Phone:+(62-21) 8357385
Surat kontrak merupakan hal penting bagi perusahaan. Tentunya surat ini juga memiliki kekuatan hukum yang mengikat perusahaan kepada pihak internal maupun eksternal. Melihat pentingnya surat kontrak maka perusahaan perlu mendokumentasikannya dengan baik. Semua kontrak tersebut harus dikelola dalam satu sistem yang disebut dengan contract management. Apa saja alasan mengapa perusahaan harus melakukan pendataan kontrak dengan baik.
Sebelum mengerti alasan kontrak perusahaan perlu didokumentasikan (manajemen kontrak), Anda juga perlu mengerti seperti apa sistem kerja dari contract management. Istilah ini memiliki pengertian pengelolaan terhadap segala sesuatu yang berhubungan dengan kesepakatan dua belah pihak. Sistem manajemen ini akan membantu proses negosiasi terhadap dua belah pihak yang sedang bersepakat.
Tentu saja dalam hal ini, tim contract management akan membantu perusahaan dalam melakukan negosiasi dengan berbagai pihak. Tidak hanya mengawal proses hingga akhirnya mencapai kata sepakat, tim ini juga memiliki fungsi administrasi. Pembuatan kontrak yang telah disepakati oleh kedua belah pihak dibuat juga oleh tim satu ini.
Prosedur dari pembuatan kontrak sendiri dimulai dari perencanaan. Perusahaan akan meminta kepada tim contract management mengenai lingkup yang perlu dibahas dalam pembuatan kontrak. Perusahaan akan mengungkapkan poin-poin yang harus diperhatikan supaya negosiasi bisa berjalan dengan lancar dan tak mengecewakan semua pihak.
Dengan demikian, negosiasi merupakan hal utama supaya mencapai tujuan dari kontrak tersebut. Artinya, kedua belah pihak harus bisa sama-sama jelas apalagi soal hak dan kewajiban. Di dalam kontrak tentunya terdapat kewajiban. Sifat kontrak tersebut adalah mengikat kewajiban dan hukum untuk kedua belah pihak.
Setiap masing-masing pihak harus memastikan bahwa kewajiban yang tertera di kontrak harus benar-benar dilakukan satu sama lain. Ada dampak buruk ketika kewajiban tersebut ternyata tidak dilakukan. Hal ini malah membuat salah satu pihak yang lalai sehingga bisa dituntut secara hukum. Jadi harus dipastikan bahwa kedua belah pihak sudah saling sepakat. Dengan demikian, para pihak yang terikat kontrak tidak bisa melanggar kesepakatan. Sebab, kesepakatan tersebut memang sudah dicapai dan tertulis pada surat kontrak.
Setelah melihat betapa pentingnya kontrak perusahaan beserta fungsi dari kontrak, Anda perlu memahami tujuan dari contract management. Berikut ini sederet alasan pentingnya kontrak perusahaan yang perlu didokumentasikan dengan baik.
Sebuah kesepakatan seharusnya dijalin oleh dua pihak atau bisa lebih. Kesepakatan tersebut bisa saja muncul secara informal dan terjadi di antara berbagai pihak. Tentu saja para pihak ini akan mencapai tujuan masing-masing. Tujuan tersebut bisa dicapai dengan cara secara langsung melibatkan diri ke dalam sebuah proses kerja sama.
Namun kesepakatan dan kerjasama tersebut harus dituangkan dalam sebuah kontrak. Hal inilah yang tak boleh dilewatkan oleh perusahaan. Dengan membuat sebuah surat kontra, maka perusahaan dan pihak yang akan terlibat tentunya memahami dengan jelas apa yang sudah disepakati. Artinya tidak hanya menyepakati secara informal saja.
Jika secara informal atau lisan, bisa jadi kesepakatan tidak berjalan dengan baik. Maka dari itu, contract management harus memastikan bahwa kesepakatan berjalan dengan baik serta tidak bisa dilanggar. Dengan adanya kontrak, itu berarti sudah dilindungi oleh hukum. Pastinya ini akan membantu perusahaan untuk memahami kesepakatan oleh berbagai pihak.
Bagi perusahaan, surat kontrak yang didokumentasikan dengan jelas akan membantu pekerjaan jadi lebih efektif. Kontrak yang mengikat ini akan membuat segala sesuatu dengan cara yang lebih efektif. Misalnya membuat kontrak antara karyawan dan perusahaan. Dengan butir-butir pekerjaan yang jelas tentu akan membuat pekerjaan karyawan lebih efektif.
