bukti transaksi

Dalam menjalankan usaha, bukti transaksi merupakan komponen penting yang harus dimiliki setiap pelaku bisnis. Dokumen-dokumen ini ada berbagai bentuk, manual maupun elektronik dan di buat dengan minimal 2 rangkap, untuk menjadi arsipan bagi pihak yang membeli dan pihak yang menjual. Biasanya untuk mendapatkan berbagai macam bukti transaksi ini, Anda harus membayarkan sejumlah uang.


Jika dalam bentuk manual, maka uang harus dikeluarkan akan berkelanjutan namun memiliki harga yang terjangkau. Bukti transaksi dalam bentuk elektronik biasanya cukup memakan biaya, yaitu berupa software namun bertahan lama hingga hitungan tahun. Anda juga bisa membuatnya sendiri dengan menggunakan fasilitas microsoft office. Perbedaannya, penggunaan software dinilai jauh lebih praktis daripada membuat format sendiri di excel atau word.


JENIS BUKTI TRANSAKSI APA SAJA?


Bukti transaksi merupakan dokumen berisi pembuktian terjadinya suatu transaksi, yang memiliki bermacam-macam format, sesuai dengan kebutuhan pada saat itu. Setiap jenis transaksi memiliki bukti tersendiri yang kemudian dijadikan arsip bagi 2 belah pihak. Bukti-bukti transaksi yang wajib dimiliki oleh badan usaha adalah


Bukti Transaksi – Faktur Pembelian


Merupakan faktur yang timbul karena adanya pembelian sejumlah barang atau jasa. Di dalamnya tertulis dengan jelas, data perusahaan penjual maupun data perusahaan pembeli, tanggal terjadinya transaksi, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), jumlah dan keterangan nama barang atau jasa yang dibeli, total harga sebelum dan sesudah pajak, serta tanda tangan minimal dari pihak pembeli maupun penjual.


Faktur pembelian atau yang biasa disebut juga dengan istilah purchase order ini biasanya dibuat oleh pihak penjual untuk diberikan kepada pihak pembeli, digunakan sebagai bukti bahwa konsumen tersebut telah melakukan transaksi pembelian kepada perusahaan penjual.


Fungsi lainnya adalah untuk arsipan bagi akuntan sebagai bukti pendukung jika diadakan audit dan untuk membantu menyusun laporan keuangan. Bagi bagian kasir atau finance, berfungsi untuk mengkontrol keluar masuknya uang perusahaan. Contoh faktur pembelian adalah sebagai berikut:


Bukti Transaksi - Faktur Pembelian

Bukti Transaksi – Faktur Penjualan


Faktur penjualan / invoice kurang lebih sama seperti faktur pembelian, yaitu sebuah dokumen yang menyatakan adanya transaksi penjualan antara 2 belah pihak, pembeli dan penjual. Faktur penjualan bukan lah tanda pelunasan. Isi dalam faktur penjualan adalah nama, jumlah, dan harga satuan barang atau jasa yang dijual, data lengkap perusahaan penjual dan pembeli, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), PPN, harga total sebelum dan sesudah pajak, serta tanda tangan pihak-pihak yang berkaitan dengan faktur penjualan tersebut.


Faktur pajak merupakan nota dimana pembeli dan penjual telah terdaftar sebagai wajib pajak. Faktur ini bisa menjadi bukti pembayaran pajak kepada Direktorat Jendral Pajak (DJP), jika suatu saat ada pemerikasaan. Selain itu, setiap pihak wajib untuk menyimpan faktur atau rangkap faktur ini, untuk digunakan sebagai arsipan dalam membuat keputusan maupun dalam menyusun laporan keuangan.



Keputusan yang bisa dibuat salah satunya adalah menyangkut pengeluaran uang dan penambahan barang persediaan. Misalkan jika menurut faktur penjualan ternyata banyak barang atau jasa yang terjual adalah jenis A, maka perusahaan bisa stock banyak produk A. Begitupun sebaliknya, jika melalui analisis faktur penjualan ada barang atau jasa yang kurang laku, maka perusahaan bisa mengurangi jumlah persediaan produk tersebut dan diganti dengan produk yang laku. Contoh faktur penjualan adalah sebagai berikut

Bukti Transaksi - Faktur Penjualan

Bukti Transaksi – Faktur Pajak


Faktur pajak adalah bukti adanya pungutan pajak untuk Pengusaha Kena Pajak (PKP) atas adanya transaki pembelian atau penjualan Barang Kena Pajak (BKP)  dan Jasa Kena Pajak (JKP). Jika suatu perusahaan menjual barang atau jasa, maka harus menerbitkan faktur pajak sebagai bukti bahwa pihak pembeli telah membayar pajak atas apa yang mereka beli.


Faktur pajak dapat dibuat secara manual dengan format kertas yang tersedia, bisa juga dengan menggunakan e-faktur di www.e-faktur.go.id.

Bukti Transaksi - Faktur Pajak

Fungsi faktur pajak adalah sebagai bukti bahwa PKP telah melakukan penyetoran, pemungutan hingga pelaporan SPT masa PPN sesuai dengan peraturan yang berlaku. Bisa juga digunakan sebagai arsipan akuntan perusahaan untuk di masukan ke dalam laporan keuangan, khususnya bagi pihak pembeli yang membayar pajak. Pastikan sebelum terjadinya transaksi baik pihak pembeli dan pihak penjual telah terdaftar sebagai wajib pajak dan memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). Contoh faktur pajak adalah sebagai berikut


Bukti Transaksi – Nota Retur


Nota retur terdiri dari retur penjualan dan retur pembelian. Nota retur penjualan adalah dokumen yang terjadi karena adanya barang jualan yang dikembalikan oleh pembeli. Sedangkan nota retur pembelian adalah dokumen yang terjadi karena adanya pengembalian barang yang dibeli kepada penjual.


Bukti Transaksi - Nota Retur

Umumnya retur terjadi karena berbagai alasan, yaitu:


  • Produk cacat atau rusak, dengan syarat bukan secara sengaja di rusak.
  • Produk yang dikirim tidak sama dengan keterangan di faktur.
  • Produk masih dalam kondisi baik, tetapi memang sengaja minta di tukar dengan produk jenis lain.
  • Produk tidak sesuai dengan perjanjian.

Beberapa perusahaan dan produk ada juga yang tidak menerima retur. Alasannya karena barang tersebut sekali pakai, barang elektrik, dan memang merupakan kebijakan dari perusahaan tersebut. Syarat untuk melakukan retur biasanya tertulis dalam faktur, atau sesuai dengan perjanjian yang telah ditetapkan sebelum terjadinya pembelian atau penjualan.


Bukti Transaksi – Kas Keluar


Merupakan dokumen yang menunjukan adanya pengeluaran sejumlah uang dari bagian keuangan. Biasanya uang yang dikeluarkan digunakan untuk membeli perlengkapan perusahaan, sperti printer, buku, laptop, mesin foto copy, dan lain sebagainya. Pembelian barang untuk di jual kembali, tidak dicatat dalam bukti kas keluar, tapi masuk ke faktur pembelian atau penjualan.


Bukti kas keluar berisi keterangan perusahaan, tanggal terjadinya pengeluaran kas, keterangan nama barang atau jasa, serta jumlah uang kas yang di keluarkan. Dokumen ini juga harus di tanda tangani oleh setiap bagian keuangan, misalnya direktur keuangan, SPV keuangan, kasir, atau bagian keuangan lain yang berkepentingan.


Bukti Transaksi - Kas Keluar

Fungsi dari bukti kas keluar ini adalah untuk dasar menyusun laporan keuangan, khususnya akun kas kecil. Serta dapat menjadi bukti bahwa perusahaan telah membeli suatu barang atau jasa dengan harga sekian. Jadi bila nanti ada yang tidak mengakui adanya pembelian perlengkapan tersebut atau barang tersebut sengaja dihilangkan, ada bukti kas keluar yang menyatakan bahwa sebenarnya perusahaan telah memiliki barang tersebut.


Bukti Transaksi – Kas Masuk


Bukti kas masuk merupakan dokumen yang menunjukan adanya uang tunai yang masuk ke dalam perusahaan. Biasanya ini digunakan sebagai arsipan internal perusahaan dan tidak untuk kalangan luar. Format bukti kas masuk sama dengan format bukti kas keluar. Dokumen ini digunakan sebagai bukti untuk mengetahui asal sejumlah uang yang ada dalam laporan keuangan. Bila suatu saat auditor mempertanyakan bukti asal nilai jumlah uang tersebut, maka pihak finance atau akuntan bisa menunjukan bukti kas masuk.


Bukti Transaksi - Kas Masuk

Bukti kas masuk bisa bersumber dari mana saja, baik dari pembayaran tunai, pembayaran cicilan, investasi dan lain sebagainya. Biasanya bukti ini berdampingan dengan kwitansi. Bisa dibilang bukti kas masuk merupakan arsipan untuk kwitasi.


Bukti Transaksi – Bukti Setoran Bank


Bukti setoran bank bisa diperoleh dari bank itu sendiri, biasanya bank akan memberikan minimal 1 buku untuk perusahaan yang sering melakukan transaksi bank. Keuntungannya adalah Anda tidak perlu lagi repot mengisi bukti setoran di bank.  Dibuat 2 rangkap, 1 untuk bank dan 1 lagi untuk arsipan perusahaan.


Bukti Transaksi - Bukti Setoran Bank

Format di dalamnya yang perlu diisi nama dan nomor rekening penyetor dan yang menerima setoran, jumlah uang yang akan di setor serta tanda tangan pemilik rekening atau yang penyetor. Nantinya bukti setoran bank bisa digunakan sebagai arsipan bagi bukti kas keluar, pelunasan barang atau jasa, dan sebagi dasar menyusun laporan keuangan, tergantung tujuan setoran bank tersebut. Jika untuk membeli barang persediaan, maka akan mempengaruhi akun pembelian dan persediaan barang. Jika untuk membayar hutang, maka akan mempengaruhi akun hutang dagang dan kas.


Bukti Transaksi – Kwitansi


Merupakan dokumen yang menyatakan bahwa ada transaksi penerimaan uang dari pemberi uang. Jika Anda menggunakan buku kwitansi, maka arsipan berada di sebelah kiri berupa kertas kecil. Kwitansi biasanya berisi keterangan “telah terima uang dari A sebesar Rp. 10,000,000 untuk keperluan pembayaran produk X”. Kwitasi perlu ditanda tangani oleh penerima uang di atas materai sebagai tanda bahwa kwitansi tersebut sah dan berkekuatan hukum.


Bukti Transaksi - Kwitansi

Bukti Transaksi – Giro


Giro merupakan dokumen yang memiliki kekuatan hukum, bertujuan untuk menarik sejumlah uang, dari nomor rekening pemilik giro ke rekening yang dituju. Jumlah uang dalam giro akan dicairkan ke dalam nomor rekening, bukan berupa tunai. Giro hanya bisa di cairkan sesuai dengan tanggal yang tertera. Tidak bisa dicairkan kurang dari tanggal tersebut.


