Contoh Invoice

Kami mengerti Anda butuh contoh invoice. Tapi sudah pahamkah Anda apa itu invoice? Secara singkat, invoice adalah sebuah dokumen faktur atau bukti untuk transaksi jual beli antara pembeli dan penjual. Dimana dokumen ini akan menjadi bukti dokumentasi jual beli yang sah, dalam hukum dan akuntansi.


Nah, berangkat dari pemahaman tersebut maka tidak aneh jika sekarang Anda butuh contoh invoice perusahaan yang dapat Anda jadikan patokan atau bahkan Anda bisa modifikasi untuk menjadi invoice perusahaan Anda. Tidak usah khawatir, contoh invoice akan kami berikan pada artikel ini.


APA SAJA YANG ADA DI DALAM SEBUAH INVOICE? SEBELUM LIHAT CONTOH INVOICE, BACA LIST INI


Sebelum membuat invoice, atau mengakses template contoh invoice, ada baiknya Anda mengerti bahwa terdapat beberapa hal penting yang selalu harus ada di dalam sebuah invoice. Beberapa hal tersebut adalah;


DATA PERUSAHAAN ANDA


  • Nama Perusahaan
  • Alamat Lengkap Perusahaan (termasuk kota, kode pos)
  • Nama Sales
  • Email Perusahaan / Sales
  • Nomor Telpon Perusahaan / Sales
  • Website
  • Tanda Tangan Sales
  • Kolom Cap Perusahaan

DATA PERUSAHAAN KLIEN / PEMBELI


  • Nama Perusahaan Pembeli
  • Alamat Lengkap Perusahaan Pembeli (termasuk kota, kode pos)
  • Nama Contact Person
  • Email Perusahaan / Contact Person
  • Nomor Telpon Perusahaan Pembeli

DATA TRANSAKSI


  • Term of Payment
  • Kolom Nomor
  • Kolom Nama Barand
  • Kolom Jumlah Barang
  • Kolom Diskon Barang
  • Kolom Harga Total
  • Perhitungan PPN
  • Harga setelah PPN

TEMPLATE INVOICE GRATIS DARI PROMISE.CO.ID! BESERTA BEBERAPA TEMPLATE LAINNYA.


Oke, kalau Anda sudah paham apa saja konten yang harus ada di dalam sebuah invoice, sekarang Anda bisa langsung mengakses gratis template invoice dari kami. Download link ada dibawah dan siap diunduh kapan saja!

Template Invoice Promise.co.id (Excel, download via Google Drive)

https://drive.google.com/file/d/15q5SvmKmCuhyPRDTYNf7ft0wL8Cyb5_8/view?usp=sharing

Template Invoice Freshbooks.com (Word)

https://www.freshbooks.com/wp-content/uploads/2018/12/word-Word-Invoice1.docx

Template Invoice Freshbooks.com II (Excel)

https://www.freshbooks.com/wp-content/uploads/2018/12/excel-Excel-Invoice2.xlsx

Oke itu dia beberapa template invoice yang bisa Anda gunakan untuk kebutuhan bisnis atau perusahaan Anda. Kalau Anda ingin lebih mengerti tentang invoice, Anda bisa langsung menuju ke artikel Invoice Adalah? Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda. Salam!

invoice adalah

Invoice merupakan dokumen yang sering digunakan dalam transaksi jual beli, khususnya bagi badan usaha yang terdaftar oleh pajak. Istilah awamnya adalah nota, biasanya badan usaha yang belum terdaftar pajak dan masih konvensional, menggunakan nota sebagai ganti invoice. Lantas apa perbedaaan invoice dan nota? Berikut penjelasannya!


INVOICE ADALAH


Invoice atau faktur merupakan sebuah dokumen wajib yang dimiliki oleh setiap badan usaha kena pajak, dan digunakan sebagai bukti dari transaksi pembelian yang berisi item dan jumlah pembayaran yang harus dibayar.


Baik perusahaan kecil maupun besar wajib memiliki dokumen ini. Selain sebagai bukti penagihan, invoice juga digunakan sebagai bukti bahwa badan usaha tersebut telah memenuhi kewajibannya sebagai wajib pajak.


invoice adalah

Dalam sebuah invoice, terdapat beberapa informasi yang harus tercantum dan tidak boleh ditinggalkan. Demi menjaga akurasi pencatatan transaksi. Informasi yang sebaiknya dimuat dalam selembar invoice adalah:


  1. Keterangan perusahaan pembeli
  2. Keterangan perusahaan penjual
  3. Tanggal transaksi
  4. Item atau jenis barang atau jasa yang dibeli
  5. Harga per item
  6. Total harga keseluruhan
  7. Besaran pajak
  8. Harga yang harus dibayar atau ditagih setelah pajak

pengertian invoice

Invoice harus dibuat beberapa rangkap atau terintegrasi, tujuannya sebagai arsipan beberapa pihak tertentu, yang digunakan untuk kepentingan tertentu juga. Misalkan, bagi pembeli arsip invoice digunakan sebagai bukti kas keluar dan bukti adanya transaksi pembelian.


Bagi penjual arsip invoice digunakan sebagai bukti kas masuk, penagihan dan bukti pembayaran pajak. Dari pihak penjual maupun pembeli mempunyai bagain atau divisi tersendiri yang memang memiliki kepentingan arsipan faktur tersebut.


JENIS INVOICE APA SAJA?


Invoice ternyata memiliki 3 jenis, bergantung pada fungsinya. Berikut adalah jenis dari invoice:


jenis invoice

Invoice Biasa


Invoice adalah faktur yang paling umum digunakan saat melakukan transaksi. Isi dari invoice ini merupakan keterangan dari badan usaha pihak penjual dan pembeli, item produk, dan total harga yang harus dibayarkan oleh perusahaan pembeli.


Invoice Proforma


Invoice proforma atau proforma invoice adalah invoice yang memiliki sifat sementara. Dokumen ini diberikan kepada pihak pembeli sebelum pihak penjual mengirimkan semua barang pesanan. Biasanya barang akan dikirimkan secara berkala. Jika seluruh barang telah diterima oleh pihak pembeli, maka pihak penjual akan memberikan invoice biasa. Tujuannya sebagai dokumen penagihan dan bukti bahwa barang telah diterima pembeli secara keseluruhan.


Invoice Konsuler


Invoice Konsuler digunakan khusus untuk perdagangan internasional atau antar negara. Sehingga invoice ini adalah invoice yang tidak bisa sembarangan dicetak, harus memiliki cap khusus sebagai tanda pengesahan dan persetujuan dari keduataan besar Negara atau perwakilan Negara yang dituju.


PERBEDAAN INVOICE VS NOTA


invoice adalah apa sih

Setelah mengetahui apa itu invoice, maka sebenarnya sudah terlihat jelas perbedaannya dengan nota. Berikut perbedaan mendasar antara kedua dokumen tersebut.


  1. Invoice umumnya di gunakan untuk badan usaha kena pajak, sedangkan nota tidak. Nota biasanya lebih tidak profesional.
  2. Invoice di cetak otomatis dan pada umumnya perusahaan sudah memiliki template digital, sementara nota ditulis secara manual.
  3. Harga barang pada invoice dikenakan pajak, sementara harga barang pada nota tidak dikenakan pajak.
  4. Biasanya, data pada invoice yang dicetak akan masuk dalam sistem informasi yang terintegrasi. Nota tidak memiliki rekam jejak history dalam sistem, karena pembuatan masih manual.

Sebenarnya, sekalipun belum terdaftar sebagai pengusaha kena pajak, pemakaian invoice lebih disarankan daripada nota. Data pada invoice akan tersimpan otomatis serta memudahkan pekerjaan bagian penjualan atau keuangan.


Integrasi pada sistem juga akan membantu mengurangi penggunaan kertas, karena data akan masuk ke bagian atau divisi yang ditunjuk. Pada umumnya, memang dokumentasi digital pada sistem invoicing diperlukan perusahaan.

6 Tips Invoice Berjalan Lancar

Pembuatan invoice tidak akan berguna apabila pelanggan tidak membayar tagihan tepat waktu. Sebab pembayaran dari pelanggan sangat berkaitan erat dengan jalannya operasional perusahaan.


Jika pembayaran tidak lancar, maka usaha bisnis anda akan terancam “gulung tikar”. Lalu bagaimana cara agar pelanggan dapat membayar tepat waktu sesuai dengan kesepakatan yang telah ditentukan sebelumnya? Berikut 6 tips yang harus dicoba untuk membantu kelancaran pembayaran:


membayar invoice

1. Reward & Punishment


Sistem ini cukup efektif untuk digunakan. Pada saat transaksi tulislah dalam faktur atau bisa disampaikan secara langsung, bahwa perusahaan akan memberikan reward bila pelanggan membayar tagihan tepat waktu atau lebih cepat dari waktu yang disepakati. Reward bisa berupa potongan harga, voucher pembelian berikutnya, poin undian atau apapun itu.


Sebaliknya terapkan sistem punishment bila pelanggan tidak membayar tagihan tepat pada waktunya. Punishment berguna memberikan efek jera, sehingga nantinya pelanggan akan belajar untuk membayar faktur pada waktu yang telah ditentukan sebelumnya. Punishment bisa berupa denda tambahan biaya atau bunga, atau pembekuan pemesanan barang selanjutnya.


Adakan alternatif cara pembayaran

2. Siapkan Alternatif Pembayaran


Terkadang salah satu alasan pelanggan telat membayar adalah tidak adanya metode pembayaran yang sesuai dengan apa yang mereka punya. Contoh, pelanggan tipe orang yang suka membayar dengan transfer, tetapi perusahaan ternyata hanya menerima cash. Atau misalkan pelanggan hanya memiliki bank account A, tetapi perusahaan hanya memiliki bank account B, dan alasan lainnya.


Maka perusahaan harus menyiapkan berbagai metode pembayaran agar mudah dijangkau oleh pelanggan. Jenis metode pembayaran antara lain: uang cash, kartu kredit, cek, bilyet giro, m-banking atau sms banking, dan kartu debet. Usahakan bank yang digunakan minimal 2, yaitu terdiri dari bank swasta dan bank negara.


3. Format Yang Jelas


Invoice yang dikirimkan kepada pelanggan harus jelas, baik itu barang yang dipesan maupun tenggat waktu yang sudah disepakati. Bisa jadi keterlambatan membayar karena detail invoice perusahaan membingungkan pelanggan. Invoice harus detail, simpel dan mudah di baca. Anda bisa memberikan format bold pada tanggal jatuh tempo, sebagai pertanda kolom yang harus diperhatikan lebih. Format yang telah dijelaskan sebelumnya diatas sudah cukup detail. Anda bisa menggunakannya sebagai acuan invoice perusahaan.


4. Kirimkan Invoice Jauh Sebelum Tanggal Jatuh Tempo


Due date

Untuk memberikan waktu bagi pelanggan mengatur pembayaran, maka kirim invoice selambat-lambatnya 1 minggu sebelum jatuh tempo. Perhatikan juga waktu pengiriman, bila memakan waktu lebih dari 1 hari, pastikan invoice sampai di pelanggan tepat 1 minggu sebelum waktu pembayaran. Selain itu, cara ini juga sebagai “alarm” pelanggan untuk segera melunasi hutang dagang mereka.


5. Ramah Terhadap Pelanggan


Percayalah bahwa attitude juga memiliki peran penting dalam usaha bisnis apapun. Bersikaplah ramah kepada pelanggan, ucapkan terima kasih saat selesai transaksi dan saat pembayaran telah dilunasi. Berikan kabar jika perusahaan telah mengirimkan invoice kepada pelanggan, ini salah satu sikap ramah juga. Selain mengingatkan pemabayaran secara tidak langsung, pelanggan akan merasa diperhatikan khusus. Kenyamanan yang mereka dapat akan membangun rasa segan apabila akan membayar lewat dari jatuh tempo.


