Creating Incredible Supplier Relationship

 “Creating Incredible Supplier Relationship” adalah tentang bagaimana cara untuk mendapatkan vendor yang Qualified,Profesional dan memiliki Integritas. Tim Vendor Management sebagai pintu gerbang dari keseluruhan proses pengadaan sangat berperan penting, agar tujuan akhir dari proses Procurement yang Efektif,Efisien dan Valuable dapat tercapai.

Dalam keseharian kita, secara tidak langsung kita telah melakukan pengelompokan pembelian untuk kebutuhan pokok. Sebagai contoh kita ingin membeli kebutuhan sehari hari yang umum di pasaran, kita akan menentukan tempat dimana kita akan membeli apakah di toko klontong, minimarket atau supermarket, dengan tujuan kita mendapatkan value terhadap harga, kualitas atau harga dan kualitas.

Bila kita putuskan untuk membeli di toko klontong, mungkin kita akan mendapatkan best price tapi kualitas yang mungkin tidak sesuai dengan apa yang kita bayangkan. Tapi bila kita putuskan untuk membelinya di minimarket manapun dengan kualitasnya sama, tapi ada perbedaan antara satu dan minimarket lainnya, tentunya dari sisi harga.

Tapi karena kita menitik beratkan pada kualitas barang dan harga tidak lagi menjadi faktor penentu, maka tentu nya kita akan tetap membeli. Ini sebagai contoh bahwa harga bukanlah sesuatu yang menjadi kunci mendapatkan vendor terbaik, bahwa pengelompokan pembelian dan sisi strategis dari barang tersebut yang sangat menentukan. 

Bahasan kali ini kami akan memberikan gambaran bagaimana cara kita mengelompokan vendor-vendor tsb berdasarkan kebutuhan belanja perusahaan yang sudah direncanakan di awal tahun, yang kemudian di kelompokkan di kuadran2 tersendiri.

Tujuan utama memiliki Memiliki Credible Vendor adalah :

  1. Vendor Management memiliki database vendor yang credible, strategic dan memiliki integritas.
  2. Procurement mendapatkan value yang tinggi terhadap eprusahaan, bukan sekedar rutinitas
  3. Procurement bisa menentukan mana proses pengadaanyang bisa dipercepat dan mana pengadaan yang bersifat strategis
  4. Buyer memiliki category supply matrix yang terstruktur

Buyer and Supplier Interaction

Interaksi antara supplier dan buyer harus terjalan baik untuk mendapat value terbaik, dengan menjaga relationship antara penjual dan pembeli. Dibutuhkan konsep supplier/vendor Relationship management yang baik untuk menjadikan interaksi antara pembeli dan penjual menjadi lebih interaktif. Komunikasi yang tercipta dapat meningkatkan kualitas pertukaran informasi antara kedua belah pihak.


Kemudian, selain memiliki relationship yang baik antara vendor dan supplier, perusahaan perlu mendefinisikan Supplier Strategy, dengan tujuan melakukan penyaringan vendor berdasarkan Rencana Belanja. Selama kita menjaga relationship yang baik, secara tidak langsung kita akan membuat komunitas vendor yang berdasarkan kebutuhan belanja perusahaan, semakin detail kita mengelompokkan, semakin cepat divisi procurement menjalankan tugasnya.


Setelah kita memiliki hubungan dan baik dan pengelompokkan vendor yang tepat, kita harus membuat rencana jangka Panjang dengan vendor yang strategic dengan hasil akhir yang beneficial bagi kedua belah piak (win-win) bukan hanya win-lose situation. Hal ini penting karena dengan menciptakan win-win situation, dengan cara memilih vendor yang tepat berdasarkan kebutuhan, apakah barang tersebut merupakan kebutuhan strategic atau kebutuhan regular.

Ketidak tepatan dalam menempatkan vendor di kebutuhan kita akan menyebabkan kondisi win-lose situation dimana akan muncul ketidak puasan dari vendor dalam melakukan transaksi dengan perusahan kita, begitupun dari sisi pembeli, perusahaan tidak mendapatkan pembelian barang yang terbaik. Setiap orang harus ditempakan pada posisi yang sesuai agar terjadi win-win situation.


Lalu, buyer dan supplier harus bekerjasama untuk menjamin kelancaran pemesanan barang dan ketersediaan barang dengan terpercaya, kredibel, memiliki kualitas yang baik, tepat waktu, harga terbaik dan professional. Kedua belah pihak harus memiliki komitmen akan kelancaran dan Kerjasama melalui komunikasi yang baik sehingga hasil yang didapatkan akan maksimal, goals perusahaan akan tercapai dengan baik.


Selain itu, kita harus ingat bahwa, “pembeli tidak selalu menjadi raja” dimana maksudnya pembeli memiliki resiko ketergantungan terhadap supplier/principle/pihak lain. Terkadang kita berifikir, customer adalah raja, tetapi misalkan kita berada dalam situasi dimana barang yang kita butuhkan merupakan kebutuhan utama, namun vendor yang menyediakan barang/jasa tersebut jumlahnya terbatas, hal ini bisa menyebabkan dominasi vendor dan terjadi pengaturan-pengaturan sepihak dari vendor yang bersangkutan, dibutuhkan strategi yang tepat untuk menangani kondisi tersebut.

Komunikasi dan interaksi dari awal pembentukan hubungan dengan vendor perlu dilakukan agar dapat menghindari hal hal tersebut dan tercipkan hubungan yang startegis dengan vendor.


Kemudian, dalam interaksi vendor-buyer, buyer harus mengetahui kemampuan maksimal supplier dalam menerima order dari perusahaan kita. Kita harus mengetahui hal tersebut dari awal, dengan memiliki database yang lengkap dari awal perencaan pembelian, kita dapat meminta data vendor akan kesanggupan / supply maksimal perusahaan, sebelum kita menjadikan vendor tersebut rekanan perusahaan kita.

How to build Vendor Credible & Strategic.

Pola Membuat Relationship dengan Vendor

Supply Segmentation: Pengelompokan vendor sesuai dengan kebutuhan dan tingkat urgensi dari rencana pembelanjaan.

Kraljic Matrix for Supplier Segmentation

Executive Sponsor : Dukungan dari para executive perusahaan

Vendor Governance : Tatakelola Vendor

Supplier Engagement Process : Tatacara proses pendafataran vendor menjadi rekanan

Supplier Relationship Engagement Process
Supplier Engagement Process

Metric : Pengukuran yang tepat untuk proses evaluasi Vendor Performance

People Skill: Kemampuan personal tiap-tiap karyawan dalam komukasi kepada vendor

Technology: Aplikasi dan teknologi yang dapat mendukung proses kerja anda

PROMISE VENDOR MANAGEMENT

Memiliki teknologi yang tepat merukapan salah satu kunci keberhasilan sistem Vendor Management perusahaan anda, teknologi akan membantu anda dalam menciptakan hubungan antara buyer-vendor yang baik. Promise, Procurement Management Information System For Enterprose, yang memiliki modul yang lengkap untuk semua proses pengadaan, memiliki modul Vendor Management, yang dapat membantu anda di dalam proses pembuatan daftar rekanan yang tepat.

Promise Vendor Management memiliki fitur-fitur antara lain:

  • Mengelompokkan data vendor berdasarkan segmentasi
  • Melakukan penilaian Performance vendor secara berkala
  • Merekomendasikan proses Pengadaan yang efektif dan effisien
  • Kolaborasi antar modul Vendor Management, Procurement Management, Contract Management, eCatalog Management serta Enterprise Spend Monitoring. Sehingga proses Procurement dari hulu sampai hilir sesuai dengan tata laksana Pengadaan yang ada.
  • Fungsi Profilling dari vendor yang cukup detail sehingga Vendor manager dapat melakukan Analisa vendor-vendor yang benar-benar kredibel
  • Fungsi Due Deligence yang berguna untuk memastikan bahwa vendor yang mendaftar memiliki data perusahaan,lokasi dan syarat lain yang sesuai.

Dengan menggunakan Promise, proses pembuatan daftar rekanan yang baik dan berguna akan lebih mudah dan efisien.

Artikel ini merupakan rangkuman dari webinar Promise : Creating Incredible Supplier Relationship

Bekerja dari rumah?

Musibah dunia internasional wabah virus corona atau covid-19 saat ini sedang melanda dunia termasuk negara kita Indonesia, tidak luput dari penyebaran wabah tersebut. Hal itu menyebabkan pemerintah menganjurkan semua perusahaan memberlakukan kebijakan bekerja dari rumah atau Work From Home (WFH). Kebijakan ini khususnya di Jakarta, membuat masyarakat menunda segala aktivitas, termasuk bekerja. Jarak sosial atau social distancing dilakukan guna membantu pencegahan penyebaran virus corona atau covid-19.

REGISTER FOR PROMISE APPLICATION

Work from home bukanlah hal baru di masyarakat Indonesia. Dibeberapa perusahaan teknologi, startup atau agensi sudah ada yang menerapkan sistem bekerja dari rumah. Sementara di beberapa sektor industri lainnya, masih ada limitasi dan membutuhkan formulasi serta strategi terbaik bagi perusahaan dan memastikan kinerja perusahaan tetap berjalan sebagaimana mestinya.

Di masa seperti ini, baik elemen pemerintahan, BUMN, pemilik usaha swasta, dituntut untuk secara tanggap bergerak dengan strategis untuk mendukung imbauan pemerintah menerapkan work from home. Adaptasi atas perubahan sistem kerja ini menjadi tantangan karena harus memastikan kinerja perusahaan tetap tidak terganggu, termasuk kegiatan Supply Chain Management yang menjadi proses penting di perusahaan sektor industri apapun.

source : https://blogs.oracle.com/scm/preparing-your-business-for-the-digital-supply-chain

Kegiatan Supply chain bagian terdepan yaitu proses sourcing hingga akuisisi pembelian barang dan jasa tidak boleh berhenti karena permasalahan ini. Semua transaksi harus bisa dilakukan secara online dan tidak boleh ada limitasi kolaborasi antara setiap entity di proses supply yang terdiri dari user, buyer dan juga vendor sebagai penyedia barang dan jasa.

