Apasih RFx itu?

Rfx adalah salah satu aktifitas yang sering dijumpai pada saat proses pengadaan barang dan jasa tak terkecuali di perusahaan-perusahaan di Indonesia. Namun, sepertinya masih banyak yang belum paham mengenai bagaimana cara melakukan Rfx yang benar dan hanya sebatas melakukan apa yang sudah biasa dilakukan oleh senior atau berdasarkan arahan yang telah diberikan.

Pada kesempatan kali ini, kita akan mencoba sedikit menggali mengenai apa itu Rfx dan bagaimana cara melakukannya dengan benar.

Rfx itu sendiri merupakan aktifitas procurement pada saat melakukan sourcing yang cukup penting untuk memastikan bahwa barang dan supplier yang akan kita cari memang tepat untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Rfx terbagi menjadi tiga proses yaitu RFI (Request for Information), RFP (Request for Proposal) dan RFQ (Request For Quotation), meskipun pada beberapa kasus ada juga yang menambahkan RFB (Request for bidding).


Perbedaan RFI, RFP, RFQ


Request For Information (RFI)

RFI adalah sebuah proses untuk melakukan pencarian informasi terhadap barang/jasa yang dibutuhkan. Biasanya RFI dilakukan Ketika kita sebagai user belum memahami betul terhadap apa yang sebenarnya kita butuhkan atau apabila barang/jasa tersebut adalah sesuatu yang baru bagi kita. Sebagai ilustrasi, anggap kita akan bepergian dari Jakarta ke Surabaya dan kita tidak tahu bagaimana cara untuk mencapai ke sana, akhirnya kita mencari informasi keberbagai jasa transportasi dan didapatlah bahwa untuk mencapai Surabaya, kita bisa menggunakan bis, kereta atau pesawat. Dari case tersebut, bisa diambil intisari bahwa kita mempunyai permasalahan yaitu akan bepergian ke Surabaya, namun kita tidak tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai Surabaya, kemudian muncullah beberapa solusi yang berbeda-beda namun tujuannya sama dapat mengatasi permasalahan tersebut. Artinya, pada RFI ini, kita pada dasarnya mencari informasi mengenai solusi-solusi yang dapat mengatasi permasalahan yang perusahaan kita miliki.

Request for Proposal (RFP)

Setelah kita mendapat semua solusi yang ditawarkan terhadap permasalahan yang kita dapat dari beberapa penawaran vendor, kita memutuskan akan menggunakan solusi yang mana yang sekiranya akan lebih cocok untuk mengatasi permasalahan tersebut, namun kita belum terlalu paham mengenai detail teknis dari solusi tersebut, maka kita dapat mengeluarkan RFP. Dari contoh case di atas, misalkan kita akan menggunakan solusi pesawat untuk mencapai Surabaya, dan ditemukan bahwa terdapat banyak maskapai yang memiliki tujuan ke Surabaya, akhirnya untuk menentukan maskapai yang akan kita gunakan, kita secara specifik meminta informasi mengenai fitur-fitur apa saja yang diberikan oleh masing-masing maskapai. Dari sini dapat disimpulkan bahwa focus pada RFP sudah jelas bahwa kita akan mencari solusi A namun kita perlu tahu lebih specific terhadap vendor-vendor yang memiliki solusi yang sama sehingga dapat menentukan pertimbangan vendor-vendor yang capable dan terbaik untuk menentukan solusi tersebut.

Request for Quotation (RFQ)

Dari RFP, kita sudah menentukan parameter-parameter apa saja yang sudah menjadi pertimbangan untuk menentukan vendor yang terbaik. Dari vendor-vendor tersebut, maka kita akan mengirimkan permintaan penawaran harga atau RFQ terhadap vendor-vendor yang sudah kita pilih pada saat proses RFP sehingga kita dapat mendapatkan informasi specifi terhadap harga penawaran terhadap solusi yang akan kita minta.

Pada dasarnya, pada saat RFI memungkinkan untuk melakukan permintaan informasi harga namun biasanya dari vendor akan mengirimkan informasi berupa pricelist karena vendor pun masih belum terlalu tahu mengenai apa yang sebenarnya kita butuhkan.


 TujuanOutput
RFIMencari informasi mengenai solusi yang dapat diimplementasikan terhadap permasalahan yang dihadapai oleh user.Informasi berupa solusi (kemungkinan beragam) yang dapat diimplementasikan terhadap issue yang dihadapi.
RFPMencari detail teknis mengenai spesifikasi solusi yang diberikan dari mulai cara pengerjaan, bahan baku, dllPenentuan parameter yang akan dijadikan pertimbangan pada proses RFQ
RFQMeminta penawaran harga specificMendapatkan penawaran untuk solusi yang dibutuhkan

Flow RFx

Flow RFx tidak harus semua dilakukan, beberapa kasus yang biasa dilakukan:

  1. RFI -> RFP -> RFQ
  2. RFI -> RFQ
  3. RFQ

Semoga artikel ini dapat membantu anda memahami bagaimana proses pengumpulan informasi mengenai kebutuhan barang ataupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan anda, sehingga anda dapat mempraktikkan dengan benar dalam proses pengadaan yang akan anda lakukan dikedepan harinya.

Promise sebagai penyedia aplikasi pengadaan terintegrasi, yang memiliki modul lengkap yang dapat memenuhi kebutuhan pengadaan anda, dapat membantu anda dengan memberikan konsultasi mengenai pembuatan SOP Pengadaan, tatacara pengadaan yang tepat untuk perusahaan anda, dan proses pengadaan yang efisien, agar anda mendapatkan proses pengadaan yang efektif dan eifisien. Hubungi kami untuk mengetahui bagaimana anda bisa mendapatkan layanan konsultasi

SUKSES DALAM MANAGEMENT KONTRAK

Dalam kegiatan bisnis sehari – hari, baik pelaku bisnis maupun perusahaan sering dihadapkan dalam suatu situasi di mana mereka harus dapat memastikan pekerjaan yg akan mereka lakukan maupun vendor yg akan mereka ajak kerjasama terlaksana dengan baik. Untuk memastikan hal tersebut, tentunya kita tahu bahwa penggunaan kontrak kerjasama merupakan hal yang mutlak dipersiapkan dan dilakukan sebelum pekerjaan sesungguhnya dimulai.

Namun, kerap kali kita mendengar bahwa ada beberapa perusahaan yang mengalami kerugian atau proyek tidak berjalan sebagaimana mestinya, bukan karena ketidakmampuan, namun karena kontrak kerjsama yang seharusnya menjadi acuan dari kedua belah pihak yang bekerjasama tidak dipersiapkan dengan baik. Singkat kata, karena persiapan yang kurang matang sehingga menyebabkan proyek tidak berjalan sebagaimana mestinya atau diluar dari waktu yang telah disepakati

Bagamana cara menghindari hal tersebut?

Terkadang beberapa kontrak kerjasama tidak dibuat secara mendetail atau kedua belah pihak belum terlalu memahami hak dan kewajiban yg tertuang dalam kontrak serta batasan-batasan yang ada (scope of work). Padahal, esensi dari kejelasan sebuah kontrak kerjasama beserta kelengkapannya adalah sebuah tolok ukur awal untuk pelaksanaan pekerjaan karena tentunya semua akan berawal dan mengacu pada dokumen tersebut.

Oleh karenanya, untuk menghindari hal tersebut, hendaklah ada  beberapa hal yang harus kita perhatikan serta mulai terapkan terkait pembuatan kontrak kerjasama, diantaranya adalah :


  1. Keperluan (barang & jasa) apa saja yang dibutuhkan perusahaaan.

Setiap tahun perusahaan akan selalu memiliki anggaran untuk proyek-proyek tertentu dari setiap divisi, seperti contohnya anggaran pengadaan keperluan ATK (Alat Tulis Kantor), event (acara bulanan dan acara tahunan internal maupun permintaan klien), dan jasa yang dibutuhkan dalam mengupayakan kelancaran bisnis suatu perusahaan. Setiap perusahaan dengan good corporate governance tentunya memahami bahwa setiap anggaran harus disajikan secara mendetail seberapa penting dan nilainya terhadap keberlangsungan perusahaan.

  1. Mengetahui info vendor yang diajak Kerjasama.

Dalam pengumpulan list vendor yang terkait, tim procurement perusahaan dituntut harus mendetail dalam melakukan survey terkait info-info yang dibutuhkan seperti bentuk usaha, susunan anggota internal vendor, dan juga klien yang pernah bekerja sama dengan pihak tersebut. Tidak luput juga terkadang diperlukan untuk melakukan survey secara quantitative maupun qualitative agar perusahaan mendapatkan vendor dengan performa yang bagus dan sesuai kebutuhan. Dengan survey tersebut kita bisa mendapatkan list vendor dengan berbagai macam ulasan dari berbagai pihak. Pastikan juga lisensi dari vendor tersebut dijamin perlindungannya oleh negara serta hal-hal yang bersifat administratif lainnya berasal dari sumber yang memiliki kejelasan. (source: https://cipta-kreasi.com/2020/waspada-jangan-tanda-tangan-kontrak-kerja-dengan-kontraktor-sebelum-tahu-5-hal-ini/ )

  1. Saling mendengarkan dari kedua sisi dalam keterlibatan draft kontrak.

Dengarkan secara seksama dari pihak vendor, hal-hal apa saja yang mereka butuhkan untuk pengerjaan proyek, tingkat kesanggupan vendor dalam pengerjaan serta infrastruktur atau armada yang mereka miliki. Dalam hal hak sebagai vendor, perusahaan sebagai pemberi pekerjaan juga membutuhkan kemapuan negosiasi utuk memperkuat kontrak kerja yang dapat dirasakan proporsional oleh kedua belah pihak.

  1. Jangka waktu berlakunya kontrak.

Periode pengerjaan proyek tersebut juga harus dijelaskan secara detail dari awal hingga akhir pengerjaan termasuk dengan langkah-langkah serta milestone hal ini dibutuhkan agar pekerjaan bisa termonitor dengan baik yang pada akhirnya akan membuahkan hasil yang berkualitas dan tepat waktu.

