dari mereka masih bingung perbedaan antara procurement dan purchasing. Memang kedua istilah tersebut sangat berkaitan dengan proses pengadaan barang dan jasa. Untuk lebih jelasnya, berikut penjelasan dari procurement dan purchasing.


PENGERTIAN PROCUREMENT SECARA SINGKAT


procurement itu apa

Procurement merupakan proses secara keseluruhan dari kegiatan pengadaan atau pembeliaan barang atau jasa dalam jumlah tertentu, atau bisa dibilang Procurement adalah proses pengadaan barang & jasa itu sendiri. Barang dan jasa yang ditawarkan memiliki berbagai macam jenis, mulai dari mesin-mesin, peralatan, kontruksi, jasa cleaning service, dan lain sebagainya.


Baca Juga: Procurement Adalah, E-Procurement Adalah – Penjelasan Lengkap


Procurement sendiri dimulai dari perencanaan strategis, pengadaan tender, pemilihan vendor, negosiasi pembayaran, pembuatan kontrak perjanjian kerjasama, penilaian barang atau jasa yang akan terpilih, pembelian barang atau jasa, penerimaan barang atau jasa, proses pembayaran kepada vendor, dan penilaian kinerja vendor. Untuk lebih mengenal tentang procurement silakan dibaca artikel procurement adalah?


Proses ini dimulai dari pemerintah dan berlanjut ke pihak swasta, walaupun tidak jarang juga dari perusahaan swasta ke perusahaan swasta lainnya. Procurement dinilai mempermudah untuk mengadakan barang atau jasa dalam jumlah besar. Sebab segala sesuatu dipantau dan dipastikan memiliki kualitas yang sama dengan yang diharapkan.


DEFINISI PURCHASING SINGKAT



Purchasing merupakan proses dari pembelian barang atau jasa, sehingga bisa dibilang Purchasing adalah bagian dari Procurement. Paham kan sekarang? Bahwa purchasing ini hanya salah satu bagian dari beberapa banyak proses Procurement atau pengadaan barang.


Baca Juga: Purchasing Adalah – Penjelasan Purchasing & E-Purchasing


PROSES PURCHASING DI DALAM KEGIATAN PROCUREMENT


Nah dibawah ini kami coba sebutkan beberapa proses purchasing dalam sebuah kegiatan procurement pada sebuah perusahaan. Kegiatan-kegiatan tersebut adalah sebagai berikut:


Pemilihan vendor


Proses purchasing dimulai dari aktivitas pemilihan vendor. Awalnya akan terdapat beberapa list vendor yang terpilih. Dari situ, bagian purchasing akan menentukan vendor mana yang akan dipilih untuk menjadi rekan.


Biasanya akan ada beberapa pertimbangan dalam memilih vendor. Informasi-informasi mengenai vendor pada umumnya didapat dari berbagai sumber, seperti direktori perdagangan, iklan, email rekomendasi diri dari vendor tersebut, pameran-pameran, dan saran dari beberapa pihak terkait.


Harga bukan satu-satunya penentu dalam mengambil keputusan. Sebab harga masih bisa dinegosiasi. Informasi yang paling dibutuhkan adalah apakah vendor tersebut memiliki kemampuan untuk menyediakan barang atau jasa dengan jumlah dan kualitas yang diinginkan. Jika memang semua vendor masuk dalam kriteria, barulah harga menjadi penentu terakhir untuk memilih mana vendor yang akan digunakan.


Melakukan Pemesanan Barang / Jasa Dengan PO


Langkah selanjutnya setelah memilih vendor yang sesuai dengan kriteria adalah menyusun PO (Purchase Order). Dokumen purchase order nantinya harus dikirim kepada vendor, baik itu melalui email maupun dikirim langsung, sebagai bukti adanya pemesanan barang atau jasa. Di dalamnya akan memuat jenis, jumlah pemesanan dan harga produk yang telah disetujui sebelumnya.


Menerima DO (Delivery Order) atau WO (Work Order) dan Memantau Pesanan Perusahan


Setelah DO atau WO diterima, maka bagian purchasing juga harus rutin melakukan pengecekan sampai dimana barang atau jasa yang telah dipesan sebelumnya. Tujuannya agar kegiatan atau proses bisnis selanjutnya dapat ditetapkan dan menghindari proses bisnis tersebut berhenti. Dengan begitu akan terhindar dari risiko kerugian.


Menerima Barang dan Pemeriksaan


Barang yang telah sampai harus diperiksa, apakah pesanan sesuai degan ketentuan dalam purchase order, yaitu jumlah, jenis dan kualitas. Jika tidak sesuai, maka bagian purchasing berhak mengajukan pengembalian.


procurement vs purchasing

Pengecekan 3 Arah: Invoice, DO / WO & PO


Sebelum melakukan pembayaran, bagian Purchasing wajib untuk melakukan pengecekan ulang terhadap kecocokan nilai, pajak, kuantitas dalam setiap dokumen transaksi yaitu; Invoice, delivery order / work order, dan PO. Ini dilaksanakan untuk menghindari perbedaan-perbedaan nilai, yang sangat mungkin ada pada setiap dokumen. Apabila sampai salah, maka tidak sebentar effort yang harus dikeluarkan untuk membuat dokumen-dokumen baru.


Pembayaran Tagihan & Faktur


Purchasing juga wajib untuk mengurus pembayaran barang atau jasa yang dipesan sebelumnya. Pembayaran harus tepat waktu dan sesuai dengan kesepakatan. Entah itu secara tunai atau melalui cicilan.


Dalam purchasing dibutuhkan seseorang yang pandai dalam bernegosiasi harga. Tujuannya agar sesuai dengan budget atau anggaran yang telah disetujui sebelumnya.


Jika dilihat dari prosesnya seperti tidak ada perbedaan antara procurement dan purchasing. Namun seperti yang dijelaskan sebelumnya, procurement merupakan seluruh proses dari pengadaan barang dan jasa. Sedangkan purchasing merupakan bagian dari procurement. Jadi purchasing ada di dalam procurement. Kedua istilah tersebut merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.


PURCHASING

Tugas purchasing hanya melingkupi pada proses pembelian. Setelah terjadi pembelian maka selesailah tugas purchasing. Sedangkan procurement masih berlanjut hingga aktivitas pengadaan barang atau jasa benar-benar selesai. Jika terjadi sesuatu pada saat proses pembelian, maka bagian purchasing yang wajib bertanggung jawab.


KESIMPULAN ARTIKEL PURCHASING VS PROCUREMENT


Apakah Anda sudah paham perbedaan antara procurement & purchasing? Hal ini penting karena Karyawan bagian purchasing harus mengetahui scope pekerjaannya di dalam departemen procurement. Walaupun sekilas sama, ternyata proses purchasing itu sendiri adalah bagian atau sub-proses dari proses procurement secara keseluruhan. Dimana purchasing hanya mencakup beberapa kegiatan di dalam proses procurement. Semoga bermanfaat, salam!

purchasing penjelasan

Di zaman digital saat ini, sebagian besar individu sudah mulai menggunakan internet dan teknologi digital untuk belanja barang atau jasa yang diinginkan. Ditawarkannya kemudahan dan dapat di akses dimana saja menjadikan nilai tambah yang bermanfaat untuk pelanggan & perusahaan. Salah satu proses yang telah mengalami perubahan adalah proses purchasing. Digitalisasi membawa proses purchasing berevolusi menjadi e-purchasing.


Walaupun istilah ini di Indonesia masih di bilang cukup baru dan identik dengan pembelian pengadaan barang atau jasa yang berkaitan dengan pemerintahan. Di luar Indonesia, e-purchasing tidak hanya digunakan dalam pemerintahan, tapi juga oleh masyarakat biasa. Untuk lebih mengenal pembelian secara elektronik ini, berikut pembahasan secara lengkap.


PURCHASING ADALAH – DEFINISI & TANGGUNG JAWAB


Sebelum mengenal apa itu e-purchasing, ada baiknya mengenal terlebih dahulu mengenai purchasing. Dalam bahasa Indonesia, purchasing memiliki arti pembelian yang dalam suatu organisasi berarti suatu proses pemesanan barang atau jasa untuk digunakan dalam melancarkan kegiatan operasional.


pemahaman purchasing

Biasanya purchasing memiliki SDM (Sumber Daya Manusia) tersendiri. Perannya adalah melakukan pembelian yang diminta oleh divisi lain dalam perusahaan. Tidak hanya itu, purchasing juga bertanggung jawab atas barang atau jasa yang dipesannya. Berikut beberapa tanggung jawab yang harus dikerjakan oleh purchasing:


1. Purchasing Menerima dan menganalisis kebutuhan perusahaan


Purchasing wajib menerima perminataan pembelian, selama memang untuk kepentingan operasional perusahaan. Namun, sebaiknya purchasing menganalisis kembali apakah barang atau jasa tersebut memang benar dibutuhkan, atau hanya digunakan untuk kepentingan pribadi.


2. Departemen Purchasing Menganalisa & Memilih Supplier & Vendor


Mencari dan menentukan supplier juga merupakan tugas dari purchasing. Mereka harus memiliki data-data supplier yang sesuai dengan kualitas perusahaan dan sesuai dengan harga di dalam anggaran. Pemilihan supplier bisa melalui proposal yang ditawarkan, iklan, atau atas saran orang lain.


3. Tim Purchasing Melakukan Pemesanan Pada Supplier


Untuk pemesanan harus membuat formulir purchase order. Sebaiknya formulir tersebut harus dibuat beberapa rangkap, guna menjadi arsip bagi beberapa bagian. Nantinya ini akan menjadi bukti bahwa perusahaan pernah atau sedang melakukan pemesanan barang atau jasa tersebut.


4. Staff Puchasing Memantau Pengiriman Barang


Tidak hanya sampai disitu, tetapi selama masa pengiriman, bagian purchasing juga harus memantau lokasi barang atau jasa tersebut hingga sampai di gudang perusahaan. Apabila yang dibeli adalah jasa, maka tim purchasing harus memastikan bahwa pekerjaan selesai sesuai kontrak.


5. Bagian Purchasing Memeriksa Kualitas Barang Pesanan & Pekerjaan


Setelah barang sampai, maka purchasing wajib memeriksa produk yang dipesan. Harus dipastikan apakah sesuai dengan pesanan (jumlah dan kualitas)? Apakah ada cacat produksi? Jika ada yang tidak memenuhi syarat sesuai dengan PO maka, purchasing bisa meretur demi menjaga kualitas.


6. Staff Purchasing Membayar Faktur


Pembayaran bisa dilakukan dengan cicilan atau tunai, tergantung kesepakatan kedua belah pihak. Purchasing bertugas untuk melunasi pembelian tersebut hingga lunas, sehingga skill dalam komunikasi untuk staff purchasing itu penting.


purchasing adalah apa

Purchasing merupakan kegiatan pembelian yang dilakukan secara manual. Prosesnya bisa melalui email, telepon dan lainnya. Kelemahan dari sistem ini adalah bagian purchasing harus terus menerus melakukan kontak dengan supplier mulai dari pemesanan barang hingga barang sampai ditempat. Tentunya hal ini juga akan meningkatkan biaya dan tidak efektif. Apalagi jika pembelian yang terjadi bisa lebih dari satu transaksi.


Baca Juga: Apa itu Procurement? Definisi & Penjelasan Lengkap


Kelebihannya adalah dapat menjalin hubungan yang lebih akrab dengan supplier. Tetapi kelebihan ini terkadang menjadi boomerang. Sebab mungkin saja pihak supplier akan merasa terganggu, mengingat pemesanan tidak hanya oleh 1 atau 2 perusahaan saja.