Promise Merupakan aplikasi electronic Procurement yang berbasis web sangat memungkinkan tercipta kolaborasi dan proses procurement antar setiap entitas tersebut secara online tanpa harus bertatap muka langsung untuk mendukung kebijakan work from home bagi perusahaan tanpa mengurangi kinerja proses Supply.

Dimulai sejak procurement planning yang memungkinkan setiap user bagian planning saling berkolaborasi mengelola informasi perencanaan secara online sejak draft hingga final dan siap di eksekusi oleh user dan buyer untuk peroses pengadaan. User dan buyer melanjutkan dengan membuat inisiasi pengadaan dan sourcing secara online melalui portal pengadaan sehingga setiap vendor yang memiliki spesifikasi sesuai dapat berpartisipasi untuk memenuhi proses tender secara transparan dan fair. Proses dilanjutkan hingga auction online dan negosiasi langsung melalui sistem promise secara online sehingga tercapai kesepakatan antara vendor dan buyer hingga mengikatkan kesepakatan tersebut kedalam suatu kontrak kerja yang juga semuanya di generate otomatis secara online.

Dengan terlaksananya sistem procurement end to end secara online tentu yang menjadi tantangan selanjutnya adalah permasalahan security. Apakah transaksi yang dilakukan benar-benar secure tanpa ada fraud penyalahgunaan data secara sengaja. Promise merupakan produk yang telah dibangun oleh PT. Mitra Mandiri Informatika selama dua dekade memiliki pengalaman implementasi di beberapa Bank swasta dan nasional Indonesia. Tentu saja standart security web aplikasi yang dimiliki Promise telah memnuhi standart security aplikasi di perbankan, sehingga setiap klien kami yang meggunakan aplikasi promise akan merasa aman terhadap gangguan kejahatan cyber.

Kami menyadari transisi kerja di masa ini mungkin sulit bagi beberapa industri, harapannya kemudahan yang kami kedepankan di aplikasi Promise dapat memberikan sedikit pencerahan bagi para pemilik usaha mendapatkan solusi Procurement perusahaan.

promise logo

Promise secara suka rela akan membantu perusahaan yang membutuhkan aplikasi pengadaan untuk mendukung gerakan Work From Home, agar kegiatan usaha dan perekonomian Indonesia dapat tetap berjalan sebagaimana mestinya dengan membuka free trial application Promise selama masa Work From Home dan masa PSBB (Pembatasan Sosialisasi Berskala Besar) dari pemerintah.

Jika perusahaan anda membutuhkan dan tertarik untuk mencoba aplikasi Promise, anda dapat menghubungi kami dengan menghubungin Online Chat kami atau dapat melayangkan email ke Customer.care@promise.co.id dengan mencantumkan perusahaan dan nomor telepon yang dapat dihubungi atau mendaftar dengan mengisi form kami Tim kami akan segera menghubungi anda dan melakukan prosedur implementasi online Promise di perusahaan anda.


APAKAH ITU VENDOR MANAGEMENT?


Ketika sebuah bisnis mulau berkembang lebih besar dan menjadi lebih kompleks, perubahan tugas diperlukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, penyedia jasa / barang yang biasa anda andalkan untuk kebutuhan barang, jasa dan karyawan bukan lagi sebatas penyedia, tapi merupakan rekanan dalam target sukses jangka panjang perusahaan anda. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, menjadikan penyedia jasa/barang sebagai partner sukses anda, dibutuhkan system yang dapat mengelola performa vendor, perhitungan dan penanggulangan resiko, dan manajemen relasi, dibutuhkan sistem yang efektif, yaitu sistem Vendor Management.

Pengertian Vendor Management


flow vendor management
Promise Vendor Management Flow

Vendor Management merupakan hal yang penting dalam menjalankan organisasi supply chain yang mulus dan segala proses yang nambahan nilai terkait. Seorang petugas pengadaan harus mempertimbangkan kemampuan supplier, tingkat dan lama waktu pengiriman, dan standar praktis dalam memilih penyedia jasa/barang atau supplier. Vendor management merupakan proses bertahap dalam memulai dan membentuk hubungan oleh pemilik jasa atau barang yang dibutuhkan perusahaan (pembeli) dalam menjalan kebutuhan operasional sehari-hari, dan mencapai tujuan dari target yang sudah ditentukan sebelumnya.

Secara sederhana, vendor management sistem bertujuan untuk mendapatkan transparansi diseluruh aspek pengadaan perusahaan anda, baik mengenai data & informasi dan hubungan dengan penyedia barang/jasa, dimana secara tidak langsung, anda akan mendapatkan keuntungan bagi perusahaan ketika tujuan ini tercapai.


Ada beberapa tujuan utama pada saat anda ingin mengimplementasi vendor management diperusahaan anda, yaitu :

  1. Mengumpulkan, mengorganisir dan menyelaraskan data yang berhubungan dengan : Meningkatkan kepatuhan, hubungan supplier yang baik, peningkatan produktivitas.
  2. Pengimplementasian Spend Management pada seluruh supply chain untuk mendapatkan penghematan biaya
  3. Mengurangi resiko dan meningkatkan ketahanan penyedia jasa/barang terhadap masalah yang akan timbul
  4. Mengarahkan kegiatan pengadaan dari “penghematan” menjadi “penghasil keuntungan” bagi perusahaan.

Keuntungan Menggunakan Vendor Management

Lalu apa saja keuntungan yang anda akan dapatkan ketika anda mengimplementasi vendor management system untuk perusahaan anda? Antara lain :


  1. Memiliki pilihan yang baik : Dengan implementasi yang tepat, perusahaan akan mendapatkan keuntungan akan adanya daftar calon rekanan yang luas, menghasilkan pilihan yang tepat dan pada akhirnya biaya yang lebih murah.
  2. Meningkatkan kekuatan pembelian : Dengan banyaknya pilihan supplier yang terdata dan terjaga dengan baik, anda dapat melakukan proses konsolidasi, sehingga anda akan dapat meningkatkan daya beli dengan menurunkan harga pembelian dengan pengadaan jumlah besar dari penyedia jasa/barang yang telah terseleksi.
  3. Meningkatkan Kepatuhan : Sebuah perusahaan akan dengan mudah mengatur tingkat kepatuhan dari supllier yang ada ketika data-data telah terkumpul dan teratur dengan baik. Dimana komunikasi, dokumentasi, audit dan proses due diligence dapat berjalan dengan akurat.
  4. Manajemen Performa yang Baik : Dengan terintegrasinya performa keseluruhan penyedia barang/jasa perusahaan anda, anda dapat dengan mudah melihat apa yang berkerja dengan baik, dan apa yang tidak. Keputusan yang tepat berdasarkan data tersajikan akan menghasilkan performa yang baik bagi perusahaan anda.
  5. Mengurangi Biaya : Vendor management bukan hanya sebatas mendapatkan harga terendah. Kuncinya adalah ketika anda mengingkatkan transparansi supplier anda, dan menentukan nilai terbaik dari suatu produk/jasa, anda dapat melihat biaya-biaya tidak terduga dan yang tidak kasat mata, sehingga anda dapat mengendalikannya untuk melakukan penghematan.

Dengan mengimplementasikan vendor management system yang tepat, anda akan memperoleh keuntungan yang dapat mensukseskan strategi perusahaan anda.


Strategi Sukses Implementasi Vendor Management


sumber : https://www.dynascape.com/landscape-business-software-implementation/

Dalam pelaksaannya ada, beberapa tips dan strategi untuk mensukseskan proses implementasi vendor management di perusahaan anda

  • Transparansi Informasi

Dengan adanya keterbukaan informasi mengenai supplier dan pengeluaran perusahaan yang transparan, proses transformasi akan berjalan lebih lancar.

  • Kolaborasi Vendor

Menurut survei GLOBAL CPO survey, 23% dari para pengusaha terfokus kepada mengkolaborasikan kegiatan pengadaan perusahaan dengan penyedia jasa/barang. Kolaborasi yang sukses bukan saja akan menghasilkan hubungan yang baik antara pembeli dan penjual, tetapi menberikan hasil yang keuntungan yang nyata (nilai dan penghematan) untuk kedua belah pihak.

  • Membangun Kerjasama Jangka Panjang

Prinsip dalam vendor management adalah memiliki tujuan untuk membangun hubungan jangka Panjang antara penjual dan pembeli

  • Segmentasi Vendor

Memiliki pembagian yang tepat untuk daftar supplier yang dimiliki akan mempengaruhi suksesnya implementasi vendor management pada perusahaan. Contohnya dengan menggunakan Deloitte Priority Model, perusahaan dapat mengklasifikasikan menggunakan matriks Kraljic untuk memetakan vendor menjadi 4 kelompok dengan dimensi kunci : resiko & keuntungan

  • Management Resiko

Manajemen Resiko vendor merupakan proses identifikasi, penilaian dan, pencegahan resiko pada supply chain perusahaan. Seorang pengadaan yang baik memiliki standar praktik untuk memantau supplier yang ada dan memiliki rencana rencana kemungkinan terburuk dari setiap kondisi (strategi, implemtasi, dan performa.


Tahapan Vendor Management


Lalu ketika anda sudah memiliki strategi yang dapat mensukseskan proses implementasi vendor management system perusahaan anda, apasaja tahapan yang biasa dilakukan untuk melakukan proses pendataan dan keseluruhan proses vendor management?

1 . Kualifikasi Vendor

Langkah pertama adalah menentukan apakah vendor memiliki kemampuan dan kapabilitas untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Terdiri dari 2 tipe proses kualifikasi, yaitu Pre-Kualifikasi (ketika vendor akan mendaftar) dan re-kualifikasi (penilaian saat vendor aktif dan terdaftar)

2.  Vendor Onboarding

Vendor yang telah disetujui kemudian akan terdaftarkan di database perusahaan anda. Proses ini mencakup proses mengumpulkan dan menyimpan data yang relevan dalam satu database terpusat.

3. Pemesanan dan Pengiriman

Biasanya proses pemesanan akan dimulai dengan menggunakan kontrak ataupun purchase order , yang biasa nya terspesifikasi didalam TOR/SOW anda dengan vendor yang terpilih.