  1. Syarat-syarat yang diperlukan (terms & condition).

Tidak luput juga syarat-syarat dan ketentuan harus dapat dipahami dan disepakati Bersama oleh kedua belah pihak. Baik dari sisi perusahan, vendor, maupun pihak eksternal lainnya seperti contohnya regulasi pemerintah, badan pengawas dan lain-lain yang memiliki pengaruh terhadap keberlangsungan pekerjaan yang tercantum di dalam kontrak

  1. Kewajiban dalam pembayaran

Hal lain yang tidak kalah pentingnya yaitu menentukan periode pembayaran yang harus diselesaikan. Keterbukaan terhadap keterangan angsuran pembayaran, tata cara pembayaran, serta langkah yang harus diambil apabila terjadi hambatan dalam pelunasan, penting untuk tercantum dalam kontrak kerjasama agar kedua belah pihak dapat memahami dan menjalankan prosedur yang ada.


Tips-tips di atas merupakan beberapa cara yang diterapkan dalam melengkapi pembuatan kontrak secara general dan lengkap. Produk kami Promise Contract Management juga bisa membantu ada dalam melengkapi kebutuhan kontrak secara efisien dan meminimalisir kesalahan dalam pembuatan, hubungi kami untuk informasi lebih lanjut

vendor management

Apa itu vendor management? Semakin berkembang dan kompleks sebuah bisnis, perubahan tugas guna memenuhi kebutuhan perusahan diperlukan. Seperti mengubah status penyedia barang/jasa menjadi rekanan atau vendor, bukan sekadar sebagai pemasok.

Seperti diketahui, vendor dapat menyediakan hampir semua jenis barang/jasa untuk perusahaan. Rekanan ini dapat berupa produse, pemasok, kontraktor, kreatif, atau siapapun yang memenuhi kebutuhan yang tidak dapat disediakan perusahaan maupun karyawan.

Dalam hal ini, menjadikan penyedia barang/jasa menjadi partner, dibutuhkan sistem yang dapat mengelola vendor, perhitungan dan penanggulangan risiko, hingga manajemen relasi. Sebut saja Vendor Management System.

Pengertian Vendor Management System

Kelancaran organisasi supply chain (rantai pasok) maupun nilai terkait lainnya dapat dikatakan bergantung pada vendor management system.

kerjasama vendor

Jika diartikan, vendor management system sendiri adalah pengelolaan vendor atau rekanan yang merupakan bagian dari pengadaan barang dan jas (procurement).

Adapun proses pengelolaan vendor diawali dari permintaan pendaftaran oleh vendor, pemasukan dan pembaruan (input dan update) data-data rekanan, hingga proses verifikasi vendor yang dilakukan oleh panitia lelang.

Berbagai manfaat yang akan diperoleh ketika menggunakan vendor, seperti mempercepat proses, dokumentasi, dan persetujuan pengadaan barang. Kemudian menyatukan informasi, produk, dan layanan vendor, serta mempercepat proses evaluasi pengadaan barang dan jasa.

Tujuan Vendor Management System

Singkatnya, keberadaan vendor management system diharapkan dapat membangun hubungan yang harmonis dengan rekanan. Dimana relasi ini dapat saling menguntungkan serta berjalan secara berkelanjutan, sehingga kedua belah pihak dapat terus tumbuh dan sukses bersama.

Sementara itu, jika dijabarkan, ada beberapa tujuan utama dari implementasi vendor management, yaitu sebagai berikut.

  • Memastikan kinerja vendor sesuai harapan, baik dalam memasok barang/jasa dengan tepat waktu, tepat jumlah, serta kualitasnya sesuai dengan kesepakatan awal.
  • Meningkatkan value for money dari vendor, yaitu kombinasi yang paling menguntungkan antara biaya, kualitas, dan keberlanjutan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
  • Mengurangi risiko serta meningkatkan ketahanan penyedia barang/jasa apabila masalah timbul di suatu waktu.
  • Mengarahkan pengadaan barang/jasa dari yang awalnya “penghematan” menjadi “penghasil keuntungan”.
  • Mengelola hubungan dengan vendor, sehingga terjalin kerjasama yang dapat mendukung strategi dan kinerja perusahaan.

Siapa Pengguna Vendor Management System?

Adapun pengguna atau user Vendor Management System terbagi menjadi 2, di antaranya sebagai berikut.

  • Vendor atau rekanan, yaitu pengguna yang hendak mendaftar dan telah diberikan otoritas oleh sistem e-Procurement perusahaan, guna mengelola data-data perusahaan. Kegiatan ini pun tentunya telah melalui proses verifikasi serta telah diaktivasi menjadi salah satu calon vendor oleh pihak pengadaan barang/jasa perusahaan.
  • Admin panitia lelang. Pihak ini adalah pengguna yang diberikan otoritas oleh perusahaan untuk mengelola vendor management system. Dapat dikatakan pula jika admin lelang merupakan salah satu bagian dari rangkaian sistem pengelolaan e-Procurement perusahaan.

Efektivitas Pengelolaan Vendor

Mengimplementasikan vendor management system dalam perusahaan cukup efektif. Terlebih lagi sistem ini juga memiliki banyak keuntungan, antara lain:

manajemen kontrak

Meningkatkan keuntungan

Implementasi yang tepat akan membuat perusahaan mendapat keuntungan. Hal ini mengingat adanya daftar calon rekanan yang luas akan menghasilkan pilihan  tepat, dan pada akhirnya biaya yang dikeluarkan pun lebih murah.

Meningkatkan kekuatan pembelian

Banyaknya pilihan supplier yang terdata dan terjaga akan memungkinkan perusahaan melakukan proses konsolidasi. Sehingga daya beli perusahaan akan meningkat, dengan menurunkan harga pembelian dan meningkatkan pasokan pengadaan barang/jasa yang telah diseleksi sebelumnya.

Meningkatkan kepatuhan

Menggunakan vendor management system akan membuat perusahaan lebih mudah mengatur kepatuan supplier yang ada ketika data-data telah terkumpul. Selanjutnya, komunikasi, dokumentasi, audir, serta proses due diligence juga dapat berjalan dengan tepat.

Manajemen performa lebih baik

Integrasi performa dari keseluruhan penyedia barang/jasa perusahan akan memudahkan untuk melihat bagian mana yang dapat berjalan dengan baik atau justru sebaliknya.

Selanjutnya, keputusan dapat dibuat secara tepat untuk mengatasi masalah tersebut, sehingga performa perusahaan berjalan dengan baik.

Meminimalisir biaya

Bukan hanya memungkinkan untuk mendapatkan harga terendah. Vendor management system juga mampu membuat perusahaan mengurangi biaya yang tidak perlu dikeluarkan. Kuncinya dengan meningkatkan transparansi dengan supplier dan menentukan nilai terbaik dari barang/jasa.

Strategi Sukses Penerapan Vendor

Seperti halnya membangun sebuah bisnis yang memerlukan strategi demi mencapai kesuksesan. Dalam mengimplementasikan vendor management system supaya berhasil juga diperlukan hal serupa. Ada berbagai tips dan strategi guna membuat vendor management system terhindar dari kegagalan, di antaranya sebagai berikut.

Menghadirkan informasi yang transparan

Transparansi atau informasi yang terbuka, baik tentang supplier maupun pengeluaran perusahaan, maka proses transformasi pun akan berjalan lebih lancar.

Kolaborasi vendor

Survei Global Chief Procurement Officer (CPO) menyebut bahwa 23% dari pengusaha fokus pada kolaborasi kegiatan pengadaan perusahaan dengan penyedia barang/jasa.

Dalam hal ini, kerja sama yang baik bukan hanya akan berdampak baik pada hubungan pembeli dan penjual. Melainkan juga akan memberikan keuntungan (nilai dan penghematan) untuk kedua pihak.

Komitmen

Komitmen yang dibangun kedua belah pihak akan menentukan keberhasilan dari kerja sama. Terkait hal ini, perusahaan perlu mendapat komitmen dari vendor guna mendukung strategi perusahaan.

kerjasama vendor dengan vendor management

Begitu pula dengan vendor yang perlu mendapatkan hal serupa supaya dapat memasok barang/jasa dengan kualitas dan tingkat pelayanan yang diharapkan.

Mengundang vendor menjadi mitra strategis

Tips ini dapat diterapkan terutama bila vendor merupakan vendor kunci atau prioritas. Tidak ada salahnya untuk mengundang rekanan ini dalam strategic meeting untuk membahas barang yang dipasok oleh mereka.

Dengan strategi ini, vendor tenty aka memberikan ide maupun solusi yang akan menguntungkan perusahaan melalui keahlian mereka, sehingga produk yang dihasilkan dapat lebih berkualitas.

Jangka kerja jasa lebih panjang

Salah satu prinsip dari vendor management system adalah untuk memiliki tujuan demi membangun hubungan jangka panjang antar pembeli maupun penjut.

Tentu saja hal ini akan menguntungkan kedua pihak, karena artinya kepercayaan antar rekan bisnis telah terjalin dengan baik.

Lebih memahami bisnis vendor

Sama seperti perusahaan yang Anda kembangkan atau Anda bekerja, vendor juga memiliki bisnis yang diharapkan dapat memperoleh keuntungan.

Artinya, tidak seharusnya perusahaan terus menekan pengurangan biaya karena hal ini akan memengaruhi dari kualitas barang/jasa dari vendor. Atau lebih buruknya, vendor akan mundur dari status rekanan perusahaan.

Terkait hal ini, vendor management system, diperlukan untuk pengembangan kerja sama, dimana perusahaan ikut berkontribusi dalam meningkatkan pelayanan dari vendor dengan cara memahami bisnis yang dijalankan vendor.

Negosiasi Menguntungkan

Negosiasi yang dilakukan bukan hanya untuk menguntungkan perusahaan, namun juga vendor. Sejalan dengan hal ini, vendor yang baik akan mengedepankan negosiasi yang dapat menguntungkan kedua belah pihak demi mencapai tujuan bersama.

Itulah mengapa, persiapan yang dilakukan sebaik mungkin dan focus pada key issue perlu dilakukan supaya proses negosiasi dapat berjalan dengan efektif dan saling menguntungkan.

Manajemen risiko

Strategi ini merupakan proses identifikasi, penilaian, dan pencegahan adanya risiko pada suplly chain atau rantai pasok perusahaan.

Umumnya, pengadaan yang baik memiliki standar praktik untuk memantai supplier serta memiliki rencana yang nantinya dapat digunakan untuk mengatasi kemungkinan terburuk.

Segmentasi vendor

Pembagian daftar supplier yang tepat akan memengaruhi kesuksesan implementasi vendor management system perusahaan.