E-PURCHASING ADALAH – DEFINISI


penjelasan purchasing adalah

Di Indonesia, e-Purchasing sudah diatur dalam Peraturan Presiden (PerPres) Nomor 54 Tahun 2010 tentang pengadaan barang atau jasa pemerintah.  Disini dikatakan bahwa e-Purchasing adalah tata cara pembelian barang atau jasa melalui sistem katalog elektronik.


Sejak tahun 2010 memang pemerintah mulai menggunakan e-Purchasing karena mulai mengakomodasi e-Marketing dalam sistem pengadaan. PerPres Nomor 54 Tahun 2010 sempat direvisi dengan PerPres 70 Tahun 2012 pada pasal 110, yang berisi:


Ayat (1)


Ayat (1) e-Purchasing dilaksanakan memiliki tujuan untuk terciptanya suatu proses pemilihan barang/jasa secara langsing melalui katalog elektronik atau e-Catalouge. Hal ini memungkinkan semua ULS atau pejabat pengadaan dapat memilih barang/jasa sesuai yang mereka ingingkan serta menciptakan efisiensi biaya dan waktu pada proses pemilihan barang/jasa dari sisi penyedia dan pengguna.


Ayat (2a)


Ayat (2a) Barang atau jasa yang dapat di inout dalam katalog merupakan barang/jasa yang sudah ada atau tersedia dan sudah terjadi kompetisi di pasar, contohnya adalah kendaraan (motor, mobil, truck, bus, dan lain sebagainya), alat berat (excavator), peralatan IT, alat kesehatan, obat-obatan, sewa penginapan atau hotel atau ruang rapat atau balai, tiket akomodasi (pesawat maupun kereta) dan pengadaan benih.


lkpp purchasing

Ayat (3)


Ayat (3) Menurut Kontrak Payung (Framework Contract), LKPP menayangkan daftar barang/jasa serta spesifikasi dan harga pada katalog elektronik (e-Catalouge). Untuk melihat contoh katalog elektronik ini dapat mengakes www.e-katalog.lkpp.go.id


Sedangkan dalam arti swasta (tidak menyangkut pemerintahan) adalah otomatisasi dan perluasan suatu proses pembelian dan penjualan secara online, dimulai dari proses penciptaan katalog atau daftar permintaan hingga sistem pembayaran.


Pihak-pihak yang terlibat dalam proses ini adalah bagian kantor atau group anggota, pasar elektronik atau marketplace, serta web dari penjual. Secara sederhana e-Purchasing menunjukan proses dalam memperoleh barang atau jasa yang dapat di lakukan secara elektronik.


po

Sebenarnya definisi dari e-Purchasing antara pemerintah dan swasta tidak begitu jauh, pada intinya sama-sama menunjukan proses jual beri barang atau jasa secara otomatis. Namun, pembelian secara elektronik pada pemerintah sangat ketat dan diatur dalam undang-undang, serta terkait dengan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan Negara.


Misalkan pengadaan kursi dan meja untuk sekolah negeri XX atau pengadaan sewa alat berat untuk proyek pembangunan jembatan. Sedangkan pada swasta bisa bermacam-macam dan biasanya untuk kepentingan pribadi. Misalkan pengadaan komputer pada PT. XXX (milik swasta) atau pengadaan mobil pada bank swasta.


KELEBIHAN E-PURCHASING


Saat ini memang e-purchasing banyak dipilih orang, karena kemudahan dan keamanan dalam bertransaksi dengan pihak luar. Pengguna pertama di Indonesia adalah bagian pemerintahan, yang kemudian mulai diikuti pihak swasta. Beberapa kelebihan ini lah yang menyebabkan individu bergerser memulai menggunakan e-Purchasing.


Mudah Digunakan


Memberikan kemudahan bagi pengguna, terutama bagi pihak pembeli, karena tertulis dengan lengkap tata cara melakukan pembelian atau masuk dalam pengadaan barang dan jasa. Sehingga nantinya tidak perlu bingung.


Lebih Akurat


Memberikan kepastian dalam spesifikasi teknis dan memberikan acuan harga yang kurang lebih sama. Tidak perlu repot lagi membuat spesifikasi, karena semuanya sudah tertera dalam e-Katalog.


Hemat Biaya


Menghemat atau menekan biaya untuk dokumen fisik. Jika biasanya menggunakan banyak kertas, maka melalui e-Purchasing semuanya ada dalam perangkat lunak dalam bentuk data yang di arsipkan. User masih bisa membuat laporan dari fasilitas history yang disediakan.


Tidak Ada Proses Sanggahan


Karena keseluruhan diatur oleh sistem, maka tidak ada proses sanggahan. Pemenang atau vendor akan secara otomatis ditentukan dan di umumkan sesuai dengan kualifikasi. Dengan ini maka masalah hukum lainnya dapat dihindari. Sebab ketika seseorang memutuskan ikut pengadaan, secara tidak langsung menyetujui peraturan yang tertera disana.


Mudah Diawasi


Memudahkan untuk pengawasan atau monitoring. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, e-Purchasing memiliki fasilitas history. Melalui fasilitas ini manajemen akan memiliki laporan dan membuat analisa sebagai bahan mengumpulkan data.


pengadaan barang online
Online Shopping Concept

Pasar Lebih Mudah Terbentuk


Membentuk pasar semakin jelas dan terukur. Sebab e-Purchasing merupakan tata cara pembelian atau penjualan yang sudah di atur sebelumnya. Secara tidak langsung seperti menciptakan SOP sendiri. Selain itu, mudah dalam menentukan segmen pasar, karena barang dan jasa yang di cari sudah dijelaskan sebelumnya.


Pengiriman Lebih Cepat


Mempercepat datang nya barang atau jasa. Baik pemerintah maupun untuk swasta. Sebab pemberi barang dan jasa memiliki tenggat waktu yang telah ditentukan, hingga barang atau jasa tersebut sampai di alamat pembeli. Tentunya akan membantu pihak pembeli untuk melanjutkan proyek atau bisnisnya, tanpa takut adanya perhentian proyek atau produksi.


Penyerapan Anggaran Cepat


Penyerapan anggaran lebih cepat karena dilakukan secara elektronik. Begitu terjai proses pemesanan dan e-Purchasing berjalan, maka anggaran harus segera dikeluarkan untuk pembayaran barang atau jasa. Ini akan membantu anggaran berjalan sesuai rencana.


Sebab jika dilakukan secara manual, maka bisa saja proses pemesanan hingga pembayaran memakan waktu diluar periode anggaran. Pada kasus tertentu ada anggaran yang dihanguskan atau dikembalikan jika pada akhir periode masih tersisa. Tentunya e-Purchasing membantu agar anggaran yang di alokasikan sebelumnya dapat dipakai sesuai dengan kebutuhan pada periode saat ini.


Hemat Waktu


Mengehemat waktu. Proses sangat cepat dan dapat ditinggal begitu penentuan vendor terjadi. SDM bisa melakukan hal lain yang lebih produktif. Tentunya kelebihan ini juga bisa mendorong peningkatan proses bisnis perusahaan.


melihat data

Tidak Diskriminasi


Jika menggunakan sistem lelang, maka tidak ada perbedaan bagi perusahaan baru atau lama dan perusahaan kecil atau besar. Semua bebas mengikuti lelang, selama syarat yang diajukan dipenuhi. Ini akan membuka peluang pasar bagi perusahaan baru dan menjadikan pasar persaingan sehat.


Penggunaan SDM Maksimal


Dapat memaksimalkan penggunaan SDM, karena hanya perlu paling tidak 1 user untuk menjalankan sistem ini. Jadi 1 user ini hanya akan fokus bekerja untuk sistem pengadaan ini dari awal hingga akhir.


KELEMAHAN E-PURCHASING


Setiap sistem memang diciptakan untuk mempemudah pekerjaan tangan manusia. Dari yang sebelumnya dilakukan secara manual dan memakan waktu, menjadi serba otomatis dan bisa dilakukan bahkan hanya dengan duduk. Tetapi yang namanya sistem tidak selalu mendatangkan kelebihan 100%. Bagaimanapun sistem adalah buatan manusia yang masih memiliki kelemahan sebagai berikut:


Pengguna Harus Adaptasi Penggunaan

E-Purchasing memang memiliki kelebihan menjangkau pedangan kecil agar bisa bersaing dengan pedagang besar. Namun karena digagas secara elektronik, masih banyak pedagang kecil yang tidak tahu cara menggunakannya. Hal ini mungkin dapat diatasi dengan di adakan program pengenalan internet serta pengenalan pengadaan, e-Katalog hingga e-Purchasing.

Internet Tidak Tersedia Di Semua Daerah

Perkembangan e-purchasing juga terbatas untuk daerah-daerah tertentu. Karena menggunakan jaringan internet, maka beberapa daerah yang masih tidak memiliki jaringan internet tidak dapat mengikuti proses ini. Untuk masalah ini mungkin tidak dapat diatasi langsung.


purchasing maksudnya apa

Resiko Diretas Hacker


Sistem memiliki resiko besar oleh serangan hacker. Beberapa hacker memiliki tujuan meretas sistem e-Purchasing untuk hanya sekedar iseng atau demi mendapatkan data yang diinginkan. Data memang sangat penting bagi pihak yang berkaitan dengan e-Purchasing, karena menyangkut rahasia perusahaan.


Untuk menghindari kekurangan ini maka sistem keamanan harus ditingkatkan secara berkala. Sewalah atau pekerjakan individu yang berkaitan dengan IT, untuk ditugaskan mencari kelemahan dari sistem tersebut dan memperbaikinya.


KESIMPULAN ARTIKEL PURCHASING & E-PURCHASING


Kita sudah mengerti bahwa purchasing adalah kegiatan pengadaan barang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Kita mengerti bahwa e-purchasing adalah kegiatan purchasing yang telah didigitalisasi. Bahasan tentang kelebihan serta kekurangan dari e-Purchasing berdasarkan pandangan pemerintah dan swasta juga telah dibahas.

Di antara kelemahan nya, masih banyak yang memanfaatkan sistem pembelian elektronik ini untuk kepentingan pekerajan masing-masing. Berbagai macam kelebihannya masih bisa digunakan untuk menutupi kelemahan, apalagi dari kelemahan-kelemahan tersebut ternyata bisa diatasi secara perlahan.


Di era globalisasi ini, sejatinya penting menggunakan e-Purchasing. Banyak masyarakat yang saat ini pekerjaannya dilakukan dengan cara mobile, alias tidak berdiam diri di 1 tempat atau kantor. e-Purchasing memberikan kemudahan baik bagi pihak pembeli mau penjual untuk terus menerus memonitoring.


Bagi penjual ia dapat melihat pengadaan baru atau penawaran, serta dapat mengkontrol dimana barang atau jasa tersebut saat ini. Sedangkan bagi pihak yang mengadaan pengadaan atau pembeli, dapat melihat daftar harga vendor-vendor yang menawarkan barang atau jasa yang dicari, tanpa perlu repot-repot mendatangi satu persatu. Pihak pembeli juga dapat menentukan ingin produknya sampai pada tanggal berapa, serta membantu untuk meilihat data vendor secara lengkap. Tentunya ini membantu untuk menghindari mendapatkan merk palsu atau penipuan lainnya. Semoga artikel ini bermanfaat ya! Salam!

tes sop

Apa itu SOP? Standar Operasional Perusahaan atau yang sering disebut dengan SOP merupakan prosedur wajib untuk setiap badan usaha maupun hanya sekedar organisasi. Tujuan dari adanya prosedur ini adalah untuk membantu jalannya kegiatan operasional perusahaan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan bersama. Sop adalah prosedur tertulis yang menjelaskan bagaimana sebuah organisasi beroperasi, dan berinteraksi dengan pihak luar, serta mengatur interaksi antara departemen di dalamnya.


penjelasan sop

SOP sendiri tidak hanya mengatur standar seluruh perusahaan, namun standar operasional per divisi juga perlu disusun. Untuk menyusun prosedur standar memang tidak bisa sembarangan atau asal sesuai dengan keiinginan diri sendiri. Ada beberapa tahapan yang perlu dilakukan untuk dapat menghasilkan SOP yang benar-benar matang, sehingga dapat membantu meningkatkan profesionalitas perusahaan.


