transformasi pengadaan strategis

Bagaimana membuat divisi procurement anda menjadi fungsi yang strategis?


Di zaman teknologi saat ini, kita ingin divisi pengadaan kita ber-transformasi menjadi Pengadaan Strategis. Sebelum kita membahas apa itu strategic procurement dan bagaimana anda dapat merubah divisi anda menjadi bagian yang strategis dari perusahaan, kita mulai dulu apa yang dimaksud dengan strategis.


Startegis dalam menurut para ahli artinya memiliki dampak yang besar atau pengaruh yang menguntungkan terhadap tujuan tertentu dalam jangka panjang. (Milkovich : 1994)

http://www.definisimenurutparaahli.com/pengertian-strategis/

Istilah strategis sering digunakan oleh masyarakat untuk menyatakan bahwa suatu keputusan yang diambil merupakan keputusan yang baik, dan menguntungkan untuk jangka panjang. Contohnya untuk sebuah restoran, ketika restoran tersebut dibangun di seputar pusat keramaian, seperti perkantoran, sekolah atau pasar, hal tersebut membuat lokasi pembangunan yang dipilih menjadi strategis bagi usahanya, lokasi yang strategis merupakan kunci agar restoran tersebut ramai pengunjung dan terus berkembang.

Apa hubungannya dengan procurement?

Lalu, apakah hubungannya dengan divisi pengadaan/procurement di perusahaan anda? Dalam proses pengadaan, startegis dapat diartikan sebagai langkah-langkah apa yang anda putuskan untuk memberikan dampak yang besar dan jangka panjang dari keputusan pengadaan barang / jasa yang anda lakukan di perusahaan anda.  Dibutuhkan keputusan dan tindakan yang tepat dari divisi pengadaan untuk mendapatkan hasil jangka panjang yang menguntungkan bagi perusahaan.


Bagaimana cara anda sebagai divisi procurement dapat menyelaraskan rencana strategi pengadaan anda dengan strategi perusahaan secara keseluruhan? Dengan melakukan aktivitas pengadaan yang tepat dan memiliki strategi jangka panjang, misalnya memiliki vendor yang tepat dan mampu memberikan supply bahan dengan jangka waktu yang singkat, anda akan meningkatkan market share dan profit bagi perusahaan anda melalui cost saving yang anda lalukan melalui keputusan pengadaan yang tepat.


Apa manfaatnya bagi perusahaan?


Contohnya, pada industri manufacturing, divisi pengadaan/procurement mempunyai peran besar dari seluruh proses produksi perusahaan, yang dapat mencapai 70%-80% terhadap Cost of goods sold (COGS). Jika anda sebagai seorang yang bertanggung jawab pada proses pengadaan, dapat menghemat 1%-2% dari COGS, dampak yang diberikan terhadap margin penjualan dapat meningkat sebanyak 10%-20%. Anda sebagai divisi procurement akan dipandang sebagai divisi yang strategis oleh perusahaan.


Contohnya, Cost Saving ini dapat dilakukan dengan cara melakukan strategic sourcing, memiliki vendor yang tepat dengan menekan life cycle dari produk anda dengan menentukan seberapa cepat proses pengadaan material dari produk anda dapat dipasok oleh vendor pilihan anda. Hal hal ini akan secara tidak langsung meningkatkan revenue generation perusahaan anda.


Bagaimana cara menjadi procurement yang strategis?


Lalu, bagaimana anda dapat menjadikan divisi pengadaan anda menjadi divisi yang strategis di perusahaan anda?


Anda perlu mendapatkan sponsor / dukungan dari perusahaan anda agar divisi anda dapat dijadikan bagian dari strategi bisnis perusahaan. Mendapatkan sponsor dapat dibagi menjadi 2 cara, yang pertama, sponsor yang diberikan secara direktif oleh keputusan management agar divisi anda menjadi bagian strategis perusahaan. Ketika sponsor yang bersifat direktif ini diberikan, anda hanya perlu menjalankan kegiatan yang ditugaskan, dan menjaga performa divisi anda agar anda tetap menjadi bagian strategis perusahaan. Dengan tetap memberikan gagasan strategis dan inovatif dalam memberikan saran-saran pengadaan.


Tipe ke dua adalah sponsor yang anda ajukan dari divisi anda kepada management agar divisi anda diberikan peran dan tanggung jawab strategis oleh perusahaan. Masih banyak management/c-level executive yang menganggap divisi pengadaan di perusahaannya hanya sebagai level admin yang hanya mencatat berbagai kegiatan pengadaan di perusahaannya.


Bagaimana kita bisa meyakinkan para pemimpin perusahaan?


Yakni dengan menunjukkan data kegiatan pengadaan yang telah kita lakukan sebelumnya, dan rencana pengadaan yang kita selaraskan dengan tujuan perusahaan. Data yang diberikan perlu menunjukkan bahwa kegiatan pengandaan yang telah dilakukan telah menghasilkan cost saving bagi perusahaan melalui kegiatan dan keputusan-keputusan pengadaan yang strategis bagi perusahaan. Selain itu, anda juga dapat secara proaktif memberikan saran-sarang mengenai sourcing yang berbeda atau pun memberikan pilihan yang dapat memberikan penghematan dan percepatan pada produksi perusahaan anda.


Tools apa saja yang dapat membantu procurement agar menjadi strategis?


Dalam proses pengumpulan data, system Procure to Pay (P2P) diperlukan untuk mencatat kegiatan pengadaan anda, dan agar dapat meningkatkan efektifitas pengadaan diperusahaan anda. Berikan report-report cost saving yang dapat anda ekstrak dari system anda. Memiliki system P2P yang tepat akan memberikan dampak pada proses pengdaan anda menjadi lebih efektif dan efisien, yang pada akhirnya akan meningkatkan cost saving jika anda dapat memanfaatkan tools tersebut dengan tepat.


Namun, jika perusahaan anda belum memiliki system P2P yang dapat digunakan, anda juga dapat menggunakan sebuah laporan spreadsheet untuk memberikan data-data pengadaan anda secara manual, yang pada akhirnya, para eksekutif perusahaan anda akan memberikan peran strategis yang dapat membantu memajukan perusahaan secara signifikan jika anda dapat memberikan data yang menjelaskan performa anda dengan baik dan memberikan manfaat lebih bagi perusahaan.


Pada akhirnya, memiliki system P2P memang bukan kunci dari suksesnya seorang procurement, tetapi kemanuan untuk memberikan saran-saran strategis, laporan-laporan data yang menunjang kinerja perusahaan, dan  menjalankan tugas purchasing dengan baik sehingga memberikan manfaat bagi perusahaan dalam jangka panjang. Dengan demikian perusahaan akan melihat anda dan divisi pengadaan sebagai bagian strategis dari perusahaan.

Sebelumnya, apakah anda sudah mengetahui tugas-tugas anda sebagai seorang staff purchasing? Jika belum, mungkin anda dapat mempelajari apa saja tugas-tugas staff purchasing di artikel kami yang sebelumnya.

Apa saja tugas staff Purchasing

APA ITU FAKTUR PAJAK

Di Indonesia pajak diberlakukan bagi setiap warga negara maupun organisasi yang mencari uang atau memiliki penghasilan di Indonesia. Pajak sendiri memiliki pengertian sebagai pungutan yang wajib dibayar oleh rakyat untuk negara dan akan digunakan untuk kepentingan pemerintah dan masyarakat umum. Inilah kenapa kita mau membahas faktur pajak. Ingat ya bahwa faktur pajak itu berbeda dengan invoice.


faktur pajak apa sih

Setiap individu maupun organisasi akan merasakan manfaat pajak secara tidak langsung. Biasanya hasil pungutan pajak akan digunakan untuk kepentingan umum, seperti pembangunan jalan, jembatan, kantor daerah, perbaikan jalan, pembelian alat-alat yang berhubungan dengan administrasi di kantor pemerintahan, dan lain sebagainya.


APA ITU FAKTUR PAJAK & PKP?


Sebelum membahas faktur pajak, Anda harus tau siapa itu PKP. Dimana PKP ini adalah sebuah perusahaan yang wajib membayar pajak, singkatan dari “Pengusaha Kena Pajak”. Ini berarti perusahaan tersebut wajib melaporkan perihal perpajakannya.


contoh e-faktur pajak
Contoh e-faktur pajak

Menurut UU Nomor 16 Tahun 2000, PKP (Pengusaha Kena Pajak) adalah Pengusaha yang melakukan penyerahan Barang Kena Pajak dan atau penyerahan Jasa Kena Pajak yang dikenakan pajak berdasarkan Undang-undang Pajak Pertambahan Nilai 1984 dan perubahannya. Umumnya perusahaan yang sudah memiliki omset diatas 4,8 miliar Setahun.


Lalu apa itu faktur pajak? Faktur Pajak adalah bukti bahwa Anda telah menjual barang atau jasa kalau sudah PKP. Dimana setelah jualan, perusahaan Anda harus menerbitkan ‘faktur pajak’ sebagai bukti kepada pemerintah bahwa perusahaan Anda sudah memungut pajak dari pembeli produk atau klien jasa kena pajak.


KARAKTERISTIK FAKTUR PAJAK


Kontribusi Wajib Bagi Warga Negara


Setiap warga negara yang memenuhi syarat sesuai undang-undang yang berlaku, wajib membayarkan sejumlah pajak yang di kenakan karena adanya transaksi atau karena memiliki harta tidak bergerak yang masih berlokasi di Indonesia. Berdasarkan aturan yang belaku, untuk pajak pribadi yang diwajibkan bagi yang memiliki penghasilan minimum Rp. 2,050,000 setiap bulan sebelum kena pajak.


Sedangkan bagi wirausaha, sesuai dengan aturan dalam PP 46 tahun 2013 di wajibkan membayar pajak sebesar 1% dari total pendapatan kotor atau omset. Namun saat ini sedang berlaku diskon pajak, khusus untuk wirausaha yang memiliki omset maksimum 4,8m per tahun. Anda bisa cek kembali di kantor pelayanan pajak setempat.


Bersifat Memaksa


Pajak memiliki sifat memaksa kepada setiap individu maupun organisasi yang memenuhi syarat dalam membayar pajak. Sebab pajak dianggap sebagai pemasukan negara, yang juga untuk membayar gaji para aparatur negara. Sifat memaksa ini ditunjukan dengan cara memberikan denda bagi mereka yang telat atau tidak membayarkan pajak sesuai jumlah tertera. Bahkan akan ada ancaman hukuman pidana bagi mereka yang menolak membayar pajak.


faktur pajak harus dibuat

Memberikan Manfaat Tidak Langsung


Seperti yang dijelaskan sebelumnya, manfaat pajak tidak bisa dirasakan secara langsung oleh setiap individu. Namun manfaatnya akan dirasakan bersama-sama.


hasil perpajakan
Infrastruktur yang dibuat pemerintah dari hasil pajak

Pelayanan pada kantor daerah maupun kantor pemerintah, merupakan salah satu dari sekian banyak manfaat pajak yang dapat dirasakan. Jalan dan fasilitas angkutan kota seperti bus, LRT dan MRT pun juga hasil dari pungutan pajak yang telah dikelola oleh pemerintah setempat.