Sebagai contoh penggunaan Deloitte Priority Model yang merupakan Supplier Relationship Management (SRM). Dimana perusahaan dapat membuat klasifikasi menggunakan matriks Kraljic untuk memetakan vendor menjadi 4 kelompok dengan kunci “risiko dan keuntungan”.

Proses Vendor Management System

Vendor yang sesuai dengan kebutuhan dan kriteria perusahaan tentu akan tidak muncul begitu saja. Ada beberapa proses dan tahapan yang perlu dilakukan oleh vendor management untuk mendapatkannya, seperti ulasan berikut.

Menentukan kualifikasi vendor

Proses pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan vendor yang memiliki kemampuan dan mampu memenuhi kualifikasi perusahaan. Tahap ini sendiri dibagi menjadi dua, yaitu pre-kualifikasi yang terjadi ketika vendor melakukan pendaftaran. Selanjutnya proses re-kualifikasi, yaitu penilaian yang dilakukan ketika vendor sudah terdaftar dan aktif.

Orientasi vendor

Setelah menentukan vendor yang sesuai dengan kualifikasi, selanjutnya rekanan ini akan terdaftar di database perusahaan. Tahao ini mencakup pengumpulan serta penyimpanan data yang relevan dalam satu database terpusat.

Pemesanan dan Pengiriman

Umumnya, proses pemesanan barang/jasa akan diawali dengan adanya pembuatan kontrak atau pun purchase order yang telah terspesifikasi dalam Terms of Reference (TOR)/Scope of Work (SOW) perusahaan dengan vendor terpilih. Setelah proses ini dilakukan, selanjutnya proses pengiriman dilakukan.

Proses pembayaran vendor

Pasca barang/jasa diterima, dilakukan pemeriksaan, apakah invoice dengan purchase order yang ada cocok atau sebaliknya. Tahap three way matching yang dilakukan ini akan membuat perusahaan dapat memeriksa dan melakukan proses pembayaran terhadap vendor dengan mudah.

Vendor offboarding

Kontrak atau hubungan jangka panjang perusahaan dan vendor akan berakhir sesuai waktu yang ditentukan. Setelah sampai pada tahap ini, perusahaan wajib untuk segera menghapus data dari sistem guna mencegah kelalaian maupun kehilangan biaya dan waktu.

Pentingnya Membangun Relasi dengan Vendor

Pada akhirnya, setelah proses implementasi vendor management system berjalan, perlu disadari bahwa ada aspek ‘manusia’ yang terlibat dalam menjalankan semua tahap tersebut.

menghasilkan keuntungan dengan vendor management

Vendor yang direpresentasikan sebagai seseorang, juga memiliki sifat-sifat seperti manusia pada umumnya. Membangun hubungan baik dengan mereka pun dapat dilakukan seperti halnya berinteraksi dengan orang-orang sekitar. Karena mereka dapat dikatakan merupakan asset berharga perusahaan.

Dengan terciptanya hubungan baik antara penyedia barang/jasa, terutama mereka yang kritis terhadap perusahaan merupakan salah satu kegiatan prioritas. Ketika relasi jangka panjang terjadi, hal ini pun akan memberikan dampak signifikan pada performa transaksi dan akan menguntungkan perusahaan.

Kesimpulan

Pada intinya, vendor management system merupakan pengelolaan vendor atau rekanan yang merupakan bagian dari pengadaan barang dan jas (procurement).

Dengan menerapkan vendor management yang sesuai serta memiliki strategi implementasi tepat akan memberikan keuntungan bagi perusahaan.

Singkatnya, manfaat seperti mempercepat proses, dokumentasi, dan persetujuan pengadaan barang;  menyatukan informasi, produk, dan layanan vendor, serta mempercepat proses evaluasi pengadaan barang dan jasa akan didapat jika menerapkan sistem ini.

Untuk membuat penerapan vendor sukses, ada beberapa strategi yang perlu diperhatikan, mulai dari transparansi informasi, komitmen, kolaborasi vendor, melakukan kerja sama dengan jangka waktu panjang, memahami bisnis vendor, hingga melakukan manajemen risiko.

katalog elektronik

Katalog elektronik dapat dikatakan merupakan jawaban bagi para pengusaha maupun marketer dalam mengembangkan bisnis mereka. Terutama dalam memasarkan produk atau pun jasa mereka secara digital.

Seperti kita ketahui, di era ini, nyaris segala kebutuhan masyarakat tersedia di jejaring sosial. Akhirnya, konsumen pun cenderung memilih produk dan jasa yang mudah diakses maupun dibeli tanpa harus keluar rumah atau tempat kerja.

Tidak hanya untuk masyarakat, kebijakan tentang pengadaan barang maupun jasa melalui mekanisne e-purchasing dengan sistem katalog elektronik juga turut mendorong organisasi pemerintah pusat maupun daerah.

Khususnya untuk bertranformasi dalam memotong rantai birokrasi, memudahkan prosedur, serta mengubah mekanisme pengadaan barang dan jasa dengan tujuan agar organisasi lebih responsif, transparan, dan dapat diakses.

Pengertian Katalog Elektronik

Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) Nomor 11 Tahun 2018 menyebutkan bahwa:

Katalog online atau e-katalog merupakan sistem informasi elektronik yang memuat informasi, berupa daftar, jenis, Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN), produk dalam negeri, produk Standar Nasional Indonesia (SNI), produk industri hijau, negara asal, harga, serta informasi lain dari berbagai penyedia barang/jasa.

Sedangkan secara umum, katalog elektronik dapat diartikan sebagai sistem informasi yang berisi tentang daftar produk maupun jasa, jenis, merek, spesifikasi teknis, harga, dan jumlah barang/jasa tersedia dan tentunya dapat diakses secara online atau digital.

Sistem ini sendiri termasuk dukungan pemerintah guna memperkecil anggaran dana e-purchasing atau pembelian dengan online shop, seperti yang tertera pada Peraturan Presiden Republik Indonesia No.4 tahun 2015.

Jika didefinisikan, e-purchasing merupakan tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem e-katalog yang diselenggarakan dan dikembangkan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP).

Tujuan dari penyelenggaraan e-purchasing sendiri adalah agar tercipta proses pemilihan barang/jasa secara langsung melaui sistem e-katalog. Sehingga hal ini memungkinkan semua Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) dapat memilih barang/jasa terbaik secara efisien, baik dalam hal biaya maupun waktu.

Manfaat Untuk Konsumen

Bukan hanya sekadar untuk menunjukkan kemajuan teknologi. Tidak sedikit yang memilih untuk membuat katalog elektronik karena memang sistem ini memiki banyak manfaat, baik untuk perusahaan atau pun konsumen, seperti ulasan berikut. Bagi konsumen atau dalam hal ini masyarakat, beberapa manfaat akan keberadaan katalog elektronik di antaranya adalah:

Akses Mudah

Bagi konsumen, keberadaan katalog elektronik sangat menguntungkan. Terutama untuk menghemat waktu ketika menentukan dimana mereka memutuskan untuk membeli atau menggunakan barang/jasa.

Hanya perlu menggunakan satu perangkat seperti gadget, konsumen suah dapat melihat beberapa e-katalog sekaligus dari sejumlah took maupun supplier.

Lebih dari itu, kebiasaan konsumen yang cenderung sering membandingkan harga pun akan lebih mudah ketika menggunakan katalog elektronik.

Selalu Update

Katalog elektronik tidak akan kadaluarsa dan dapat direvisi kapan saja. Artinya, e-katalog akan selalu update alias selalu diperbarui, baik dalam hal foto produk, harga, maupun promo yang berlaku.

Hal ini tentu berbeda dengan katalog biasa yang dicetak pada kertas. Baik foto produk, harga, promo, maupun segala informasi yang ada di dalamnya hanya berlaku pada waktu tertentu. Selepas dari waktu yang ditentukan, informasi dalam katalog biasa menjadi tidak berguna.

Informasi Barang/Jasa Transparan

Kesalahan cetak pada katalog manual (menggunakan kertas) sering kali menjadi alasan ketika terjadi kasus, dimana harga yang tertera tidak sama setelah proses pembayaran di kasir.

Tentu saja, kasus tersebut tidak akan terjadi ketika menggunakan katalog elektronik. Mengingat informasi mengenai barang/jasa selalu update dan transparan.

Akhirnya, tidak ada lagi pihak yang akan sengaja mengubah harga serta mengambil keuntungan dengan alasan pribadi. Sebab, informasi dalam katalog elektronik yang tertera berarti telah disepakati oleh pihak penyedia barang/jasa dan dianggap sah.

Jadi, ketika ada oknum yang tidak tidak memberikan barang atau jasa sesuai dengan informasi yang tertera pada katalog elektronik, konsumen memiliki hak untuk melakukan protes atau bahkan membawanya ke ranah hukum.

Performa Pengadaan Barang/Jasa Lebih Efektif

Terutama untuk pengadaan barang/jasa, katalog elektronik akan memudahkan konsumen untuk melakukan kesepakatan harga, termin waktu pembayaran, dan hal lainnya.

Tidak hanya itu, penggunana e-katalog pun akan leih efektif Karena lebih menghemat waktu, mengingat proses pengadaan lebih cepat. Akhirnya produktivitas juga akan semakin meningkat.

Manfaat Untuk Perusahaan

Tidak hanya untuk konsumen, katalog elektronik pun akan membawa keuntungan bagi perusahaan yang menerapkannya, seperti ulasan berikut ini.

Jangkauan Pasar Lebih Luas

Dijelaskan sebelumnya, jika keberadaan katalog elektronik akan memberikan kemudahan bagi konsumen. Selanjutnya, hal ini pun memungkinkan untuk turut andil dalam menaikkan omset perusahaan.

Kita tahu, kesibuka konsumen beragam. Mereka pun dapat lebih cenderung memilih e-katalog karena akan mempersingkat waktu dalam memilih barang/jasa. Sejalan dengan hal ini, peruhaaan pun berpotensi untuk menjangkau lebih banyak pasar dan selangkah lebih maju dari pengusaha lain.

Tepat Sasaran

Ketika menggunakan katalog manual, penyebar akan memberikan kepada sembarang orang. Risikonya, sering kali kurang tepat sasaran.

Hal tersebut tentu berbeda dengan katalog elektronik. Dimana perusahaan tidak perlu membagikannya pada masyarakat, melainkan cukup memasangnya pada jejaring sosial.

Siapa pun dapat mengakses e-katalog, terlebih jika mereka memang membutuhkan informasi yang terdapat di dalamnya.