Bukti Transaksi - Giro

Bukti Transaksi – Cek


Cek mirip dengan giro, hanya saja yang membedakan cek bisa ditarik kapan saja tergantung si penerima cek. Arsipan cek terdapat di sebelah kiri, sama persis dengan giro. Maka dari itu jangan lupa untuk menyalin data dalam cek ke sub cek tersebut. Arsipan itu akan menjadi bukti untuk pembayaran yang bersangkutan dengan perusahaan dan mempengaruhi beberapa akun pada laporan keuangan.


Bukti Transaksi - Cek

Bukti Transaksi – Rekening Koran


Berupa list transaksi keuangan perusahaan di dalam bank selama periode tertentu. Untuk rekening koran harus ada permintaan khusus di bank. Fungsinya adalah sebagai acuan bagi akuntan atau finance untuk mengkontrol keuangan perusahaan, memeriksa adanya pelunasan barang atau jasa yang dijual, mencocokan kas masuk dan keluar serta mencocokan dengan saldo yang telah di jumlah sebelumnya.


Bukti Transaksi - Rekening Koran

Itulah beberapa bukti transaksi yang sekiranya wajib dimiliki oleh badan usaha atau perusaan dagang, khususnya PKP. Semua dokumen tersebut memang diperlukan sebagai bukti dan alat untuk menyusun laporan keuangan yang akan menunjang dalam pengambilan keputusan pada periode berikutnya. Melalui bukti-bukti juga perusahaan dapat membaca kondisi perusahaan ketika sedang berjalan.

e-budgeting

E-budgeting bisa ada karena di zaman sekarang ini segala sesuatu mulai menggunakan sistem informasi dan teknologi digital. Baik itu untuk kepentingan pribadi maupun kepentingan kelompok. Pemanfaatan teknologi ini sedikit banyak membantu mempersingkat sistem kerja. Jika biasanya untuk mengerjakan sesuatu butuh waktu yang lama, kertas yang banyak, dokumen yang bertumpuk dan pengecekan ulang, maka sistem informasi hadir untuk menghilangkan semua cara kerja manual tersebut. Bahkan untuk keperluan budgeting, sudah ada teknologi digitalnya sendiri!


Saat ini para web developer dan mobile development mulai menarik dunia finance untuk mulai menggunakan teknologi dalam mengerjakan pekerjaan mereka, salah satu nya adalah e-budgeting. Jika sebelumnya perusahaan membuat budget dengan cara manual, yang cukup membuang waktu dan lebih rumit, maka sekarang sudah ada aplikasi bernama e-budgeting. Untuk siap membangun sistem dalam perusahaan dan bisnis anda, mari kenali lebih dalam mengenai e-budgeting.


Apa itu e-budgeting?


Merupakan singkatan dari elektronik budgeting atau dalam bahasa indonesia seringkali disebut dengan anggaran elektronik atau anggaran yang disusun secara digital, baik itu melalui web maupun melalui aplikasi. e-budgeting merupakan program dari pemerintah khususnya bagian e-goverment untk mendukung tranparasi dan akuntabilitas dalam budgeting.


e-budgeting bisa juga di artikan sebagai sistem keuangan yang berupa seluruh dokumentasi keuangan perusahaan atau bisnis yang ditampilkan secara online dan bisa di akses oleh siapa saja yang memiliki kebutuhan atau kaitan di dalamnya. Anggaran elektronik ini disusun dalam aplikasi komputer berbasis web, dan dirancang sebagai fasilitas proses penyusunan anggaran belanja.


e- budgeting

Untuk ruang lingkup pemerintahan, laporan di dalam e-budgeting bisa di akses oleh semua kalangan, sekalipun tidak memiliki kepentingan. Sebab bagi pemerintahan e-budegting dibuat sebagai bentuk transparansi kepada publik, untuk meyakinkan masyarakat bahwa mereka telah bekerja secara profesional dan sesuai dengan etika.


Dalam penyusunannya, e-budgeting di bagi menjadi 2 jangka waktu, yaitu budget strategis dan budget taktis. Budget strategis adalah anggaran yang disusun dan mempunyai jangka waktu lebih dari 1 tahun (melebihi periode akuntansi). Sedangkan budget taktis adalah anggaran yang disusun dan berlaku untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang (dalam periode akuntansi). Selain itu, perusahaan tetap harus membentuk tim, usahakan di dalamnya terdapat 1 orang yang mengerti IT atau jika e-budgeting berbentuk software, harus ada orang yang telah ditetapkan sebelumnya untuk menjalankan e-budgeting tersebut.


Tujuan Penerapan E-Budgeting


Selain untuk mengikuti perkembangan zaman, tujuan adanya pembuatan e-budgeting adalah agar:


E-Budgeting Membuat Data Yang Lebih Akurat

Dibantu oleh sistem infromasi yang canggih, e-budgeting memiliki dasar analisa biaya yang akurat dan akuntabel. Di analisa melalui laporan keuangan lain yang mendukung, e-budgeting membantu suatu bisnis untuk menyusun anggaran yang sekiranya sesuai dengan aktivitas perusahaan. Nilai yang ditunjukan menjadi lebih akurat.


E-Budgeting Membuat Penyusunan Menjadi Lebih Mudah


e budgeting lebih mudah

Dengan adanya aplikasi yang semakin canggih, proses penyusunan anggaran akan menjadi lebih mudah dan cepat. Tidak lagi memerlukan meeting terus menerus dan menghitung perkiraan biaya yang akan dikeluarkan. Tim budgeting hanya cukup untuk memasukan data-data yang diperlukan dan menganalisa bersama. Jika biasanya membutuhkan banyak kertas dan perlengakpan lainnya, sistem e-budgeting menekan semua itu. Hanya butuh 1 aplikasi untuk menyusun anggaran.


Data Lebih Transparan & Tidak Mudah Dimanipulasi Akibat E-Budgeting


E-budgeting dapat di akses oleh siapa saja. Jika dalam sistem pemerintahan, maka e-budgeting bisa di akses oleh semua masyarakat Indonesia. Jika dalam bisnis swasta, maka e-bugeting bisa di akses oleh seluruh pihak internal perusahaan atau pihak yang terkait dengan jalannya operasi bisnis tersebut.


e-budgeting sistem transparan

Kebebasan meng-akses, membuat anggaran berbentuk elektronik ini menjadi transparan. Bila ada yang sedikit saja melenceng, akan segera diketahui pihak-pihak terkait. e-budgeting menjadi lebih terlindungi, dan proses operasional perusahaan dapat dijalankan sesuai dengan anggaran yang telah disusun.


Penyusunan RKA lebih mudah


RKA yang merupakan singkatan dari Rencana Kerja dan Anggaran adalah dokumen perencanaan dan penganggaran yang di dalamnya berisi tentang rencana pendapatan, rencana belanja program, dan kegiatan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) dan K/L (Kementiran atau Lembaga Negara), serta berisi rencana pembiayaan termasuk di dalamnya prakiraan maju untuk tahun berikutnya.


kertas berantakan

Untuk anggaran elektronik sendiri karena berisi perkiraan biaya yang akan dikeluarkan, jadi membantu tim di dalam pemerintahan untuk menyusun RKA. Bahkan e-budgeting dapat mengkoreksi RKA bila biaya yang di alokasikan kurang, lebih atau tidak sesuai dengan anggaran yang telah disusun sebelumnya. RKA memang dianjurkan mengikuti anggaran, dan tujuan ini khusus untuk kalangan pemerintahan.


Kemudahan membuat laporan


Karena di dalam e-budgeting terdapat laporan keuangan dan perkiraan anggaran, maka hal tersebut akan membantu tim terkait untuk membuat laporan yang dibutuhkan, cukup dengan 1 kali akses. Tim tidak perlu harus ke bagian ini dan itu untuk dapat menyusun laporan yang ingin dibuatnya. Semua informasi keuangan perusahaan ada dalam 1 aplikasi. e-budgeting bisa sebagai dasar membuat laporan laba rugi perusahaan, laporan neraca, laporan kinerja perusahaan, dan laporan lain yang menunjang proses operasional perusahaan.


Terintegrasi


Dapat di integrasikan dengan sistem informasi keuangan lain yang ada di dalam perusahaan. Sehingga lebih mudah untuk menggabungkan data yang di perlukan, dan bila terjadi penyesuaian atau perubahan, maka data lain yang berkaitan dengan e-budgeting juga akan otomatis ikut berubah. Jadi tim yang bersangkutan tidak perlu repot membuka kembali laporan lainnya dan melakukan revisi masing-masing


KELEBIHAN E-BUDGETING


Sebuah sistem informasi sejatinya diciptakan untuk mempermudah manusia dalam bekerja. Begitu pula dengan e-budgeting. Awal diciptakan e-budgeting mempunyai tujuan-tujuan seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Berikut adalah beberapa kelebihan dari E-budgeting:


Menjaga akuntabilitas publik


Melalui e-budgeting yang lebih transparan, maka akuntabilitas juga akan ikut meningkat. Setiap departemen perusahaan akan merasa pekerjaan mereka dapat di pantau semua orang. Dalam budgeting manual, hanya pemimpin departemen yang memperhatikan. Namun dalam e-budgeting, seluruh pihak internal perusahaan dapat melihat penganggaran setiap departemen. Ini memacu akuntabilitas setiap individu yang ikut bekerja.


Menekan resiko korupsi


Tujuan e-budgeting adalah supaya laporan menjadi transparan, sehingga bisa di lihat oleh semua orang yang berwenang (dalam pemerintah dapat dilihat oleh semua masyarakat). Hal ini menekan tindakan oknum-oknum tertentu yang ingin melakukan tindakan korupsi dengan cara mengubah atau memanipulasi data keuangan yang sudah terisi. Pihak lain pun tidak tahu jika data keuangan sudah dirubah, karena bisa saja pihak 1 mengajak bekerjasama pihak ke 2 agar data terlihat sebenar-benarnya.


e-budgeting lebih rapi

e-budegting memberi rasa takut tersendiri bagi pihak-pihak yang ingin melakukan korupsi. Karena dana di dalamnya telah dilihat oleh semua orang, jika ada perubahan atau pengeluaran yang tidak masuk akal, tentu akan mudah diketahui. Memang budgeting biasa bisa menekan tindakan korupsi juga, dengan catatan bila hanya dilakukan oleh 1 pihak. Tetapi e-budgeting dapat menekan angka korupsi sekalipun yang mengubah data lebih dari 1 pihak sekalipun.


Dokumentasi data lebih efektif


Data dalam e-budgeting akan tersimpan sekaligus dengan data pendukung lainnya. Oleh karena itu, ini membantu proses dokumentasi data menjadi lebih efektif. Hanya perlu “klik” dan anda dapat melihat laporan-laporan yang diperlukan.


Tidak perlu lagi menghabiskan tempat di kantor untuk mendokumentasikan laporan anggaran dan pendukungnya tersebut. Cukup dengan aplikasi e-budegting, maka data akan otomatis terdokumentasikan. Kapan saja dibutuhkan juga akan mudah untuk di cari tanpa harus membuka kertas-kertas atau map lama di kantor.


Mempermudah evaluasi


Jika menggunakan anggaran manual proses evaluasi harus menunggu kumpulan laporan keuangan lain dan tim untuk laporan kinerja selama 1 periode, maka jika menggunakan e-budgeting tidak perlu menunggu terlalu lama untuk evaluasi. Kinerja setiap departemen akan langsung terlihat melalui aplikasi tersebut. Tentunya selain mempersingkat waktu, proses evaluasi juga lebih akurat dan efisien.