Berasaskan Undang-Undang Indonesia


Aturan mengenai pajak, mulai dari siapa saja yang harus membayar, cara membayar, jumlah yang harus dibayarkan semuanya di atur dalam undang-undang. Jadi masyarakat bisa dengan tenang membayar pajak tanpa khawatir. Bila ada yang tidak sesuai dengan undang-undagan, maka menjadi hak masyarakat untuk mengajukan protes.


pajak berdasarkan hukum

Di Indonesia, pajak dapat dibeda kan jenisnya menurut sifat, instasi pemungut, objek pajak dan subjek pajak. Tentunya penggolongan ini untuk mempermudah wajib pajak untuk mengklasifikasikan pajak yang mereka harus bayar.


Berdasarkan Instansi Pemungut


Pemungut pajak dibagi menjadi 2, yaitu pajak daerah dan pajak negara. Pajak daerah dipungut oleh pemerintah daerah dan wajib pajak nya hanya yang berada di daerah itu juga. Misalkan pajak restoran, pajak hotel, dan lain-lain.


Pajak negara dipungut langsung oleh pemerintah kepada seluruh wajib pajak yang tinggal di Indonesia dan memenuhi syarat membayar pajak. Pemungut pajak biasanya melalui Direktorat Jendral Pajak (DJP). Contohnya adalah Pajak Bumi Bangunan (PBB) dan Pajak Pengahsilan (PPh).


Berdasarkan Objek Pajak dan Subjek Pajak


Pajak objektif adalah pengambilan pajak berdasarkan objeknya, yaitu pajak yang terjadi karena ada barang yang dimiliki. Jumlah pajak ditentukan dari nilai barang tersebut. Contohnya seperti pajak impor, bea cukai, bea materai dan lainnya.


hujan pajak

Sedangkan pajak subjektif adalah pengambilan pajak berdasarkan subjeknya, yaitu pajak yang dipungut oleh karena pribadi tersebut mendapatkan uang di Indonesia. Nilai pajak dihitung berdasarkan penerimanan wajib pajak tersebut. Contohnya adalah pajak penghasilan.


Itulah penjelasan lengkap tentang pajak di Indonesia baik untuk individu maupun untuk organisasi atau badan usaha. Setelah mengetahui informasi mengenai pajak, berikut penjelasan lengkap mengenai proses pembayaran pajak pada perusahaan dagang.



PAJAK BERDASARKAN SIFATNYA


Pajak dibagi menjadi 2 klasifikasi, yaitu pajak langsung dan pajak tidak langsung. Nah disini kami coba jelaskan tentang kedua jenis klasifikasi pajak ini;


sifat pajak

Pajak langsung merupakan pajak yang wajib dibayarkan individu pada setiap waktu secara berkala. Jadi pada waktu tertentu yang sama, wajib pajak menyetorkan sejumlah uang atas apa yang mereka lakukan dan mereka punya. Sifatnya kontinu. Contohnya pajak kendaraan bermotor, pajak bumi bangunan, pajak iklan yang harus dibayarkan setiap tahun.


Pajak tidak langsung merupakan pajak yang wajib dibayarkan individu hanya bila terjadi kejadian tertentu yang sengaja dibuat. Pajak ini tidak di pungut pada jangka waktu tertentu seperti pajak penghasilan. Contohnya apabila anda makan di restoran kena pajak, maka akan ada pungutan pajak 10% dari total tagihan. Pada kasus ini, aktivitas makan di restoran adalah aktivitas yang sengaja terjadi, namun tidak selalu dilakukan.


JENIS-JENIS FAKTUR PAJAK


Faktur pajak juga memiliki jenis-jenisnya yang Anda harus tau. Biasanya tergantung dari jenis pajaknya itu sendiri. Nah berikut adalah jenis-jenisnya:


Faktur Keluaran


Faktur ini dibuat oleh pengusaha kena pajak bersamaan dengan dibuatnya faktur pembelian, yaitu saat terjadi transksi penjualan dengan pihak eksternal perusahaan. Barang kena pajak, jasa kena pajak dan barang mewah termasuk jualan yang kena pajak. Ini juga bagian dari jenis pajak objektif.


contoh pajak keluaran

Faktur Masukan

Faktur ini keluar ketika pengusaha kena pajak melakukan transaksi pembelian kepada supplier atau perusahaan lain yang juga merupakan PKP, atas barang kena pajak, jasa kena pajak atau barang mewah. Faktur masukan di dapat dengan faktur pembelian dari PKP lain.


Faktur Pajak Pengganti

Faktur pajak pengganti timbul apabila pada faktur sebelumnya terjadi kesalahan di dalamnya. Karena faktur tidak boleh di coret, maka harus membuat faktur penggantinya, dan menyesuaikan kembali dengan data yang sebenarnya.


Faktur Pajak Gabungan


Faktur pajak yang dibuat oleh pengusaha kena pajak (PKP). Data di dalamnya meliputi pajak untuk pembeli barang kena pajak, jasa kena pajak, dan barang mewah selama 1 periode tertentu, biasanya dalam 1 bulan saja, karena pajak harus dibayarkan perbulan.


Faktur Pajak Digunggung


Di buat khusus oleh PKP yang menjual barang kena pajak atau jasa kena pajak secara eceran. Di dalamnya tidak terdapat data-data penjual, termasuk tanda tangan sekalipun.


Faktur Pajak Cacat


Merupakan faktur pajak yang salah atau kurang lengkap data di dalamnya. Misalkan ada nama, nomor seri atau apapun itu tidak diisi secara lengkap dan jelas. Faktur pajak cacat ini dapat diganti dengan faktur pajak pengganti. Jangan lupa simpan faktur pajak cacat, sebagai dasar untuk membuat faktur pajak pengganti.


Faktur Pajak Batal


contoh pajak batal

Merupakan faktur yang sengaja dibatalkan karena beberapa alasan. Bisa jadi karena ada retur terhadap barang atau jasa yang di beli atau di jual, salah dalam pengisian NPWP, dan pembatalan pembelian atau penjualan.


laporan pajak itu wajib

Seorang wajib pajak yang baik, haruslah membayar pajak tepat pada waktunya dan membayar dengan jumlah yang telah ditentukan, sebab pajak memberikan manfaat bagi setiap warga negara Indonesia dan tentunya akan meningkatkan infrastruktur dan perekonomian negara. Apalagi saat ini pemerintah telah menyediakan fasilitas faktur pajak manual maupun faktur pajak elektronik. Jadi pengusaha dapat memilih mana yang paling nyaman untuk melaporkan pajak.


Executive Breakfast Meeting


Pada tanggal 11 December 2019, Mitra Mandiri Informatika & Promise – kembali mengadakan Executive Breakfast Meeting dengan tema How Procurement Increase Profitability, yang diadakan di hotel JS Luwansa, Jakarta.

Pada acara kali ini, tema yang diangkat adalah bagaimana aktifitas procurement di perusahaan anda dapat meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Bagaimana para executive dapat bergerak menggerakan divisi Procurement untuk menjadi pahlawan bagi perusahaan. Acara kali ini dihadiri oleh berbagai macam perusahaan, baik dari Perbankan, Industri Kimia, ataupun Industri Makanan.

Dengan 2 pembicara, Bapak Rahmat Noviandi, , ST, MBA, CSCP, CPPM., dan Bapak Julianto Sidarto , BSEE,MS,MBA., materi yang disampaikan melalui format Talkshow membagikan banyak informasi mengenai pentingnya transformasi divisi pengadaan di era digital.


Executive Summary


Memasuki era digital yang berkembang pesat saat ini , diperlukan adaptasi oleh perusahaan agar dapat bertahan dari berbagi macam persaingan yang ada lain, dan meningkatnya kecepatan pertukaran informasi dan logistik di dunia. Dalam hal procurement/pengadaan, transformasi harus dilakukan demi tercapainya business goal yang telah ditentukan oleh perusahaan.

Source: https://www2.deloitte.com/us/en/pages/operations/articles/procurement-transformation-charting-the-course.html

Pada saat ini, tingkat kedewasaan pengadaan di Indonesia, berdasarkan data data yang telah ada, masih berada di level transactional procurement – dimana divisi procurement hanya sebatas tim support operational suatu perusahaan dan baru memiliki target untuk merancang pengadaan/pembelian jangka pendek.

Di beberapa tahun kedepan, akan terjadi perubahan trend didalam dunia pengadaan. Procurement akan menjadi sebuah value drivers untuk perusahaan, dimana divisi procurement bukan saja memiliki tugas sebagai operational support,  melainkan berfokus kepada memberikan insight kepada perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis. Divisi procurement akan berubah dari sekedar menjalankan perintah, menjadi sebuah divisi yang memberikan saran-saran secara professional dimana procurement yang tadinya hanya sebatas tactical procurement bertransformasi menjadi strategic procurement.



source : https://medium.com/procurement-tidbits/what-is-the-digital-transformation-of-procurement-really-about-9d2148e04638

Untuk melakukan transformasi strategis di dalam pengadaan, yang dimana merupakan kunci keberhasilan suatu perusahaan di era digital, yang pertama harus menjadi tujuan adalah bagaimana suatu divisi pengadaan dapat memberikan dampak yang besar bagi perusahaan dan bagaimana divisi pengadaan dapat memberikan rencana jangka panjang pengadaan yang akan berdampak secara strategis bagi perusahaan.

Procurement harus memiliki strategi pengadaan jangka panjang tersendiri dan akan lebih banyak berkolaborasi baik dengan divisi lain diperusahaan serta berkolaborasi dengan supplier yang ada. Strategic sourcing diperlukan untuk mendapatkan vendor/supplier yang tepat dan dapat diandalkan, sehingga seluruh proses pengadaan dapat terencana dengan baik dalam jangka panjang, demi menjaga sejalannya strategi pengadaan dengan strategi bisnis perusahaan secara keseluruhan

Strategic sourcing dapat dimulai dengan melaukan category management yang tepat untuk  kebutuhan perusahaan, yang dijalankan bersama dengan vendor management yang memiliki standar penilaian yang baik, dan memiliki system P2P yang mempercepat semua proses pengadaan di perusahaan. Dengan demikian, divisi procurement bukan lagi hanya memiliki tujuan cost saving, tetapi dengan memiliki strategi pengadaan yang tepat, divisi procurement akan memiliki target begai profit center bagi perusahaan.


sumber : https://www.pikpng.com/transpng/hRRwoxo/

Untuk beradaptasi di era digital ini, tools/aplikasi yang tepat dan dapat menunjang kebutuhan dari divisi procurement diperlukan untuk mendapatkan data-data yang akurat, penyimpanan database vendor yang baik ataupun mempercepat proses pengadaan secara keseluruhan. Namun, memiliki tools ataupun aplikasi bukan kunci utama dari digital transformation, perubahan dari sistim budaya kerja yang menunjang perubahan proses pengadaan, SOP perusahaan yang mendukung kinerja divisi procurement juga diperlukan agar teknologi yang nantinya diimplementasikan dapat berjalan dengan baik, sehingga akan terjadi peningkatan keuntungan di perusahaan.