SEBELUM MELAKUKAN PENGETESAN SOP


Untuk membuat SOP yang sesuai dan turut membangun perusahaan tidak bisa hanya satu kali percobaan. Trial & error sangatlah penting hingga mendapatkan prosedur standaryang diharapkan. Sebelum melakukan pengetesan tersebut, ada baiknya jika mengikuti tahapan berikut:


1. Cek Struktur Perusahaan / Organisasi Anda


Perhatikan apakah perusahaan memiliki divisi yang berbeda atau menjadi satu kesatuan (tidak ada pemisahan divisi). Jika ada divisi, maka persiapkan setiap managernya untuk turut membantu dalam menyusun SOP. Sebab yang paling mengetahui kegiatan operasional masing-masing divisi tersebut adalah menagernya.


2. Libatkan Seluruh Anggota Perusahaan Dalam Penyusunan SOP


Kumpulkan anggota perusahaan, mulai dari manager per divisi (wajib), pemimpin atau CEO (tidak wajib), HRD (wajib), wakil direktur (wajib), dan orang dengan jabatan lainnya yang kiranya dibutuhkan dalam membuat prosedur standar.


meeting sop

HRD di wajibkan ikut karena dianggap paling mengerti tentang SDM (Sumber Daya Manusia) perusahaan. Sedangkan wakil direktur guna mewakilkan direktur untuk menyetujui atau tidak prosedur standar yang diajukan.


3. Menentukan Visi Misi Untuk Diaplikasikan Kepada SOP


Menentukan bersama tujuan perusahaan atau visi dan misi, kemudian mengaplikasikannya dalam SOP yang akan disusun. SOP harus mendukung terwujudnya tujuan perusahaan melalui SDM dan proses operasional sehari-hari yang diatur lewat SOP.


4. Menentukan KPI (Key Performance Index) Untuk SOP


Key Performance Index adalah suatu nilai kuantitatif yang digunakan untuk mengukur efektivitas dari sebuah kegiatan bisnis untuk mencapai objektif strategis perusahaan. Sehingga, diaplikasikannya sebuah prosedur standar dalam sebuah perusahaan, sudah jelas bertujuan untuk membantu anggota perusahaan untuk mencapai objektif tersebut.


efektivitas sop

Contoh KPI misalnya: jumlah pelanggan perbulan, jumlah produksi perbulan, jumlah pengunjung situs perbulan. Sedangkan dalam konteks KPI untuk prosedur standar, tujuannya adalah untuk melihat apakah SOP ini akan bisa meningkatkan produktivitas dari sebuah organisasi. Contoh KPI; peningkatan aftersales service perbulan (berapa servis yang bisa diselesaikan dalam sebulan), atau misalnya peningkatan transfer data antar departemen (berapa jumlah peningkatan data antar departemen) dan sebagainya.


MENGUKUR EFEKTIVITAS PROSEDUR STANDAR DALAM PERUSAHAAN


Perlu diingat bahwa, penyusunan prosedur standar selain sesuai dengan tujuan perusahaan, harus sesuai dengan pertauran undang-undang ketenagakerjaan. Jika tidak, maka karyawan berhak menuntut perusahaan. Setelah melalui 3 tahapan diatas, maka perlu adanya trial & error hingga mendapatkan prosedur standar yang sesuai.



Setidaknya diperlukan waktu 1 kuartal (3 bulan) untuk dapat menilai hasil kerja SOP. Sebab laporan keuangan juga digunakan sebagai landasan penilaian. Setelah masa 1 kuartal, tim perencanaan SOP wajib melakukan evaluasi kinerja melalui beberapa tahapan berikut:


1. Diskusi performa 1 kuartal. Pada akhir periode kumpulkan tim penyusun prosedur standar untuk dimintai penilaian terhadap penerapan prosedur standar selama 1 kuartal. Apakah ada yang harus diperbaiki? Apakah sudah tepat sasaran? Atau mungkin ada saran dari bawahan mereka? Semua harus dipertimbangkan, sebab perusahaan bisa berjalan karena adanya kerjasama dari semua pihak.


2. Buatlah jurnal / log perubahan & rencana perubahan SOP ke tahap berikutnya. Agar diketahui dan dapat di monitor kenapa setiap konten prosedur diubah, dan dapat dipantau yang mana proses yang dapat digunakan dan yang mana yang tidak.


3. Bandingkan antara kompetensi yang dimiliki karyawan dengan standar yang berlaku di perusahaan. Sehingga standar tersebut dapat dilaksanakan tanpa hambatan yang dikarenakan kekurangan kompetensi. Adakah kompetensi yang harus diperoleh oleh para pelaksana prosedur standaruntuk memperbaiki kinerja pelaksanaan? Kalau ada maka proses tersebut harus diperbaiki atau harus ada peningkatan kompetensi pegawai.


4. Jalankan kembali SOP yang telah dievaluasi dan direvisi selama 1 kuartal berikutnya. Kemudian kembali evaluasi pada akhir periode. Ulangi langkah yang sama, agar perencanaan dan pelaksanaan SOP baru ini dapat berhasil dieksekusi oleh para pelaksana.


pengetesan SOP

Jalankan terus pengetesan efektivitas ini. Hingga benar-benar menemukan prosedur yang dapat memebantu anggota organisasi untuk mencapai visi dan misi perusahaan.  Jangan ragu untuk trial & error, sebab kesalahan dapat ditemukan saat penerapan berlangsung.


Selalu minta saran pada setiap anggota dalam perusahaan, khususnya manager per divisi, sebab mereka yang paling mengerti tentang anggota divisi tersebut. Jika dilakukan dengan benar dan sesuai tahapan diatas, maka pasti akan tercipta prosedur yang efektif dan meningkatkan kinerja perusahaan. Semoga bermanfaat!

tender adalah apa si?

Tender adalah aktivitas yang sering dilakukan bagi sebagian masyarakat Indonesia. Biasanya aktivitas ini akan melibatkan dua belah pihak, yaitu penyelenggara dan vendor atau penyedia. Tender tidak selalu berhubungan dengan pengadaan atau lelang oleh pemerintahan, ada juga pihak swasta yang mengadakan tender.


tender adalah
apa sih yang dimaksud dengan tender?

Bagi orang awam, mungkin mereka belum mengerti bahwa tender adalah suatu aktivitas dimana perusahaan peserta bersaing untuk mendapatkan sebuah proyek dari perusahaan penyelenggara. Namun ini adalah Definisi tender. Lalu apakah arti dari tender sebenarnya? Apa tujuan dan manfaat tender? Berikut penjelasannya!


DEFINISI TENDER & PERBEDAANNYA DENGAN LELANG


Lelang menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah penjualan di hadapan banyak orang (dengan tawaran atas mengatasi), yang dipimpin oleh pejabat lelang.


Jika menurut Peraturan Menteri Keuangan yang mengatur tentang pelaksanaan lelang, definisi dari lelang adalah penjualan suatu barang secara terbuka untuk umum dengan penawaran harga secara tertulis dan/atau lisan yang semakin meningkat atau menurun nilainya untuk mendapatkan harga tertinggi, yang di dahului dengan pengumuman lelang.


Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), tender adalah suatu nilai tawaran untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan barang.


lelang dan tender itu mirip

Lalu apakah lelang dan tender adalah merupakan 2 istilah yang berbeda? Jika dilihat dari KBBI memang berbeda, namun terdapat perubahan dari peraturan nomor 54 tahun 2010 mengenai pengadaan barang dan jasa, bahwa istilah lelang akan disamakan dengan istilah tender.


Jadi definisi tender adalah suatu aktivitas menjual barang atau jasa (bisa berupa paket pekerjaan) yang melibatkan penyelenggara lelang atau tender, dan diikuti oleh beberapa vendor atau penyedia yang saling “mengadu” harga penawaran satu sama lain.


FUNGSI & MANFAAT TENDER ADALAH…


Fungsi kegiatan tender adalah agar penyelenggara mendapatkan penawaran terbaik diantara puluhan atau ratusan penawaran dalam pengadaan barang atau jasa. Tender memiliki manfaat baik bagi penyelenggara maupun bagi peserta. Bagi penyelenggara manfaatnya adalah sebagai berikut:


1. Penyelenggara Lebih Efektif Dalam Pengadaan Barang & Jasa


tender adalah proses pemilihan mitra melalui sistem lelang

Untuk perusahaan yang mengadakan tender, tentunya mereka akan menemukan banyak penawaran barang & jasa dari berbagai perusahaan. Secara objektif perusahaan, ini sangat menguntungkan karena menghemat waktu, dan peserta tender akan berlomba untuk memberikan penawaran terbaik.


2. Tender Adalah Proses Bersifat Terbuka & Transparan Bagi Semua Pihak


Tender biasanya bersifat terbuka, sehingga setiap penawaran dari setiap perusahaan dapat terlihat oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Ini meminimalisir adanya penipuan atau bid and run. Terutama dimana pada umumnya proses tender dilakukan oleh peserta yang sudah terverifikasi.


proses tender itu transparan sehingga sulit untuk korupsi

Ini menguntungkan untuk kedua belah pihak, penyelenggara dan peserta. Dimana bagi penyelenggara tentunya hal ini dapat membantu untuk proses analisa perusahaan peserta. Dimana untuk peserta, tentunya bermanfaat untuk mengukur kemampuan kompetitor dan merumuskan penawaran sesuai kebutuhan penyelenggara dengan sistem yang transparan.


3. Harga Yang Ditawarkan Semakin Murah Dengan Fitur / Spek Yang Semakin Baik Untuk Penyelenggara


Dalam tender paket pekerjaan atau pengadaan barang, harga yang di dapat oleh pihak penyelenggara akan seminimal mungkin, dimana akan membantu menghemat anggaran yang telah ditentukan sebelumnya.


tender memberikan penawaran terbaik untuk penyelenggara.

Atau dengan harga yang sama, perusahaan penyelenggara akan mendapatkan fitur / jumlah produk yang lebih baik dari seharusnya. Karena adanya kompetisi yang ketat pada peserta tender yang berlomba-lomba mendapatkan proyek tersebut.


Nah, kalau para peserta sampai berlomba-lomba berkompetisi dengan peserta lain, memang manfaatnya apa untuk para peserta tender? Bagi peserta lelang atau penyedia, manfaat yang akan di dapat adalah sebagai berikut:


4. Menambah Omset Perusahaan Penyelenggara & Peserta


Bagi peserta, tender dalam bentuk pengadaan barang dan jasa atau paket pekerjaan, tentunya akan membantu untuk menambah omset perusahaan. Semakin besar nilai kontrak maka akan semakin membantu pertumbuhan operasional perusahaan.


Sedangkan untuk Penyelenggara, tentunya akan ada penghematan budget. Hal ini dikarenakan sistem kompetisi pada proses tender yang membuat para peserta berlomba-lomba untuk memberikan penawaran sebaik mungkin dengan harga semurah mungkin.