Selain itu, manajemen kontrak juga membantu perusahaan lebih efektif dalam melakukan negosiasi dengan pihak-pihak lain. Perusahaan sendiri tentu akan kesulitan jika kesepakatan tidak ditulis dalam sebuah kontrak. Kesulitan akan muncul ketika tidak dituangkan dalam surat kontrak. Dengan demikian penting bagi perusahaan melakukan manajemen kontrak.
Pelanggaran kesepakatan sangat mungkin terjadi apalagi jika terjadi antara dua belah pihak yang mungkin mempunyai tujuan berbeda. Maka dari itu, penting bagi perusahaan menuangkan semua perjanjian dengan pihak-pihak lain. Semua poin-poin kesepakatan tersebut dituangkan dalam sebuah perjanjian yang pastinya dilindungi oleh hukum.
Maka dari itu, perusahaan membutuhkan contract management. Dengan kontrak itulah, setiap pihak bisa dilindungi secara hukum. Jika sudah ada surat kontrak itu maka akan mencegah perselisihan dan mencegah para pihak untuk melanggar kesepakatan. Perjanjian atau kontrak inilah yang bisa menjaga komitmen dari kesepakatan masing-masing pihak.
Saat membuat kontrak, para pihak berarti sudah saling sepakat dengan butir-butir yang dituangkan oleh surat kontrak. Setiap pihak tentunya sudah mengambil keputusan yang bulat untuk sepakat. Maka dari itu, semua keputusan yang dibuat oleh semua pihak akan dituangkan ke dalam sebuah surat kontrak. Inilah yang disebut dengan manajemen kontrak.
Dengan adanya surat kontrak ini maka akan memastikan semua pihak tetap patuh. Artinya setiap pihak yang sudah sepakat harus saling mengetahui poin-poin yang sudah dituang dalam kontrak. Perjanjian atau kontrak yang jelas akan membantu setiap pihak bertanggung jawab untuk dapat patuh dan taat menjalankan apa yang tertuang dalam kontrak dan perjanjian itu.
Kepatuhan ini juga erat hubungannya dengan menurunkan risiko. Jika ada kepatuhan antar kedua belah pihak maka tidak ada risiko salah satu pihak yang melanggar perjanjian tersebut. Risiko pelanggaran ini tentunya akan merugikan perusahaan secara keseluruhan. Dengan demikian kontrak perusahaan harus didokumentasikan dengan baik dan tepat.
Dengan bantuan surat kontrak, segala sesuatu akan lebih adil dan transparan. Apapun yang dituangkan di dalam surat kontrak pastinya sudah dibicarakan dan sudah mencapai kesepakatan bersama. Dengan manajemen kontrak, kesepakatan yang sudah tercantum tersebut di dalam kontrak memang pada dasarnya perlu dilakukan dengan kesepakatan dan persetujuan dari pihak-pihak yang berhubungan.
Kata kesepakatan yang sudah diputuskan bersama pastinya memiliki sifat yang adil. Jika tidak adil maka salah satu pihak mungkin masih merasa keberatan dengan kontrak tersebut. Kata kesepakatan juga bisa dicapai dengan segala sesuatu yang sifatnya transparan. Kedua belah pihak akan merasa satu sama lain sudah terbuka dan transparan sehingga mencapai kata sepakat yang tertuang di surat kontrak.
Maka dari itu, contract management atau manajemen kontrak bisa menjadi upaya bagi perusahaan untuk menunjukkan nilai yang transparan dan adil. Dengan demikian citra perusahaan akan semakin baik karena secara jelas, adil dan transparan. Kesepakatan juga akan berjalan lancar dan mengungkungkan kedua belah pihak.
Kesimpulannya, manajemen kontrak itu sangat penting. Tanpa manajemen kontrak yang baik dan benar, maka perusahaan dapat melewatkan hal-hal penting yang seharusnya terdokumentasi. Perusahaan perlu memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan hubungan dengan pihak luar. Tak hanya mencari keuntungan semata, tentu saja perusahaan harus memastikan kesepakatan yang terjalin benar-benar dilakukan serta mengurangi risiko pelanggaran hukum. Salam!