Oleh karena itu, Mitra Mandiri Informatika yang telah memiliki pengalaman implementasi system Promise di berbagai bidang industri dapat membantu anda dalam menciptakan transformasi secara menyeluruh, dimulai dengan mempotret kondisi perusahaan anda dan memberikan konsultasi mengenai bagaimana membentuk policy perusahaan yang tepat, menjalakan proses implementasi Promise dengan efektif dan efisien, untuk menjembatani proses transformasi digital pengadaan perusahaan dan memberikan peningkatan keuntungan bagi perusahaan anda melalui proses pengadaan yang efektif dan efisien.

Contoh Invoice

Kami mengerti Anda butuh contoh invoice. Tapi sudah pahamkah Anda apa itu invoice? Secara singkat, invoice adalah sebuah dokumen faktur atau bukti untuk transaksi jual beli antara pembeli dan penjual. Dimana dokumen ini akan menjadi bukti dokumentasi jual beli yang sah, dalam hukum dan akuntansi.


Nah, berangkat dari pemahaman tersebut maka tidak aneh jika sekarang Anda butuh contoh invoice perusahaan yang dapat Anda jadikan patokan atau bahkan Anda bisa modifikasi untuk menjadi invoice perusahaan Anda. Tidak usah khawatir, contoh invoice akan kami berikan pada artikel ini.


APA SAJA YANG ADA DI DALAM SEBUAH INVOICE? SEBELUM LIHAT CONTOH INVOICE, BACA LIST INI


Sebelum membuat invoice, atau mengakses template contoh invoice, ada baiknya Anda mengerti bahwa terdapat beberapa hal penting yang selalu harus ada di dalam sebuah invoice. Beberapa hal tersebut adalah;


DATA PERUSAHAAN ANDA


  • Nama Perusahaan
  • Alamat Lengkap Perusahaan (termasuk kota, kode pos)
  • Nama Sales
  • Email Perusahaan / Sales
  • Nomor Telpon Perusahaan / Sales
  • Website
  • Tanda Tangan Sales
  • Kolom Cap Perusahaan

DATA PERUSAHAAN KLIEN / PEMBELI


  • Nama Perusahaan Pembeli
  • Alamat Lengkap Perusahaan Pembeli (termasuk kota, kode pos)
  • Nama Contact Person
  • Email Perusahaan / Contact Person
  • Nomor Telpon Perusahaan Pembeli

DATA TRANSAKSI


  • Term of Payment
  • Kolom Nomor
  • Kolom Nama Barand
  • Kolom Jumlah Barang
  • Kolom Diskon Barang
  • Kolom Harga Total
  • Perhitungan PPN
  • Harga setelah PPN

TEMPLATE INVOICE GRATIS DARI PROMISE.CO.ID! BESERTA BEBERAPA TEMPLATE LAINNYA.


Oke, kalau Anda sudah paham apa saja konten yang harus ada di dalam sebuah invoice, sekarang Anda bisa langsung mengakses gratis template invoice dari kami. Download link ada dibawah dan siap diunduh kapan saja!

Template Invoice Promise.co.id (Excel, download via Google Drive)

https://drive.google.com/file/d/15q5SvmKmCuhyPRDTYNf7ft0wL8Cyb5_8/view?usp=sharing

Template Invoice Freshbooks.com (Word)

https://www.freshbooks.com/wp-content/uploads/2018/12/word-Word-Invoice1.docx

Template Invoice Freshbooks.com II (Excel)

https://www.freshbooks.com/wp-content/uploads/2018/12/excel-Excel-Invoice2.xlsx

Oke itu dia beberapa template invoice yang bisa Anda gunakan untuk kebutuhan bisnis atau perusahaan Anda. Kalau Anda ingin lebih mengerti tentang invoice, Anda bisa langsung menuju ke artikel Invoice Adalah? Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda. Salam!

invoice adalah apa itu invoice

Invoice merupakan dokumen yang sering digunakan dalam transaksi jual beli, khususnya bagi badan usaha yang terdaftar oleh pajak. Istilah awamnya adalah nota, biasanya badan usaha yang belum terdaftar pajak dan masih konvensional, menggunakan nota sebagai ganti invoice. Lantas apa perbedaaan invoice dan nota? Berikut penjelasannya!


INVOICE ADALAH


Invoice atau faktur merupakan sebuah dokumen wajib yang dimiliki oleh setiap badan usaha kena pajak, dan digunakan sebagai bukti dari transaksi pembelian yang berisi item dan jumlah pembayaran yang harus dibayar.


Baik perusahaan kecil maupun besar wajib memiliki dokumen ini. Selain sebagai bukti penagihan, invoice juga digunakan sebagai bukti bahwa badan usaha tersebut telah memenuhi kewajibannya sebagai wajib pajak.


invoice adalah

Dalam sebuah invoice, terdapat beberapa informasi yang harus tercantum dan tidak boleh ditinggalkan. Demi menjaga akurasi pencatatan transaksi. Informasi yang sebaiknya dimuat dalam selembar invoice adalah:


  1. Keterangan perusahaan pembeli
  2. Keterangan perusahaan penjual
  3. Tanggal transaksi
  4. Item atau jenis barang atau jasa yang dibeli
  5. Harga per item
  6. Total harga keseluruhan
  7. Besaran pajak
  8. Harga yang harus dibayar atau ditagih setelah pajak

pengertian invoice

Invoice harus dibuat beberapa rangkap atau terintegrasi, tujuannya sebagai arsipan beberapa pihak tertentu, yang digunakan untuk kepentingan tertentu juga. Misalkan, bagi pembeli arsip invoice digunakan sebagai bukti kas keluar dan bukti adanya transaksi pembelian.


Bagi penjual arsip invoice digunakan sebagai bukti kas masuk, penagihan dan bukti pembayaran pajak. Dari pihak penjual maupun pembeli mempunyai bagain atau divisi tersendiri yang memang memiliki kepentingan arsipan faktur tersebut.


JENIS INVOICE APA SAJA?


Invoice ternyata memiliki 3 jenis, bergantung pada fungsinya. Berikut adalah jenis dari invoice:


jenis invoice

Invoice Biasa


Invoice adalah faktur yang paling umum digunakan saat melakukan transaksi. Isi dari invoice ini merupakan keterangan dari badan usaha pihak penjual dan pembeli, item produk, dan total harga yang harus dibayarkan oleh perusahaan pembeli.


Invoice Proforma


Invoice proforma atau proforma invoice adalah invoice yang memiliki sifat sementara. Dokumen ini diberikan kepada pihak pembeli sebelum pihak penjual mengirimkan semua barang pesanan. Biasanya barang akan dikirimkan secara berkala. Jika seluruh barang telah diterima oleh pihak pembeli, maka pihak penjual akan memberikan invoice biasa. Tujuannya sebagai dokumen penagihan dan bukti bahwa barang telah diterima pembeli secara keseluruhan.


Invoice Konsuler


Invoice Konsuler digunakan khusus untuk perdagangan internasional atau antar negara. Sehingga invoice ini adalah invoice yang tidak bisa sembarangan dicetak, harus memiliki cap khusus sebagai tanda pengesahan dan persetujuan dari keduataan besar Negara atau perwakilan Negara yang dituju.


PERBEDAAN INVOICE VS NOTA


invoice adalah apa sih

Setelah mengetahui apa itu invoice, maka sebenarnya sudah terlihat jelas perbedaannya dengan nota. Berikut perbedaan mendasar antara kedua dokumen tersebut.


  1. Invoice umumnya di gunakan untuk badan usaha kena pajak, sedangkan nota tidak. Nota biasanya lebih tidak profesional.
  2. Invoice di cetak otomatis dan pada umumnya perusahaan sudah memiliki template digital, sementara nota ditulis secara manual.
  3. Harga barang pada invoice dikenakan pajak, sementara harga barang pada nota tidak dikenakan pajak.
  4. Biasanya, data pada invoice yang dicetak akan masuk dalam sistem informasi yang terintegrasi. Nota tidak memiliki rekam jejak history dalam sistem, karena pembuatan masih manual.

Sebenarnya, sekalipun belum terdaftar sebagai pengusaha kena pajak, pemakaian invoice lebih disarankan daripada nota. Data pada invoice akan tersimpan otomatis serta memudahkan pekerjaan bagian penjualan atau keuangan.


Integrasi pada sistem juga akan membantu mengurangi penggunaan kertas, karena data akan masuk ke bagian atau divisi yang ditunjuk. Pada umumnya, memang dokumentasi digital pada sistem invoicing diperlukan perusahaan.

6 Tips Invoice Berjalan Lancar

Pembuatan invoice tidak akan berguna apabila pelanggan tidak membayar tagihan tepat waktu. Sebab pembayaran dari pelanggan sangat berkaitan erat dengan jalannya operasional perusahaan.


Jika pembayaran tidak lancar, maka usaha bisnis anda akan terancam “gulung tikar”. Lalu bagaimana cara agar pelanggan dapat membayar tepat waktu sesuai dengan kesepakatan yang telah ditentukan sebelumnya? Berikut 6 tips yang harus dicoba untuk membantu kelancaran pembayaran:


membayar invoice

1. Reward & Punishment


Sistem ini cukup efektif untuk digunakan. Pada saat transaksi tulislah dalam faktur atau bisa disampaikan secara langsung, bahwa perusahaan akan memberikan reward bila pelanggan membayar tagihan tepat waktu atau lebih cepat dari waktu yang disepakati. Reward bisa berupa potongan harga, voucher pembelian berikutnya, poin undian atau apapun itu.


Sebaliknya terapkan sistem punishment bila pelanggan tidak membayar tagihan tepat pada waktunya. Punishment berguna memberikan efek jera, sehingga nantinya pelanggan akan belajar untuk membayar faktur pada waktu yang telah ditentukan sebelumnya. Punishment bisa berupa denda tambahan biaya atau bunga, atau pembekuan pemesanan barang selanjutnya.


Adakan alternatif cara pembayaran

2. Siapkan Alternatif Pembayaran


Terkadang salah satu alasan pelanggan telat membayar adalah tidak adanya metode pembayaran yang sesuai dengan apa yang mereka punya. Contoh, pelanggan tipe orang yang suka membayar dengan transfer, tetapi perusahaan ternyata hanya menerima cash. Atau misalkan pelanggan hanya memiliki bank account A, tetapi perusahaan hanya memiliki bank account B, dan alasan lainnya.