5. Memperbanyak Portfolio Projek Bagi Peserta


Perusahaan peserta yang memenangkan tender dan selesai mengerjakan proyek tersebut, tentunya dapat memasukkan projek tersebut kedalam portfolio mereka. Hal ini sangat menguntungkan karena ini akan menciptakan suatu bukti bahwa perusahaan tersebut mumpuni dan telah dipercaya oleh berbagai pihak untuk menyelesaikan suatu projek.


6. Menambah Relasi Bisnis Untuk Semua Pihak


Pada sebuah projek, memang perusahaan peserta tentunya akan memperoleh kontak penyelenggara dan para peserta yang turut andil. Tentunya hal ini menguntungkan karena di masa depan bisa saja ternyata mereka saling membutuhkan satu sama lain.


tender merupakan proses yang bermanfaat untuk mencari relasi.

5. Kontinuitas Projek Yang Baik Untuk Ekonomi Perusahaan


Pemenang tender biasanya sudah dalam posisi yang sangat mapan. Karena apabila penyelenggara sudah senang dengan cara kerja pemenang, maka pemenang (dalam konteks penyelenggara swasta) bisa saja selalu dipilih untuk mengerjakan projek dalam bidang tersebut setiap tahun. Sehingga pemenang tidak perlu lagi mengikuti tender.

KESIMPULAN ARTIKEL TENDER ADALAH…


Tender adalah proses yang bermanfaat untuk para peserta dan tentunya pihak penyelenggara. Pada esensinya, penyelenggara akan mendapatkan penawaran yang semakin baik dan semakin cost efficient. Sedangkan untuk para peserta, apabila mereka memenangkan sebuah tender tentunya proyek tersebut akan meningkatkan omset perusahaan.


Nah itulah tadi penjelasan tentang Tender. Tentunya pemahaman ini akan bermanfaat untuk perusahaan Anda yang mungkin dimasa depan akan mengadakan atau mengikuti tender dari perusahaan lain. Jangan lupa baca apa itu procurement untuk memahami proses pengadaan barang dan jasa ya. Salam!

Aanwijzing merupakan istilah yang masih asing terdengar di masyarakat karena bahasanya sendiri bukan berasal dari bahasa Indonesia, melainkan dari bahasa Belanda.

Istilah Aanwijzing ini sering terdengar oleh mereka yang pekerjaannya berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa atau procurement, baik itu dalam bidang pemerintah maupun swasta.

Aanwijzing
Pembahasan Tentang Aanwijzing

Ternyata istilah Aanwijzing dalam dunia procurement adalah istilah yang wajib untuk diketahui. Apa sih artinya Aanwijzing? Kok tidak terdengar seperti bahasa Indonesia?

DEFINISI AANWIJZING & TUJUANNYA

Aanwijzing jika secara sederhana diartikan ke dalam bahasa Indonesia mempunyai arti indikasi, intruksi, rekomendasi, penugasan, persiapan dan sejenisnya.

Namun, dalam dunia pengadaan atau procurement, aanwijzing yaitu suatu kegiatan pertemuan antara pemilik tender dengan seluruh peserta tender yang lolos dalam seleksi Tender (baca apa itu tender).

Jadi Aanwijzing sendiri adalah satu sub-proses dalam proses procurement yang panjang (baca artikel tentang procurement adalah). Tujuannya adalah untuk membicarakan tentang pekerjaan atau proyek yang di lelangkan sebelumnya secara detail dan rinci. Ini dilakukan untuk memperjelas ruang lingkup paket pengadaan serta beberapa syarat dan ketentuan yang telah tercatat dalam dokumen pemilihan.

Tujuan adanya Aanwijzing itu apa sih?

Adapun syarat umum untuk mengikuti proses ini contohnya seperti; tingkatan tertentu perusahaan peserta (E.g. CV, PT, Etc.), dokumen-dokumen legal, harga penawaran dengan maksimal batas pagu, portfolio proyek, alat-alat atau perlengkapan, tenaga ahli, dan syarat lainnya.

Misalkan, pada persyaratan lelang ada syarat bahwa peserta lelang harus memiliki perusahaan berupa PT (Perseroan Terbatas). Maka pada saat Aanwijzing peserta yang lolos diharuskan membawa dokumen yang membuktikan, bahwa perusahaan yang terdaftar sudah dalam bentuk PT. Bisa dipastikan para peserta yang masih CV (Commanditaire Vennootschap) tidak dapat lolos.

Biasanya dokumen yang diminta harus asli dan tidak boleh dalam bentuk scan, fotocopy maupun soft copy. Ini untuk menghindari adanya manipulasi data. Jika peserta tidak dapat menunjukan bukti atau dokumen asli, maka secara otomatis akan digugurkan.

Ini akan membuat adanya kesamaan pemahaman antara peserta dengan penyelenggara atau Kelompok Kerja Pemilihan (Pokja), serta untuk diskusi bila ada masukan atau kemungkinan adanya koreksi dalam dokumen pemilihan tersebut.

Durasi atau waktu lamanya aanwijzing dapat disesuaikan sesuai dengan kompleksitas pekerjaannya. Akan ada diskusi atau tanya jawab antar penyelenggara dengan peserta, agar semua ruang lingkup pekerjaan / proyek yang Diadakan lebih jelas.

Waktu yang diberikan sangat fleksibel, hingga pertemuan dapat diakhiri jika seluruh penjelasan sudah jelas dan semua pertanyaan telah terjawab. Nantinya kumpulan tanya jawab, hasil diskusi, dan seluruh penjelasan akan di masukan kedalam BAPP (Berita Acara Pemberian Penjelasan).

HAL-HAL YANG DISEPAKATI PEMILIK & PESERTA TENDER DALAM AANWIJZING

Tentunya proses Aanwijzing diadakan agar kesepakatan atau consensus terjadi antara pemilik dan peserta tender. Beberapa hal yang harus disepakati antara penyelenggara dan peserta tender dalam Aanwijzing adalah:

Lingkup Pekerjaan Proyek Dijelaskan di Proses Aanwijzing

Peserta harus memahami lingkup pekerjaan yang diikuti dalam lelang. Hal ini bertujuan untuk mengukur apakah peserta mampu mengerjakan pekerjaan tersebut.

Metode Pemilihan Dalam Proses Aanwijzing

Penyelenggara menentukan metode untuk memilih peserta lelang yang akan lolos nantinya. Metode ini biasanya di diskusikan oleh seluruh anggota dari panitia hingga PPK (Pejabat Pembuta Keputusan).

Cara Penyampaian Dokumen Penawaran

Dokumen penawaran dalam e-procurement akan di upload peserta kedalam web yang telah ditentukan. Biasanya akan tertera tanggal dan jam akhir batas upload dokumen penawaran. Peserta yang upload melebihi batasan waktu tersebut secara otomatis akan gugur.

Kelengkapan Dokumen Terlampir Untuk Proses Aanwijzing

Semua dokumen yang menjadi syarat umum harus di upload. Ini menunjukan bukti bahwa benar perusahaan memenuhi syarat yang telah diajukan panitia sebelumnya.

Metode Evaluasi Aanwijzing

Penyelenggara kemudian akan mengevaluasi seluruh dokumen yang diserahkan oleh peserta. Perusahaan yang lolos, kemudian akan memasuki tahap selanjutnya.

Segala Perkara Yang Dapat Mengugurkan Peserta

Pihak penyelenggara akan mencari sedetail mungkin apakah ada kekurangan, yang sekiranya dapat menggugurkan peserta. Sebab dalam pengadaan pada umumnya hanya akan ada 1 pemenang.

Jenis Kontrak Yang Akan Disepakati

Kontrak memiliki 2 jenis, yaitu Stakes of Procurement Contracts dan Fixed Procurement Contracts. Stakes of Procurement Contracts adalah kontrak yang merinci syarat dan ketentuan untuk suatu proyek atau pengadaan tertentu.

Biaya dalam kontrak ini tidak akurat dan dapat mengakibatkan adanya biaya lain yang keluar. Sedangkan Fixed Price Contract adalah kontrak yang memiliki harga tetap, dimana peserta akan sepakat dalam menyediakan barang dan jasa sesuai dengan nilai kontrak yang telah ditetapkan sebelumnya. Biaya itu diluar dari biaya peralatan, materi, dan biaya tenaga kerja.

Besaran Nilai, Jangka Waktu, dan Jaminan Proyek

Penyelenggara harus menentukan masa berlaku kontrak yang sekiranya wajar dan dapat dipenuhi oleh peserta. Besaran nilai ditentukan oleh penawaran dari peserta atau kesepakatan antara peserta dan penyelenggara.

Peserta wajib mencari penjamin yang akan mengeluarkan uang jaminan. Biasanya dapat meminta tolong bank daerah setempat, dengan cara meminta dokumen yang bernama surat jaminan.

Syarat-syarat lainnya Dalam Proses Aanwijzing

Perhatikan pula apakah ada syarat-syarat lainnya, seperti adanya permintaan barang atau jasa dengan minimum kualitas tertentu. Hal ini untuk menghindari peserta dari pengguguran.

LOLOS TENDER TAPI TIDAK HADIR AANWIJZING

Jika peserta yang lolos tender dipanggil dalam pertemuan Aanwijzing tidak datang, maka peserta pada umumnya akan langsung gugur. Bahkan beberapa penyelenggara akan memberlakukan blacklist bagi peserta yang secara sengaja tidak menghadiri pertemuan.

Walaupun tentunya hal ini tergantung dari kebijakan penyelengara tender. Dimana apabila ternyata peserta sudah ijin untuk tidak hadir dan mengajukan reschedule, apalagi kalau penawaran dari peserta tersebut adalah penawaran yang terbaik diantara yang lain, bisa saja peserta tidak terdiskualifikasi.

KESIMPULAN ARTIKEL AANWIJZING

Aanwijzing adalah salah satu proses dalam begitu banyak proses procurement. Proses ini dilakukan untuk memperjelas proyek yang akan dijalani pada para peserta , serta memberikan kesempatan untuk penyelenggara untuk melakukan seleksi peserta.

procurement adalah e-procurement adalah

Procurement adalah proses yang umum terjadi pada sebuah perusahaan. Sedangkan e-Procurement adalah sistem yang membuat proses procurement lebih efisien. Perusahaan yang membutuhkan barang atau jasa dalam jumlah yang cukup banyak, biasanya akan menyelenggarakan atau membuat pengadaan. Artikel ini akan menjelaskan tentang apa itu procurement, e-procurement dan hubungan diantara keduanya.


KONTEN PADA ARTIKEL APA ITU PROCUREMENT & E-PROCUREMENT

  1. Pengertian Procurement
  2. Proses Pada Procurement
  3. Defisini E Procurement
  4. Komponen Yang Dibutuhkan Dalam Proses E-Procurement
  5. Prinsip-Prinsip Dalam Pelaksanaan E-Procurement
  6. Tujuan Menggunakan Sistem E-Procurement
  7. Manfaat E-Procurement
  8. Faktor Penting Dalam Transformasi Digital ke E-Procurement
  9. Kesimpulan Artikel Procurement & E-Procurement Adalah

Kegiatan bisnis ini akan melibatkan 2 pihak, yaitu pihak pembeli dan penjual. Ini adalah proses yang sebenarnya cukup sederhana, namun dalam prakteknya bisa sangat rumit. Sehingga dibuatlah sistem e-Procurement, yang membuat proses procurement lebih mudah dan efisien.


Procurement sudah berevolusi menjadi e-Procurement. Apa itu e-Procurement? Apa tujuan dari penyusunan e-Procurement? Dan apa saja manfaat e-Procurement baik bagi pihak pembeli maupun penjual?