4. Pembayaran Vendor

Ketika Jasa/Barang telah diterima, pembeli harus menyocokkan invoice dengan purchase order yang ada. Dengan menggukanan proses three way matching, pembeli akan dapat memeriksa dengan mudah dan memproses pembayaran terhadap vendor.

5. Vendor Offboarding

Ketika kontrak selesai, ataupun hubungan jangka panjang dengan vendor telah selesai, sangat penting bagi perusahaan untuk menghapus data dari sistem anda untuk mencegah kelalauan dan kehilangan biaya serta waktu.


Membangun Relasi Vendor


sumber : https://www.hrpayrollsystems.net/tips-for-managing-hr-vendors/

Setelah anda menajalan proses implementasi dan vendor management, perlu diingat juga bawah ada aspek “manusia” di dalam semua proses tersebut. Pada akhirnya, vendor akan direpresentasikan oleh seseorang dan sebagaimana kita ketahui, hubungan yang baik dengan supplier merupakan hal yang berharga bagi perusahaan.

Menciptakan hubungan yang baik dan bermakna kepada penyedia jasa/barang, terutama partner yang kritikal terhadap perusahaan kita, merupakan salah satu daftar kegiatan prioritas sebuah organisasi perusahaan. Hubungan yang bermakna dan berkelanjutan akan memberikan dampak signifikan pada performa transaksi dan meminimalisirkan resiko supplier, selain dimana akan memberikan keuntungan jangka panjang bagi perusahaan.


Kesimpulannya


Memiliki vendor management system yang sesuai serta memiliki strategi implementasi yang tepat akan memberikan keuntungan bagi perusahaan dan rekanan anda. Serta transformasi divisi pengadaan menjadi lebih strategis.

Promise miliki fitur fitur yang lengkap untuk memenuhi kebutuhan vendor management anda serta memiliki tenaga ahli konsultan yang dapat membantu ada menciptakan dan menjalakan strategi yang seusai dengan perusahaan anda.

bukti transaksi

Dalam menjalankan usaha, bukti transaksi merupakan komponen penting yang harus dimiliki setiap pelaku bisnis. Dokumen-dokumen ini ada berbagai bentuk, manual maupun elektronik dan di buat dengan minimal 2 rangkap, untuk menjadi arsipan bagi pihak yang membeli dan pihak yang menjual. Biasanya untuk mendapatkan berbagai macam bukti transaksi ini, Anda harus membayarkan sejumlah uang.


Jika dalam bentuk manual, maka uang harus dikeluarkan akan berkelanjutan namun memiliki harga yang terjangkau. Bukti transaksi dalam bentuk elektronik biasanya cukup memakan biaya, yaitu berupa software namun bertahan lama hingga hitungan tahun. Anda juga bisa membuatnya sendiri dengan menggunakan fasilitas microsoft office. Perbedaannya, penggunaan software dinilai jauh lebih praktis daripada membuat format sendiri di excel atau word.


JENIS BUKTI TRANSAKSI APA SAJA?


Bukti transaksi merupakan dokumen berisi pembuktian terjadinya suatu transaksi, yang memiliki bermacam-macam format, sesuai dengan kebutuhan pada saat itu. Setiap jenis transaksi memiliki bukti tersendiri yang kemudian dijadikan arsip bagi 2 belah pihak. Bukti-bukti transaksi yang wajib dimiliki oleh badan usaha adalah


Bukti Transaksi – Faktur Pembelian


Merupakan faktur yang timbul karena adanya pembelian sejumlah barang atau jasa. Di dalamnya tertulis dengan jelas, data perusahaan penjual maupun data perusahaan pembeli, tanggal terjadinya transaksi, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), jumlah dan keterangan nama barang atau jasa yang dibeli, total harga sebelum dan sesudah pajak, serta tanda tangan minimal dari pihak pembeli maupun penjual.


Faktur pembelian atau yang biasa disebut juga dengan istilah purchase order ini biasanya dibuat oleh pihak penjual untuk diberikan kepada pihak pembeli, digunakan sebagai bukti bahwa konsumen tersebut telah melakukan transaksi pembelian kepada perusahaan penjual.


Fungsi lainnya adalah untuk arsipan bagi akuntan sebagai bukti pendukung jika diadakan audit dan untuk membantu menyusun laporan keuangan. Bagi bagian kasir atau finance, berfungsi untuk mengkontrol keluar masuknya uang perusahaan. Contoh faktur pembelian adalah sebagai berikut:


Bukti Transaksi - Faktur Pembelian

Bukti Transaksi – Faktur Penjualan


Faktur penjualan / invoice kurang lebih sama seperti faktur pembelian, yaitu sebuah dokumen yang menyatakan adanya transaksi penjualan antara 2 belah pihak, pembeli dan penjual. Faktur penjualan bukan lah tanda pelunasan. Isi dalam faktur penjualan adalah nama, jumlah, dan harga satuan barang atau jasa yang dijual, data lengkap perusahaan penjual dan pembeli, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), PPN, harga total sebelum dan sesudah pajak, serta tanda tangan pihak-pihak yang berkaitan dengan faktur penjualan tersebut.


Faktur pajak merupakan nota dimana pembeli dan penjual telah terdaftar sebagai wajib pajak. Faktur ini bisa menjadi bukti pembayaran pajak kepada Direktorat Jendral Pajak (DJP), jika suatu saat ada pemerikasaan. Selain itu, setiap pihak wajib untuk menyimpan faktur atau rangkap faktur ini, untuk digunakan sebagai arsipan dalam membuat keputusan maupun dalam menyusun laporan keuangan.



Keputusan yang bisa dibuat salah satunya adalah menyangkut pengeluaran uang dan penambahan barang persediaan. Misalkan jika menurut faktur penjualan ternyata banyak barang atau jasa yang terjual adalah jenis A, maka perusahaan bisa stock banyak produk A. Begitupun sebaliknya, jika melalui analisis faktur penjualan ada barang atau jasa yang kurang laku, maka perusahaan bisa mengurangi jumlah persediaan produk tersebut dan diganti dengan produk yang laku. Contoh faktur penjualan adalah sebagai berikut

Bukti Transaksi - Faktur Penjualan

Bukti Transaksi – Faktur Pajak


Faktur pajak adalah bukti adanya pungutan pajak untuk Pengusaha Kena Pajak (PKP) atas adanya transaki pembelian atau penjualan Barang Kena Pajak (BKP)  dan Jasa Kena Pajak (JKP). Jika suatu perusahaan menjual barang atau jasa, maka harus menerbitkan faktur pajak sebagai bukti bahwa pihak pembeli telah membayar pajak atas apa yang mereka beli.


Faktur pajak dapat dibuat secara manual dengan format kertas yang tersedia, bisa juga dengan menggunakan e-faktur di www.e-faktur.go.id.

Bukti Transaksi - Faktur Pajak

Fungsi faktur pajak adalah sebagai bukti bahwa PKP telah melakukan penyetoran, pemungutan hingga pelaporan SPT masa PPN sesuai dengan peraturan yang berlaku. Bisa juga digunakan sebagai arsipan akuntan perusahaan untuk di masukan ke dalam laporan keuangan, khususnya bagi pihak pembeli yang membayar pajak. Pastikan sebelum terjadinya transaksi baik pihak pembeli dan pihak penjual telah terdaftar sebagai wajib pajak dan memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). Contoh faktur pajak adalah sebagai berikut


Bukti Transaksi – Nota Retur


Nota retur terdiri dari retur penjualan dan retur pembelian. Nota retur penjualan adalah dokumen yang terjadi karena adanya barang jualan yang dikembalikan oleh pembeli. Sedangkan nota retur pembelian adalah dokumen yang terjadi karena adanya pengembalian barang yang dibeli kepada penjual.


Bukti Transaksi - Nota Retur

Umumnya retur terjadi karena berbagai alasan, yaitu:


  • Produk cacat atau rusak, dengan syarat bukan secara sengaja di rusak.
  • Produk yang dikirim tidak sama dengan keterangan di faktur.
  • Produk masih dalam kondisi baik, tetapi memang sengaja minta di tukar dengan produk jenis lain.
  • Produk tidak sesuai dengan perjanjian.

Beberapa perusahaan dan produk ada juga yang tidak menerima retur. Alasannya karena barang tersebut sekali pakai, barang elektrik, dan memang merupakan kebijakan dari perusahaan tersebut. Syarat untuk melakukan retur biasanya tertulis dalam faktur, atau sesuai dengan perjanjian yang telah ditetapkan sebelum terjadinya pembelian atau penjualan.


Bukti Transaksi – Kas Keluar


Merupakan dokumen yang menunjukan adanya pengeluaran sejumlah uang dari bagian keuangan. Biasanya uang yang dikeluarkan digunakan untuk membeli perlengkapan perusahaan, sperti printer, buku, laptop, mesin foto copy, dan lain sebagainya. Pembelian barang untuk di jual kembali, tidak dicatat dalam bukti kas keluar, tapi masuk ke faktur pembelian atau penjualan.


Bukti kas keluar berisi keterangan perusahaan, tanggal terjadinya pengeluaran kas, keterangan nama barang atau jasa, serta jumlah uang kas yang di keluarkan. Dokumen ini juga harus di tanda tangani oleh setiap bagian keuangan, misalnya direktur keuangan, SPV keuangan, kasir, atau bagian keuangan lain yang berkepentingan.


Bukti Transaksi - Kas Keluar

Fungsi dari bukti kas keluar ini adalah untuk dasar menyusun laporan keuangan, khususnya akun kas kecil. Serta dapat menjadi bukti bahwa perusahaan telah membeli suatu barang atau jasa dengan harga sekian. Jadi bila nanti ada yang tidak mengakui adanya pembelian perlengkapan tersebut atau barang tersebut sengaja dihilangkan, ada bukti kas keluar yang menyatakan bahwa sebenarnya perusahaan telah memiliki barang tersebut.