Maka perusahaan harus menyiapkan berbagai metode pembayaran agar mudah dijangkau oleh pelanggan. Jenis metode pembayaran antara lain: uang cash, kartu kredit, cek, bilyet giro, m-banking atau sms banking, dan kartu debet. Usahakan bank yang digunakan minimal 2, yaitu terdiri dari bank swasta dan bank negara.


3. Format Yang Jelas


Invoice yang dikirimkan kepada pelanggan harus jelas, baik itu barang yang dipesan maupun tenggat waktu yang sudah disepakati. Bisa jadi keterlambatan membayar karena detail invoice perusahaan membingungkan pelanggan. Invoice harus detail, simpel dan mudah di baca. Anda bisa memberikan format bold pada tanggal jatuh tempo, sebagai pertanda kolom yang harus diperhatikan lebih. Format yang telah dijelaskan sebelumnya diatas sudah cukup detail. Anda bisa menggunakannya sebagai acuan invoice perusahaan.


4. Kirimkan Invoice Jauh Sebelum Tanggal Jatuh Tempo


Due date

Untuk memberikan waktu bagi pelanggan mengatur pembayaran, maka kirim invoice selambat-lambatnya 1 minggu sebelum jatuh tempo. Perhatikan juga waktu pengiriman, bila memakan waktu lebih dari 1 hari, pastikan invoice sampai di pelanggan tepat 1 minggu sebelum waktu pembayaran. Selain itu, cara ini juga sebagai “alarm” pelanggan untuk segera melunasi hutang dagang mereka.


5. Ramah Terhadap Pelanggan


Percayalah bahwa attitude juga memiliki peran penting dalam usaha bisnis apapun. Bersikaplah ramah kepada pelanggan, ucapkan terima kasih saat selesai transaksi dan saat pembayaran telah dilunasi. Berikan kabar jika perusahaan telah mengirimkan invoice kepada pelanggan, ini salah satu sikap ramah juga. Selain mengingatkan pemabayaran secara tidak langsung, pelanggan akan merasa diperhatikan khusus. Kenyamanan yang mereka dapat akan membangun rasa segan apabila akan membayar lewat dari jatuh tempo.


6. Tertulis Dengan Jelas


Khusus bagian tanggal jatuh tempo, jika ada syarat tertentu tulislah dengan jelas. Biasanya ada invoice yang hanya menuliskan >NET 25, 2%. Artinya diatas pembayaran diatas 25 hari sejak tanggal tertera ada denda sebesar 2%. Tidak semua pelanggan mengerti hal tersebut. Sebaiknya tulis dengan jelas “Pembayaran maksimum 25 hari sejak tanggal terbit faktur, pada hari ke 26 akan ada denda sebesar 2%”.


7. Down Payment (DP)


Down payment dapat meringankan pembayaran di akhir

Dalam setiap transaksi, mintalah down payment atau uang muka kepada pelanggan. Tentukan berapa persen uang muka yang harus dibayarkan dari total jumlah barang yang dipesan. Tidak perlu ragu meminta uang muka, karena itu adalah hal yang lumrah.


Uang muka membantu perputaran barang yang dijual. Untuk pembayaran berikutnya, bisa menggunakan sistem cicilan. Misalkan pembayaran uang muka 30% dari jumlah, pembayaran ke 2 sebesar 30% di minggu ke 2, dan sisanya 40% di minggu ke 4. Sistem ini juga membantu pelanggan agar tidak merasa mengeluarkan uang sekaligus dalam jumlah besar.


KESIMPULAN ARTIKEL INVOICE


Invoice adalah surat panggilan untuk membayar hutang dagang atau tagihan atas pembelian barang dan jasa. Semakin lancar pembayaran, akan semakin mudah untuk menjalin kerjasama, bahkan mungkin pelanggan akan mendapatkan prioritas di perusahaan.


Tidak hanya berusaha agar pelanggan membayar invoice secepat mungkin, namun ada baiknya membiasakan perusahaan anda sendiri juga membayar invoice tepat pada waktunya. Jangan lupa untuk selalu mengarsipkan data invoice tidak hanya pada perangkat, namun juga pada google drive atau dropbox sebagai backup data. Sudah mengerti ya soal invoice? Tapi apakah Anda sudah tau apa itu quotation? Jangan lupa dibaca ya, salam!

budgeting adalah apa sih?

Budget adalah anggaran dalam bahasa Indonesia. Budgeting adalah penganggaran merupakan metode yang telah di terapkan di berbagai macam jenis bisnis, yang bisa digunakan untuk menekan pengeluaran yang tidak perlu. Jika saat ini, anda masih mencari tahu apa itu budgeting dan cara penerapannya, maka jawabannya akan ditemukan disini. Sebelum di implementasikan pada bisnis anda, ada baiknya mengenal terlebih dahulu istilah budgeting.


PENGERTIAN BUDGET ADALAH


budget itu apa

Budgeting dalam bahasa Indonesia disebut dengan penganggaran. Budgeting merupakan rencana perkiraan pengeluaran dana atau biaya (dinyatakan dalam unit moneter) perusahaan yang terjadi akibat adanya aktivitas atau kegiatan operasional untuk menghasilkan produk atau jasa dan berlaku dalam 1 periode tertentu.


Sederhananya, budgeting itu mempersiapkan anggaran dana yang kira-kira akan di keluarkan di periode selanjutnya. Jadi perusahaan bisa mempersiapkan anggaran tersebut dan menekan biaya yang tidak diperlukan kedepannya. Budgeting sama seperti planning ketika sedang akan liburan. Setiap individu harus mempersiapkan hotel, uang, akomodasi, pakaian, peralatan mandi yang kira-kira akan digunakan selama liburan.


pengertian budgeting

Tentu apa yang dibawa saat liburan adalah perkiraan atau rencana, yang belum tau apakah tepat sesuai rencana atau tidak, namun sebagian besar pasti tepat. Liburan seperti bisnis atau usaha anda, sedangkan peralatan dan perlengkapan lain seperti anggaran atau dana.


Periode budgeting dalam setiap perusahaan atau lingkup bisnis berbeda-beda. Ada bugeting untuk 1 tahu, caturwulan (setiap 4 bulan), dan triwulan (setiap 3 bulan). Tidak ada penentu periode, semua adalah keputusan perusahaan. Tentukan waktu yang terbaik untuk mengelola penganggaran tersebut.


TUJUAN BUDGETING & BUDGET ADALAH


Setiap pelaku bisnis menyusun budgeting untuk mempersiapkan pengeluaran yang secara umum pasti akan terjadi di aktivitas operasional selanjutnya. Menurut Nafirin (2004) tujuan penyusunan budgeting antara lain:


  • Membantu perusahaan dalam memberikan batasan atas jumlah dana yang akan dicari dan dikeluarkan.
  • Untuk landasan yuridis formal dalam menentukan suatu sumber dan investasi dana.
  • Membantu manajemen terkait untuk melakukan pengawasan karena adanya rincian sumber dana dan investasi di dalam anggaran.
  • Merasionalkan sumber dan investasi dana.
  • Untuk menyempurnakan rencana yang telah disusun.

budget adalah anggaran

  • Membantu manajemen untuk menampung dan menganalisis serta membuat keputusan dalam aktivitas operasional perusahaan.

Sedangkan menurut pendapat Cristina (2001:4) tujuan dalam menyusun anggaran adalah


  • Membantu perusahaan untuk menyatakan harapan atau sasaran perusahaan secara jelas dan formal, sehingga mengarahkan manajemen untuk menghindari kerancuan dan memberikan arah kepada tujuan yang telah ditentukan perusahaan sebelumnya.
  • Sebagai alat komunikasi manajemen untuk menjadikan budget lebih dimengerti, didukung dan dijalankan.

review dana

  • Untuk menyajikan rencana yang terperinci mengenai kegiatan dengan maksud mengurangi ketidakpastian dan memberikan pengarahan yang jelas.
  • Membantu manajemen untuk melakukan koordinasi cara dan metode yang akan di lakukan nantinya, sebagai bagian dalam memaksimalkan sumber daya perusahaan.
  • Sebagai alat pengukur dan pengendalian kerja bagi setiap tim departemen atau individu.

Setiap perusahaan atau pemilik bisnis pasti memiliki tujuan ketika memutuskan untuk menyusun budgeting bagi operasional mereka. Para ahli hanya menginformasikan sebagian besar tujuan tersebut yang biasanya menjadi tujuan perusahaan. Hal yang terpenting sebelum menyusun anggaran adalah tentukan dahulu goals perusahaan atau bisnis anda. Sehingga anda memiliki dasar untuk membuat budgeting yang sesuai nantinya.


KENAPA MENERAPKAN BUDGETING PADA PERUSAHAAN?


Budgeting banyak diterapkan pada banyak usaha bisnis, mulai dari bisnis UKM (Usaha Kecil Menengah) hingga lingkup bisnis yang sudah besar. Para manajemen tahu, bahwa penggunaan budgeting sangat bermanfaat dan mempengaruhi profit perusahaan. Setelah mengetahui tujuan perusahaan dan tujuan dalam menyusun anggaran, maka anda juga berhak mengetahui kelebihan-kelebihan yang akan di dapatkan ketika perusahaan menggunakan budgeting selama periode berjalan.


Budget Adalah Pedoman Anggaran Perusahaan


Budgeting seperti langkah-langkah untuk bekerja dalam 1 periode waktu. Budgeting menjadi pedoman biaya apa saja yang akan dikeluarkan, sehingga pelaku penganggaran mengerti apa yang harus dilakukan selanjutnya. Misalkan dalam anggaran yang disusun terdapat pengeluaran biaya produksi setiap bulan adalah Rp. 10,000,000 untuk menghasilkan kurang lebih 50 barang.


Maka anda akan dapat membatasi diri ketika biaya produksi sudah mendekati Rp. 10,000,000 atau barang yang diproduksi sudah mencapai 50, sekalipun biaya nya belum sampai Rp. 10,000,000. Jika salah satu itu terjadi, maka sudah menjadi peringatan bagi pihak produksi untuk mulai berhenti memproduksi barang. Dengan adanya pedoman ini, akan berdampak positif pada biaya pengeluaran, memberikan target-target dan menjaga profit.


Budget Adalah Alat Pendukung Review Kerja


Tim perusahaan bisa menggunakan budgeting sebagai pembanding dengan kinerja nyata selama masa penganggaran. Biasanya pada akhir periode, tim akan melakukan review bersama, apakah aktivitas perusahaan sudah sesuai dengan budgeting yang telah disusun sebelumnya.


anggaran dana perusahaan

Jika sudah sesuai, maka kinerja perusahaan dapat dikatakan baik dan tim bisa menggunakan pengalaman ini untuk kembali membuat budgeting di periode selanjutnya dengan jumlah yang kurang lebih sama.