Sebelum kita masuk kepada topik e-Procurement, disini kita akan sekaligus membahas secara singkat apa itu procurement. Karena proses procurement adalah awal mula kenapa sistem e-procurement bisa dibuat dan penting untuk Anda ketahui.


PROCUREMENT ADALAH

(back to top)


Apa itu procurement? Procurement adalah sebuah kegiatan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan untuk membeli barang, peralatan usaha, mesin-mesin produksi, atau bahkan bahan-bahan bangunan, equipment reparasi, dan jasa yang sedang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut.



Kenapa perusahaan melakukan proses procurement? Ini karena proses procurement adalah sebuah proses yang bertujuan untuk membantu sebuah perusahaan mendapatkan barang yang sesuai dengan kriteria kebutuhannya baik dalam hal kuantitas, kualitas, lokasi, waktu, dengan biaya yang paling murah.


Tujuannya tidak lain adalah untuk menekan biaya sekecil mungkin sehingga perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan sebesar mungkin. Sehingga procurement adalah sistem yang tepat untuk itu.


PROSES PADA PROCUREMENT

(back to top)


Pada umumnya proses procurement akan meliputi beberapa proses yang harus dilakukan. Tentunya proses ini terlihat lebih sederhana dalam tulisan dibandingkan dengan prakteknya. Beberapa proses umum tersebut adalah:


1. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan Dalam Proses Procurement Adalah Tahap Yang Wajib Dilakukan Sebelum Masuk Ke Tahap Lanjut. Memahami betul apa kebutuhan perusahaan ini adalah proses yang sangat krusial. Karena apabila terjadi pembelian yang tidak terlalu diperlukan, atau sampai ada kesalahan pembelian maka akan membuang-buang sumber daya perusahaan.


2. Otorisasi Pembelian Oleh Manajemen Dalam Proses Procurement Adalah Penting Agar Tidak Terjadi Konflik Internal. Perusahaan seharusnya tidak melakukan pembelian tanpa ada persetujuan dari manajamen. Karena hanya manajemen yang dapat melakukan persetujuan untuk pembelian barang. Walaupun hal ini menyangkut SOP perusahaan masing-masing (Baca apa itu SOP)

3. Persetujuan Pembelian Oleh Manajemen. Berupa Dokumen Tertulis Yang DitandatanganiUmumnya, Approval manajemen merupakan tanda bahwa proses procurement sebuah perusahaan dapat dimulai. Namun kembali lagi, walaupun ini penting, proses ini tergantung kepada SOP setiap perusahaan.


4. Pembukaan Tender Kepada Supplier & Vendor Untuk Mencari Kandidat Penjual Barang dan Jasa Terbaik. Tender adalah sebuah sistem lelang untuk para vendor & supplier untuk mengajukan harga, kualitas dan fitur terbaik. Dimana mereka berlomba-lomba untuk mendapatkan proyek ini. Untuk perusahaan yang membuka tender, tentunya ingin mendapatkan harga termurah dengan kualitas terbaik. Tender ini dibuka & diumumkan untuk menarik supplier & vendor terbaik.


5. Identifikasi dan Analisa Supplier & Vendor Untuk Memahami Betul Para Peserta Tender. Setelah supplier & vendor sudah terdaftar semua, maka analisa latar belakang setiap supplier & vendor dilakukan untuk memastikan bahwa track record setiap supplier & vendor yang ikut itu bersih dan tidak terlibat dengan hal-hal yang berbau kriminalitas, performa pekerjaan selalu baik, tepat waktu dan sebagainya.


6. Penerimaan Quotation / Penawaran Barang & Jasa. Dalam Procurement Adalah Esensi Dari Proses PengadaanSetelah analisa vendor & supplier selesai, maka mungkin ada beberapa vendor dan supplier yang tereliminasi karena tidak sesuai kriteria yang dibutuhkan perusahaan. Lalu proses selanjutnya adalah meminta penawaran kepada para vendor dan supplier yang lolos. Hal ini merupakan tolak ukur yang penting untuk perusahaan pembeli, karena dari sini dapat dilihat apakah penawaran yang didapatkan dari para peserta menguntungkan atau tidak.


7. Proses Negosiasi Term of Payment, Harga, Kualitas, Waktu, Etc. Ketika penawaran diterima, maka perusahaan sudah dapat melihat yang mana vendor dan supplier yang berpotensi menjadi pemenang proyek. Kepada calon-calon vendor tersebut, maka dilakukan negosiasi, agar perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan yang didapat.


8. Pemilihan Supplier / Vendor. Sesuai dengan kebutuhan perusahaan, maka supplier / vendor yang memberikan penawaran terbaik akan terpilih sebagai pemenang tender procurement ini.


9. Pembuatan Purchase Order (PO). Setelah supplier sudah terpilih, maka selanjutnya perusahaan yang melakukan proses procurement akan membuat purchase order kepada supplier sebagai tanda jadi pembelian. Dokumen ini pada umumnya ditandatangani oleh individual dari manajemen.


10. Penerimaan Delivery Order (DO) / Work Order (WO). Ketika PO sudah diterima oleh supplier, maka supplier akan mengirimkan delivery order / work order tergantung dari yang dibeli itu barang atau jasa. Dokumen ini kemudian akan dikirimkan kepada perusahaan pembeli untuk konfirmasi ulang dan ditandatangani.


11. Penerimaan & Pengecekan Kualitas Barang & Jasa. Setelah kedua belah pihak menyetujui, dokumen PO & DO sudah sama dan sesuai nominalnya, maka barang dikirim dan perusahan yang membeli akan menerima. Kualitas barang / jasa di cek kualitas dan kuantitasnya.


12. Dokumentasi Invoice. Invoice lalu diterima oleh perusahaan pembeli. Invoice ini di dokumentasikan dan sebagai bukti pembelian perusahaan. Hal yang harus diperhatikan disini adalah pajak pembelian, dan apabila ada pajak-pajak lain yang harus dibayarkan sesuai dengan term of payment.


13. Pengecekan Invoice, delivery / work order, & Purchase Order. Perusahaan harus melakukan pengecekan secara detail mengenai invoice, delivery order, dan purchase order. Agar tidak terjadi kesalahan nominal pembayaran.


14. Pembayaran ke Supplier Atau Vendor. .Setelah selesai pengecekan, maka pembayaran sesuai nominal yang sudah disetujui pada quotation dilakukan kepada vendor dan/atau supplier yang terkait.


Fokus pertimbangan dalam proyek procurement pada umumnya tertuju kepada 4 hal yang merupakan faktor utama bagi perusahaan yang membeli barang, yaitu; manfaat, waktu, resiko, & biaya. Ini adalah 4 faktor utama yang harus diperhatikan oleh para penyedia barang. Secara garis besar, perusahaan yang membeli barang selalu berusaha untuk mendapatkan barang atau jasa dengan harga termurah, waktu tercepat, resiko terkecil, dan manfaat atau fitur yang banyak dan efektif.


Sebaliknya, Perusahaan yang melakukan proses procurement adalah kesempatan untuk supplier / vendor menjual produk atau jasa mereka dengan harga setinggi mungkin dengan kualitas & kuantitas serendah mungkin, untuk memaksimalkan keuntungan dan memperkecil modal pengerjaan. Sehingga negosiasi pada proses procurement ini adalah sesuatu yang pasti akan terjadi antara penjual dan pembeli.


Nah, proses procurement adalah proses yang tidak mudah dan cukup rumit karena akan menyangkut banyak pihak, dibutuhkan analisa pasar yang baik, serta metode tender yang transparan dan dapat dipercaya. Kerumitan ini membuat procurement secara manual mulai ditinggalkan, dimana banyak perusahaan yang sudah beralih kepada sistem e-procurement.


E-PROCUREMENT ADALAH

(back to top)


Kalau bicara E-Procurement, biasanya kita langsung ingat kepada eproc milik pemerintah. Namun sebenernya, e-Procurement tidak selalu dilakukan oleh pemerintah atau perusahaan Negara. Sudah banyak perusahaan swasta yang juga menggunakan proses ini sebagai bagain dari pengadaan barang atau jasa mereka. Karena memang dianggap lebih efisien secara waktu dan effort.


E-Procurement adalah kegiatan pengadaan barang atau jasa secara elektronik yang difasilitasi oleh software (perangkat lunak) atau web dan koneksi internet, dengan memanfaatkan teknologi komunikasi dan informasi. Biasanya dimulai dari pelelangan umum, kemudian pra-kualifikasi dan terakhir sourcing secara elektronik dengan menggunakan modu berbasis website.



Sedangkan menurut ahli, yaitu Chaffey (2009) e-Procurement adalah sebuah integrasi secara elektronik pada pengelolaan semua kegiatan pengadaan, termasuk pembelian, permintaan, otorisasi pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan pemasok.


Australia dan Skotlandia merupakan 2 Negara pertama yang berhasil mengembangkan sistem e-Procurement ini. Melalui perkembangan dari 2 Negara tersebut, akhirnya Indonesia memutuskan untuk mengikuti sistem e-Procurement.


KOMPONEN YANG DIBUTUHKAN DALAM PROSES E-PROCUREMENT

(back to top)


Untuk memulai penggunaan e-Procurement, maka sebuah perusahaan akan membutuhkan dukungan dari beberapa komponen penting yang disebutkan dibawah:


1. Hardware Atau Perangkat Keras


Merupakan salah satu komponen wajib yang harus dimiliki perusahaan. Perangkat yang dipilih sebaiknya memiliki spesifikasi cukup baik dan mendukung perangkat lunak yang akan digunakan nantinya. Tujuannya agar perangkat lunak berjalan dengan lancar tanpa ada hambatan. Anda bisa menggunakan PC, komputer maupun laptop.


2. Software Atau Perangkat Lunak


Setelah tersedia perangkat keras, maka berikutnya membutuhkan perangkat lunak yang memadai. Perusahaan bisa memilih menggunakan sistem online atau offline, tergantung dari proses bisnis masing-masing.


3. Sumber Daya Manusia (SDM)


sumber daya manusia diperlukan untuk sistem e-procurement

Proses e-Procurement memerlukan SDM yang memadai, karena adanya aktivitas yang cukup banyak. Akan lebih baik apabila proses e-procurement mendapatkan support dari berbagai departemen dalam sebuah perusahaan.


4. Pengguna Program E-Procurement


Setidaknya ada lebih dari 2 user yang menjalankan e-Procurement. Karena kedua user ini bertanggung jawab akan seluruh proses pengadaan dari awal hingga akhir, dan memang pada prosesnya cenderung memiliki tingkat komplikasi yang tinggi.


5. Infrastruktur Perusahaan, Kebijakan, Proses Bisnis dan Tata Kelola


Walaupun terlihat sepele, namun 3 komponen itu diperlukan untuk e-Procurement, sebab nantinya akan mempengaruhi proses jalannya pengadaan barang atau jasa perusahaan. Misalkan jika proses bisnis perusahaan menerapkan pembayaran 1 bulan setelah invoice, maka harus di umukan di e-Procurement nantinya.


e-Procurement melalui cara pembeliannya di bagi menjadi 2 tipe, yaitu e-Tendering dan e-Purchasing. e-Tendering merupakan proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan secara elektronik dengan metode lelang. Pihak perusahaan akan mengumumkan adanya pengadaan yang akan dilakukan pada waktu tertentu.