KEKURANGAN E-BUDGETING


Bisa diretas atau di “hack” tanpa pengamanan yang kuat


Kelemahan dari semua sistem adalah adanya resiko untuk di retas atau istilahnya di “hack”. Untuk mengatasinya, perusahaan perlu memiliki orang IT atau web developer yang berpengalaman untuk terus menjaga kemanan dari web atau aplikasi tersebut. Disarankan untuk terus memperketat sistem keamanan. Bagi perusahaan swasta tentu sangat rawan jika laporan-laporan perusahaan di retas, karena akan membocorkan informasi yang tidak berhak diketahui oleh pihak eksternal.


Sedangkan bagi pihak pemerintah akan merugikan bila peretas menghapus laporan-laporan yang telah disusun sebeulumnya. Maka akan mempengaruhi kelancaran dana anggaran pemerintah yang sudah dialokasikan. Bagian IT harus secara berkala mencari kelemahan dari sistem keamanan untuk melakukan perbaikan.


Perlu pengamanan dari virus


virus e budgeting

Bahaya kedua yang mengancam adalah penyebaran virus dalam sistem informasi. Virus bisa di dapat karena pemakaian internet, browsing atau mengunduh data yang sudah terkontaminasi virus sebelumnya. Efek dari virus adalah dapat merusak sistem,  menghapus data dan menghilangkan seluruh laporan yang ada di dalam e-budgeting. Virus dapat diatasi dengan mnggunakan anti-virus yang baik dan memiliki back-up data atau data cadangan, sebagai antisipasi bila data di dalam aplikasi hilang.


Spend Analysis

Kesulitan terbesar yang dialami pelaku bisnis khususnya bagian procurement saat ini dalam rangka meningkatkan profit adalah bagaimana caranya bisa mengurangi biaya supply atau procurement tanpa mengurangi standart kualitas barang dan jasa yang diperoleh. Untuk meningkatkan efisiensi biaya supply atau procurement dengan melakukan pemotongan biaya yang tidak perlu, dibutuhkan procurement strategy yang ideal dengan menganalisa informasi kondisi procurement perusahaan selama ini melalui proses Spend Analysis.

Faktanya, sesuai dengan survey yang dilakukan oleh Deloitte efisiensi biaya merupakan strategy pertama yang dilakukan oleh semua organisasi pelaku bisnis yang ada saat ini untuk meningkatkan profit perusahaan. Spend analysis perlu dilakukan secara menyeluruh pada semua aspek procurement untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :


  • Apa yang dibeli
  • Siapa yang membeli
  • Apa tujuan dari pembelian
  • Berapa banyak biaya yang dihabiskan
  • Siapa pemasoknya
  • Apakah pemasok memenuhi kriteria standard

Begitu kita bisa tahu persis ke mana uang kita dibelanjakan, kita akan berada dalam posisi yang jauh lebih baik untuk membuat keputusan tentang bagaimana dan di mana uang itu harus dibelanjakan dan mengidentifikasi peluang untuk mengurangi biaya. Namun, masalah yang sering muncul dari inisiatif spend analysis adalah kualitas data yang tidak baik dan kurang lengkapnya komponen data yang bisa di proses. Di sinilah teknologi memiliki peran penting untuk dapat dioptimalisasikan.


Apabila kita memiliki dan memanfaatkan solusi e-procurement yang lengkap meliputi Supplier Management, Procurement Management, Kontrak management dan E-Catalog maka kita akan memiliki semua data yang relevan yang tersedia pada satu database yang siap dianalisa. Setelah kita memiliki sumber data yang cukup, ada beberapa langkah penting yang harus diambil untuk melakukan inisiatif Spend Analysis yang efektif yaitu :


Konsolidasi Data Pengeluaran


Semakin besar organisasi Anda, semakin banyak departemen yang akan Anda miliki. Ini berarti banyak anggaran yang terpisah, sistem akuntansi, dan proses internal. Sangat penting bahwa semua data dari area yang berbeda ini dikonsolidasikan ke dalam satu basis data pusat untuk dilakukan analisis pengeluaran.


Standarisasi dan Pembakuan Data


Setelah data terkonsolidasi dalam satu tempat, satu fakta yang tidak bisa kita hindari adalah bahwa data tersebut bersumber dari berbagai unit dan area yang berbeda dengan kemungkinan berbagai format yang berbeda pula. Untuk itu perlu dilakukan Standarisasi agar semua data itu menjadi baku sehingga akan mudah di analisa.


Mengelompokkan Data Pemasok atau supplier


Dengan banyaknya departemen berbeda di organisasi Anda sangat memungkinkan terbentuk data suplier yang tidak standart dan banyak duplikasi . Untuk analisis pengeluaran yang akurat, database pemasok harus dibersihkan dan di kelompokkan untuk melihatnya secara terpisah. Dengan memadukan data pemasok terhadap fullfillment yang terjadi akan diperoleh kelompok2 pemasok dengan kriteria tertentu.


Mengkategorikan Kelompok Beban Pengeluaran


Kelompok beban belanja pengeluaran biasanya dikelompokkan berdasarkan jenis atau kategori barang atau jasa yang dibayar. Misal kelompok alat produksi, kelompok perlengapan kantor, kelompok pembelanjaan Teknologi, Jasa Konstruksi, dll. Ada juga yang hanya mengelompokkan beban belanja terhadap jenis pembiayaan nya misal pembiayaan untuk kegiatan investasi atau operasional sehari hari.


Analisa Pola Pembelian


Analisa pola pembelian dapat dilakukan setelah didapatkan data yang sudah terkonsolidasi dan memenuhi kriteria standarisasi. Dari analisa pola pembelian ini didapatkan informasi penting yang terjadi dalam proses pembelian perusahaan. Hasil dari analisa pola pembelian harus mampu menjawab beberapa pertanyaan seperti :

Mungkinkah memperbaiki metode pembelian agar mendapatkan barang/jasa yang berkualitas dan harga bersaing?

  • Barang atau jasa apa yang transaksinya paling besar?
  • Barang atau jasa apa yang memiliki nilai tawar tinggi di market ?
  • Seberapa jauh ketergantungan kita terhadap supply atau barang tersebut ?
  • Seberapa sering pembelanjaan terhadap barang tersebut dilakukan ?

Bagaimana mengurangi jumlah pemasok yang berlebihan (Supplier Long Tail Consolidation)?

  • Berapa banyak pemasok yang hanya melakukan transaksi dengan perusahaan (misalkan) kurang dari US$ 1,000 per tahun?
  • Dengan pemasok mana saja perusahaan melakukan transaksi hanya satu kali dalam setahun?
  • Departemen mana yang paling banyak melakukan one-time purchase?

Mungkinkah untuk memperbaiki terms and conditions dari perjanjian dengan pemasok?

  • Pemasok mana yang nilai transaksinya paling besar?
  • Ada berapa pemasok utama untuk satu kategori pembelian?
  • Apakah semua departemen menggunakan rate yang sama dalam transaksi dengan pemasok yang sama?
  • Seberapa jauh ketergantugan pemasok terhadap perusahaan?

Dapat disimpulkan bahwa, hasil analisa pola belanja, dan mendapatkan data Spend Analysis yang tepat, tim dan procurement leader akan dapat menentukan strategi procurement dan pembuatan rencana belanja agar bisa lebih efektif dan efisien, sehingga karakteristik procurement yang ideal bisa kita dapatkan. Sehingga divisi Procurement akan menjadi divisi strategis di perusahaan anda

Baca Juga : Meningkatkan Profit Tanpa Meningkatkan Penjualan

Artikel ditulis oleh Ismed Iqbal – GM Operational PT Mitra Mandiri Informatika

Procurement Automation - otomatisasi pengadaan

Apakah manfaat dari Procurement Automation bagi divisi pengadaan? Sebagaimana kita tahu, divisi pengadaan/procurement memiliki peran yang cukup penting pada perusahaan anda dalam meningkatkan keuntungan dan mencapai target perusahaan.

Keputusan yang diambil oleh divisi pengadaan / procurement akan memberikan dampak yang signifikan bagi seluruh perusahaan seperti didalam meningkatkan cost saving ataupun keputusan-keputusan lainnya yang memberikan dampak yang besar bagi perusahaan.


Baca juga : Pentingnya Departemen Procurement Dalam Perusahaan


Sebelum itu, dapat kita ingat kembali esesensi filosofis dari proses pengadaan, yaitu “Procuring right thing at the right time at a right price from the right vendor.

Dimana divisi procurement memiliki tugas untuk mencari vendor yang tepat, harga yang cocok, dan dilakukan disaat yang tepat. Oleh karena itu, proses pengadaan harus dapat dilakukan secara otomatis, agar semua dapat berjalan dengan sesuai. Disini dapat kita sebut dengan istilah procurement automation atau otomatisasi pengadaan.


Lalu, bagaimana divisi procurement dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi divisi pengadaan / procurement anda tanpa harus berinvestasi sangat besar ataupun merekrut pegawai baru dengan menerapkan procurement automation atau otomatisasi pengadaan?

Procurement automation atau otomatisasi pengadaan merupakan percepatan proses pengadaan yang berfokus meringankan beban tim pengadaan dari tugas yang memakan waktu dan berulang-ulang, dan memberikan kesempatan pada procurement personnel untuk focus tehadap kegiatan yang lebih kritikal bagi perusahaan seperti proses pengambilan keputusan pengadaan dan strategi pengadaan. Dengan melakukan perubahan terhadap proses procure-to-pay, hal tersebut dapat meningkatkan efektifas dan efisiensi pengadaan, serta memberikan nilai tambahan dan disaat yang bersamaan menurunkan faktor biaya.


Baca juga : Meningkatkan Profit Tanpa Meningkatkan Jualan


Bukan menjadi rahasia lagi bahwa keuntungan menjalankan procurement automation atau otomatisasi pengadaan yang utama adalah dokumentasi seluruh proses pengadaan yang tersimpan dan tersusun dengan baik. Sehingga tim pengadaan tidak lagi membuang waktu untuk menyusun dan menyimpan dokumentasi dari proses pengadaan.

Lalu proses apa saja yang diuntungkan dengan menerapakan proses otomatisasi pengadaan / procurement automation dan apa saja manfaatnya?


Purchase Requisition


Sebagian besar perusahaan memiliki kendala yang serupa pada saat proses Purchase Requisition (PR), yaitu proses approval yang lama yang disebabkan salah satunya kompleksnya hirarki approval di perusahaan anda, atau tertahan oleh seseorang yang sedang tidak berada di kantor anda. Proses Procurement Automation akan membantu anda mempersingkat waktu approval PR anda dengan memotong tahap-tahap yang membebankan dan memastikan PR anda tidak tercecer dan terlupakan, sehinggia tim pengadaan dapat melakukan tugasnya dengan cepat.


Purchase Order


Purchase Order (PO) yang berada di perusahaan juga dapat dipercepat menggunakan procurement Automation sehingga dapat meningkatkan efektitas siklus PO di perusahaan anda.


Contract Approval & Repository


Proses persetujuan kontrak dapat dilakukan dengan lebih cepat ketika kontrak yang dibuat tersimpan dengan baik di dialam ‘gudang’ digital sehingga lebih mudah diakses oleh pihak-pihak yang membutuhkan dan pihak yang ingin memberikan persetujuan terhadap kontrak suatu pengadaan. Selain itu, akan mempermudah proses onboarding supplier/vendor baru untuk memeriksa semua  Syarat & Ketentuan serta panduan yang konsisten diseluruh kontrak perjanjian.