6. Tertulis Dengan Jelas


Khusus bagian tanggal jatuh tempo, jika ada syarat tertentu tulislah dengan jelas. Biasanya ada invoice yang hanya menuliskan >NET 25, 2%. Artinya diatas pembayaran diatas 25 hari sejak tanggal tertera ada denda sebesar 2%. Tidak semua pelanggan mengerti hal tersebut. Sebaiknya tulis dengan jelas “Pembayaran maksimum 25 hari sejak tanggal terbit faktur, pada hari ke 26 akan ada denda sebesar 2%”.


7. Down Payment (DP)


Down payment dapat meringankan pembayaran di akhir

Dalam setiap transaksi, mintalah down payment atau uang muka kepada pelanggan. Tentukan berapa persen uang muka yang harus dibayarkan dari total jumlah barang yang dipesan. Tidak perlu ragu meminta uang muka, karena itu adalah hal yang lumrah.


Uang muka membantu perputaran barang yang dijual. Untuk pembayaran berikutnya, bisa menggunakan sistem cicilan. Misalkan pembayaran uang muka 30% dari jumlah, pembayaran ke 2 sebesar 30% di minggu ke 2, dan sisanya 40% di minggu ke 4. Sistem ini juga membantu pelanggan agar tidak merasa mengeluarkan uang sekaligus dalam jumlah besar.


KESIMPULAN ARTIKEL INVOICE


Invoice adalah surat panggilan untuk membayar hutang dagang atau tagihan atas pembelian barang dan jasa. Semakin lancar pembayaran, akan semakin mudah untuk menjalin kerjasama, bahkan mungkin pelanggan akan mendapatkan prioritas di perusahaan.


Tidak hanya berusaha agar pelanggan membayar invoice secepat mungkin, namun ada baiknya membiasakan perusahaan anda sendiri juga membayar invoice tepat pada waktunya. Jangan lupa untuk selalu mengarsipkan data invoice tidak hanya pada perangkat, namun juga pada google drive atau dropbox sebagai backup data. Sudah mengerti ya soal invoice? Tapi apakah Anda sudah tau apa itu quotation? Jangan lupa dibaca ya, salam!

budgeting adalah apa sih?

Budget adalah anggaran dalam bahasa Indonesia. Budgeting adalah penganggaran merupakan metode yang telah di terapkan di berbagai macam jenis bisnis, yang bisa digunakan untuk menekan pengeluaran yang tidak perlu. Jika saat ini, anda masih mencari tahu apa itu budgeting dan cara penerapannya, maka jawabannya akan ditemukan disini. Sebelum di implementasikan pada bisnis anda, ada baiknya mengenal terlebih dahulu istilah budgeting.


PENGERTIAN BUDGET ADALAH


budget itu apa

Budgeting dalam bahasa Indonesia disebut dengan penganggaran. Budgeting merupakan rencana perkiraan pengeluaran dana atau biaya (dinyatakan dalam unit moneter) perusahaan yang terjadi akibat adanya aktivitas atau kegiatan operasional untuk menghasilkan produk atau jasa dan berlaku dalam 1 periode tertentu.


Sederhananya, budgeting itu mempersiapkan anggaran dana yang kira-kira akan di keluarkan di periode selanjutnya. Jadi perusahaan bisa mempersiapkan anggaran tersebut dan menekan biaya yang tidak diperlukan kedepannya. Budgeting sama seperti planning ketika sedang akan liburan. Setiap individu harus mempersiapkan hotel, uang, akomodasi, pakaian, peralatan mandi yang kira-kira akan digunakan selama liburan.


pengertian budgeting

Tentu apa yang dibawa saat liburan adalah perkiraan atau rencana, yang belum tau apakah tepat sesuai rencana atau tidak, namun sebagian besar pasti tepat. Liburan seperti bisnis atau usaha anda, sedangkan peralatan dan perlengkapan lain seperti anggaran atau dana.


Periode budgeting dalam setiap perusahaan atau lingkup bisnis berbeda-beda. Ada bugeting untuk 1 tahu, caturwulan (setiap 4 bulan), dan triwulan (setiap 3 bulan). Tidak ada penentu periode, semua adalah keputusan perusahaan. Tentukan waktu yang terbaik untuk mengelola penganggaran tersebut.


TUJUAN BUDGETING & BUDGET ADALAH


Setiap pelaku bisnis menyusun budgeting untuk mempersiapkan pengeluaran yang secara umum pasti akan terjadi di aktivitas operasional selanjutnya. Menurut Nafirin (2004) tujuan penyusunan budgeting antara lain:


  • Membantu perusahaan dalam memberikan batasan atas jumlah dana yang akan dicari dan dikeluarkan.
  • Untuk landasan yuridis formal dalam menentukan suatu sumber dan investasi dana.
  • Membantu manajemen terkait untuk melakukan pengawasan karena adanya rincian sumber dana dan investasi di dalam anggaran.
  • Merasionalkan sumber dan investasi dana.
  • Untuk menyempurnakan rencana yang telah disusun.

budget adalah anggaran

  • Membantu manajemen untuk menampung dan menganalisis serta membuat keputusan dalam aktivitas operasional perusahaan.

Sedangkan menurut pendapat Cristina (2001:4) tujuan dalam menyusun anggaran adalah


  • Membantu perusahaan untuk menyatakan harapan atau sasaran perusahaan secara jelas dan formal, sehingga mengarahkan manajemen untuk menghindari kerancuan dan memberikan arah kepada tujuan yang telah ditentukan perusahaan sebelumnya.
  • Sebagai alat komunikasi manajemen untuk menjadikan budget lebih dimengerti, didukung dan dijalankan.

review dana

  • Untuk menyajikan rencana yang terperinci mengenai kegiatan dengan maksud mengurangi ketidakpastian dan memberikan pengarahan yang jelas.
  • Membantu manajemen untuk melakukan koordinasi cara dan metode yang akan di lakukan nantinya, sebagai bagian dalam memaksimalkan sumber daya perusahaan.
  • Sebagai alat pengukur dan pengendalian kerja bagi setiap tim departemen atau individu.

Setiap perusahaan atau pemilik bisnis pasti memiliki tujuan ketika memutuskan untuk menyusun budgeting bagi operasional mereka. Para ahli hanya menginformasikan sebagian besar tujuan tersebut yang biasanya menjadi tujuan perusahaan. Hal yang terpenting sebelum menyusun anggaran adalah tentukan dahulu goals perusahaan atau bisnis anda. Sehingga anda memiliki dasar untuk membuat budgeting yang sesuai nantinya.


KENAPA MENERAPKAN BUDGETING PADA PERUSAHAAN?


Budgeting banyak diterapkan pada banyak usaha bisnis, mulai dari bisnis UKM (Usaha Kecil Menengah) hingga lingkup bisnis yang sudah besar. Para manajemen tahu, bahwa penggunaan budgeting sangat bermanfaat dan mempengaruhi profit perusahaan. Setelah mengetahui tujuan perusahaan dan tujuan dalam menyusun anggaran, maka anda juga berhak mengetahui kelebihan-kelebihan yang akan di dapatkan ketika perusahaan menggunakan budgeting selama periode berjalan.


Budget Adalah Pedoman Anggaran Perusahaan


Budgeting seperti langkah-langkah untuk bekerja dalam 1 periode waktu. Budgeting menjadi pedoman biaya apa saja yang akan dikeluarkan, sehingga pelaku penganggaran mengerti apa yang harus dilakukan selanjutnya. Misalkan dalam anggaran yang disusun terdapat pengeluaran biaya produksi setiap bulan adalah Rp. 10,000,000 untuk menghasilkan kurang lebih 50 barang.


Maka anda akan dapat membatasi diri ketika biaya produksi sudah mendekati Rp. 10,000,000 atau barang yang diproduksi sudah mencapai 50, sekalipun biaya nya belum sampai Rp. 10,000,000. Jika salah satu itu terjadi, maka sudah menjadi peringatan bagi pihak produksi untuk mulai berhenti memproduksi barang. Dengan adanya pedoman ini, akan berdampak positif pada biaya pengeluaran, memberikan target-target dan menjaga profit.


Budget Adalah Alat Pendukung Review Kerja


Tim perusahaan bisa menggunakan budgeting sebagai pembanding dengan kinerja nyata selama masa penganggaran. Biasanya pada akhir periode, tim akan melakukan review bersama, apakah aktivitas perusahaan sudah sesuai dengan budgeting yang telah disusun sebelumnya.


anggaran dana perusahaan

Jika sudah sesuai, maka kinerja perusahaan dapat dikatakan baik dan tim bisa menggunakan pengalaman ini untuk kembali membuat budgeting di periode selanjutnya dengan jumlah yang kurang lebih sama.


Jika ternyata tidak sesuai, maka kinerja perusahaan saat itu di anggap kurang baik. Berarti ada biaya lebih yang di keluarkan. Tim harus me review kembali departemen mana yang tidak sesuai dengan anggaran dan mintalah pertanggungjawaban mereka. Cari tahu juga apa yang membuat aktivitas tersebut tidak sesuai dengan rencana. Apabila karena memang saat itu ada biaya tak terduga yang harus dikeluarkan, jadikan hal tersebut sebagai review di penyusunan budgeting selanjutnya.


Budget Adalah Pengawas Anggaran Perusahaan


data dalam budgeting adalah penting

Tanpa adanya anggaran, uang yang keluar selama masa kerja tidak dapat terawasi dengan baik. Setiap ada permintaan biaya, pasti bagian finance akan mengeluarkan sejumlah uang. Budgeting memberikan dampak positif, yaitu untuk mengawasi biaya yang keluar, sehingga tidak ada lagi pengeluaran tanpa alasan yang tidak jelas. Perusahaan tentu akan mendapatkan keuntungan lebih karena biaya terkontrol.


Budget Adalah Proses Yang Menekan Resiko Penggelapan Dana


Tujuan dari budgeting adalah untuk memberikan informasi sumber dana dan investasi. Karena pembiayaan telah terperinci dengan jelas, maka akan mengurangi kecurangan yang di akibatkan oleh pihak internal perusahaan. Tidak ada lagi pembiayaan yang melebihi anggaran dengan alasan apapun, karena dana telah di anggarkan ke masing-masing departemen.


perhitungan budgeting

Begitupun dengan penerimaan, dengan adanya anggaran yang disusun sedemikian rupa, perusahaan mempunyai bayangan perkiraan omset yang didapat. Jika omset yang tidak sesuai, maka akan mudah melakukan cek untuk mencari alasan ketidak sesuaiannya.


IMPLEMENTASI BUDGETING


Setelah mengetahui pengertian, tujuan dan kelebihan budgeting, langkah selanjutnya adalah menyiapkan tim yang dibutuhkan untuk menyusun anggaran. Bentuk lah tim yang terdiri dari finance dan setiap kepala departemen. Finance bertujuan untuk mengawasi keuangan perusahaan dan memberikan masukan kepada setiap kepala departemen yang terlibat. Kepala departemen bertujuan untuk memberikan data dana anggaran yang kira-kira dibutuhkan untuk periode selanjutnya.