Meminimalisir Risiko Penyalahgunaan Harga

Tidak sedikit departemen maupun pegawai perusahaan yang berpotensi untuk melakukan penggelapan dana. Misalnya dengan sengaja menambahkan harga barang/jasa demi keuntungan pribadi.

Hal ini tentu akan merugikan perusahaan. Sebab, konsumen merasa kecewa akibat harga barang/jasa terlalu tinggi. Sehingga kepercayaan mereka suatu hari akan berkurang pada perusahaan.

Keberadaan katalog elektronik dalam kasus ini akan menjadi solusi. Karena harga barang/jasa lebih transparan.

E-katalog yang secara tidak langsung berfungsi sebagai dokumen sah dari perusahaan pun akan mengurangi risiko jika ada pihak yang ingin memanipulasi harga.

Lebih Efisien dan Efektif

Sejumlah katalog elektronik terkadang menyediakan fasilitas pemesanan yang tentunya akan menguntungkan perusahaan, karena tidak perlu lagi melayani konsumen. Terlebih lagi, semua barang/jasa yang dipesan konsumen terlampir dengan jelas.

Dengan tersimpannya arsip barang/jasa yang dipesan setiap konsumen, perusahaan juga dapat menunjukkannya sebagai bukti ketika suatu saat terjadi kesalahpahaman atau pun kesalahan.

Turut Mendukung Go Green

Sesuai dengan namanya, katalog elektronik tidak menggunakan kertas sebagai media untuk menampilkan segala informasi. Sebagai gantinya, sistem ini serba digital.

Seperti diketahui, dengan mengurangi penggunaan kertas, artinya perusahaan juga ikut andil dalam menjalankan salah satu program pemerintah, yaitu go-green.

Hal ini mengingat kertas terbuat dari batang pohon. Sementara itu, banyaknya pohon yang ditebang untuk membuat kertas akan meningkatkan global warming.

Jenis Katalog Elektronik

Berdasarkan isi dan siapa penerbitnya, katalog elektronik terbagi menjadi beberapa jenis. Berikut jenis e-katalog yang dapat diakses.

Sesuai dengan namanya, jenis e-katalog nasional disusun dan dikelola oleh Lembaga Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah. Katalog ini pun berlaku untuk kepentingan Indonesia secara umum.

Isi dari katalog elektronik nasional biasanya tentang pengadaan barang maupun jasa bantuan untuk fasilitas negara. Contohnya jasa operator dalam pekerjaan konstruksi buku-buku sekolah, seragam sekolah, dan masih banyak lagi.

E-Katalog Sektoral

Jenis katalog ini disusun oleh kementerian. Tidak seperti e-katalog nasional, ruang lingkupnya pun lebih kecil. Barang atau jasa yang termasuk di dalamnya adalah alat nelayan, alat pertanian, alat perkebunan, dan lainnya.

E-Katalog Daerah

Ruang lingkup katalog elektronik jenis ini lebih kecil lagi. Seperti namanya, tim penyusunnya adalah pemerintah daerah setempat yang secara langsung dibentuk oleh kepala daerah.

Adapun kriteria barang/jasa yang biasanya masuk ke dalam jenis e-katalog daerah adalah yang dapat distandar-kan, dibutuhkan oleh SKDP (Satuan Kerja Perangkat Daerah), dan sifatnya berulang. Contohnya seperti terkait pekerjaan konstruksi hingga jasa konsultasi.

E-Katalog Swasta

Jenis katalog ini dapat dikategorikan menjadi dua kelompok utama berdasarkan target perusahaan, yaitu e-katalog untuk konsumen dan untuk bisnis.

Dua kelompok tersebut mempunyai definisi yang sama, yaitu merupakan list barang atau jasa yang dibuat perusahaan atau badan usaha swasta secara digital dengan informasi barang/jasa yang mereka jual.

Kesimpulan

Pada dasarnya, yang dimaksud ekatalog elektronik atau e-katalog adalah sistem informasi yang berisi tentang daftar produk maupun jasa, jenis, merek, spesifikasi teknis, harga, dan jumlah barang/jasa tersedia dan tentunya dapat diakses secara online.

Menggunakan katalog elektronik sangat menguntungkan, baik untuk konsumen maupun perusahaan. Karena bukan hanya memudahkan dalam mencari informasi produk, khususnya untuk konsumen. Perusahaan pun dapat menggunakan waktu dan dana secara efisien.

analisis procurement management

Dalam sebuah bisnis pastinya memiliki berbagai macam bagian yang punya fungsi masing-masing. Misalnya saja bagian finance yang berfungsi sebagai kontrol keuangan perusahaan atau bisnis. Ada sebuah bagian yang penting dalam sebuah bisnis yaitu procurement management.

Bagian ini mengambil peran penting dalam sebuah proses pengadaan. Maka dari itu, Anda perlu memahami manfaat serta betapa pentingnya bagian ini dalam proses bisnis. Selain itu, pahami juga definisi hingga cara kerjanya secara singkat.

Pengertian Procurement Management

Sebelum memahami manfaat dari sistem procurement management, Anda perlu mengetahui dulu definisi dari prinsip dari bagian ini. Procurement sendiri merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan oleh perusahan untuk membeli barang. Jenis barang apa saja yang dibeli? Jenisnya bermacam-macam.

Misalnya saja mesin produksi, bahan bangunan, peralatan usaha hingga jasa yang memang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan bisnisnya. Mungkin sering muncul pertanyaan bahwa mengapa perusahaan membutuhkan bagian ini? Tentu saja tujuannya untuk membantu perusahaan agar mendapatkan barang yang diinginkan.

Ketika membutuhkan sebuah barang, tentu perusahaan ingin mendapatkan kebutuhannya dengan baik. Kebutuhan yang baik ini baik dari segi kualitas, lokasi, waktu pengerjaan dan yang terutama adalah soal harga.

Pastinya bagian ini juga berfungsi agar biaya yang dikeluarkan perusahaan sekecil mungkin. Namun dengan mendapatkan barang yang tetap berkualitas. Dengan demikian perusahaan bisa mendapatkan untung yang lebih besar. Maka dari itu, penting bagi perusahaan menerapkan sistem procurement management.

meeting procurement management

Manfaat Sistem Procurement Management

Tak hanya untuk mendapatkan harga yang lebih murah, sistem ini akan memberikan manfaat bagi perusahaan. Maka tak heran jika hampir semua perusahaan besar memiliki sistem ini untuk membantu proses pengadaan. Berikut ini penjelasan selengkapnya dari manfaat sistem procurement management.

1. Procurement Management Dapat Menekan Biaya Operasional

Sistem pengadaan harus dibuat ringkas dan jelas. Maka dari itu, dibutuhkan tim yang memiliki tugas untuk memastikan semua kebutuhan perusahaan bisa terpenuhi. Bila tidak diatur, maka akan kesulitan bagi perusahaan mendata mana barang yang sudah dibeli ataupun belum.

Bila tidak diatur dalam sebuah sistem maka proses pengadaan juga tidak bisa dibuat dengan ringkas. Dengan sistem manajemen yang jelas, maka pengadaan barang juga bisa dilakukan dengan mudah. Misalnya jadi lebih jelas mengenai timeline dari sebuah pengadaan barang. Perusahaan bisa melihat dengan jelas kapan akan dilakukan tender dan kapan barang sudah bisa dipakai.

Bahkan di zaman yang punya perkembangan teknologi cukup pesat, sistem procurement dilakukan secara elektronik atau biasa disebut dengan e-procurement. Dengan sistem ini perusahaan jauh lebih bisa menekan biaya operasional. Perusahaan tak perlu lagi menghabiskan biaya untuk konsumsi rapat hingga pembelian kertas.

Perusahaan hanya tinggal menunjuk satu orang sebagai penanggung jawab untuk setiap barang dan membekalinya dengan perangkat digital. Cara-cara inilah yang menjadi cara perusahaan supaya bisa menekan biaya operasional.

2. Transparansi Jadi Meningkat

Semua pengadaan barang pastinya akan direkap di dalam sebuah sistem. Dengan demikian, kegiatan pengadaan akan jauh lebih transparan. Semua bagian bisa mengecek harga yang ditawarkan oleh pihak luar atau vendor. Kecurangan seperti melakukan mark up harga tidak akan terjadi karena bisa dicek melalui sistem.

Proses ini juga membantu pengawasan terhadap procurement management. Apalagi semua proses penunjukkan hingga pengadaan akan direkam oleh sistem dan dijadikan arsip. Data supplier maupun vendor juga bisa direkap dan bisa diakses dengan mudah. Langkah ini bisa menjadi cara untuk mencegah korupsi, kolusi dan nepotisme. Perusahaan juga bisa menjaga supaya semua pembayaran dilakukan tepat waktu.

meeting procurement team

3. Bisa Lebih Efisien dan Efektif

Semua sistem yang dibuat akan memudahkan semua proses penunjukkan hingga pengadaan. Misalnya bila dilakukan dengan sistem tender, maka dengan mudah perusahaan mengecek dan membandingkan penawaran. Ini tentu akan jauh lebih efisien bila tidak memakai sistem karena harus mengecek kertas penawaran satu per satu.

Perusahan juga bisa melakukan filter. Misalnya mencari vendor atau supplier yang memberikan penawaran terendah atau yang  sesuai budget. Dengan demikian, tim procurement tidak perlu lagi membaca semua penawaran yang memang tidak sesuai budget. Pada saat penunjukkan supplier juga lebih mudah.

Dengan sistem, tim akan bisa melihat detail dari penawaran vendor. Misalnya mulai dari jangka waktu pengiriman dan waktu pembayaran. Data-data ini pun bisa disimpan dalam sistem. Bila sewaktu saat dibutuhkan maka tak perlu lagi repot mencari data vendor maupun supplier.

4. Produktivitas Bisa Meningkat Karena Procurement Management

Dengan bantuan procurement management, semua proses pengadaan barang bisa dilakukan dengan cepat dan mudah. Semua tahap mulai perencanaan hingga pembayaran bisa dilakukan dengan cepat. Dengan demikian tim procurement tak perlu lagi membutuhkan waktu lama saat mengerjakan satu pengadaan barang.