Invoice & Vendor Management


Dengan menggunakan sistem invoice manual, sering kali tim pengadaan harus berurusan dengan PO yang tidak tersusun dengan baik, bukti penerimaan barang yang hilang, penginputan yang terlambat, pengeluaran dadakan ataupun ketidak-transparanan pada proses pengeluaran dan pembayaran. Hal ini biasanya menyebabkan masalah pada proses pembayaran yang terlambat atau pun masalah compliance. Permasalahan ini akan menyebabkan kesalahan-kesalahan yang merugikan bagi perusahaan, namun dapat dihindari dengan menerapkan procurement automation agar semua proses dapat berjalan dengan lancar.

Selain itu permasalahan keterlambatan juga akan memperburuk hubungan kita dengan vendor yang belum menerima pemabayaran dari perusahaan kita. Memiliki transparansi terhadap supplier/vendor rekanan merukapan kunci keberhasilannya vendor management perusahaan. Dengan menerapakan proses Otomatisasi Pengadaan, divisi pengadaan akan secara cepat menemukan dan menyelesaikan masalah yang ada untuk menciptakan hubungan vendor yang lebih baik.


Kesimpulannya?

Jadi, dengan menerapkan procurement automation di beberapa proses pengadaan di perusahaan anda, efektifitas dan efisiensi divisi pengadaan anda akan meningkat dan memberikan dampak yang signifikan bagi perusahaan anda. Dimulai dari meningkatkan cost saving, mempercepat proses pengadaan mengurangi kesalahan-kesalahan dalam proses pengadaan, hingga mendapatkan hubungan yang baik dengan supplier anda. Hal ini akan membantu anda untuk menjadi procurement yang strategis bagi perusahaan anda.

Hubungi kami untuk tahu bagaimana Promise dapat membantu anda dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengadaan anda.

transformasi pengadaan strategis

Bagaimana membuat divisi procurement anda menjadi fungsi yang strategis?


Di zaman teknologi saat ini, kita ingin divisi pengadaan kita ber-transformasi menjadi Pengadaan Strategis. Sebelum kita membahas apa itu strategic procurement dan bagaimana anda dapat merubah divisi anda menjadi bagian yang strategis dari perusahaan, kita mulai dulu apa yang dimaksud dengan strategis.


Startegis dalam menurut para ahli artinya memiliki dampak yang besar atau pengaruh yang menguntungkan terhadap tujuan tertentu dalam jangka panjang. (Milkovich : 1994)

http://www.definisimenurutparaahli.com/pengertian-strategis/

Istilah strategis sering digunakan oleh masyarakat untuk menyatakan bahwa suatu keputusan yang diambil merupakan keputusan yang baik, dan menguntungkan untuk jangka panjang. Contohnya untuk sebuah restoran, ketika restoran tersebut dibangun di seputar pusat keramaian, seperti perkantoran, sekolah atau pasar, hal tersebut membuat lokasi pembangunan yang dipilih menjadi strategis bagi usahanya, lokasi yang strategis merupakan kunci agar restoran tersebut ramai pengunjung dan terus berkembang.

Apa hubungannya dengan procurement?

Lalu, apakah hubungannya dengan divisi pengadaan/procurement di perusahaan anda? Dalam proses pengadaan, startegis dapat diartikan sebagai langkah-langkah apa yang anda putuskan untuk memberikan dampak yang besar dan jangka panjang dari keputusan pengadaan barang / jasa yang anda lakukan di perusahaan anda.  Dibutuhkan keputusan dan tindakan yang tepat dari divisi pengadaan untuk mendapatkan hasil jangka panjang yang menguntungkan bagi perusahaan.


Bagaimana cara anda sebagai divisi procurement dapat menyelaraskan rencana strategi pengadaan anda dengan strategi perusahaan secara keseluruhan? Dengan melakukan aktivitas pengadaan yang tepat dan memiliki strategi jangka panjang, misalnya memiliki vendor yang tepat dan mampu memberikan supply bahan dengan jangka waktu yang singkat, anda akan meningkatkan market share dan profit bagi perusahaan anda melalui cost saving yang anda lalukan melalui keputusan pengadaan yang tepat.


Apa manfaatnya bagi perusahaan?


Contohnya, pada industri manufacturing, divisi pengadaan/procurement mempunyai peran besar dari seluruh proses produksi perusahaan, yang dapat mencapai 70%-80% terhadap Cost of goods sold (COGS). Jika anda sebagai seorang yang bertanggung jawab pada proses pengadaan, dapat menghemat 1%-2% dari COGS, dampak yang diberikan terhadap margin penjualan dapat meningkat sebanyak 10%-20%. Anda sebagai divisi procurement akan dipandang sebagai divisi yang strategis oleh perusahaan.


Contohnya, Cost Saving ini dapat dilakukan dengan cara melakukan strategic sourcing, memiliki vendor yang tepat dengan menekan life cycle dari produk anda dengan menentukan seberapa cepat proses pengadaan material dari produk anda dapat dipasok oleh vendor pilihan anda. Hal hal ini akan secara tidak langsung meningkatkan revenue generation perusahaan anda.


Bagaimana cara menjadi procurement yang strategis?


Lalu, bagaimana anda dapat menjadikan divisi pengadaan anda menjadi divisi yang strategis di perusahaan anda?


Anda perlu mendapatkan sponsor / dukungan dari perusahaan anda agar divisi anda dapat dijadikan bagian dari strategi bisnis perusahaan. Mendapatkan sponsor dapat dibagi menjadi 2 cara, yang pertama, sponsor yang diberikan secara direktif oleh keputusan management agar divisi anda menjadi bagian strategis perusahaan. Ketika sponsor yang bersifat direktif ini diberikan, anda hanya perlu menjalankan kegiatan yang ditugaskan, dan menjaga performa divisi anda agar anda tetap menjadi bagian strategis perusahaan. Dengan tetap memberikan gagasan strategis dan inovatif dalam memberikan saran-saran pengadaan.


Tipe ke dua adalah sponsor yang anda ajukan dari divisi anda kepada management agar divisi anda diberikan peran dan tanggung jawab strategis oleh perusahaan. Masih banyak management/c-level executive yang menganggap divisi pengadaan di perusahaannya hanya sebagai level admin yang hanya mencatat berbagai kegiatan pengadaan di perusahaannya.


Bagaimana kita bisa meyakinkan para pemimpin perusahaan?


Yakni dengan menunjukkan data kegiatan pengadaan yang telah kita lakukan sebelumnya, dan rencana pengadaan yang kita selaraskan dengan tujuan perusahaan. Data yang diberikan perlu menunjukkan bahwa kegiatan pengandaan yang telah dilakukan telah menghasilkan cost saving bagi perusahaan melalui kegiatan dan keputusan-keputusan pengadaan yang strategis bagi perusahaan. Selain itu, anda juga dapat secara proaktif memberikan saran-sarang mengenai sourcing yang berbeda atau pun memberikan pilihan yang dapat memberikan penghematan dan percepatan pada produksi perusahaan anda.


Tools apa saja yang dapat membantu procurement agar menjadi strategis?


Dalam proses pengumpulan data, system Procure to Pay (P2P) diperlukan untuk mencatat kegiatan pengadaan anda, dan agar dapat meningkatkan efektifitas pengadaan diperusahaan anda. Berikan report-report cost saving yang dapat anda ekstrak dari system anda. Memiliki system P2P yang tepat akan memberikan dampak pada proses pengdaan anda menjadi lebih efektif dan efisien, yang pada akhirnya akan meningkatkan cost saving jika anda dapat memanfaatkan tools tersebut dengan tepat.


Namun, jika perusahaan anda belum memiliki system P2P yang dapat digunakan, anda juga dapat menggunakan sebuah laporan spreadsheet untuk memberikan data-data pengadaan anda secara manual, yang pada akhirnya, para eksekutif perusahaan anda akan memberikan peran strategis yang dapat membantu memajukan perusahaan secara signifikan jika anda dapat memberikan data yang menjelaskan performa anda dengan baik dan memberikan manfaat lebih bagi perusahaan.


Pada akhirnya, memiliki system P2P memang bukan kunci dari suksesnya seorang procurement, tetapi kemanuan untuk memberikan saran-saran strategis, laporan-laporan data yang menunjang kinerja perusahaan, dan  menjalankan tugas purchasing dengan baik sehingga memberikan manfaat bagi perusahaan dalam jangka panjang. Dengan demikian perusahaan akan melihat anda dan divisi pengadaan sebagai bagian strategis dari perusahaan.

Sebelumnya, apakah anda sudah mengetahui tugas-tugas anda sebagai seorang staff purchasing? Jika belum, mungkin anda dapat mempelajari apa saja tugas-tugas staff purchasing di artikel kami yang sebelumnya.

Apa saja tugas staff Purchasing

APA ITU FAKTUR PAJAK

Di Indonesia pajak diberlakukan bagi setiap warga negara maupun organisasi yang mencari uang atau memiliki penghasilan di Indonesia. Pajak sendiri memiliki pengertian sebagai pungutan yang wajib dibayar oleh rakyat untuk negara dan akan digunakan untuk kepentingan pemerintah dan masyarakat umum. Inilah kenapa kita mau membahas faktur pajak. Ingat ya bahwa faktur pajak itu berbeda dengan invoice.


faktur pajak apa sih

Setiap individu maupun organisasi akan merasakan manfaat pajak secara tidak langsung. Biasanya hasil pungutan pajak akan digunakan untuk kepentingan umum, seperti pembangunan jalan, jembatan, kantor daerah, perbaikan jalan, pembelian alat-alat yang berhubungan dengan administrasi di kantor pemerintahan, dan lain sebagainya.


APA ITU FAKTUR PAJAK & PKP?


Sebelum membahas faktur pajak, Anda harus tau siapa itu PKP. Dimana PKP ini adalah sebuah perusahaan yang wajib membayar pajak, singkatan dari “Pengusaha Kena Pajak”. Ini berarti perusahaan tersebut wajib melaporkan perihal perpajakannya.


contoh e-faktur pajak
Contoh e-faktur pajak

Menurut UU Nomor 16 Tahun 2000, PKP (Pengusaha Kena Pajak) adalah Pengusaha yang melakukan penyerahan Barang Kena Pajak dan atau penyerahan Jasa Kena Pajak yang dikenakan pajak berdasarkan Undang-undang Pajak Pertambahan Nilai 1984 dan perubahannya. Umumnya perusahaan yang sudah memiliki omset diatas 4,8 miliar Setahun.


Lalu apa itu faktur pajak? Faktur Pajak adalah bukti bahwa Anda telah menjual barang atau jasa kalau sudah PKP. Dimana setelah jualan, perusahaan Anda harus menerbitkan ‘faktur pajak’ sebagai bukti kepada pemerintah bahwa perusahaan Anda sudah memungut pajak dari pembeli produk atau klien jasa kena pajak.