Setelah menyerahkan pengajuan anggaran, finance harus kembali melihat apakah dana tersebut bisa diatasi perusahaan atau tidak kedepannya. Finance juga harus cek kembali apakah dana sesuai atau tidak dengan kegiatan yang berjalan. Sebab kembali ke tujuan awal budgeting adalah untuk pedoman bekerja dan memberikan manfaat mengurangi resiko penggelapan dana.


teamwork untuk budget perusahaan

Jika tim sudah terbentuk, persiapkan laporan anggaran periode sebelumnya, neraca, laporan laba rugi dan laporan arus kas sebagai pendukung  penyusunan anggaran yang efisien. Biasanya anggaran disusun saat akhir periode, berasamaan dengan selesainya laporan keuangan dibuat. Laporan ini berfungsi sebagai landasan untuk melihat kinerja perusahaan selama penganggaran tahun sebelumnya dan untuk mempersiapkan dana bagi penganggaran periode berikutnya.


perhitungan budget adalah

Kemudian tentukan anggaran-anggaran yang akan dibuat. Biasanya klasifikasinya sebagai berikut:


  1. Departemen pemasaran atau marketing: anggaran perjalanan dinas (kendaraan dan penginapan), anggaran untuk iklan media, anggaran promosi, anggaran seragam baru, dan lain sebagainya.
  2. Departemen Human Resources Development (HRD): anggaran gaji, anggaran komisi, anggaran THR, anggaran perjalanan dinas (kendaraan dan penginapan), anggaran BPJS ketenagakerjaan, dan lain sebagainya.
  3. Departemen finance: anggaran belanja (kertas, peralatan kerja), anggaran audit, anggaran perlengkapan kerja, anggaran deprisiasi, anggaran konsultan, anggaran perjalanan dinas, anggaran asuransi, dan lain sebagainya.
  4. Departemen produksi: anggaran peralatan kerja, anggaran perlengkapan kerja, anggaran packaging, anggaran design, anggaran produksi, anggaran biaya overhead, dan lain sebagainya.
  5. Departemen eskpor impor: anggaran perjalanan dinas, anggaran bea cukai, anggaran pengiriman, dan lain sebagainya.
  6. Departemen General Affairs (GA): anggaran supplies, anggaran untuk membayar telepon, listrik dan air, anggaran pantry, anggaran maintaince, dan semua yang berhubungan dengan pengeluaran umum perusahaan.

Tentukan apa saja yang kira-kira harus dianggarakan di periode selanjutnya. Jika sebelumnya sudah menerapkan sistem budgeting, bisa di review lagi apakah akan tetap menggunakan anggaran tersebut atau perlu ada anggaran yang ditambahkan atau dikurangi. Jika masih baru pertama kali membuat, anda bisa melakukan komunikasi dengan tim, untuk mengetahui anggaran apa saja yang sekiranya diperlukan.


budget adalah planning yang penting

Pisahkan anggaran yang masih berjalan dan yang akan berjalan, sehingga tidak tercampur satu dengan yang lain. Nantinya anggaran tersebut akan disesuaikan dengan laporan keuangan. Jangan lupa untuk melakukan pengawasan yang ketat, dimulai dari saat penyusunan hingga periode anggaran berjalan. Setelah melakukan semua itu, anda akan kembali lagi pada tahap awal, yaitu membandingkan dengan laporan keuangan dan me review hasil dari budgeting tersebut.


KARAKTERISTIK BUDGETING YANG BAIK – MENURUT GUNAWAN & ASRI (2003)


Menurut Gunawan dan Asri (2003), ada beberapa karakterisik penting yang harus diaplikasikan kepada perencanaan budgeting perusahaan. Beberapa karakteristik penting budget adalah:


Budgeting Harus Bersifat Realistis


budget harus realistis

Artinya harus sesuai dengan kondisi keuangan perusahaan. Tidak sengaja melebihkan untuk mendapatkan ekspetasi lebih walau secara laporan yang ada hal itu tidak mungkin.


Budgeting Harus Bersifat Fleksibel


Dapat menyesuaikan dengan kondisi. Misalkan anggaran untuk listrik setiap bulan adalah Rp. 1,000,000. Tetapi pada bulan ke sekian listrik mengalami kenaikan menjadi Rp. 1,500,000. Budget pun harus luwes dan diubah. Tapi tetap selidiki dulu jika harus melakukan perubahan anggaran dalam periode perjalan.


Budgeting Harus Bersifat Kontinu


Budget adalah proses yang harus diperhatikan secara terus menerus, supaya biaya yang dikeluarkan tidak melenceng dan sesuai dengan yang telah disusun dan penerimaan minimal sesuai dengan yang diperkirakan.


Budgeting Harus Terkomunikasikan Dengan Baik


budget harus terkomunikasikan

Komunikasi merupakan kunci utama dalam kesuksesan budgeting. Sebab ketika ada kendala, maka pihak yang terkait harus segera melakukan komunikasi agar tidak terjadi fraud dalam anggaran. Ditambah, budgeting harus sesuai dengan rencana. Jangan sampai suatu departemen mengeluarkan dana melebihi budget yang ditentukan, karena adanya salah komunikasi.


Dapat Memberikan Motivasi Pada Anggota Perusahaan


motivasi budget perusahaan

Motivasi untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah disepakati bersama. Anggaran merupakan salah satu misi untuk mencapai visi perusahaan. Maka dari itu penyusunannya harus bisa memberikan motivasi bagi anggota untuk tetap menjaga biaya yang dikeluarkan dan penerimaan yang diperkirakan sesuai. Sehingga Budgeting penting untuk menjadi realistis namun tetap optimis.


Mendorong Adanya Partisipasi


Mendorong para pekerja untuk sama-sama berpatisipasi dalam menyusun dan menjalankan anggaran. Dengan adanya pastisipasi, maka perusahaan akan mendapatkan banyak masukan atau saran dan mereka akan merasa dilibatkan untuk kemajuan perusahaan.


Efeknya adalah mereka akan bekerja dengan semangat karena merasa “memiliki” bisnis itu juga. Yang dinamakan “sense of belonging” pada sebuah perusahaan itu penting. Sehingga memang anggota perusahaan harus merasa didengarkan dan merasa berkontribusi terhadap planning ini.


CARA MENYUSUN BUDGET – MENURUT STONER & FREEMAN (1995)


Sedangkan menurut pendapat Stoner dan Freeman (1995) dalam menyusun budget ada 2 cara yang bisa dipilih untuk perusahaan:


Top Down Budgeting


Merupakan cara penyusunan budget yang ditetapkan oleh pimpinan tertinggi dalam perusahaan atau dalam tim budgeting. Disini para bawahan atau kepala departemen hanya boleh memberikan sedikit kontribusi atau sama sekali tidak ada kontribusi.


Kelebihan dari top down budgeting adalah menghemat anggaran dan mempersingkat waktu penyusunan, karena tidak perlu lagi melakukan komunikasi 2 arah dan saling meminta pendapat. Tidak perlu lagi ada revisi, karena tidak ada masukan.


top down budget adalah

Sedangkan kerugiannya adalah keperluan per derpartemen tidak dihitung baik-baik dan cermat, sehingga bisa saja biaya yang di anggarkan kurang atau kelebihan. Mereka pun akan mengalami dampak psikologis, merasa tidak diterima oleh perusahaan.


Bottom’s Up Budgeting


Merupakan cara penyusunan budget yang disiapkan oleh pihak-pihak yang akan menjalankan anggaran tersebut. Jadi disini keperluan setiap departemen akan di susun oleh kepala departemen dan di serahkan ke pimpinan tim budgeting, kemudian dikaji ulang dan dijadikan anggaran untuk periode selanjutnya.


bottoms up budget
Asian Businesswoman Leading Meeting At Boardroom Table

Kelebihan dari bottom’s up budgeting adalah perusahaan dapat menganggarakan secara efektif dan lebih akurat keperluan setiap departemen, sehingga kemungkinan besar jumlah yang nantinya dikeluarkan akan sesuai. Mereka juga akan merasa dilibatkan dalam kemajuan perusahaan. Kelemahannya adalah memerlukan banyak waktu, karena harus disusun satu-satu setiap departemen.


KESIMPULAN ARTIKEL BUDGETING


Nah itu dia pembahasan kali ini tentang budgeting. Ada baiknya Anda mulai melakukan optimisasi budgeting pada perusahaan Anda. Agar perusahaan Anda dapat melihat dengan lebih jelas anggaran keluar dan masuk di perusahaan Anda, dan darimana asalnya. Selain budgeting, hal lain yang diperlukan oleh perusahaan Anda adalah SOP. Apa itu SOP? Simak juga artikelnya ya, salam!


Halo sobat Promise! Kalau bicara peningkatan keuntungan perusahaan, ternyata caranya ngga hanya dengan meningkatkan penjualan lho. Ada beberapa cara yang bisa kita tempuh untuk meningkatkan profit perusahaan. Tapi kenapa tidak meningkatkan penjualan saja?


Menabung menambah profit

Untuk produk-produk tertentu yang dijual oleh perusahaan, ada yang pasarnya sudah sangat penuh oleh kompetitor atau disebut saturated market. Meningkatkan penjualan itu sangat sulit untuk dilakukan pada saturated market, karena kalau bicara meningkatkan penjualan berarti harus melakukan ekspansi besar-besaran pada upaya marketing demi merebut pangsa pasar dari kompetitor kita.


Lalu apa saja yang bisa dilakukan untuk menghasilkan keuntungan lebih besar tanpa adanya peningkatan penjualan di pasar? Langsung kita mulai dari tips pertama.


MENINGKATKAN PROFIT DENGAN MENEKAN BIAYA OPEX


Menekan biaya opex / operasional yang dikeluarkan oleh perusahaan adalah salah satu cara paling optimal dalam memperbesar profit perusahaan. Efeknya akan terlihat dengan signifikan pada laporan keungan.  Komponen apa saja yang bisa dianalisa dan dikurangi?


mengurangi cost meningkatkan profit

Biaya Pembelian Kebutuhan Bulanan Office Supply


Analisa kebutuhan bulanan perusahaan satu persatu dari setiap departemen. Misalnya pembelian minuman instan, alat tulis, tinta printer, dan sebagainya. Kalau tidak esensial bisa dikurangi atau dihapus.


Biaya Penyimpanan Barang di Gudang


Apabila ternyata ruang yang tersedia masih luas, dan perusahaan Anda membayar perbulan untuk gudang tersebut, maka ini bisa dikurangi. Misalnya Anda bisa dibandingkan menggunakan gudang yang harus dibayar bulanan secara fix cost, Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan gudang dengan sistem bayar kubik permeter (cbm).


Biaya Maintenance


Umumnya kantor dan peralatan (termasuk software) memang harus dirawat secara berkala. Misalnya mobil operasional, komputer, sampai software SAP. Hal ini bisa dikurangi dengan mengurangi jumlah maintenance, misalnya dari 1 bulan sekali jadi 3 bulan sekali. Atau bisa juga memperkerjakan pegawai maintenance internal yang jauh lebih murah.


Biaya 3rd Party Service / Jasa Pihak Ketiga


Umum memang sebuah perusahaan menggunakan jasa pihak Ketiga untuk masalah akutansi, atau perpajakan. Hal ini bisa ditinjau kembali, apakah mungkin bisa lebih murah seandainya mempekerjakan seorang akuntan yang juga mengerti perpajakan? Tentunya ini mungkin dilakukan.


Mereview Efektivitas & Jumlah Karyawan


Tips yang ini memang cukup berat untuk dilaksanakan, namun esensial. Karena apabila ternyata ada karyawan yang tidak efektif dan produktif, tergantung keputusan dari manajemen, maka bisa saja karyawan perusahaan harus dikeluarkan. Masalahnya, karyawan yang tidak produktif hanya akan menjadi beban biaya perusahaan. Terutama apabila karyawan tersebut sudah level manajer dengan gaji yang besar.


Jumlah karyawan yang terlalu banyak juga tidak efektif. Pastikan setiap karyawan Anda memiliki pekerjaaan yang dapat dilakukan dan diselesaikan 40 jam dalam seminggu. Karena kalau tidak, mereka tidak akan berkontribusi optimal. Sehingga pengurangan karyawan terpaksa dilakukan di masa depan.


MENEKAN BIAYA PRODUKSI BARANG (COGS)


Ini adalah tips yang sangat sederhana tapi bisa berdampak luar biasa pada peningkatan keuntungan. Misalnya Anda menjual perangkat komputer dengan harga Rp. 1.000.000, modal produksi / modal pembelian dari supplier perangkat komputer tersebut adalah Rp. 600.000, sehingga profit kotor Anda adalah Rp. 400.000.


mengurangi biaya untuk meningkatkan keuntungan

Tapi Anda bisa meningkatkan profit dengan mengurangi harga produksi barang yang Rp. 600.000 tadi. Kalau modal Anda untuk 1 produk berkurang jadi Rp. 350.000 misalnya, sekarang profit kotor Anda adalah Rp. 650.000! Jauh sekali kan? Tapi bagaimana caranya?