Jika ternyata tidak sesuai, maka kinerja perusahaan saat itu di anggap kurang baik. Berarti ada biaya lebih yang di keluarkan. Tim harus me review kembali departemen mana yang tidak sesuai dengan anggaran dan mintalah pertanggungjawaban mereka. Cari tahu juga apa yang membuat aktivitas tersebut tidak sesuai dengan rencana. Apabila karena memang saat itu ada biaya tak terduga yang harus dikeluarkan, jadikan hal tersebut sebagai review di penyusunan budgeting selanjutnya.


Budget Adalah Pengawas Anggaran Perusahaan


data dalam budgeting adalah penting

Tanpa adanya anggaran, uang yang keluar selama masa kerja tidak dapat terawasi dengan baik. Setiap ada permintaan biaya, pasti bagian finance akan mengeluarkan sejumlah uang. Budgeting memberikan dampak positif, yaitu untuk mengawasi biaya yang keluar, sehingga tidak ada lagi pengeluaran tanpa alasan yang tidak jelas. Perusahaan tentu akan mendapatkan keuntungan lebih karena biaya terkontrol.


Budget Adalah Proses Yang Menekan Resiko Penggelapan Dana


Tujuan dari budgeting adalah untuk memberikan informasi sumber dana dan investasi. Karena pembiayaan telah terperinci dengan jelas, maka akan mengurangi kecurangan yang di akibatkan oleh pihak internal perusahaan. Tidak ada lagi pembiayaan yang melebihi anggaran dengan alasan apapun, karena dana telah di anggarkan ke masing-masing departemen.


perhitungan budgeting

Begitupun dengan penerimaan, dengan adanya anggaran yang disusun sedemikian rupa, perusahaan mempunyai bayangan perkiraan omset yang didapat. Jika omset yang tidak sesuai, maka akan mudah melakukan cek untuk mencari alasan ketidak sesuaiannya.


IMPLEMENTASI BUDGETING


Setelah mengetahui pengertian, tujuan dan kelebihan budgeting, langkah selanjutnya adalah menyiapkan tim yang dibutuhkan untuk menyusun anggaran. Bentuk lah tim yang terdiri dari finance dan setiap kepala departemen. Finance bertujuan untuk mengawasi keuangan perusahaan dan memberikan masukan kepada setiap kepala departemen yang terlibat. Kepala departemen bertujuan untuk memberikan data dana anggaran yang kira-kira dibutuhkan untuk periode selanjutnya.


Setelah menyerahkan pengajuan anggaran, finance harus kembali melihat apakah dana tersebut bisa diatasi perusahaan atau tidak kedepannya. Finance juga harus cek kembali apakah dana sesuai atau tidak dengan kegiatan yang berjalan. Sebab kembali ke tujuan awal budgeting adalah untuk pedoman bekerja dan memberikan manfaat mengurangi resiko penggelapan dana.


teamwork untuk budget perusahaan

Jika tim sudah terbentuk, persiapkan laporan anggaran periode sebelumnya, neraca, laporan laba rugi dan laporan arus kas sebagai pendukung  penyusunan anggaran yang efisien. Biasanya anggaran disusun saat akhir periode, berasamaan dengan selesainya laporan keuangan dibuat. Laporan ini berfungsi sebagai landasan untuk melihat kinerja perusahaan selama penganggaran tahun sebelumnya dan untuk mempersiapkan dana bagi penganggaran periode berikutnya.


perhitungan budget adalah

Kemudian tentukan anggaran-anggaran yang akan dibuat. Biasanya klasifikasinya sebagai berikut:


  1. Departemen pemasaran atau marketing: anggaran perjalanan dinas (kendaraan dan penginapan), anggaran untuk iklan media, anggaran promosi, anggaran seragam baru, dan lain sebagainya.
  2. Departemen Human Resources Development (HRD): anggaran gaji, anggaran komisi, anggaran THR, anggaran perjalanan dinas (kendaraan dan penginapan), anggaran BPJS ketenagakerjaan, dan lain sebagainya.
  3. Departemen finance: anggaran belanja (kertas, peralatan kerja), anggaran audit, anggaran perlengkapan kerja, anggaran deprisiasi, anggaran konsultan, anggaran perjalanan dinas, anggaran asuransi, dan lain sebagainya.
  4. Departemen produksi: anggaran peralatan kerja, anggaran perlengkapan kerja, anggaran packaging, anggaran design, anggaran produksi, anggaran biaya overhead, dan lain sebagainya.
  5. Departemen eskpor impor: anggaran perjalanan dinas, anggaran bea cukai, anggaran pengiriman, dan lain sebagainya.
  6. Departemen General Affairs (GA): anggaran supplies, anggaran untuk membayar telepon, listrik dan air, anggaran pantry, anggaran maintaince, dan semua yang berhubungan dengan pengeluaran umum perusahaan.

Tentukan apa saja yang kira-kira harus dianggarakan di periode selanjutnya. Jika sebelumnya sudah menerapkan sistem budgeting, bisa di review lagi apakah akan tetap menggunakan anggaran tersebut atau perlu ada anggaran yang ditambahkan atau dikurangi. Jika masih baru pertama kali membuat, anda bisa melakukan komunikasi dengan tim, untuk mengetahui anggaran apa saja yang sekiranya diperlukan.


budget adalah planning yang penting

Pisahkan anggaran yang masih berjalan dan yang akan berjalan, sehingga tidak tercampur satu dengan yang lain. Nantinya anggaran tersebut akan disesuaikan dengan laporan keuangan. Jangan lupa untuk melakukan pengawasan yang ketat, dimulai dari saat penyusunan hingga periode anggaran berjalan. Setelah melakukan semua itu, anda akan kembali lagi pada tahap awal, yaitu membandingkan dengan laporan keuangan dan me review hasil dari budgeting tersebut.


KARAKTERISTIK BUDGETING YANG BAIK – MENURUT GUNAWAN & ASRI (2003)


Menurut Gunawan dan Asri (2003), ada beberapa karakterisik penting yang harus diaplikasikan kepada perencanaan budgeting perusahaan. Beberapa karakteristik penting budget adalah:


Budgeting Harus Bersifat Realistis


budget harus realistis

Artinya harus sesuai dengan kondisi keuangan perusahaan. Tidak sengaja melebihkan untuk mendapatkan ekspetasi lebih walau secara laporan yang ada hal itu tidak mungkin.


Budgeting Harus Bersifat Fleksibel


Dapat menyesuaikan dengan kondisi. Misalkan anggaran untuk listrik setiap bulan adalah Rp. 1,000,000. Tetapi pada bulan ke sekian listrik mengalami kenaikan menjadi Rp. 1,500,000. Budget pun harus luwes dan diubah. Tapi tetap selidiki dulu jika harus melakukan perubahan anggaran dalam periode perjalan.


Budgeting Harus Bersifat Kontinu


Budget adalah proses yang harus diperhatikan secara terus menerus, supaya biaya yang dikeluarkan tidak melenceng dan sesuai dengan yang telah disusun dan penerimaan minimal sesuai dengan yang diperkirakan.


Budgeting Harus Terkomunikasikan Dengan Baik


budget harus terkomunikasikan

Komunikasi merupakan kunci utama dalam kesuksesan budgeting. Sebab ketika ada kendala, maka pihak yang terkait harus segera melakukan komunikasi agar tidak terjadi fraud dalam anggaran. Ditambah, budgeting harus sesuai dengan rencana. Jangan sampai suatu departemen mengeluarkan dana melebihi budget yang ditentukan, karena adanya salah komunikasi.


Dapat Memberikan Motivasi Pada Anggota Perusahaan


motivasi budget perusahaan

Motivasi untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah disepakati bersama. Anggaran merupakan salah satu misi untuk mencapai visi perusahaan. Maka dari itu penyusunannya harus bisa memberikan motivasi bagi anggota untuk tetap menjaga biaya yang dikeluarkan dan penerimaan yang diperkirakan sesuai. Sehingga Budgeting penting untuk menjadi realistis namun tetap optimis.


Mendorong Adanya Partisipasi


Mendorong para pekerja untuk sama-sama berpatisipasi dalam menyusun dan menjalankan anggaran. Dengan adanya pastisipasi, maka perusahaan akan mendapatkan banyak masukan atau saran dan mereka akan merasa dilibatkan untuk kemajuan perusahaan.


Efeknya adalah mereka akan bekerja dengan semangat karena merasa “memiliki” bisnis itu juga. Yang dinamakan “sense of belonging” pada sebuah perusahaan itu penting. Sehingga memang anggota perusahaan harus merasa didengarkan dan merasa berkontribusi terhadap planning ini.


CARA MENYUSUN BUDGET – MENURUT STONER & FREEMAN (1995)


Sedangkan menurut pendapat Stoner dan Freeman (1995) dalam menyusun budget ada 2 cara yang bisa dipilih untuk perusahaan:


Top Down Budgeting


Merupakan cara penyusunan budget yang ditetapkan oleh pimpinan tertinggi dalam perusahaan atau dalam tim budgeting. Disini para bawahan atau kepala departemen hanya boleh memberikan sedikit kontribusi atau sama sekali tidak ada kontribusi.


Kelebihan dari top down budgeting adalah menghemat anggaran dan mempersingkat waktu penyusunan, karena tidak perlu lagi melakukan komunikasi 2 arah dan saling meminta pendapat. Tidak perlu lagi ada revisi, karena tidak ada masukan.


top down budget adalah

Sedangkan kerugiannya adalah keperluan per derpartemen tidak dihitung baik-baik dan cermat, sehingga bisa saja biaya yang di anggarkan kurang atau kelebihan. Mereka pun akan mengalami dampak psikologis, merasa tidak diterima oleh perusahaan.


Bottom’s Up Budgeting


Merupakan cara penyusunan budget yang disiapkan oleh pihak-pihak yang akan menjalankan anggaran tersebut. Jadi disini keperluan setiap departemen akan di susun oleh kepala departemen dan di serahkan ke pimpinan tim budgeting, kemudian dikaji ulang dan dijadikan anggaran untuk periode selanjutnya.


bottoms up budget
Asian Businesswoman Leading Meeting At Boardroom Table

Kelebihan dari bottom’s up budgeting adalah perusahaan dapat menganggarakan secara efektif dan lebih akurat keperluan setiap departemen, sehingga kemungkinan besar jumlah yang nantinya dikeluarkan akan sesuai. Mereka juga akan merasa dilibatkan dalam kemajuan perusahaan. Kelemahannya adalah memerlukan banyak waktu, karena harus disusun satu-satu setiap departemen.


KESIMPULAN ARTIKEL BUDGETING


Nah itu dia pembahasan kali ini tentang budgeting. Ada baiknya Anda mulai melakukan optimisasi budgeting pada perusahaan Anda. Agar perusahaan Anda dapat melihat dengan lebih jelas anggaran keluar dan masuk di perusahaan Anda, dan darimana asalnya. Selain budgeting, hal lain yang diperlukan oleh perusahaan Anda adalah SOP. Apa itu SOP? Simak juga artikelnya ya, salam!

meningkatkan profit tanpa meningkatkan penjualan judul

Halo sobat Promise! Kalau bicara peningkatan keuntungan perusahaan, ternyata caranya ngga hanya dengan meningkatkan penjualan lho. Ada beberapa cara yang bisa kita tempuh untuk meningkatkan profit perusahaan. Tapi kenapa tidak meningkatkan penjualan saja?