Bukti Transaksi – Kas Masuk


Bukti kas masuk merupakan dokumen yang menunjukan adanya uang tunai yang masuk ke dalam perusahaan. Biasanya ini digunakan sebagai arsipan internal perusahaan dan tidak untuk kalangan luar. Format bukti kas masuk sama dengan format bukti kas keluar. Dokumen ini digunakan sebagai bukti untuk mengetahui asal sejumlah uang yang ada dalam laporan keuangan. Bila suatu saat auditor mempertanyakan bukti asal nilai jumlah uang tersebut, maka pihak finance atau akuntan bisa menunjukan bukti kas masuk.


Bukti Transaksi - Kas Masuk

Bukti kas masuk bisa bersumber dari mana saja, baik dari pembayaran tunai, pembayaran cicilan, investasi dan lain sebagainya. Biasanya bukti ini berdampingan dengan kwitansi. Bisa dibilang bukti kas masuk merupakan arsipan untuk kwitasi.


Bukti Transaksi – Bukti Setoran Bank


Bukti setoran bank bisa diperoleh dari bank itu sendiri, biasanya bank akan memberikan minimal 1 buku untuk perusahaan yang sering melakukan transaksi bank. Keuntungannya adalah Anda tidak perlu lagi repot mengisi bukti setoran di bank.  Dibuat 2 rangkap, 1 untuk bank dan 1 lagi untuk arsipan perusahaan.


Bukti Transaksi - Bukti Setoran Bank

Format di dalamnya yang perlu diisi nama dan nomor rekening penyetor dan yang menerima setoran, jumlah uang yang akan di setor serta tanda tangan pemilik rekening atau yang penyetor. Nantinya bukti setoran bank bisa digunakan sebagai arsipan bagi bukti kas keluar, pelunasan barang atau jasa, dan sebagi dasar menyusun laporan keuangan, tergantung tujuan setoran bank tersebut. Jika untuk membeli barang persediaan, maka akan mempengaruhi akun pembelian dan persediaan barang. Jika untuk membayar hutang, maka akan mempengaruhi akun hutang dagang dan kas.


Bukti Transaksi – Kwitansi


Merupakan dokumen yang menyatakan bahwa ada transaksi penerimaan uang dari pemberi uang. Jika Anda menggunakan buku kwitansi, maka arsipan berada di sebelah kiri berupa kertas kecil. Kwitansi biasanya berisi keterangan “telah terima uang dari A sebesar Rp. 10,000,000 untuk keperluan pembayaran produk X”. Kwitasi perlu ditanda tangani oleh penerima uang di atas materai sebagai tanda bahwa kwitansi tersebut sah dan berkekuatan hukum.


Bukti Transaksi - Kwitansi

Bukti Transaksi – Giro


Giro merupakan dokumen yang memiliki kekuatan hukum, bertujuan untuk menarik sejumlah uang, dari nomor rekening pemilik giro ke rekening yang dituju. Jumlah uang dalam giro akan dicairkan ke dalam nomor rekening, bukan berupa tunai. Giro hanya bisa di cairkan sesuai dengan tanggal yang tertera. Tidak bisa dicairkan kurang dari tanggal tersebut.


Bukti Transaksi - Giro

Bukti Transaksi – Cek


Cek mirip dengan giro, hanya saja yang membedakan cek bisa ditarik kapan saja tergantung si penerima cek. Arsipan cek terdapat di sebelah kiri, sama persis dengan giro. Maka dari itu jangan lupa untuk menyalin data dalam cek ke sub cek tersebut. Arsipan itu akan menjadi bukti untuk pembayaran yang bersangkutan dengan perusahaan dan mempengaruhi beberapa akun pada laporan keuangan.


Bukti Transaksi - Cek

Bukti Transaksi – Rekening Koran


Berupa list transaksi keuangan perusahaan di dalam bank selama periode tertentu. Untuk rekening koran harus ada permintaan khusus di bank. Fungsinya adalah sebagai acuan bagi akuntan atau finance untuk mengkontrol keuangan perusahaan, memeriksa adanya pelunasan barang atau jasa yang dijual, mencocokan kas masuk dan keluar serta mencocokan dengan saldo yang telah di jumlah sebelumnya.


Bukti Transaksi - Rekening Koran

Itulah beberapa bukti transaksi yang sekiranya wajib dimiliki oleh badan usaha atau perusaan dagang, khususnya PKP. Semua dokumen tersebut memang diperlukan sebagai bukti dan alat untuk menyusun laporan keuangan yang akan menunjang dalam pengambilan keputusan pada periode berikutnya. Melalui bukti-bukti juga perusahaan dapat membaca kondisi perusahaan ketika sedang berjalan.

e-budgeting

E-budgeting bisa ada karena di zaman sekarang ini segala sesuatu mulai menggunakan sistem informasi dan teknologi digital. Baik itu untuk kepentingan pribadi maupun kepentingan kelompok. Pemanfaatan teknologi ini sedikit banyak membantu mempersingkat sistem kerja. Jika biasanya untuk mengerjakan sesuatu butuh waktu yang lama, kertas yang banyak, dokumen yang bertumpuk dan pengecekan ulang, maka sistem informasi hadir untuk menghilangkan semua cara kerja manual tersebut. Bahkan untuk keperluan budgeting, sudah ada teknologi digitalnya sendiri!


Saat ini para web developer dan mobile development mulai menarik dunia finance untuk mulai menggunakan teknologi dalam mengerjakan pekerjaan mereka, salah satu nya adalah e-budgeting. Jika sebelumnya perusahaan membuat budget dengan cara manual, yang cukup membuang waktu dan lebih rumit, maka sekarang sudah ada aplikasi bernama e-budgeting. Untuk siap membangun sistem dalam perusahaan dan bisnis anda, mari kenali lebih dalam mengenai e-budgeting.


Apa itu e-budgeting?


Merupakan singkatan dari elektronik budgeting atau dalam bahasa indonesia seringkali disebut dengan anggaran elektronik atau anggaran yang disusun secara digital, baik itu melalui web maupun melalui aplikasi. e-budgeting merupakan program dari pemerintah khususnya bagian e-goverment untk mendukung tranparasi dan akuntabilitas dalam budgeting.


e-budgeting bisa juga di artikan sebagai sistem keuangan yang berupa seluruh dokumentasi keuangan perusahaan atau bisnis yang ditampilkan secara online dan bisa di akses oleh siapa saja yang memiliki kebutuhan atau kaitan di dalamnya. Anggaran elektronik ini disusun dalam aplikasi komputer berbasis web, dan dirancang sebagai fasilitas proses penyusunan anggaran belanja.


e- budgeting

Untuk ruang lingkup pemerintahan, laporan di dalam e-budgeting bisa di akses oleh semua kalangan, sekalipun tidak memiliki kepentingan. Sebab bagi pemerintahan e-budegting dibuat sebagai bentuk transparansi kepada publik, untuk meyakinkan masyarakat bahwa mereka telah bekerja secara profesional dan sesuai dengan etika.


Dalam penyusunannya, e-budgeting di bagi menjadi 2 jangka waktu, yaitu budget strategis dan budget taktis. Budget strategis adalah anggaran yang disusun dan mempunyai jangka waktu lebih dari 1 tahun (melebihi periode akuntansi). Sedangkan budget taktis adalah anggaran yang disusun dan berlaku untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang (dalam periode akuntansi). Selain itu, perusahaan tetap harus membentuk tim, usahakan di dalamnya terdapat 1 orang yang mengerti IT atau jika e-budgeting berbentuk software, harus ada orang yang telah ditetapkan sebelumnya untuk menjalankan e-budgeting tersebut.


Tujuan Penerapan E-Budgeting


Selain untuk mengikuti perkembangan zaman, tujuan adanya pembuatan e-budgeting adalah agar:


E-Budgeting Membuat Data Yang Lebih Akurat

Dibantu oleh sistem infromasi yang canggih, e-budgeting memiliki dasar analisa biaya yang akurat dan akuntabel. Di analisa melalui laporan keuangan lain yang mendukung, e-budgeting membantu suatu bisnis untuk menyusun anggaran yang sekiranya sesuai dengan aktivitas perusahaan. Nilai yang ditunjukan menjadi lebih akurat.


E-Budgeting Membuat Penyusunan Menjadi Lebih Mudah


e budgeting lebih mudah

Dengan adanya aplikasi yang semakin canggih, proses penyusunan anggaran akan menjadi lebih mudah dan cepat. Tidak lagi memerlukan meeting terus menerus dan menghitung perkiraan biaya yang akan dikeluarkan. Tim budgeting hanya cukup untuk memasukan data-data yang diperlukan dan menganalisa bersama. Jika biasanya membutuhkan banyak kertas dan perlengakpan lainnya, sistem e-budgeting menekan semua itu. Hanya butuh 1 aplikasi untuk menyusun anggaran.


Data Lebih Transparan & Tidak Mudah Dimanipulasi Akibat E-Budgeting


E-budgeting dapat di akses oleh siapa saja. Jika dalam sistem pemerintahan, maka e-budgeting bisa di akses oleh semua masyarakat Indonesia. Jika dalam bisnis swasta, maka e-bugeting bisa di akses oleh seluruh pihak internal perusahaan atau pihak yang terkait dengan jalannya operasi bisnis tersebut.


e-budgeting sistem transparan

Kebebasan meng-akses, membuat anggaran berbentuk elektronik ini menjadi transparan. Bila ada yang sedikit saja melenceng, akan segera diketahui pihak-pihak terkait. e-budgeting menjadi lebih terlindungi, dan proses operasional perusahaan dapat dijalankan sesuai dengan anggaran yang telah disusun.


Penyusunan RKA lebih mudah


RKA yang merupakan singkatan dari Rencana Kerja dan Anggaran adalah dokumen perencanaan dan penganggaran yang di dalamnya berisi tentang rencana pendapatan, rencana belanja program, dan kegiatan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) dan K/L (Kementiran atau Lembaga Negara), serta berisi rencana pembiayaan termasuk di dalamnya prakiraan maju untuk tahun berikutnya.


kertas berantakan

Untuk anggaran elektronik sendiri karena berisi perkiraan biaya yang akan dikeluarkan, jadi membantu tim di dalam pemerintahan untuk menyusun RKA. Bahkan e-budgeting dapat mengkoreksi RKA bila biaya yang di alokasikan kurang, lebih atau tidak sesuai dengan anggaran yang telah disusun sebelumnya. RKA memang dianjurkan mengikuti anggaran, dan tujuan ini khusus untuk kalangan pemerintahan.