Negosiasi Harga Modal Dari Supplier / Distributor Anda


Anda bisa coba untuk negosiasi harga modal ke supplier / distributor Anda. Karena Anda adalah penjual yang langganan melakukan pembelian kepada mereka, tentunya mereka ingin menjaga hubungan baik dengan Anda. Umumnya ini dapat dilakukan dengan cukup mudah, asal nego harganya tidak terlalu tinggi. Atau cukup minta diskon juga dapat dilakukan.


Pembelian Grosir Untuk Diskon Besar (Economy of Scale)


Sudah lumrah untuk pelaku bisnis untuk mendapatkan harga yang lebih baik ketika membeli lebih banyak. Ini berlaku ketika Anda beli barang jadi, untuk dijual kembali, atau untuk pembelian komponen untuk produksi barang yang akan dijual.


Kurangi / Hilangkan Komponen Yang Tidak Esensial


Analisa komponen apa yang bisa dikurangi atau dihilangkan. Untuk mengurangi biaya produksi perangkat komputer misalnya, Anda bisa mengurangi biaya packaging produk. Atau menghilangkan komponen CD/DVD player karena sudah tidak terlalu terpakai oleh konsumen misalnya, dan sebagainya.


Mengganti Supplier / Distributor Yang Memberikan Harga Lebih Murah


Carilah supplier / distributor alternatif untuk komponen dan produk Anda. Mintalah harga yang lebih murah dan berikan informasi tentang harga yang diberikan oleh supplier Anda sekarang. Pastikan mereka mengerti bahwa Anda sedang mencari partner baru yang dapat memberikan harga lebih murah dari yang sekarang.


Mengurangi Jangka Waktu Garansi Barang / Jasa


Jika Anda memasukkan biaya service barang yang Anda jual ke dalam COGS atau harga produksi, maka Anda bisa mengurangi jangka waktu yang tadinya 2 tahun menjadi 1 tahun saja. Karena apabila Garansi tersebut tidak terpakai, maka konsumen harus membayar untuk spare part & perbaikan barang. Sehingga alokasi biaya servis tadi dapat menjadi profit Anda.


MENAIKKAN HARGA BARANG / JASA ANDA


Ini strategi yang umum dilakukan, terutama apabila produk Anda sudah sangat laku di pasaran dan peminatnya melebihi stok yang Anda miliki. Ini pertanda bahwa menaikkan harga barang dapat dilakukan untuk menaikkan profit, atau Anda harus produksi lebih banyak agar dapat menjual lebih banyak.


menaikkan harga untuk meningkatkan profit

Namun sebelum menaikkan harga barang, Anda harus yakin bahwa setelah menaikkan harga barang, Anda masih kompetitif di pasaran. Jangan sampai gara-gara barang naik, konsumen jadi lari ke kompetitor. Untuk itu pastikan Anda sudah melakukan competitor mapping.


Kalau strategi ini dapat dilakukan bersamaan dengan pengurangan harga produksi, maka Anda bisa bayangkan peningkatan profit yang bisa Anda raih walaupun penjualan Anda tidak meningkat.


MELAKUKAN CROSS SELLING UNTUK SUMBER OMSET BARU


Cross selling berarti Anda menjual barang / jasa yang lain, atau yang melengkapi produk yang sudah Anda jual kepada konsumen Anda (komplementer). Misalnya kalau Anda menjual perangkat komputer, Anda bisa juga menjual portable wifi, atau port untuk USB-C, atau mungkin mouse? Bisa apa saja jenisnya.


profit dari menjual produk lain

Menjual Produk Lain Dari Merek Lain


Tidak harus Anda produksi sendiri, Anda bisa bekerja sama dengan merek lain untuk menjual produk mereka. Anda tidak repot dengan produksi, dan biaya marketing brand tersebut. Terutama apabila merek tersebut sudah terkenal. Kami sarankan untuk melakukan konsinyasi, agar tidak perlu membeli dengan modal diawal.


Memproduksi / Menjual Produk Kategori Baru


Anda bisa membuat produk baru yang benar-benar berbeda, namun masih berhubungan secara kategori. Misalnya kalau Anda menjual perangkat komputer, Anda juga bisa menjual smartphone atau tablet, powerbank, atau kabel charger dan sebagainya. Karena konsumen yang menggunakan komputer adalah konsumen modern yang mengerti teknologi, tentunya smartphone dan sebagainya juga diperlukan oleh mereka.


MENINGKATKAN EFEKTIFITAS SOP


SOP adalah elemen yang penting dalam perusahaan. SOP yang efektif dapat mengurangi biaya yang dikeluarkan perusahaan, sedangkan SOP yang tidak efektif justru menambah biaya.


Misalnya dalam sistem dan proses produksi, SOP perusahaan Anda tidak efektif. Sehingga manufaktur produk Anda kurang baik dan setelah digunakan selama seminggu, produk tersebut rusak. Konsumen komplain, dan Anda harus mengganti produk tersebut dengan yang baru.


meningkatkan efektifitas SOP untuk meningkatkan profit

Anda malah harus mengeluarkan biaya perbaikan barang atau pembelian komponen baru untuk memperbaiki. Ini malah akan mengurangi keuntungan Anda, bukan menambah. Masih ada kasus-kasus lain dimana SOP dapat meningkatkan profit.


Satu contoh lagi adalah jika konsumen Anda senang dengan pelayanan purna jual atau in-store Anda, maka mereka bisa merekomendasikan produk / jasa Anda kepada teman dan kerabatnya. Penjualan Anda naik tanpa biaya marketing.


KESIMPULAN CARA MENINGKATAN PROFIT TANPA KENAIKAN PENJUALAN


Oke jadi paham kan strateginya? Anda bisa langsung mengaplikasikan strategi ini kedalam bisnis atau perusahaan Anda. Tidak sulit kok, hanya memang Anda harus menganalisa berbagai elemen dalam perusahaan Anda yang membutuhkan biaya besar, lalu mengurangi atau menghapusnya apabila tidak esensial. Salam!

penjelasan quotation adalah

Quotation merupakan sebuah istilah umum dalam penjualan dan pembelian, atau permintaan dan penawaran. Quotation sangat dekat dengan faktur maupun permintaan penjualan atau pembelian. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah penjelasan dasar dari quotation.


PENGERTIAN QUOTATION ADALAH


Saat terjadi penjualan barang dalam suatu perusahaan atau organisasi, akan tercetak dokumen faktur penjualan atau dokumen quotation. Faktur penjualan tidak sama dengan quotation. Lantas dokumen mana yang diperlukan untuk melakukan penjualan? Keduanya diperlukan, tergantung dari jenis transaksi.


Baca juga: Apa itu SOP? SOP Adalah Sistem Yang Mengatur Prosedur Operasional Perusahaan


Faktur penjualan adalah sebuah dokumen yang timbul akibat adanya penjualan dari perusahaan. Isinya mengenai jenis barang, harga, diskon, ppn, dan detail perusahaan lainnya. Tujuannya sebagai bentuk pengesahan atau persetujuan terjadinya transaksi penjualan, antara pihak pertama dan pihak kedua.


apa itu quotation

Sedangkan quotation adalah surat penawaran. Dokumen ini diberikan kepada pelanggan setelah terjadinya permintaan dari perusahaan Anda. Tujuan dari quotation adalah sebagai perjanjian kesepakatan harga, antara penjual dan pembeli. Biasanya harga yang ditawarkan memiliki perbedaan dengan harga di pasaran. Maka dari itu timbulah dokumen quotation ini.


Selain berisi kesepakatan harga, quotation juga berisi tentang kesepakatan pembayaran antara kedua belah pihak.  Contoh kesepakatan pembayaran adalah seperti berikut:


1. Cash on Delivery (COD)


Sistem pembayaran ini dilakukan secara tunai, tepat saat barang yang dipesan sampai ditujuan. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai atau melalui cek, yang kemudian dititipkan kepada pihak yang mengantar barang tersebut atau pihak terkait yang telah disepakati sebelumnya.


cash on delivery quotation

Metode ini menguntungkan kedua belah pihak. Penjual maupun pembeli akan merasa aman dalam bertransaksi. Pembeli tidak perlu takut barang tidak dikirim atau telat pengiriman, sedangkan penjual tidak perlu takut untuk tidak dibayar ketika barang telah dikirim ke alamat pembeli.


2. Cash before delivery


Sistem pembayaran cash before delivery adalah pembayaran yang dilakukan sebelum barang dikirim ke pelanggan. Jenis pembayaran ini juga cukup banyak dijalankan, setelah Cash on Delivery.


cash before delivery term

Metode ini bisa Anda temukan dengan mudah, seperti contohnya jual beli dalam online shop. Keuntungan dari cash before delivery akan menguntungkan pihak penjual, karena menekan resiko adanya penipuan maupun keterlambatan pembayaran, yang bisa berdampak pada kegiatan operasional perusahaan.


3. Term of Payment


Metode term of payment merupakan cara pembayaran dengan menggunakan jangka waktu atau jatuh tempo. Biasanya akan tertulis TOP 30, TOP 45, dan lain sebagainya. Arti dari TOP 30 adalah pembeli diharapkan membayar paling telat 30 hari sesudah dari tanggal faktur.


Jika tidak memenuhi ketentuan, maka akan ada sanksi dari penjual kepada pembeli. Bisa berupa bunga denda atau bahkan di blacklist dari daftar pelanggan. Keuntungan metode ini bagi penjual adalah dapat meningkatkan jumlah pelanggan, mengingat pembayaran bisa ditunda. Kekurangannya adalah apabila pembeli telat atau tidak membayar, tentu akan merugikan penjual.


term of payment

Sedangkan keuntungan metode ini bagi pembeli adalah adanya waktu untuk memutar uang, atau menjual barang tersebut terlebih dahulu. Sehingga uang yang nantinya akan dibayarkan kepada penjual merupakan hasil dari penjualan barang, bukan mengikis modal.

money
A man counts out $100 bills as he makes a bet on Super Bowl XLVIII at the Las Vegas Hotel & Casino Superbook in Las Vegas, Nevada January 23, 2014. The Seattle Seahawks will go to the gridiron for their Super Bowl showdown against the Denver Broncos on February 2. REUTERS/Las Vegas Sun/Steve Marcus (UNITED STATES – Tags: SOCIETY SPORT FOOTBALL) – GM1EA1O16R601

Kekurangannya adalah, jatuh tempo pembayaran dari tanggal di faktur, tidak dari tanggal barang sampai ditempat. Artinya bila menggunakan metode TOP 30 dan pengiriman membutuhkan waktu selama sekitar 2 minggu, maka jatuh tempo bagi pembeli adalah sekitar 16 hari lagi.


TUJUAN KESEPAKATAN METODE PEMBAYARAN


Tujuan dari adanya kesepakatan metode pembayaran adalah sebagai berikut:


  • Untuk dapat mengatur uang keluar dan masuk perusahaan, baik dari pihak penjual maupun pembeli. Ini membantu keuangan untuk tetap dalam anggaran yang telah ditentukan sebelumnya, serta mengkontrol uang yang masuk dan keluar.
  • Melindungi pembeli dari kenaikan harga. Jika suatu saat penjual memutuskan untuk menaikan harga ditengah pemesanan barang, maka pembeli masih tetap dikenakan harga lama sampai pembayaran di lakukan.
  • Memberikan kejelasan kepada pembeli, tentang kapan barang tersebut selambat-lambatnya harus dibayar. Hal ini menghindari konflik antara pembeli dan penjual di masa depan.

Quotation biasanya juga terdapat penjelasan minimal jumlah order, untuk mendapatkan harga yang telah disepakati. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, harga yang diberikan dalam surat penawaran cenderung berbeda atau lebih rendah dari harga di pasar. Beberapa perusahaan akan menetapkan minimal order, untuk menutupi potongan harga tersebut.


time and money

Setelah mengetahui isi dari dokumen quotation, maka akan muncul pertanyaan, apa perbedaannya dengan faktur? Faktur terbit ketika terjadi penjualan, dimana jenis dan harga barang telah disepakati sebelumnya, sedangkan quotation biasanya terbit sebelum faktur penjualan.