Menabung menambah profit

Untuk produk-produk tertentu yang dijual oleh perusahaan, ada yang pasarnya sudah sangat penuh oleh kompetitor atau disebut saturated market. Meningkatkan penjualan itu sangat sulit untuk dilakukan pada saturated market, karena kalau bicara meningkatkan penjualan berarti harus melakukan ekspansi besar-besaran pada upaya marketing demi merebut pangsa pasar dari kompetitor kita.


Lalu apa saja yang bisa dilakukan untuk menghasilkan keuntungan lebih besar tanpa adanya peningkatan penjualan di pasar? Langsung kita mulai dari tips pertama.


MENINGKATKAN PROFIT DENGAN MENEKAN BIAYA OPEX


Menekan biaya opex / operasional yang dikeluarkan oleh perusahaan adalah salah satu cara paling optimal dalam memperbesar profit perusahaan. Efeknya akan terlihat dengan signifikan pada laporan keungan.  Komponen apa saja yang bisa dianalisa dan dikurangi?


mengurangi cost meningkatkan profit

Biaya Pembelian Kebutuhan Bulanan Office Supply


Analisa kebutuhan bulanan perusahaan satu persatu dari setiap departemen. Misalnya pembelian minuman instan, alat tulis, tinta printer, dan sebagainya. Kalau tidak esensial bisa dikurangi atau dihapus.


Biaya Penyimpanan Barang di Gudang


Apabila ternyata ruang yang tersedia masih luas, dan perusahaan Anda membayar perbulan untuk gudang tersebut, maka ini bisa dikurangi. Misalnya Anda bisa dibandingkan menggunakan gudang yang harus dibayar bulanan secara fix cost, Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan gudang dengan sistem bayar kubik permeter (cbm).


Biaya Maintenance


Umumnya kantor dan peralatan (termasuk software) memang harus dirawat secara berkala. Misalnya mobil operasional, komputer, sampai software SAP. Hal ini bisa dikurangi dengan mengurangi jumlah maintenance, misalnya dari 1 bulan sekali jadi 3 bulan sekali. Atau bisa juga memperkerjakan pegawai maintenance internal yang jauh lebih murah.


Biaya 3rd Party Service / Jasa Pihak Ketiga


Umum memang sebuah perusahaan menggunakan jasa pihak Ketiga untuk masalah akutansi, atau perpajakan. Hal ini bisa ditinjau kembali, apakah mungkin bisa lebih murah seandainya mempekerjakan seorang akuntan yang juga mengerti perpajakan? Tentunya ini mungkin dilakukan.


Mereview Efektivitas & Jumlah Karyawan


Tips yang ini memang cukup berat untuk dilaksanakan, namun esensial. Karena apabila ternyata ada karyawan yang tidak efektif dan produktif, tergantung keputusan dari manajemen, maka bisa saja karyawan perusahaan harus dikeluarkan. Masalahnya, karyawan yang tidak produktif hanya akan menjadi beban biaya perusahaan. Terutama apabila karyawan tersebut sudah level manajer dengan gaji yang besar.


Jumlah karyawan yang terlalu banyak juga tidak efektif. Pastikan setiap karyawan Anda memiliki pekerjaaan yang dapat dilakukan dan diselesaikan 40 jam dalam seminggu. Karena kalau tidak, mereka tidak akan berkontribusi optimal. Sehingga pengurangan karyawan terpaksa dilakukan di masa depan.


MENEKAN BIAYA PRODUKSI BARANG (COGS)


Ini adalah tips yang sangat sederhana tapi bisa berdampak luar biasa pada peningkatan keuntungan. Misalnya Anda menjual perangkat komputer dengan harga Rp. 1.000.000, modal produksi / modal pembelian dari supplier perangkat komputer tersebut adalah Rp. 600.000, sehingga profit kotor Anda adalah Rp. 400.000.


mengurangi biaya untuk meningkatkan keuntungan

Tapi Anda bisa meningkatkan profit dengan mengurangi harga produksi barang yang Rp. 600.000 tadi. Kalau modal Anda untuk 1 produk berkurang jadi Rp. 350.000 misalnya, sekarang profit kotor Anda adalah Rp. 650.000! Jauh sekali kan? Tapi bagaimana caranya?


Negosiasi Harga Modal Dari Supplier / Distributor Anda


Anda bisa coba untuk negosiasi harga modal ke supplier / distributor Anda. Karena Anda adalah penjual yang langganan melakukan pembelian kepada mereka, tentunya mereka ingin menjaga hubungan baik dengan Anda. Umumnya ini dapat dilakukan dengan cukup mudah, asal nego harganya tidak terlalu tinggi. Atau cukup minta diskon juga dapat dilakukan.


Pembelian Grosir Untuk Diskon Besar (Economy of Scale)


Sudah lumrah untuk pelaku bisnis untuk mendapatkan harga yang lebih baik ketika membeli lebih banyak. Ini berlaku ketika Anda beli barang jadi, untuk dijual kembali, atau untuk pembelian komponen untuk produksi barang yang akan dijual.


Kurangi / Hilangkan Komponen Yang Tidak Esensial


Analisa komponen apa yang bisa dikurangi atau dihilangkan. Untuk mengurangi biaya produksi perangkat komputer misalnya, Anda bisa mengurangi biaya packaging produk. Atau menghilangkan komponen CD/DVD player karena sudah tidak terlalu terpakai oleh konsumen misalnya, dan sebagainya.


Mengganti Supplier / Distributor Yang Memberikan Harga Lebih Murah


Carilah supplier / distributor alternatif untuk komponen dan produk Anda. Mintalah harga yang lebih murah dan berikan informasi tentang harga yang diberikan oleh supplier Anda sekarang. Pastikan mereka mengerti bahwa Anda sedang mencari partner baru yang dapat memberikan harga lebih murah dari yang sekarang.


Mengurangi Jangka Waktu Garansi Barang / Jasa


Jika Anda memasukkan biaya service barang yang Anda jual ke dalam COGS atau harga produksi, maka Anda bisa mengurangi jangka waktu yang tadinya 2 tahun menjadi 1 tahun saja. Karena apabila Garansi tersebut tidak terpakai, maka konsumen harus membayar untuk spare part & perbaikan barang. Sehingga alokasi biaya servis tadi dapat menjadi profit Anda.


MENAIKKAN HARGA BARANG / JASA ANDA


Ini strategi yang umum dilakukan, terutama apabila produk Anda sudah sangat laku di pasaran dan peminatnya melebihi stok yang Anda miliki. Ini pertanda bahwa menaikkan harga barang dapat dilakukan untuk menaikkan profit, atau Anda harus produksi lebih banyak agar dapat menjual lebih banyak.


menaikkan harga untuk meningkatkan profit

Namun sebelum menaikkan harga barang, Anda harus yakin bahwa setelah menaikkan harga barang, Anda masih kompetitif di pasaran. Jangan sampai gara-gara barang naik, konsumen jadi lari ke kompetitor. Untuk itu pastikan Anda sudah melakukan competitor mapping.


Kalau strategi ini dapat dilakukan bersamaan dengan pengurangan harga produksi, maka Anda bisa bayangkan peningkatan profit yang bisa Anda raih walaupun penjualan Anda tidak meningkat.


MELAKUKAN CROSS SELLING UNTUK SUMBER OMSET BARU


Cross selling berarti Anda menjual barang / jasa yang lain, atau yang melengkapi produk yang sudah Anda jual kepada konsumen Anda (komplementer). Misalnya kalau Anda menjual perangkat komputer, Anda bisa juga menjual portable wifi, atau port untuk USB-C, atau mungkin mouse? Bisa apa saja jenisnya.


profit dari menjual produk lain

Menjual Produk Lain Dari Merek Lain


Tidak harus Anda produksi sendiri, Anda bisa bekerja sama dengan merek lain untuk menjual produk mereka. Anda tidak repot dengan produksi, dan biaya marketing brand tersebut. Terutama apabila merek tersebut sudah terkenal. Kami sarankan untuk melakukan konsinyasi, agar tidak perlu membeli dengan modal diawal.


Memproduksi / Menjual Produk Kategori Baru


Anda bisa membuat produk baru yang benar-benar berbeda, namun masih berhubungan secara kategori. Misalnya kalau Anda menjual perangkat komputer, Anda juga bisa menjual smartphone atau tablet, powerbank, atau kabel charger dan sebagainya. Karena konsumen yang menggunakan komputer adalah konsumen modern yang mengerti teknologi, tentunya smartphone dan sebagainya juga diperlukan oleh mereka.


MENINGKATKAN EFEKTIFITAS SOP


SOP adalah elemen yang penting dalam perusahaan. SOP yang efektif dapat mengurangi biaya yang dikeluarkan perusahaan, sedangkan SOP yang tidak efektif justru menambah biaya.


Misalnya dalam sistem dan proses produksi, SOP perusahaan Anda tidak efektif. Sehingga manufaktur produk Anda kurang baik dan setelah digunakan selama seminggu, produk tersebut rusak. Konsumen komplain, dan Anda harus mengganti produk tersebut dengan yang baru.


meningkatkan efektifitas SOP untuk meningkatkan profit

Anda malah harus mengeluarkan biaya perbaikan barang atau pembelian komponen baru untuk memperbaiki. Ini malah akan mengurangi keuntungan Anda, bukan menambah. Masih ada kasus-kasus lain dimana SOP dapat meningkatkan profit.


Satu contoh lagi adalah jika konsumen Anda senang dengan pelayanan purna jual atau in-store Anda, maka mereka bisa merekomendasikan produk / jasa Anda kepada teman dan kerabatnya. Penjualan Anda naik tanpa biaya marketing.


KESIMPULAN CARA MENINGKATAN PROFIT TANPA KENAIKAN PENJUALAN


Oke jadi paham kan strateginya? Anda bisa langsung mengaplikasikan strategi ini kedalam bisnis atau perusahaan Anda. Tidak sulit kok, hanya memang Anda harus menganalisa berbagai elemen dalam perusahaan Anda yang membutuhkan biaya besar, lalu mengurangi atau menghapusnya apabila tidak esensial. Salam!

penjelasan quotation adalah

Quotation merupakan sebuah istilah umum dalam penjualan dan pembelian, atau permintaan dan penawaran. Quotation sangat dekat dengan faktur maupun permintaan penjualan atau pembelian. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah penjelasan dasar dari quotation.