Kemudahan membuat laporan


Karena di dalam e-budgeting terdapat laporan keuangan dan perkiraan anggaran, maka hal tersebut akan membantu tim terkait untuk membuat laporan yang dibutuhkan, cukup dengan 1 kali akses. Tim tidak perlu harus ke bagian ini dan itu untuk dapat menyusun laporan yang ingin dibuatnya. Semua informasi keuangan perusahaan ada dalam 1 aplikasi. e-budgeting bisa sebagai dasar membuat laporan laba rugi perusahaan, laporan neraca, laporan kinerja perusahaan, dan laporan lain yang menunjang proses operasional perusahaan.


Terintegrasi


Dapat di integrasikan dengan sistem informasi keuangan lain yang ada di dalam perusahaan. Sehingga lebih mudah untuk menggabungkan data yang di perlukan, dan bila terjadi penyesuaian atau perubahan, maka data lain yang berkaitan dengan e-budgeting juga akan otomatis ikut berubah. Jadi tim yang bersangkutan tidak perlu repot membuka kembali laporan lainnya dan melakukan revisi masing-masing


KELEBIHAN E-BUDGETING


Sebuah sistem informasi sejatinya diciptakan untuk mempermudah manusia dalam bekerja. Begitu pula dengan e-budgeting. Awal diciptakan e-budgeting mempunyai tujuan-tujuan seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Berikut adalah beberapa kelebihan dari E-budgeting:


Menjaga akuntabilitas publik


Melalui e-budgeting yang lebih transparan, maka akuntabilitas juga akan ikut meningkat. Setiap departemen perusahaan akan merasa pekerjaan mereka dapat di pantau semua orang. Dalam budgeting manual, hanya pemimpin departemen yang memperhatikan. Namun dalam e-budgeting, seluruh pihak internal perusahaan dapat melihat penganggaran setiap departemen. Ini memacu akuntabilitas setiap individu yang ikut bekerja.


Menekan resiko korupsi


Tujuan e-budgeting adalah supaya laporan menjadi transparan, sehingga bisa di lihat oleh semua orang yang berwenang (dalam pemerintah dapat dilihat oleh semua masyarakat). Hal ini menekan tindakan oknum-oknum tertentu yang ingin melakukan tindakan korupsi dengan cara mengubah atau memanipulasi data keuangan yang sudah terisi. Pihak lain pun tidak tahu jika data keuangan sudah dirubah, karena bisa saja pihak 1 mengajak bekerjasama pihak ke 2 agar data terlihat sebenar-benarnya.


e-budgeting lebih rapi

e-budegting memberi rasa takut tersendiri bagi pihak-pihak yang ingin melakukan korupsi. Karena dana di dalamnya telah dilihat oleh semua orang, jika ada perubahan atau pengeluaran yang tidak masuk akal, tentu akan mudah diketahui. Memang budgeting biasa bisa menekan tindakan korupsi juga, dengan catatan bila hanya dilakukan oleh 1 pihak. Tetapi e-budgeting dapat menekan angka korupsi sekalipun yang mengubah data lebih dari 1 pihak sekalipun.


Dokumentasi data lebih efektif


Data dalam e-budgeting akan tersimpan sekaligus dengan data pendukung lainnya. Oleh karena itu, ini membantu proses dokumentasi data menjadi lebih efektif. Hanya perlu “klik” dan anda dapat melihat laporan-laporan yang diperlukan.


Tidak perlu lagi menghabiskan tempat di kantor untuk mendokumentasikan laporan anggaran dan pendukungnya tersebut. Cukup dengan aplikasi e-budegting, maka data akan otomatis terdokumentasikan. Kapan saja dibutuhkan juga akan mudah untuk di cari tanpa harus membuka kertas-kertas atau map lama di kantor.


Mempermudah evaluasi


Jika menggunakan anggaran manual proses evaluasi harus menunggu kumpulan laporan keuangan lain dan tim untuk laporan kinerja selama 1 periode, maka jika menggunakan e-budgeting tidak perlu menunggu terlalu lama untuk evaluasi. Kinerja setiap departemen akan langsung terlihat melalui aplikasi tersebut. Tentunya selain mempersingkat waktu, proses evaluasi juga lebih akurat dan efisien.


KEKURANGAN E-BUDGETING


Bisa diretas atau di “hack” tanpa pengamanan yang kuat


Kelemahan dari semua sistem adalah adanya resiko untuk di retas atau istilahnya di “hack”. Untuk mengatasinya, perusahaan perlu memiliki orang IT atau web developer yang berpengalaman untuk terus menjaga kemanan dari web atau aplikasi tersebut. Disarankan untuk terus memperketat sistem keamanan. Bagi perusahaan swasta tentu sangat rawan jika laporan-laporan perusahaan di retas, karena akan membocorkan informasi yang tidak berhak diketahui oleh pihak eksternal.


Sedangkan bagi pihak pemerintah akan merugikan bila peretas menghapus laporan-laporan yang telah disusun sebeulumnya. Maka akan mempengaruhi kelancaran dana anggaran pemerintah yang sudah dialokasikan. Bagian IT harus secara berkala mencari kelemahan dari sistem keamanan untuk melakukan perbaikan.


Perlu pengamanan dari virus


virus e budgeting

Bahaya kedua yang mengancam adalah penyebaran virus dalam sistem informasi. Virus bisa di dapat karena pemakaian internet, browsing atau mengunduh data yang sudah terkontaminasi virus sebelumnya. Efek dari virus adalah dapat merusak sistem,  menghapus data dan menghilangkan seluruh laporan yang ada di dalam e-budgeting. Virus dapat diatasi dengan mnggunakan anti-virus yang baik dan memiliki back-up data atau data cadangan, sebagai antisipasi bila data di dalam aplikasi hilang.


Spend Analysis

Kesulitan terbesar yang dialami pelaku bisnis khususnya bagian procurement saat ini dalam rangka meningkatkan profit adalah bagaimana caranya bisa mengurangi biaya supply atau procurement tanpa mengurangi standart kualitas barang dan jasa yang diperoleh. Untuk meningkatkan efisiensi biaya supply atau procurement dengan melakukan pemotongan biaya yang tidak perlu, dibutuhkan procurement strategy yang ideal dengan menganalisa informasi kondisi procurement perusahaan selama ini melalui proses Spend Analysis.

Faktanya, sesuai dengan survey yang dilakukan oleh Deloitte efisiensi biaya merupakan strategy pertama yang dilakukan oleh semua organisasi pelaku bisnis yang ada saat ini untuk meningkatkan profit perusahaan. Spend analysis perlu dilakukan secara menyeluruh pada semua aspek procurement untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :


  • Apa yang dibeli
  • Siapa yang membeli
  • Apa tujuan dari pembelian
  • Berapa banyak biaya yang dihabiskan
  • Siapa pemasoknya
  • Apakah pemasok memenuhi kriteria standard

Begitu kita bisa tahu persis ke mana uang kita dibelanjakan, kita akan berada dalam posisi yang jauh lebih baik untuk membuat keputusan tentang bagaimana dan di mana uang itu harus dibelanjakan dan mengidentifikasi peluang untuk mengurangi biaya. Namun, masalah yang sering muncul dari inisiatif spend analysis adalah kualitas data yang tidak baik dan kurang lengkapnya komponen data yang bisa di proses. Di sinilah teknologi memiliki peran penting untuk dapat dioptimalisasikan.


Apabila kita memiliki dan memanfaatkan solusi e-procurement yang lengkap meliputi Supplier Management, Procurement Management, Kontrak management dan E-Catalog maka kita akan memiliki semua data yang relevan yang tersedia pada satu database yang siap dianalisa. Setelah kita memiliki sumber data yang cukup, ada beberapa langkah penting yang harus diambil untuk melakukan inisiatif Spend Analysis yang efektif yaitu :


Konsolidasi Data Pengeluaran


Semakin besar organisasi Anda, semakin banyak departemen yang akan Anda miliki. Ini berarti banyak anggaran yang terpisah, sistem akuntansi, dan proses internal. Sangat penting bahwa semua data dari area yang berbeda ini dikonsolidasikan ke dalam satu basis data pusat untuk dilakukan analisis pengeluaran.


Standarisasi dan Pembakuan Data


Setelah data terkonsolidasi dalam satu tempat, satu fakta yang tidak bisa kita hindari adalah bahwa data tersebut bersumber dari berbagai unit dan area yang berbeda dengan kemungkinan berbagai format yang berbeda pula. Untuk itu perlu dilakukan Standarisasi agar semua data itu menjadi baku sehingga akan mudah di analisa.


Mengelompokkan Data Pemasok atau supplier


Dengan banyaknya departemen berbeda di organisasi Anda sangat memungkinkan terbentuk data suplier yang tidak standart dan banyak duplikasi . Untuk analisis pengeluaran yang akurat, database pemasok harus dibersihkan dan di kelompokkan untuk melihatnya secara terpisah. Dengan memadukan data pemasok terhadap fullfillment yang terjadi akan diperoleh kelompok2 pemasok dengan kriteria tertentu.


Mengkategorikan Kelompok Beban Pengeluaran


Kelompok beban belanja pengeluaran biasanya dikelompokkan berdasarkan jenis atau kategori barang atau jasa yang dibayar. Misal kelompok alat produksi, kelompok perlengapan kantor, kelompok pembelanjaan Teknologi, Jasa Konstruksi, dll. Ada juga yang hanya mengelompokkan beban belanja terhadap jenis pembiayaan nya misal pembiayaan untuk kegiatan investasi atau operasional sehari hari.


Analisa Pola Pembelian


Analisa pola pembelian dapat dilakukan setelah didapatkan data yang sudah terkonsolidasi dan memenuhi kriteria standarisasi. Dari analisa pola pembelian ini didapatkan informasi penting yang terjadi dalam proses pembelian perusahaan. Hasil dari analisa pola pembelian harus mampu menjawab beberapa pertanyaan seperti :

Mungkinkah memperbaiki metode pembelian agar mendapatkan barang/jasa yang berkualitas dan harga bersaing?