Proses yang lebih cepat juga membantu perusahaan lebih produktif. Hal ini juga bisa mempengaruhi dari biaya produksi yang dikeluarkan oleh perusahaan. Apalagi sistemnya juga mudah dipakai dan bisa menyimpan banyak arsip. Proses procurement bisa dilakukan tanpa perlu memulainya dari awal.

transparan

5. Menurunkan Risiko Kesalahan

Kesalahan manusia sangat mungkin terjadi dalam semua proses di perusahaan. Dengan sistem procurement management, semua karyawan bisa melihat dengan jelas tahapan-tahapan yang harus dilewati untuk melakukan pengadaan barang. Dengan adanya panduan ini, tentunya tim yang bertanggung jawab tidak akan melewatkan tahapan tersebut.

Karyawan juga dengan mudah mengoreksi tahapan yang dilakukan. Pekerjaan juga bisa dilakukan lebih cepat dan tanpa perlu khawatir ada kesalahan manusia. Sistem juga memungkinkan tahapan transaksi sebelumnya dibuka kembali. Dengan demikian seseorang bisa melakukan perbandingan dengan pengadaan sebelumnya. Hal ini juga bisa mengurangi risiko kesalahan manusia.

6. Lebih Adil dan Jujur

Salah satu masalah yang kerap muncul karena pengadaan barang adalah kecurangan antar vendor atau supplier. Istilah ‘orang dalam’ kerap membuat sistem pengadaan barang jadi kurang sehat. Dengan adanya sistem yang jelas, maka semua peserta tender atau lelang bisa mendapatkan keadilan.

tipu-tipu

Semua vendor dan supplier yang memenuhi syarat pastinya bisa mengikuti tahapan pengadaan barang. Perusahaan juga jauh lebih diuntungkan karena bisa menemukan barang atau jasa yang mungkin memang lebih sesuai dan berkualitas.

7. Memudahkan Laporan Keuangan

Proses pengadaan barang akan erat kaitannya dengan laporan keuangan. Dengan sistem procurement management yang jelas, maka akuntan bisa dengan lebih mudah menyusun laporan keuangan yang lebih transparan dan juga lebih kredibel. Risiko terjadinya fraud akan lebih diminimalisir.

Apalagi data atau arsip dibuat dengan jelas dan rapi. Dengan demikian tim keuangan perusahaan akan dengan mudah melakukan pengecekan. Proses pembayaran juga hanya dilakukan pada segala sesuatu yang benar-benar terjadi. Tidak akan terjadi sebuah pembayaran terhadap pesanan barang fiktif.

Ternyata memang manfaat sistem procurement management sangat menguntungkan perusahaan. Tak hanya bisa mendapatkan barang atau jasa yang terbaik. Perusahaan juga bisa mencegah hal-hal yang merugikan terutama dari segi keuangan. Proses pengadaan barang juga terjadi lebih adil dan transparan. 

pengadaan barang dan jasa

Dalam sebuah perusahaan, tentunya ada banyak bagian yang melakukan berbagai tugas dan tanggung jawab. Salah satu yang cukup penting adalah pengadaan barang dan jasa atau yang biasa disebut dengan procurement management. Seperti apa proses pengadaan barang dan jasa beserta prinsipnya? Ini penjelasannya.

pengadaan barang dan jasa

Mengenal Proses Pengadaan Barang & Jasa

Sesuai namanya, pengadaan barang dan jasa memang dilakukan oleh perusahaan guna membeli barang. Apa saja barang yang dibeli? Bisa saja peralatan usaha, bahan bangunan hingga mesin produksi. Tidak hanya berupa barang saja, pengadaan juga berupa jasa. Misalnya saja jasa perbaikan atau pembuatan sebuah fitur yang dibutuhkan perusahaan.

Tentu saja pengadaan barang dan jasa ini tidak bisa dilakukan secara asal-asalan. Sebagai perusahaan, Anda harus memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli sudah sesuai dengan standar. Jangan lupa untuk menyesuaikan dengan budget yang ditetapkan oleh perusahaan.

Proses pengadaan barang dan jasa atau procurement management dimulai dari tahap perencanaan, pemilihan vendor, melakukan negosiasi hingga membuat kontrak perjanjian. Pengadaan barang dan jasa juga harus memastikan bahwa vendor atau supplier memberikan barang dan jasa yang sesuai dengan kontrak atau kesepakatan.

supply chain

Prinsip Pengadaan Barang & Jasa

Dalam sebuah proses pengadaan barang dan jasa tentunya perusahaan perlu menyadari pentingnya prinsip dari pengadaan barang dan jasa. Dengan demikian, pengadaan bisa berjalan dengan baik dan sesuai dengan ekspektasi dengan perusahaan. Berikut ini prinsip yang harus dipahami seputar procurement management.

1. Efisien

Prinsip pertama yang harus diperhatikan adalah soal efisiensi. Tentunya saat melakukan pengadaan barang, perusahaan sebaiknya memakai dana yang seminimal mungkin supaya bisa menndapatkan harga yang murah namun tetap berkualitas. Efisiensi juga ternyata tidak hanya berhubungan dengan harga yang murah saja.

Efisiensi juga ada hubungannya dengan jangka panjang. Misalnya apakah produk tersebut benar bisa-bisa awet dipakai dalam jangka panjang. Anda juga perlu memperhatikan biaya operasional hingga biaya pemeliharaan yang perlu diperhatikan untuk kemudian hari. Hal-hal ini menjadi sangat penting untuk tercapainya nilai efisien.

Apa saja yang perlu dilakukan supaya pengadaan barang atau jasa bisa lebih efisien. Pertama, Anda harus melakukan metode pemilihan vendor atau supplier yang tepat. Kesalahan pemilihan bisa menyebabkan pemborosan baik dari segi waktu maupun biaya. Anda juga perlu melakukan survei yang jelas supaya bisa mendapatkan harga dan kualitas barang yang diinginkan.

Jangan lupa untuk terus melakukan evaluasi serta penilaian supaya bisa menemukan barang yang benar-benar sesuai dengan nilai yang ingin dicari. Dengan demikian proses pengadaaan barang atau jasa harus dilakukan dengan serius. Tak hanya memenuhi kebutuhan perusahaan saja, pengadaan juga memberikan pengaruh terhadap kebutuhan dari perusahaan itu sendiri.

pengadaan barang dan jasa penting

2. Efektif

Prinsip berikutnya yang wajib diperhatian adalah harus bisa mencapai tujuan perusahaan yaitu efektif. Agar bisa mencapai tujuan tersebut, apa kira-kira yang dibutuhkan oleh perusahaan? Pastinya yang utama adalah kualitas dari barang dan jasa yang akan dipakai. Ini merupakan prinsip dasar yang perlu diketahui oleh bagian procurement management.

Berikutnya jangan lupa untuk melakukan analisis mengenai pentingnya kebutuhan tersebut. Tiap divisi dalam sebuah perusahaan memang bisa memberikan permintaan barang. Namun, divisi procurement harus memastikan bahwa barang tersebut memang benar-benar dibutuhkan. Jika tidak, maka bisa dibilang akan kurang efektif.

Selain itu, procurement management harus bisa melakukan sinergi dengan seluruh barang atau jasa lainnya. Jangan lupa bahwa tujuan perusahaan mengenai efisiensi merupakan tujuan dari bidang procurement. Dengan demikian, kebijakan atau program efisiensi yang dilakukan perusahaan bisa berjalan dengan baik.

pengadaan barang dan jasa untuk perusahaan

3. Terbuka dan Bersaing

Pengadaan barang atau jasa harus memiliki syarat yang jelas dan transparan supaya persaingan bisa sehat. Dengan prinsip yang terbuka maka setiap supplier atau vendor memiliki kesempatan yang sama untuk memenangkan lelang.  Hal ini juga mencegah terjadinya tindakan curang berupa suap misalnya.

Apa saja yang harus diperhatikan supaya proses pengadaaan barang dan jasa bisa dilakukan dengan terbuka dan persaingan sehat. Proses haruslah transparan dan bisa diakses oleh calon vendor maupun supplier. Procurement management harus menguatamakan sebuah persaingan yang sehat dalam setiap tahapan pemilihan dan pengadaan barang.

tender

Prosedur Pengadaan Barang & Jasa

Agar semakin memahami apa yang dimaksud dengan pengadaan barang dan jasa, Anda juga perlu mengetahui seperti apa prosedur yang tepat. Dengan demikian, Anda bisa memahami bagaimana cara melakukan pengadaan yang tepat supaya bisa memberikan keuntungan bagi perusahaan.

1. Menganalisis Kebutuhan Perusahaan

Hal pertama adalah melakukan analisis terlebih dahulu terhadap kebutuhan perusahaan. Biasanya divisi akan mengajukan kebutuhan yang diinginkan kepada tim procurement. Dalam mengajukan pengadaaan barang dan jasa, setiap divisi harus memastikan semua barang memang benar-benar dibutuhkan. Jangan sampai hanya membuang uang semata.

analisa perusahaan

2. Persetujuan dari Manajemen

Tidak semua permintaan yang dibuat oleh tiap divisi akan langsung disetujui oleh perusahaan. Perlu adanya persetujuan dari manajemen untuk bisa membeli barang. Sebelum diserahkan ke procurement management, alangkah baiknya terlebih dahulu disepakati oleh manajemen. Biasanya terdapat persetujuan berupa dokumen tertulis yang menjadi tanda bahwa proses procurement bisa dimulai.

3. Melakukan Tender

Setelah mendapatkan pemesanan pengadaan barang dan jasa, procurement management akan mulai membuka tender terhadap supplier dan vendor. Dalam hal ini, tim pengadaan harus mencari vendor atau supplier yang memang sesuai dengan kebutuhan. Proses tender ini untu mendapatkan vendor atau supplier yang punya harga dan kualitas terbaik.

analisa finance

4. Menganalisis Supplier dan Vendor

Setelah penawaran dari supplier atau vendor sudah diterima, tim procurement perlu melakukan analisa terhadap penawaran tersebut. Beberapa faktor yang dilihat misalnya dari segi kualitas, pengalaman yang dimiliki dengan vendor hingga kesesuaian dengan kebutuhan perusahaan. Jangan sampai hanya mengejar harga yang murah tanpa memperhatikan faktor- faktor ini.

5. Meminta Penawaran atau Quotation

Langah berikutnya biasanya sudah mengerucut ke beberapa vendor atau supplier yang sesuai. Tim pengadaan aan mengeliminasi vendor atau supplier yang sekiranya tidak sesuai dengan kriteria perusahaan. Kemudian perusahaan akan meminta vendor atau supplier untuk memberian penawaran.