KARAKTERISTIK FAKTUR PAJAK


Kontribusi Wajib Bagi Warga Negara


Setiap warga negara yang memenuhi syarat sesuai undang-undang yang berlaku, wajib membayarkan sejumlah pajak yang di kenakan karena adanya transaksi atau karena memiliki harta tidak bergerak yang masih berlokasi di Indonesia. Berdasarkan aturan yang belaku, untuk pajak pribadi yang diwajibkan bagi yang memiliki penghasilan minimum Rp. 2,050,000 setiap bulan sebelum kena pajak.


Sedangkan bagi wirausaha, sesuai dengan aturan dalam PP 46 tahun 2013 di wajibkan membayar pajak sebesar 1% dari total pendapatan kotor atau omset. Namun saat ini sedang berlaku diskon pajak, khusus untuk wirausaha yang memiliki omset maksimum 4,8m per tahun. Anda bisa cek kembali di kantor pelayanan pajak setempat.


Bersifat Memaksa


Pajak memiliki sifat memaksa kepada setiap individu maupun organisasi yang memenuhi syarat dalam membayar pajak. Sebab pajak dianggap sebagai pemasukan negara, yang juga untuk membayar gaji para aparatur negara. Sifat memaksa ini ditunjukan dengan cara memberikan denda bagi mereka yang telat atau tidak membayarkan pajak sesuai jumlah tertera. Bahkan akan ada ancaman hukuman pidana bagi mereka yang menolak membayar pajak.


faktur pajak harus dibuat

Memberikan Manfaat Tidak Langsung


Seperti yang dijelaskan sebelumnya, manfaat pajak tidak bisa dirasakan secara langsung oleh setiap individu. Namun manfaatnya akan dirasakan bersama-sama.


hasil perpajakan
Infrastruktur yang dibuat pemerintah dari hasil pajak

Pelayanan pada kantor daerah maupun kantor pemerintah, merupakan salah satu dari sekian banyak manfaat pajak yang dapat dirasakan. Jalan dan fasilitas angkutan kota seperti bus, LRT dan MRT pun juga hasil dari pungutan pajak yang telah dikelola oleh pemerintah setempat.


Berasaskan Undang-Undang Indonesia


Aturan mengenai pajak, mulai dari siapa saja yang harus membayar, cara membayar, jumlah yang harus dibayarkan semuanya di atur dalam undang-undang. Jadi masyarakat bisa dengan tenang membayar pajak tanpa khawatir. Bila ada yang tidak sesuai dengan undang-undagan, maka menjadi hak masyarakat untuk mengajukan protes.


pajak berdasarkan hukum

Di Indonesia, pajak dapat dibeda kan jenisnya menurut sifat, instasi pemungut, objek pajak dan subjek pajak. Tentunya penggolongan ini untuk mempermudah wajib pajak untuk mengklasifikasikan pajak yang mereka harus bayar.


Berdasarkan Instansi Pemungut


Pemungut pajak dibagi menjadi 2, yaitu pajak daerah dan pajak negara. Pajak daerah dipungut oleh pemerintah daerah dan wajib pajak nya hanya yang berada di daerah itu juga. Misalkan pajak restoran, pajak hotel, dan lain-lain.


Pajak negara dipungut langsung oleh pemerintah kepada seluruh wajib pajak yang tinggal di Indonesia dan memenuhi syarat membayar pajak. Pemungut pajak biasanya melalui Direktorat Jendral Pajak (DJP). Contohnya adalah Pajak Bumi Bangunan (PBB) dan Pajak Pengahsilan (PPh).


Berdasarkan Objek Pajak dan Subjek Pajak


Pajak objektif adalah pengambilan pajak berdasarkan objeknya, yaitu pajak yang terjadi karena ada barang yang dimiliki. Jumlah pajak ditentukan dari nilai barang tersebut. Contohnya seperti pajak impor, bea cukai, bea materai dan lainnya.


hujan pajak

Sedangkan pajak subjektif adalah pengambilan pajak berdasarkan subjeknya, yaitu pajak yang dipungut oleh karena pribadi tersebut mendapatkan uang di Indonesia. Nilai pajak dihitung berdasarkan penerimanan wajib pajak tersebut. Contohnya adalah pajak penghasilan.


Itulah penjelasan lengkap tentang pajak di Indonesia baik untuk individu maupun untuk organisasi atau badan usaha. Setelah mengetahui informasi mengenai pajak, berikut penjelasan lengkap mengenai proses pembayaran pajak pada perusahaan dagang.



PAJAK BERDASARKAN SIFATNYA


Pajak dibagi menjadi 2 klasifikasi, yaitu pajak langsung dan pajak tidak langsung. Nah disini kami coba jelaskan tentang kedua jenis klasifikasi pajak ini;


sifat pajak

Pajak langsung merupakan pajak yang wajib dibayarkan individu pada setiap waktu secara berkala. Jadi pada waktu tertentu yang sama, wajib pajak menyetorkan sejumlah uang atas apa yang mereka lakukan dan mereka punya. Sifatnya kontinu. Contohnya pajak kendaraan bermotor, pajak bumi bangunan, pajak iklan yang harus dibayarkan setiap tahun.


Pajak tidak langsung merupakan pajak yang wajib dibayarkan individu hanya bila terjadi kejadian tertentu yang sengaja dibuat. Pajak ini tidak di pungut pada jangka waktu tertentu seperti pajak penghasilan. Contohnya apabila anda makan di restoran kena pajak, maka akan ada pungutan pajak 10% dari total tagihan. Pada kasus ini, aktivitas makan di restoran adalah aktivitas yang sengaja terjadi, namun tidak selalu dilakukan.


JENIS-JENIS FAKTUR PAJAK


Faktur pajak juga memiliki jenis-jenisnya yang Anda harus tau. Biasanya tergantung dari jenis pajaknya itu sendiri. Nah berikut adalah jenis-jenisnya:


Faktur Keluaran


Faktur ini dibuat oleh pengusaha kena pajak bersamaan dengan dibuatnya faktur pembelian, yaitu saat terjadi transksi penjualan dengan pihak eksternal perusahaan. Barang kena pajak, jasa kena pajak dan barang mewah termasuk jualan yang kena pajak. Ini juga bagian dari jenis pajak objektif.


contoh pajak keluaran

Faktur Masukan

Faktur ini keluar ketika pengusaha kena pajak melakukan transaksi pembelian kepada supplier atau perusahaan lain yang juga merupakan PKP, atas barang kena pajak, jasa kena pajak atau barang mewah. Faktur masukan di dapat dengan faktur pembelian dari PKP lain.


Faktur Pajak Pengganti

Faktur pajak pengganti timbul apabila pada faktur sebelumnya terjadi kesalahan di dalamnya. Karena faktur tidak boleh di coret, maka harus membuat faktur penggantinya, dan menyesuaikan kembali dengan data yang sebenarnya.


Faktur Pajak Gabungan


Faktur pajak yang dibuat oleh pengusaha kena pajak (PKP). Data di dalamnya meliputi pajak untuk pembeli barang kena pajak, jasa kena pajak, dan barang mewah selama 1 periode tertentu, biasanya dalam 1 bulan saja, karena pajak harus dibayarkan perbulan.


Faktur Pajak Digunggung


Di buat khusus oleh PKP yang menjual barang kena pajak atau jasa kena pajak secara eceran. Di dalamnya tidak terdapat data-data penjual, termasuk tanda tangan sekalipun.


Faktur Pajak Cacat


Merupakan faktur pajak yang salah atau kurang lengkap data di dalamnya. Misalkan ada nama, nomor seri atau apapun itu tidak diisi secara lengkap dan jelas. Faktur pajak cacat ini dapat diganti dengan faktur pajak pengganti. Jangan lupa simpan faktur pajak cacat, sebagai dasar untuk membuat faktur pajak pengganti.


Faktur Pajak Batal


contoh pajak batal

Merupakan faktur yang sengaja dibatalkan karena beberapa alasan. Bisa jadi karena ada retur terhadap barang atau jasa yang di beli atau di jual, salah dalam pengisian NPWP, dan pembatalan pembelian atau penjualan.


laporan pajak itu wajib

Seorang wajib pajak yang baik, haruslah membayar pajak tepat pada waktunya dan membayar dengan jumlah yang telah ditentukan, sebab pajak memberikan manfaat bagi setiap warga negara Indonesia dan tentunya akan meningkatkan infrastruktur dan perekonomian negara. Apalagi saat ini pemerintah telah menyediakan fasilitas faktur pajak manual maupun faktur pajak elektronik. Jadi pengusaha dapat memilih mana yang paling nyaman untuk melaporkan pajak.


Executive Breakfast Meeting


Pada tanggal 11 December 2019, Mitra Mandiri Informatika & Promise – kembali mengadakan Executive Breakfast Meeting dengan tema How Procurement Increase Profitability, yang diadakan di hotel JS Luwansa, Jakarta.

Pada acara kali ini, tema yang diangkat adalah bagaimana aktifitas procurement di perusahaan anda dapat meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Bagaimana para executive dapat bergerak menggerakan divisi Procurement untuk menjadi pahlawan bagi perusahaan. Acara kali ini dihadiri oleh berbagai macam perusahaan, baik dari Perbankan, Industri Kimia, ataupun Industri Makanan.

Dengan 2 pembicara, Bapak Rahmat Noviandi, , ST, MBA, CSCP, CPPM., dan Bapak Julianto Sidarto , BSEE,MS,MBA., materi yang disampaikan melalui format Talkshow membagikan banyak informasi mengenai pentingnya transformasi divisi pengadaan di era digital.


Executive Summary


Memasuki era digital yang berkembang pesat saat ini , diperlukan adaptasi oleh perusahaan agar dapat bertahan dari berbagi macam persaingan yang ada lain, dan meningkatnya kecepatan pertukaran informasi dan logistik di dunia. Dalam hal procurement/pengadaan, transformasi harus dilakukan demi tercapainya business goal yang telah ditentukan oleh perusahaan.

Source: https://www2.deloitte.com/us/en/pages/operations/articles/procurement-transformation-charting-the-course.html

Pada saat ini, tingkat kedewasaan pengadaan di Indonesia, berdasarkan data data yang telah ada, masih berada di level transactional procurement – dimana divisi procurement hanya sebatas tim support operational suatu perusahaan dan baru memiliki target untuk merancang pengadaan/pembelian jangka pendek.

Di beberapa tahun kedepan, akan terjadi perubahan trend didalam dunia pengadaan. Procurement akan menjadi sebuah value drivers untuk perusahaan, dimana divisi procurement bukan saja memiliki tugas sebagai operational support,  melainkan berfokus kepada memberikan insight kepada perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis. Divisi procurement akan berubah dari sekedar menjalankan perintah, menjadi sebuah divisi yang memberikan saran-saran secara professional dimana procurement yang tadinya hanya sebatas tactical procurement bertransformasi menjadi strategic procurement.



source : https://medium.com/procurement-tidbits/what-is-the-digital-transformation-of-procurement-really-about-9d2148e04638

Untuk melakukan transformasi strategis di dalam pengadaan, yang dimana merupakan kunci keberhasilan suatu perusahaan di era digital, yang pertama harus menjadi tujuan adalah bagaimana suatu divisi pengadaan dapat memberikan dampak yang besar bagi perusahaan dan bagaimana divisi pengadaan dapat memberikan rencana jangka panjang pengadaan yang akan berdampak secara strategis bagi perusahaan.