  • Barang atau jasa apa yang transaksinya paling besar?
  • Barang atau jasa apa yang memiliki nilai tawar tinggi di market ?
  • Seberapa jauh ketergantungan kita terhadap supply atau barang tersebut ?
  • Seberapa sering pembelanjaan terhadap barang tersebut dilakukan ?

Bagaimana mengurangi jumlah pemasok yang berlebihan (Supplier Long Tail Consolidation)?

  • Berapa banyak pemasok yang hanya melakukan transaksi dengan perusahaan (misalkan) kurang dari US$ 1,000 per tahun?
  • Dengan pemasok mana saja perusahaan melakukan transaksi hanya satu kali dalam setahun?
  • Departemen mana yang paling banyak melakukan one-time purchase?

Mungkinkah untuk memperbaiki terms and conditions dari perjanjian dengan pemasok?

  • Pemasok mana yang nilai transaksinya paling besar?
  • Ada berapa pemasok utama untuk satu kategori pembelian?
  • Apakah semua departemen menggunakan rate yang sama dalam transaksi dengan pemasok yang sama?
  • Seberapa jauh ketergantugan pemasok terhadap perusahaan?

Dapat disimpulkan bahwa, hasil analisa pola belanja, dan mendapatkan data Spend Analysis yang tepat, tim dan procurement leader akan dapat menentukan strategi procurement dan pembuatan rencana belanja agar bisa lebih efektif dan efisien, sehingga karakteristik procurement yang ideal bisa kita dapatkan. Sehingga divisi Procurement akan menjadi divisi strategis di perusahaan anda

Baca Juga : Meningkatkan Profit Tanpa Meningkatkan Penjualan

Artikel ditulis oleh Ismed Iqbal – GM Operational PT Mitra Mandiri Informatika

Procurement Automation - otomatisasi pengadaan

Apakah manfaat dari Procurement Automation bagi divisi pengadaan? Sebagaimana kita tahu, divisi pengadaan/procurement memiliki peran yang cukup penting pada perusahaan anda dalam meningkatkan keuntungan dan mencapai target perusahaan.

Keputusan yang diambil oleh divisi pengadaan / procurement akan memberikan dampak yang signifikan bagi seluruh perusahaan seperti didalam meningkatkan cost saving ataupun keputusan-keputusan lainnya yang memberikan dampak yang besar bagi perusahaan.


Baca juga : Pentingnya Departemen Procurement Dalam Perusahaan


Sebelum itu, dapat kita ingat kembali esesensi filosofis dari proses pengadaan, yaitu “Procuring right thing at the right time at a right price from the right vendor.

Dimana divisi procurement memiliki tugas untuk mencari vendor yang tepat, harga yang cocok, dan dilakukan disaat yang tepat. Oleh karena itu, proses pengadaan harus dapat dilakukan secara otomatis, agar semua dapat berjalan dengan sesuai. Disini dapat kita sebut dengan istilah procurement automation atau otomatisasi pengadaan.


Lalu, bagaimana divisi procurement dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi divisi pengadaan / procurement anda tanpa harus berinvestasi sangat besar ataupun merekrut pegawai baru dengan menerapkan procurement automation atau otomatisasi pengadaan?

Procurement automation atau otomatisasi pengadaan merupakan percepatan proses pengadaan yang berfokus meringankan beban tim pengadaan dari tugas yang memakan waktu dan berulang-ulang, dan memberikan kesempatan pada procurement personnel untuk focus tehadap kegiatan yang lebih kritikal bagi perusahaan seperti proses pengambilan keputusan pengadaan dan strategi pengadaan. Dengan melakukan perubahan terhadap proses procure-to-pay, hal tersebut dapat meningkatkan efektifas dan efisiensi pengadaan, serta memberikan nilai tambahan dan disaat yang bersamaan menurunkan faktor biaya.


Baca juga : Meningkatkan Profit Tanpa Meningkatkan Jualan


Bukan menjadi rahasia lagi bahwa keuntungan menjalankan procurement automation atau otomatisasi pengadaan yang utama adalah dokumentasi seluruh proses pengadaan yang tersimpan dan tersusun dengan baik. Sehingga tim pengadaan tidak lagi membuang waktu untuk menyusun dan menyimpan dokumentasi dari proses pengadaan.

Lalu proses apa saja yang diuntungkan dengan menerapakan proses otomatisasi pengadaan / procurement automation dan apa saja manfaatnya?


Purchase Requisition


Sebagian besar perusahaan memiliki kendala yang serupa pada saat proses Purchase Requisition (PR), yaitu proses approval yang lama yang disebabkan salah satunya kompleksnya hirarki approval di perusahaan anda, atau tertahan oleh seseorang yang sedang tidak berada di kantor anda. Proses Procurement Automation akan membantu anda mempersingkat waktu approval PR anda dengan memotong tahap-tahap yang membebankan dan memastikan PR anda tidak tercecer dan terlupakan, sehinggia tim pengadaan dapat melakukan tugasnya dengan cepat.


Purchase Order


Purchase Order (PO) yang berada di perusahaan juga dapat dipercepat menggunakan procurement Automation sehingga dapat meningkatkan efektitas siklus PO di perusahaan anda.


Contract Approval & Repository


Proses persetujuan kontrak dapat dilakukan dengan lebih cepat ketika kontrak yang dibuat tersimpan dengan baik di dialam ‘gudang’ digital sehingga lebih mudah diakses oleh pihak-pihak yang membutuhkan dan pihak yang ingin memberikan persetujuan terhadap kontrak suatu pengadaan. Selain itu, akan mempermudah proses onboarding supplier/vendor baru untuk memeriksa semua  Syarat & Ketentuan serta panduan yang konsisten diseluruh kontrak perjanjian.


Invoice & Vendor Management


Dengan menggunakan sistem invoice manual, sering kali tim pengadaan harus berurusan dengan PO yang tidak tersusun dengan baik, bukti penerimaan barang yang hilang, penginputan yang terlambat, pengeluaran dadakan ataupun ketidak-transparanan pada proses pengeluaran dan pembayaran. Hal ini biasanya menyebabkan masalah pada proses pembayaran yang terlambat atau pun masalah compliance. Permasalahan ini akan menyebabkan kesalahan-kesalahan yang merugikan bagi perusahaan, namun dapat dihindari dengan menerapkan procurement automation agar semua proses dapat berjalan dengan lancar.

Selain itu permasalahan keterlambatan juga akan memperburuk hubungan kita dengan vendor yang belum menerima pemabayaran dari perusahaan kita. Memiliki transparansi terhadap supplier/vendor rekanan merukapan kunci keberhasilannya vendor management perusahaan. Dengan menerapakan proses Otomatisasi Pengadaan, divisi pengadaan akan secara cepat menemukan dan menyelesaikan masalah yang ada untuk menciptakan hubungan vendor yang lebih baik.


Kesimpulannya?

Jadi, dengan menerapkan procurement automation di beberapa proses pengadaan di perusahaan anda, efektifitas dan efisiensi divisi pengadaan anda akan meningkat dan memberikan dampak yang signifikan bagi perusahaan anda. Dimulai dari meningkatkan cost saving, mempercepat proses pengadaan mengurangi kesalahan-kesalahan dalam proses pengadaan, hingga mendapatkan hubungan yang baik dengan supplier anda. Hal ini akan membantu anda untuk menjadi procurement yang strategis bagi perusahaan anda.

Hubungi kami untuk tahu bagaimana Promise dapat membantu anda dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengadaan anda.

transformasi pengadaan strategis

Bagaimana membuat divisi procurement anda menjadi fungsi yang strategis?


Di zaman teknologi saat ini, kita ingin divisi pengadaan kita ber-transformasi menjadi Pengadaan Strategis. Sebelum kita membahas apa itu strategic procurement dan bagaimana anda dapat merubah divisi anda menjadi bagian yang strategis dari perusahaan, kita mulai dulu apa yang dimaksud dengan strategis.


Startegis dalam menurut para ahli artinya memiliki dampak yang besar atau pengaruh yang menguntungkan terhadap tujuan tertentu dalam jangka panjang. (Milkovich : 1994)

http://www.definisimenurutparaahli.com/pengertian-strategis/

Istilah strategis sering digunakan oleh masyarakat untuk menyatakan bahwa suatu keputusan yang diambil merupakan keputusan yang baik, dan menguntungkan untuk jangka panjang. Contohnya untuk sebuah restoran, ketika restoran tersebut dibangun di seputar pusat keramaian, seperti perkantoran, sekolah atau pasar, hal tersebut membuat lokasi pembangunan yang dipilih menjadi strategis bagi usahanya, lokasi yang strategis merupakan kunci agar restoran tersebut ramai pengunjung dan terus berkembang.

Apa hubungannya dengan procurement?

Lalu, apakah hubungannya dengan divisi pengadaan/procurement di perusahaan anda? Dalam proses pengadaan, startegis dapat diartikan sebagai langkah-langkah apa yang anda putuskan untuk memberikan dampak yang besar dan jangka panjang dari keputusan pengadaan barang / jasa yang anda lakukan di perusahaan anda.  Dibutuhkan keputusan dan tindakan yang tepat dari divisi pengadaan untuk mendapatkan hasil jangka panjang yang menguntungkan bagi perusahaan.


Bagaimana cara anda sebagai divisi procurement dapat menyelaraskan rencana strategi pengadaan anda dengan strategi perusahaan secara keseluruhan? Dengan melakukan aktivitas pengadaan yang tepat dan memiliki strategi jangka panjang, misalnya memiliki vendor yang tepat dan mampu memberikan supply bahan dengan jangka waktu yang singkat, anda akan meningkatkan market share dan profit bagi perusahaan anda melalui cost saving yang anda lalukan melalui keputusan pengadaan yang tepat.


Apa manfaatnya bagi perusahaan?


Contohnya, pada industri manufacturing, divisi pengadaan/procurement mempunyai peran besar dari seluruh proses produksi perusahaan, yang dapat mencapai 70%-80% terhadap Cost of goods sold (COGS). Jika anda sebagai seorang yang bertanggung jawab pada proses pengadaan, dapat menghemat 1%-2% dari COGS, dampak yang diberikan terhadap margin penjualan dapat meningkat sebanyak 10%-20%. Anda sebagai divisi procurement akan dipandang sebagai divisi yang strategis oleh perusahaan.