PENGERTIAN QUOTATION ADALAH


Saat terjadi penjualan barang dalam suatu perusahaan atau organisasi, akan tercetak dokumen faktur penjualan atau dokumen quotation. Faktur penjualan tidak sama dengan quotation. Lantas dokumen mana yang diperlukan untuk melakukan penjualan? Keduanya diperlukan, tergantung dari jenis transaksi.


Baca juga: Apa itu SOP? SOP Adalah Sistem Yang Mengatur Prosedur Operasional Perusahaan


Faktur penjualan adalah sebuah dokumen yang timbul akibat adanya penjualan dari perusahaan. Isinya mengenai jenis barang, harga, diskon, ppn, dan detail perusahaan lainnya. Tujuannya sebagai bentuk pengesahan atau persetujuan terjadinya transaksi penjualan, antara pihak pertama dan pihak kedua.


apa itu quotation

Sedangkan quotation adalah surat penawaran. Dokumen ini diberikan kepada pelanggan setelah terjadinya permintaan dari perusahaan Anda. Tujuan dari quotation adalah sebagai perjanjian kesepakatan harga, antara penjual dan pembeli. Biasanya harga yang ditawarkan memiliki perbedaan dengan harga di pasaran. Maka dari itu timbulah dokumen quotation ini.


Selain berisi kesepakatan harga, quotation juga berisi tentang kesepakatan pembayaran antara kedua belah pihak.  Contoh kesepakatan pembayaran adalah seperti berikut:


1. Cash on Delivery (COD)


Sistem pembayaran ini dilakukan secara tunai, tepat saat barang yang dipesan sampai ditujuan. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai atau melalui cek, yang kemudian dititipkan kepada pihak yang mengantar barang tersebut atau pihak terkait yang telah disepakati sebelumnya.


cash on delivery quotation

Metode ini menguntungkan kedua belah pihak. Penjual maupun pembeli akan merasa aman dalam bertransaksi. Pembeli tidak perlu takut barang tidak dikirim atau telat pengiriman, sedangkan penjual tidak perlu takut untuk tidak dibayar ketika barang telah dikirim ke alamat pembeli.


2. Cash before delivery


Sistem pembayaran cash before delivery adalah pembayaran yang dilakukan sebelum barang dikirim ke pelanggan. Jenis pembayaran ini juga cukup banyak dijalankan, setelah Cash on Delivery.


cash before delivery term

Metode ini bisa Anda temukan dengan mudah, seperti contohnya jual beli dalam online shop. Keuntungan dari cash before delivery akan menguntungkan pihak penjual, karena menekan resiko adanya penipuan maupun keterlambatan pembayaran, yang bisa berdampak pada kegiatan operasional perusahaan.


3. Term of Payment


Metode term of payment merupakan cara pembayaran dengan menggunakan jangka waktu atau jatuh tempo. Biasanya akan tertulis TOP 30, TOP 45, dan lain sebagainya. Arti dari TOP 30 adalah pembeli diharapkan membayar paling telat 30 hari sesudah dari tanggal faktur.


Jika tidak memenuhi ketentuan, maka akan ada sanksi dari penjual kepada pembeli. Bisa berupa bunga denda atau bahkan di blacklist dari daftar pelanggan. Keuntungan metode ini bagi penjual adalah dapat meningkatkan jumlah pelanggan, mengingat pembayaran bisa ditunda. Kekurangannya adalah apabila pembeli telat atau tidak membayar, tentu akan merugikan penjual.


term of payment

Sedangkan keuntungan metode ini bagi pembeli adalah adanya waktu untuk memutar uang, atau menjual barang tersebut terlebih dahulu. Sehingga uang yang nantinya akan dibayarkan kepada penjual merupakan hasil dari penjualan barang, bukan mengikis modal.

money
A man counts out $100 bills as he makes a bet on Super Bowl XLVIII at the Las Vegas Hotel & Casino Superbook in Las Vegas, Nevada January 23, 2014. The Seattle Seahawks will go to the gridiron for their Super Bowl showdown against the Denver Broncos on February 2. REUTERS/Las Vegas Sun/Steve Marcus (UNITED STATES – Tags: SOCIETY SPORT FOOTBALL) – GM1EA1O16R601

Kekurangannya adalah, jatuh tempo pembayaran dari tanggal di faktur, tidak dari tanggal barang sampai ditempat. Artinya bila menggunakan metode TOP 30 dan pengiriman membutuhkan waktu selama sekitar 2 minggu, maka jatuh tempo bagi pembeli adalah sekitar 16 hari lagi.


TUJUAN KESEPAKATAN METODE PEMBAYARAN


Tujuan dari adanya kesepakatan metode pembayaran adalah sebagai berikut:


  • Untuk dapat mengatur uang keluar dan masuk perusahaan, baik dari pihak penjual maupun pembeli. Ini membantu keuangan untuk tetap dalam anggaran yang telah ditentukan sebelumnya, serta mengkontrol uang yang masuk dan keluar.
  • Melindungi pembeli dari kenaikan harga. Jika suatu saat penjual memutuskan untuk menaikan harga ditengah pemesanan barang, maka pembeli masih tetap dikenakan harga lama sampai pembayaran di lakukan.
  • Memberikan kejelasan kepada pembeli, tentang kapan barang tersebut selambat-lambatnya harus dibayar. Hal ini menghindari konflik antara pembeli dan penjual di masa depan.

Quotation biasanya juga terdapat penjelasan minimal jumlah order, untuk mendapatkan harga yang telah disepakati. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, harga yang diberikan dalam surat penawaran cenderung berbeda atau lebih rendah dari harga di pasar. Beberapa perusahaan akan menetapkan minimal order, untuk menutupi potongan harga tersebut.


time and money

Setelah mengetahui isi dari dokumen quotation, maka akan muncul pertanyaan, apa perbedaannya dengan faktur? Faktur terbit ketika terjadi penjualan, dimana jenis dan harga barang telah disepakati sebelumnya, sedangkan quotation biasanya terbit sebelum faktur penjualan.


Tujuannya sebagai bentuk kesepakatan jenis barang, harga, cara pembayaran dan minimal order yang nantinya akan diterbitkan di faktur penjualan. Quotation bukan merupakan bukti penjualan maupun pembayaran. Tetapi murni berupa surat penawaran. Itulah perbedaan antara faktur dan quotation.


JENIS-JENIS QUOTATION ADALAH


Quotation memiliki peran yang berbeda-beda dalam setiap transaksi. Hal ini menimbulkan adanya 2 jenis surat penawaran, yaitu:


Vendor’s Quotation Adalah


Vendor’s quotation adalah surat penawaran atau daftar kesepakatan yang disusun perusahaan manufaktur (perusahaan yang menghasilkan produk, dari barang mentah, setengah jadi hingga barang jadi yang siap dijual) kepada vendor. Jadi saat perusahaan manufaktur ingin melakukan kesepakatan dengan vendor, perusahaan akan menerbitkan jenis vendor’s quotation ini untuk ditawarkan kepada vendor. Jenis ini memang lebih banyak digunakan pada perusahaan manufaktur.


Customer’s Quotation Adalah


Customer’s quotation adalah surat penawaran atau daftar kesepakatan yang disusun dari perusahaan untuk pelanggan. Jadi saat perusahaan akan melakukan penawaran penjualan kepada pelanggan, maka perusahaan akan menerbitkkan customer’s quotation.


Jadi perbedaan quotation tersebut sebenarnya sangat mudah, hanya dilihat dari siapa pihak yang diberikan penawaran. Siapapun yang mengeluarkan penawaran bukan masalah, karena nantinya akan kembali lagi pada perusahaan. Sekalipun kemudian ada vendor yang menawarkan quotation kepada perusahaan, bagi perusahaan tetap dianggap vendor’s quotation. Bagi vendor sendiri, quotation tersebut termasuk dalam jenis customer’s quotation.


SUSUNAN QUOTATION ADALAH


Sekalipun bertindak sebagai dokumen penawaran, namun dalam hal bisnis, surat quotation adalah dokumen yang memiliki format tersendiri. Dalam penyusunan penawaran harus memperhatikan beberapa hal. Selain sebagai formalitas, tujuan lainnya adalah untuk memperlihatkan profesionalitas, sehingga memudahkan perusahaan untuk menjalin kerjasama yang lebih lagi. Menurut bagiannya, surat penawaran dibagi menjadi 3 bagian, yaitu:


Bagian pembuka


Di bagian awal ini sebaiknya diisi mengenai informasi mengenai perusahaan, semacam company profile dalam bentuk singkat. Anda bisa sekaligus mempromosikan perusahaan di bagian pembuka ini. Tujuannya adalah sebagai tanda pengenalan diri kepada pihak ke 2, serta untuk menarik minat pembaca untuk membaca penawaran lebih lanjut.


Profil perusahaan sebaiknya juga dilengkapi dengan surat-surat wajib, seperti:

  • SIUP (Surat Ijin Untuk Perdagangan)
  • TDR (Tanda Daftar Rekanan)
  • NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
  • Sertifikat-sertifikat lainnya yang mendukung legalitas perusahaan dan pemilik.

Dokumen diatas dapat membantu Anda untuk menjelaskan kepada calon pelanggan, bahwa perusahaan telah diakui dan legal. Ini akan menurunkan tingkat keraguan terhadap perusahaan Anda.


puzzle quotation

Disarankan untuk memberikan kelebihan dan keunggulan yang dimiliki oleh perusahaan Anda. Misalkan barang yang diproduksi telah mendapatkan sertifikat dari SNI (Standar Nasional Indonesia) atau peralatan yang digunakan adalah series A sehingga dipastikan hasil produksinya lebih rapi, serta keunggulan lainnya. Dengan memberikan informasi mengenai keunggulan tersebut, Anda secara tidak langsung mengatakan bahwa perusahaan layak untuk diajak kerjasama.


Bagian Isi Konten Surat


Pada bagian ini, detail pada quotation mulai di jabarkan satu persatu. Mulai dari jenis barang dan harga barang yang ditawarkan, jumlah minimal order, dan metode pembayaran yang akan digunakan. Anda bisa menambahkan keterangan lain pada bagian bawah untuk lebih menarik minat calon pelanggan. Misalkan, “pembelian ke 2 akan diberikan diskon sebesar 2.5% dari total pembelian” atau “pembelian minimal Rp. 10,000,000 akan diberikan bonus emas 99.99% sebesar 1 gram”.



Bagian penutup


Bagian terakhir sebaiknya berisi tulisan yang menjukan harapan Anda yang sangat besar untuk menjalin kerjasama dengan calon pelanggan tersebut. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih atas kesedian waktunya untuk membaca surat quotation Anda.


Sebagai tambahan untuk menarik minat calon pelanggan, sertakan pula lampiran dokumentasi pekerjaan-pekerjaan yang pernah anda lakukan sebelumnya, khususnya yang sejenis dengan penawaran yang Anda tawarkan. Lampiran ini sebagai bukti bahwa perusahaan Anda memiliki pengalaman pada bidang tersebut.