Procurement harus memiliki strategi pengadaan jangka panjang tersendiri dan akan lebih banyak berkolaborasi baik dengan divisi lain diperusahaan serta berkolaborasi dengan supplier yang ada. Strategic sourcing diperlukan untuk mendapatkan vendor/supplier yang tepat dan dapat diandalkan, sehingga seluruh proses pengadaan dapat terencana dengan baik dalam jangka panjang, demi menjaga sejalannya strategi pengadaan dengan strategi bisnis perusahaan secara keseluruhan

Strategic sourcing dapat dimulai dengan melaukan category management yang tepat untuk  kebutuhan perusahaan, yang dijalankan bersama dengan vendor management yang memiliki standar penilaian yang baik, dan memiliki system P2P yang mempercepat semua proses pengadaan di perusahaan. Dengan demikian, divisi procurement bukan lagi hanya memiliki tujuan cost saving, tetapi dengan memiliki strategi pengadaan yang tepat, divisi procurement akan memiliki target begai profit center bagi perusahaan.


sumber : https://www.pikpng.com/transpng/hRRwoxo/

Untuk beradaptasi di era digital ini, tools/aplikasi yang tepat dan dapat menunjang kebutuhan dari divisi procurement diperlukan untuk mendapatkan data-data yang akurat, penyimpanan database vendor yang baik ataupun mempercepat proses pengadaan secara keseluruhan. Namun, memiliki tools ataupun aplikasi bukan kunci utama dari digital transformation, perubahan dari sistim budaya kerja yang menunjang perubahan proses pengadaan, SOP perusahaan yang mendukung kinerja divisi procurement juga diperlukan agar teknologi yang nantinya diimplementasikan dapat berjalan dengan baik, sehingga akan terjadi peningkatan keuntungan di perusahaan.

Oleh karena itu, Mitra Mandiri Informatika yang telah memiliki pengalaman implementasi system Promise di berbagai bidang industri dapat membantu anda dalam menciptakan transformasi secara menyeluruh, dimulai dengan mempotret kondisi perusahaan anda dan memberikan konsultasi mengenai bagaimana membentuk policy perusahaan yang tepat, menjalakan proses implementasi Promise dengan efektif dan efisien, untuk menjembatani proses transformasi digital pengadaan perusahaan dan memberikan peningkatan keuntungan bagi perusahaan anda melalui proses pengadaan yang efektif dan efisien.

Contoh Invoice

Kami mengerti Anda butuh contoh invoice. Tapi sudah pahamkah Anda apa itu invoice? Secara singkat, invoice adalah sebuah dokumen faktur atau bukti untuk transaksi jual beli antara pembeli dan penjual. Dimana dokumen ini akan menjadi bukti dokumentasi jual beli yang sah, dalam hukum dan akuntansi.


Nah, berangkat dari pemahaman tersebut maka tidak aneh jika sekarang Anda butuh contoh invoice perusahaan yang dapat Anda jadikan patokan atau bahkan Anda bisa modifikasi untuk menjadi invoice perusahaan Anda. Tidak usah khawatir, contoh invoice akan kami berikan pada artikel ini.


APA SAJA YANG ADA DI DALAM SEBUAH INVOICE? SEBELUM LIHAT CONTOH INVOICE, BACA LIST INI


Sebelum membuat invoice, atau mengakses template contoh invoice, ada baiknya Anda mengerti bahwa terdapat beberapa hal penting yang selalu harus ada di dalam sebuah invoice. Beberapa hal tersebut adalah;


DATA PERUSAHAAN ANDA


  • Nama Perusahaan
  • Alamat Lengkap Perusahaan (termasuk kota, kode pos)
  • Nama Sales
  • Email Perusahaan / Sales
  • Nomor Telpon Perusahaan / Sales
  • Website
  • Tanda Tangan Sales
  • Kolom Cap Perusahaan

DATA PERUSAHAAN KLIEN / PEMBELI


  • Nama Perusahaan Pembeli
  • Alamat Lengkap Perusahaan Pembeli (termasuk kota, kode pos)
  • Nama Contact Person
  • Email Perusahaan / Contact Person
  • Nomor Telpon Perusahaan Pembeli

DATA TRANSAKSI


  • Term of Payment
  • Kolom Nomor
  • Kolom Nama Barand
  • Kolom Jumlah Barang
  • Kolom Diskon Barang
  • Kolom Harga Total
  • Perhitungan PPN
  • Harga setelah PPN

TEMPLATE INVOICE GRATIS DARI PROMISE.CO.ID! BESERTA BEBERAPA TEMPLATE LAINNYA.


Oke, kalau Anda sudah paham apa saja konten yang harus ada di dalam sebuah invoice, sekarang Anda bisa langsung mengakses gratis template invoice dari kami. Download link ada dibawah dan siap diunduh kapan saja!

Template Invoice Promise.co.id (Excel, download via Google Drive)

https://drive.google.com/file/d/15q5SvmKmCuhyPRDTYNf7ft0wL8Cyb5_8/view?usp=sharing

Template Invoice Freshbooks.com (Word)

https://www.freshbooks.com/wp-content/uploads/2018/12/word-Word-Invoice1.docx

Template Invoice Freshbooks.com II (Excel)

https://www.freshbooks.com/wp-content/uploads/2018/12/excel-Excel-Invoice2.xlsx

Oke itu dia beberapa template invoice yang bisa Anda gunakan untuk kebutuhan bisnis atau perusahaan Anda. Kalau Anda ingin lebih mengerti tentang invoice, Anda bisa langsung menuju ke artikel Invoice Adalah? Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda. Salam!

invoice adalah apa itu invoice

Invoice merupakan dokumen yang sering digunakan dalam transaksi jual beli, khususnya bagi badan usaha yang terdaftar oleh pajak. Istilah awamnya adalah nota, biasanya badan usaha yang belum terdaftar pajak dan masih konvensional, menggunakan nota sebagai ganti invoice. Lantas apa perbedaaan invoice dan nota? Berikut penjelasannya!


INVOICE ADALAH


Invoice atau faktur merupakan sebuah dokumen wajib yang dimiliki oleh setiap badan usaha kena pajak, dan digunakan sebagai bukti dari transaksi pembelian yang berisi item dan jumlah pembayaran yang harus dibayar.


Baik perusahaan kecil maupun besar wajib memiliki dokumen ini. Selain sebagai bukti penagihan, invoice juga digunakan sebagai bukti bahwa badan usaha tersebut telah memenuhi kewajibannya sebagai wajib pajak.


invoice adalah

Dalam sebuah invoice, terdapat beberapa informasi yang harus tercantum dan tidak boleh ditinggalkan. Demi menjaga akurasi pencatatan transaksi. Informasi yang sebaiknya dimuat dalam selembar invoice adalah:


  1. Keterangan perusahaan pembeli
  2. Keterangan perusahaan penjual
  3. Tanggal transaksi
  4. Item atau jenis barang atau jasa yang dibeli
  5. Harga per item
  6. Total harga keseluruhan
  7. Besaran pajak
  8. Harga yang harus dibayar atau ditagih setelah pajak

pengertian invoice

Invoice harus dibuat beberapa rangkap atau terintegrasi, tujuannya sebagai arsipan beberapa pihak tertentu, yang digunakan untuk kepentingan tertentu juga. Misalkan, bagi pembeli arsip invoice digunakan sebagai bukti kas keluar dan bukti adanya transaksi pembelian.


Bagi penjual arsip invoice digunakan sebagai bukti kas masuk, penagihan dan bukti pembayaran pajak. Dari pihak penjual maupun pembeli mempunyai bagain atau divisi tersendiri yang memang memiliki kepentingan arsipan faktur tersebut.


JENIS INVOICE APA SAJA?


Invoice ternyata memiliki 3 jenis, bergantung pada fungsinya. Berikut adalah jenis dari invoice:


jenis invoice

Invoice Biasa


Invoice adalah faktur yang paling umum digunakan saat melakukan transaksi. Isi dari invoice ini merupakan keterangan dari badan usaha pihak penjual dan pembeli, item produk, dan total harga yang harus dibayarkan oleh perusahaan pembeli.


Invoice Proforma


Invoice proforma atau proforma invoice adalah invoice yang memiliki sifat sementara. Dokumen ini diberikan kepada pihak pembeli sebelum pihak penjual mengirimkan semua barang pesanan. Biasanya barang akan dikirimkan secara berkala. Jika seluruh barang telah diterima oleh pihak pembeli, maka pihak penjual akan memberikan invoice biasa. Tujuannya sebagai dokumen penagihan dan bukti bahwa barang telah diterima pembeli secara keseluruhan.


Invoice Konsuler


Invoice Konsuler digunakan khusus untuk perdagangan internasional atau antar negara. Sehingga invoice ini adalah invoice yang tidak bisa sembarangan dicetak, harus memiliki cap khusus sebagai tanda pengesahan dan persetujuan dari keduataan besar Negara atau perwakilan Negara yang dituju.


PERBEDAAN INVOICE VS NOTA


invoice adalah apa sih

Setelah mengetahui apa itu invoice, maka sebenarnya sudah terlihat jelas perbedaannya dengan nota. Berikut perbedaan mendasar antara kedua dokumen tersebut.


  1. Invoice umumnya di gunakan untuk badan usaha kena pajak, sedangkan nota tidak. Nota biasanya lebih tidak profesional.
  2. Invoice di cetak otomatis dan pada umumnya perusahaan sudah memiliki template digital, sementara nota ditulis secara manual.
  3. Harga barang pada invoice dikenakan pajak, sementara harga barang pada nota tidak dikenakan pajak.
  4. Biasanya, data pada invoice yang dicetak akan masuk dalam sistem informasi yang terintegrasi. Nota tidak memiliki rekam jejak history dalam sistem, karena pembuatan masih manual.

Sebenarnya, sekalipun belum terdaftar sebagai pengusaha kena pajak, pemakaian invoice lebih disarankan daripada nota. Data pada invoice akan tersimpan otomatis serta memudahkan pekerjaan bagian penjualan atau keuangan.


Integrasi pada sistem juga akan membantu mengurangi penggunaan kertas, karena data akan masuk ke bagian atau divisi yang ditunjuk. Pada umumnya, memang dokumentasi digital pada sistem invoicing diperlukan perusahaan.

6 Tips Invoice Berjalan Lancar

Pembuatan invoice tidak akan berguna apabila pelanggan tidak membayar tagihan tepat waktu. Sebab pembayaran dari pelanggan sangat berkaitan erat dengan jalannya operasional perusahaan.


Jika pembayaran tidak lancar, maka usaha bisnis anda akan terancam “gulung tikar”. Lalu bagaimana cara agar pelanggan dapat membayar tepat waktu sesuai dengan kesepakatan yang telah ditentukan sebelumnya? Berikut 6 tips yang harus dicoba untuk membantu kelancaran pembayaran:


membayar invoice

1. Reward & Punishment


Sistem ini cukup efektif untuk digunakan. Pada saat transaksi tulislah dalam faktur atau bisa disampaikan secara langsung, bahwa perusahaan akan memberikan reward bila pelanggan membayar tagihan tepat waktu atau lebih cepat dari waktu yang disepakati. Reward bisa berupa potongan harga, voucher pembelian berikutnya, poin undian atau apapun itu.