Contohnya, Cost Saving ini dapat dilakukan dengan cara melakukan strategic sourcing, memiliki vendor yang tepat dengan menekan life cycle dari produk anda dengan menentukan seberapa cepat proses pengadaan material dari produk anda dapat dipasok oleh vendor pilihan anda. Hal hal ini akan secara tidak langsung meningkatkan revenue generation perusahaan anda.


Bagaimana cara menjadi procurement yang strategis?


Lalu, bagaimana anda dapat menjadikan divisi pengadaan anda menjadi divisi yang strategis di perusahaan anda?


Anda perlu mendapatkan sponsor / dukungan dari perusahaan anda agar divisi anda dapat dijadikan bagian dari strategi bisnis perusahaan. Mendapatkan sponsor dapat dibagi menjadi 2 cara, yang pertama, sponsor yang diberikan secara direktif oleh keputusan management agar divisi anda menjadi bagian strategis perusahaan. Ketika sponsor yang bersifat direktif ini diberikan, anda hanya perlu menjalankan kegiatan yang ditugaskan, dan menjaga performa divisi anda agar anda tetap menjadi bagian strategis perusahaan. Dengan tetap memberikan gagasan strategis dan inovatif dalam memberikan saran-saran pengadaan.


Tipe ke dua adalah sponsor yang anda ajukan dari divisi anda kepada management agar divisi anda diberikan peran dan tanggung jawab strategis oleh perusahaan. Masih banyak management/c-level executive yang menganggap divisi pengadaan di perusahaannya hanya sebagai level admin yang hanya mencatat berbagai kegiatan pengadaan di perusahaannya.


Bagaimana kita bisa meyakinkan para pemimpin perusahaan?


Yakni dengan menunjukkan data kegiatan pengadaan yang telah kita lakukan sebelumnya, dan rencana pengadaan yang kita selaraskan dengan tujuan perusahaan. Data yang diberikan perlu menunjukkan bahwa kegiatan pengandaan yang telah dilakukan telah menghasilkan cost saving bagi perusahaan melalui kegiatan dan keputusan-keputusan pengadaan yang strategis bagi perusahaan. Selain itu, anda juga dapat secara proaktif memberikan saran-sarang mengenai sourcing yang berbeda atau pun memberikan pilihan yang dapat memberikan penghematan dan percepatan pada produksi perusahaan anda.


Tools apa saja yang dapat membantu procurement agar menjadi strategis?


Dalam proses pengumpulan data, system Procure to Pay (P2P) diperlukan untuk mencatat kegiatan pengadaan anda, dan agar dapat meningkatkan efektifitas pengadaan diperusahaan anda. Berikan report-report cost saving yang dapat anda ekstrak dari system anda. Memiliki system P2P yang tepat akan memberikan dampak pada proses pengdaan anda menjadi lebih efektif dan efisien, yang pada akhirnya akan meningkatkan cost saving jika anda dapat memanfaatkan tools tersebut dengan tepat.


Namun, jika perusahaan anda belum memiliki system P2P yang dapat digunakan, anda juga dapat menggunakan sebuah laporan spreadsheet untuk memberikan data-data pengadaan anda secara manual, yang pada akhirnya, para eksekutif perusahaan anda akan memberikan peran strategis yang dapat membantu memajukan perusahaan secara signifikan jika anda dapat memberikan data yang menjelaskan performa anda dengan baik dan memberikan manfaat lebih bagi perusahaan.


Pada akhirnya, memiliki system P2P memang bukan kunci dari suksesnya seorang procurement, tetapi kemanuan untuk memberikan saran-saran strategis, laporan-laporan data yang menunjang kinerja perusahaan, dan  menjalankan tugas purchasing dengan baik sehingga memberikan manfaat bagi perusahaan dalam jangka panjang. Dengan demikian perusahaan akan melihat anda dan divisi pengadaan sebagai bagian strategis dari perusahaan.

Sebelumnya, apakah anda sudah mengetahui tugas-tugas anda sebagai seorang staff purchasing? Jika belum, mungkin anda dapat mempelajari apa saja tugas-tugas staff purchasing di artikel kami yang sebelumnya.

Apa saja tugas staff Purchasing

APA ITU FAKTUR PAJAK

Di Indonesia pajak diberlakukan bagi setiap warga negara maupun organisasi yang mencari uang atau memiliki penghasilan di Indonesia. Pajak sendiri memiliki pengertian sebagai pungutan yang wajib dibayar oleh rakyat untuk negara dan akan digunakan untuk kepentingan pemerintah dan masyarakat umum. Inilah kenapa kita mau membahas faktur pajak. Ingat ya bahwa faktur pajak itu berbeda dengan invoice.


faktur pajak apa sih

Setiap individu maupun organisasi akan merasakan manfaat pajak secara tidak langsung. Biasanya hasil pungutan pajak akan digunakan untuk kepentingan umum, seperti pembangunan jalan, jembatan, kantor daerah, perbaikan jalan, pembelian alat-alat yang berhubungan dengan administrasi di kantor pemerintahan, dan lain sebagainya.


APA ITU FAKTUR PAJAK & PKP?


Sebelum membahas faktur pajak, Anda harus tau siapa itu PKP. Dimana PKP ini adalah sebuah perusahaan yang wajib membayar pajak, singkatan dari “Pengusaha Kena Pajak”. Ini berarti perusahaan tersebut wajib melaporkan perihal perpajakannya.


contoh e-faktur pajak
Contoh e-faktur pajak

Menurut UU Nomor 16 Tahun 2000, PKP (Pengusaha Kena Pajak) adalah Pengusaha yang melakukan penyerahan Barang Kena Pajak dan atau penyerahan Jasa Kena Pajak yang dikenakan pajak berdasarkan Undang-undang Pajak Pertambahan Nilai 1984 dan perubahannya. Umumnya perusahaan yang sudah memiliki omset diatas 4,8 miliar Setahun.


Lalu apa itu faktur pajak? Faktur Pajak adalah bukti bahwa Anda telah menjual barang atau jasa kalau sudah PKP. Dimana setelah jualan, perusahaan Anda harus menerbitkan ‘faktur pajak’ sebagai bukti kepada pemerintah bahwa perusahaan Anda sudah memungut pajak dari pembeli produk atau klien jasa kena pajak.


KARAKTERISTIK FAKTUR PAJAK


Kontribusi Wajib Bagi Warga Negara


Setiap warga negara yang memenuhi syarat sesuai undang-undang yang berlaku, wajib membayarkan sejumlah pajak yang di kenakan karena adanya transaksi atau karena memiliki harta tidak bergerak yang masih berlokasi di Indonesia. Berdasarkan aturan yang belaku, untuk pajak pribadi yang diwajibkan bagi yang memiliki penghasilan minimum Rp. 2,050,000 setiap bulan sebelum kena pajak.


Sedangkan bagi wirausaha, sesuai dengan aturan dalam PP 46 tahun 2013 di wajibkan membayar pajak sebesar 1% dari total pendapatan kotor atau omset. Namun saat ini sedang berlaku diskon pajak, khusus untuk wirausaha yang memiliki omset maksimum 4,8m per tahun. Anda bisa cek kembali di kantor pelayanan pajak setempat.


Bersifat Memaksa


Pajak memiliki sifat memaksa kepada setiap individu maupun organisasi yang memenuhi syarat dalam membayar pajak. Sebab pajak dianggap sebagai pemasukan negara, yang juga untuk membayar gaji para aparatur negara. Sifat memaksa ini ditunjukan dengan cara memberikan denda bagi mereka yang telat atau tidak membayarkan pajak sesuai jumlah tertera. Bahkan akan ada ancaman hukuman pidana bagi mereka yang menolak membayar pajak.


faktur pajak harus dibuat

Memberikan Manfaat Tidak Langsung


Seperti yang dijelaskan sebelumnya, manfaat pajak tidak bisa dirasakan secara langsung oleh setiap individu. Namun manfaatnya akan dirasakan bersama-sama.


hasil perpajakan
Infrastruktur yang dibuat pemerintah dari hasil pajak

Pelayanan pada kantor daerah maupun kantor pemerintah, merupakan salah satu dari sekian banyak manfaat pajak yang dapat dirasakan. Jalan dan fasilitas angkutan kota seperti bus, LRT dan MRT pun juga hasil dari pungutan pajak yang telah dikelola oleh pemerintah setempat.


Berasaskan Undang-Undang Indonesia


Aturan mengenai pajak, mulai dari siapa saja yang harus membayar, cara membayar, jumlah yang harus dibayarkan semuanya di atur dalam undang-undang. Jadi masyarakat bisa dengan tenang membayar pajak tanpa khawatir. Bila ada yang tidak sesuai dengan undang-undagan, maka menjadi hak masyarakat untuk mengajukan protes.


pajak berdasarkan hukum

Di Indonesia, pajak dapat dibeda kan jenisnya menurut sifat, instasi pemungut, objek pajak dan subjek pajak. Tentunya penggolongan ini untuk mempermudah wajib pajak untuk mengklasifikasikan pajak yang mereka harus bayar.


Berdasarkan Instansi Pemungut


Pemungut pajak dibagi menjadi 2, yaitu pajak daerah dan pajak negara. Pajak daerah dipungut oleh pemerintah daerah dan wajib pajak nya hanya yang berada di daerah itu juga. Misalkan pajak restoran, pajak hotel, dan lain-lain.


Pajak negara dipungut langsung oleh pemerintah kepada seluruh wajib pajak yang tinggal di Indonesia dan memenuhi syarat membayar pajak. Pemungut pajak biasanya melalui Direktorat Jendral Pajak (DJP). Contohnya adalah Pajak Bumi Bangunan (PBB) dan Pajak Pengahsilan (PPh).