CONTOH TEMPLATE QUOTATION


Ada beberapa contoh template quotation yang Anda bisa download secara gratis. Berikut adalah link-nya:



KESIMPULAN ARTIKEL QUOTATION ADALAH


Bagaimana? Anda sudah paham bahwa quotation adalah alat yang penting untuk menjalin kerjasama yang baik? Quotation digunakan agar di masa depan tidak ada kesalahpahaman antara kedua belah pihak. Dan sebaiknya Anda mulai menggunakannya apabila belum, salam!

why procurement team is important

Procurement adalah satu proses pengadaan barang yang sangat vital untuk kelangsungan operasional perusahaan. Terutama karena procurement menyangkut kebutuhan berbagai departemen, mulai dari marketing, sales, IT, sampai logistik dan keuangan.


Jangan sampai procurement dikerjakan oleh departemen lain!

Banyak sekali keputusan dari sebuah perusahaan yang akan melibatkan proses procurement. Dimana proses procurement ini tentunya akan berdampak kepada biaya keseluruhan dalam melaksanakan dan mengaplikasikan keputusan manajemen tersebut.


PROSES PROCUREMENT


Proses procurement akan berdampak kepada biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan ketika membeli barang & jasa. Dalam hal ini biaya yang dimaksud, selain biaya moneter, juga behubungan dengan biaya dalam segi waktu & upaya. Bayangkan, tanpa adanya staff procurement maka staff dari departemen lain yang harus meluangkan waktu dan berupaya untuk proses procurement berikut:


1. Mengumpulkan data kebutuhan perusahaan.

2. Permohonan analisa dan persetujuan oleh manajemen.

3. Mengumpulkan data vendor & supplier yang menjual barang yang dibutuhkan.

4. Melakukan analisa kapabilitas vendor & supplier.

5. Permintaan quotation.

6. Negosiasi harga, servis dan fitur.

7. Pengiriman purchase order.

6. Pemesanan barang & jasa.

7. Pengecekan kualitas & kelayakan barang & jasa.

8. Mediasi pembayaran invoice dengan departemen finance.

9. Dokumentasi & pengecekan dokumen pembelian.


Banyak sekali kan prosesnya? Apabila diasumsikan barang / jasa yang sedang dibeli oleh perusahaan itu hanya satu, maka memang terlihat sedikit pekerjaannya. Namun faktanya, perusahaan biasanya memiliki kebutuhan yang cukup banyak perbulan. Ada yang case-by-case, ada juga yang merupakan kebutuhan yang kontinu.


procurement adalah proses yang sangat panjang dan berkelanjutan

Dari pembelian barang kebutuhan operasional bulanan, sampai kebutuhan barang & jasa yang dibutuhkan case-by-case oleh setiap departemen. Sehingga departemen procurement dianggap sebagai salah satu fungsi perusahaan yang strategis untuk meningkatkan produktifitas departemen lain dan terutama keuntungan perusahaan.


BAGAIMANA TIM PROCUREMENT BERJASA DALAM PERUSAHAAN?


Memaksimalkan Keuntungan – Dalam memaksimalkan keuntungan perusahaan, departemen procurement tentunya bisa sangat berjasa. Karena dalam proses procurement terdapat proses negosiasi harga. Dimana dengan memperkecil biaya yang dikeluarkan, untung / margin yang didapatkan disetiap penjualan bisa lebih tinggi.


procurement itu penting ngga sih?

Term of Payment Yang Fleksibel

Hubungan baik dengan vendor biasanya akan memberikan term of payment yang lebih baik. Tidak jarang perusahaan bisa membeli barang dan membayar setelah 60 hari, tidak harus bayar langsung. Dengan waktu 60 hari, perusahaan bisa menjual produk-produknya terlebih dahulu dan membayar supplier dengan keuntungan. Atau mungkin dalam waktu 60 hari, dana bisa digunakan untuk kebutuhan yang lain dulu, lebih fleksibel kan?


Pelayanan Spesial Dari Supplier & Vendor

Tidak jarang juga, karena hubungan dengan vendor & supplier yang sangat baik, perusahaan bisa mendapatkan harga yang lebih murah dari pasaran, mendapatkan tawaran yang sangat baik ketika membuka tender, mendapatkan pengiriman gratis, konsultasi gratis, dan sebagainya.


tim procurement bekerja

Meningkatkan Produktifitas & Efektifitas Departemen Lain

Karena tim procurement mengerjakan proses – proses pengadaan, departemen lain bisa fokuskan waktu dan usaha untuk tanggung jawabnya masing-masing. Setiap kebutuhan pembelian dan prosesnya yang panjang dapat diserahkan kepada tim procurement.

KESIMPULAN PENTINGNYA TIM PROCUREMENT

Bagaimana? Anda sudah pahamkan kenapa tim procurement itu penting untuk ada dalam sebuah perusahaan. Umumnya, sebelum benar-benar membuat tim procurement, sebuah perusahaan menggunakan general affair untuk melakukan pembelian barang. Ini juga bisa Anda lakukan apabila perusahaan Anda belum terlalu besar. Semoga bermanfaat ya, salam!

pelatihan karyawan

Pelatihan Karyawan itu penting. Karena bagaimanapun, sebuah perusahaan tidak akan beroperasi dengan baik dalam meningkatkan pendapatan dan keuntungan tanpa kerja keras dan keahlian para karyawan yang bekerja di dalamnya.


Namun hal ini seringkali diacuhkan oleh manajemen perusahaan, yang cenderung merasa lumrah bahwa yang namanya karyawan itu harus bekerja keras untuk perusahaan. Sayangnya karyawan itu juga manusia dan memiliki kelebihan dan kelemahan yang variatif.


Sehingga tugas perusahaan adalah memahami kelemahan tersebut, menganalisa apakah kelemahan tersebut akan berpengaruh terhadap kinerja, dan membantu karyawan dan anggota organisasi-nya untuk berkembang lebih maju.


Manfaat Pelatihan Karyawan Untuk Perusahaan


1. Meningkatkan Keahlian Karyawan. Keahlian para karyawan berbeda-beda dalam suatu perusahaan adalah hal yang wajar. Tapi kalau sebuah perusahaan memiliki standar tersendiri untuk tingkat keahlian suatu bidang, maka ini tentunya akan sangat membantu. Sehinggga meningkatkan keahlian pekerja melalui pelatihan karyawan, sesuai dengan standar perusahaan itu sangat penting.


pelatihan karyawan memberikan ilmu yang berguna untuk operasional perusahaan

2. Meningkatkan Kinerja Karyawan. Salah satu topik yang bisa diangkat dalam pelatihan karyawan adalah peningkatan produktifitas dalam bekerja sehari-hari. Dengan kinerja pekerja yang meningkat, performa perusahaan juga akan meningkat secara kolektif.


3. Memperbarui Keahlian Karyawan Dengan Pengetahuan & Ilmu Terbaru. Pengetahuan dan keahlian seorang karyawan bisa saja menjadi tertinggal seiring dengan waktu. Terutama pada jaman digital, yang mana perkembangan teknik-teknik digital marketing misalnya, terus berkembang dan cara-cara lama sudah di perbaharui sehingga tidak lagi relevan. Sehingga pelatihan menjadi penting untuk dilakukan secara berkala.


4. Mempersiapkan Karyawan Untuk Naik Jabatan. Naik jabatan berarti akan naik tanggung jawab, sehingga bisa saja seorang karyawan staff biasa yang akan menjadi manajer misalnya, belum tau betul apa saja tanggung jawab seorang manajer dibandingan tanggung jawab posisi sebelumnya. Skill yang dibutuhkan juga bisa jadi berbeda, pelatihan karyawan sebelum promosi dapat membantu perusahaan untuk mempersiapkan calon.


pelatihan karyawan membantu proses promosi dan pelatihan skill untuk yang dipromosikan

5. Meningkatkan Efisiensi & Efektifitas Kerja. Tentunya dengan melatih karyawan dengan topik topik yang berhubungan dengan manajemen waktu, produktifitas, dan membekali mereka dengan tools atau aplikasi yang dapat membantu manajemen projek, efisiensi & efektifitas kerja anggota perusahaan dapat meningkat beberapa kali lipat dan dapat diukur.


Jenis-Jenis Pelatihan Karyawan


Nah kalau sudah paham manfaatnya, selanjutnya adalah jenis-jenis pelatihan yang mungkin bisa menjadi ide pelatihan selanjutnya untuk perusahaan Anda.


1. Pelatihan Materi Pengetahuan Bidang. Untuk menambah skill / keahlian baru pada sebuah bidang, tentunya terlebih dahulu harus dipelajari pengetahuan dasarnya. Hal ini dapat diajarkan kepada setiap karyawan, dimana materi yang diajarkan dapat disesuaikan dengan departemen masing-masing. Contohnya, karyawan di bidang sales marketing diajari untuk melakukan digital marketing juga via Google Search, sehingga bisa mendapatkan leads secara online juga.


salah satu pelatihan karyawan adalah materi pengetahuan sesuai bidang

2. Pelatihan Berbicara di Depan Umum. Ini yang secara general dapat diajarkan kepada semua anggota perusahaan. Namun yang paling penting pelatihan karyawan yang satu ini, diberikan kepada anggota perusahaan yang sudah ada di bagian manajemen atau akan promosi ke bagian tersebut. Karena sudah umum anggota manajemen harus berbicara di depan publik atau melakukan presentasi.


3. Pelatihan Pengetahuan Produk. Ini berlaku khususnya bagi bagian sales, yang harus menceritakan poin-poin plus tentang produk yang dijual. Sehingga ada baiknya pelatihan pengetahuan produk selalu dilakukan secara berkala selama 3 bulan sekali. Hasilnya adalah tim sales akan hafal di luar kepala apapun tentang produk yang mereka jual.


4. Pelatihan Kerjasama Tim. Tingkat kemampuan teamwork dan sosialisasi setiap orang berbeda-beda. Dimana pelatihan ini akan membantu anggota tim untuk lebih mengenal dirinya masing-masing dan bagaimana mereka bisa memperbaiki kelemahannya dalam bekerja sama dengan rekan kerjanya. Pelatihan Kerjasama karyawan juga bisa dalam bentuk outbond dan sebagainya.


kerja sama tim membuat pekerjaan dan tugas menjadi lebih efisien dalam pengerjaannya

5. Pelatihan Pelaksanaan SOP. Karena SOP memang membutuhkan kedisiplinan, maka agar karyawan selalu beroperasi sesuai dengan SOP yang telah ada, memang harus dilakukan pelatihan secara berkala. Terutama apabila SOP yang dibuat selalu diperbaharui. Cek artikel tentang SOP Adalah?


Nah itulah tadi beberapa hal tentang jenis-jenis pelatihan karyawan & manfaatnya. Apabila ada pertanyaan, Anda bisa langsung tulis komentar Anda dibawah ya. Semoga artikel ini bermanfaat dan jangan lupa di share! Salam!