Sebaliknya terapkan sistem punishment bila pelanggan tidak membayar tagihan tepat pada waktunya. Punishment berguna memberikan efek jera, sehingga nantinya pelanggan akan belajar untuk membayar faktur pada waktu yang telah ditentukan sebelumnya. Punishment bisa berupa denda tambahan biaya atau bunga, atau pembekuan pemesanan barang selanjutnya.


Adakan alternatif cara pembayaran

2. Siapkan Alternatif Pembayaran


Terkadang salah satu alasan pelanggan telat membayar adalah tidak adanya metode pembayaran yang sesuai dengan apa yang mereka punya. Contoh, pelanggan tipe orang yang suka membayar dengan transfer, tetapi perusahaan ternyata hanya menerima cash. Atau misalkan pelanggan hanya memiliki bank account A, tetapi perusahaan hanya memiliki bank account B, dan alasan lainnya.


Maka perusahaan harus menyiapkan berbagai metode pembayaran agar mudah dijangkau oleh pelanggan. Jenis metode pembayaran antara lain: uang cash, kartu kredit, cek, bilyet giro, m-banking atau sms banking, dan kartu debet. Usahakan bank yang digunakan minimal 2, yaitu terdiri dari bank swasta dan bank negara.


3. Format Yang Jelas


Invoice yang dikirimkan kepada pelanggan harus jelas, baik itu barang yang dipesan maupun tenggat waktu yang sudah disepakati. Bisa jadi keterlambatan membayar karena detail invoice perusahaan membingungkan pelanggan. Invoice harus detail, simpel dan mudah di baca. Anda bisa memberikan format bold pada tanggal jatuh tempo, sebagai pertanda kolom yang harus diperhatikan lebih. Format yang telah dijelaskan sebelumnya diatas sudah cukup detail. Anda bisa menggunakannya sebagai acuan invoice perusahaan.


4. Kirimkan Invoice Jauh Sebelum Tanggal Jatuh Tempo


Due date

Untuk memberikan waktu bagi pelanggan mengatur pembayaran, maka kirim invoice selambat-lambatnya 1 minggu sebelum jatuh tempo. Perhatikan juga waktu pengiriman, bila memakan waktu lebih dari 1 hari, pastikan invoice sampai di pelanggan tepat 1 minggu sebelum waktu pembayaran. Selain itu, cara ini juga sebagai “alarm” pelanggan untuk segera melunasi hutang dagang mereka.


5. Ramah Terhadap Pelanggan


Percayalah bahwa attitude juga memiliki peran penting dalam usaha bisnis apapun. Bersikaplah ramah kepada pelanggan, ucapkan terima kasih saat selesai transaksi dan saat pembayaran telah dilunasi. Berikan kabar jika perusahaan telah mengirimkan invoice kepada pelanggan, ini salah satu sikap ramah juga. Selain mengingatkan pemabayaran secara tidak langsung, pelanggan akan merasa diperhatikan khusus. Kenyamanan yang mereka dapat akan membangun rasa segan apabila akan membayar lewat dari jatuh tempo.


6. Tertulis Dengan Jelas


Khusus bagian tanggal jatuh tempo, jika ada syarat tertentu tulislah dengan jelas. Biasanya ada invoice yang hanya menuliskan >NET 25, 2%. Artinya diatas pembayaran diatas 25 hari sejak tanggal tertera ada denda sebesar 2%. Tidak semua pelanggan mengerti hal tersebut. Sebaiknya tulis dengan jelas “Pembayaran maksimum 25 hari sejak tanggal terbit faktur, pada hari ke 26 akan ada denda sebesar 2%”.


7. Down Payment (DP)


Down payment dapat meringankan pembayaran di akhir

Dalam setiap transaksi, mintalah down payment atau uang muka kepada pelanggan. Tentukan berapa persen uang muka yang harus dibayarkan dari total jumlah barang yang dipesan. Tidak perlu ragu meminta uang muka, karena itu adalah hal yang lumrah.


Uang muka membantu perputaran barang yang dijual. Untuk pembayaran berikutnya, bisa menggunakan sistem cicilan. Misalkan pembayaran uang muka 30% dari jumlah, pembayaran ke 2 sebesar 30% di minggu ke 2, dan sisanya 40% di minggu ke 4. Sistem ini juga membantu pelanggan agar tidak merasa mengeluarkan uang sekaligus dalam jumlah besar.


KESIMPULAN ARTIKEL INVOICE


Invoice adalah surat panggilan untuk membayar hutang dagang atau tagihan atas pembelian barang dan jasa. Semakin lancar pembayaran, akan semakin mudah untuk menjalin kerjasama, bahkan mungkin pelanggan akan mendapatkan prioritas di perusahaan.


Tidak hanya berusaha agar pelanggan membayar invoice secepat mungkin, namun ada baiknya membiasakan perusahaan anda sendiri juga membayar invoice tepat pada waktunya. Jangan lupa untuk selalu mengarsipkan data invoice tidak hanya pada perangkat, namun juga pada google drive atau dropbox sebagai backup data. Sudah mengerti ya soal invoice? Tapi apakah Anda sudah tau apa itu quotation? Jangan lupa dibaca ya, salam!

budgeting adalah apa sih?

Budget adalah anggaran dalam bahasa Indonesia. Budgeting adalah penganggaran merupakan metode yang telah di terapkan di berbagai macam jenis bisnis, yang bisa digunakan untuk menekan pengeluaran yang tidak perlu. Jika saat ini, anda masih mencari tahu apa itu budgeting dan cara penerapannya, maka jawabannya akan ditemukan disini. Sebelum di implementasikan pada bisnis anda, ada baiknya mengenal terlebih dahulu istilah budgeting.


PENGERTIAN BUDGET ADALAH


budget itu apa

Budgeting dalam bahasa Indonesia disebut dengan penganggaran. Budgeting merupakan rencana perkiraan pengeluaran dana atau biaya (dinyatakan dalam unit moneter) perusahaan yang terjadi akibat adanya aktivitas atau kegiatan operasional untuk menghasilkan produk atau jasa dan berlaku dalam 1 periode tertentu.


Sederhananya, budgeting itu mempersiapkan anggaran dana yang kira-kira akan di keluarkan di periode selanjutnya. Jadi perusahaan bisa mempersiapkan anggaran tersebut dan menekan biaya yang tidak diperlukan kedepannya. Budgeting sama seperti planning ketika sedang akan liburan. Setiap individu harus mempersiapkan hotel, uang, akomodasi, pakaian, peralatan mandi yang kira-kira akan digunakan selama liburan.


pengertian budgeting

Tentu apa yang dibawa saat liburan adalah perkiraan atau rencana, yang belum tau apakah tepat sesuai rencana atau tidak, namun sebagian besar pasti tepat. Liburan seperti bisnis atau usaha anda, sedangkan peralatan dan perlengkapan lain seperti anggaran atau dana.


Periode budgeting dalam setiap perusahaan atau lingkup bisnis berbeda-beda. Ada bugeting untuk 1 tahu, caturwulan (setiap 4 bulan), dan triwulan (setiap 3 bulan). Tidak ada penentu periode, semua adalah keputusan perusahaan. Tentukan waktu yang terbaik untuk mengelola penganggaran tersebut.


TUJUAN BUDGETING & BUDGET ADALAH


Setiap pelaku bisnis menyusun budgeting untuk mempersiapkan pengeluaran yang secara umum pasti akan terjadi di aktivitas operasional selanjutnya. Menurut Nafirin (2004) tujuan penyusunan budgeting antara lain:


  • Membantu perusahaan dalam memberikan batasan atas jumlah dana yang akan dicari dan dikeluarkan.
  • Untuk landasan yuridis formal dalam menentukan suatu sumber dan investasi dana.
  • Membantu manajemen terkait untuk melakukan pengawasan karena adanya rincian sumber dana dan investasi di dalam anggaran.
  • Merasionalkan sumber dan investasi dana.
  • Untuk menyempurnakan rencana yang telah disusun.

budget adalah anggaran

  • Membantu manajemen untuk menampung dan menganalisis serta membuat keputusan dalam aktivitas operasional perusahaan.

Sedangkan menurut pendapat Cristina (2001:4) tujuan dalam menyusun anggaran adalah


  • Membantu perusahaan untuk menyatakan harapan atau sasaran perusahaan secara jelas dan formal, sehingga mengarahkan manajemen untuk menghindari kerancuan dan memberikan arah kepada tujuan yang telah ditentukan perusahaan sebelumnya.
  • Sebagai alat komunikasi manajemen untuk menjadikan budget lebih dimengerti, didukung dan dijalankan.

review dana

  • Untuk menyajikan rencana yang terperinci mengenai kegiatan dengan maksud mengurangi ketidakpastian dan memberikan pengarahan yang jelas.
  • Membantu manajemen untuk melakukan koordinasi cara dan metode yang akan di lakukan nantinya, sebagai bagian dalam memaksimalkan sumber daya perusahaan.
  • Sebagai alat pengukur dan pengendalian kerja bagi setiap tim departemen atau individu.

Setiap perusahaan atau pemilik bisnis pasti memiliki tujuan ketika memutuskan untuk menyusun budgeting bagi operasional mereka. Para ahli hanya menginformasikan sebagian besar tujuan tersebut yang biasanya menjadi tujuan perusahaan. Hal yang terpenting sebelum menyusun anggaran adalah tentukan dahulu goals perusahaan atau bisnis anda. Sehingga anda memiliki dasar untuk membuat budgeting yang sesuai nantinya.


KENAPA MENERAPKAN BUDGETING PADA PERUSAHAAN?


Budgeting banyak diterapkan pada banyak usaha bisnis, mulai dari bisnis UKM (Usaha Kecil Menengah) hingga lingkup bisnis yang sudah besar. Para manajemen tahu, bahwa penggunaan budgeting sangat bermanfaat dan mempengaruhi profit perusahaan. Setelah mengetahui tujuan perusahaan dan tujuan dalam menyusun anggaran, maka anda juga berhak mengetahui kelebihan-kelebihan yang akan di dapatkan ketika perusahaan menggunakan budgeting selama periode berjalan.


Budget Adalah Pedoman Anggaran Perusahaan


Budgeting seperti langkah-langkah untuk bekerja dalam 1 periode waktu. Budgeting menjadi pedoman biaya apa saja yang akan dikeluarkan, sehingga pelaku penganggaran mengerti apa yang harus dilakukan selanjutnya. Misalkan dalam anggaran yang disusun terdapat pengeluaran biaya produksi setiap bulan adalah Rp. 10,000,000 untuk menghasilkan kurang lebih 50 barang.


Maka anda akan dapat membatasi diri ketika biaya produksi sudah mendekati Rp. 10,000,000 atau barang yang diproduksi sudah mencapai 50, sekalipun biaya nya belum sampai Rp. 10,000,000. Jika salah satu itu terjadi, maka sudah menjadi peringatan bagi pihak produksi untuk mulai berhenti memproduksi barang. Dengan adanya pedoman ini, akan berdampak positif pada biaya pengeluaran, memberikan target-target dan menjaga profit.


Budget Adalah Alat Pendukung Review Kerja


Tim perusahaan bisa menggunakan budgeting sebagai pembanding dengan kinerja nyata selama masa penganggaran. Biasanya pada akhir periode, tim akan melakukan review bersama, apakah aktivitas perusahaan sudah sesuai dengan budgeting yang telah disusun sebelumnya.


anggaran dana perusahaan

Jika sudah sesuai, maka kinerja perusahaan dapat dikatakan baik dan tim bisa menggunakan pengalaman ini untuk kembali membuat budgeting di periode selanjutnya dengan jumlah yang kurang lebih sama.