Tujuannya sebagai bentuk kesepakatan jenis barang, harga, cara pembayaran dan minimal order yang nantinya akan diterbitkan di faktur penjualan. Quotation bukan merupakan bukti penjualan maupun pembayaran. Tetapi murni berupa surat penawaran. Itulah perbedaan antara faktur dan quotation.


JENIS-JENIS QUOTATION ADALAH


Quotation memiliki peran yang berbeda-beda dalam setiap transaksi. Hal ini menimbulkan adanya 2 jenis surat penawaran, yaitu:


Vendor’s Quotation Adalah


Vendor’s quotation adalah surat penawaran atau daftar kesepakatan yang disusun perusahaan manufaktur (perusahaan yang menghasilkan produk, dari barang mentah, setengah jadi hingga barang jadi yang siap dijual) kepada vendor. Jadi saat perusahaan manufaktur ingin melakukan kesepakatan dengan vendor, perusahaan akan menerbitkan jenis vendor’s quotation ini untuk ditawarkan kepada vendor. Jenis ini memang lebih banyak digunakan pada perusahaan manufaktur.


Customer’s Quotation Adalah


Customer’s quotation adalah surat penawaran atau daftar kesepakatan yang disusun dari perusahaan untuk pelanggan. Jadi saat perusahaan akan melakukan penawaran penjualan kepada pelanggan, maka perusahaan akan menerbitkkan customer’s quotation.


Jadi perbedaan quotation tersebut sebenarnya sangat mudah, hanya dilihat dari siapa pihak yang diberikan penawaran. Siapapun yang mengeluarkan penawaran bukan masalah, karena nantinya akan kembali lagi pada perusahaan. Sekalipun kemudian ada vendor yang menawarkan quotation kepada perusahaan, bagi perusahaan tetap dianggap vendor’s quotation. Bagi vendor sendiri, quotation tersebut termasuk dalam jenis customer’s quotation.


SUSUNAN QUOTATION ADALAH


Sekalipun bertindak sebagai dokumen penawaran, namun dalam hal bisnis, surat quotation adalah dokumen yang memiliki format tersendiri. Dalam penyusunan penawaran harus memperhatikan beberapa hal. Selain sebagai formalitas, tujuan lainnya adalah untuk memperlihatkan profesionalitas, sehingga memudahkan perusahaan untuk menjalin kerjasama yang lebih lagi. Menurut bagiannya, surat penawaran dibagi menjadi 3 bagian, yaitu:


Bagian pembuka


Di bagian awal ini sebaiknya diisi mengenai informasi mengenai perusahaan, semacam company profile dalam bentuk singkat. Anda bisa sekaligus mempromosikan perusahaan di bagian pembuka ini. Tujuannya adalah sebagai tanda pengenalan diri kepada pihak ke 2, serta untuk menarik minat pembaca untuk membaca penawaran lebih lanjut.


Profil perusahaan sebaiknya juga dilengkapi dengan surat-surat wajib, seperti:

  • SIUP (Surat Ijin Untuk Perdagangan)
  • TDR (Tanda Daftar Rekanan)
  • NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
  • Sertifikat-sertifikat lainnya yang mendukung legalitas perusahaan dan pemilik.

Dokumen diatas dapat membantu Anda untuk menjelaskan kepada calon pelanggan, bahwa perusahaan telah diakui dan legal. Ini akan menurunkan tingkat keraguan terhadap perusahaan Anda.


puzzle quotation

Disarankan untuk memberikan kelebihan dan keunggulan yang dimiliki oleh perusahaan Anda. Misalkan barang yang diproduksi telah mendapatkan sertifikat dari SNI (Standar Nasional Indonesia) atau peralatan yang digunakan adalah series A sehingga dipastikan hasil produksinya lebih rapi, serta keunggulan lainnya. Dengan memberikan informasi mengenai keunggulan tersebut, Anda secara tidak langsung mengatakan bahwa perusahaan layak untuk diajak kerjasama.


Bagian Isi Konten Surat


Pada bagian ini, detail pada quotation mulai di jabarkan satu persatu. Mulai dari jenis barang dan harga barang yang ditawarkan, jumlah minimal order, dan metode pembayaran yang akan digunakan. Anda bisa menambahkan keterangan lain pada bagian bawah untuk lebih menarik minat calon pelanggan. Misalkan, “pembelian ke 2 akan diberikan diskon sebesar 2.5% dari total pembelian” atau “pembelian minimal Rp. 10,000,000 akan diberikan bonus emas 99.99% sebesar 1 gram”.



Bagian penutup


Bagian terakhir sebaiknya berisi tulisan yang menjukan harapan Anda yang sangat besar untuk menjalin kerjasama dengan calon pelanggan tersebut. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih atas kesedian waktunya untuk membaca surat quotation Anda.


Sebagai tambahan untuk menarik minat calon pelanggan, sertakan pula lampiran dokumentasi pekerjaan-pekerjaan yang pernah anda lakukan sebelumnya, khususnya yang sejenis dengan penawaran yang Anda tawarkan. Lampiran ini sebagai bukti bahwa perusahaan Anda memiliki pengalaman pada bidang tersebut.


CONTOH TEMPLATE QUOTATION


Ada beberapa contoh template quotation yang Anda bisa download secara gratis. Berikut adalah link-nya:



KESIMPULAN ARTIKEL QUOTATION ADALAH


Bagaimana? Anda sudah paham bahwa quotation adalah alat yang penting untuk menjalin kerjasama yang baik? Quotation digunakan agar di masa depan tidak ada kesalahpahaman antara kedua belah pihak. Dan sebaiknya Anda mulai menggunakannya apabila belum, salam!

why procurement team is important

Procurement adalah satu proses pengadaan barang yang sangat vital untuk kelangsungan operasional perusahaan. Terutama karena procurement menyangkut kebutuhan berbagai departemen, mulai dari marketing, sales, IT, sampai logistik dan keuangan.


Jangan sampai procurement dikerjakan oleh departemen lain!

Banyak sekali keputusan dari sebuah perusahaan yang akan melibatkan proses procurement. Dimana proses procurement ini tentunya akan berdampak kepada biaya keseluruhan dalam melaksanakan dan mengaplikasikan keputusan manajemen tersebut.


PROSES PROCUREMENT


Proses procurement akan berdampak kepada biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan ketika membeli barang & jasa. Dalam hal ini biaya yang dimaksud, selain biaya moneter, juga behubungan dengan biaya dalam segi waktu & upaya. Bayangkan, tanpa adanya staff procurement maka staff dari departemen lain yang harus meluangkan waktu dan berupaya untuk proses procurement berikut:


1. Mengumpulkan data kebutuhan perusahaan.

2. Permohonan analisa dan persetujuan oleh manajemen.

3. Mengumpulkan data vendor & supplier yang menjual barang yang dibutuhkan.

4. Melakukan analisa kapabilitas vendor & supplier.

5. Permintaan quotation.

6. Negosiasi harga, servis dan fitur.

7. Pengiriman purchase order.

6. Pemesanan barang & jasa.

7. Pengecekan kualitas & kelayakan barang & jasa.

8. Mediasi pembayaran invoice dengan departemen finance.

9. Dokumentasi & pengecekan dokumen pembelian.


Banyak sekali kan prosesnya? Apabila diasumsikan barang / jasa yang sedang dibeli oleh perusahaan itu hanya satu, maka memang terlihat sedikit pekerjaannya. Namun faktanya, perusahaan biasanya memiliki kebutuhan yang cukup banyak perbulan. Ada yang case-by-case, ada juga yang merupakan kebutuhan yang kontinu.


procurement adalah proses yang sangat panjang dan berkelanjutan

Dari pembelian barang kebutuhan operasional bulanan, sampai kebutuhan barang & jasa yang dibutuhkan case-by-case oleh setiap departemen. Sehingga departemen procurement dianggap sebagai salah satu fungsi perusahaan yang strategis untuk meningkatkan produktifitas departemen lain dan terutama keuntungan perusahaan.


BAGAIMANA TIM PROCUREMENT BERJASA DALAM PERUSAHAAN?


Memaksimalkan Keuntungan – Dalam memaksimalkan keuntungan perusahaan, departemen procurement tentunya bisa sangat berjasa. Karena dalam proses procurement terdapat proses negosiasi harga. Dimana dengan memperkecil biaya yang dikeluarkan, untung / margin yang didapatkan disetiap penjualan bisa lebih tinggi.


procurement itu penting ngga sih?

Term of Payment Yang Fleksibel

Hubungan baik dengan vendor biasanya akan memberikan term of payment yang lebih baik. Tidak jarang perusahaan bisa membeli barang dan membayar setelah 60 hari, tidak harus bayar langsung. Dengan waktu 60 hari, perusahaan bisa menjual produk-produknya terlebih dahulu dan membayar supplier dengan keuntungan. Atau mungkin dalam waktu 60 hari, dana bisa digunakan untuk kebutuhan yang lain dulu, lebih fleksibel kan?


Pelayanan Spesial Dari Supplier & Vendor

Tidak jarang juga, karena hubungan dengan vendor & supplier yang sangat baik, perusahaan bisa mendapatkan harga yang lebih murah dari pasaran, mendapatkan tawaran yang sangat baik ketika membuka tender, mendapatkan pengiriman gratis, konsultasi gratis, dan sebagainya.


tim procurement bekerja

Meningkatkan Produktifitas & Efektifitas Departemen Lain

Karena tim procurement mengerjakan proses – proses pengadaan, departemen lain bisa fokuskan waktu dan usaha untuk tanggung jawabnya masing-masing. Setiap kebutuhan pembelian dan prosesnya yang panjang dapat diserahkan kepada tim procurement.

KESIMPULAN PENTINGNYA TIM PROCUREMENT

Bagaimana? Anda sudah pahamkan kenapa tim procurement itu penting untuk ada dalam sebuah perusahaan. Umumnya, sebelum benar-benar membuat tim procurement, sebuah perusahaan menggunakan general affair untuk melakukan pembelian barang. Ini juga bisa Anda lakukan apabila perusahaan Anda belum terlalu besar. Semoga bermanfaat ya, salam!

pelatihan karyawan

Pelatihan Karyawan itu penting. Karena bagaimanapun, sebuah perusahaan tidak akan beroperasi dengan baik dalam meningkatkan pendapatan dan keuntungan tanpa kerja keras dan keahlian para karyawan yang bekerja di dalamnya.


Namun hal ini seringkali diacuhkan oleh manajemen perusahaan, yang cenderung merasa lumrah bahwa yang namanya karyawan itu harus bekerja keras untuk perusahaan. Sayangnya karyawan itu juga manusia dan memiliki kelebihan dan kelemahan yang variatif.


Sehingga tugas perusahaan adalah memahami kelemahan tersebut, menganalisa apakah kelemahan tersebut akan berpengaruh terhadap kinerja, dan membantu karyawan dan anggota organisasi-nya untuk berkembang lebih maju.


Manfaat Pelatihan Karyawan Untuk Perusahaan


1. Meningkatkan Keahlian Karyawan. Keahlian para karyawan berbeda-beda dalam suatu perusahaan adalah hal yang wajar. Tapi kalau sebuah perusahaan memiliki standar tersendiri untuk tingkat keahlian suatu bidang, maka ini tentunya akan sangat membantu. Sehinggga meningkatkan keahlian pekerja melalui pelatihan karyawan, sesuai dengan standar perusahaan itu sangat penting.


pelatihan karyawan memberikan ilmu yang berguna untuk operasional perusahaan

2. Meningkatkan Kinerja Karyawan. Salah satu topik yang bisa diangkat dalam pelatihan karyawan adalah peningkatan produktifitas dalam bekerja sehari-hari. Dengan kinerja pekerja yang meningkat, performa perusahaan juga akan meningkat secara kolektif.


3. Memperbarui Keahlian Karyawan Dengan Pengetahuan & Ilmu Terbaru. Pengetahuan dan keahlian seorang karyawan bisa saja menjadi tertinggal seiring dengan waktu. Terutama pada jaman digital, yang mana perkembangan teknik-teknik digital marketing misalnya, terus berkembang dan cara-cara lama sudah di perbaharui sehingga tidak lagi relevan. Sehingga pelatihan menjadi penting untuk dilakukan secara berkala.