6. Melakukan Negosiasi dan Pemilihan Vendor

Setelah penawaran diterima, Anda akan mengetahui bagaimana harga hingga watu pengerjaan yang akan diberikan oleh vendor atau supplier. Dari penawaran inilah, perusahaan sudah bisa melihat mana vendor atau supplier yang bisa memenangan proyek. Pastinya negosiasi perlu dilakukan supaya bisa mendapatkan keuntungan yang didapat. Procurement pun tinggal memilih mana vendor atau supplier yang sesuai dengan kebutuhan.

pengadaan barang dan jasa kontrak

7. Membuat Purchase Order Maupun Kontrak

Setelah memutuskan satu vendor atau supplier, Anda perlu melakukan purchase order. Bila kerjsama dilakukan dalam jangka panjang, tim procurement bisa membuat kontrak tertentu yang sudah dibuat sesuai dengan negosiasi. Dokumen-dokumen inilah yang menjadi tanda jadi pembelian dari perusahaan terhadap vendor barang atau jasa.

Biasanya dokumen berupa kontrak harus ditanda tangani oleh kedua belah pihak. Hal ini dilakukan supaya kedua belah pihak melakukan semua yang tertuang di kontrak. Bila dalam bentuk purchase order, supplier akan mengirimkan delivery order atau work order. Dokumen ini juga biasanya akan ditandatangani oleh perusahaan sebagai bentuk konfirmasi.

proses pengadaan barang dan jasa

8. Penerimaan Barang & Pengecekan Kualitas

Setelah dokumen sudah lengkap, supplier dan vendor harus mengerjakan apa yang sudah tertulis. Tim procurement akan melakukan kontrol supaya barang dan jasa benar-benar diterima oleh perusahaan dengan baik. Tak sampai situ saja, procurement management harus memastikan kualitasnya sesuai dengan apa yang disepakati bersama.

9. Pembayaran Pengadaan Barang dan Jasa

Langkah terakhir tentunya adalah pembayaran. Perusahaan akan menerima invoice dari vendor atau supplier. Setelah memang barang dan jasa diterima dengan baik, perusahaan akan membayar sesuai dengan yang tertera di invoice. Tidak lupa untuk selalu mendokumentasikan dan mengarsipkan setiap pembayaran, baik itu invoice, kwitansi, bukti pembayaran, surat PO, dan sebagainya. Karena banyak sekali hal-hal yang tidak diinginkan dapat terjadi ketika bukti-bukti pembayaran ini hilang dan tidak disimpan dengan baik.

Nah itulah tadi pembahasan singkat tentang proses pengadaan barang dan jasa. Dimana biasanya pengadaan ini juga sangat sering dihubungkan dengan procurement management. Kalau Anda tertarik untuk membaca lebih lanjut silakan di cek artikel tentang procurement management ini ya.

manajemen rantai pasokan

Pernah dengar istilah manajemen rantai pasokan? Dalam sebuah perusahaan, manajemen bisnis sangat dibutuhkan untuk keberlangsungan bisnis yang sehat. Ada banyak jenis manajemen yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan. Semua aspek dalam perusahaan membutuhkan manajemen yang baik, termasuk di bidang procurement management.

Salah satu jenis manajemen yang perlu Anda perhatikan adalah supply chain management atau manajemen rantai pasokan. Sebenarnya apa fungsi dari manajemen satu ini? Lalu, apa pengertian dan manfaatnya? Berikut penjelasan selengkapnya.

apa itu manajemen rantai pasokan

Pengertian Supply Chain Management

Manajemen rantai pasokan ini sebenarnya adalah sebuah proses yang terpadu dan jelas. Fungsinya untuk membantu memberikan informasi kepada manajemen mengenai pengadaan barang. Tak hanya itu saja, sistem ini juga memuat informasi mengenai hubungan dengan pihak luar seperti vendor atau supplier.

Tujuannya tentu untuk menjaga persediaan produk yang memang dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan demikian semua bisnis bisa berjalan dengan maksimal. Sistem manajemen ini juga menyangkut ke semua aspek. MIsalnya dari pengiriman pesanan, pengadaan bahan baku, penyebaran informasi hingga pengembangan produk terbaru.

Semua perusahaan yang melakukan pemasokan bahan baku, melakukan produksi hingga pengiriman disebut dengan supply chain atau rantai pasok. Supply chain merupakan jaringan secara fisik. Sementara manajemen rantai pasokan merupakan metode pengelolaan yang memastikan rantai pasok berjalan dengan baik dan lancar.

skema manajemen rantai pasokan

Tujuan Manajemen Rantai Pasokan

Tentunya secara keseluruhan manajemen ini ditujukan supaya tercapainya tujuan dari perusahaan. Perusahaan pastinya menginginkan produk yang dibuat bisa meningkatkan kepuasan terhadap pelanggan. Dengan demikian ini adalah tujuan utama dari dibuatnya sebuah manajemen rantai pasokan.

Tujuan lainnya adalah untuk memastikan keseluruhan aktivitas mulai dari produksi, penyimpanan hingga distribusi. Dengan demikian, perusahaan bisa mendapatkan biaya dan aktivitas yang lebih efisien. Bila tidak diatur, maka keseluruhan proses bisa berantakan dan justru tidak membawa keuntungan bagi perusahaan.

Efisiensi tersebut juga bisa dicapai dengan memperhitungkan biaya dan aktivitas secara keseluruhan. Misalnya saja dari persediaan bahan baku, proses produksi hingga barang jadi. Dengan demikian proses bisnis bisa berjalan dengan lancar dan pastinya efisien dan efektif.

supply chain management pic

Fungsi Supply Chain Management

Setelah mengetahui tujuan dari manajemen ini, Anda juga perlu mengetahui fungsinya dalam sebuah perusahaan. Tentunya fungsi pertama adalah perencanaan. Supply chain management berfungsi untuk perencanaan supaya bisa mencapai tujuan organisasi. Selain merencanakan, manajemen ini juga bertujuan mengorganisasikan semua proses produksi barang.

Fungsi berikutnya juga mencakup penyediaan sumber daya. Manajemen ini akan membantu penyusunan bagan organisasi sehingga bisa menyesuaikan kebutuhan agar rencana bisa tercapai. Fungsinya juga termasuk dengan instruksi kerja supaya dapat melaksanakan rencana-rencana yang sudah dibuat.

Terakhir fungsinya adalah pengendalian atau kontrol. Dari instruksi kerja yang sudah dibuat, manajemen bisa melakukan kontrol atau pengawasan. Dengan demikian semua proses kerja harus berjalan sesuai standar. Pastinya ini akan membuat operasional bisa berjalan dengan optimal dan tujuannya tercapai.

supply chain is important

Manfaat Manajemen Rantai Pasokan

Hal berikutnya yang perlu Anda ketahui adalah manfaat dari manajemen ini. Jika perusahaan Anda melakukan supply chain management, maka perusahaan akan merasakan berbagai manfaatnya. Berikut penjelasan mengenai manfaat dari rantai pasokan.

1. Meningkatkan Keuntungan

Salah satu alasan mengapa keuntungan bisa bertambah karena proses produksi berjalan sesuai rencana. Produk bisa terjual habis dengan manajemen yang tepat. Maka, jangan sampai produksi barang perusahaan Anda hanya tertumpuk saja tanpa terjual habis.

2. Pelanggan Jadi Puas

Pastinya supply chain management akan memberikan kepuasan terhadap produk atau perusahaan Anda. Manajemen yang tepat akan memastikan produk yang diterima oleh konsumen dalam kondisi yang baik. Dengan demikian pelanggan akan menjadi konsumen yang setia dan bisa memakai produk Anda dalam waktu yang lama.

3. Dapat Menurunkan Biaya

Integrasi dan kerja sama antar divisi membuat biaya juga jauh lebih efisien. Tim akan memastikan bahwa biaya produksi dari awal sampai akhir benar-benar sudah sesuai dengan rancangan. Banyak perusahaan yang justru mengalami kesulitan untuk mengatur biaya yang dikeluarkan sehingga keuntungan jadi minim.

kenapa butuh manajemen rantai pasokan?

Tahapan Manajemen Rantai Pasokan

Agar Anda semakin memahami betapa pentingnya manajemen rantai pasokan, Anda juga perlu tahu ada sederet tahapan yang perlu dilakukan. Tahapan manajemen ini dimulai dari persiapan produksi, produksi hingga akhirnya sampai ke konsumen. Berikut ini tahapannya.

analisa rantai pasokan

1. Perencanaan

Segala sesuatu dalam bisnis pastinya dimulai dengan perencanaan terlebih dahulu.Perencanaan ini biasanya dimulai dengan merencanakan kebutuhan dari konsumen, perencanaan produksi, pembelian bahan baku sampai dengan tenaga kerja dan transportasi. Dengan adanya perencanaan ini, perusahaan jadi tahu apa yang harus dilakukan dalam kurun waktu ke depan.

Misalnya perusahaan harus mengetahui perkiraan permintaan dari konsumen. Sebagai pengusaha, Anda perlu memastikan berapa jumlah produk yang harus dipersiapkan. Hal ini untuk memastikan semua produk bisa terjual dengan habis. Proses perencanaan harus dibarengi dengan inventaris dan laporan penjualan.

Dengan bantuan laporan penjualan sebelumnya, Anda jadi tahu kira-kira berapa permintaan dari pasar. Jangan lupa untuk memperhatikan faktor lainnya misalnya tren pasar. Selain itu, jangan lupa buat laporan inventaris sehingga mengetahui pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan untuk keseluruhan proses produksi.

ipad

2. Pengadaan Barang

Setelah sudah membuat perencanaan yang matang, saatnya Anda melakukan pengadaan barang untuk menunjang produksi. Pengadaan barang ini merupakan tugas penting dari procurement management. Dengan bantuan tim khusus ini maka perusahaan bisa mendapatkan barang dengan harga yang paling baik dengan kualitas yang sesuai kebutuhan.

Proses pengadaan juga akan jauh lebih mudah apabila terdapat manajemen yang jelas. Procurement management akan membuat sistem pengadaan barang yang jelas. Misalnya membuat tender untuk semua supplier dan vendor, memilih supplier atau vendor yang sesuai dengan kebutuhan hingga melakukan pemesanan. Procurement juga melakukan kontrol terhadap barang yang dibeli.