Jika ternyata tidak sesuai, maka kinerja perusahaan saat itu di anggap kurang baik. Berarti ada biaya lebih yang di keluarkan. Tim harus me review kembali departemen mana yang tidak sesuai dengan anggaran dan mintalah pertanggungjawaban mereka. Cari tahu juga apa yang membuat aktivitas tersebut tidak sesuai dengan rencana. Apabila karena memang saat itu ada biaya tak terduga yang harus dikeluarkan, jadikan hal tersebut sebagai review di penyusunan budgeting selanjutnya.


Budget Adalah Pengawas Anggaran Perusahaan


data dalam budgeting adalah penting

Tanpa adanya anggaran, uang yang keluar selama masa kerja tidak dapat terawasi dengan baik. Setiap ada permintaan biaya, pasti bagian finance akan mengeluarkan sejumlah uang. Budgeting memberikan dampak positif, yaitu untuk mengawasi biaya yang keluar, sehingga tidak ada lagi pengeluaran tanpa alasan yang tidak jelas. Perusahaan tentu akan mendapatkan keuntungan lebih karena biaya terkontrol.


Budget Adalah Proses Yang Menekan Resiko Penggelapan Dana


Tujuan dari budgeting adalah untuk memberikan informasi sumber dana dan investasi. Karena pembiayaan telah terperinci dengan jelas, maka akan mengurangi kecurangan yang di akibatkan oleh pihak internal perusahaan. Tidak ada lagi pembiayaan yang melebihi anggaran dengan alasan apapun, karena dana telah di anggarkan ke masing-masing departemen.


perhitungan budgeting

Begitupun dengan penerimaan, dengan adanya anggaran yang disusun sedemikian rupa, perusahaan mempunyai bayangan perkiraan omset yang didapat. Jika omset yang tidak sesuai, maka akan mudah melakukan cek untuk mencari alasan ketidak sesuaiannya.


IMPLEMENTASI BUDGETING


Setelah mengetahui pengertian, tujuan dan kelebihan budgeting, langkah selanjutnya adalah menyiapkan tim yang dibutuhkan untuk menyusun anggaran. Bentuk lah tim yang terdiri dari finance dan setiap kepala departemen. Finance bertujuan untuk mengawasi keuangan perusahaan dan memberikan masukan kepada setiap kepala departemen yang terlibat. Kepala departemen bertujuan untuk memberikan data dana anggaran yang kira-kira dibutuhkan untuk periode selanjutnya.


Setelah menyerahkan pengajuan anggaran, finance harus kembali melihat apakah dana tersebut bisa diatasi perusahaan atau tidak kedepannya. Finance juga harus cek kembali apakah dana sesuai atau tidak dengan kegiatan yang berjalan. Sebab kembali ke tujuan awal budgeting adalah untuk pedoman bekerja dan memberikan manfaat mengurangi resiko penggelapan dana.


teamwork untuk budget perusahaan

Jika tim sudah terbentuk, persiapkan laporan anggaran periode sebelumnya, neraca, laporan laba rugi dan laporan arus kas sebagai pendukung  penyusunan anggaran yang efisien. Biasanya anggaran disusun saat akhir periode, berasamaan dengan selesainya laporan keuangan dibuat. Laporan ini berfungsi sebagai landasan untuk melihat kinerja perusahaan selama penganggaran tahun sebelumnya dan untuk mempersiapkan dana bagi penganggaran periode berikutnya.


perhitungan budget adalah

Kemudian tentukan anggaran-anggaran yang akan dibuat. Biasanya klasifikasinya sebagai berikut:


  1. Departemen pemasaran atau marketing: anggaran perjalanan dinas (kendaraan dan penginapan), anggaran untuk iklan media, anggaran promosi, anggaran seragam baru, dan lain sebagainya.
  2. Departemen Human Resources Development (HRD): anggaran gaji, anggaran komisi, anggaran THR, anggaran perjalanan dinas (kendaraan dan penginapan), anggaran BPJS ketenagakerjaan, dan lain sebagainya.
  3. Departemen finance: anggaran belanja (kertas, peralatan kerja), anggaran audit, anggaran perlengkapan kerja, anggaran deprisiasi, anggaran konsultan, anggaran perjalanan dinas, anggaran asuransi, dan lain sebagainya.
  4. Departemen produksi: anggaran peralatan kerja, anggaran perlengkapan kerja, anggaran packaging, anggaran design, anggaran produksi, anggaran biaya overhead, dan lain sebagainya.
  5. Departemen eskpor impor: anggaran perjalanan dinas, anggaran bea cukai, anggaran pengiriman, dan lain sebagainya.
  6. Departemen General Affairs (GA): anggaran supplies, anggaran untuk membayar telepon, listrik dan air, anggaran pantry, anggaran maintaince, dan semua yang berhubungan dengan pengeluaran umum perusahaan.

Tentukan apa saja yang kira-kira harus dianggarakan di periode selanjutnya. Jika sebelumnya sudah menerapkan sistem budgeting, bisa di review lagi apakah akan tetap menggunakan anggaran tersebut atau perlu ada anggaran yang ditambahkan atau dikurangi. Jika masih baru pertama kali membuat, anda bisa melakukan komunikasi dengan tim, untuk mengetahui anggaran apa saja yang sekiranya diperlukan.


budget adalah planning yang penting

Pisahkan anggaran yang masih berjalan dan yang akan berjalan, sehingga tidak tercampur satu dengan yang lain. Nantinya anggaran tersebut akan disesuaikan dengan laporan keuangan. Jangan lupa untuk melakukan pengawasan yang ketat, dimulai dari saat penyusunan hingga periode anggaran berjalan. Setelah melakukan semua itu, anda akan kembali lagi pada tahap awal, yaitu membandingkan dengan laporan keuangan dan me review hasil dari budgeting tersebut.


KARAKTERISTIK BUDGETING YANG BAIK – MENURUT GUNAWAN & ASRI (2003)


Menurut Gunawan dan Asri (2003), ada beberapa karakterisik penting yang harus diaplikasikan kepada perencanaan budgeting perusahaan. Beberapa karakteristik penting budget adalah:


Budgeting Harus Bersifat Realistis


budget harus realistis

Artinya harus sesuai dengan kondisi keuangan perusahaan. Tidak sengaja melebihkan untuk mendapatkan ekspetasi lebih walau secara laporan yang ada hal itu tidak mungkin.


Budgeting Harus Bersifat Fleksibel


Dapat menyesuaikan dengan kondisi. Misalkan anggaran untuk listrik setiap bulan adalah Rp. 1,000,000. Tetapi pada bulan ke sekian listrik mengalami kenaikan menjadi Rp. 1,500,000. Budget pun harus luwes dan diubah. Tapi tetap selidiki dulu jika harus melakukan perubahan anggaran dalam periode perjalan.


Budgeting Harus Bersifat Kontinu


Budget adalah proses yang harus diperhatikan secara terus menerus, supaya biaya yang dikeluarkan tidak melenceng dan sesuai dengan yang telah disusun dan penerimaan minimal sesuai dengan yang diperkirakan.


Budgeting Harus Terkomunikasikan Dengan Baik


budget harus terkomunikasikan

Komunikasi merupakan kunci utama dalam kesuksesan budgeting. Sebab ketika ada kendala, maka pihak yang terkait harus segera melakukan komunikasi agar tidak terjadi fraud dalam anggaran. Ditambah, budgeting harus sesuai dengan rencana. Jangan sampai suatu departemen mengeluarkan dana melebihi budget yang ditentukan, karena adanya salah komunikasi.


Dapat Memberikan Motivasi Pada Anggota Perusahaan


motivasi budget perusahaan

Motivasi untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah disepakati bersama. Anggaran merupakan salah satu misi untuk mencapai visi perusahaan. Maka dari itu penyusunannya harus bisa memberikan motivasi bagi anggota untuk tetap menjaga biaya yang dikeluarkan dan penerimaan yang diperkirakan sesuai. Sehingga Budgeting penting untuk menjadi realistis namun tetap optimis.


Mendorong Adanya Partisipasi


Mendorong para pekerja untuk sama-sama berpatisipasi dalam menyusun dan menjalankan anggaran. Dengan adanya pastisipasi, maka perusahaan akan mendapatkan banyak masukan atau saran dan mereka akan merasa dilibatkan untuk kemajuan perusahaan.


Efeknya adalah mereka akan bekerja dengan semangat karena merasa “memiliki” bisnis itu juga. Yang dinamakan “sense of belonging” pada sebuah perusahaan itu penting. Sehingga memang anggota perusahaan harus merasa didengarkan dan merasa berkontribusi terhadap planning ini.


CARA MENYUSUN BUDGET – MENURUT STONER & FREEMAN (1995)


Sedangkan menurut pendapat Stoner dan Freeman (1995) dalam menyusun budget ada 2 cara yang bisa dipilih untuk perusahaan:


Top Down Budgeting


Merupakan cara penyusunan budget yang ditetapkan oleh pimpinan tertinggi dalam perusahaan atau dalam tim budgeting. Disini para bawahan atau kepala departemen hanya boleh memberikan sedikit kontribusi atau sama sekali tidak ada kontribusi.


Kelebihan dari top down budgeting adalah menghemat anggaran dan mempersingkat waktu penyusunan, karena tidak perlu lagi melakukan komunikasi 2 arah dan saling meminta pendapat. Tidak perlu lagi ada revisi, karena tidak ada masukan.


top down budget adalah

Sedangkan kerugiannya adalah keperluan per derpartemen tidak dihitung baik-baik dan cermat, sehingga bisa saja biaya yang di anggarkan kurang atau kelebihan. Mereka pun akan mengalami dampak psikologis, merasa tidak diterima oleh perusahaan.


Bottom’s Up Budgeting


Merupakan cara penyusunan budget yang disiapkan oleh pihak-pihak yang akan menjalankan anggaran tersebut. Jadi disini keperluan setiap departemen akan di susun oleh kepala departemen dan di serahkan ke pimpinan tim budgeting, kemudian dikaji ulang dan dijadikan anggaran untuk periode selanjutnya.


bottoms up budget
Asian Businesswoman Leading Meeting At Boardroom Table

Kelebihan dari bottom’s up budgeting adalah perusahaan dapat menganggarakan secara efektif dan lebih akurat keperluan setiap departemen, sehingga kemungkinan besar jumlah yang nantinya dikeluarkan akan sesuai. Mereka juga akan merasa dilibatkan dalam kemajuan perusahaan. Kelemahannya adalah memerlukan banyak waktu, karena harus disusun satu-satu setiap departemen.


KESIMPULAN ARTIKEL BUDGETING


Nah itu dia pembahasan kali ini tentang budgeting. Ada baiknya Anda mulai melakukan optimisasi budgeting pada perusahaan Anda. Agar perusahaan Anda dapat melihat dengan lebih jelas anggaran keluar dan masuk di perusahaan Anda, dan darimana asalnya. Selain budgeting, hal lain yang diperlukan oleh perusahaan Anda adalah SOP. Apa itu SOP? Simak juga artikelnya ya, salam!