Kemudian vendor-vendor yang tertarik akan secara bersamaan memberikan penawaran sesuai atau dibawah harga pagu. Pada tanggal pengumuman pemenang akan diberikan urutan daftar vendor, yang biasanya diurutkan dari harga terendah. Pemenang lelang adalah vendor dengan penawaran harga paling rendah dan memiliki berkas-berkas lengkap sesuai yang di syaratkan sebelumnya.



e-Purchasing sedikit lebih modern dari e-tendering, karena dinilai jauh lebih transparan. Sama-sama dalam rangka penyediaan barang dan jasa, namun e-purchasing dilakukan tanpa adanya penyediaan dan menyediakan katalog elektronik bagi vendor. e-Purchasing adalah tata cara pembelian barang atau jasa yang dilakukan melalui e-Katalog.


Katalog elektronik (e-Katalog) sendiri adalah sebuah sistem infromasi yang berisi informasi daftar, jenis, merk, spesifikasi teknis, harga satuan dan jumlah ketersediaan barang atau jasa dari pihak perusahaan atau yang membuat pengadaan.


Kelebihan e-Purchasing dibandingkan e-tendering adalah para pengguna barang atau jasa dapat memilih produk sesuai dengan yang mereka inginkan serta dinilai lebih terbuka untuk semua kalangan, sehingga mengurangi resiko adanya kecurangan yang akan ditimbulkan oleh pihak-pihak tertentu


PRINSIP-PRINSIP DALAM PELAKSANAAN E-PROCUREMENT

(back to top)


1. Pengiriman Barang Atau Pelaksanaan Jasa di / ke Tempat Yang Tepat


Prinsip ini memastikan bahwa barang atau jasa akan dikirimkan ke alamat yang benar, sesuai dengan sistem. Tidak hanya itu, akomodasi atau mobilisasi akan diatur secara otomatis dan menjadi efisien bagi semua Pihak.


2. Terkirim Tepat Waktu / Selesai Tepat Waktu


Melalui e-Procurement, barang atau jasa akan sampai tepat pada waktu yang telah ditentukan. Tentunya akan membantu perusahaan untuk menjalankan proses bisnisnya tepat waktu dan tidak akan ada pemberhentian produksi karena alasan kekurangan bahan.


3. Kualitas Sesuai Dengan Pesanan & Standar Perusahaan


Memastikan kualitas barang atau jasa yang sampai di perusahaan, sesuai dengan kualitas saat proses pemesanan. Ini juga akan membantu perusahaan menjaga kualitas hasil produk dan jasa mereka tetap sesuai dengan standar yang ada.


4. Kuantitas Tepat & Sesuai Dengan Pesanan


e-Procurement memastikan jumlah barang yang datang sama dengan jumlah barang saat pemesanan. Proses ini akan membantu kedua belah pihak, yaitu pembeli dan penjual supaya tidak ada yang dirugikan. Misalkan barang yang dikirim jumlahnya tidak sesuai, maka akan merugikan pihak pembeli, dan penilaian pihak pembeli kepada pihak penjual akan menurun.


Perusahaan juga tidak perlu mengecek jumlah barang yang datang, karena bisa dipastikan sama dengan e-Procurement, tentunya akan menghemat waktu bagian pembelian dan gudang.


5. Barang / Jasa Dari Supplier Yang Tepat & Asli


Memastikan barang atau jasa dalam pengadaan berasal dari vendor atau supplier yang benar, untuk menghindari pemalsuan merk. Jika menggunakan merk yang palsu, akan menurunkan kualitas produk perusahaan juga.


TUJUAN MENGGUNAKAN SISTEM E-PROCUREMENT

(back to top)


Tujuan dari e-Procurement adalah untuk mempercepat proses pengadaan & pembelian barang kepada vendor. Pada umumnya pembelian barang ini akan bersifat tender. Tujuan atau manfaat dari penggunaan e-procurement akan terlihat selama proses atau tahapan dalam pengadaan. Untuk memudahkan, berikut tahapan-tahapan e-Procurement beserta tujuannya masing-masing.


1. Identifikasi Kebutuhan


Tahapan pertama adalah mencari tahu kebutuhan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. User bertugas menginput ke dalam e-Procurement ke dalam satu database, sedangkan divisi pengadaan atau pembelian yang akan menyetorkan daftar tersebut. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai barang atau jasa yang akan di stock, serta memudahkan untuk menentukan anggaran.


2. Persetujuan Supplier & Buyer


Setelah mengetahui barang atau jasa yang dibutuhkan, tahapan selanjutnya adalah menentukan supplier atau vendor atau penjual. e-Procurement membantu mengirim langsung dokumen permintaan tersebut ke pihak yang ditunjuk untuk meminta persetujuan. Supplier yang telah menyetujui akan langsung memproses dan menyediakan barang atau jasa yang diminta secepat mungkin. Tujuan dari tahapan ini adalah mempersingkat waktu perusahaan untuk menghubungi supplier yang diinginkan. Tidak perlu lagi menggunakan media telepon atau email yang memakan waktu.


3. Pemesanan Barang / Jasa


Sistem dalam e-Procurement dapat secara otomatis memesan barang, sesuai dengan permintaan bagian pembelian. Beberapa akan memesan kepada supplier begitu mengetahui stock telah habis (jika pemesanan bersifat kontinyu). Tujuannya adalah mengemat waktu untuk menghitung stock secara manual dan menghemat waktu untuk menyusun pembelian yang biasanya dilakukan secara manual.


4. Penelusuran Atau Progress Tracking


User atau perusahaan dapat menelusuri sampai dimana proses pembelian. e-Procurement memberikan fasilitas pelacakan barang atau jasa yang dipesan secara real-time. Saat user mulai melacak, maka informasi yang di dapat adalah kondisi atau letak barang atau jasa tersebut pada waktu itu juga. Tujuannya adalah untuk memudahkan perusahaan mengkontrol pesanan, sehingga dapat memperkirakan kapan produk itu sampai.


5. Pembayaran Lebih Mudah & Proses Cepat


Tahap ini adalah tahapan akhir dari pengadaan ini. Biasanya sistem pembayaran tertera pada e-Procurement yang dikirim. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai maupun kredit (waktu kredit biasanya 1 bulan sejak diterbitkannya invoice). Keuntungan dari e-Procurement adalah langsung terhubung dengan laporan keuangan perusahaan, sehingga ketika terjadi pembayaran akan otomatis memperbaharui laporan keuangan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk semakin membuat laporan keuangan kredibel dan mewujudkan akuntabilitas.


6. Penyusunan Laporan Lebih Akurat & Cepat


Karena e-Procurement dilakukan secara digital atau elektronik, maka laporan-laporan yang diingikan dan dibutuhkan perusahaan akan lebih mudah disusun. Sebab data-data yang dibutuhkan akan terdokumentasi dengan baik, tanpa takut terjadi kehilangan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk memudahkan perusahaan menyusun laporan yang nantinya dibutuhkan sebagai dasar pengambilan keputusan. Laporan juga akan lebih tepat, karena dilakukan secara digital, maka angka yang di input akan sesuai dengan nominal aslinya. Mengurangi resiko human error.


7. Evaluasi Efisien & Mudah


Jangan lupa untuk mengadakan evaluasi setelah transaksi telah selesai. Evaluasi bertujuan untuk mencari apa yang kurang dan harus di benarkan dari transaksi sebelumnya. Adanya proses ini semakin menekan kemungkinan terjadi kesalahan dalam e-procurement berikutnya, serta mendengar keluhan dari beberapa pihak, sehingga nantinya procurement elektronik ini dapat menguntungkan bagi semua pihak. Dengan menggunakan e-procurement, analisa data dapat dilakukan lebih cepat & mudah.


Tujuan-tujuan dari setiap tahapan tersebut dapat disederhanakan menjadi satu tujuan, yaitu meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan produktivitas dalam menjalankan proses pengadaan. Jika dilakukan secara manual akan memakan waktu yang lebih lama, dan resiko adanya human error lebih besar. Dengan e-Procurement maka segala kesusahan yang ada pada procurement manual telah ditiadakan.


MANFAAT E-PROCUREMENT

(back to top)


e-Procurement merupakan penyempurnaan dari procurement konvensional. Banyak perusahaan yang beralih menggunakan procurement elektronik ini karena memiliki beberapa manfaat yang sangat membantu proses bisnis. Manfaat-manfaat tersebut antara lain:


1. Menekan Biaya Operasional Pengadaan


Sistem procurement elektronik membantu perusahaan menekan biaya yang tidak diperlukan. Jika menggunakan cara manual, maka dalam proses pengadaan akan dibutuhkan meeting. Kegiatan tersebut tentu menghabiskan biaya, di mulai dari biaya konsumsi untuk seluruh peserta, kertas-kertas, dan peralatan lainnya. Dengan e-Procurement biaya yang dikeluarkan hanya untuk pembelian perangkat lunak dan 1 user yang menjalankan.


2. Meningkatkan Produktivitas


e-Procurement memiliki proses yang singkat, dimulai dari tahap perencanaan hingga tahap pembayaran. Hal ini dapat membantu SDM untuk melakukan pekerjaan lain yang lebih produktif.


3. Transparansi Lebih Tinggi


Karena semuanya akan di rekap dalam sebuah sistem, maka seluruh kegiatan di dalam e-Procurement menjadi lebih transparan. Pihak yang ditunjuk dapat mengkases seluruh data yang ada. Jika ada pihak tertentu yang ingin melakukan kecurangan, misalkan mark up harga, maka akan langsung tertera pada sistem dan hal itu tidak dapat di manipulasi. Setiap proses yang terjadi akan otomatis di back up dan disimpan sebagai arsip.


Selain itu, data-data vendor atau supplier yang dituju juga telah terkunci pada perangkat lunak e-Procurement ini. Fungsinya adalah untuk menghindari kolusi dan menjaha pembayaran tepat waktu.


4. Memperkecil Human Error



Tampilan e-Procurement sangat sederhana, ditampilkan secara keselurahan dan memiliki tahapan-tahapan yang menuntun user secara otomatis. Keuntungan tersebut dapat menekan kesalahan yang umumnya terjadi, sebab memudahkan user untuk mengkoreksi sekali lagi sebelum dikirimkan. Adanya tahapan yang berjalan otomatis, juga menjadi penuntun bagi user untuk dapat mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya. Jadi tidak perlu khawatir ada tahapan yang terlewat.


Selain itu, sistem ini mempunyai fasilitas history, dimana bisa melihat rekapan transaksi sebelumnya. Fungsinya adalah untuk sebagai pembanding dengan pesanan atau pengadaan baru, sehingga menekan adanya kesalahan yang terjadi.


5. Efektif dan efisien


Jika dilakukan dengan cara lelang, maka sistem ini sangat efektif dan efisien karena tidak perlu lagi mencari-cari vendor atau bahkan menyerahkan setumpuk kertas penawaran. Sistem pun dapat secara otomatis memenangkan vendor dengan penawaran terendah. Ini akan memotong waktu untuk membaca satu persatu penawaran.


Jika dilakukan dengan cara langsung atau menunjuk langsung vendor, maka akan mempermudah user untuk mengirimkan pengadaan, mencari vendor, serta jangka waktu pengiriman dan pembayaran.


6. Meningkatkan Akuntabilitas Untuk Laporan Keuangan


e-Procurement dapat secara langsung disambungkan dengan laporan keuangan. Fasilitas history yang ada mempermudah akuntan untuk menyusun laporan keuangan yang kredibel. Data yang ada tentunya merupakan kegiatan yang sudah pasti terjadi dan telah terjadi dan mempengaruhi keuangan perusahaan. Itulah mengapa e-Procurement dapat meningkatkan akuntabilitas pada laporan keuangan.