3. Produksi

Langkah berikutnya akan masuk ke proses produksi. Semua bahan baku kemudian akan diolah menjadi produk yang siap dijual kepada konsumen. Tidak hanya melibatkan sumber daya manusia saja, proses ini juga melibatkan mesin. Pengawasan sangat penting dalam proses ini supaya hasil produknya tetap berkualitas karena dipengaruhi oleh mesin hingga tenaga kerja.

gudang

4. Pengelolaan Penyimpanan

Setelah produk jadi tentunya tidak bisa langsung dikirim atau diterima oleh pelanggan. Anda memerlukan gudang atau tempat penyimpanan. Proses penyimpanan juga harus jelas. Harus ada pencatatan mulai dari memasukkan barang, pengambilan hingga mungkin terjadi pengembalian barang.

Semua barang yang masuk dan keluar perlu memiliki catatan yang jelas. Supply chain management juga harus melakukan stock opname secara berkala. Dengan demikian tidak ada nada perbedaan antara jumlah barang dengan pencatatan. Biasanya pencatatan gudang ini akan memakai bantuan teknologi berupa warehouse management software.

armada supply chain manajemen rantai pasokan

5. Proses Pengiriman

Proses akhir dari produksi barang tentunya adalah proses pengiriman ke pelanggan. Kurir dan transportasi menjadi dua hal penting dalam proses ini. Anda perlu melakukan pencatatan dan pelacakan sehingga proses pengiriman berjalan dengan lancar. Perusahaan perlu memastikan bahwa barang tersebut benar-benar sudah diterima oleh pelanggan dengan baik.

Nah itulah tadi pembahasan singkat mengenai supply chain management atau manajemen rantai pasokan. Ternyata penting sekali kan pengaturan rantai pasokan ini untuk keberlangsungan sebuah perusahaan? Semoga artikel ini bermanfaat ya.

katalog online

Katalog online adalah bagian yang penting dalam strategi marketing sebuah bisnis karena fungsinya sebagai “etalase“ toko Anda. Di era yang serba digital ini, hampir semua lapisan masyarakat memiliki smartphone dan koneksi internet. Kustomer hanya perlu download katalog produk Anda untuk melihat spesifikasi produk beserta harganya. Terbukti lebih efektif – penggunaan online katalog juga dilakukan oleh perusahaan-perusahaan ternama seperti IKEA dan H&M yang mulai meninggalkan katalog fisik dan beralih ke digital. Untuk lebih lengkapnya, inilah 5 alasan bisnis Anda harus memiliki katalog online!

katalog online lebih mudah

Memperluas Jangkauan Konsumen

Katalog online memudahkan promosi dengan budget yang lebih rendah, tapi dapat menjangkau audiens lebih luas. Kok bisa? Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII), 50,8 % masyarakat Indonesia membuka internet lewat smartphone. Itu artinya, Anda memiliki banyak opsi membagikan katalog online, seperti mengirimkan newsletter via email atau melampirkannya di Facebook Page agar mudah diakses siapa saja.

“Ah, saya sudah cukup dengan buku katalog saja lebih enak dibaca oleh konsumen saya.“

Bagaimana Anda tahu kalau orang tersebut akan membeli produk Anda?

Katalog yang dicetak dalam bentuk majalah atau yang dibagikan di depan toko atau di tepi jalan sifatnya random. Tidak semua orang yang diberi itu tertarik dengan produknya. Mungkin mereka akan membaca sekilas lalu membuangnya. Menyakitkan? Memang seperti itu faktanya.

katalog online sangat bermanfaat

Anda bisa menghindari metode pemasaran sia-sia dan menekan budget marketing yang berlebihan untuk cetak brosur, dengan beralih ke konten digital. Katalog online yang Anda bagikan di sosmed atau website bisnis Anda, bisa diunduh oleh siapa saja yang memang tertarik dengan produk Anda dan ingin membelinya.

Bahkan ketika konsumen hanya “lihat-lihat saja“, mereka sudah aware dengan brand Anda. Besar kemungkinan untuk mereka beli di lain waktu karena sudah familiar dengan produk Anda di katalog online. Apalagi, setiap orang bisa membagikan konten katalog Anda dengan membagikan link. Bisa via WhatsApp, sosial media, dan masih banyak lagi.

Sebagai bonus, Anda bisa memperoleh informasi tentang konsumen dan memasukkannya ke dalam database untuk diolah lagi sebagai materi marketing kedepannya (Katalog online sebagai marketing efektif akan dibahas di poin selanjutnya).

Memahami Perilaku Konsumen dan Beradaptasi Dengan Tren

Wah, apa hubungannya bikin katalog online sama perilaku konsumen? Ada banyak faktor mengapa seseorang memutuskan untuk membeli sebuah produk atau tidak.

ruangan rumah

Dengan adanya katalog online, Anda membantu calon membeli untuk lebih yakin akan pilihannya. Ketika kita melihat gambar sofa, misalnya. Kita pasti ingin tahu, bahannya apa? Kayunya jenis apa? Dimensinya berapa? Juga informasi terkait produk tersebut secara lengkap. Semakin banyak informasi yang kita dapatkan, kita akan lebih yakin untuk melakukan pembelian.

analytics katalog online

Katalog online yang interaktif dan terintegrasi dengan software analytics dapat membantu sebuah bisnis untuk mencari tahu, produk mana yang paling disukai konsumen. Anda juga bisa mengumpulkan data seperti aktivitas apa saja yang mereka lakukan saat membaca katalog online Anda, golongan usianya, dan apa saja yang mereka beli. Dengan memahami aktivitas konsumen, Anda bisa tahu, bagaimana cara melayani mereka secara lebih baik.

katalog online

Dalam artian, Anda bisa menentukan segmentasi secara demografis. Mulai dari jenis kelamin, pendidikan, hingga usia. Dengan mengetahui informasi ini, Anda dapat menargetkan barang jualan sesuai pangsa pasarnya. Lewat katalog online, Anda juga bisa menentukan segmentasi secara geografis. Darimana konsumen Anda berasal, dan karakteristik kebutuhan mereka.

Dengan informasi ini, selanjutnya Anda bisa…

Meningkatkan Jumlah Penjualan

Seperti yang dijelaskan di poin sebelumnya. Dengan jangkauan konsumen yang semakin luas, maka katalog online Anda bisa menggaet kustomer baru dan meningkatkan penjualan Anda. Dengan solusi teknologi yang hampir bisa menyelesaikan semua masalah diluar sana, tak heran jika katalog online pun bisa diintegrasikan dengan software lain seperti vendor management system, misalnya.

analytics katalog online penjualan

Software cloud-based ini bermanfaat bagi Anda dan konsumen yang hendak membeli produk dengan cepat. Cukup dengan klik produk di katalog, maka laman akan dialihkan ke proses selanjutnya, seperti add to cart atau ke billing system untuk transfer pembayaran invoice. Semuanya bisa dilakukan secara otomatis dan bisa di-track detail penjualan barang Anda untuk laporan bulanan.

Fleksibel Dalam Memajang Produk Terbaru Anda Dengan Katalog Online

Mungkin kesannya sepele. Tapi bayangkan jika Anda hanya punya katalog fisik, dan produk baru Anda masih belum ter-update di katalog tersebut? Anda harus mencetak ulang lagi beberapa eksemplar untuk didistribusikan. Selain memakan waktu, proses ini juga memakan biaya.

Versi digital sebuah katalog memungkinkan Anda untuk memberikan informasi seputar promo dan produk terbaru secara cepat bahkan real-time. Jika Anda mengintegrasikannya dengan software untuk inventory, maka Anda bisa hemat tenaga karena semua sudah tercatat dengan baik. Sungguh sangat mudah, hemat biaya, dan hemat waktu kan?

fleksibel toko

Katalog online juga bisa dibuat seatraktif mungkin dengan menambahkan aneka fitur sesuai dengan profile pembeli. Misalnya Anda menjual produk fashion, Anda dapat memberikan fitur mix and match atau change color di setiap produk sehingga konsumen bisa memilih dan merasakan pengalaman seperti window-shopping

Katalog Online Untuk Strategi Marketing Yang Efektif

Konten digital menjadi bagian penting dalam strategi pemasaran. Seperti yang sudah dijelaskan di bagian awal tadi, masyarakat kita sudah cukup melek teknologi dan mayoritas berselancar di dunia maya menggunakan smartphone/gadget masing-masing. Dari segi budget, katalog online lebih hemat biaya. Dengan tingkat fleksibilitas yang tinggi, tiap katalog bisa didesain agar mobile-optimized dan disesuaikan dengan platform-nya. Lalu, tinggal di-posting dimana-mana. Katalog online juga sangat mudah untuk dibuatkan online advertising dengan biaya yang terjangkau.

smartphone

Informasi produk di dalam katalog online Anda dapat berpengaruh terhadap tingkat kepuasan konsumen karena mereka mendapatkan apa yang mereka inginkan. Semakin puas, berarti kemungkinan untuk re-purchase semakin tinggi.

Katalog Online Dapat Menjembatani Toko Fisik Anda Menuju E-Commerce

Ketika hampir semua di sekitar kita dipengaruhi oleh teknologi dan komunikasi secara daring, tentunya beralih ke katalog online menjadi hal yang patut dipertimbangkan. Selain beberapa alasan di atas, bagi Anda yang baru memulai membuka toko online, katalog online dapat membantu Anda terjun ke dunia e-commerce sebagai dukungan terhadap toko fisik yang sudah Anda kelola selama ini.

Yang pasti, membuat katalog online harus dibarengi dengan strategi konten yang baik serta gambar beresolusi tinggi yang sesuai dengan aslinya. Hal ini untuk mencegah kekecewaan konsumen yang sudah punya ekspektasi visual pada produk pilihan mereka. Foto-foto dengan kualitas yang baik dengan warna menyerupai produk asli, bisa berpengaruh positif terhadap keputusan konsumen untuk membeli.

physical distancing

Ditambah lagi dengan kewajiban untuk physical distancing yang mengharuskan kita meminimalkan kontak fisik, katalog online akan lebih dibutuhkan lagi oleh kustomer Anda. Jadi, sudahkah bisnis Anda memiliki katalog online? Jika belum, ini saat yang tepat untuk membuat!

Promise E-Procurement untuk Bank BJB


Pada tanggal 1 Februari 2020, Bank BJB efektif akan menerapkan sistem pengadaan barang dan jasa yang berbasis elektronik dengan menggunakan Promise E-Procurement. Penggunaan E-Procurement oleh Bank BJB dilandasi oleh semangat perusahaan sebagai Lembaga keuangan publik yang transparan.