4. Mempersiapkan Karyawan Untuk Naik Jabatan. Naik jabatan berarti akan naik tanggung jawab, sehingga bisa saja seorang karyawan staff biasa yang akan menjadi manajer misalnya, belum tau betul apa saja tanggung jawab seorang manajer dibandingan tanggung jawab posisi sebelumnya. Skill yang dibutuhkan juga bisa jadi berbeda, pelatihan karyawan sebelum promosi dapat membantu perusahaan untuk mempersiapkan calon.


pelatihan karyawan membantu proses promosi dan pelatihan skill untuk yang dipromosikan

5. Meningkatkan Efisiensi & Efektifitas Kerja. Tentunya dengan melatih karyawan dengan topik topik yang berhubungan dengan manajemen waktu, produktifitas, dan membekali mereka dengan tools atau aplikasi yang dapat membantu manajemen projek, efisiensi & efektifitas kerja anggota perusahaan dapat meningkat beberapa kali lipat dan dapat diukur.


Jenis-Jenis Pelatihan Karyawan


Nah kalau sudah paham manfaatnya, selanjutnya adalah jenis-jenis pelatihan yang mungkin bisa menjadi ide pelatihan selanjutnya untuk perusahaan Anda.


1. Pelatihan Materi Pengetahuan Bidang. Untuk menambah skill / keahlian baru pada sebuah bidang, tentunya terlebih dahulu harus dipelajari pengetahuan dasarnya. Hal ini dapat diajarkan kepada setiap karyawan, dimana materi yang diajarkan dapat disesuaikan dengan departemen masing-masing. Contohnya, karyawan di bidang sales marketing diajari untuk melakukan digital marketing juga via Google Search, sehingga bisa mendapatkan leads secara online juga.


salah satu pelatihan karyawan adalah materi pengetahuan sesuai bidang

2. Pelatihan Berbicara di Depan Umum. Ini yang secara general dapat diajarkan kepada semua anggota perusahaan. Namun yang paling penting pelatihan karyawan yang satu ini, diberikan kepada anggota perusahaan yang sudah ada di bagian manajemen atau akan promosi ke bagian tersebut. Karena sudah umum anggota manajemen harus berbicara di depan publik atau melakukan presentasi.


3. Pelatihan Pengetahuan Produk. Ini berlaku khususnya bagi bagian sales, yang harus menceritakan poin-poin plus tentang produk yang dijual. Sehingga ada baiknya pelatihan pengetahuan produk selalu dilakukan secara berkala selama 3 bulan sekali. Hasilnya adalah tim sales akan hafal di luar kepala apapun tentang produk yang mereka jual.


4. Pelatihan Kerjasama Tim. Tingkat kemampuan teamwork dan sosialisasi setiap orang berbeda-beda. Dimana pelatihan ini akan membantu anggota tim untuk lebih mengenal dirinya masing-masing dan bagaimana mereka bisa memperbaiki kelemahannya dalam bekerja sama dengan rekan kerjanya. Pelatihan Kerjasama karyawan juga bisa dalam bentuk outbond dan sebagainya.


kerja sama tim membuat pekerjaan dan tugas menjadi lebih efisien dalam pengerjaannya

5. Pelatihan Pelaksanaan SOP. Karena SOP memang membutuhkan kedisiplinan, maka agar karyawan selalu beroperasi sesuai dengan SOP yang telah ada, memang harus dilakukan pelatihan secara berkala. Terutama apabila SOP yang dibuat selalu diperbaharui. Cek artikel tentang SOP Adalah?


Nah itulah tadi beberapa hal tentang jenis-jenis pelatihan karyawan & manfaatnya. Apabila ada pertanyaan, Anda bisa langsung tulis komentar Anda dibawah ya. Semoga artikel ini bermanfaat dan jangan lupa di share! Salam!

tugas purchasing

Disini kita akan membahas tugas purchasing. Kalau Anda berada disini, Anda mungkin masih bingung apa aja sih tanggung jawab seseorang yang bekerja dalam bidang atau departemen purchasing? Apa saja tugas purchasing? Mungkin Anda juga masih bingung perbedaan antara purchasing & procurement?


Anda sudah datang ke artikel yang tepat. Disini kita akan membahas dengan lengkap, tugas dan tanggung jawab yang dipikul oleh para profesional yang bekerja pada departemen purchasing. Mulai dari tanggung jawabnya apa saja, tugasnya, skill yang perlu diketahui, dan sebagainya. Mari kita mulai.


APA ITU PURCHASING? SEBELUM BICARA TUGAS PURCHASING


Definisi purchasing pada sebuah perusahaan atau pada dunia retail disebut sebagai buyer, adalah sebuah posisi dalam perusahaan yang bertugas untuk membeli barang / jasa dari pihak ketiga. Sebenarnya cukup mudah kan?


Tapi ternyata tidak semudah itu. Karena ketika ada kata “membeli” berarti perusahaan harus mengeluarkan uang. Dan pada esensinya disini berarti ada pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan dokumentasi & validasi, yang menjadi tugas-tugas turunan yang harus dikerjakan oleh bagian purchasing.


Berbeda dengan pembelian biasa oleh konsumen, staff purchasing bekerja untuk membeli sesuatu yang dibutuhkan oleh departemen-departemen yang ada pada sebuah perusahaan. Tentunya Anda juga mengerti, bahwa dalam sebuah perusahaan pastinya ada banyak departemen.


Baca juga: Perbedaan Procurement & Purchasing

Baca Juga: Penjelasan Lengkap Tentang Purchasing


Misalnya; departemen penjualan & pemasaran, pengembangan bisnis, penelitian & pengembangan, teknisi pemasangan, servis purna jual, keuangan, desain & media, dan tentunya departemen purchasing sendiri. Dimana setiap departemen pasti membutuhkan produk yang berbeda-beda, dan juga jasa yang berbeda-beda. Sudah pasti tugas bagian purchasing itu banyak dan tidak mudah. Lalu apa saja tanggung jawabnya?


TANGGUNG JAWAB BAGIAN PURCHASING


Nah sekarang kita bicara tanggung jawab bagian purchasing. Apa aja sih tanggung jawab para profesional yang bekerja di bidang purchasing? Berikut adalah beberapa tanggung jawab yang akan diemban ketika Anda bekerja menjadi purchasing staff:


1. Memastikan kebutuhan perusahaan yang harus dibeli. Seperti yang telah diutarakan sebelumnya, ada banyak departemen dalam satu perusahaan yang tentunya punya kebutuhan yang berbeda-beda. Merupakan tanggung jawab departemen purchasing untuk selalu menanyakan kepada setiap departemen kebutuhan mereka apa saja. Kebutuhan ini juga dapat dibagi menjadi kebutuhan bulanan, dan kebutuhan sesekali. Sehingga untuk kebutuhan bulanan, staff purchasing dapat membuat plan untuk perusahaan.


2. Memastikan setiap pembelian sudah di-setujui oleh manajemen eksekutif. Walaupun tim purchasing bertanggung jawab untuk melakukan pembelian, namun tentunya bagian purchasing tidak bisa langsung beli begitu ada permintaan. Merupakan tanggung jawab bagian purchasing untuk meminta approval dari manajemen & finance untuk setiap pembelian.


3. Memastikan bahwa barang tiba dengan kondisi baik dan tiba tepat waktu. Barang yang dibeli tentunya harus datang dengan kondisi yang baik, selalu terpantau, dan bisa datang tepat waktu. Hal ini perlu dipastikan karena umumnya ada barang-barang yang diperlukan secara urgent, sehingga keterlambatan atau kerusakan dapat mempengaruhi performa perusahaan.


4. Menjaga hubungan baik dengan vendor. Vendor adalah partner yang sangat berharga untuk departemen purchasing. Karena vendorlah yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Terutama dengan hubungan yang baik, perusahaan bisa mendapatkan keuntungan harga yang lebih murah, atau term of payment yang lebih panjang. Ini adalah tugas purchasing yang sangat penting.


5. Mediasi pembayaran & memastikan pembayaran tepat waktu. Ini cukup rumit karena melibatkan banyak vendor dengan tanggal pembayaran yang berbeda-beda sesuai dengan term of payment dari setiap vendor. Ada yang 30 hari setelah barang diantar, ada yang langsung bayar, ada yang 60 hari setelah pengiriman, dan sebagainya. Pembayaran juga dilakukan oleh departemen keuangan, sehingga staff purchasing perlu mediasi & komunikasi dengan baik.


6. Dokumentasi Invoice, Faktur, Purchase Order / Work Order. Walaupun terlihat mudah, namun tugas purchasing ini akan sangat rumit dan membutuhkan ketelitian yang sangat baik. Dokumentasi sangat penting untuk dilakukan karena akan berhubungan dengan kepentingan departemen keuangan. Ini adalah tanggung jawab yang sangat penting.


TUGAS PURCHASING APA SAJA?

Berbeda dengan tanggung jawab, tugas yang dibicarakan disini adalah lebih kepada proses-proses yang akan menjadi tugas staff purchasing. Berikut adalah list tugas purchasing yang harus Anda tahu:


1. Menyusun list pembelian barang / jasa yang dibutuhkan seluruh anggota perusahaan.

2. Mengkategorikan list pembelian antara; pembelian barang bulanan & sekali beli.

3. Menyusun list vendor penyedia barang / jasa.

4. Meminta approval pembelian kepada manajemen / bagian keuangan untuk anggaran.

5. Menghubungi supplier & vendor untuk mendapatkan quotation / penawaran harga.

6. Menganalisa penawaran (harga, fitur, servis, Etc.) yang paling menguntungkan bisnis.

7. Melakukan negosiasi harga, fitur, servis, waktu, yang diperoleh dari supplier.

5. Membuat dokumen pemesanan / purchase order (PO).

6. Mengirim PO kepada supplier & vendor barang / jasa.

7. Melacak & memastikan pengiriman atau eksekusi pengerjaan servis berjalan baik.

8. Pengecekan kualitas barang / jasa sesuai dengan kontrak penjualan.

9. Dokumentasi dokumen-dokumen penjualan.

10. Mediasi dengan bagian logistik untuk pencatatan barang masuk.

11. Mediasi dengan bagian keuangan untuk pembayaran barang / jasa.

12. Melakukan review performa proses pembelian.


SKILL ATAU KEAHLIAN PENTING UNTUK STAFF PURCHASING


Dari proses dan tanggung jawab yang telah disebutkan diatas, kita bisa simpulkan bahwa staff purchasing harus memiliki beberapa skill yang akan menopang performa dalam kegiatan purchasing sehari-hari. Lalu aja saja skill staff purchasing yang penting untuk dimiliki? Berikut adalah listnya:


1. Komunikasi yang baik. Berdasarkan proses yang telah disebutkan, staff purchasing harus berkomunikasi dengan departemen-departemen lain dalam perusahaan seperti bagian keuangan & logistik. Tidak hanya itu, bagian purchasing juga harus mengetahui kebutuhan semua departemen, serta menjaga hubungan baik dengan vendor & supplier. Jadi keahlian dalam berkomunikasi sangat penting untuk staff purchasing.


2. Negosiasi dengan vendor & supplier. Ketika menerima penawaran dari vendor & supplier, tentunya perusahaan akan harus mengeluarkan dana untuk membayar produk / jasa yang diperlukan. Staff purchasing yang mumpuni akan mampu memperkecil dana yang harus dikeluarkan oleh perusahaan, karena


3. Pencatatan & Dokumentasi Terorganisir. Karena banyaknya proses pengadaan barang & jasa yang akan dilakukan oleh staff purchasing, maka pencatatan dan dokumentasi sangat penting untuk dilakukan. Masalahnya, tidak semua orang bisa melakukan dokumentasi yang baik dan terorganisir. Seringkali justru dokumentasi ini malah berantakan dan tidak rapi. Ini akan menyulitkan berbagai pihak seperti bagian keuangan dan akuntansi di masa depan bila tidak dilakukan dengan baik.