7. Adil, Jujur & Transparan


Bagi pengadaan dengan sistem lelang, akan memberikan keadilan bagi peserta lelang untuk ikut dalam penawaran. Setiap perusahaan atau vendor yang memenuhi syarat bebas mengikuti lelang, tanpa perlu khawatir akan terjadi kecurangan.


PENTING! FAKTOR KUNCI TRANSFORMASI DIGITAL KE E-PROCUREMENT

(back to top)


Sebelum Anda mulai beralih kepada sistem e-Procurement yang notabene adalah sebuah sistem digital, penting sekali untuk Anda memperhatikan faktor-faktor kunci yang dapat mempengaruhi transformasi digital perusahaan Anda. Jangan sampai transformasi tersebut malah menghambat dan gagal di tengah jalan, karena justru akan mengakibatkan kerugian yang luar biasa. Berikut adalah faktor-faktor yang harus Anda pahami dalam transformasi digital:


People / Sumber Daya Manusia : Memperbaiki kualitas manusia yang ada di perusahaan, baik dari segi keahlian,  atau pun kesadaran mengenai proses pengadaan. Pengembangan skill dan kemampuan perorangan akan membantu dan menentukan sukses tidaknya transformasi digital. Sehingga wajib bagi Anda untuk melakukan edukasi kepada seluruh karyawan dan tim manajemen yang berkaitan.


Process & SOP (Standard Operating Procedure) : Perubahan SOP dibutuhkan demi mendukung proses transformasi ini. SOP yang ada perlu di-review dan perbaharui, sebelum melalukan implementasi aplikasi digital untuk proses pengadaan. Karena perubahaan SOP ini tidak mudah, maka diperlukan supervisi yang sangat ketat dan menyeluruh, untuk menghindari adanya kesalahan fatal dalam proses transformasi. (Baca apa itu SOP)


Organization Structure / Struktur Perusahaan : Ketika suatu perusahaan akan melakukan transformasi digital, secara keselurahan sturkur organisasi pun harus berubah (Mapping dan mereview model supply chain (SCM) yang sekarang, mendesain ulang dan membuat model baru).


Jika struktur organisasi belum mendukung untuk adanya sistem procurement / pengadaan yang baru, dimana secara permintaan-approval-proses pengadaan belum tersedia, maka ajukan pembuatan strukur dan model organisasi (SCM). Atau jika sudah ada, akan direview dan dibuat perubahan yang mendukung.


Technology : Aplikasi pengadaan yang sesuai, ataupun infrastruktur yang mumpuni untuk menjalankan aplikasi pengadaanm juga perlu diperhatikan dalam proses digital transformation. Menemukan aplikasi yang sesuai merupakan hal yg penting, tidak hanya asal pilih modul/aplikasi pengadaan .


Culture / Budaya Perusahaan : Bagaimana semua orang yang berpartisipasi di perusahaan sadar akan pentingnya melakukan proses procurement yang efektif dan efisien. Sehingga, semua perubahan yang telah dilakukan, baik perubahan teknologi, SOP ataupun struktur perusahaan , dapat dilakukan dengan baik.


Bagaimana para pemimpin dalam perusahaan dapat menuntun dan menginspirasi anggota organisasi untuk menjalankan proses dengan baik. Semua bergantung pada pribadi masing2, apakah siap menerima perubahan yang sedang / akan dilakukan.


KESIMPULAN ARTIKEL E PROCUREMENT ADALAH

(back to top)


Bila Anda sudah membaca artikel ini dengan seksama, maka Anda sudah pasti mengerti manfaat dari e-Procurement itu sendiri. Kenapa sistem procurement manual sudah ketinggalan zaman dan perusahaan-perusahaan beralih kepada sistem e-Procurement.


Tentunya alasannya berkutat pada optimasi efisiensi, efektifitas dan produktifitas perusahaan. Ketiga hal tersebut akan berkurang drastis apabila sistem procurement perusahaan masih manual. Sehingga e-Procurement adalah sebuah sistem yang dianggap sangat bermanfaat untuk perusahaan & bisnis.

sistem erp merupakan tool yang berguna untuk manajemen. Aplikasi ini akan membantu perusahaan untuk mengumpulkan data penting.
tugas sistem erp mencakup bebagai departmen

Saat ini sudah banyak perusahaan atau badan usaha yang memilih menggunakan sistem ERP atau software ERP (Enterprise Resource Planning) untuk menjalakan proses bisnisnya. Selain lebih mudah, aplikasi ERP menawarkan data yang terintegrasi antara satu dengan yang lainnya, sehingga user tidak perlu berkali – kali membuka halaman hanya untuk mengganti data. Kelebihan ini dapat menekan resiko human error pada proses bisnis serta membuat penggunaan SDM (Sumber Daya Manusia) lebih efisien.


Banyaknya kelebihan ERP, mengundang cukup banyak orang untuk memutuskan menggunakan sistem ini, dengan harapan lebih praktis dan menunjang produktivitas perusahaan. Namun dalam memilih sistem ERP yang sesuai dengan harapan dan proses operasional perusahaan terkadang tidak mudah.


Oleh karena itu, berikut pengertian, sejaran dan tips kami berikan untuk memilih sistem ERP yang tepat serta beberapa rekomendasi developer ERP yang patut untuk di pertimbangkan.


KONTEN PADA ARTIKEL REKOMENDASI SISTEM ERP

  1. Apa itu ERP? ERP Adalah…
  2. Manfaat ERP Untuk Perusahaan
  3. Merancang Strategi dengan Sistem ERP
  4. Sejarah singkat ERP
  5. Tren Perkembangan ERP
  6. Tips Memilih Software / Sistem / Aplikasi ERP
  7. Rekomendasi Software ERP

APA ITU APLIKASI ERP? ERP ADALAH…

(back to top)


ERP terdiri dari 3 elemen yaitu Enterprise, Resource dan Planning. Enterprise memiliki arti perusahaan yang sedang menjalankan bisnis,  Resource merupakan sumber daya manusia yang berada terlibat dalam proses bisnis perusahaan, dan Planning adalah perencanaan perusahaan untuk mencapai target yang diingikan.


Jadi bisa diartikan bahwa ERP adalah suatu sistem yang membantu perusahaan dalam meng efisien kan user dalam pekerjaan dan sebagai pendukung pembuat rencana atau keputusan perusahaan. Untuk lebih mengerti tentang ERP, silakan di cek artikel Apa Itu ERP? ERP Adalah Sistem Integrasi Data Dari Berbagai Departemen.


MANFAAT SOFTWARE ERP UNTUK PERUSAHAAN

(back to top)


Sistem ERP atau aplikasi ERP memang sangat bermanfaat untuk perusahaan. Inilah sebabnya kalau kita lihat di pasaran, ada banyak sekali sistem ERP dari lokal dan internasional. Nah, sebelum mempertimbangkan Sistem atau software ERP yang mau digunakan, sebaiknya Anda paham dulu manfaatnya untuk perusahaan. Berikut adalah listnya:


1. Aplikasi ERP Sebagai Alat Untuk Menganalisa dan Perhitungan


aplikasi erp digunakan untuk menganalisa data perusahaan

Tujuan awal ERP adalah sebagai alat untuk membantu manajemen mengambil keputusan baik untuk faktor internal maupun faktor eksternal perusahaan. Sistem ERP memberikan banyak laporan sebagai bahan yang menunjang pertimbangan pemikiran para manajemen.


2. Sistem ERP Untuk Membantu Perusahaan Untuk Bersaing Dengan Kompetitor


ERP diciptakan untuk memudahkan user, terutama agar dapat menghemat waktu dalam bekerja. Semakin cepat SDM dalam suatu perusahaan bekerja, semakin produktif pula kegiatan operasional di dalamnya. Tentunya hal ini mendukung kompetisi bisnis dengan bisnis saingan lain. Perusahaan bisa selangkah lebih cepat daripada kompetitornya. ERP juga membantu menentukan langkah berikutnya dalam bersaing dengan perusahaan lain.


3. Aplikasi ERP Untuk Menjaga Kelangsungan Operasional Perusahaan


Karena dinilai sangat praktis dan memiliki peran besar, maka ERP memiliki tujuan membantu kelancaran kegiatan operasional perusahaan. ERP menjanjikan data dan laporan yang menjadi dasar dalam perencaan proses bisnis selanjutnya.


4. Software ERP Untuk Mempertahankan Perusahaan Dari Serangan Gencar Kompetitor


Dapat digunakan sebagai pertahanan diri dari kompetitor, dengan cara menyediakan laporan keuangan yang kredibel, yang sesuai dengan waktu saat itu. Laporan ini bisa membantu memutuskan bagaimana untuk menghadapi serangan tersebut, dengan kondisi perusahaan sekarang.


5. Aplikasi ERP Untuk Membaca Peluang Dengan Data


Manajemen akan dapat membaca peluang yang terlihat di depan mata perusahaan, dan memanfaatkan peluang itu untuk kemajuan bisnis mereka. Diharapkan dengan sistem ERP banyak usaha bisnis yang terus meningkat dan peka terhadap peluang-peluang baru yang terbuka pada waktu itu.


MERANCANG STRATEGI DENGAN SOFTWARE ERP

(back to top)


Dalam sistem ERP memang menyediakan data dan laporan yang saling terhubung satu sama lain, sehingga bisa membantu untuk bahan analisa dari perencanaan yang diinginkan berikutnya. Ada 2 karakteristik utama yang di berikan, yaitu variasi dan fleksibilitas. Ada 3 strategi yang bisa di ambil untuk pengambilan keputusan, antara lain melalui:


1. Analisa Data Perusahaan Dengan Aplikasi ERP


Melalui analisa di sistem tersebut, seperti yang dijelaskan tujuan dari ERP, menyediakan laporan dan data – data analisis yang disarankan oleh perangkat lunak tersebut. Fungsinya tentu saja untuk menjadi alat dasar dalam mengahdapi proses bisnis, baik dari internal maupun eksternal perusahaan.


Software ERP bermanfaat untuk analisa perusahaan

2. Mengetahui Letak Geografis Konsumen, Klien, Vendor, Partner, & Pasar Dengan Menggunakan Sistem ERP

Strategi geografis ini membantu perusahaan untuk membahas faktor yang eksternal yang terjadi di lingkungan sekitar, dan disebabkan oleh keadaan Negara, tanpa dipengaruhi oleh kompetitor. Misalkan membahas faktor ekonomi, politik, teknologi dan lingkungan sekitar. Sebab, penjualan barang dan jasa ikut di pengaruhi faktor – faktor tersebut.


Tentunya ERP dapat dimanfaatkan sebagai alat pecatatan yang berbasis historikal. Dimana transaksi yang telah terjadi bisa selalu di dokumentasikan. Data yang diperoleh kemudian dapat menjadi acuan untuk mendapatkan data tentang letak strategis pasar, klien, vendor dan sebagainya.


3. Proyek Integrasi Departemen Perusahaan Menggunakan Software ERP

Strategi satu ini mempertimbangkan strategi operasi dan manajemen sebagai salah satu faktor yang sangat penting sebagai panduan perencanaan perusahaan. Integrasi akan bermanfaat untuk membaca situasi pada setiap departemen, dan efeknya terhadap perusahan dan/atau efeknya terhadap departemen lain.


Hal ini kemudian dinilai sangat penting untuk enterprise, atau perusahan-perusahaan yang berukuran besar. Karena pada perusahaan besar, umumnya memiliki tingkat kerumitan proses yang lebih tinggi daripada perusahaan yang kecil. ERP dapat membantu manajemen untuk memantau proses yang terjadi pada setiap departemen, dan mengambil keputusan untuk membuat proses-proses tersebut lebih efisien.