“Sistem E-Procurement yang dimiliki oleh Bank BJB mengedepankan prinsip Good Corporate Governance (GCG) sesuai dengan prinsip-prinsip transparansi dan akuntabilitas sesuai prinsip GCG yang pada gilirannya akan mendorong pertumbuhan perusahaan ke arah yang lebih baik lagi.” Ujar Bapak Yuddy Renaldi selaku Direktur Utama Bank BJB.

Sosialisasi Aplikasi Promise e-Procruement

Melalui implementasi Promise E-Procurement, seluruh calon rekanan dapat mendaftar sebagai rekanan Bank BJB dari berbagai segmentasi tanpa dipungut biaya. Dengan teknologi digital yang user friendly, Promise E-Procurement akan memberikan kemudahan bagi calon vendor dalam proses pendaftaran rekanan.

Kehadiran Promise E-Procurement akan memudahkan perusahaan untuk memperluas jangkauan calonan rekanan yang dapat mendorong transparansi pengadaan barang dan jasa sehingga persaingan sehat antar pelaku usaha menjadi optimal, dan dapat lebih leluasa mengontrol manajemen performa sekaligus menekan biaya pengeluaraan perusahaan sehingga lebih efektif dan efisien.

Setelah dioperasikan, penerapan sistem Promise E-Procurement di Bank BJB dapat diakses secara terbuka oleh vendor dan publik melalui laman E-Procurement Bank BJB eproc.bankbjb.co.id. Dalam laman tersebut Bank BJB menyediakan berbagai macam informasi mengenai kegiatan pengadaan barang dan jasa maupun vendor rekanan.


Ingin mempunyai sistem pengadaan perusahaan yang terintegrasi, dengan menjaga transparansi, dan memiliki pengelolaan detail terhadap pengeluaran pengadaan perusahaan? Solusi nya adalah Promise E-Procurement! Kunjungi website kami di promise.co.id untuk informasi selengkapnya mengenai produk kami


Sumber:

https://www.cnbcindonesia.com/market/20210201121922-17-220121/perhatian-bank-bjb-bakal-terapkan-sistem-e-procurement

https://jabarekspres.com/berita/2021/02/01/bank-bjb-bakal-terapkan-sistem-e-procurement/2/

Disaster Recovery Plan

Kita semua pasti setuju bahwa bencana alam merupakan hal yang tidak mungkin bisa kita hindari. Bencana itu bisa menyerang kapan saja. Namun, meskipun tidak ada yang dapat mencegah gempa bumi, badai, atau banjir yang memengaruhi operasi bisnis Anda, memiliki disaster recovery plan yang efektif dan mengetahui cara menerapkannya akan membawa banyak perbedaan dan keamanan untuk perusahaan Anda.

Jika Anda berpikir untuk menyusun disaster recovery plan untuk bisnis Anda, berikut adalah langkah-langkah yang harus Anda pertimbangkan.


1) Siapkan Inventaris Semua Aset

Sebagai langkah pertama dari rencana pemulihan bencana Anda, persiapkan file inventaris semua aset di organisasi Anda. Ini merupakan hal yang penting untuk memahami betapa kompleksnya inventaris Anda. Semua server, storage, data, aplikasi, access points, sakelar jaringan dan peralatan harus disebutkan dalam daftar ini. Untuk setiap aset, sebutkan lokasi fisiknya, jaringan yang terkait dengannya, dan dependensinya jika ada.

2) Lakukan “Risk Assessments

Setelah Anda memetakan semua aset, telusuri setiap aset satu per satu dan sebutkan semua ancaman internal maupun eksternal yang dapat memengaruhinya. Ancaman ini dapat mencakup apa saja mulai dari bencana alam seperti gempa bumi dan banjir hingga pemadaman listrik biasa yang berlangsung beberapa jam

Setelah Anda membuat daftar semua kemungkinan kejadian, cari tahu kemungkinan kejadian itu terjadi. Juga, sebutkan kemungkinan dampaknya pada bisnis Anda. Di sini, sudah jelas bahwa peristiwa duniawi lebih mungkin terjadi jika dibandingkan dengan bencana alam.

3) Identifikasi Kekritisan Aset

Sebelum menyusun disaster recovery plan, Anda perlu mengklasifikasikan semua aset dalam kelas yang berbeda berdasarkan seberapa penting aset tersebut bagi fungsi perusahaan Anda. Ini adalah satu langkah di mana Anda perlu meminta dukungan dari manajer bisnis dan staf Anda.

Cari beberapa properti umum dan klasifikasikan berdasarkan seberapa penting properti tersebut bagi kelangsungan operasi bisnis Anda. Misalnya, untuk perusahaan menengah, aset dapat dikelompokkan ke dalam kategori berdampak rendah, berdampak sedang, dan berdampak tinggi.

Aset yang tidak memerlukan pemulihan segera untuk kelangsungan bisnis dapat diklasifikasikan sebagai asset yang berdampak rendah. Aset yang ketidakhadirannya tidak akan menghentikan bisnis tetapi memperlambatnya secara signifikan dapat dikelompokkan dalam kategori berdampak sedang. Aset yang ketidakhadirannya akan menghentikan bisnis dapat dikelompokkan sebagai berdampak tinggi.

4) Tentukan Recovery Objectives

Tujuan pemulihan dapat berbeda dari aplikasi ke aplikasi. Misalnya, untuk online retailer, data base transaksi pelanggan akan memiliki tujuan pemulihan yang agresif karena bisnis tidak dapat kehilangan data ini. Di sisi lain, sistem internal lama mungkin memiliki tujuan pemulihan yang kurang agresif karena datanya tidak berubah sering kali dan tidak terlalu penting untuk kembali online.

Maka dari itu, Anda harus melibatkan manajer bisnis saat menetapkan tujuan pemulihan untuk memastikan bisnis dapat memprioritaskan aplikasi atau sistem yang lebih penting selama proses pemulihan. Dua metrik menjadi pertimbangan utama dalam langkah ini. Satu, Recovery Time Objective (RTO) dan dua, Recovery Point Objective (RPO).

Recovery Time Objective (RTO) untuk aplikasi adalah durasi waktu yang tetap tidak tersedia tanpa mempengaruhi bisnis. Untuk menghitung RTO untuk aplikasi apa pun, perkirakan pendapatan yang akan hilang oleh perusahaan Anda jika aplikasi turun untuk jangka waktu tertentu, katakanlah satu jam atau satu hari.

Perhitungan RTO Anda penting untuk menentukan frekuensi backup aplikasi. Misalnya, jika suatu aplikasi memiliki RTO rendah, misalnya beberapa menit, Anda akan memerlukan pencadangan terus menerus.

Metrik utama lainnya adalah Recovery Point Objective (RPO). RPO adalah jumlah data yang dapat diterima yang dapat diterima organisasi Anda. Jika perusahaan Anda memiliki toleransi yang tinggi untuk kehilangan data, RPO Anda akan tinggi dan Anda dapat mencadangkan data setiap jam. Jika perusahaan Anda mampu kehilangan data yang sangat sedikit, RPO Anda hanya dalam hitungan detik dan Anda perlu mencadangkan setiap beberapa detik.

5) Tentukan Alat dan Teknik yang Tepat

Setelah Anda memetakan aset dan mengelompokkannya berdasarkan kekritisannya, sekarang saatnya memilih alat dan teknik yang tepat yang membantu Anda dalam menjalankan rencana dengan cara yang paling efisien. Alat dan teknik harus menawarkan tingkat perlindungan yang paling sesuai. Jika alat yang dipilih lebih canggih dari yang Anda butuhkan, itu akan menghabiskan banyak biaya dan menimbulkan kerumitan yang tidak perlu. Di sisi lain, jika peralatannya murah tetapi tidak menawarkan tingkat perlindungan yang disyaratkan, hal itu akan membahayakan perusahaan Anda.

Elemen penting dari rencana pemulihan bencana Anda adalah perlindungan di luar lokasi. Metode yang Anda pilih harus sesuai dengan tujuan pemulihan Anda. Lokasi di luar situs tempat data Anda dikirim harus setidaknya 100 km dari fasilitas data utama Anda dan tidak boleh berada dalam zona risiko geografis yang sama. Itu juga penting Penting juga untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan proses pemulihan sebanyak mungkin. Otomatisasi ini akan meminimalkan risiko kehilangan data.

6) Libatkan semua Stakeholder

Krusial untuk melibatkan semua bagian manajemen dalam kepentingan dalam tahap perencanaan Disaster Recovery Plan Anda. Manajer bisnis dan pemilik aplikasi harus setuju dengan rencana Anda tentang service level agreement yang harus disediakan oleh tim Anda. Maka dari itu, Anda harus selalu konsultasikan dengan vendor dan mitra strategis Anda untuk  dapat memaksimalkan solusi Disaster Recovery Plan Anda.

7) Dokumentasikan dan Komunikasikan Rencana Anda

Setelah Anda memahami strategi dari Disaster Recovery Plan Anda dengan jelas, hal selanjutnya yang penting adalah untuk mendokumentasikannya. Dokumen tersebut akan membantu orang memahami bagaimana mengembalikan bisnis ke kondisi kerja. Setelah dokumen Anda siap, perlu dikomunikasikan dengan benar kepada orang yang tepat. Pastikan Disaster Recovery Plan anda ada di tempat yang mudah diakses.

8) Uji dan Tinjau Rencana Anda

Tidak ada perusahaan yang dapat memiliki rencana pemulihan yang sempurna, tetapi menguji rencana Anda tidak hanya akan membantu Anda mengidentifikasi dan memperbaiki kekurangan, tetapi juga membantu melaksanakan rencana dengan lebih efektif kapan pun diperlukan. Maka dari itu,  sangat disarankan untuk memilih satu atau dua bagian dari rencana dan mengujinya. Setelah Anda memiliki rencana pemulihan bencana yang terdokumentasi, penting untuk meninjau rencana tersebut dari waktu ke waktu mengingat perubahan lingkungan bisnis Anda.


Layanan IT yang dikelola dengan baik akan membuat bisnis Anda tetap siap menghadapi bencana yang terburuk. Maka dari itu mempunyai sangat krusial agar perusahaan untuk mempunyai dan mengetahui semua langkah-langkah penting dalam Disaster Recovery Plan.


reference 1, reference 2, reference 3


Baca Juga : Apa Itu SOP?