Berdasarkan Objek Pajak dan Subjek Pajak


Pajak objektif adalah pengambilan pajak berdasarkan objeknya, yaitu pajak yang terjadi karena ada barang yang dimiliki. Jumlah pajak ditentukan dari nilai barang tersebut. Contohnya seperti pajak impor, bea cukai, bea materai dan lainnya.


hujan pajak

Sedangkan pajak subjektif adalah pengambilan pajak berdasarkan subjeknya, yaitu pajak yang dipungut oleh karena pribadi tersebut mendapatkan uang di Indonesia. Nilai pajak dihitung berdasarkan penerimanan wajib pajak tersebut. Contohnya adalah pajak penghasilan.


Itulah penjelasan lengkap tentang pajak di Indonesia baik untuk individu maupun untuk organisasi atau badan usaha. Setelah mengetahui informasi mengenai pajak, berikut penjelasan lengkap mengenai proses pembayaran pajak pada perusahaan dagang.



PAJAK BERDASARKAN SIFATNYA


Pajak dibagi menjadi 2 klasifikasi, yaitu pajak langsung dan pajak tidak langsung. Nah disini kami coba jelaskan tentang kedua jenis klasifikasi pajak ini;


sifat pajak

Pajak langsung merupakan pajak yang wajib dibayarkan individu pada setiap waktu secara berkala. Jadi pada waktu tertentu yang sama, wajib pajak menyetorkan sejumlah uang atas apa yang mereka lakukan dan mereka punya. Sifatnya kontinu. Contohnya pajak kendaraan bermotor, pajak bumi bangunan, pajak iklan yang harus dibayarkan setiap tahun.


Pajak tidak langsung merupakan pajak yang wajib dibayarkan individu hanya bila terjadi kejadian tertentu yang sengaja dibuat. Pajak ini tidak di pungut pada jangka waktu tertentu seperti pajak penghasilan. Contohnya apabila anda makan di restoran kena pajak, maka akan ada pungutan pajak 10% dari total tagihan. Pada kasus ini, aktivitas makan di restoran adalah aktivitas yang sengaja terjadi, namun tidak selalu dilakukan.


JENIS-JENIS FAKTUR PAJAK


Faktur pajak juga memiliki jenis-jenisnya yang Anda harus tau. Biasanya tergantung dari jenis pajaknya itu sendiri. Nah berikut adalah jenis-jenisnya:


Faktur Keluaran


Faktur ini dibuat oleh pengusaha kena pajak bersamaan dengan dibuatnya faktur pembelian, yaitu saat terjadi transksi penjualan dengan pihak eksternal perusahaan. Barang kena pajak, jasa kena pajak dan barang mewah termasuk jualan yang kena pajak. Ini juga bagian dari jenis pajak objektif.


contoh pajak keluaran

Faktur Masukan

Faktur ini keluar ketika pengusaha kena pajak melakukan transaksi pembelian kepada supplier atau perusahaan lain yang juga merupakan PKP, atas barang kena pajak, jasa kena pajak atau barang mewah. Faktur masukan di dapat dengan faktur pembelian dari PKP lain.


Faktur Pajak Pengganti

Faktur pajak pengganti timbul apabila pada faktur sebelumnya terjadi kesalahan di dalamnya. Karena faktur tidak boleh di coret, maka harus membuat faktur penggantinya, dan menyesuaikan kembali dengan data yang sebenarnya.


Faktur Pajak Gabungan


Faktur pajak yang dibuat oleh pengusaha kena pajak (PKP). Data di dalamnya meliputi pajak untuk pembeli barang kena pajak, jasa kena pajak, dan barang mewah selama 1 periode tertentu, biasanya dalam 1 bulan saja, karena pajak harus dibayarkan perbulan.


Faktur Pajak Digunggung


Di buat khusus oleh PKP yang menjual barang kena pajak atau jasa kena pajak secara eceran. Di dalamnya tidak terdapat data-data penjual, termasuk tanda tangan sekalipun.


Faktur Pajak Cacat


Merupakan faktur pajak yang salah atau kurang lengkap data di dalamnya. Misalkan ada nama, nomor seri atau apapun itu tidak diisi secara lengkap dan jelas. Faktur pajak cacat ini dapat diganti dengan faktur pajak pengganti. Jangan lupa simpan faktur pajak cacat, sebagai dasar untuk membuat faktur pajak pengganti.


Faktur Pajak Batal


contoh pajak batal

Merupakan faktur yang sengaja dibatalkan karena beberapa alasan. Bisa jadi karena ada retur terhadap barang atau jasa yang di beli atau di jual, salah dalam pengisian NPWP, dan pembatalan pembelian atau penjualan.


laporan pajak itu wajib

Seorang wajib pajak yang baik, haruslah membayar pajak tepat pada waktunya dan membayar dengan jumlah yang telah ditentukan, sebab pajak memberikan manfaat bagi setiap warga negara Indonesia dan tentunya akan meningkatkan infrastruktur dan perekonomian negara. Apalagi saat ini pemerintah telah menyediakan fasilitas faktur pajak manual maupun faktur pajak elektronik. Jadi pengusaha dapat memilih mana yang paling nyaman untuk melaporkan pajak.


Executive Breakfast Meeting


Pada tanggal 11 December 2019, Mitra Mandiri Informatika & Promise – kembali mengadakan Executive Breakfast Meeting dengan tema How Procurement Increase Profitability, yang diadakan di hotel JS Luwansa, Jakarta.

Pada acara kali ini, tema yang diangkat adalah bagaimana aktifitas procurement di perusahaan anda dapat meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Bagaimana para executive dapat bergerak menggerakan divisi Procurement untuk menjadi pahlawan bagi perusahaan. Acara kali ini dihadiri oleh berbagai macam perusahaan, baik dari Perbankan, Industri Kimia, ataupun Industri Makanan.

Dengan 2 pembicara, Bapak Rahmat Noviandi, , ST, MBA, CSCP, CPPM., dan Bapak Julianto Sidarto , BSEE,MS,MBA., materi yang disampaikan melalui format Talkshow membagikan banyak informasi mengenai pentingnya transformasi divisi pengadaan di era digital.


Executive Summary


Memasuki era digital yang berkembang pesat saat ini , diperlukan adaptasi oleh perusahaan agar dapat bertahan dari berbagi macam persaingan yang ada lain, dan meningkatnya kecepatan pertukaran informasi dan logistik di dunia. Dalam hal procurement/pengadaan, transformasi harus dilakukan demi tercapainya business goal yang telah ditentukan oleh perusahaan.

Source: https://www2.deloitte.com/us/en/pages/operations/articles/procurement-transformation-charting-the-course.html

Pada saat ini, tingkat kedewasaan pengadaan di Indonesia, berdasarkan data data yang telah ada, masih berada di level transactional procurement – dimana divisi procurement hanya sebatas tim support operational suatu perusahaan dan baru memiliki target untuk merancang pengadaan/pembelian jangka pendek.

Di beberapa tahun kedepan, akan terjadi perubahan trend didalam dunia pengadaan. Procurement akan menjadi sebuah value drivers untuk perusahaan, dimana divisi procurement bukan saja memiliki tugas sebagai operational support,  melainkan berfokus kepada memberikan insight kepada perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis. Divisi procurement akan berubah dari sekedar menjalankan perintah, menjadi sebuah divisi yang memberikan saran-saran secara professional dimana procurement yang tadinya hanya sebatas tactical procurement bertransformasi menjadi strategic procurement.



source : https://medium.com/procurement-tidbits/what-is-the-digital-transformation-of-procurement-really-about-9d2148e04638

Untuk melakukan transformasi strategis di dalam pengadaan, yang dimana merupakan kunci keberhasilan suatu perusahaan di era digital, yang pertama harus menjadi tujuan adalah bagaimana suatu divisi pengadaan dapat memberikan dampak yang besar bagi perusahaan dan bagaimana divisi pengadaan dapat memberikan rencana jangka panjang pengadaan yang akan berdampak secara strategis bagi perusahaan.

Procurement harus memiliki strategi pengadaan jangka panjang tersendiri dan akan lebih banyak berkolaborasi baik dengan divisi lain diperusahaan serta berkolaborasi dengan supplier yang ada. Strategic sourcing diperlukan untuk mendapatkan vendor/supplier yang tepat dan dapat diandalkan, sehingga seluruh proses pengadaan dapat terencana dengan baik dalam jangka panjang, demi menjaga sejalannya strategi pengadaan dengan strategi bisnis perusahaan secara keseluruhan

Strategic sourcing dapat dimulai dengan melaukan category management yang tepat untuk  kebutuhan perusahaan, yang dijalankan bersama dengan vendor management yang memiliki standar penilaian yang baik, dan memiliki system P2P yang mempercepat semua proses pengadaan di perusahaan. Dengan demikian, divisi procurement bukan lagi hanya memiliki tujuan cost saving, tetapi dengan memiliki strategi pengadaan yang tepat, divisi procurement akan memiliki target begai profit center bagi perusahaan.


sumber : https://www.pikpng.com/transpng/hRRwoxo/

Untuk beradaptasi di era digital ini, tools/aplikasi yang tepat dan dapat menunjang kebutuhan dari divisi procurement diperlukan untuk mendapatkan data-data yang akurat, penyimpanan database vendor yang baik ataupun mempercepat proses pengadaan secara keseluruhan. Namun, memiliki tools ataupun aplikasi bukan kunci utama dari digital transformation, perubahan dari sistim budaya kerja yang menunjang perubahan proses pengadaan, SOP perusahaan yang mendukung kinerja divisi procurement juga diperlukan agar teknologi yang nantinya diimplementasikan dapat berjalan dengan baik, sehingga akan terjadi peningkatan keuntungan di perusahaan.

Oleh karena itu, Mitra Mandiri Informatika yang telah memiliki pengalaman implementasi system Promise di berbagai bidang industri dapat membantu anda dalam menciptakan transformasi secara menyeluruh, dimulai dengan mempotret kondisi perusahaan anda dan memberikan konsultasi mengenai bagaimana membentuk policy perusahaan yang tepat, menjalakan proses implementasi Promise dengan efektif dan efisien, untuk menjembatani proses transformasi digital pengadaan perusahaan dan memberikan peningkatan keuntungan bagi perusahaan anda melalui proses pengadaan yang efektif dan efisien.