SEJARAH SINGKAT SOFTWARE ERP

(back to top)


Sebelum memilih Aplikasi ERP, ada baiknya dahulu mengetahu sejarah dari sistem ERP terbaru saat ini, sebagai salah satu bahan pertimbangan nanti, apakah ERP yang menjadi rekomendasi anda sudah tergolong baru atau masih menggunakan sistem lama.


Pada awalnya ERP memiliki nama MRP yang merupakan singkatan dari Material Requirement Planning. Konsep MRP adalah sebagai perencanaan kebutuhan material, tidak mencangkup hal lain. Evolusi selanjutnya MRP berubah nama menjadi Close Loop MRP. Sistem ini merupakan sederatan fungsi baru dan tidak hanya terbatas pada MRP, tetapi juga terdiri atas alat bantu dalam penyelesaian masalah yang menjadi prioritas. Close Loop MRP juga mulai dapat mengubah atau mengganti rencana jika memang diperlukan.


Sistem ERP untuk bersaing dengan kompetitor

Tahap pengembangan berikutnya diberi nama Manufakturing Resource Plannning (MRP II), yang merupakan pengembangan dari Close Loop MRP. Ada 3 elemen yang ditambahkan yaitu, perencaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari berbagai macam kebutuhan yang diperlukan. Pada tahap ini MRP II mulai merangkul hampir keseluruhan proses bisnis perusahaan.


Setelah MRP II maka istilah ERP atau Enterprise Resource Planning mulai muncul, sebagai bentuk evolusi dari MRP. ERP memiliki perluasan dalam proses bisnis, yaitu adanya integrasi dalam keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi atau perusahaan yang dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Data mulai terhubung antara modul satu dengan yang lainnya, sehingga tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk mengubah data masing-masing.


ERP yang mulai dipakai hingga saat ini adalah Extended Enterprise Resource Planning atau yang bisa disingkat dengan nama ERP II. Sistem ini muncul sejak tahun 2000 dan terus dipakai hingga saat ini. ERP II lebih kompleks dalam penggunaannya dibandingkan dengan ERP. Hal ini membantu user untuk cepat beradaptasi dengan software tersebut, maupun adaptasi dengan proses bisnis perusahaan.


Hingga saat ini, ERP terus mengalami perkembangan guna mempermudah user dalam bekerja dan meningkatkan produktivitas SDM. Ternyata ERP pun menularkan tren baru yang dipengaruhi sistem andalan perusahaan ini.


TREN PERKEMBANGAN SISTEM ERP

(back to top)


ERP akan selalu berkembang dengan jaman. Karena dunia bisnis selalu berkembang setiap tahun, dari yang manual sampai sekarang sudah masuk ke era digital. Begitu juga dengan ERP, pastinya sistem ERP harus terus mengikuti kebutuhan perusahaan dan perubahan-perubahan yang terjadi pada kebutuhan sebuah perusahaan.


1. Mobile ERP


Merupakan sistem ERP yang bisa di akses secara mobile. Jadi, user bisa mendapatkan informasi yang diinginkan secara real time dimanapun mereka berada dan kapanpun waktunya. Mengingat seseorang terkadang tidak terus menerus bisa berada di depan PC atau komputer. ERP bisa dikemas dalam bentuk aplikasi pada android ataupun IOS. Ini adalah salah satu inovasi sistem ERP yang sangat memudahkan dan efisien secara waktu.


2. Cloud ERP



Tren Cloud ERP saat ini sedang marak di gunakan pada perusahaan. Data yang dimasukkan dalam ERP dianggap sebagai tempat penyimpanan yang aman apabila terjadi sesuatu pada sistem ini nantinya, serta memudahkan user untuk melihat data kapanpun mereka mau.


Teknologi ini biasanya dapat digunakan dengan mudah, karena dijalankan dengan menggunakan web browser yang sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari, selama memiliki koneksi internet yang stabil. Biaya untuk cloud ERP juga cenderung lebih rendah dari tren lainnya, karena database cenderung diletakan pada cloud, bukan pada software ERP.


3. Social ERP

Tren ERP ini melihat perkembangan zaman saat ini, dimana banyak user yang menggunakan dan mengakses media sosial. Developer saat ini langsung berinisiatif untuk menambahkan paket media sosial dalam sistem ERP. Fungsinya tidak lain adalah untuk mengikuti perkembangan zaman dan menarik minat user.


4. Two Tier ERP


Merupakan sebuah strategi teknologi yang disusun untuk perusahaan besar nasional atau perusahaan multinasional yang sudah mencakup seluruh Indonesia, atau bahkan dunia. Biasanya di dalamnya memiliki istilah tier 1 dan tier 2. Tier 1 untuk menangani pekerjaan mengenai keuangan dan proses umum lainnya dalam suatu proses bisnis. Tier 2 merupakan ERP untuk divisi-divisi dalam perusahaan, anak perusahaan.


TIPS MEMILIH SISTEM ERP / SOFTWARE ERP / APLIKASI ERP

(back to top)


Perlu diketahui, dalam memilih sistem ERP tidak bisa sembarangan. Software ini dapat mempengaruhi kinerja proses bisnis perusahaan. Tentunya semua berharap bahwa ERP justru dapat meningkatkan produktivitas dan profit. Sistem yang tepat saja akan memakan cukup waktu bagi perusahaan untuk beradaptasi, bisa dibayangkan bagaimana jika memilih sistem yang salah atau abal – abal? Tips – tips dibawah ini dapat anda jadikan bahan pertimbangan untuk memilih sistem ERP yang sesuai


1. Pilih Developer Yang Berpengalaman Dengan Portfolio Yang Baik


Pilihlah developer yang sudah memiliki pengalaman atau protofolio. Memang developer seperti ini akan memberikan harga produk yang cukup tinggi, tapi itu sepadan untuk keuntungan yang ditawarkan. Anda bisa melihat melalui website developer tersebut atau melihat testimoni pelanggan. Cobalah untuk mencari review sistemnya melalui internet. Biasanya akan ada banyak user yang sudah menggunakan sebelumnya dan menyampaikan kesan dan kritik.

2. Tanyakan Soal Fitur-Fitur Yang Ada Pada Aplikasi ERP


Jangan sungkan untuk bertanya, khususnya untuk menyesuaikan dengan proses bisnis dalam perusahaan. Ingat, semakin sistem ERP itu sesuai dengan perusahaan, semakin sedikit waktu yang digunakan untuk proses trial and error. Tentunya hal ini dapat menghemat waktu user, dan dapat secepat mungkin diterapkan pada badan usaha.


Pastikan Anda mencoba dulu Sistem erp sebelum membeli

3. Request Demo Untuk Memastikan Kecocokan Dengan Kebutuhan Perusahaan


Mintalah free trial pada developer sebelum memutuskan untuk membeli, khususnya jika itu developer baru. Anda bisa mencoba sistem ERP mereka untuk dipilih mana yang paling cocok dengan kegiatan bisnis. Keuntungan lainnya yaitu, dapat melihat apakah sistem ERP yang ditawarakan dapat memberikan kemudahan dan kelebihan seperti yang ditawarkan.


4. Jangan Salah Pilih Sistem ERP, Cari Yang Sesuai Dengan Bidang

Pilihlah yang sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Misalkan yang dibutuhkan adalah ERP untuk piutang dagang, maka belilah ERP yang khusus untuk hutang piutang. Contoh lain, setelah melihat tulisan ini, ada tren yang dijelaskan sebelumnya menarik minat, entah itu cloud ERP atau two tier ERP. Anda bisa konsultasikan dahulu kebutuhan yang di perlukan kepada tim developer mereka.


5. Sistem ERP Dari Developer Dalam Negeri Atau Luar Negeri


Anda harus paham perbedaannya. Karena developer aplikasi ERP dari dalam negeri akan lebih paham tentang kebutuhan perusahaan dalam negeri. Misalkan soal perpajakan, atau peraturan dan regulasi negara. Sehingga Anda tidak perlu repot-repot melakukan kustomisasi dan adjustment yang akan memakan waktu, karena developer lokal sudah memasukkan pertimbangan tersebut kedalam aplikasi ERP mereka.


REKOMENDASI DEVELOPER APLIKASI & SISTEM ERP

(back to top)


Developer yang berpengalaman menjadi salah satu tips dalam memilih sistem ERP yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Saat ini banyak developer yang memproduksi sistem ERP, dikarenakan menawarkan kemudahan dalam proses mengelola data. Setelah mengetahui seluk beluk ERP, yaitu jenis dan sejarahnya, maka inilah beberapa rekomendasi developer lokal yang bisa Anda hubungi untuk sekedar bertanya maupun memutuskan membeli.


software erp ukirama

1. UKIRAMA ( www.ukirama.com )


Bertempat di Jakarta, Ukirama merupakan salah satu developer yang menawarkan ERP dengan tren Cloud ERP. Ukirama memiliki beberapa fitur yang sangat menarik dan bermanfaat. Misalnya, user tidak memerlukan instalasi yang tentunya menganggu jalannya proses bisnis nantinya. Cukup di akses dengan menggunakan PC atau laptop, serta tersedianya koneksi internet yang memadai.


Dapat dengan mudah mengakses data dimanapun dan kapanpun, selama memiliki koneksi internet. Tidak harus berada di suatu tempat dan fleksibel digunakan. Sistem ERP Ukirama dapat digunakan oleh semua perangkat, baik itu PC, laptop, maupun HP (Android dan IOS).


sistem erp sivensys

2. SIVENSYS (www.sivensys.com)


Dirancang untuk perusahaan distribusi, manufaktur, ritel dan jasa lainnya. Sivensys menawarkan keunggulannya, yaitu integrasi data dengan cepat dan mengotomatisasi proses bisnis yang dapat disesuaikan dengan karateristik perusahaan.


Sivensys dikembangkan sejak tahun 2006 dan mulai dipasarkan sejak tahun 2009. Legalitasnya telah diterima sejak tahun 2014. Dengan memiliki legalitas sendiri, maka dipastikan biaya ERP akan jauh lebih murah, karena tidak bergantung pada developer luar negeri.


software aplikasi jurnal

3. JURNAL by Mekari (www.jurnal.id)


Jurnal juga merupakan developer ERP yang cukup terkenal di Indonesia. Jurnal dapat me nghubungkan langsung dengan bank, sehingga mempermudah konsoliasi antara perusahaan dengan bank. Karena ada backup data otomatis, Jurnal dapat mengurangi resiko hilangnya data. Data merupakan bagian penting dalam jalannya operasional perusahaan. Jurnal menawarkan kemudahan dalam pengamanan data, tanpa perlu melakukan dengan cara manual.


Jurnal meyakinkan kemanan sistem mereka disetarakan dengan bank. Tujuannya untuk menghindari pihak tidak bertanggungjawab yang mencoba meretas. Dapat mengakses ERP dan melihat data tanpa terbatas oleh ruang dan waktu. Jurnal merupakan sistem ERP yang real time. Hal ini memudahkan pengguna untuk memantau kegiatan sehari-hari perusahaan.


Itulah 3 developer ERP yang patut untuk di coba dan dihubungi apabila Anda sedang mencari sistem ERP buatan lokal. Masih banyak developer lainnya, Anda bisa bertanya pada korelasi atau kerabat yang menggunakan ERP sebagai bahan acuan atau juga dapat mengakses internet dan mencari developer kenamaan di mesin pencarian. Sistem ERP ada untuk memudahkan proses bisnis perusahaan, sehingga harus memilih developer yang tepat. Salam!