4. Keahlian dalam Microsoft Office & komputer. Memang sangat sederhana, tapi ini sangat penting karena akan ada banyak sekali pencatatan, pembuatan PO, tracking pengiriman, dokumentasi pembelian, dan sebagianya.


5. Paham perpajakan. Ketika membeli barang, tentunya akan ada pajak yang harus diabayarkan. Pajak yang dibayarkan kepada CV & PT bisa saja berbeda, dan pajak yang dikenakan kepada jasa dan barang juga bisa berbeda. Sehingga pengetahuan tentang perpajakan akan membantu staff purchasing untuk mengerti berapa harga yang harus dibayar, kemana, dan kapan harus dibayar.


Nah, itu dia penjelasan tentang tugas purchasing, tanggung jawab staff purchasing, dan skill yang dibutuhkan oleh profesional bagian purchasing. Kalau Anda adalah calon staff purchasing atau sudah bekerja di bidang tersebut, semoga artikel ini bisa membantu Anda ya. Salam!

beda procurement purchasing

Istilah procurement dan purchasing memang sudah tidak asing lagi bagi mereka yang bergelut di lingkup bisnis. Namun, beberapa dari mereka masih bingung perbedaan antara procurement dan purchasing. Memang kedua istilah tersebut sangat berkaitan dengan proses pengadaan barang dan jasa. Untuk lebih jelasnya, berikut penjelasan dari procurement dan purchasing.


PENGERTIAN PROCUREMENT SECARA SINGKAT


procurement itu apa

Procurement merupakan proses secara keseluruhan dari kegiatan pengadaan atau pembeliaan barang atau jasa dalam jumlah tertentu, atau bisa dibilang Procurement adalah proses pengadaan barang & jasa itu sendiri. Barang dan jasa yang ditawarkan memiliki berbagai macam jenis, mulai dari mesin-mesin, peralatan, kontruksi, jasa cleaning service, dan lain sebagainya.


Baca Juga: Procurement Adalah, E-Procurement Adalah – Penjelasan Lengkap


Procurement sendiri dimulai dari perencanaan strategis, pengadaan tender, pemilihan vendor, negosiasi pembayaran, pembuatan kontrak perjanjian kerjasama, penilaian barang atau jasa yang akan terpilih, pembelian barang atau jasa, penerimaan barang atau jasa, proses pembayaran kepada vendor, dan penilaian kinerja vendor. Untuk lebih mengenal tentang procurement silakan dibaca artikel procurement adalah?


Proses ini dimulai dari pemerintah dan berlanjut ke pihak swasta, walaupun tidak jarang juga dari perusahaan swasta ke perusahaan swasta lainnya. Procurement dinilai mempermudah untuk mengadakan barang atau jasa dalam jumlah besar. Sebab segala sesuatu dipantau dan dipastikan memiliki kualitas yang sama dengan yang diharapkan.


DEFINISI PURCHASING SINGKAT



Purchasing merupakan proses dari pembelian barang atau jasa, sehingga bisa dibilang Purchasing adalah bagian dari Procurement. Paham kan sekarang? Bahwa purchasing ini hanya salah satu bagian dari beberapa banyak proses Procurement atau pengadaan barang.


Baca Juga: Purchasing Adalah – Penjelasan Purchasing & E-Purchasing


PROSES PURCHASING DI DALAM KEGIATAN PROCUREMENT


Nah dibawah ini kami coba sebutkan beberapa proses purchasing dalam sebuah kegiatan procurement pada sebuah perusahaan. Kegiatan-kegiatan tersebut adalah sebagai berikut:


Pemilihan vendor


Proses purchasing dimulai dari aktivitas pemilihan vendor. Awalnya akan terdapat beberapa list vendor yang terpilih. Dari situ, bagian purchasing akan menentukan vendor mana yang akan dipilih untuk menjadi rekan.


Biasanya akan ada beberapa pertimbangan dalam memilih vendor. Informasi-informasi mengenai vendor pada umumnya didapat dari berbagai sumber, seperti direktori perdagangan, iklan, email rekomendasi diri dari vendor tersebut, pameran-pameran, dan saran dari beberapa pihak terkait.


Harga bukan satu-satunya penentu dalam mengambil keputusan. Sebab harga masih bisa dinegosiasi. Informasi yang paling dibutuhkan adalah apakah vendor tersebut memiliki kemampuan untuk menyediakan barang atau jasa dengan jumlah dan kualitas yang diinginkan. Jika memang semua vendor masuk dalam kriteria, barulah harga menjadi penentu terakhir untuk memilih mana vendor yang akan digunakan.


Melakukan Pemesanan Barang / Jasa Dengan PO


Langkah selanjutnya setelah memilih vendor yang sesuai dengan kriteria adalah menyusun PO (Purchase Order). Dokumen purchase order nantinya harus dikirim kepada vendor, baik itu melalui email maupun dikirim langsung, sebagai bukti adanya pemesanan barang atau jasa. Di dalamnya akan memuat jenis, jumlah pemesanan dan harga produk yang telah disetujui sebelumnya.


Menerima DO (Delivery Order) atau WO (Work Order) dan Memantau Pesanan Perusahan


Setelah DO atau WO diterima, maka bagian purchasing juga harus rutin melakukan pengecekan sampai dimana barang atau jasa yang telah dipesan sebelumnya. Tujuannya agar kegiatan atau proses bisnis selanjutnya dapat ditetapkan dan menghindari proses bisnis tersebut berhenti. Dengan begitu akan terhindar dari risiko kerugian.


Menerima Barang dan Pemeriksaan


Barang yang telah sampai harus diperiksa, apakah pesanan sesuai degan ketentuan dalam purchase order, yaitu jumlah, jenis dan kualitas. Jika tidak sesuai, maka bagian purchasing berhak mengajukan pengembalian.


procurement vs purchasing

Pengecekan 3 Arah: Invoice, DO / WO & PO


Sebelum melakukan pembayaran, bagian Purchasing wajib untuk melakukan pengecekan ulang terhadap kecocokan nilai, pajak, kuantitas dalam setiap dokumen transaksi yaitu; Invoice, delivery order / work order, dan PO. Ini dilaksanakan untuk menghindari perbedaan-perbedaan nilai, yang sangat mungkin ada pada setiap dokumen. Apabila sampai salah, maka tidak sebentar effort yang harus dikeluarkan untuk membuat dokumen-dokumen baru.


Pembayaran Tagihan & Faktur


Purchasing juga wajib untuk mengurus pembayaran barang atau jasa yang dipesan sebelumnya. Pembayaran harus tepat waktu dan sesuai dengan kesepakatan. Entah itu secara tunai atau melalui cicilan.


Dalam purchasing dibutuhkan seseorang yang pandai dalam bernegosiasi harga. Tujuannya agar sesuai dengan budget atau anggaran yang telah disetujui sebelumnya.


Jika dilihat dari prosesnya seperti tidak ada perbedaan antara procurement dan purchasing. Namun seperti yang dijelaskan sebelumnya, procurement merupakan seluruh proses dari pengadaan barang dan jasa. Sedangkan purchasing merupakan bagian dari procurement. Jadi purchasing ada di dalam procurement. Kedua istilah tersebut merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.


PURCHASING

Tugas purchasing hanya melingkupi pada proses pembelian. Setelah terjadi pembelian maka selesailah tugas purchasing. Sedangkan procurement masih berlanjut hingga aktivitas pengadaan barang atau jasa benar-benar selesai. Jika terjadi sesuatu pada saat proses pembelian, maka bagian purchasing yang wajib bertanggung jawab.


KESIMPULAN ARTIKEL PURCHASING VS PROCUREMENT


Apakah Anda sudah paham perbedaan antara procurement & purchasing? Hal ini penting karena Karyawan bagian purchasing harus mengetahui scope pekerjaannya di dalam departemen procurement. Walaupun sekilas sama, ternyata proses purchasing itu sendiri adalah bagian atau sub-proses dari proses procurement secara keseluruhan. Dimana purchasing hanya mencakup beberapa kegiatan di dalam proses procurement. Semoga bermanfaat, salam!

purchasing penjelasan

Di zaman digital saat ini, sebagian besar individu sudah mulai menggunakan internet dan teknologi digital untuk belanja barang atau jasa yang diinginkan. Ditawarkannya kemudahan dan dapat di akses dimana saja menjadikan nilai tambah yang bermanfaat untuk pelanggan & perusahaan. Salah satu proses yang telah mengalami perubahan adalah proses purchasing. Digitalisasi membawa proses purchasing berevolusi menjadi e-purchasing.


Walaupun istilah ini di Indonesia masih di bilang cukup baru dan identik dengan pembelian pengadaan barang atau jasa yang berkaitan dengan pemerintahan. Di luar Indonesia, e-purchasing tidak hanya digunakan dalam pemerintahan, tapi juga oleh masyarakat biasa. Untuk lebih mengenal pembelian secara elektronik ini, berikut pembahasan secara lengkap.


PURCHASING ADALAH – DEFINISI & TANGGUNG JAWAB


Sebelum mengenal apa itu e-purchasing, ada baiknya mengenal terlebih dahulu mengenai purchasing. Dalam bahasa Indonesia, purchasing memiliki arti pembelian yang dalam suatu organisasi berarti suatu proses pemesanan barang atau jasa untuk digunakan dalam melancarkan kegiatan operasional.


pemahaman purchasing

Biasanya purchasing memiliki SDM (Sumber Daya Manusia) tersendiri. Perannya adalah melakukan pembelian yang diminta oleh divisi lain dalam perusahaan. Tidak hanya itu, purchasing juga bertanggung jawab atas barang atau jasa yang dipesannya. Berikut beberapa tanggung jawab yang harus dikerjakan oleh purchasing:


1. Purchasing Menerima dan menganalisis kebutuhan perusahaan


Purchasing wajib menerima perminataan pembelian, selama memang untuk kepentingan operasional perusahaan. Namun, sebaiknya purchasing menganalisis kembali apakah barang atau jasa tersebut memang benar dibutuhkan, atau hanya digunakan untuk kepentingan pribadi.


2. Departemen Purchasing Menganalisa & Memilih Supplier & Vendor


Mencari dan menentukan supplier juga merupakan tugas dari purchasing. Mereka harus memiliki data-data supplier yang sesuai dengan kualitas perusahaan dan sesuai dengan harga di dalam anggaran. Pemilihan supplier bisa melalui proposal yang ditawarkan, iklan, atau atas saran orang lain.


3. Tim Purchasing Melakukan Pemesanan Pada Supplier


Untuk pemesanan harus membuat formulir purchase order. Sebaiknya formulir tersebut harus dibuat beberapa rangkap, guna menjadi arsip bagi beberapa bagian. Nantinya ini akan menjadi bukti bahwa perusahaan pernah atau sedang melakukan pemesanan barang atau jasa tersebut.


4. Staff Puchasing Memantau Pengiriman Barang


Tidak hanya sampai disitu, tetapi selama masa pengiriman, bagian purchasing juga harus memantau lokasi barang atau jasa tersebut hingga sampai di gudang perusahaan. Apabila yang dibeli adalah jasa, maka tim purchasing harus memastikan bahwa pekerjaan selesai sesuai kontrak.


5. Bagian Purchasing Memeriksa Kualitas Barang Pesanan & Pekerjaan


Setelah barang sampai, maka purchasing wajib memeriksa produk yang dipesan. Harus dipastikan apakah sesuai dengan pesanan (jumlah dan kualitas)? Apakah ada cacat produksi? Jika ada yang tidak memenuhi syarat sesuai dengan PO maka, purchasing bisa meretur demi menjaga kualitas.


6. Staff Purchasing Membayar Faktur


Pembayaran bisa dilakukan dengan cicilan atau tunai, tergantung kesepakatan kedua belah pihak. Purchasing bertugas untuk melunasi pembelian tersebut hingga lunas, sehingga skill dalam komunikasi untuk staff purchasing itu penting.


purchasing adalah apa

Purchasing merupakan kegiatan pembelian yang dilakukan secara manual. Prosesnya bisa melalui email, telepon dan lainnya. Kelemahan dari sistem ini adalah bagian purchasing harus terus menerus melakukan kontak dengan supplier mulai dari pemesanan barang hingga barang sampai ditempat. Tentunya hal ini juga akan meningkatkan biaya dan tidak efektif. Apalagi jika pembelian yang terjadi bisa lebih dari satu transaksi.


Baca Juga: Apa itu Procurement? Definisi & Penjelasan Lengkap


Kelebihannya adalah dapat menjalin hubungan yang lebih akrab dengan supplier. Tetapi kelebihan ini terkadang menjadi boomerang. Sebab mungkin saja pihak supplier akan merasa terganggu, mengingat pemesanan tidak hanya oleh 1 atau 2 perusahaan saja.


E-PURCHASING ADALAH – DEFINISI


penjelasan purchasing adalah

Di Indonesia, e-Purchasing sudah diatur dalam Peraturan Presiden (PerPres) Nomor 54 Tahun 2010 tentang pengadaan barang atau jasa pemerintah.  Disini dikatakan bahwa e-Purchasing adalah tata cara pembelian barang atau jasa melalui sistem katalog elektronik.


Sejak tahun 2010 memang pemerintah mulai menggunakan e-Purchasing karena mulai mengakomodasi e-Marketing dalam sistem pengadaan. PerPres Nomor 54 Tahun 2010 sempat direvisi dengan PerPres 70 Tahun 2012 pada pasal 110, yang berisi:


Ayat (1)


Ayat (1) e-Purchasing dilaksanakan memiliki tujuan untuk terciptanya suatu proses pemilihan barang/jasa secara langsing melalui katalog elektronik atau e-Catalouge. Hal ini memungkinkan semua ULS atau pejabat pengadaan dapat memilih barang/jasa sesuai yang mereka ingingkan serta menciptakan efisiensi biaya dan waktu pada proses pemilihan barang/jasa dari sisi penyedia dan pengguna.


Ayat (2a)


Ayat (2a) Barang atau jasa yang dapat di inout dalam katalog merupakan barang/jasa yang sudah ada atau tersedia dan sudah terjadi kompetisi di pasar, contohnya adalah kendaraan (motor, mobil, truck, bus, dan lain sebagainya), alat berat (excavator), peralatan IT, alat kesehatan, obat-obatan, sewa penginapan atau hotel atau ruang rapat atau balai, tiket akomodasi (pesawat maupun kereta) dan pengadaan benih.


lkpp purchasing

Ayat (3)


Ayat (3) Menurut Kontrak Payung (Framework Contract), LKPP menayangkan daftar barang/jasa serta spesifikasi dan harga pada katalog elektronik (e-Catalouge). Untuk melihat contoh katalog elektronik ini dapat mengakes www.e-katalog.lkpp.go.id


Sedangkan dalam arti swasta (tidak menyangkut pemerintahan) adalah otomatisasi dan perluasan suatu proses pembelian dan penjualan secara online, dimulai dari proses penciptaan katalog atau daftar permintaan hingga sistem pembayaran.


Pihak-pihak yang terlibat dalam proses ini adalah bagian kantor atau group anggota, pasar elektronik atau marketplace, serta web dari penjual. Secara sederhana e-Purchasing menunjukan proses dalam memperoleh barang atau jasa yang dapat di lakukan secara elektronik.


po

Sebenarnya definisi dari e-Purchasing antara pemerintah dan swasta tidak begitu jauh, pada intinya sama-sama menunjukan proses jual beri barang atau jasa secara otomatis. Namun, pembelian secara elektronik pada pemerintah sangat ketat dan diatur dalam undang-undang, serta terkait dengan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan Negara.


Misalkan pengadaan kursi dan meja untuk sekolah negeri XX atau pengadaan sewa alat berat untuk proyek pembangunan jembatan. Sedangkan pada swasta bisa bermacam-macam dan biasanya untuk kepentingan pribadi. Misalkan pengadaan komputer pada PT. XXX (milik swasta) atau pengadaan mobil pada bank swasta.


KELEBIHAN E-PURCHASING


Saat ini memang e-purchasing banyak dipilih orang, karena kemudahan dan keamanan dalam bertransaksi dengan pihak luar. Pengguna pertama di Indonesia adalah bagian pemerintahan, yang kemudian mulai diikuti pihak swasta. Beberapa kelebihan ini lah yang menyebabkan individu bergerser memulai menggunakan e-Purchasing.


Mudah Digunakan


Memberikan kemudahan bagi pengguna, terutama bagi pihak pembeli, karena tertulis dengan lengkap tata cara melakukan pembelian atau masuk dalam pengadaan barang dan jasa. Sehingga nantinya tidak perlu bingung.


Lebih Akurat


Memberikan kepastian dalam spesifikasi teknis dan memberikan acuan harga yang kurang lebih sama. Tidak perlu repot lagi membuat spesifikasi, karena semuanya sudah tertera dalam e-Katalog.


Hemat Biaya


Menghemat atau menekan biaya untuk dokumen fisik. Jika biasanya menggunakan banyak kertas, maka melalui e-Purchasing semuanya ada dalam perangkat lunak dalam bentuk data yang di arsipkan. User masih bisa membuat laporan dari fasilitas history yang disediakan.


Tidak Ada Proses Sanggahan


Karena keseluruhan diatur oleh sistem, maka tidak ada proses sanggahan. Pemenang atau vendor akan secara otomatis ditentukan dan di umumkan sesuai dengan kualifikasi. Dengan ini maka masalah hukum lainnya dapat dihindari. Sebab ketika seseorang memutuskan ikut pengadaan, secara tidak langsung menyetujui peraturan yang tertera disana.


Mudah Diawasi


Memudahkan untuk pengawasan atau monitoring. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, e-Purchasing memiliki fasilitas history. Melalui fasilitas ini manajemen akan memiliki laporan dan membuat analisa sebagai bahan mengumpulkan data.


pengadaan barang online
Online Shopping Concept

Pasar Lebih Mudah Terbentuk


Membentuk pasar semakin jelas dan terukur. Sebab e-Purchasing merupakan tata cara pembelian atau penjualan yang sudah di atur sebelumnya. Secara tidak langsung seperti menciptakan SOP sendiri. Selain itu, mudah dalam menentukan segmen pasar, karena barang dan jasa yang di cari sudah dijelaskan sebelumnya.


Pengiriman Lebih Cepat


Mempercepat datang nya barang atau jasa. Baik pemerintah maupun untuk swasta. Sebab pemberi barang dan jasa memiliki tenggat waktu yang telah ditentukan, hingga barang atau jasa tersebut sampai di alamat pembeli. Tentunya akan membantu pihak pembeli untuk melanjutkan proyek atau bisnisnya, tanpa takut adanya perhentian proyek atau produksi.


Penyerapan Anggaran Cepat


Penyerapan anggaran lebih cepat karena dilakukan secara elektronik. Begitu terjai proses pemesanan dan e-Purchasing berjalan, maka anggaran harus segera dikeluarkan untuk pembayaran barang atau jasa. Ini akan membantu anggaran berjalan sesuai rencana.


Sebab jika dilakukan secara manual, maka bisa saja proses pemesanan hingga pembayaran memakan waktu diluar periode anggaran. Pada kasus tertentu ada anggaran yang dihanguskan atau dikembalikan jika pada akhir periode masih tersisa. Tentunya e-Purchasing membantu agar anggaran yang di alokasikan sebelumnya dapat dipakai sesuai dengan kebutuhan pada periode saat ini.


Hemat Waktu


Mengehemat waktu. Proses sangat cepat dan dapat ditinggal begitu penentuan vendor terjadi. SDM bisa melakukan hal lain yang lebih produktif. Tentunya kelebihan ini juga bisa mendorong peningkatan proses bisnis perusahaan.


melihat data

Tidak Diskriminasi


Jika menggunakan sistem lelang, maka tidak ada perbedaan bagi perusahaan baru atau lama dan perusahaan kecil atau besar. Semua bebas mengikuti lelang, selama syarat yang diajukan dipenuhi. Ini akan membuka peluang pasar bagi perusahaan baru dan menjadikan pasar persaingan sehat.


Penggunaan SDM Maksimal


Dapat memaksimalkan penggunaan SDM, karena hanya perlu paling tidak 1 user untuk menjalankan sistem ini. Jadi 1 user ini hanya akan fokus bekerja untuk sistem pengadaan ini dari awal hingga akhir.


KELEMAHAN E-PURCHASING


Setiap sistem memang diciptakan untuk mempemudah pekerjaan tangan manusia. Dari yang sebelumnya dilakukan secara manual dan memakan waktu, menjadi serba otomatis dan bisa dilakukan bahkan hanya dengan duduk. Tetapi yang namanya sistem tidak selalu mendatangkan kelebihan 100%. Bagaimanapun sistem adalah buatan manusia yang masih memiliki kelemahan sebagai berikut:


Pengguna Harus Adaptasi Penggunaan

E-Purchasing memang memiliki kelebihan menjangkau pedangan kecil agar bisa bersaing dengan pedagang besar. Namun karena digagas secara elektronik, masih banyak pedagang kecil yang tidak tahu cara menggunakannya. Hal ini mungkin dapat diatasi dengan di adakan program pengenalan internet serta pengenalan pengadaan, e-Katalog hingga e-Purchasing.

Internet Tidak Tersedia Di Semua Daerah

Perkembangan e-purchasing juga terbatas untuk daerah-daerah tertentu. Karena menggunakan jaringan internet, maka beberapa daerah yang masih tidak memiliki jaringan internet tidak dapat mengikuti proses ini. Untuk masalah ini mungkin tidak dapat diatasi langsung.


purchasing maksudnya apa

Resiko Diretas Hacker


Sistem memiliki resiko besar oleh serangan hacker. Beberapa hacker memiliki tujuan meretas sistem e-Purchasing untuk hanya sekedar iseng atau demi mendapatkan data yang diinginkan. Data memang sangat penting bagi pihak yang berkaitan dengan e-Purchasing, karena menyangkut rahasia perusahaan.


Untuk menghindari kekurangan ini maka sistem keamanan harus ditingkatkan secara berkala. Sewalah atau pekerjakan individu yang berkaitan dengan IT, untuk ditugaskan mencari kelemahan dari sistem tersebut dan memperbaikinya.


KESIMPULAN ARTIKEL PURCHASING & E-PURCHASING


Kita sudah mengerti bahwa purchasing adalah kegiatan pengadaan barang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Kita mengerti bahwa e-purchasing adalah kegiatan purchasing yang telah didigitalisasi. Bahasan tentang kelebihan serta kekurangan dari e-Purchasing berdasarkan pandangan pemerintah dan swasta juga telah dibahas.

Di antara kelemahan nya, masih banyak yang memanfaatkan sistem pembelian elektronik ini untuk kepentingan pekerajan masing-masing. Berbagai macam kelebihannya masih bisa digunakan untuk menutupi kelemahan, apalagi dari kelemahan-kelemahan tersebut ternyata bisa diatasi secara perlahan.


Di era globalisasi ini, sejatinya penting menggunakan e-Purchasing. Banyak masyarakat yang saat ini pekerjaannya dilakukan dengan cara mobile, alias tidak berdiam diri di 1 tempat atau kantor. e-Purchasing memberikan kemudahan baik bagi pihak pembeli mau penjual untuk terus menerus memonitoring.


Bagi penjual ia dapat melihat pengadaan baru atau penawaran, serta dapat mengkontrol dimana barang atau jasa tersebut saat ini. Sedangkan bagi pihak yang mengadaan pengadaan atau pembeli, dapat melihat daftar harga vendor-vendor yang menawarkan barang atau jasa yang dicari, tanpa perlu repot-repot mendatangi satu persatu. Pihak pembeli juga dapat menentukan ingin produknya sampai pada tanggal berapa, serta membantu untuk meilihat data vendor secara lengkap. Tentunya ini membantu untuk menghindari mendapatkan merk palsu atau penipuan lainnya. Semoga artikel ini bermanfaat ya! Salam!